Comptabiliser un remboursement : client et fournisseur

Un remboursement dans mon flux bancaire est-il un revenu, et comment l'inscrire comme un remboursement?

Un remboursement qui apparaît dans votre flux bancaire n'est pas un revenu en soi. Un remboursement accordé à un client réduit vos ventes. Un remboursement qu'un fournisseur vous envoie réduit la dépense ou l'achat dont il provient. Ni l'un ni l'autre n'est une nouvelle vente ni une nouvelle dépense (Publication 334; Publication 525). L'exception est le remboursement par un fournisseur d'une somme que vous avez déduite dans une année antérieure : il n'est un revenu que dans la mesure où cette déduction a réduit votre impôt, et ce cas est une question pour un CPA (Certified Public Accountant).

Un flux bancaire ne montre qu'un dépôt ou un paiement, et la catégorie suggérée est souvent un revenu ou une dépense. Dans un flux, un « crédit » signifie de l'argent qui entre, ce qui explique qu'un remboursement de fournisseur soit étiqueté comme un revenu. Rattachez plutôt la ligne à la facture d'origine. Un remboursement de fournisseur inscrit comme un revenu laisse en place la dépense d'origine, de sorte que les revenus et les dépenses ressortent tous deux trop élevés. Un remboursement de client inscrit comme une dépense laisse les ventes trop élevées. Le bénéfice peut sembler juste alors que les recettes brutes, les dépenses et la comparaison avec le formulaire 1099-K ne le sont pas.

Si vous avez déjà inscrit un remboursement comme un revenu ou comme une dépense, corrigez cette ligne dans l'année ouverte : rattachez un dépôt de fournisseur à la facture d'origine sous forme de crédit de fournisseur, et un versement à un client à la facture d'origine sous forme de note de crédit. Si l'année est close ou si la déclaration est produite, ne modifiez pas les anciennes écritures; consultez les dépôts et dépenses non classés.

Un dossier n'est pas simple, et mérite l'examen d'un professionnel, quand le remboursement chevauche la fin d'année, arrive dans un versement du processeur de paiements, comprend de la taxe de vente ou laisse un formulaire 1099-K qui ne concorde pas avec les livres. Rassemblez la facture d'origine, la confirmation du remboursement ou du crédit, le rapport du processeur et tout formulaire 1099-K.

Comment inscrire un remboursement accordé à un client, et où figure-t-il à l'annexe C?

Émettez une note de crédit ou un remboursement en regard de la facture d'origine, pour le montant total ou pour la partie remboursée. Une note de crédit est un document qui réduit ce qu'un client vous doit, ou qui montre que vous lui devez de l'argent, à cause d'un retour ou d'une baisse de prix. Le paiement du remboursement règle la note de crédit; l'argent qui sort n'est donc jamais une dépense. La Publication 334 traite les crédits accordés pour des marchandises retournées, et les autres rabais sur les ventes, comme des déductions des ventes brutes.

À l'annexe C, inscrivez les remboursements comme un nombre positif à la ligne 2. Une LLC à propriétaire unique produit aussi l'annexe C, sauf si elle a choisi d'être imposée comme une société. La ligne 2 comprend un remboursement en argent ou en crédit pour des produits retournés, et une réduction de prix accordée à la place (instructions de l'annexe C). Les recettes brutes (ligne 1) moins la ligne 2 donnent les recettes nettes (ligne 3). Une entreprise de services suit le même chemin : son bénéfice brut égale les recettes nettes, soit les recettes brutes moins les remboursements, les ristournes et les autres rabais (Publication 334).

Une société inscrit les remboursements en argent et en crédit à la ligne 1b du formulaire 1120 ou du formulaire 1120-S. Une société de personnes dispose d'une ligne 1b « moins retours et rabais » dans le formulaire 1065.

Si un produit retourné retourne sur vos tablettes, remettez-le dans les stocks pour que le coût des marchandises vendues baisse aussi; rembourser le prix seulement laisse le bénéfice trop bas. Si vous gardez des frais de réapprovisionnement, seul le montant rendu est un remboursement. Il s'agit d'une pratique de tenue de livres.

Si la vente comprenait de la taxe de vente, séparez le remboursement. Lorsque la taxe est imposée à l'acheteur et que vous la percevez pour l'État, seul le prix réduit les ventes, et la part de taxe réduit la taxe de vente à payer (Publication 334). Lorsque votre État impose la taxe au vendeur que vous êtes, la taxe fait partie de vos recettes brutes et les règles diffèrent; consultez les écritures de taxe de vente. Pouvoir récupérer une taxe déjà envoyée à l'État relève du droit de l'État : consultez la production des déclarations de taxe de vente.

