Girişim Hesap Planı: Brüt Marj, Ar-Ge ve Nakit Yakma Hızı

Girişim nasıl bir hesap planı kurmalı?

Girişimin hesap planı, her işlemin kaydedildiği defter hesaplarının listesidir. Önce yatırımcıların okuduğu tablolardan geriye doğru kurun, sonra vergi beyannamesinin bu listeden doldurulabildiğini kontrol edin. Hiçbir vergi kuralı listeyi belirlemez: kanun genel olarak belirli bir kayıt türünü zorunlu tutmaz; işletme, gelir ve giderlerini açıkça gösteren herhangi bir sistemi kullanabilir (Publication 583). Aşağıdaki düzen yatırımcı raporlaması için bir plandır, kural değildir.

Bu iskeletle başlayın ve bir hesabı yalnızca biri okuyacaksa ekleyin. Numaralar bir gelenektir: sonradan hesap eklenebilsin diye aralarında boşluk bırakın.

Amortisman ve itfa payı faaliyet maliyetleri içinde kalır ve her biri kendi hesabında izlenir: gelir maliyetinde ya da varlığı kullanan işlevde (SEC rehberi amortismanı brüt kârdan düşer). Nakit yakma hızı hesabında bunlar geri eklenir.

Şu durumlarda iş basit değildir:

• kayıtlar hâlâ muhasebe yazılımının varsayılan hesap planıyla tutuluyorsa;
• tek bir Maaşlar hesabında tüm çalışanlar ya da tek bir Yükleniciler hesabında hem geliştiriciler hem muhasebe sorumlusu duruyorsa;
• mühendisler veya yükleniciler ABD dışında çalışıyorsa;
• müşteriler peşin ödeme yapıyorsa ya da SAFE sözleşmeleri veya borç senetleri geldiyse;
• yatırım turu veya yönetim kurulu toplantısı yaklaşıyorsa ve geçmiş ayların yeniden eşlenmesi gerekiyorsa.

Hazırlayın: dışa aktarılmış mevcut hesap planı, kişi bazında bordro ve her kişinin rolü, her satıcının ne iş yaptığını gösteren satıcı listesi, imzalı SAFE veya borç senedi belgeleriyle hisse dağılım tablosu ve yatırımcıların istediği raporlar.

Kapatılmış ayları yeniden eşlemek, kurucunun zamanının nasıl bölüneceğine karar vermek ve aynı kalemleri beyannameye bağlamak yargı gerektirir. Yatırım turu veya yönetim kurulu toplantısı yaklaşan bir girişim çoğunlukla burada bir uzman çağırır; son bölüme bakın.

Yatırımcılar gelir tablosunda hangi kalemlere bakar?

Yatırımcılar gelir tablosunu yukarıdan aşağı okur: gelir, gelir maliyeti, brüt marj, sonra işlevlere göre faaliyet giderleri. SEC'in mali tablolar rehberi olağan sırayı net satışlar, satışların maliyeti, brüt kâr ve ardından faaliyet giderleri olarak anlatır; ancak kalemlerin farklı sıralarla da sunulabileceğini belirtir. SEC'in halka açık şirketler için gelir tablosu kuralı, hizmetlerin maliyetini satış, genel ve yönetim giderlerinden ayrı gösterir (17 CFR 210.5-03). Bu kuralda Ar-Ge başlığı yoktur; FASB'ın standardı ise toplam Ar-Ge giderinin açıklanmasını ister (Statement No. 2). Faaliyet giderlerini Ar-Ge, satış ve pazarlama ile G&A olarak ayırmak girişimlerde yaygın bir gelenektir; bu kaynakların şart koştuğu bir şey değildir.

Gelirin ne zaman kaydedileceği girişimde gelir tanıma rehberinde anlatılıyor.

Gelir maliyetine ne girer, faaliyet giderlerinde ne kalır?

