Form 1120-S Bilançosu (Schedule L) Denk Gelmiyor: Çözümler

Form 1120-S bilançosu (Schedule L) neden denk gelmiyor?

Schedule L, şirketin kayıtlarına göre bilançosudur ve talimatlar bunun şirketin muhasebe kayıtlarıyla uyuşması gerektiğini söyler. Formun yıl başı toplam sütununda (b) ve yıl sonu toplam sütununda (d), toplam varlıklar (15 satırı) toplam borçlar ile hissedar özkaynaklarına (27 satırı) eşit olduğunda denk gelir. Form denk gelmediğinde sebep genellikle muhasebe kayıtları ya da kayıtların forma aktarılış biçimidir. Formu zorla denkleştirmek ikisini de düzeltmez. Satır numaraları yayımlanmış en son formu izler; kendi vergi yılınızınkiyle karşılaştırın.

Şu sırayla kontrol edin:

Sonra farkın büyüklüğüne bakın (bu bir IRS kuralı değil, muhasebe aritmetiğidir). Tek bir tutara eşit fark, tek taraflı bir kayda ya da formda eksik bırakılmış bir hesaba işaret eder; bir tutarın iki katı, yanlış tarafa işlenmiş bir kayda; dokuzun katı ise çoğunlukla yer değiştirmiş rakamlara.

Şu durumlarda durum basit değildir:

• Fark yuvarlamadan fazladır ve belirli kayıtlara kadar izlenemez.
• Geçen yılın kapanış bakiyeleri bu yılın açılış bakiyeleriyle uyuşmuyor.
• Geçen yılın beyannamesi plug ile, yani toplamları zorla uyuşturmak için yapılmış bir kayıtla verilmiş olabilir.
• Kayıtlar birden fazla yılı kapsıyor ve banka hesaplarının mutabakatı hiç yapılmamış.
• Bir hissedar kredisi, dağıtım veya kişisel ödeme bir belgeye bağlanamıyor.
• S seçimi yıl içinde sona ermiş. Talimatlar, yıl sonu bilançosunun genellikle C kısa döneminin sonundaki kayıtlarla uyuşması gerektiğini söyler; şirket 1362(e)(3) maddesi seçimini yaptıysa S kısa döneminin sonundaki kayıtlarla. Bu seçim, C kısa dönemi beyannamesiyle verilen ve S kısa döneminde ya da C kısa döneminin ilk gününde hissedar olan herkesin imzalı onayını taşıyan bir bildirimdir.

Bunlar yalnızca bu yılın muhasebe kayıtlarının değil, daha önceki bir beyannamenin de düzeltilmesi gerektiği anlamına gelebilir.

Toplayın:

• Geçen yıl verilen Form 1120-S; Schedule L, M-1 ve M-2 ile K-1'ler dahil
• İlgili her yıl için yıl sonu deneme bilançosu (trial balance)
• Her hesap için banka ve kart mutabakatları
• Hissedar kredisi defteri ve dağıtım defteri
• Beyanname yazılımının yazdırdığı haliyle Schedule L ve hesap eşleme tablosu

Bir S şirketi Schedule L'yi hiç doldurmak zorunda mı?

Schedule B'nin 11. sorusuna Evet yanıtı veriyorsa zorunlu değildir: toplam hasılat ve yıl sonu toplam varlıklar ayrı ayrı $250.000 altında olmalıdır; bu durumda form, şirketin Schedule L ve M-1'i doldurmasının gerekmediğini söyler. Bu sayfa şirketin Schedule L'yi doldurduğunu varsayar. Kimin doldurması gerektiği, toplam hasılatın neyi kapsadığı ve nasıl oluşturulacağı için kurumsal beyannamedeki Schedule L bilançosu rehberine bakın.

Form 1120-S'te 12 satırı nedir?

Sayfaya bağlıdır. Schedule L'de 12 satırı, amortisman düşülmüş arazidir. 1. sayfada 12 satırı vergiler ve ruhsatlar, yani bir indirimdir. Schedule K'de 12a–12e satırları hissedarlara aktarılan indirimlerdir ve Schedule B'nin 12. sorusu iptal edilmiş veya azaltılmış, hissedar olmayanlara ait borcu sorar (form). Denk gelmeyen bir bilanço Schedule L ile ilgilidir; bu yüzden satır numarasından önce çizelgenin adını okuyun.