Comment inscrire un remboursement que me verse un fournisseur?

Rattachez le dépôt à la facture d'origine au moyen d'un crédit de fournisseur, et gardez-le hors des ventes et des autres revenus. Un crédit de fournisseur est l'écriture qui relie le remboursement, ou la note de crédit du fournisseur, à la facture. Le remboursement réduit le même compte de dépenses que celui de la facture. Pour des marchandises achetées pour être revendues, les retours et les rabais viennent en déduction du total des achats (Publication 334). Quand le remboursement et la dépense tombent dans la même année, le remboursement réduit la déduction et n'est pas déclaré comme un revenu (Publication 525).

Si le fournisseur garde des frais de réapprovisionnement ou d'annulation, seul le montant qu'il renvoie réduit la facture; les frais restent une dépense. Si un remboursement arrive en moins, après des frais de virement ou une variation du taux de change, inscrivez le remboursement en regard de la facture et la différence comme des frais bancaires ou un écart de change, pas comme un revenu. Il s'agit d'une pratique de tenue de livres.

Demandez au fournisseur une note de crédit ou une confirmation de remboursement qui indique la facture et le montant.

Nous avons payé deux fois la facture d'un fournisseur et il en a remboursé une : que dois-je inscrire?

Vérifiez comment le deuxième paiement a été inscrit, puis gardez la dépense de la facture à un seul montant et le remboursement hors des revenus. La preuve de paiement seule n'établit pas une déduction; la facture montre le coût réellement engagé (Publication 583). Un deuxième paiement d'une même facture n'a pas de deuxième facture derrière lui.

1. Trouvez les deux paiements et la facture unique.
2. Demandez au fournisseur une confirmation de remboursement ou de crédit qui indique la facture.
3. Si le deuxième paiement a été imputé aux dépenses, inscrivez le remboursement comme un crédit à cette dépense de fournisseur. S'il figure comme une somme que le fournisseur vous doit, rattachez le remboursement à ce solde; le bénéfice ne change pas. Ne l'inscrivez jamais comme un dépôt aux revenus.
4. Si le fournisseur accorde un crédit sur la prochaine facture plutôt que de l'argent, inscrivez un crédit de fournisseur et appliquez-le, de sorte que le prochain paiement soit plus petit.

Si le remboursement est toujours en attente à la fin de l'année, gardez-le comme une somme que le fournisseur vous doit. Si le doublon a été déduit dans une déclaration produite et que le remboursement arrive dans une année ultérieure, c'est le cas de la déduction d'une année antérieure décrit dans la section suivante, une question pour un CPA.

Le remboursement arrive dans une année postérieure à la dépense : est-ce alors un revenu?

Le remboursement par un fournisseur d'une dépense d'une année antérieure n'est un revenu que dans la mesure où cette déduction a réduit votre impôt. Un entrepreneur individuel déclare à l'annexe C le recouvrement d'un élément déduit dans une année antérieure, sauf la partie de la déduction antérieure qui n'a pas réduit l'impôt. Si vous en excluez une partie, la déclaration doit comprendre un calcul qui explique comment (Publication 334; 26 USC 111). Le recouvrement compte dans l'année où vous le recevez, et l'augmentation d'une perte ou d'un crédit reporté qui découlait de la déduction compte comme une réduction de l'impôt (Publication 525; 26 USC 111(c)). Un remboursement qui réduit un coût ayant donné droit à un crédit d'impôt peut plutôt entraîner la réintégration du crédit (26 USC 111(b)); c'est une question pour un CPA.

Une société de personnes déclare un recouvrement comme autre revenu (perte) à l'annexe K, ligne 11, code J (article 111); une société de type S fait de même à l'annexe K, ligne 10, code J (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S). Les autres revenus d'une société de type C, à la ligne 10 du formulaire 1120, comprennent le recouvrement de créances douteuses déduites dans des années antérieures; où va le remboursement d'une autre déduction est une question pour un CPA, tout comme la façon de vérifier l'avantage fiscal pour les propriétaires et un remboursement sur de l'équipement ou un autre bien amorti, que la règle du recouvrement ne couvre pas (Publication 334).

Le côté client est différent. La Publication 525 précise que ses règles sur les remboursements, y compris la règle spéciale pour les gros remboursements, ne s'appliquent pas aux retours et rabais (Publication 525). Cette exclusion suit la loi sur la revendication de droit (claim of right), qui écarte les déductions liées à des ventes de stocks ou de biens détenus pour la vente (26 USC 1341(b)(2)). Le remboursement de frais de services d'une année antérieure peut exiger un examen distinct de la revendication de droit. La façon dont le remboursement d'une vente d'une année antérieure paraît dans la déclaration est une question pour un CPA.

