Schedule L del Form 1120-S no cuadra: cómo corregirlo

¿Por qué no cuadra el balance general del Form 1120-S (Schedule L)?

El Schedule L es el balance general de la corporación según su contabilidad, y las instrucciones dicen que debe coincidir con los libros y registros de la corporación. Cuadra cuando el total de activos (línea 15) es igual al total de pasivos y capital contable de los accionistas (línea 27), tanto en la columna (b) del total al inicio del año como en la columna (d) del total al final del año del formulario. Cuando el formulario no cuadra, la causa suele estar en la contabilidad o en cómo se pasó al formulario. Forzar el cuadre no corrige ninguna de las dos cosas. Los números de línea siguen el formulario publicado más reciente; verifíquelos con los de su año fiscal.

Revise en este orden:

Después, interprete el tamaño de la diferencia (es aritmética contable, no una regla del IRS). Una diferencia igual a un solo monto apunta a un asiento de un solo lado o a una cuenta omitida del formulario; el doble de un monto, a un asiento registrado en el lado equivocado; un múltiplo de nueve, con frecuencia a dígitos invertidos.

El caso no es sencillo cuando:

• La diferencia es mayor que un redondeo y no se puede rastrear hasta asientos específicos.
• Los saldos finales del año pasado no coinciden con los saldos iniciales de este año.
• La declaración del año pasado pudo presentarse con un ajuste forzado (plug), un asiento hecho solo para que los totales coincidieran.
• La contabilidad abarca más de un año y las cuentas bancarias nunca se concilieron.
• Un préstamo de accionista, una distribución o un pago personal no se puede vincular a un documento.
• La elección S terminó durante el año. Las instrucciones dicen que el balance general al cierre del año generalmente debe coincidir con la contabilidad al final del año corto como corporación C, o al final del año corto como corporación S si la corporación hizo la elección de la sección 1362(e)(3): una declaración que se presenta con la declaración del año corto como corporación C, con el consentimiento firmado de todas las personas que fueron accionistas durante el año corto como corporación S o el primer día del año corto como corporación C.

En estos casos puede ser necesario corregir una declaración anterior, no solo la contabilidad de este año.

Reúna:

• El Form 1120-S presentado el año pasado, con los Schedules L, M-1 y M-2 y los K-1
• El balance de comprobación al cierre del año de cada año en cuestión
• Las conciliaciones bancarias y de tarjetas de todas las cuentas
• El libro de préstamos de accionistas y el libro de distribuciones
• El Schedule L tal como lo imprimió el software de declaraciones, con su mapa de cuentas

¿Una corporación S tiene que completar el Schedule L?

No, si responde Yes a la pregunta 11 del Schedule B: el total de ingresos y el total de activos al cierre del año deben ser cada uno menor de $250,000, y entonces el formulario indica que la corporación no está obligada a completar los Schedules L y M-1. Esta página supone que la corporación completa el Schedule L. Para saber quién debe completarlo, qué cuenta como total de ingresos y cómo prepararlo, vea el balance general del Schedule L en la declaración de una corporación.

¿Qué es la línea 12 del Form 1120-S?

Depende de la página. En el Schedule L, la línea 12 es terrenos, netos de cualquier amortización. En la página 1, la línea 12 es impuestos y licencias, una deducción. En el Schedule K, las líneas 12a a 12e son deducciones transferidas a los accionistas, y la pregunta 12 del Schedule B trata sobre deuda cancelada o reducida que no es de accionistas (formulario). Un balance general que no cuadra se refiere al Schedule L, así que lea el nombre del anexo antes del número de línea.

¿La columna del inicio del año coincide con la columna final del año pasado?

Sí. La columna (b) del Schedule L de este año debe ser igual a la columna (d) del año pasado, línea por línea, porque el comienzo de un año fiscal es el final del anterior. Las instrucciones del Form 1120-S para el Schedule L no establecen esta regla. Las instrucciones para corporaciones que presentan el Schedule M-3 sí: el total de activos iniciales generalmente debe ser igual al cierre del año anterior, y cada partida que difiera necesita una declaración adjunta. A las demás corporaciones no se les da esa regla exacta, pero los balances generales de ambos años salen de la misma contabilidad.

En el primer año de una corporación no hay un Schedule L anterior; la columna inicial debe coincidir con la contabilidad al comienzo del año. Para un negocio que existía antes de la elección, vea la contabilidad después de una elección de corporación S.