Yıl başı sütunu geçen yılın yıl sonu sütunuyla eşleşir mi?

Evet. Bu yılın Schedule L'sinin (b) sütunu, bir vergi yılının başı önceki yılın sonu olduğundan satır satır geçen yılın (d) sütununa eşit olmalıdır. Schedule L için Form 1120-S talimatları bu kuralı belirtmez. Schedule M-3 veren şirketlerin talimatları belirtir: açılış toplam varlıklar genellikle önceki yılın kapanışına eşit olmalıdır ve farklı olan her kalem için ek bir bildirim gerekir. Diğer şirketlere bu kesin kural verilmemiştir; ancak iki yılın bilançosu da aynı kayıtlardan çıkar.

Bir şirketin ilk yılında önceki bir Schedule L yoktur; açılış sütunu yılın başındaki kayıtlarla uyuşmalıdır. Seçimden önce de var olan bir işletme için S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları rehberine bakın.

Geçen yıl verilen (d) sütununu bu yılın (b) sütununun yanına koyun ve farklı olan her satırı işaretleyin. Olağan sebepler:

• Kayıtlar yeni bir dosyada veya yeni yazılımda yeniden başlatıldı ve açılış bakiyeleri eski bir rapordan elle girildi. Muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri ve Opening Balance Equity rehberlerine bakın.
• Kayıtlar kapandıktan sonra giriş yapıldı veya kapanmış bir yıl düzenlendi; böylece kayıtlar artık verilen beyannameyle uyuşmuyor.
• Yeni dosya nakit ve tahakkuk esası arasında geçiş yaptı; bu, başlangıçta alacakları ve borçları ekler veya çıkarır. Bilanço, kayıtların düzenli olarak kullandığı muhasebe yöntemini izler. Beyanname için kullanılan yöntemi değiştirmek ayrı bir adımdır ve genellikle IRS onayı gerektirir; bu onay çoğunlukla Form 3115 ile istenir.

Düzeltme kaydı yapmadan önce geçen yıl verilen Schedule L'nin geçen yılın kayıtlarıyla uyuştuğunu doğrulayın (plug'lı bir beyanname hakkındaki son bölüme bakın). Uyuşuyorsa olağan çözüm, bu yılın ilk gününe tarihli bir kayıtla farklı olan her hesabı verilen bakiyesine taşımak ve diğer tarafı gelire veya gidere değil açılış dağıtılmamış kârlarına işlemektir; böylece bu yılın geliri değişmez. Uyuşmuyorsa önce önceki beyannameyi çözün; açılış kaydı hatayı ileriye taşır. Kapanmış bir yılı sessizce düzenlemeyin. Genel yöntem için geçen yılın beyannamesiyle tutmayan dağıtılmamış kârlar rehberine bakın.

Schedule L'nin her özkaynak satırına ne yazılır?

Schedule L'de beş özkaynak satırı vardır ve sahip dağıtımları bunlardan biri değildir. 22 ile 23 satırları arasında seçim yapmak muhasebe uygulamasıdır; IRS talimatları bunları tanımlamaz.

Dağıtımlar kayıtlarda özkaynağı azaltır. Beyannamede Schedule K'nin 16d satırında ve her hissedarın K-1'inde (Box 16, kod D) görünür, Schedule L'de görünmez (talimatlar). Birikmiş kazanç ve kârdan ödenen temettüler ise K-1'e değil, Schedule K'nin 17c satırına ve Form 1099-DIV'ye yazılır. Kayıtlar için S şirketi dağıtımlarını kaydetme rehberine bakın.

Schedule L'deki dağıtılmamış kârlar birikmiş düzeltme hesabıyla eşleşir mi?

Zorunlu değildir. Dağıtılmamış kârlar (Schedule L, 24 satırı) bir kayıt rakamıdır ve birikmiş düzeltme hesabıyla (accumulated adjustments account, AAA; Schedule M-2, (a) sütunu) arasındaki fark beklenir; bu yüzden ikisini zorla uyuşturmayın. AAA, talimatlardaki kurallara göre genellikle şirketin birikmiş, dağıtılmamış net gelirini yansıtan bir vergi hesabıdır.