Gelir maliyeti (çoğu varsayılan hesap planında satılan malın maliyeti veya COGS denir), müşterilerin ödediği hizmeti sunmanın maliyetlerini taşır; geri kalan her şey faaliyet giderdir. Bu, yatırımcı görünümüdür; beyannamede kullanılan Form 1125-A satılan malın maliyeti değildir (vergi beyannamesi bölümüne bakın). Yanlış bölüme yazılan bir maliyet, zararı değiştirmeden brüt marjı değiştirir. Yazılım şirketinde olağan yerleşim şöyledir:

Her ay uygulanan tek sayfalık bir politika ve değiştiğinde yönetim kuruluna yapılan bildirim, sonuçların karşılaştırılabilir kalmasını sağlar. GPU, model API ve bulut işlem gücü ayrı bir bölme ister: kayıtlarda bulut işlem maliyetleri rehberine bakın.

Faaliyet giderlerini Ar-Ge, satış ve pazarlama ile G&A olarak nasıl ayırırım?

Faaliyet giderleri işin ne için yapıldığına göre ayrılır: Ar-Ge ürünü geliştirir veya iyileştirir, satış ve pazarlama müşteri kazanır, G&A ise şirketi yürütür. Her çalışan, yüklenici ve satıcı tek bir işleve yazılır veya belirli bir kurala göre bölünür.

• Ar-Ge: mühendislik, ürün, tasarım ve veri ekibi; bunların yüklenicileri; geliştirme ve staging ortamları.
• Satış ve pazarlama: satış ve pazarlama ekibi, komisyonlar (bir kısmı aktifleştirilip gelir muhasebesi kurallarına göre yayılabilir; bkz. girişimde gelir tanıma), reklam, etkinlikler, satış araçları.
• G&A: finans, hukuk, İK, üst yönetim idaresi, sigorta, kira, şirket genelinde kullanılan yazılımlar.

Bölünmeyi kayıtlara yerleştirmenin iki yolu vardır:

• İşleve göre hesaplar. Her işlevin altında maaş, yüklenici ve yazılım hesapları vardır; örneğin “Ar-Ge maaşları” ve “G&A maaşları”. Her yazılımda çalışır ve e-tabloya aktarımda bozulmaz; karşılığında hesap sayısı artar.
• Türe göre hesaplar ve bir departman etiketi. Hesap sayısı azalır, ancak her fatura ve bordro satırı etiketlenmelidir; unutulan bir etiket maliyeti atanmamış bırakır veya yanlış işleve yazar.

Hangi yolu seçerseniz seçin, bordro her kişiyi doğru işleve yazmalıdır; bu eşlemeyi önce kurun. Kira gibi ortak giderler G&A'da kalabilir ya da yazılı bir kurala göre çalışan sayısıyla paylaştırılabilir. Hisse bazlı ücret genellikle ücreti hak eden kişinin işlevinde gösterilir ve nakit yakma hızına geri eklenebilsin diye kendi hesabında izlenir.

Kayıtlarda Ar-Ge nedir ve araştırma vergi kredisi bundan nasıl farklıdır?

Kayıtlardaki Ar-Ge, muhasebe standardının tanımına uyar. Vergi indirimi ve araştırma kredisi ise ayrı testler kullanır; bu yüzden aynı maliyet birinden geçip ötekinden kalabilir.

Yazılım geliştirme, ayrı bir muhasebe rehberi uyarınca aktifleştirilebilir; bunu muhasebeciniz veya denetçiniz uygular. Herhangi bir kısmı aktifleştirirseniz, aktifleştirilmiş yazılım hesabını Ar-Ge giderinden ayrı tutun; ne zaman aktifleştirileceği burada ele alınmıyor.

174A. madde, bir ticari faaliyetle bağlantılı ödenen yurt içi araştırmayı kapsar; kredi de genel olarak yürütülen bir işletme ister. Yalnızca şirket içi araştırmada kredi, harcamanın asıl amacı sonuçları mükellefin gelecekteki aktif bir işinde kullanmaksa bu testin karşılandığını kabul eder (26 U.S.C. 41(b)(4)). Lansman öncesi şirket içi maliyetleri, bu kuralın kapsamadığı yüklenici araştırmasından ayrı tutun.

