מפתח חשבונות לסטארט-אפ: שולי רווח גולמי, מו״פ ושריפת מזומנים

איזה מפתח חשבונות כדאי להקים בסטארט-אפ?

מפתח חשבונות (chart of accounts) של סטארט-אפ הוא רשימת חשבונות הספר שאליהם נרשמת כל עסקה. בנו אותו מהסוף להתחלה: מהדוחות שמשקיעים קוראים, ואז בדקו שאפשר למלא ממנו את דוח המס. אין כלל מס שקובע את הרשימה: החוק אינו דורש בדרך כלל סוג מסוים של רישומים, ועסק רשאי להשתמש בכל שיטה שמציגה בבירור את ההכנסות וההוצאות שלו (פרסום 583). הפריסה שלהלן היא תוכנית לדיווח למשקיעים, לא כלל.

התחילו מהשלד הזה והוסיפו חשבון רק כשמישהו קורא אותו. המספרים הם מוסכמה: השאירו רווחים בין המספרים כדי שאפשר יהיה להוסיף חשבונות בהמשך.

פחת והפחתות נשארים בעלויות התפעול, בחשבונות נפרדים: בעלות ההכנסות או בתחום שמשתמש בנכס (מדריך ה-⁠SEC מנכה פחת מהרווח הגולמי). חישוב השריפה מוסיף אותם בחזרה.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• הספרים עדיין מנוהלים על מפתח ברירת המחדל של תוכנת הנהלת החשבונות;
• חשבון “שכר” אחד מכיל את כל העובדים, או חשבון “קבלנים” אחד מכיל גם מפתחים וגם את איש הנהלת החשבונות;
• מהנדסים או קבלנים עובדים מחוץ לארה״ב;
• לקוחות משלמים מראש, או שנכנסו הסכמי SAFE ושטרות חוב;
• גיוס או ישיבת דירקטוריון מתקרבים, וצריך למפות מחדש חודשים קודמים.

מה לאסוף: את מפתח החשבונות הנוכחי בייצוא, שכר לפי אדם עם תפקידו, רשימת ספקים עם מה שכל ספק עושה, את טבלת ההחזקות עם מסמכי ה-⁠SAFE או שטר החוב החתומים, ואת הדוחות שהמשקיעים ביקשו.

מיפוי מחדש של חודשים שכבר נעולים, החלטה איך לפצל את זמנם של מייסדים וחיבור אותן שורות לדוח המס הם שיקול דעת. סטארט-אפ שגיוס או ישיבת דירקטוריון מתקרבים אצלו פונה בדרך כלל כאן לאיש מקצוע; ראו את הסעיף האחרון.

אילו שורות בדוח הרווח והפסד המשקיעים קוראים?

משקיעים קוראים את דוח הרווח והפסד מלמעלה: הכנסות, עלות ההכנסות, שולי רווח גולמי, ואז הוצאות תפעול לפי תחום. המדריך של SEC לדוחות כספיים מתאר רצף מקובל של הכנסות נטו, עלות המכר, רווח גולמי ואז הוצאות תפעול, אך מציין שאפשר לדווח את השורות בסדרים שונים. כלל SEC לדוח רווח והפסד של חברות ציבוריות מציג את עלות השירותים בנפרד מהוצאות מכירה, הנהלה וכלליות (⁦17 CFR 210.5-03⁩). בכלל הזה אין שורה בשם מו״פ, ותקן FASB דורש לגלות את סך הוצאות המו״פ (Statement No. 2). חלוקת הוצאות התפעול למו״פ, מכירות ושיווק והוצאות הנהלה וכלליות היא מוסכמה נפוצה בסטארט-אפים, לא דבר שהמקורות האלה דורשים.

מתי מכירים בהכנסה מוסבר בהכרה בהכנסה בסטארט-אפ.

מה נכלל בעלות ההכנסות, ומה נשאר בהוצאות התפעול?