Uyuşması gereken, her hesabın kendi önceki yılıdır: dağıtılmamış kârların geçen yılın Schedule L'si, AAA'nın geçen yılın Schedule M-2 kapanış bakiyesi ile. İkisinden birindeki bir kopukluk, düzeltilmiş bir beyanname gibi belgelenmiş bir sebep gerektirir; yoksa kayıtlardan şüphelenin.

Dağıtılmamış kârlar hisse maliyet esası da değildir. IRS, hisse ve borç maliyet esasını izlemenin şirketin değil hissedarın sorumluluğu olduğunu söyler. S şirketi hissedar maliyet esası rehberine bakın.

Schedule L'deki hissedarlardan alınan krediler K-1 ve kayıtlarla uyuşur mu?

Evet. Schedule L'nin 19 satırı olan hissedarlardan alınan krediler, genellikle K-1'lerdeki tutarların toplamıyla mutabık olmalıdır. K-1 madde I, şirketin yıl başında ve yıl sonunda her hissedara doğrudan borçlu olduğu borcu bildirir. Hissedarın yalnızca ortak borçlu veya kefil olduğu şirket düzeyindeki borcu ve şirketler arası borcu dışarıda bırakır.

Defteri her hissedar için ileriye taşıyın: açılış bakiyesi, artı yeni krediler, eksi geri ödemeler, kapanış bakiyesine eşittir. Geri ödemeler Schedule K'nin 16e satırında ve K-1'de de (Box 16, kod E) görünür.

Krediler üç şekilde yanlış gider:

• Bir hissedarın yatırdığı para satış olarak kaydedildi; bu yüzden 19 satırı boş kalır ve gelir fazla gösterilir.
• Bir geri ödeme gider veya dağıtım olarak kaydedildi.
• Hissedarın yalnızca kefil olduğu bir banka kredisi hissedar kredisi olarak kaydedildi.

Hissedarlara verilen krediler olan 7 satırı ters yöndedir: şirketin bir sahibe borç verdiği para. Bilançodaki hissedarlara verilen krediler ve S şirketine hissedar kredileri rehberlerine bakın.

Kayıtlardaki net gelir Schedule K ve Schedule M-1 ile uyuşur mu?

Kayıtlardaki net gelir Schedule M-1'in 1 satırıdır ve M-1, Schedule K'nin 18 satırındaki tutarda bitmelidir. Talimatlar, 18 satırının Schedule M-1'in 8 satırına ya da Schedule M-3, Bölüm II, 26 satırı, (d) sütununa eşit olması gerektiğini söyler. Vergi yılının son gününde toplam varlıkları $10.000.000 veya daha fazla olan bir şirket bunun yerine Schedule M-3 verir; aşağıdaki adımlar Schedule M-1'i anlatır.

İki kontrol aynı kayıt net gelirini kullanır:

1. Dağıtılmamış kârların devri. Kapanış dağıtılmamış kârları, açılış dağıtılmamış kârlarına, artı kayıtlardaki net gelire, eksi tüm dağıtımlara (K-1 dağıtımları artı 17c satırındaki temettüler; 16d satırı dağıtılan değerlenmiş malı rayiç değerle değerler, muhasebe kayıtları ise bunu yapmayabilir), artı veya eksi doğrudan özkaynağa işlenen her kayda eşit olmalıdır. Bu bir IRS formülü değil, muhasebe aritmetiğidir.
2. Schedule M-1. 1 satırından, kayıtlardaki net gelirden başlayın. 2 ve 3 satırlarındaki kalemleri ekleyin (örneğin beyannamede indirilmeyen kayıt amortismanı ve indirilemeyen seyahat ile ağırlama giderleri). 5 ve 6 satırlarındaki kalemleri çıkarın (örneğin vergiden muaf faiz ve kayıt gelirine yazılmayan vergi amortismanı). Sonuç olan 8 satırı Schedule K'nin 18 satırına eşit olmalıdır (form).

Kayıt geliri ile 18 satırı arasındaki her fark listelenmiş bir kalem olmalıdır. Artakalan bir tutar, Schedule M-1'de bir kalemin eksik olduğu ya da kayıt gelirinin veya beyanname gelirinin yanlış olduğu anlamına gelir. Schedule L gerekliyse 1. sayfadaki F maddesi, toplam varlıklar, Schedule L'nin 15 satırı (d) sütununa da eşit olmalıdır (talimatlar). Kayıtların beyannameyi nasıl beslediği için muhasebe kayıtlarından işletme vergi beyannamesine rehberine bakın.