Hesap planı için üç sonuç var. Kayıtlardaki Ar-Ge kalemi kişi ve satıcıların başlangıç listesidir; kredinin maliyet tabanı değildir. ABD dışında yapılan araştırma kendi hesaplarında izlenmelidir, çünkü indirim kuralı farklıdır. Form 6765 ise araştırma giderlerini ürün, süreç veya yazılım parçası gibi iş bileşenlerine göre ister; bu yüzden Ar-Ge maliyetlerine bir ürün veya proje etiketi koymak kayıtların sonradan cevap verebilmesini sağlar. İndirim ABD'de yazılım geliştirme giderlerinin indirilmesi rehberinde, form ise bordro vergisine karşı araştırma kredisi rehberinde ele alınıyor.

Kurucu ve mühendis maaşlarını işlevler arasında nasıl bölerim?

Her kişinin ücretini, her işleve harcadığı zaman payına göre bölün; payı ve kapsadığı dönemi kaydedin ve arkasında işin yapıldığı anda tutulmuş bir zaman kaydı bulundurun. Kredi, ücretleri genel olarak nitelikli çalışma süresine göre dağıtır; ancak yıllık “neredeyse tamamı” kuralı sonucu değiştirebilir (26 CFR 1.41-2(d)). Tek bir zaman kaydı her iki görünümü de destekleyebilir; kredi yine de her kişinin tam ücret ve hizmet kayıtlarını ister.

1. Tek işlevli kişileri tamamen kendi işlevlerine yazın ve her kişinin rolünü ve tarihlerini listede tutun. Kod yazıp aynı zamanda satış yapan kurucular gibi karma rollerde aylık bir yüzde belirleyin ve nasıl belirlediğinizi yazın: bilet veya proje kayıtları ya da iş yapılırken tutulan kısa bir günlük.
2. Ücretleri işveren bordro vergileri ve yan haklardan ayrı tutun. FASB, Ar-Ge yapan kişilerin maaşlarını, ücretlerini ve diğer ilgili maliyetlerini sayar; bu nedenle kayıtlar bir işlevin altına işveren bordro vergilerini ve yan hakları ekleyebilir. Kredi ise ücretleri 3401(a) maddesindeki tanıma göre sayar (26 U.S.C. 41(b)(2)(D)). Ayrı hesaplar her iki görünümü korur.
3. Yüklenicileri yaptıkları işe göre bölün. Geliştirici Ar-Ge'ye, muhasebe sorumlusu G&A'ya gider. İmzalı her sözleşmeyi ve tarihini saklayın: kredi sözleşmeli araştırmanın yalnızca bir kısmını sayar ve bunu da yalnızca araştırma başlamadan önce yapılmış bir sözleşmeyle (26 CFR 1.41-2(e)). ABD dışındaki yüklenicilere kendi hesaplarını ya da ülke başına bir alt hesap açın; sözleşme işin nerede yapıldığını belirtmelidir. Bkz. yurt dışında yapılan yazılım geliştirme.
4. Yöneticileri kişi bazında izlenebilir tutun. Yöneticilerin ücreti, Form 1120'nin 12. satırında diğer ücretlerden ayrı bildirilir; gelir eşiğinin üstünde Form 1125-E de eklenir (Form 1120 talimatları, Form 1125-E talimatları). Bu yüzden her kurucunun ücretine kendi hesabını verin. Bkz. risk sermayesi destekli şirkette kurucu maaşı.

Ortaklıkta kurucular bordroyla değil, garantili ödemeler veya çekimlerle ödenir; çünkü ortaklar çalışan değildir (IRS: Ortaklıklar). Form 1065, garantili ödemeleri 9. satırdaki maaş ve ücretlerden ayrı olarak 10. satırda bildirir (talimatlar). Bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri.

