किराये की संपत्ति के रिकॉर्ड: रसीद न हो तो क्या रखें

मकान मालिक को Schedule E के लिए किराये की संपत्ति के कौन-से रिकॉर्ड रखने चाहिए?

ऐसे रिकॉर्ड रखें जो रिटर्न की किराये की हर आय और हर कटौती साबित करने के लिए काफ़ी हों। कानून इन्हें ज़रूरी बनाता है (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), लेकिन आमतौर पर किसी खास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता, और हर मद साबित करने की ज़िम्मेदारी करदाता की है (IRS का रिकॉर्ड रखना)। Schedule E के निर्देश चेतावनी देते हैं कि सही दस्तावेज़ों के बिना आपको ज़्यादा कर देना पड़ सकता है और जुर्माना लग सकता है।

Schedule E के निर्देश और Publication 527 रिकॉर्ड रखने को कहते हैं, पर उनकी सूची नहीं देते। IRS का छोटे व्यवसाय के रिकॉर्ड का पृष्ठ और Publication 583 इसके सबसे करीब हैं; किराये की संपत्ति पर लागू करने पर यह काम की सूची बनती है:

मामला तब सीधा नहीं रहता जब कई साल के रिकॉर्ड गायब हों, IRS का पत्र Schedule E का सबूत माँगे, बिक्री आने वाली हो और आधार (basis) के रिकॉर्ड खो गए हों, संपत्ति कई स्वामियों या किसी संस्था के पास हो, या स्वामी विदेश में रहता हो। नीचे के भाग सामान्य मामला बताते हैं और यह भी कि वह कहाँ खत्म होता है।

पहले ये इकट्ठा करें: लीज़, किराये से जुड़े हर बैंक और कार्ड खाते के विवरण, खरीद का क्लोज़िंग स्टेटमेंट, Forms 1098 और 1099, संपत्ति कर के बिल, प्रॉपर्टी मैनेजर के स्वामी-विवरण, और आपने जिन-जिन कामगारों को भुगतान किया उनकी नाम-पते वाली सूची।

कौन-से आय रिकॉर्ड मायने रखते हैं: लीज़, किराये का खाता-बही, जमा और प्लेटफ़ॉर्म की रिपोर्ट?

ऐसे रिकॉर्ड रखें जो दिखाएँ कि संपत्ति के इस्तेमाल के बदले आपको कितनी रकम मिली, किसने दी और कब। किराये की आय संपत्ति के इस्तेमाल या कब्ज़े के बदले हर भुगतान है, सिर्फ़ मासिक किराया नहीं (Publication 527)।

• लीज़ और संशोधन। इनसे किराया, सुरक्षा जमा की शर्तें और यह पता चलता है कि कौन-से बिल कौन भरेगा।
• किराये का खाता-बही। हर भुगतान की एक लाइन: तारीख, किरायेदार, संपत्ति, रकम, तरीका। हर लाइन को बैंक, पेमेंट ऐप या ट्रांसफ़र के रिकॉर्ड से मिलाएँ। नकद किराये की रसीद दें और रसीद-बुक सँभालकर रखें; Publication 583 रसीद-बुक और बैंक जमा पर्चियों को कुल प्राप्तियों के रिकॉर्ड में गिनता है।
• सुरक्षा जमा और अग्रिम किराया। सुरक्षा जमा मिलते समय आय है या नहीं, यह इस पर निर्भर है कि आपको उसे लौटाना पड़ सकता है या नहीं। अग्रिम किराया, यानी वह जमा जो आखिरी महीने का किराया बनेगी, मिलते ही आय है (Topic 414)। लीज़ की वह शर्त और जमा का रिकॉर्ड रखें; इसे बही में कैसे दर्ज करें यह किराये की बही में सुरक्षा जमा में है।
• प्लेटफ़ॉर्म की रिपोर्ट। भुगतान की रिपोर्ट और Forms 1099-K दिखाते हैं कि प्लेटफ़ॉर्म ने कितना सँभाला, जो आपके कमाए किराये से अलग हो सकता है। दोनों रखें और मिलाएँ; पेमेंट प्लेटफ़ॉर्म के फ़ॉर्म पर किराया देखें।

किराये की मरम्मत या खर्च की कटौती के लिए क्या रसीद या चालान ज़रूरी है?