עלות ההכנסות (בהרבה מפתחות ברירת מחדל היא נקראת עלות המכר, או COGS) כוללת את העלויות של אספקת מה שהלקוחות משלמים עליו; כל השאר הן הוצאות תפעול. זו התצוגה למשקיעים, לא עלות המכר בטופס ⁦1125-A⁩ שמשמש בדוח המס (ראו הסעיף על דוח המס). עלות שהוצבה במקטע הלא נכון משנה את שולי הרווח הגולמי בלי לשנות את ההפסד. בחברת תוכנה השיבוצים הרגילים הם:

מדיניות של עמוד אחד, שמיושמת בכל חודש ועם הודעה לדירקטוריון כשהיא משתנה, שומרת על השוואתיות של התוצאות. ל-⁠GPU, ל-⁠API של מודלים ולמחשוב בענן נדרש פיצול משלהם: ראו עלויות מחשוב בענן בספרים.

איך מחלקים את הוצאות התפעול למו״פ, מכירות ושיווק והוצאות הנהלה וכלליות?

הוצאות התפעול מתחלקות לפי מטרת העבודה: מו״פ בונה או משפר את המוצר, מכירות ושיווק מביאים לקוחות, והנהלה וכלליות מנהלות את החברה. כל עובד, קבלן וספק משויך לתחום אחד, או מפוצל לפי כלל מוגדר.

• מו״פ: צוותי הנדסה, מוצר, עיצוב ונתונים; הקבלנים שלהם; סביבות פיתוח ובדיקות (staging).
• מכירות ושיווק: עובדי מכירות ושיווק, עמלות (חלקן אפשר להוון ולפרוס לפי כללי החשבונאות להכנסות; ראו הכרה בהכנסה בסטארט-אפ), פרסום, אירועים, כלי מכירות.
• הנהלה וכלליות: כספים, משפטי, משאבי אנוש, הנהלה בכירה, ביטוח, שכירות, תוכנה לכלל החברה.

שתי דרכים לבנות את החלוקה בספרים:

• חשבונות לפי תחום. קבוצת חשבונות של שכר, קבלנים ותוכנה תחת כל תחום, כמו “שכר מו״פ” ו“שכר הנהלה וכלליות”. זה עובד בכל תוכנה ושורד ייצוא לגיליון אלקטרוני, במחיר של יותר חשבונות.
• חשבונות לפי סוג, עם תג מחלקה. פחות חשבונות, אבל כל חשבונית ושורת שכר צריכות תג, ותג שהוחמץ משאיר עלות לא משויכת או בתחום הלא נכון.

בכל מקרה, מערכת השכר צריכה לרשום כל אדם בתחום הנכון, ולכן הגדירו קודם את המיפוי הזה. עלויות משותפות כמו שכירות יכולות להישאר בהנהלה וכלליות, או להיות מחולקות לפי מספר העובדים בכלל כתוב. תגמול מבוסס מניות מוצג בדרך כלל בתחום של מי שהרוויח אותו, בחשבון נפרד כדי ששריפת המזומנים תוכל להוסיף אותו בחזרה.

מה נחשב מו״פ בספרים, ובמה זיכוי המס למחקר שונה?

מו״פ בספרים נקבע לפי ההגדרה בתקן החשבונאי. ניכוי המס וזיכוי המס למחקר משתמשים כל אחד במבחן אחר, ולכן אותה עלות יכולה לעבור מבחן אחד ולהיכשל באחר.

אפשר גם להוון פיתוח תוכנה לפי הנחיות חשבונאיות נפרדות, שרואה החשבון שלכם או המבקר מיישם. אם אתם מוונים משהו, נהלו חשבון תוכנה מהוונת נפרד מהוצאות המו״פ; מתי להוון לא מוסבר כאן.

סעיף 174A חל על מחקר מקומי ששולם בקשר לעסק, והזיכוי דורש בדרך כלל עסק שפועל. במחקר פנימי בלבד, הזיכוי רואה את המבחן הזה כמתקיים כשמטרת ההוצאה העיקרית היא להשתמש בתוצאות בעסק פעיל עתידי של הנישום (⁦26 U.S.C. 41(b)(4)⁩). הפרידו עלויות פנימיות שלפני ההשקה מעלויות מחקר של קבלנים, שהכלל הזה אינו חל עליהן.

