Dành cho ai
- Các startup tại Hoa Kỳ đang lập hoặc dựng lại sổ sách trước khi gọi vốn hoặc báo cáo cho hội đồng quản trị
- Công ty (corporation) và LLC chịu thuế như hợp danh, có kỹ sư hoặc nhà thầu xây dựng sản phẩm
Không đề cập ở đây
- Chọn phần mềm kế toán
- Thời điểm ghi nhận doanh thu và lịch doanh thu chưa thực hiện
- Ghi sổ vòng gọi vốn có định giá, chuyển đổi SAFE hoặc thù lao bằng cổ phiếu
- Vốn hóa chi phí phát triển phần mềm
- Chi phí cụ thể nào đủ điều kiện hưởng tín thuế nghiên cứu và cách khai
- Số dòng trên Form 1120-S
Startup nên lập hệ thống tài khoản kế toán như thế nào?
Hệ thống tài khoản kế toán của startup là danh sách các tài khoản sổ cái mà mọi giao dịch được ghi vào. Hãy xây ngược từ các báo cáo mà nhà đầu tư đọc, rồi kiểm tra xem có điền được tờ khai thuế từ hệ thống đó không. Không có quy định thuế nào ấn định danh sách này: luật nhìn chung không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào, và doanh nghiệp có thể dùng bất kỳ hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí (Publication 583). Cách sắp xếp dưới đây là kế hoạch cho báo cáo với nhà đầu tư, không phải quy định.
Hãy bắt đầu từ khung này và chỉ thêm tài khoản khi có người đọc nó. Số tài khoản chỉ là quy ước: hãy để trống các khoảng để sau này chèn thêm tài khoản.
| Dãy số | Nhóm | Tài khoản khởi đầu |
|---|---|---|
| Dãy 1000 | Tài sản | Tiền theo từng tài khoản ngân hàng, thẻ và đơn vị xử lý thanh toán; tài khoản trung gian cho các khoản chi trả; khoản phải thu; chi phí trả trước |
| Dãy 2000 | Nợ phải trả | Khoản phải trả; thẻ tín dụng; tiền lương và thuế lương phải trả dồn tích; thuế bán hàng phải nộp; doanh thu chưa thực hiện; SAFE và giấy nợ; khoản nợ nhà sáng lập |
| Dãy 3000 | Vốn chủ sở hữu | Cổ phần, thặng dư vốn cổ phần, lỗ lũy kế (hợp danh: vốn góp và khoản phân phối cho từng thành viên hợp danh) |
| Dãy 4000 | Doanh thu | Mỗi nguồn doanh thu một tài khoản, ví dụ gói đăng ký, mức sử dụng và dịch vụ; hoàn tiền và chiết khấu làm giảm doanh thu |
| Dãy 5000 | Giá vốn doanh thu | Lưu trữ sản phẩm đang chạy; phí thanh toán; lương nhân viên hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng mới; phần mềm bên thứ ba tích hợp trong sản phẩm |
| Dãy 6000 | R&D | Lương và nhà thầu R&D; môi trường phát triển và staging; thù lao bằng cổ phiếu cho R&D |
| Dãy 7000 | Bán hàng và marketing | Lương bán hàng và marketing; hoa hồng; quảng cáo; sự kiện; công cụ bán hàng |
| Dãy 8000 | Quản lý chung (G&A) | Lương tài chính, pháp lý và nhân sự; phí chuyên môn; bảo hiểm; tiền thuê; phần mềm dùng chung toàn công ty |
| Dãy 9000 | Dưới dòng lợi nhuận hoạt động | Lãi vay; thu nhập và chi phí khác, như lãi hoặc lỗ tỷ giá; thuế thu nhập |
Khấu hao và phân bổ dần vẫn nằm trong chi phí hoạt động, mỗi loại một tài khoản riêng: trong giá vốn doanh thu hoặc trong chức năng dùng tài sản đó (hướng dẫn của SEC trừ khấu hao khỏi lợi nhuận gộp). Khi tính tốc độ đốt tiền thì cộng lại các khoản này.
