Kontenplan für ein Start-up: Bruttomarge, R&D, Burn Rate

Welchen Kontenplan sollte ein Start-up einrichten?

Der Kontenplan eines Start-ups ist die Liste der Buchhaltungskonten, auf die jede Buchung läuft. Bauen Sie ihn rückwärts von den Berichten auf, die Investoren lesen, und prüfen Sie dann, ob sich die Steuererklärung daraus ausfüllen lässt. Keine Steuervorschrift legt die Liste fest: Das Gesetz verlangt in den USA grundsätzlich keine bestimmte Art von Unterlagen, und ein Unternehmen darf jedes System nutzen, das seine Einnahmen und Ausgaben klar zeigt (Publication 583). Die Aufteilung unten ist ein Plan für das Investoren-Reporting, keine Vorschrift.

Gehen Sie von diesem Grundgerüst aus und ergänzen Sie ein Konto nur, wenn es jemand liest. Die Nummern sind eine Konvention: Lassen Sie Lücken, damit sich später Konten einfügen lassen.

Abschreibungen bleiben in den operativen Kosten, jeweils auf eigenen Konten: in den Umsatzkosten oder in der Funktion, die den Vermögenswert nutzt (der SEC-Leitfaden zieht Abschreibungen vom Rohgewinn ab). Die Burn Rate rechnet sie wieder hinzu.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn:

• Ihre Bücher noch auf dem Standardkontenplan der Buchhaltungssoftware laufen;
• ein einziges Konto „Gehälter“ alle Mitarbeiter enthält oder ein einziges Konto „Auftragnehmer“ Entwickler und Buchhalter zusammen;
• Entwickler oder Auftragnehmer außerhalb der USA arbeiten;
• Kunden im Voraus zahlen oder SAFEs und Darlehen eingegangen sind;
• eine Finanzierungsrunde oder eine Board-Sitzung bevorsteht und zurückliegende Monate neu zugeordnet werden müssen.

Legen Sie bereit: den aktuellen Kontenplan als Export, die Lohnabrechnung je Person mit Rolle, die Lieferantenliste mit der Aufgabe jedes Lieferanten, die Beteiligungsübersicht mit den unterschriebenen SAFE- oder Darlehensunterlagen und die Berichte, die Investoren angefordert haben.

Bereits gesperrte Monate neu zuzuordnen, die Arbeitszeit eines Gründers aufzuteilen und dieselben Zeilen mit der Steuererklärung abzustimmen, sind Ermessensentscheidungen. Hier holt sich ein Start-up mit bevorstehender Finanzierungsrunde oder Board-Sitzung meist Fachleute; lesen Sie dazu den letzten Abschnitt.

Welche Zeilen der Gewinn- und Verlustrechnung lesen Investoren?

Investoren lesen die Gewinn- und Verlustrechnung von oben nach unten: Umsatz, Umsatzkosten, Bruttomarge, dann operative Kosten nach Funktion. Der Leitfaden der SEC zu Jahresabschlüssen beschreibt eine übliche Reihenfolge aus Nettoumsatz, Umsatzkosten, Rohgewinn und operativen Kosten, weist aber darauf hin, dass die Zeilen in verschiedenen Reihenfolgen ausgewiesen werden können. Die Vorschrift der SEC zur Gewinn- und Verlustrechnung börsennotierter Unternehmen weist die Kosten der Dienstleistungen getrennt von Vertriebs- und allgemeinen Verwaltungskosten aus (17 CFR 210.5-03). Sie kennt keine eigene Zeile für R&D; der Standard des FASB verlangt die Angabe der gesamten R&D-Kosten (Statement No. 2). Die Aufteilung der operativen Kosten in R&D, Vertrieb und Marketing sowie G&A ist die übliche Konvention bei Start-ups, keine Vorgabe dieser Quellen.

Wann Umsatz erfasst wird, behandelt der Ratgeber Umsatzerfassung bei einem Start-up.

Was gehört in die Umsatzkosten, und was bleibt in den operativen Kosten?