कानून आमतौर पर कोई खास दस्तावेज़ नहीं माँगता, लेकिन आपके रिकॉर्ड मिलाकर पाँच बातें दिखाएँ: भुगतान पाने वाला, रकम, भुगतान का सबूत, खर्च की तारीख, और क्या खरीदा या क्या काम हुआ उसका ब्योरा। IRS कहती है कि इन्हें पूरा करने के लिए कई दस्तावेज़ों का मेल चाहिए हो सकता है (IRS)। इसमें यह भी जोड़ें कि खर्च किस संपत्ति के लिए था।

यात्रा और कार का खर्च अपवाद है: कानून इन्हें तभी मानता है जब आप रकम, समय और जगह, और व्यावसायिक उद्देश्य साबित करें, पर्याप्त रिकॉर्ड से या ऐसे पर्याप्त सबूत से जो आपके अपने बयान की पुष्टि करे (26 U.S.C. 274(d); Publication 527)। इस मार्गदर्शिका का बाकी हिस्सा सामान्य मरम्मत, सामान और शुल्क के बारे में है।

Publication 583 खर्च के दस्तावेज़ों में कैंसल किए गए चेक, कैश रजिस्टर की पर्चियाँ, खाता विवरण, कार्ड की बिक्री पर्चियाँ, चालान और पेटी कैश पर्चियाँ गिनाती है। छोटी खरीद समेत रसीद के सामान्य नियम रसीद की ज़रूरतें में हैं। अगर भंडारण IRS की कसौटियों पर खरा उतरे, तो फ़ोटो या स्कैन कागज़ की जगह चल सकता है: स्कैन की गई रसीदें देखें।

क्या क्रेडिट कार्ड लेन-देन की सूची काफ़ी है, या हर रसीद चाहिए?

अकेला विवरण भुगतान साबित करता है, कटौती नहीं। Publication 583 कहती है कि खर्च हुआ यह दिखाने के लिए दूसरे दस्तावेज़ भी रखें, जैसे बिक्री पर्चियाँ और चालान।

कैंसल किए गए चेक के बिना, वित्तीय संस्था का तैयार किया साफ़ पढ़ा जाने वाला विवरण भुगतान साबित कर सकता है, अगर उसमें रकम, पाने वाले का नाम और तारीख हो (और चेक के मामले में चेक नंबर)।

विवरण की हार्डवेयर स्टोर वाली लाइन दिखाती है कि आपने स्टोर को पैसे दिए। यह नहीं दिखाती कि आपने क्या खरीदा, खर्च किस संपत्ति के लिए था, या काम मरम्मत था या सुधार। स्टोर का आइटम-वार रिकॉर्ड और हर संपत्ति के लिए एक छोटा नोट जोड़ें। विवरण से आपकी खुद टाइप की हुई सूची विवरण नहीं है; मूल प्रति रखें।

कारीगर ने चालान नहीं दिया तो नकद दी गई मरम्मत का क्या सबूत होगा?

अगर चालान नहीं है, तो ऐसे रिकॉर्ड जुटाएँ जो मिलकर भुगतान पाने वाला, रकम, भुगतान, तारीख और उद्देश्य दिखाएँ। कारीगर का विस्तृत हस्ताक्षर किया हुआ बयान इनमें से कई बातें पूरी कर सकता है; बाकी कमियाँ दूसरे सबूतों से भरें।

जब आपदा में रिकॉर्ड खो जाते हैं, तो IRS सबूत के तौर पर ठेकेदारों के वे बयान गिनाती है जो काम और लागत की पुष्टि करें, तस्वीरें, और बैंक व कार्ड के विवरण (IRS); इसे इस बात का संकेत मानें कि सबूत क्या गिना जाता है, रोज़मर्रा की किसी कमी के लिए नियम नहीं।