Farka hangi muhasebe hataları yol açar?

İki sorun birbirine benzer. Denk gelmeyen bir form (15 satırı 27 satırından farklı), tek taraflı bir kayıttan, formda eksik bırakılmış bir hesaptan veya bir eşleme hatasından kaynaklanır (yukarıdaki 1. adım). Denk gelen ama tutmayan bir form, yanlış hesaba işlenmiş denk bir kayıttan kaynaklanır. Aşağıdaki yalnızca son satır formu dengesiz bırakır; diğerleri bir eşleşmeyi bozar.

Zorla denkleştirmek için hissedar özkaynaklarındaki düzeltmeler satırını kullanmak güvenli mi?

Hayır. 25 satırı, talimatlardaki örnekler gibi özkaynak düzeltmeleri içindir ve bir muhasebe hatasından doğan fark bunlardan biri değildir. 25 satırı talimatları, “satılmaya hazır” (available for sale) tutulan menkul kıymetlerdeki gerçekleşmemiş kazanç ve zararlar ile yabancı para çevrim düzeltmeleri gibi örnekler verir. Form ayrıca ekli bir bildirim ister.

Plug, formla kayıtların uyuşmamasına yol açar:

• Bilanço muhasebe kayıtlarıyla uyuşmalıdır ve kayıtlarda plug yoktur.
• Bir yönetici beyannameyi yalan beyan cezası (penalties of perjury) altında, bildiği ve inandığı kadarıyla doğru, tam ve eksiksiz olduğunu beyan ederek imzalar.
• Plug ileriye taşınabilir. Gelecek yılın açılış sütunu plug'lı rakamdan başlarsa fark geri gelir ve aynı hataya dayanan K-1 tutarları hata bulunana kadar yanlış kalır.

24 satırındaki dağıtılmamış kârlar da farkı bekletecek bir yer değildir. Bunun yerine kaydı bulun.

Geçen yılın beyannamesi plug'la veya farklı bakiyelerle verildiyse ne olur?

Önce neyin verildiğini öğrenin. Geçen yılın Schedule L, (d) sütununu, o yılın kayıtlarındaki kapanış bakiyeleriyle karşılaştırın. Farklıysa geçen yılın bilançosu kayıtlarla uyuşmuyordu.

Talimatlar, verilmiş bir beyannameyi düzeltmek için tek bir yol verir: düzeltilmiş bir Form 1120-S verin, H(4) kutusunu işaretleyin ve bir bildirim ekleyin; bildirimde düzeltilen her kalemin satır numarası, düzeltilmiş tutar veya işlem ve sebep yer alır. K-1 bilgisi yanlışsa etkilenen her hissedara düzeltilmiş bir K-1 de gönderilir. Yanlış bilgi gösteren bir K-1, makul sebep yoksa sıradan bir kusur için K-1 başına $340 kadar cezaya yol açabilir (talimatlar).

Form 1120-S talimatları, yalnızca bilançoyla sınırlı bir hatanın düzeltilmesi mi gerektiğini yoksa bir sonraki beyannamede mi açıklanabileceğini söylemez. Bu karar, gelir, dağıtımlar, krediler veya K-1 tutarlarının da yanlış olup olmadığı dahil olgulara bağlıdır. Hangi yoldan giderseniz gidin açılış sütunu tutarlı olsun diye bunu yeni yılın beyannamesini vermeden önce çözün. Verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır, ABD dolarıyla.

Gider olarak kaydedilen dağıtımlar

Tek sahipli bir S şirketinin kayıtları US$88.000 net gelir gösterir. Beyanname US$100.000 gelir gösterir ve K-1, defterde olmayan US$12.000 tutarında bir dağıtım gösterir. Sahip yıl içinde US$12.000 aldı ve muhasebe sorumlusu bunu “sahip gideri” olarak kodladı. Kayıtlarla beyanname artık gelir ve dağıtımlar konusunda aynı tutarda uyuşmuyor ve dağıtılmamış kârların devri (açılış, artı kayıtlardaki net gelir, eksi K-1 dağıtımları) US$12.000 farklı çıkıyor. Schedule L burada hâlâ denk gelir; hata gelirde ve dağıtımlardadır. Ödeme bir sahip dağıtımıysa kayıtlar US$12.000'ı giderden dağıtımlara taşır. Kayıtlardaki net gelir beyannameyle eşleşen US$100.000 olur ve kapanış dağıtılmamış kârlar değişmez. Ödeme iş karşılığıysa ücrettir; önce çözülmesi gereken bir bordro sorusudur.