Ces règles de calendrier suivent la méthode de caisse, selon laquelle un revenu compte quand il est reçu et une dépense quand elle est payée. Selon la méthode d'exercice, un revenu compte dans l'année où il est gagné et une dépense dans l'année où elle est engagée (Publication 538). Selon la méthode d'exercice, un remboursement ou une baisse de prix sur une vente ultérieure prend généralement effet sur le plan fiscal quand il est payé, ou quand la vente ultérieure est constatée, et une exception pour les éléments récurrents peut déplacer l'année (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Un remboursement près de la fin de l'année est une question pour un CPA. Consultez méthode de caisse ou méthode d'exercice et factures payées dans l'année d'imposition suivante.

Comment accorder un remboursement partiel sur une facture, ou émettre une note de crédit ou un crédit en magasin?

Inscrivez un remboursement partiel de la même façon qu'un remboursement total, pour la partie remboursée seulement. Créez une note de crédit de ce montant en regard de la facture; le paiement du remboursement la règle. Une réduction de prix accordée à la place d'un remboursement va aussi à la ligne 2 de l'annexe C (instructions de l'annexe C).

Dans vos livres, une note de crédit réduit les ventes quand vous l'émettez, et la Publication 334 traite les crédits pour marchandises retournées et les autres rabais sur les ventes comme des déductions des ventes brutes (Publication 334). Un crédit en magasin utilisable seulement sur des achats futurs est différent sur le plan fiscal : dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, il prend généralement effet avec la vente ultérieure (26 CFR 1.461-4(g)(3)); faites donc vérifier les crédits de fin d'année en fonction de votre méthode. Tant que le client ne l'a pas utilisé, c'est une somme que vous lui devez. Quand il le dépense, inscrivez la nouvelle vente en entier et appliquez le crédit comme une partie du paiement, de sorte qu'aucun encaissement ne soit inscrit deux fois. La façon d'inscrire le solde du crédit est une pratique courante de tenue de livres, pas une règle de l'IRS.

Pourquoi mon formulaire 1099-K ne concorde-t-il pas avec mes livres après des remboursements?

Parce que la case 1a est brute par conception. Elle compte chaque opération à son montant intégral le jour où elle a eu lieu, sans ajustement pour les crédits, les rabais, les frais, les montants remboursés, l'expédition ou tout autre montant (instructions du formulaire 1099-K). L'IRS précise qu'un paiement figurant sur le formulaire n'est pas nécessairement un revenu imposable, et il dit aux bénéficiaires de vérifier leurs registres pour ces éléments (IRS : que faire avec le formulaire 1099-K). Une vente de décembre remboursée en janvier reste donc entière sur le formulaire de décembre.

Pour faire concorder le formulaire avec vos livres, partez de la case 1a et soustrayez les montants remboursés et les crédits. Pour un entrepreneur individuel, ce sont les montants de la ligne 2 de l'annexe C. Le reste du pont, y compris les rabais, la taxe de vente, les frais et les encaissements que le formulaire ne montre pas, se trouve dans rapprocher les ventes et les versements. Si le formulaire lui-même est erroné, ou porte un mauvais nom ou un mauvais numéro d'identification fiscale, consultez un formulaire fiscal de plateforme erroné ou corrigé.

Et si le remboursement est déduit à même un versement du processeur de paiements, ou revient sous forme de rétrofacturation?

Un versement peut arriver net des remboursements et des frais; le flux bancaire montre alors un seul dépôt plus petit et aucune ligne de remboursement. Inscrivez les ventes brutes, les remboursements et les frais d'après le rapport du processeur, pour que le dépôt concorde avec le net. Inscrire le dépôt net comme des ventes, puis saisir aussi le remboursement séparément, compte le remboursement deux fois.

Une rétrofacturation (chargeback) est la reprise de l'argent par l'émetteur de la carte d'un client, par l'entremise du processeur. C'est un processus du réseau de cartes, et les instructions du formulaire 1099-K n'en disent rien. Comme la case 1a est établie sans égard aux remboursements ni à tout autre montant, une rétrofacturation se trouve probablement encore dans le total du formulaire. La façon d'inscrire un litige perdu dépend de la raison pour laquelle il a été perdu. Rapprocher les ventes et les versements décrit la méthode, et une rétrofacturation importante, répétée ou de fin d'année est une question pour un CPA.