कारीगर से अभी बयान लें: नाम, संपत्ति का पता, किया गया काम, रकम, भुगतान की तारीख, और बयान लिखे जाने की तारीख। अपना लिखा हर नोट उसी दिन की तारीख के साथ रखें, और कभी ऐसा दस्तावेज़ न बनाएँ जो ऐसा लगे जैसे भुगतान के समय बना था। ठेकेदारों को नकद भुगतान देखें।

जो स्रोत तय नहीं करते। IRS के रिकॉर्ड रखने के पृष्ठ और Publications 527 व 583 यह नहीं बताते कि जब किसी खर्च का कोई रिकॉर्ड न हो तो क्या उसका अनुमान लगाया जा सकता है। यह तथ्यों पर निर्भर करता है, और बिना सबूत का खर्च जाँच में नामंज़ूर हो सकता है। यात्रा और कार का खर्च अपवाद है: उनके लिए ऊपर बताए रिकॉर्ड चाहिए। यहाँ की कोई बात कटौती की गारंटी नहीं देती। आगे के लिए, चालान के साथ चेक या ट्रांसफ़र हो तो तारीख, काम, रकम और भुगतान, सब रिकॉर्ड में रहते हैं।

मूल्यह्रास और भविष्य की बिक्री के लिए खरीद और सुधार के कौन-से रिकॉर्ड रखूँ?

क्लोज़िंग स्टेटमेंट, सुधार का हर चालान और हर साल का मूल्यह्रास तब तक रखें जब तक उस वर्ष की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए जिसमें आप संपत्ति का निपटान करते हैं (IRS)। ये तय करते हैं कि आप अभी कितना मूल्यह्रास लेते हैं और बिक्री पर लाभ या हानि कितनी होगी (Publication 583)। दोनों आपके आधार (basis) पर चलते हैं, यानी मोटे तौर पर जो आपने चुकाया, उसमें सुधार जोड़कर मूल्यह्रास घटाने के बाद की रकम।

क्लोज़िंग स्टेटमेंट के लिए उसे बही में दर्ज करना देखें। मरम्मत या सुधार के लिए मरम्मत की मार्गदर्शिका देखें। जिन सालों का मूल्यह्रास नहीं लिया गया, उसके लिए छूटा हुआ मूल्यह्रास देखें।

किराये के रिकॉर्ड कितने समय तक रखूँ, और क्या बेचने पर घड़ी बदल जाती है?

रिटर्न की किसी मद को साबित करने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए (रिफ़ंड के लिए रिटर्न में संशोधन करने का समय, या IRS के पास और कर निर्धारित करने का समय), आमतौर पर फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद। संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस वर्ष की अवधि खत्म न हो जाए जिसमें आप संपत्ति का कर योग्य निपटान करते हैं (IRS; Topic 305)।

बेचने पर घड़ी बदल जाती है: किराये की खरीद और सुधार के रिकॉर्ड किराये से कई साल ज़्यादा चल सकते हैं। लंबी अवधियाँ भी लागू होती हैं: 6 साल, अगर आप रिटर्न में दिखाई कुल आय के 25% से ज़्यादा की आय छोड़ दें (बढ़ाकर बताया गया आधार भी छोड़ी गई आय गिना जाता है, 26 U.S.C. 6501(e)); रिफ़ंड के दावे के लिए फ़ाइल करने से 3 साल या भुगतान से 2 साल, जो बाद में हो; और अगर रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ या रिटर्न धोखाधड़ी वाला था तो कोई सीमा नहीं। अगर किराये की हानि आगे ले जाई गई है, तो आय और खर्च के रिकॉर्ड और हानि की वर्कशीट तब तक रखें जब तक उसे इस्तेमाल करने वाले रिटर्न की अवधि बंद न हो (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e))। सामान्य नियम व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में हैं। फ़ाइल किए रिटर्न की प्रतियाँ भी रखें। ऋणदाता और बीमा कंपनियाँ ज़्यादा समय माँग सकती हैं, और IRS कहती है कि फेंकने से पहले जाँच लें।

कारीगरों और सफ़ाई करने वालों से क्या लूँ, और Form 1099 कब फ़ाइल करना होगा?

