Balanço do Form 1120-S (Schedule L) não fecha: como corrigir

Por que o balanço do Form 1120-S (Schedule L) não fecha?

O Schedule L é o balanço patrimonial da corporação conforme a contabilidade dela, e as instruções dizem que ele deve concordar com os livros e registros da corporação. Ele fecha quando o ativo total (linha 15) é igual ao passivo total mais o patrimônio líquido dos acionistas (linha 27), tanto na coluna (b) do total do início do ano quanto na coluna (d) do total do fim do ano do formulário. Quando o formulário não fecha, a causa costuma estar na contabilidade ou em como ela foi levada ao formulário. Forçar o fechamento não corrige nenhuma das duas. Os números das linhas seguem o formulário publicado mais recente; confira-os com o do seu ano fiscal.

Confira nesta ordem:

Depois, avalie o tamanho da diferença (aritmética contábil, não regra do IRS). Uma diferença igual a um valor aponta para um lançamento de um só lado ou uma conta deixada de fora do formulário; o dobro de um valor, para um lançamento no lado errado; um múltiplo de nove, muitas vezes para dígitos trocados.

Um caso deixa de ser simples quando:

• A diferença é maior que um arredondamento e não pode ser rastreada até lançamentos específicos.
• Os saldos finais do ano passado não batem com os saldos iniciais deste ano.
• A declaração do ano passado pode ter sido entregue com um plug, um lançamento feito só para forçar os totais a concordar.
• A contabilidade cobre mais de um ano e as contas bancárias nunca foram conciliadas.
• Um empréstimo de acionista, uma distribuição ou um pagamento pessoal não pode ser ligado a um documento.
• A opção pelo regime de corporação S terminou durante o ano. As instruções dizem que o balanço do fim do ano deve, em geral, concordar com a contabilidade no fim do curto ano de corporação C ou, se a corporação fez a opção da seção 1362(e)(3), no fim do curto ano de corporação S: uma declaração entregue com a declaração do curto ano de corporação C, com o consentimento assinado de todos que foram acionistas durante o curto ano de corporação S ou no primeiro dia do curto ano de corporação C.

Esses casos podem significar que uma declaração anterior precisa de correção, e não só a contabilidade deste ano.

Reúna:

• O Form 1120-S entregue no ano passado, com os Schedules L, M-1 e M-2 e os K-1
• O balancete de fim de ano de cada ano em questão
• As conciliações bancárias e de cartão de todas as contas
• O livro-razão de empréstimos de acionistas e o de distribuições
• O Schedule L como o software de declaração o imprimiu, com o mapa de contas

Uma corporação S precisa mesmo preencher o Schedule L?

Não, se ela responde Sim à pergunta 11 do Schedule B: a receita total e o ativo total no fim do ano devem ser, cada um, inferiores a $250.000, e o formulário diz então que a corporação não precisa preencher os Schedules L e M-1. Esta página presume que a corporação preenche o Schedule L. Para saber quem deve preenchê-lo, o que conta como receita total e como elaborá-lo, veja balanço patrimonial Schedule L em uma declaração de corporação.

O que é a linha 12 do Form 1120-S?

Depende da página. No Schedule L, a linha 12 é terrenos, líquidos de qualquer amortização. Na página 1, a linha 12 é impostos e licenças, uma dedução. No Schedule K, as linhas 12a a 12e são deduções repassadas aos acionistas, e a pergunta 12 do Schedule B trata de dívida cancelada ou reduzida que não é de acionista (formulário). Um balanço que não fecha diz respeito ao Schedule L; por isso, leia o nome do anexo antes do número da linha.

A coluna do início do ano bate com a coluna final do ano passado?

Sim. A coluna (b) do Schedule L deste ano deve ser igual à coluna (d) do ano passado, linha por linha, porque o início de um ano fiscal é o fim do anterior. As instruções do Form 1120-S para o Schedule L não declaram essa regra. As instruções para corporações que entregam o Schedule M-3 a declaram: o ativo total de abertura geralmente deve ser igual ao de encerramento do ano anterior, e cada item que difere precisa de uma declaração anexa. Outras corporações não recebem essa regra exata, mas os balanços dos dois anos vêm da mesma contabilidade.

No primeiro ano de uma corporação, não existe Schedule L anterior; a coluna de abertura deve concordar com a contabilidade no início do ano. Para uma empresa que já existia antes da opção, veja contabilidade depois da opção pelo regime de corporação S.