Girişim ilk günden hangi bilanço hesaplarını açmalı?

İlk günden şunları açın: hesap bazında nakit, alacaklar ve peşin ödenmiş giderler, ticari borçlar ve tahakkuklar, ertelenmiş gelir, SAFE sözleşmeleri ve borç senetleri ile özkaynaklar. Her yıl kapanan gelir ve gider hesaplarından farklı olarak bunlar kalıcı olarak açık kalır (Publication 583). Bir başlangıç seti:

Bir SAFE'in yükümlülük mü yoksa özkaynak mı olarak izleneceği, US GAAP'e göre şartlarına bağlıdır; bunu şirketin muhasebecileri değerlendirir ve varsa denetçi inceler. Dönüşüm fiyatlı yatırım turunun kaydı rehberinde, LLC özkaynağı ise LLC özkaynak hesapları rehberinde anlatılıyor. Net nakit yakma hızı, yukarıdaki nakit olmayan, ertelenmiş gelir, peşin ödenmiş, borç ve finansman hesaplarından nakit akışı üzerinden yeniden kurulur.

Kaç hesap yeterli?

Hesap açmak için yaygın bir test: muhasebe sorumlusu dışında biri hesabı adıyla okuyor mu; yatırımcı satırı, yönetim kurulu satırı, beyanname satırı ya da araştırma kredisinin istediği bir kayıt olarak. İki hesabı birleştirmek hiçbirinin ihtiyaç duyduğu cevabı değiştirmiyorsa birleştirin.

Gelir tablosu kalemleri vergi beyannamesine nasıl bağlanır?

Beyanname maliyetleri işleve göre değil, türe göre ister. Form 1120'nin indirim satırları yöneticilerin ücretini, maaş ve ücretleri, kiraları, vergi ve ruhsatları, faizi, amortismanı, çalışan yan hak programlarını ve türe göre listelenen diğer indirimleri içerir (talimatlar); hiçbiri Ar-Ge, satış veya G&A değildir. Bu yüzden hesap planı iki görünüme de ihtiyaç duyar: yatırımcılar için işlev, beyanname için tür. Her hesabın beyanname satırına eşlendiği tek sayfalık bir harita tutun. Aşağıdaki satır numaraları 2025 formlarını izler; güvenmeden önce güncel yılın formunu kontrol edin.

Form 1125-A stok, alımlar ve üretim işçiliği etrafında kurulmuştur ve işletme satılan malın maliyeti için indirim bildirdiğinde uygulanır (form). Bir yazılım veya hizmet şirketinin gelir maliyetinin buraya ait olup olmadığı bir olgu sorusudur; bkz. hizmet işletmesinde satılan malın maliyeti ve kayıtlardan işletme vergi beyannamesine. S şirketi, kendi satır numaraları olan Form 1120-S verir.

Hesap planında yıl ortasında hangi değişiklikler güvenlidir, geçmiş ne zaman yeniden eşlenmelidir?

Hesap eklemek her zaman güvenlidir; maliyeti bölümler arasında taşımak güvenli değildir, çünkü karşılaştırmayı değiştirir.

Geçmişin yeniden eşlenmesi gerektiğinde:

1. Yeni politikayı yürürlük tarihiyle yazın.
2. Her eski hesabı yeni hesabına eşleyen bir liste tutun.
3. Yönetim kurulu dosyasında veya veri odasında (data room) yeni aylarla yan yana duracak her ayı, o ayın kendi kayıtlarını kullanarak yeniden düzenleyin; böylece değişiklik sonuçlarda bir sıçrama olarak okunmaz. Sonradan belirlenen bir zaman bölünmesini geriye doğru uygulamayın.
4. Kilitlenmiş veya verilmiş bir beyannamede ya da yayımlanmış tablolarda kullanılmış aylar için işlemleri düzenlemek yerine raporu eşleme listesinden yeniden düzenleyin. Bkz. vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi.