Một trường hợp không đơn giản khi:
- sổ sách vẫn chạy trên hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm kế toán;
- một tài khoản Lương chứa mọi nhân viên, hoặc một tài khoản Nhà thầu chứa cả lập trình viên lẫn nhân viên ghi sổ;
- kỹ sư hoặc nhà thầu làm việc ngoài Hoa Kỳ;
- khách hàng trả trước, hoặc công ty đã nhận SAFE và giấy nợ;
- sắp gọi vốn hoặc họp hội đồng quản trị và các tháng trước cần ánh xạ lại.
Hãy chuẩn bị: hệ thống tài khoản hiện tại đã xuất ra, bảng lương theo từng người kèm vai trò, danh sách nhà cung cấp kèm việc mỗi nhà cung cấp làm, bảng cơ cấu cổ phần (cap table) cùng các văn bản SAFE hoặc giấy nợ đã ký, và các báo cáo mà nhà đầu tư đã yêu cầu.
Ánh xạ lại các tháng đã khóa sổ, quyết định cách chia thời gian của nhà sáng lập và nối cùng các dòng đó với tờ khai đều là những quyết định cần đánh giá. Đây là việc mà startup sắp gọi vốn hoặc họp hội đồng quản trị thường nhờ chuyên gia; xem phần cuối.
Nhà đầu tư đọc những dòng nào trên báo cáo kết quả kinh doanh?
Nhà đầu tư đọc báo cáo kết quả kinh doanh từ trên xuống: doanh thu, giá vốn doanh thu, biên lợi nhuận gộp, rồi chi phí hoạt động theo chức năng. Hướng dẫn về báo cáo tài chính của SEC mô tả trình tự thường gặp là doanh thu thuần, giá vốn bán hàng, lợi nhuận gộp, rồi chi phí hoạt động, dù cũng nói rằng các dòng có thể trình bày theo nhiều thứ tự. Quy tắc về báo cáo kết quả kinh doanh của SEC dành cho công ty đại chúng trình bày giá vốn dịch vụ tách khỏi chi phí bán hàng và quản lý chung (17 CFR 210.5-03). Quy tắc đó không có mục R&D, còn chuẩn mực của FASB yêu cầu công bố tổng chi phí R&D (Statement No. 2). Việc chia chi phí hoạt động thành R&D, bán hàng và marketing, G&A là quy ước phổ biến của startup, không phải điều các nguồn này yêu cầu.
| Dòng trên báo cáo kết quả kinh doanh | Gồm những gì | Người đọc kiểm tra gì |
|---|---|---|
| Doanh thu | Doanh số theo từng nguồn, sau khi trừ hoàn tiền và chiết khấu | Tăng trưởng và cơ cấu |
| Giá vốn doanh thu | Chi phí để cung cấp những gì khách hàng trả tiền mua | Biên lợi nhuận gộp |
| Lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận gộp | Doanh thu trừ giá vốn doanh thu là lợi nhuận gộp; chia cho doanh thu thì ra tỷ lệ biên lợi nhuận gộp mà nhà đầu tư thường nêu. Đây là số tính ra, không phải một tài khoản | Xu hướng, và việc nhà đầu tư có dựng lại được con số đó từ hóa đơn bán hàng và hóa đơn nhà cung cấp của bạn hay không |
| R&D, bán hàng và marketing, G&A | Chi phí hoạt động theo chức năng | Tỷ trọng chi tiêu; R&D so với số kỹ sư |
| Chi phí không dùng tiền mặt | Thù lao bằng cổ phiếu, khấu hao và phân bổ dần, mỗi loại một tài khoản riêng | Được cộng lại khi đọc tốc độ đốt tiền |
| Lãi vay, thu nhập khác, thuế thu nhập | Nằm dưới dòng lỗ hoạt động | Không ghi vào các dòng hoạt động |
Thời điểm ghi nhận doanh thu được trình bày trong ghi nhận doanh thu cho startup.
Khoản nào thuộc giá vốn doanh thu, khoản nào ở lại chi phí hoạt động?