Açılış dağıtılmamış kârları US$15.000 farklı

Kayıtlar başlangıç dağıtılmamış kârlarını US$40.000 gösterir. Geçen yıl verilen Schedule L, 24 satırı, (d) sütunu US$55.000 gösterir. Kayıtlar yeni yazılıma taşındı ve açılış bakiyesi, hazırlayıcının yıl sonu kayıtlarından önce alınmış bir rapordan elle girildi. US$15.000 fark, geçen yılın çalışma kâğıtlarındaki son düzeltme kayıtlarından izlenir. Bunlar farkı açıklıyorsa ve geçen yıl verilen beyanname kayıtlarla uyuşuyorsa net etkileri, bu yılın ilk gününe tarihli bir kayıtla açılış dağıtılmamış kârlarına işlenebilir; böylece açılış bakiyeleri verilenle eşleşir. Açıklamıyorsa ya da verilen beyanname diğer rakamdan oluşturulduysa bu beyanname verilmeden önce geçen yılın bilançosuna yeniden bakılmalıdır.

Satış olarak kaydedilen hissedar kredisi

Bir hissedar, yavaş geçen bir çeyreği karşılamak için şirket hesabına US$30.000 yatırır ve muhasebe sorumlusu bunu satış olarak kodlar. Kayıtlardaki net gelir US$30.000 fazla gösterilir; Schedule L'nin 19 satırı kredi göstermez, oysa kredi senedi ve K-1 US$30.000 gösterir. Para gerçek bir krediyse satıştan hissedarlardan alınan kredilere yeniden sınıflandırın; sermaye katkısıysa bunun yerine ödenmiş sermayeye gider. Gelir fazla gösterildiği için bu kayıtlarla verilmiş bir beyanname düzeltme gerektirebilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Fark yuvarlamadan fazla, geçen yılın kapanış bakiyeleri bu yılın açılış bakiyeleriyle uyuşmuyor veya geçen yılın beyannamesi plug'la verilmiş: kayıtların temizlenmesi mi gerektiği ya da önceki bir beyannamenin mi düzeltilmesi gerektiği ve bu beyanname verilmeden önce hangi yılların yeniden kurulacağı, kayıtlarınıza bağlıdır. Şirket vergisi desteğine bakın.
• Muhasebe kayıtları aylarca veya yıllarca geride ya da kişisel harcamalar şirket hesabından geçti: S şirketi gecikmiş kayıtları tamamlama ve muhasebe kayıtları desteği sayfalarına bakın.
• Beyanname zaten verildi ve hata içinde: verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberine bakın.
• Kayıtlar denk gelmeden son tarih geliyor: geç verilen veya gerekli bilgiyi eksik bırakan bir Form 1120-S, makul sebep yoksa vergi borcu olmasa bile şirkete hissedar başına ve her ay veya ay kesri için $260 tutarında, en fazla 12 ay süreyle ceza getirebilir (6699. madde). Form 7004 ile süre uzatımı, olağan son tarihe kadar verilmelidir; takvim yılı esaslı bir şirket için bu tarih 15 Mart. Kayıtlar hazır olmadığında süre uzatımı rehberine bakın.
• Bir hissedar şirkete borç verdi ya da şirket bir hissedara borç verdi: S şirketine hissedar kredileri ve bilançodaki hissedarlara verilen krediler rehberlerine bakın.
• Dağıtımlar maliyet esasını aşmış olabilir: maliyet esasını aşan dağıtımlar rehberine bakın.
• Beyannameyi kendiniz hazırlıyorsunuz: kendi S şirketi beyannamenizi verme rehberine bakın.
• Şirket daha önce C şirketiydi: önceki bilançosu Form 1120-S'te değil, Form 1120'dedir. C şirketini S şirketine geçirme rehberine bakın.