Coloque a coluna (d) entregue no ano passado ao lado da coluna (b) deste ano e marque cada linha que difere. Os motivos usuais:

• A contabilidade foi reiniciada em um novo arquivo ou novo software, e os saldos iniciais foram digitados a partir de um relatório antigo. Veja saldos iniciais ao trocar de contador e Opening Balance Equity.
• Houve lançamentos depois do fechamento, ou um ano fechado foi editado; por isso a contabilidade não bate mais com a declaração entregue.
• O novo arquivo alternou entre regime de caixa e de competência, o que acrescenta ou remove contas a receber e a pagar no início. O balanço segue o método contábil que a contabilidade usa regularmente. Uma mudança no método usado para a declaração é outra etapa, que em geral exige aprovação do IRS, normalmente pedida no Form 3115.

Antes de lançar uma correção, confirme que o Schedule L entregue no ano passado concordava com a contabilidade do ano passado (veja a última seção sobre uma declaração com plug). Se concordava, a correção usual é um lançamento datado do primeiro dia deste ano que leva cada conta diferente ao saldo entregue, com a outra ponta lançada nos lucros acumulados de abertura, e não em receita ou despesa, para que a renda deste ano não mude. Se não concordava, resolva primeiro a declaração anterior; um lançamento de abertura levaria o erro adiante. Não edite em silêncio um ano fechado. Para o método geral, veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado.

O que vai em cada linha de patrimônio líquido do Schedule L?

O Schedule L tem cinco linhas de patrimônio líquido, e as distribuições aos proprietários não estão entre elas. Escolher entre as linhas 22 e 23 é prática contábil; as instruções do IRS não as definem.

As distribuições reduzem o patrimônio líquido na contabilidade. Na declaração, aparecem no Schedule K, linha 16d, e no K-1 de cada acionista (caixa 16, código D), não no Schedule L (instruções). Os dividendos pagos com lucros e reservas acumulados (earnings and profits) vão, em vez disso, no Schedule K, linha 17c, e no Form 1099-DIV, não no K-1. Para os lançamentos, veja como registrar distribuições de corporação S.

Os lucros acumulados do Schedule L batem com a conta de ajustes acumulados?

Não necessariamente. Os lucros acumulados (Schedule L, linha 24) são um número contábil, e é normal que difiram da conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account, AAA; Schedule M-2, coluna (a)); por isso, não force a concordância. A AAA é uma conta fiscal que geralmente reflete o lucro líquido acumulado e não distribuído da corporação, conforme as regras das instruções.

O que precisa bater é cada conta com o próprio ano anterior: os lucros acumulados com o Schedule L do ano passado, e a AAA com o saldo final do Schedule M-2 do ano passado. Uma quebra em qualquer uma delas precisa de um motivo documentado, como uma declaração retificada; caso contrário, suspeite da contabilidade.

Os lucros acumulados também não são o custo-base das ações. O IRS diz que controlar o custo-base das ações e da dívida é responsabilidade do acionista, não da corporação. Veja custo-base do acionista de corporação S.

Os empréstimos de acionistas no Schedule L concordam com o K-1 e com a contabilidade?

Sim. A linha 19 do Schedule L, empréstimos de acionistas, em geral deve conciliar com a soma dos valores dos K-1. O item I do K-1 informa a dívida que a corporação deve diretamente a cada acionista no início e no fim do ano. Ele deixa de fora a dívida em que o acionista é apenas cotomador ou avalista de uma dívida da corporação, e deixa de fora a dívida entre empresas do mesmo grupo.

Atualize o livro-razão de cada acionista: saldo inicial, mais novos empréstimos, menos pagamentos, é igual ao saldo final. Os pagamentos também aparecem no Schedule K, linha 16e, e no K-1 (caixa 16, código E).

Os empréstimos dão errado de três formas:

• O depósito de um acionista foi lançado como vendas; por isso a linha 19 fica em branco e a renda fica superestimada.
• Um pagamento foi lançado como despesa ou como distribuição.
• Um empréstimo bancário que o acionista só avalizou foi lançado como empréstimo de acionista.

A linha 7, empréstimos a acionistas, vai no sentido oposto: dinheiro que a corporação emprestou a um proprietário. Veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial e empréstimos de acionistas a uma corporação S.