Ponga la columna (d) presentada el año pasado junto a la columna (b) de este año y marque cada línea que difiera. Las razones habituales:

• La contabilidad se reinició en un archivo nuevo o en otro software, y los saldos iniciales se digitaron desde un informe antiguo. Vea saldos iniciales al cambiar de contador y Opening Balance Equity.
• Se hicieron asientos después de cerrar la contabilidad, o se modificó un año cerrado, y la contabilidad ya no coincide con la declaración presentada.
• El archivo nuevo cambió entre método de efectivo y método de acumulación, lo que agrega o quita cuentas por cobrar y por pagar al inicio. El balance general sigue el método de contabilidad que la contabilidad usa de forma habitual. Un cambio en el método usado para la declaración es un paso aparte que generalmente requiere la aprobación del IRS, que normalmente se solicita en el Form 3115.

Antes de registrar una corrección, confirme que el Schedule L presentado el año pasado coincidía con la contabilidad del año pasado (vea la última sección sobre una declaración con ajuste forzado). Si coincidía, la corrección habitual es un asiento con fecha del primer día de este año que lleve cada cuenta distinta a su saldo presentado, con el otro lado registrado en las utilidades retenidas iniciales, no en ingresos ni en gastos, para que el ingreso de este año no cambie. Si no coincidía, resuelva primero la declaración anterior; un asiento inicial arrastraría el error. No modifique en silencio un año cerrado. Para el método general, vea utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.

¿Qué va en cada línea de capital contable del Schedule L?

El Schedule L tiene cinco líneas de capital contable, y las distribuciones a los propietarios no son una de ellas. Elegir entre las líneas 22 y 23 es práctica contable; las instrucciones del IRS no las definen.

Las distribuciones reducen el capital contable en la contabilidad. En la declaración aparecen en el Schedule K, línea 16d, y en el K-1 de cada accionista (casilla 16, código D), no en el Schedule L (instrucciones). Los dividendos pagados con ganancias y utilidades acumuladas van, en cambio, en el Schedule K, línea 17c, y en el Form 1099-DIV, no en el K-1. Para los asientos, vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S.

¿Las utilidades retenidas del Schedule L coinciden con la cuenta de ajustes acumulados?

No necesariamente. Las utilidades retenidas (Schedule L, línea 24) son una cifra contable, y se espera una diferencia con la cuenta de ajustes acumulados (AAA; Schedule M-2, columna (a)), así que no las fuerce a coincidir. La AAA es una cuenta fiscal que generalmente refleja la utilidad neta acumulada no distribuida de la corporación, según las reglas de las instrucciones.

Lo que debe coincidir es cada cuenta con su propio año anterior: las utilidades retenidas con el Schedule L del año pasado, y la AAA con el saldo final del Schedule M-2 del año pasado. Una ruptura en cualquiera de las dos necesita una razón documentada, como una declaración corregida; si no, sospeche de la contabilidad.

Las utilidades retenidas tampoco son la base de las acciones. El IRS dice que llevar el control de la base de acciones y de deuda es responsabilidad del accionista, no de la corporación. Vea base fiscal del accionista de una corporación S.

¿Los préstamos de accionistas del Schedule L coinciden con el K-1 y la contabilidad?

Sí. La línea 19 del Schedule L, préstamos de accionistas, generalmente debe conciliarse con la suma de los montos de los K-1. La partida I del K-1 informa la deuda que la corporación tiene directamente con cada accionista al inicio y al final del año. Deja fuera la deuda en la que el accionista es solo codeudor o garante de deuda a nivel de la corporación, y deja fuera la deuda entre empresas del mismo grupo.

Arrastre el libro de cada accionista: saldo inicial, más los préstamos nuevos, menos los pagos, igual al saldo final. Los pagos también aparecen en el Schedule K, línea 16e, y en el K-1 (casilla 16, código E).

Los préstamos fallan de tres maneras:

• El depósito de un accionista se registró como ventas, así que la línea 19 queda en blanco y el ingreso está inflado.
• Un pago se registró como gasto o como distribución.
• Un préstamo bancario que el accionista solo garantizó se registró como préstamo de accionista.

La línea 7, préstamos a accionistas, va en sentido contrario: dinero que la corporación prestó a un propietario. Vea préstamos a accionistas en el balance general y préstamos de accionistas a una corporación S.

¿La utilidad neta de la contabilidad coincide con el Schedule K y el Schedule M-1?