Giá vốn doanh thu (nhiều hệ thống tài khoản mặc định gọi là giá vốn hàng bán, hay COGS) gồm chi phí để cung cấp những gì khách hàng trả tiền mua; mọi khoản còn lại là chi phí hoạt động. Đây là cách nhìn của nhà đầu tư, không phải giá vốn hàng bán trên Form 1125-A dùng cho tờ khai (xem phần về tờ khai thuế). Một khoản chi xếp sai nhóm sẽ làm biên lợi nhuận gộp thay đổi mà khoản lỗ không đổi. Với một công ty phần mềm, cách xếp thông thường là:
| Chi phí | Dòng thường dùng | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Lưu trữ, dung lượng và băng thông cho sản phẩm đang chạy; phần mềm hoặc dữ liệu của bên thứ ba tích hợp trong sản phẩm | Giá vốn doanh thu | Tài khoản cũng phục vụ phát triển: môi trường staging, thử nghiệm và công cụ chỉ dùng để build thuộc R&D |
| Phí xử lý thanh toán | Giá vốn doanh thu | Phí bị trừ thẳng khỏi khoản chi trả và không được ghi sổ |
| Lương nhân viên hỗ trợ khách hàng, hướng dẫn khách hàng mới và customer success | Giá vốn doanh thu | Quản lý tài khoản khách hàng có kèm bán hàng thuộc bán hàng và marketing |
| Kỹ sư sửa lỗi cho khách hàng trên sản phẩm đang chạy | Giá vốn doanh thu, theo chính sách | Theo định nghĩa của FASB, các bản sửa lỗi thường xuyên không phải R&D |
| Chi phí lưu trữ cho người dùng gói miễn phí | Do chính sách quyết định: giá vốn doanh thu hoặc bán hàng và marketing | Hãy nêu rõ chọn cách nào và áp dụng mỗi tháng |
Một chính sách một trang, áp dụng mỗi tháng và báo cho hội đồng quản trị khi thay đổi, giúp kết quả các tháng so sánh được. GPU, API mô hình và điện toán đám mây cần cách chia riêng: xem chi phí điện toán đám mây trong sổ sách.
Tôi chia chi phí hoạt động thành R&D, bán hàng và marketing, G&A như thế nào?
Chi phí hoạt động được chia theo mục đích của công việc: R&D xây dựng hoặc cải tiến sản phẩm, bán hàng và marketing thu hút khách hàng, còn G&A vận hành công ty. Mỗi nhân viên, nhà thầu và nhà cung cấp được xếp vào một chức năng, hoặc chia theo một quy tắc đã nêu rõ.
- R&D: nhân sự kỹ thuật, sản phẩm, thiết kế và dữ liệu; nhà thầu của họ; môi trường phát triển và staging.
- Bán hàng và marketing: nhân sự bán hàng và marketing, hoa hồng (một phần có thể được vốn hóa và phân bổ dần theo quy tắc ghi nhận doanh thu; xem ghi nhận doanh thu cho startup), quảng cáo, sự kiện, công cụ bán hàng.
- G&A: tài chính, pháp lý, nhân sự, hành chính điều hành, bảo hiểm, tiền thuê, phần mềm dùng chung toàn công ty.
Có hai cách đưa việc chia này vào sổ sách:
- Tài khoản theo chức năng. Mỗi chức năng có một bộ tài khoản lương, nhà thầu và phần mềm riêng, ví dụ "Lương R&D" và "Lương G&A". Cách này dùng được với mọi phần mềm và giữ nguyên khi xuất sang bảng tính, nhưng cần nhiều tài khoản hơn.
- Tài khoản theo loại, kèm thẻ phòng ban. Ít tài khoản hơn, nhưng mọi hóa đơn và dòng lương đều cần gắn thẻ; bỏ sót thẻ thì chi phí sẽ chưa được phân bổ hoặc nằm sai chức năng.
Dù chọn cách nào, bảng lương phải ghi từng người vào đúng chức năng, nên hãy thiết lập phần ánh xạ này trước. Chi phí chung như tiền thuê có thể để trong G&A hoặc phân bổ theo số nhân sự theo một quy tắc bằng văn bản. Thù lao bằng cổ phiếu thường được hiện ở chức năng của người nhận, trong một tài khoản riêng để khi tính tốc độ đốt tiền có thể cộng lại.
Khoản nào được tính là R&D trong sổ sách, và tín thuế nghiên cứu khác ở điểm nào?