Die Umsatzkosten (in vielen Standardkontenplänen „Cost of Goods Sold“ oder COGS genannt, also Wareneinsatz) enthalten die Kosten, um das zu liefern, wofür Kunden zahlen; alles andere sind operative Kosten. Das ist die Sicht der Investoren, nicht der Wareneinsatz nach Form 1125-A, den die Steuererklärung verwendet (siehe den Abschnitt zur Steuererklärung). Wer eine Kostenart im falschen Abschnitt bucht, verändert die Bruttomarge, ohne den Verlust zu verändern. Bei einem Softwareunternehmen sind die üblichen Zuordnungen:

Eine einseitige Richtlinie, die Sie jeden Monat anwenden und bei Änderungen dem Board mitteilen, hält die Ergebnisse vergleichbar. GPU, Modell-APIs und Cloud-Rechenleistung brauchen eine eigene Aufteilung: siehe Cloud-Rechenkosten in der Buchhaltung.

Wie teile ich die operativen Kosten in R&D, Vertrieb und Marketing sowie G&A auf?

Teilen Sie die operativen Kosten danach auf, wofür die Arbeit gedacht ist: R&D baut oder verbessert das Produkt, Vertrieb und Marketing gewinnt Kunden, und G&A führt das Unternehmen. Jeder Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferant gehört zu einer Funktion oder wird nach einer festgelegten Regel aufgeteilt.

• R&D: Mitarbeiter in Entwicklung, Produkt, Design und Daten; deren Auftragnehmer; Entwicklungs- und Staging-Umgebungen.
• Vertrieb und Marketing: Mitarbeiter in Vertrieb und Marketing, Provisionen (manche lassen sich nach den Regeln zur Umsatzerfassung aktivieren und verteilen; siehe Umsatzerfassung bei einem Start-up), Werbung, Veranstaltungen, Vertriebswerkzeuge.
• G&A: Finanzen, Recht, Personal, Geschäftsleitung und Verwaltung, Versicherungen, Miete, unternehmensweite Software.

Zwei Wege, die Aufteilung in die Buchhaltung einzubauen:

• Konten nach Funktion. Unter jeder Funktion gibt es eigene Konten für Gehälter, Auftragnehmer und Software, etwa „R&D-Gehälter“ und „G&A-Gehälter“. Das funktioniert in jeder Software und übersteht den Export in eine Tabelle, braucht aber mehr Konten.
• Konten nach Art, plus ein Abteilungs-Tag. Weniger Konten, aber jede Rechnung und jede Lohnzeile braucht ein Tag; fehlt eines, bleiben Kosten unzugeordnet oder landen in der falschen Funktion.

In beiden Fällen muss die Lohnabrechnung jede Person der richtigen Funktion zuordnen, richten Sie diese Zuordnung also zuerst ein. Gemeinsame Kosten wie die Miete können in G&A bleiben oder nach einer schriftlichen Regel nach Mitarbeiterzahl verteilt werden. Aktienbasierte Vergütung weisen Sie meist in der Funktion der Person aus, die sie verdient hat, auf einem eigenen Konto, damit die Burn Rate sie wieder hinzurechnen kann.

Was zählt in der Buchhaltung als R&D, und wie unterscheidet sich die Forschungssteuergutschrift?

R&D in der Buchhaltung folgt der Definition des Rechnungslegungsstandards. Der Steuerabzug und die Forschungssteuergutschrift verwenden jeweils einen anderen Test, sodass dieselben Kosten den einen Test bestehen und den anderen nicht.

Softwareentwicklung kann auch nach gesonderten Rechnungslegungsregeln aktiviert werden, die Ihr Buchhaltungsexperte oder Abschlussprüfer anwendet. Wenn Sie etwas aktivieren, führen Sie ein Konto für aktivierte Software getrennt vom R&D-Aufwand; wann Sie aktivieren, behandelt dieser Ratgeber nicht.

Abschnitt 174A erfasst inländische Forschung, die im Zusammenhang mit einem Gewerbe oder Geschäft gezahlt wird, und die Gutschrift setzt in der Regel ein tatsächlich betriebenes Geschäft voraus. Nur bei Forschung im eigenen Haus gilt dieser Test für die Gutschrift als erfüllt, wenn der Hauptzweck der Ausgaben darin besteht, die Ergebnisse in einem künftigen aktiven Geschäft des Steuerpflichtigen zu nutzen (26 U.S.C. 41(b)(4)). Halten Sie Kosten der eigenen Forschung vor dem Start getrennt von der Forschung durch Auftragnehmer, die diese Regel nicht erfasst.