La utilidad neta según la contabilidad es la línea 1 del Schedule M-1, y el M-1 debe terminar en el monto de la línea 18 del Schedule K. Las instrucciones dicen que la línea 18 debe ser igual a la línea 8 del Schedule M-1, o a la línea 26, columna (d), de la Parte II del Schedule M-3. Una corporación con total de activos de $10,000,000 o más el último día del año fiscal presenta en cambio el Schedule M-3; los pasos siguientes describen el Schedule M-1.

Dos verificaciones usan la misma utilidad neta contable:

1. Arrastre de las utilidades retenidas. Las utilidades retenidas finales deben ser iguales a las utilidades retenidas iniciales, más la utilidad neta según la contabilidad, menos todas las distribuciones (las distribuciones de los K-1 más cualquier dividendo de la línea 17c, aunque la línea 16d valora los bienes revalorizados distribuidos a su valor justo de mercado, y la contabilidad quizá no lo haga), más o menos cualquier asiento registrado directamente en el capital contable. Esto es aritmética contable, no una fórmula del IRS.
2. Schedule M-1. Empiece en la línea 1, utilidad neta según la contabilidad. Sume las partidas de las líneas 2 y 3 (por ejemplo, la depreciación contable no deducida en la declaración, y los gastos de viaje y entretenimiento no deducibles). Reste las partidas de las líneas 5 y 6 (por ejemplo, los intereses exentos de impuestos y la depreciación fiscal no cargada al ingreso contable). El resultado, la línea 8, debe ser igual a la línea 18 del Schedule K (formulario).

Toda diferencia entre el ingreso contable y la línea 18 debe ser una partida de la lista. Un monto sobrante significa que falta una partida en el Schedule M-1, o que el ingreso contable o el ingreso de la declaración están mal. La partida F de la página 1, total de activos, también debe ser igual a la línea 15, columna (d), del Schedule L, cuando se exige el Schedule L (instrucciones). Para ver cómo la contabilidad alimenta la declaración, vea de la contabilidad a la declaración de impuestos del negocio.

¿Qué errores contables causan la diferencia?

Hay dos problemas parecidos. Un formulario que no cuadra (la línea 15 difiere de la línea 27) proviene de un asiento de un solo lado, una cuenta omitida del formulario o un error de asignación (paso 1 arriba). Un formulario que cuadra pero no coincide con el año anterior proviene de un asiento balanceado en la cuenta equivocada. Solo la última fila de abajo descuadra el formulario; las demás rompen una coincidencia.

¿Es seguro forzar el cuadre con la línea de ajustes al capital contable de los accionistas?

No. La línea 25 es para ajustes al capital contable como los ejemplos de las instrucciones, y una diferencia causada por un error de la contabilidad no es uno de ellos. Las instrucciones de la línea 25 dan ejemplos como las ganancias y pérdidas no realizadas de valores «disponibles para la venta» (available for sale) y los ajustes por conversión de moneda extranjera. El formulario también pide una declaración adjunta.

Un ajuste forzado deja al formulario y a la contabilidad en desacuerdo:

• El balance general debe coincidir con los libros y registros, y la contabilidad no contiene el ajuste forzado.
• Un ejecutivo firma la declaración bajo pena de perjurio, declarando que, a su leal saber y entender, es verdadera, correcta y completa.
• El ajuste forzado puede arrastrarse. Si la columna inicial del año siguiente parte de la cifra ajustada, la diferencia vuelve, y los montos de los K-1 construidos sobre el mismo error siguen mal hasta que se encuentre.

Las utilidades retenidas de la línea 24 tampoco son un lugar para guardar la diferencia. Busque el asiento.

¿Y si la declaración del año pasado se presentó con un ajuste forzado o con saldos distintos?

Primero averigüe qué se presentó. Compare la columna (d) del Schedule L del año pasado con los saldos finales de la contabilidad de ese año. Si difieren, el balance general del año pasado no coincidía con la contabilidad.

Las instrucciones dan una forma de corregir una declaración presentada: presentar un Form 1120-S enmendado, marcar la casilla H(4) y adjuntar una declaración con el número de línea de cada partida enmendada, el monto o tratamiento corregido y la razón. Si la información de un K-1 era incorrecta, se envía con ella un K-1 enmendado a cada accionista afectado. Un K-1 con información incorrecta puede generar una multa de hasta $340 por cada K-1 en caso de omisión ordinaria, salvo que haya causa razonable (instrucciones).