Gelirin ne zaman dahil edildiğini veya bir indirimin ne zaman alındığını değiştirmeyen satırlar arası taşıma, tek başına vergi muhasebesi yönteminde değişiklik değildir; nakit esasından tahakkuk esasına geçmek ise değişikliktir ve genel olarak IRS onayı gerekir (Publication 538). Bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Gelir maliyeti brüt marjı belirler

Tohum aşamasındaki bir SaaS girişiminin aylık geliri $50.000'dir. Hosting $8.000, ödeme işlem ücretleri $1.500 ve destek ekibinin maaşı $4.500'dir. Bu $14.000 gelir maliyetine yazılır; brüt marj %72 olur. Varsayılan hesap planı aynı üç maliyeti G&A'ya yazarsa gelir maliyeti $0 olur ve gelir tablosu %100 gösterir; yatırımcılar da %72'yi faturalardan yeniden hesaplar.

Bir mühendisin zamanının bölünmesi

İki mühendisin her birine ayda $15.000 ödenir. Her biri zamanının %80'ini yeni ürüne, %20'sini canlı müşterilerin sorunlarına ayırır. Girişimin yazılı politikasına göre Ar-Ge $24.000, gelir maliyeti $6.000 gösterir. İş yapılırken tutulmuş bir zaman kaydı kayıtlardaki bölünmeyi destekler. Kayıtlardaki bölünme, kredi için nitelikli ücreti belirlemez: yıllık “neredeyse tamamı” kuralı dahil kredinin kendi testleri farklı bir sonuç verebilir.

Tek bir Yükleniciler hesabı

Tek bir Yükleniciler hesabında ayda $12.000 durur: ABD'de yerleşik bir geliştirici $9.000, bir muhasebe sorumlusu $3.000. Bölünce $9.000 Ar-Ge'ye, $3.000 G&A'ya gider. Kredi için geliştiricinin $9.000'ının en fazla %65'i, yani $5.850 sayılabilir; bunun için geliştiricinin ABD'de yerleşik olması, araştırmanın nitelikli olması ve sözleşmenin işten önce yapılmış olması gerekir.

Durumunuz farklı mı?

• Yatırım turu veya yönetim kurulu toplantısı birkaç ay uzakta ve gelir tablonuz brüt marjı ya da Ar-Ge'yi işlevlere göre gösteremiyor, ya da kayıtlarınız varsayılan hesap planında duruyor ve geçmiş aylar yeniden eşlenmeli: hangi hesapların kalacağı, geçmişin nasıl yeniden düzenleneceği ve kalemlerin beyannameye nasıl ulaşacağı kayıtlarınıza bağlıdır; bkz. girişimler için muhasebe desteği.
• Ortaklık olarak vergilendirilen LLC'niz, çoğunlukla tohum turundan önce, C şirketine dönüşüyor: özkaynak hesapları ve yukarıdaki tablodaki beyanname sütunu dönüşüm tarihinden itibaren değişir; bkz. girişimi Delaware şirketine taşıma.
• Yönetim kurulu dosyasına ve aylık kapanışa ihtiyacınız var: bkz. yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar.
• Maliyetlerinizi GPU'lar, model API'leri veya bulut hosting belirliyor: bkz. kayıtlarda bulut işlem maliyetleri.
• Müşterileriniz yıllık planları peşin ödüyor: bkz. SaaS abonelikleri için ertelenmiş gelir.
• Kayıtlarınız geride veya e-tabloda: bkz. yatırım öncesi kayıtların düzeltilmesi ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Yazılım seçiyorsunuz veya yatırım sonrası ilk yılı planlıyorsunuz: bkz. yatırım öncesi girişim muhasebe yazılımı ve risk sermayesi destekli girişim için muhasebe kayıtları.
• Araştırma kredisini bordro vergisine karşı kullanmak istiyorsunuz veya geliştiricileriniz ABD dışında çalışıyor: bkz. bordro vergisine karşı araştırma kredisi ve yurt dışında yapılan yazılım geliştirme.