Drei Folgen für den Kontenplan. Die R&D-Zeile in den Büchern ist eine Ausgangsliste von Personen und Lieferanten, nicht die Kostenbasis der Gutschrift. Forschung außerhalb der USA gehört auf eigene Konten, weil dafür eine andere Abzugsregel gilt. Und Form 6765 verlangt die Forschungsausgaben je Geschäftskomponente, etwa je Produkt, Verfahren oder Softwarebaustein; ein Produkt- oder Projekt-Tag an den R&D-Kosten lässt die Bücher diese Frage später beantworten. Den Abzug behandelt der Ratgeber US-Softwareentwicklungskosten abziehen, das Formular der Ratgeber Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer.

Wie teile ich die Vergütung von Gründern und Entwicklern auf die Funktionen auf?

Teilen Sie die Vergütung jeder Person nach dem Zeitanteil auf, den sie auf jede Funktion verwendet. Halten Sie den Anteil und den Zeitraum fest, für den er gilt, und legen Sie einen zeitnah geführten Zeitnachweis dahinter. Die Gutschrift ordnet Löhne in der Regel nach der qualifizierten Zeit zu, doch eine jährliche „Substantially-all“-Regel kann das Ergebnis ändern (26 CFR 1.41-2(d)). Ein Zeitnachweis kann beide Sichtweisen stützen; die Gutschrift verlangt trotzdem den vollen Lohn und die Leistungsnachweise jeder Person.

1. Buchen Sie Personen mit nur einer Funktion vollständig auf diese Funktion und führen Sie eine Liste mit Rolle und Zeitraum jeder Person. Bei gemischten Rollen, etwa bei Gründern, die programmieren und auch verkaufen, legen Sie einen monatlichen Prozentsatz fest und halten schriftlich fest, wie Sie ihn ermittelt haben: über Tickets oder Projektunterlagen oder ein kurzes Protokoll, das während der Arbeit geführt wird.
2. Trennen Sie Löhne von Lohnsteuern und Sozialleistungen des Arbeitgebers. Der FASB rechnet Gehälter, Löhne und andere damit verbundene Kosten der R&D-Mitarbeiter dazu, sodass die Bücher Lohnsteuern und Sozialleistungen des Arbeitgebers einer Funktion zuschlagen dürfen. Die Gutschrift zählt Löhne im Sinne von Abschnitt 3401(a) (26 U.S.C. 41(b)(2)(D)). Getrennte Konten halten beide Sichtweisen bereit.
3. Teilen Sie Auftragnehmer danach auf, was jeder tut. Ein Entwickler gehört zu R&D, ein Buchhalter zu G&A. Bewahren Sie jeden unterschriebenen Vertrag mit Datum auf: Die Gutschrift zählt nur einen Teil der vergebenen Forschung, und nur bei einem Vertrag, der vor Beginn der Forschung geschlossen wurde (26 CFR 1.41-2(e)). Auftragnehmer außerhalb der USA erhalten eigene Konten oder je Land ein Unterkonto, und der Vertrag sollte angeben, wo die Arbeit stattfindet; siehe Softwareentwicklung im Ausland.
4. Halten Sie Führungskräfte (Officers) einzeln nachvollziehbar. Die Vergütung der Officers wird in Form 1120, Zeile 12, getrennt von den übrigen Löhnen gemeldet, oberhalb einer Umsatzschwelle zusammen mit Form 1125-E (Anleitung zu Form 1120, Anleitung zu Form 1125-E). Geben Sie daher der Vergütung jedes Gründers ein eigenes Konto. Siehe Gründergehalt in einer Kapitalgesellschaft mit Risikokapital.

Die Gründer einer Personengesellschaft erhalten garantierte Zahlungen oder Entnahmen statt Lohn, weil Gesellschafter keine Arbeitnehmer sind (IRS: Partnerships); Form 1065 meldet garantierte Zahlungen in Zeile 10, getrennt von Gehältern und Löhnen in Zeile 9 (Anleitung). Siehe garantierte Zahlungen und Entnahmen von Gesellschaftern.