O lucro líquido contábil concorda com o Schedule K e o Schedule M-1?

O lucro líquido contábil é a linha 1 do Schedule M-1, e o M-1 deve terminar no valor da linha 18 do Schedule K. As instruções dizem que a linha 18 deve ser igual à linha 8 do Schedule M-1 ou à linha 26, coluna (d), da Parte II do Schedule M-3. Uma corporação com ativo total de $10.000.000 ou mais no último dia do ano fiscal entrega o Schedule M-3 no lugar dele; as etapas abaixo descrevem o Schedule M-1.

Duas conferências usam o mesmo lucro líquido contábil:

1. Transporte dos lucros acumulados. Os lucros acumulados finais devem ser iguais aos lucros acumulados iniciais, mais o lucro líquido contábil, menos todas as distribuições (as distribuições dos K-1 mais qualquer dividendo da linha 17c, embora a linha 16d avalie os bens valorizados distribuídos pelo valor justo de mercado, o que a contabilidade pode não fazer), mais ou menos qualquer lançamento feito direto no patrimônio líquido. Isto é aritmética contábil, não uma fórmula do IRS.
2. Schedule M-1. Comece na linha 1, lucro líquido contábil. Some os itens das linhas 2 e 3 (por exemplo, depreciação contábil não deduzida na declaração e viagens e entretenimento não dedutíveis). Subtraia os itens das linhas 5 e 6 (por exemplo, juros isentos de imposto e depreciação fiscal não lançada no lucro contábil). O resultado, a linha 8, deve ser igual à linha 18 do Schedule K (formulário).

Toda diferença entre o lucro contábil e a linha 18 deve ser um item listado. Um valor que sobra significa que falta um item no Schedule M-1, ou que o lucro contábil ou a renda da declaração está errado. O item F da página 1, ativo total, também deve ser igual à linha 15, coluna (d), do Schedule L, quando o Schedule L é obrigatório (instruções). Para saber como a contabilidade alimenta a declaração, veja da contabilidade à declaração de imposto da empresa.

Quais erros de escrituração causam a diferença?

Dois problemas parecem iguais. Um formulário que não fecha (a linha 15 difere da linha 27) vem de um lançamento de um só lado, de uma conta deixada de fora do formulário ou de um erro de mapeamento (etapa 1 acima). Um formulário que fecha mas não bate vem de um lançamento equilibrado na conta errada. Só a última linha abaixo desequilibra o formulário; as outras quebram uma correspondência.

É seguro forçar o fechamento com a linha de ajustes ao patrimônio líquido dos acionistas?

Não. A linha 25 serve para ajustes de patrimônio líquido como os exemplos das instruções, e uma diferença causada por erro da contabilidade não é um deles. As instruções da linha 25 dão exemplos como ganhos e perdas não realizados em títulos “available for sale” (disponíveis para venda) e ajustes de conversão de moeda estrangeira. O formulário também pede uma declaração anexa.

Um plug deixa o formulário e a contabilidade em desacordo:

• O balanço deve concordar com os livros e registros, e a contabilidade não contém o plug.
• Um diretor assina a declaração sob pena de falso testemunho, declarando que, até onde sabe, ela é verdadeira, correta e completa.
• O plug pode se arrastar. Se a coluna de abertura do ano seguinte parte do número forçado, a diferença volta, e os valores dos K-1 construídos sobre o mesmo erro continuam errados até o erro ser achado.

Os lucros acumulados da linha 24 também não são lugar para estacionar a diferença. Procure o lançamento.

E se a declaração do ano passado foi entregue com um plug ou com saldos diferentes?

Primeiro descubra o que foi entregue. Compare a coluna (d) do Schedule L do ano passado com os saldos finais da contabilidade desse ano. Se diferirem, o balanço do ano passado não concordava com a contabilidade.

As instruções dão uma forma de corrigir uma declaração entregue: entregar um Form 1120-S retificador, marcar a caixa H(4) e anexar uma declaração com o número da linha de cada item retificado, o valor ou tratamento corrigido e o motivo. Se as informações do K-1 estavam erradas, um K-1 retificador vai a cada acionista afetado junto com ela. Um K-1 com informação incorreta pode gerar uma multa de até $340 por K-1, por falha comum, salvo causa razoável (instruções).