पहले भुगतान से पहले हर कामगार से Form W-9 और चालान माँगें। तारीख, संपत्ति का पता, काम और रकम वाला चालान कटौती साबित करने में मदद करता है; भुगतान का सबूत भी रखें। IRS सुझाती है कि अमेरिकी भुगतान पाने वाले से Form W-9 भरवाएँ (सामान्य निर्देश)।

आप Form 1099-NEC उस व्यक्ति के लिए फ़ाइल करते हैं जिसे आपने अपने व्यापार या व्यवसाय के दौरान साल भर में सेवाओं के लिए कम से कम $2,000 दिए, और ऐसे हर भुगतान पाने वाले के लिए, जिससे आपने बैकअप विथहोल्डिंग के नियमों के तहत संघीय आयकर काटा, चाहे रकम कुछ भी हो (निर्देश)। 2025 तक के भुगतानों के लिए सीमा $600 थी। इसे IRS के पास फ़ाइल करें और कामगार को एक प्रति दें, भुगतान वर्ष के बाद 31 जनवरी तक (अगर वह दिन सप्ताहांत या छुट्टी पर पड़े तो अगले कार्यदिवस तक)। अगर कामगार कर पहचान संख्या न दे, तो रिपोर्ट योग्य भुगतानों पर 24% का बैकअप विथहोल्डिंग लग सकता है, और जो भुगतानकर्ता उसे नहीं काटता वह न काटी गई रकम के लिए ज़िम्मेदार हो सकता है (W-9 के निर्देश)। Schedule E की line A पूछती है कि क्या आपने ऐसे भुगतान किए जिनके लिए Form 1099 चाहिए था।

कोई खास किराये की संपत्ति व्यापार या व्यवसाय है या नहीं, और कौन-से भुगतान पाने वाले गिने जाएँगे, यह तथ्यों पर निर्भर है। निजी भुगतान और, आमतौर पर, कंपनियों को भुगतान आप रिपोर्ट नहीं करते। कार्ड भुगतान और थर्ड-पार्टी पेमेंट नेटवर्क के भुगतान प्रोसेसर Form 1099-K पर रिपोर्ट करता है, आप नहीं; जो ऐप सिर्फ़ बैंक खातों के बीच पैसा भेजता है वह ऐसा नेटवर्क नहीं है, इसलिए दर्ज करें कि हर भुगतान कैसे हुआ और बैंक ट्रांसफ़र को कामगार के कुल में गिनें (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, Example 3)। कौन गिना जाएगा, यह मकान मालिकों के लिए 1099 मार्गदर्शिका में है।

मरम्मत के सुरक्षित दायरे चालानों पर कैसे निर्भर हैं?

हर सुरक्षित दायरा अलग रिकॉर्ड पर टिका है। सुरक्षित दायरा तय करता है कि लागत की कटौती होगी या उसे पूँजी में जोड़ा जाएगा; यह रकम और भुगतान साबित करने की ज़रूरत खत्म नहीं करता।

इनकी कसौटियाँ और सीमाएँ मरम्मत या सुधार में हैं, जो IRS के tangible property पृष्ठ और 26 CFR 1.263(a)-3 पर आधारित हैं। नियम de minimis की सीमा हर चालान पर, या चालान से साबित हर मद पर रखता है (26 CFR 1.263(a)-1(f)), इसलिए बिना चालान का नकद काम सीमा के भीतर बिठाना मुश्किल है। उसी चालान पर डिलीवरी या इंस्टॉलेशन के शुल्क भी सीमा में गिने जाते हैं। कोई IRS स्रोत नहीं बताता कि गायब चालान की जगह क्या चलेगा।

पिछले सालों के जो रिकॉर्ड पहले से गायब हैं, उनका क्या करूँ?