R&D trong sổ sách theo định nghĩa của chuẩn mực kế toán. Khoản khấu trừ thuế và tín thuế nghiên cứu mỗi loại dùng một tiêu chí khác, nên một khoản chi có thể đạt tiêu chí này mà không đạt tiêu chí kia.
| Tiêu chí | Được tính | Không được tính |
|---|---|---|
| Sổ sách: FASB Statement No. 2, được hệ thống hóa trong ASC 730 | Việc tìm kiếm kiến thức mới có kế hoạch và biến kiến thức đó thành kế hoạch hoặc thiết kế cho sản phẩm hoặc quy trình mới hay được cải tiến đáng kể. Lương của người thực hiện, vật liệu, dịch vụ thuê ngoài và phần hợp lý của chi phí gián tiếp. Theo chuẩn mực này, ghi nhận thành chi phí khi phát sinh | Chỉnh sửa thường xuyên cho sản phẩm hiện có, khắc phục sự cố trong lúc sản xuất thương mại, nghiên cứu thị trường |
| Khấu trừ thuế: 26 U.S.C. 174A | Chi phí nghiên cứu hoặc thử nghiệm trong nước, trong đó mọi hoạt động phát triển phần mềm được coi là nghiên cứu. Khấu trừ khi chi trả hoặc phát sinh, hoặc phân bổ dần trong thời gian do luật quy định nếu có lựa chọn chậm nhất vào hạn nộp tờ khai, tính cả thời gian gia hạn; lựa chọn này ràng buộc các năm sau (section 174A(c)) | Nghiên cứu ở nước ngoài, mà section 174 phân bổ dần trong 15 năm |
| Tín thuế nghiên cứu: 26 U.S.C. 41 | Tiền lương cho dịch vụ đủ điều kiện, vật tư, 65% chi phí nghiên cứu thuê ngoài và một số khoản thuê máy tính, cho hoạt động nghiên cứu đạt các tiêu chí riêng của tín thuế (26 U.S.C. 41(d)) | Nghiên cứu sau khi bắt đầu sản xuất thương mại, điều chỉnh sản phẩm theo nhu cầu của một khách hàng, hầu hết phần mềm dùng nội bộ, nghiên cứu ở nước ngoài |
Chi phí phát triển phần mềm cũng có thể được vốn hóa theo hướng dẫn kế toán riêng, do kế toán viên hoặc kiểm toán viên của bạn áp dụng. Nếu vốn hóa bất kỳ khoản nào, hãy giữ một tài khoản phần mềm vốn hóa tách khỏi chi phí R&D; khi nào nên vốn hóa không nằm trong phạm vi bài này.
Section 174A áp dụng cho nghiên cứu trong nước được chi trả gắn với hoạt động kinh doanh, và tín thuế nhìn chung đòi hỏi doanh nghiệp đang hoạt động. Với nghiên cứu tự thực hiện nội bộ, tín thuế coi tiêu chí đó là đạt khi mục đích chính của khoản chi là dùng kết quả cho hoạt động kinh doanh tích cực của người nộp thuế trong tương lai (26 U.S.C. 41(b)(4)). Hãy giữ chi phí nội bộ trước khi ra mắt tách khỏi chi phí nhà thầu nghiên cứu, vì quy tắc đó không áp dụng cho nhà thầu.
Có ba hệ quả cho hệ thống tài khoản. Dòng R&D trong sổ sách chỉ là danh sách ban đầu gồm nhân sự và nhà cung cấp, không phải cơ sở chi phí tính tín thuế. Nghiên cứu thực hiện ngoài Hoa Kỳ cần tài khoản riêng, vì quy tắc khấu trừ khác. Và Form 6765 yêu cầu chi phí nghiên cứu theo từng hạng mục kinh doanh, như một sản phẩm, quy trình hoặc phần mềm, nên gắn thẻ sản phẩm hoặc dự án cho chi phí R&D giúp sổ sách trả lời được sau này. Khoản khấu trừ được trình bày trong khấu trừ chi phí phát triển phần mềm tại Hoa Kỳ và biểu mẫu trong tín thuế nghiên cứu bù vào thuế lương.
Tôi chia lương của nhà sáng lập và kỹ sư giữa các chức năng như thế nào?