Welche Bilanzkonten sollte ein Start-up am ersten Tag eröffnen?

Eröffnen Sie am ersten Tag diese Konten: Bargeld je Konto, Forderungen und im Voraus bezahlte Ausgaben, Verbindlichkeiten und Rückstellungen, passive Rechnungsabgrenzung, SAFEs und Darlehen sowie Eigenkapital. Anders als Ertrags- und Aufwandskonten, die jedes Jahr abgeschlossen werden, bleiben sie dauerhaft offen (Publication 583). Ein Grundstock:

Ob eine SAFE als Verbindlichkeit oder als Eigenkapital geführt wird, hängt nach US GAAP von ihren Bedingungen ab; das ist eine Ermessensentscheidung der Buchhaltungsexperten des Unternehmens, die ein etwaiger Abschlussprüfer prüft. Die Wandlung behandelt der Ratgeber Finanzierungsrunde mit fester Bewertung buchen, das Eigenkapital einer LLC der Ratgeber Eigenkapitalkonten einer LLC. Die Netto-Burn-Rate lässt sich aus dem Cashflow nachrechnen, mit den oben genannten Konten für nicht zahlungswirksame Posten, passive Rechnungsabgrenzung, im Voraus bezahlte Ausgaben, Verbindlichkeiten und Finanzierung.

Wie viele Konten genügen?

Ein gängiger Test, ein Konto zu eröffnen: Jemand außerhalb der Buchhaltung liest es unter seinem Namen, als Zeile für Investoren, als Zeile für das Board, als Zeile der Steuererklärung oder als Nachweis, den die Forschungssteuergutschrift braucht. Wenn das Zusammenlegen zweier Konten keine Antwort ändert, die sie brauchen, legen Sie sie zusammen.

Wie hängen die Zeilen der Gewinn- und Verlustrechnung mit der Steuererklärung zusammen?

Die Steuererklärung fragt Kosten nach Art ab, nicht nach Funktion. Zu den Abzugszeilen in Form 1120 gehören die Vergütung von Officers, Gehälter und Löhne, Mieten, Steuern und Lizenzen, Zinsen, Abschreibungen, Sozialleistungen für Arbeitnehmer und weitere nach Art aufgelistete Abzüge (Anleitung); keine davon ist R&D, Vertrieb oder G&A. Der Kontenplan braucht deshalb beide Sichten: die Funktion für Investoren und die Art für die Steuererklärung. Führen Sie eine einseitige Zuordnung von jedem Konto zu seiner Zeile in der Steuererklärung. Die Zeilennummern unten folgen den Formularen für 2025; prüfen Sie das Formular des aktuellen Jahres, bevor Sie sich darauf verlassen.

Form 1125-A dreht sich um Warenbestand, Einkäufe und Fertigungslöhne und gilt, wenn die Einheit einen Abzug für den Wareneinsatz meldet (Formular). Ob die Umsatzkosten eines Software- oder Dienstleistungsunternehmens dorthin gehören, ist eine Tatsachenfrage; siehe Wareneinsatz bei einem Dienstleistungsunternehmen und von den Büchern zur Steuererklärung des Unternehmens. Eine S Corporation reicht Form 1120-S ein, die eigene Zeilennummern hat.

Welche Änderungen am Kontenplan sind mitten im Jahr unproblematisch, und wann müssen frühere Zeiträume neu zugeordnet werden?

Konten hinzuzufügen ist jederzeit unproblematisch; Kosten zwischen Abschnitten zu verschieben ist es nicht, weil sich dadurch ein Vergleich ändert.

Wann die Historie neu zugeordnet werden muss:

1. Schreiben Sie die neue Richtlinie mit ihrem Stichtag auf.
2. Führen Sie eine Liste, die jedes alte Konto dem neuen zuordnet.
3. Stellen Sie jeden Monat neu dar, der in einem Board-Paket oder Datenraum neben den neuen Monaten steht, und verwenden Sie dafür die eigenen Unterlagen jedes Monats, damit die Änderung nicht als Ausschlag im Ergebnis gelesen wird. Wenden Sie eine spätere Zeitaufteilung nicht rückwirkend an.
4. Bei Monaten, die bereits gesperrt sind oder in einer eingereichten Steuererklärung oder ausgegebenen Abschlüssen verwendet wurden, ordnen Sie im Bericht anhand der Zuordnungsliste um, statt Buchungen zu ändern. Siehe Stichtag für die Buchhaltung nach der Steuererklärung.