जिन लोगों के पास प्रतियाँ हैं उनसे माँगें और जो वे भेजें उससे तारीख वाला लॉग दोबारा बनाएँ। IRS की पुनर्निर्माण सूची, जो आपदाओं के लिए लिखी गई है, दिखाती है कि वह करदाताओं को कहाँ भेजती है (IRS); प्रॉपर्टी मैनेजर एक और स्रोत है:

1. कर रिकॉर्ड। रिटर्न ट्रांसक्रिप्ट (ऑनलाइन निःशुल्क), खाता ट्रांसक्रिप्ट और वेतन व आय के विवरण IRS से मिलते हैं (ट्रांसक्रिप्ट)। पुराने रिटर्न की फ़ोटोकॉपी Form 4506 पर माँगी जाती है, जिसकी फ़ीस प्रति रिटर्न $30 है; आपदा के अनुरोधों पर IRS फ़ीस माफ़ कर देती है।
2. खरीद के दस्तावेज़। टाइटल कंपनी, एस्क्रो कंपनी या ऋणदाता जिसने खरीद सँभाली। ज़मीन को इमारत से अलग करने के लिए आकलित मूल्य काउंटी असेसर से मिलते हैं।
3. बैंक और कार्ड के विवरण। बैंक या कार्ड कंपनी, जो अक्सर पुराने विवरण ऑनलाइन देती है।
4. ऋण के कागज़। ऋणदाता, Form 1098 और सुधार-ऋण के कागज़ों के लिए।
5. ठेकेदार। ऐसे बयान जो काम और लागत की पुष्टि करें।
6. प्रॉपर्टी मैनेजर। पुराने स्वामी-विवरण, Forms 1099 और उनके करवाए काम के चालान।

अब जो भी बनाएँ उस पर बनाने की तारीख डालें, और जो मिले उसे बिना बदलाव के रखें। कई सालों की कमियों के लिए किराये की संपत्ति का बहीखाता पूरा करना और खोई हुई रसीदें देखें।

अगर IRS का पत्र Schedule E का सबूत माँगे तो क्या करें?

पत्र में वर्ष, मदें और जवाब की तारीख पढ़ें, और उसी तारीख तक जवाब दें; IRS कहती है कि देय तारीख तक जवाब देने से आपके अपील के अधिकार सुरक्षित रहते हैं (IRS)। पत्र के निर्देशों का पालन करें और जो दस्तावेज़ वह माँगे उनकी प्रतियाँ लगाएँ। जहाँ कोई रिकॉर्ड गायब हो, वहाँ ऊपर के भागों से जो दोबारा बना सकें वह भेजें, उस तारीख के साथ जब आपने उसे बनाया, और साफ़ बताएँ कि आपको क्या नहीं मिला। कभी ऐसा दस्तावेज़ न बनाएँ जो अपनी असली उम्र से पुराना लगे। क्या भेजें और कमियों के बारे में क्या कहें, यह पत्र और उसके वर्षों पर निर्भर है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

बिना चालान की नकद मरम्मत

एक मकान मालिक किराये की संपत्ति में रिसते पाइप को ठीक करने के लिए कारीगर को नकद US$1,800 देता है। वह चालान नहीं देता। मकान मालिक उसी हफ़्ते की ATM निकासी, वह संदेश-बातचीत जिसमें कारीगर ने कीमत और दिन बताया, तारीख वाली पहले और बाद की तस्वीरें, फ़िटिंग की स्टोर रसीद, और कारीगर का हस्ताक्षर किया नोट इकट्ठा करता है, जिसमें उसका नाम, संपत्ति का पता, काम, रकम और भुगतान की तारीख है, और जिस पर हस्ताक्षर के दिन की तारीख है। ये मिलकर भुगतान पाने वाले, रकम, भुगतान, तारीख और उद्देश्य को दिखाते हैं। जाँच करने वाला इन्हें मानेगा या नहीं, यह उसके विवेक पर है, और यहाँ की कोई बात कटौती की गारंटी नहीं देती।