Les rapports de versement diffèrent selon le processeur. Pour une plateforme précise, consultez les guides sur les versements d'un processeur de paiements, les versements d'une boutique en ligne, les dépôts d'un point de vente et les rapports de règlement d'une place de marché.

Quels documents dois-je conserver pour un remboursement?

Conservez les documents qui appuient chaque écriture. La Publication 583 énumère les bordereaux de vente, les factures payées, les factures, les reçus, les bordereaux de dépôt et les chèques annulés comme documents à l'appui des livres et de la déclaration (Publication 583).

La durée de conservation est expliquée dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Un remboursement partiel sur une commande en ligne

Une boutique en ligne vend une commande de 1 500 $ US et rembourse plus tard 300 $ US pour un article endommagé. Elle émet une note de crédit de 300 $ US en regard de cette vente et paie le remboursement. Les ventes nettes de la commande sont de 1 200 $ US, et le paiement de 300 $ US n'est pas une dépense. Le formulaire 1099-K du processeur compte quand même les 1 500 $ US en entier; les livres se trouvent donc 300 $ US sous la case 1a pour cette commande. Le remboursement explique l'écart.

La facture d'un fournisseur payée deux fois

Un entrepreneur paie deux fois en mars la facture de 2 000 $ US d'un fournisseur et impute les deux paiements aux dépenses. Le fournisseur rembourse 2 000 $ US en avril. Appliqué à la même dépense de fournisseur, le remboursement laisse l'année avec 2 000 $ US de dépenses et aucun revenu additionnel. Inscrit plutôt comme un revenu, il ferait ressortir 4 000 $ US de dépenses et 2 000 $ US de revenus qui n'ont jamais existé.

Un abonnement remboursé d'une année antérieure

Un abonnement logiciel de 500 $ US a été déduit l'an dernier selon la méthode de caisse. En février de cette année, le fournisseur le rembourse. Le remboursement n'est pas déduit des dépenses de cette année; c'est un recouvrement de la déduction de l'an dernier. Si cette déduction a réduit l'impôt de l'an dernier, les 500 $ US sont un revenu cette année. Si elle n'a réduit l'impôt qu'en partie, seule cette partie est un revenu; si elle ne l'a pas réduit du tout, rien n'en est un. Une déduction qui a seulement augmenté une perte reportée compte quand même comme une réduction de l'impôt. La déclaration de l'an dernier et les registres des reports en décident; un CPA fait donc le calcul.

Votre situation est différente?

• Des remboursements se trouvent dans des versements de processeur et les dépôts ne concordent jamais avec les ventes : commencez par rapprocher les ventes et les versements, puis apportez les rapports du processeur à de l'aide en tenue de livres.
• Votre formulaire 1099-K est bien au-dessus de vos livres et les remboursements ne l'expliquent pas : consultez rapprocher les ventes et les versements, ou un formulaire fiscal de plateforme erroné ou corrigé si le formulaire lui-même semble erroné; si l'écart persiste, apportez-le à de l'aide en tenue de livres.
• Un remboursement chevauche deux années d'imposition ou annule une déduction que vous avez prise plus tôt : consultez méthode de caisse ou méthode d'exercice, et apportez la déclaration antérieure et les tableaux des pertes reportées à de l'aide en tenue de livres.
• Une déclaration produite a compté un remboursement comme un revenu, ou l'a omis : consultez modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise pour un entrepreneur individuel, ou corriger une déclaration d'entreprise produite pour une société de personnes ou une société de type S, et apportez la déclaration et les livres à de l'aide en tenue de livres pour que les deux soient corrigés ensemble.
• De la taxe de vente a déjà été versée sur des ventes remboursées, ou un fournisseur l'a facturée par erreur : consultez la production des déclarations de taxe de vente, la taxe de vente à payer qui ne concorde pas avec la déclaration et les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente; si les livres n'ont jamais reflété les remboursements, apportez les déclarations à de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez remboursé un dépôt ou une provision avant que le travail soit fait, ou payé un remboursement à partir d'un compte personnel ou d'une application : la façon d'inscrire un dépôt dépend de la question de savoir s'il a été compté comme un revenu à son arrivée, et un remboursement payé d'un compte personnel doit aussi montrer que le propriétaire a fourni les fonds; consultez factures payées dans l'année d'imposition suivante et apportez les registres à de l'aide en tenue de livres.
• D'autres éléments du flux bancaire ressemblent à des revenus sans en être : consultez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement et les dépôts et dépenses non classés, ainsi que de l'aide en tenue de livres si des mois de ces éléments sont à examiner.
• Des mois de remboursements n'ont jamais été inscrits : consultez rattraper une tenue de livres en retard et de l'aide en tenue de livres.