שלוש השלכות על מפתח החשבונות. שורת המו״פ בספרים היא רשימת פתיחה של אנשים וספקים, לא בסיס העלות של הזיכוי. מחקר שנעשה מחוץ לארה״ב שייך לחשבונות משלו, כי כללי הניכוי שונים. וטופס 6765 מבקש הוצאות מחקר לפי רכיב עסקי, כמו מוצר, תהליך או רכיב תוכנה, ולכן תג מוצר או פרויקט על עלויות המו״פ מאפשר לספרים לענות על כך בהמשך. הניכוי מוסבר בניכוי עלויות פיתוח תוכנה בארה״ב והטופס בזיכוי למחקר מול מס שכר.

איך מחלקים שכר של מייסדים ומהנדסים בין התחומים?

חלקו את שכר כל אדם לפי חלק הזמן שהוא מקדיש לכל תחום, רשמו את החלק ואת התקופה שהוא מכסה, ושמרו מאחוריו רישום זמן שנעשה בזמן אמת. הזיכוי מקצה בדרך כלל שכר לפי זמן מזכה, אבל כלל שנתי של “כמעט כל הזמן” (substantially all) יכול לשנות את התוצאה (⁦26 CFR 1.41-2(d)⁩). רישום זמן אחד יכול לתמוך בשתי התצוגות; הזיכוי עדיין דורש את השכר המלא של כל אדם ואת רישומי השירות שלו.

1. רשמו אנשים בעלי תחום אחד כולם בתחום שלהם, ושמרו רשימה של התפקיד והתאריכים של כל אדם. בתפקידים מעורבים, כמו מייסדים שגם כותבים קוד וגם מוכרים, קבעו אחוז חודשי וכתבו איך: רישומי משימות או פרויקטים, או יומן קצר שנכתב תוך כדי העבודה.
2. הפרידו שכר ממסי מעסיק והטבות. FASB סופר את המשכורות, השכר ועלויות קשורות אחרות של העוסקים במו״פ, ולכן הספרים יכולים להוסיף לתחום גם מסי שכר של המעסיק והטבות. הזיכוי סופר שכר כפי שהוגדר בסעיף ⁦3401(a)⁩ (⁦26 U.S.C. 41(b)(2)(D)⁩). חשבונות נפרדים שומרים על שתי התצוגות.
3. חלקו קבלנים לפי מה שכל אחד עושה. מפתח שייך למו״פ ואיש הנהלת חשבונות להנהלה וכלליות. שמרו כל הסכם חתום ואת תאריכו: הזיכוי סופר רק חלק ממחקר קבלנים, ורק לפי הסכם שנעשה לפני תחילת המחקר (⁦26 CFR 1.41-2(e)⁩). לקבלנים מחוץ לארה״ב פתחו חשבונות משלהם, או תת-חשבון לכל מדינה, וההסכם צריך לציין היכן העבודה נעשית; ראו פיתוח תוכנה בחו״ל.
4. שמרו על אפשרות לאתר נושאי משרה לפי שם. שכר נושאי משרה מדווח בנפרד משאר השכר בטופס 1120 שורה 12, עם טופס ⁦1125-E⁩ מעל סף תקבולים מסוים (הוראות טופס 1120, הוראות טופס ⁦1125-E⁩), ולכן פתחו חשבון נפרד לשכר של כל מייסד. ראו שכר מייסדים בחברה במימון הון סיכון.

מייסדים בשותפות מקבלים תשלומים מובטחים או משיכות, לא שכר, כי שותפים אינם עובדים (IRS: שותפויות); טופס 1065 מדווח תשלומים מובטחים בשורה 10, בנפרד מהמשכורות והשכר בשורה 9 (הוראות). ראו תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים.

אילו חשבונות מאזן כדאי לפתוח ביום הראשון בסטארט-אפ?