कार्ड विवरण काफ़ी नहीं है

एक मकान मालिक का कार्ड विवरण साल भर में हार्डवेयर स्टोर पर US$6,200 दिखाता है, जो दो किराये की संपत्तियों में बँटे हैं। विवरण स्टोर को भुगतान साबित करता है। मकान मालिक स्टोर से आइटम-वार खरीद का इतिहास माँगता है, हर खरीद को संपत्ति के हिसाब से छाँटता है, और निशान लगाता है कि कौन-सी चीज़ें मरम्मत हैं और कौन-सी सुधार।

बारह साल बाद बिक्री, जब क्लोज़िंग स्टेटमेंट खो गया

एक मकान मालिक Year 1 में किराये की संपत्ति खरीदता है, हर साल मूल्यह्रास की कटौती करता है, और Year 6 में छत US$14,000 में बदलवाता है। Year 12 में संपत्ति बिकती है और खरीद का क्लोज़िंग स्टेटमेंट खो चुका है। संपत्ति के रिकॉर्ड Year 12 के रिटर्न की सीमाएँ खत्म होने तक काम के रहते हैं, यानी आमतौर पर उसे फ़ाइल करने के तीन साल बाद, या छह साल अगर दिखाई गई कुल आय के चौथाई से ज़्यादा का लाभ कम बताया गया हो, जो बढ़ाकर बताया गया आधार कर सकता है। मकान मालिक टाइटल कंपनी से प्रतियाँ माँगता है, छत का चालान और हर फ़ाइल किए रिटर्न से मूल्यह्रास इकट्ठा करता है, और हर सुधार की तारीख और लागत के साथ सूची बनाता है।

आपका मामला अलग है?

• कई सालों के रिकॉर्ड गायब हैं, या बहीखाता पीछे है: कौन-सी कमियाँ और किस क्रम में दोबारा बन सकती हैं, यह संबंधित वर्षों और खातों पर निर्भर है। किराये की संपत्ति का बहीखाता पूरा करना देखें; बहीखाता दोबारा बनाना बहीखाता सेवा का काम है।
• IRS का पत्र Schedule E का सबूत माँगता है: पत्र वर्ष और जवाब की तारीख तय करता है, और कौन-सी कमियाँ दोबारा बन सकती हैं और कौन-सा वैकल्पिक सबूत भेजें, यह दोनों पर निर्भर है। रिकॉर्ड दोबारा बनाना बहीखाता सहायता है; खराब रिकॉर्ड पर जुर्माने भी देखें।
• बिक्री आने वाली है और आधार के रिकॉर्ड गायब हैं: किराये की संपत्ति की बिक्री और मूल्यह्रास की वसूली देखें; बिक्री से पहले आधार की फ़ाइल दोबारा बनाना बहीखाता का काम है।
• आपने कभी मूल्यह्रास नहीं लिया: किराये की संपत्ति पर छूटा हुआ मूल्यह्रास देखें।
• किराये की संपत्ति दूसरों के साथ या LLC में है: रिकॉर्ड Schedule E के बजाय साझेदारी रिटर्न के हो सकते हैं; साझा स्वामित्व वाली किराये की संपत्ति और हर किराये की संपत्ति के लिए LLC का बहीखाता देखें।
• आप मेहमानों को सेवाएँ देते हैं या अल्पकालिक किराये पर देते हैं: महत्वपूर्ण सेवाएँ गतिविधि को Schedule C पर ले जाती हैं (Schedule E के निर्देश); वेतन के मुकाबले हानि के रिकॉर्ड अल्पकालिक किराये की हानि के रिकॉर्ड में हैं।
• आप या कोई सह-स्वामी अमेरिका से बाहर रहता है, या किराये की संपत्ति का स्वामी कोई विदेशी व्यक्ति है: अनिवासी मकान मालिक और सीमा-पार कर सहायता देखें।