Hãy chia lương của mỗi người theo tỷ lệ thời gian họ dành cho từng chức năng, ghi lại tỷ lệ và khoảng thời gian áp dụng, và giữ hồ sơ thời gian được lập ngay lúc làm việc làm căn cứ. Tín thuế nhìn chung phân bổ tiền lương theo thời gian đủ điều kiện, nhưng quy tắc "substantially all" (gần như toàn bộ thời gian) hằng năm có thể làm thay đổi kết quả (26 CFR 1.41-2(d)). Một hồ sơ thời gian có thể hỗ trợ cả hai cách nhìn; tín thuế vẫn cần hồ sơ đầy đủ về lương và dịch vụ của từng người.
- Ghi toàn bộ người chỉ làm một chức năng vào chức năng đó, và giữ danh sách vai trò cùng ngày của từng người. Với vai trò hỗn hợp, như nhà sáng lập vừa viết code vừa bán hàng, hãy đặt tỷ lệ phần trăm hằng tháng và ghi lại cách tính: hồ sơ ticket hoặc dự án, hoặc nhật ký ngắn ghi ngay khi làm việc.
- Tách tiền lương khỏi thuế lương và phúc lợi do người sử dụng lao động đóng. FASB tính tiền lương và các chi phí liên quan của những người làm R&D, nên sổ sách có thể cộng thuế lương và phúc lợi do người sử dụng lao động đóng vào một chức năng. Tín thuế tính tiền lương theo định nghĩa tại section 3401(a) (26 U.S.C. 41(b)(2)(D)). Các tài khoản riêng giữ được cả hai cách nhìn.
- Chia nhà thầu theo việc mỗi người làm. Lập trình viên thuộc R&D, nhân viên ghi sổ thuộc G&A. Hãy giữ từng hợp đồng đã ký kèm ngày ký: tín thuế chỉ tính một phần chi phí nghiên cứu thuê ngoài, và chỉ khi hợp đồng được lập trước khi nghiên cứu bắt đầu (26 CFR 1.41-2(e)). Nhà thầu ngoài Hoa Kỳ cần tài khoản riêng, hoặc tiểu khoản theo từng quốc gia, và hợp đồng nên ghi rõ nơi thực hiện công việc; xem phát triển phần mềm ở nước ngoài.
- Theo dõi được cán bộ điều hành theo từng người. Thù lao của cán bộ điều hành được báo cáo tách khỏi tiền lương khác tại Form 1120 line 12, kèm Form 1125-E khi vượt một ngưỡng doanh thu (hướng dẫn Form 1120, hướng dẫn Form 1125-E), nên hãy lập tài khoản riêng cho lương của từng nhà sáng lập. Xem lương nhà sáng lập trong công ty có vốn đầu tư mạo hiểm.
Nhà sáng lập của hợp danh được trả bằng khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payments) hoặc khoản rút tiền, không qua bảng lương, vì thành viên hợp danh không phải là nhân viên (IRS: Hợp danh); Form 1065 báo cáo khoản thanh toán đảm bảo tại line 10, tách khỏi tiền lương tại line 9 (hướng dẫn). Xem khoản thanh toán đảm bảo và khoản rút tiền của thành viên hợp danh.
Startup nên mở những tài khoản bảng cân đối kế toán nào ngay từ ngày đầu?