Eine Verschiebung zwischen Zeilen, die nicht ändert, wann Einkünfte erfasst oder ein Abzug vorgenommen wird, ist für sich genommen keine Änderung der steuerlichen Gewinnermittlungsmethode; ein Wechsel wie von der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) zur periodengerechten Methode (Accrual Method) ist es und braucht in der Regel die Zustimmung des IRS (Publication 538). Siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Die Umsatzkosten bestimmen die Bruttomarge

Ein SaaS-Start-up in der Seed-Phase hat einen Monatsumsatz von $50.000. Das Hosting kostet $8.000, die Zahlungsgebühren $1.500 und die Gehälter im Support $4.500. Diese $14.000 gehören in die Umsatzkosten, die Bruttomarge beträgt also 72 %. Bucht der Standardkontenplan dieselben drei Kosten in G&A, sind die Umsatzkosten $0 und die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt 100 %; Investoren rechnen die 72 % dann aus den Rechnungen nach.

Die Arbeitszeit eines Entwicklers aufteilen

Zwei Entwickler erhalten jeweils $15.000 im Monat. Jeder verbringt 80 % der Zeit mit dem neuen Produkt und 20 % mit Korrekturen für Live-Kunden. Nach der schriftlichen Richtlinie des Start-ups weist R&D $24.000 aus und die Umsatzkosten $6.000. Ein zeitnah geführter Zeitnachweis stützt die Aufteilung in den Büchern. Die Aufteilung in den Büchern legt die qualifizierten Löhne für die Gutschrift nicht fest: Deren eigene Tests, darunter eine jährliche Substantially-all-Regel, können ein anderes Ergebnis ergeben.

Ein einziges Konto „Auftragnehmer“

Ein einziges Konto „Auftragnehmer“ enthält $12.000 im Monat: einen Entwickler in den USA mit $9.000 und einen Buchhalter mit $3.000. Die Aufteilung verschiebt $9.000 nach R&D und $3.000 nach G&A. Für die Gutschrift können höchstens 65 % der $9.000 des Entwicklers, also $5.850, zählen, und nur wenn der Entwickler in den USA ansässig ist, die Forschung qualifiziert und der Vertrag vor Arbeitsbeginn geschlossen wurde.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Finanzierungsrunde oder Board-Sitzung steht in einigen Monaten an, und die Gewinn- und Verlustrechnung kann Bruttomarge oder R&D nach Funktion nicht zeigen, oder Ihre Bücher laufen auf einem Standardkontenplan und frühere Monate müssen neu zugeordnet werden: Welche Konten Sie behalten, wie Sie die Historie neu darstellen und wie die Zeilen in die Steuererklärung gelangen, hängt von Ihren Unterlagen ab; siehe Buchhaltung für Start-ups.
• Ihre LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, wird zur C Corporation, oft vor einer Seed-Runde: Eigenkapitalkonten und die Spalte der Steuererklärung in der Tabelle oben ändern sich ab dem Umwandlungsstichtag; siehe Ein Start-up in eine Delaware-Kapitalgesellschaft umwandeln.
• Sie brauchen das Board-Paket und den Monatsabschluss: siehe Monatliche Finanzberichte für Investoren und das Board.
• GPUs, Modell-APIs oder Cloud-Hosting treiben Ihre Kosten: siehe Cloud-Rechenkosten in der Buchhaltung.
• Kunden zahlen Jahrestarife im Voraus: siehe passive Rechnungsabgrenzung bei SaaS-Abonnements.
• Ihre Bücher sind im Rückstand oder in einer Tabelle: siehe Bücher vor der Finanzierung bereinigen und holen Sie sich Buchhaltungshilfe.
• Sie wählen Software aus oder planen das erste Jahr nach einer Finanzierungsrunde: siehe Buchhaltungssoftware für Start-ups vor der Finanzierung und Buchhaltung für ein Start-up mit Risikokapital.
• Sie möchten die Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer nutzen, oder Entwickler arbeiten außerhalb der USA: siehe Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer und Softwareentwicklung im Ausland.