Las instrucciones del Form 1120-S no dicen si un error limitado al balance general debe enmendarse o puede explicarse en la declaración siguiente. Esa decisión depende de los hechos, incluido si el ingreso, las distribuciones, los préstamos o los montos de los K-1 también estaban mal. Resuélvala antes de presentar la declaración del año nuevo, para que la columna inicial sea coherente con la decisión que se tome. Vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Distribuciones registradas como gasto

La contabilidad de una corporación S con un solo propietario muestra una utilidad neta de US$88,000. La declaración muestra un ingreso de US$100,000, y el K-1 muestra una distribución de US$12,000 que no está en el libro. El propietario retiró US$12,000 durante el año y el responsable contable los codificó como «owner expense». La contabilidad y la declaración ahora difieren en ingresos y en distribuciones por el mismo monto, y el arrastre de las utilidades retenidas (inicial, más la utilidad neta contable, menos las distribuciones del K-1) está desviado en US$12,000. El Schedule L sigue cuadrando aquí; el error está en el ingreso y en las distribuciones. Si el pago fue una distribución al propietario, la contabilidad pasaría los US$12,000 de gasto a distribuciones. La utilidad neta contable queda en US$100,000, igual a la declaración, y las utilidades retenidas finales no cambian. Si fue pago por trabajo, es salario, una cuestión de nómina que hay que resolver primero.

Las utilidades retenidas iniciales están desviadas en US$15,000

La contabilidad muestra utilidades retenidas iniciales de US$40,000. La línea 24, columna (d), del Schedule L presentado el año pasado muestra US$55,000. La contabilidad se pasó a un software nuevo, y el saldo inicial se digitó desde un informe emitido antes de los asientos de cierre del preparador. La diferencia de US$15,000 se rastrea en los asientos de ajuste finales de los papeles de trabajo del año pasado. Si ellos la explican y la declaración presentada el año pasado coincidía con la contabilidad, su efecto neto se puede registrar contra las utilidades retenidas iniciales en un asiento con fecha del primer día de este año, para que los saldos iniciales coincidan con lo presentado. Si no la explican, o la declaración presentada se armó con la otra cifra, el balance general del año pasado necesita una segunda revisión antes de presentar esta declaración.

Un préstamo de accionista registrado como ventas

Un accionista deposita US$30,000 en la cuenta de la empresa para cubrir un trimestre lento, y el responsable contable lo codifica como ventas. La utilidad neta contable está inflada en US$30,000, la línea 19 del Schedule L no muestra ningún préstamo, mientras que el pagaré y el K-1 muestran US$30,000. Si el depósito es un préstamo real, reclasifíquelo de ventas a préstamos de accionistas; si fue un aporte de capital, va en cambio al capital pagado. Como el ingreso estaba inflado, es posible que haya que corregir una declaración ya presentada con esa contabilidad.

¿Su caso es distinto?

• La diferencia es mayor que un redondeo, los saldos finales del año pasado no coinciden con los saldos iniciales de este año, o la declaración del año pasado se presentó con un ajuste forzado: si la contabilidad necesita una limpieza o si hay que corregir una declaración anterior, y qué años reconstruir antes de presentar esta declaración, depende de sus registros. Vea ayuda con impuestos de corporaciones.
• La contabilidad lleva meses o años de atraso, o los gastos personales pasaron por la cuenta de la empresa: vea contabilidad de puesta al día de una corporación S y ayuda con el registro contable.
• La declaración ya se presentó y el error está en ella: vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
• La fecha de vencimiento llega antes de que la contabilidad cuadre: un Form 1120-S presentado tarde, o que omite información requerida, puede costarle a la corporación $260 por accionista por cada mes o fracción de mes, hasta 12 meses, aunque no haya impuesto por pagar, salvo que haya causa razonable (sección 6699). Una prórroga con el Form 7004 debe presentarse a más tardar en la fecha de vencimiento habitual, 15 de marzo para una corporación de año calendario. Vea una prórroga cuando la contabilidad no está lista.
• Un accionista prestó dinero a la corporación, o la corporación prestó a un accionista: vea préstamos de accionistas a una corporación S y préstamos a accionistas en el balance general.
• Las distribuciones pueden haber superado la base: vea distribuciones por encima de la base.
• Usted mismo prepara la declaración: vea cómo presentar su propia declaración de corporación S.
• La corporación antes era una corporación C: su balance general anterior está en el Form 1120, no en el Form 1120-S. Vea cómo pasar de corporación C a corporación S.