Hãy mở ngay từ ngày đầu: tiền theo từng tài khoản, khoản phải thu và chi phí trả trước, khoản phải trả và chi phí dồn tích, doanh thu chưa thực hiện, SAFE và giấy nợ, và vốn chủ sở hữu. Khác với các tài khoản thu nhập và chi phí được đóng mỗi năm, những tài khoản này luôn mở (Publication 583). Bộ tài khoản khởi đầu:
| Nhóm | Tài khoản | Lý do |
|---|---|---|
| Tiền | Mỗi tài khoản ngân hàng, thẻ và số dư của đơn vị xử lý thanh toán một tài khoản, cộng một tài khoản trung gian cho các khoản chi trả đang chuyển (tiền đơn vị xử lý thanh toán đã chuyển đi nhưng ngân hàng chưa nhận) | Mỗi tài khoản đối chiếu được với một bảng sao kê; IRS khuyên đối chiếu tài khoản thanh toán mỗi tháng |
| Khoản phải thu và chi phí trả trước | Khoản phải thu, chi phí trả trước | Các hóa đơn trả theo năm được phân bổ vào những tháng mà hóa đơn bao gồm |
| Khoản phải trả và chi phí dồn tích | Khoản phải trả, thẻ tín dụng, tiền lương và thuế lương phải trả dồn tích, khoản nợ nhà sáng lập về những chi phí họ tự trả | Chi phí được ghi khi phát sinh, không phải khi thanh toán |
| Doanh thu chưa thực hiện | Một tài khoản cho các khoản khách hàng trả trước | Chuyển sang doanh thu khi dịch vụ được cung cấp |
| SAFE và giấy nợ | Mỗi công cụ một tài khoản hoặc một bảng theo từng người nắm giữ; lãi của giấy nợ ghi trong tài khoản riêng | Là nguồn vốn, không phải doanh thu; khớp với các văn bản đã ký |
| Vốn chủ sở hữu | Cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi khi đã phát hành, thặng dư vốn cổ phần bổ sung, lỗ lũy kế. Với hợp danh: vốn góp và khoản phân phối cho từng thành viên hợp danh | Khớp với bảng cơ cấu cổ phần |
SAFE được ghi là nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu tùy theo điều khoản của SAFE theo US GAAP; đó là đánh giá do kế toán viên của công ty thực hiện và kiểm toán viên, nếu có, soát xét. Việc chuyển đổi được trình bày trong ghi sổ vòng gọi vốn có định giá, và vốn chủ sở hữu của LLC trong tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC. Tốc độ đốt tiền ròng được dựng lại từ dòng tiền, dùng các tài khoản không dùng tiền mặt, doanh thu chưa thực hiện, chi phí trả trước, khoản phải trả và nguồn vốn ở trên.
Bao nhiêu tài khoản là đủ?
Một phép thử thông dụng để mở tài khoản: có người ngoài nhân viên ghi sổ đọc nó theo tên, dưới dạng dòng của nhà đầu tư, dòng của hội đồng quản trị, dòng của tờ khai hoặc hồ sơ mà tín thuế nghiên cứu cần. Nếu gộp hai tài khoản mà không làm thay đổi câu trả lời nào mà chúng phục vụ, hãy gộp.
Các dòng trên báo cáo kết quả kinh doanh khớp với tờ khai thuế như thế nào?
Tờ khai hỏi chi phí theo loại, không theo chức năng. Các dòng khấu trừ của Form 1120 gồm thù lao cán bộ điều hành, tiền lương, tiền thuê, thuế và giấy phép, lãi vay, khấu hao, chương trình phúc lợi nhân viên và các khoản khấu trừ khác liệt kê theo loại (hướng dẫn); không dòng nào là R&D, bán hàng hay G&A. Vì vậy hệ thống tài khoản cần cả hai cách nhìn: theo chức năng cho nhà đầu tư và theo loại cho tờ khai. Hãy giữ một bảng một trang ánh xạ từng tài khoản sang dòng của tờ khai. Số dòng dưới đây theo các biểu mẫu năm 2025; hãy kiểm tra biểu mẫu của năm hiện hành trước khi dựa vào.
| Dòng trong sổ sách | Form 1120 (công ty) | Form 1065 (hợp danh) |
|---|---|---|
| Doanh thu | Line 1a, tổng doanh thu hoặc doanh số bán hàng | Line 1a |
| Giá vốn doanh thu | Không tự động: line 2 chỉ gồm giá vốn hàng bán từ Form 1125-A; giá vốn doanh thu khác nằm ở các dòng theo loại | Giống vậy, line 2 |
| Lương nhà sáng lập | Line 12, thù lao của cán bộ điều hành | Line 10, khoản thanh toán đảm bảo cho thành viên hợp danh |
| Lương nhân viên, mọi chức năng | Line 13, tiền lương | Line 9 |
| Tiền thuê | Line 16 | Line 13 |
| Thuế và giấy phép | Line 17 | Line 14 |
| Lãi vay | Line 18 | Line 15 |
| Khấu hao | Line 20 | Line 16a |
| Phúc lợi nhân viên | Line 24 | Line 19 |
| Nhà thầu, phần mềm, pháp lý và các khoản còn lại | Line 26, các khoản khấu trừ khác, liệt kê theo loại | Line 21 |
Form 1125-A được xây dựng quanh hàng tồn kho, mua hàng và nhân công sản xuất, và áp dụng khi pháp nhân khai khoản khấu trừ giá vốn hàng bán (biểu mẫu). Giá vốn doanh thu của công ty phần mềm hay dịch vụ có thuộc về đó hay không là câu hỏi về dữ kiện; xem giá vốn hàng bán cho doanh nghiệp dịch vụ và từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp. S corporation nộp Form 1120-S, có số dòng riêng.