פתחו אלה ביום הראשון: מזומן לפי חשבון, חייבים והוצאות ששולמו מראש, זכאים והוצאות לשלם, הכנסה נדחית, הסכמי SAFE ושטרות חוב, והון עצמי. בניגוד לחשבונות הכנסות והוצאות, שנסגרים בכל שנה, הם נשארים פתוחים לצמיתות (פרסום 583). סט פתיחה:

אם SAFE נרשם כהתחייבות או כהון עצמי תלוי בתנאיו לפי כללי החשבונאות המקובלים בארה״ב (US GAAP); זו החלטה של רואי החשבון של החברה, ומבקר, אם יש, בודק אותה. ההמרה מוסברת ברישום סבב גיוס מתומחר, והון ב-⁠LLC בחשבונות הון ב-⁠LLC. את שריפת המזומנים נטו משחזרים מתזרים המזומנים באמצעות החשבונות שלעיל: אלה שאינם במזומן, הכנסה נדחית, הוצאות ששולמו מראש, זכאים ומימון.

כמה חשבונות מספיקים?

מבחן מקובל לפתיחת חשבון: מישהו מחוץ לאיש הנהלת החשבונות קורא אותו בשמו, כשורה למשקיעים, כשורה לדירקטוריון, כשורה בדוח המס או כרישום שהזיכוי למחקר דורש. אם איחוד של שני חשבונות אינו משנה תשובה שמישהו מהם צריך, אחדו אותם.

איך שורות הרווח והפסד ממופות לדוח המס?

הדוח מבקש עלויות לפי סוג, לא לפי תחום. שורות הניכוי בטופס 1120 כוללות תגמול נושאי משרה, משכורות ושכר, שכירות, מסים ורישיונות, ריבית, פחת, תוכניות הטבות לעובדים וניכויים אחרים שמפורטים לפי סוג (הוראות); אף אחת מהן אינה מו״פ, מכירות או הנהלה וכלליות. לכן המפתח צריך שתי תצוגות: לפי תחום למשקיעים ולפי סוג לדוח. שמרו מפה של עמוד אחד מכל חשבון לשורה שלו בדוח. מספרי השורות שלהלן הם של טפסי 2025; בדקו את הטופס של השנה הנוכחית לפני שאתם נשענים עליהם.

טופס ⁦1125-A⁩ בנוי סביב מלאי, רכישות ועבודת ייצור, וחל כשהישות מדווחת על ניכוי של עלות המכר (הטופס). אם עלות ההכנסות של חברת תוכנה או שירותים שייכת לשם היא שאלה של עובדות; ראו עלות המכר בעסק שירותים ומהספרים לדוח המס העסקי. חברת S מגישה טופס ⁦1120-S⁩, שיש בו מספרי שורות משלו.

אילו שינויים במפתח החשבונות בטוחים באמצע השנה, ומתי צריך למפות את ההיסטוריה מחדש?

הוספת חשבונות בטוחה בכל עת; העברת עלות בין מקטעים אינה בטוחה, כי היא משנה השוואה.

מתי צריך למפות את ההיסטוריה מחדש:

1. כתבו את המדיניות החדשה עם תאריך התחילה שלה.
2. שמרו רשימה שממפה כל חשבון ישן לחשבון החדש שלו.
3. הציגו מחדש כל חודש שיופיע לצד החודשים החדשים בחבילת דירקטוריון או בחדר מסמכים (data room), לפי הרישומים של אותו חודש, כדי שהשינוי לא ייקרא כתנודה בתוצאות. אל תחילו חלוקת זמן מאוחרת אחורה.
4. בחודשים שכבר נעולים, או ששימשו בדוח שהוגש או בדוחות שפורסמו, ערכו את ההתאמה בדוח לפי רשימת המיפוי ולא בעריכת עסקאות. ראו מועד סגירה לאחר הגשת הדוחות.