Thay đổi nào của hệ thống tài khoản là an toàn giữa năm, và khi nào cần ánh xạ lại lịch sử?
Thêm tài khoản thì an toàn bất cứ lúc nào; chuyển chi phí giữa các nhóm thì không, vì nó làm thay đổi một phép so sánh.
| Thay đổi | Các tháng trước vẫn so sánh được không? |
|---|---|
| Thêm tài khoản hoặc tiểu khoản | Có |
| Đổi tên tài khoản mà không đổi nội dung | Có |
| Tách một tài khoản thành hai, từ nay về sau | Có |
| Đánh dấu tài khoản không hoạt động | Có |
| Gộp hai tài khoản trong cùng một nhóm | Có, nếu lịch sử cũng được gộp |
| Chuyển chi phí giữa các nhóm, như lương nhân viên hỗ trợ từ G&A sang giá vốn doanh thu | Không: ánh xạ lại lịch sử |
| Đổi cách phân bổ chi phí, như từ tỷ lệ cố định sang nhật ký thời gian | Không: ánh xạ lại lịch sử |
| Công việc của một người thực sự thay đổi, như nhà sáng lập chuyển từ kỹ thuật sang bán hàng | Có: dùng cách chia mới từ tháng đó; các tháng trước giữ cách chia đã có căn cứ |
Khi nào cần ánh xạ lại lịch sử:
- Viết chính sách mới kèm ngày có hiệu lực.
- Giữ một danh sách ánh xạ từng tài khoản cũ sang tài khoản mới.
- Lập lại mọi tháng sẽ nằm cạnh các tháng mới trong hồ sơ hội đồng quản trị hoặc phòng dữ liệu (data room), dùng hồ sơ của chính từng tháng, để thay đổi không bị hiểu nhầm là biến động kết quả. Đừng áp dụng cách chia thời gian về sau cho các tháng trước.
- Với các tháng đã khóa sổ, hoặc đã dùng trong tờ khai đã nộp hay báo cáo đã phát hành, hãy lập lại trong báo cáo từ danh sách ánh xạ thay vì sửa giao dịch. Xem ngày khóa sổ sau khi đã nộp thuế.
Việc chuyển giữa các dòng mà không thay đổi thời điểm ghi nhận thu nhập hay thời điểm khấu trừ thì tự nó không phải là thay đổi phương pháp kế toán thuế; còn việc chuyển như từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích thì là, và nhìn chung cần IRS chấp thuận (Publication 538). Xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Giá vốn doanh thu quyết định biên lợi nhuận gộp
Một startup SaaS giai đoạn seed có doanh thu hằng tháng là $50.000. Chi phí lưu trữ là $8.000, phí thanh toán $1.500 và lương nhân viên hỗ trợ $4.500. Ba khoản $14.000 này được ghi vào giá vốn doanh thu, nên biên lợi nhuận gộp là 72%. Nếu hệ thống tài khoản mặc định ghi cả ba khoản vào G&A, giá vốn doanh thu là $0 và báo cáo kết quả kinh doanh hiện 100%; khi đó nhà đầu tư tự dựng lại con số 72% từ các hóa đơn.
Cách chia thời gian của một kỹ sư
Hai kỹ sư, mỗi người được trả $15.000 mỗi tháng. Mỗi người dành 80% thời gian cho sản phẩm mới và 20% cho việc sửa lỗi cho khách hàng đang dùng. Theo chính sách bằng văn bản của startup, R&D hiện $24.000 và giá vốn doanh thu hiện $6.000. Hồ sơ thời gian lập ngay lúc làm việc làm căn cứ cho cách chia trong sổ sách. Cách chia trong sổ sách không quyết định tiền lương đủ điều kiện cho tín thuế: các tiêu chí riêng của tín thuế, gồm quy tắc "substantially all" hằng năm, có thể cho kết quả khác.
Một tài khoản Nhà thầu
Một tài khoản Nhà thầu chứa $12.000 mỗi tháng: một lập trình viên ở Hoa Kỳ $9.000 và một nhân viên ghi sổ $3.000. Tách ra thì $9.000 chuyển sang R&D và $3.000 sang G&A. Với tín thuế, tối đa 65% trong $9.000 của lập trình viên, tức $5.850, có thể được tính, và chỉ khi lập trình viên ở Hoa Kỳ, hoạt động nghiên cứu đủ điều kiện và hợp đồng được lập trước khi bắt đầu công việc.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Sắp gọi vốn hoặc họp hội đồng quản trị trong vài tháng tới mà báo cáo kết quả kinh doanh chưa cho thấy biên lợi nhuận gộp hay R&D theo chức năng, hoặc sổ sách vẫn dùng hệ thống tài khoản mặc định và các tháng trước cần ánh xạ lại: giữ tài khoản nào, lập lại lịch sử ra sao và các dòng khớp với tờ khai thế nào đều tùy vào hồ sơ của bạn; xem hỗ trợ kế toán cho startup.
- LLC của bạn, chịu thuế như hợp danh, đang chuyển thành C corporation, thường là trước vòng seed: tài khoản vốn chủ sở hữu và cột tờ khai trong bảng ở trên thay đổi từ ngày chuyển đổi; xem chuyển startup sang công ty Delaware.
- Bạn cần hồ sơ cho hội đồng quản trị và khóa sổ hằng tháng: xem báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị.
- GPU, API mô hình hoặc lưu trữ đám mây là chi phí chính của bạn: xem chi phí điện toán đám mây trong sổ sách.
- Khách hàng trả trước gói năm: xem doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS.
- Sổ sách của bạn bị chậm hoặc nằm trong bảng tính: xem dọn dẹp sổ sách trước khi gọi vốn và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Bạn đang chọn phần mềm hoặc lập kế hoạch cho năm đầu sau khi gọi vốn: xem phần mềm kế toán cho startup trước khi gọi vốn và ghi sổ kế toán cho startup có vốn đầu tư mạo hiểm.
- Bạn muốn dùng tín thuế nghiên cứu bù vào thuế lương, hoặc lập trình viên làm việc ngoài Hoa Kỳ: xem tín thuế nghiên cứu bù vào thuế lương và phát triển phần mềm ở nước ngoài.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thời gian phân bổ chi phí nghiên cứu ở nước ngoài Chi phí nghiên cứu hoặc thử nghiệm ở nước ngoài, bắt đầu từ giữa năm thuế phát sinh hoặc thanh toán | 15 năm | US Code: Section 174 Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ các khoản thanh toán cho nghiên cứu theo hợp đồng được tính là chi phí nghiên cứu đủ điều kiện Quy tắc chung cho các khoản thanh toán cho người không phải nhân viên; 75% cho consortium nghiên cứu đủ điều kiện và 100% cho một số nghiên cứu năng lượng | 65% | US Code: 26 U.S.C. 41 Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- SEC: Hướng dẫn về báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu
- GovInfo: 17 CFR 210.5-03, báo cáo kết quả kinh doanh (Regulation S-X của SEC)
- FASB: Statement No. 2, Kế toán chi phí nghiên cứu và phát triển
- US Code: 26 U.S.C. 174A, chi phí nghiên cứu hoặc thử nghiệm trong nước
- US Code: 26 U.S.C. 174, chi phí nghiên cứu hoặc thử nghiệm ở nước ngoài
- US Code: 26 U.S.C. 41, tín thuế cho việc tăng hoạt động nghiên cứu
- GovInfo: 26 CFR 1.41-2, chi phí nghiên cứu đủ điều kiện
- GovInfo: 26 CFR 1.41-4, hồ sơ nghiên cứu đủ điều kiện và tín thuế
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120 (2025)
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065 (2025)
- IRS: Hợp danh
- IRS: Form 1125-A, Giá vốn hàng bán
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1125-E, Thù lao của cán bộ điều hành
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.