מעבר בין שורות שאינו משנה מתי הכנסה נכללת או מתי ניכוי נלקח אינו, כשלעצמו, שינוי בשיטת החשבונאות לצורכי מס; מעבר כמו משיטת מזומן לשיטת צבירה כן, ובדרך כלל דורש אישור IRS (פרסום 538). ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עלות ההכנסות קובעת את שולי הרווח הגולמי

סטארט-אפ תוכנה כשירות (SaaS) בשלב סיד (seed) מרוויח הכנסות חודשיות של ⁦$50,000⁩. האירוח עולה ⁦$8,000⁩, עמלות התשלום ⁦$1,500⁩ ושכר התמיכה ⁦$4,500⁩. ⁦$14,000⁩ אלה נכנסים לעלות ההכנסות, ולכן שולי הרווח הגולמי הם ⁦72%⁩. אם מפתח ברירת המחדל רושם את שלוש העלויות בהנהלה וכלליות, עלות ההכנסות היא $0 ודוח הרווח והפסד מציג ⁦100%⁩; אז משקיעים משחזרים את ה-⁠⁦72%⁩ מהחשבוניות.

פיצול הזמן של מהנדס

שני מהנדסים מקבלים כל אחד ⁦$15,000⁩ בחודש. כל אחד מהם מקדיש ⁦80%⁩ מזמנו למוצר החדש ו-⁠⁦20%⁩ לתיקונים עבור לקוחות בגרסה החיה. לפי המדיניות הכתובה של הסטארט-אפ, המו״פ מציג ⁦$24,000⁩ ועלות ההכנסות מציגה ⁦$6,000⁩. רישום זמן שנעשה בזמן אמת תומך בחלוקה בספרים. החלוקה בספרים אינה קובעת את השכר המזכה לצורך הזיכוי: המבחנים שלו, כולל כלל שנתי של “כמעט כל הזמן”, יכולים לתת תוצאה אחרת.

חשבון קבלנים אחד

חשבון “קבלנים” אחד מכיל ⁦$12,000⁩ בחודש: מפתח בארה״ב ב-⁠⁦$9,000⁩ ואיש הנהלת חשבונות ב-⁠⁦$3,000⁩. הפיצול מעביר ⁦$9,000⁩ למו״פ ו-⁠⁦$3,000⁩ להנהלה וכלליות. לצורך הזיכוי, לכל היותר ⁦65%⁩ מ-⁠⁦$9,000⁩ של המפתח, כלומר ⁦$5,850⁩, יכולים להיחשב, ורק אם המפתח נמצא בארה״ב, המחקר מזכה וההסכם נעשה לפני תחילת העבודה.

המצב שלכם שונה?

• גיוס או ישיבת דירקטוריון בעוד כמה חודשים, ודוח הרווח והפסד אינו מציג שולי רווח גולמי או מו״פ לפי תחום, או שהספרים עומדים על מפתח ברירת מחדל וחודשים קודמים דורשים מיפוי מחדש: אילו חשבונות לשמור, איך להציג מחדש את ההיסטוריה ואיך השורות מגיעות לדוח המס תלוי ברישומים שלכם; ראו עזרה בהנהלת חשבונות לסטארט-אפים.
• ה-⁠LLC שלכם, החייבת במס כשותפות, הופכת לחברת C, לעיתים לפני סבב סיד: חשבונות ההון והעמודה של הדוח בטבלה שלמעלה משתנים מתאריך ההמרה; ראו העברת סטארט-אפ לחברה בדלאוור.
• אתם צריכים חבילת דירקטוריון וסגירה חודשית: ראו דוחות כספיים חודשיים למשקיעים ולדירקטוריון.
• GPU, API של מודלים או אירוח בענן מניעים את העלויות שלכם: ראו עלויות מחשוב בענן בספרים.
• לקוחות משלמים מראש על תוכניות שנתיות: ראו הכנסה נדחית ממנויי SaaS.
• הספרים מאחרים או מנוהלים בגיליון אלקטרוני: ראו ניקוי הספרים לפני גיוס וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם בוחרים תוכנה או מתכננים את השנה הראשונה אחרי גיוס: ראו תוכנת הנהלת חשבונות לסטארט-אפ לפני מימון והנהלת חשבונות לסטארט-אפ במימון הון סיכון.
• אתם רוצים את זיכוי המחקר מול מס שכר, או שמפתחים עובדים מחוץ לארה״ב: ראו זיכוי המחקר מול מס שכר ופיתוח תוכנה בחו״ל.