As instruções do Form 1120-S não dizem se um erro restrito ao balanço deve ser retificado ou pode ser explicado na próxima declaração. Essa decisão depende dos fatos, inclusive se renda, distribuições, empréstimos ou valores de K-1 também estavam errados. Resolva isso antes de entregar a declaração do novo ano, para que a coluna de abertura seja coerente com o caminho escolhido. Veja corrigir uma declaração empresarial já entregue.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Distribuições lançadas como despesa

A contabilidade de uma corporação S com um proprietário mostra lucro líquido de US$88.000. A declaração mostra renda de US$100.000, e o K-1 mostra uma distribuição de US$12.000 que não está no livro-razão. O proprietário retirou US$12.000 durante o ano e o responsável contábil classificou o valor como “despesa do proprietário”. A contabilidade e a declaração agora divergem na renda e nas distribuições pelo mesmo valor, e o transporte dos lucros acumulados (abertura, mais lucro líquido contábil, menos as distribuições do K-1) está errado em US$12.000. O Schedule L ainda fecha aqui; o erro está na renda e nas distribuições. Se o pagamento foi uma distribuição ao proprietário, a contabilidade passaria os US$12.000 de despesa para distribuições. O lucro líquido contábil passa a US$100.000, igual ao da declaração, e os lucros acumulados finais não mudam. Se foi pagamento por trabalho, é salário, uma questão de folha de pagamento a resolver primeiro.

Os lucros acumulados de abertura estão errados em US$15.000

A contabilidade mostra lucros acumulados iniciais de US$40.000. O Schedule L entregue no ano passado, linha 24, coluna (d), mostra US$55.000. A contabilidade foi migrada para um software novo, e o saldo de abertura foi digitado a partir de um relatório emitido antes dos lançamentos de fim de ano do preparador. A diferença de US$15.000 é rastreada pelos lançamentos finais de ajuste nos papéis de trabalho do ano passado. Se eles a explicam e a declaração entregue no ano passado concordava com a contabilidade, o efeito líquido deles pode ser lançado contra os lucros acumulados de abertura em um lançamento datado do primeiro dia deste ano, para que os saldos iniciais batam com o que foi entregue. Se não a explicam, ou se a declaração entregue foi montada a partir do outro valor, o balanço do ano passado precisa ser revisto antes de entregar esta declaração.

Um empréstimo de acionista lançado como vendas

Um acionista deposita US$30.000 na conta da empresa para cobrir um trimestre fraco, e o responsável contábil classifica o valor como vendas. O lucro líquido contábil fica superestimado em US$30.000. A linha 19 do Schedule L não mostra empréstimo, enquanto a nota do empréstimo e o K-1 mostram US$30.000. Se o depósito é um empréstimo de verdade, reclassifique-o de vendas para empréstimos de acionistas; se foi um aporte de capital, ele vai para o capital integralizado. Como a renda ficou superestimada, uma declaração já entregue com base nessa contabilidade pode precisar de correção.

E no seu caso?

• A diferença é maior que um arredondamento, os saldos finais do ano passado não batem com os saldos iniciais deste ano, ou a declaração do ano passado foi entregue com um plug: se a contabilidade precisa de uma arrumação ou se uma declaração anterior precisa de correção, e quais anos refazer antes de entregar esta declaração, depende dos seus registros. Veja a ajuda com impostos de corporações.
• A contabilidade está atrasada meses ou anos, ou gastos pessoais passaram pela conta da empresa: veja contabilidade de atualização para corporação S e ajuda de escrituração contábil.
• A declaração já foi entregue e o erro está nela: veja corrigir uma declaração empresarial já entregue.
• O vencimento chega antes de a contabilidade fechar: um Form 1120-S entregue com atraso, ou que omite informações exigidas, pode custar à corporação $260 por acionista para cada mês ou fração de mês, até 12 meses, mesmo quando não há imposto a pagar, salvo causa razoável (seção 6699). Uma prorrogação pelo Form 7004 precisa ser pedida até a data de vencimento regular, 15 de março para uma corporação com ano-calendário. Veja prorrogação quando a contabilidade não está pronta.
• Um acionista emprestou dinheiro à corporação, ou a corporação emprestou a um acionista: veja empréstimos de acionistas a uma corporação S e empréstimos a acionistas no balanço patrimonial.
• As distribuições podem ter excedido o custo-base: veja distribuições acima do custo-base.
• Você mesmo prepara a declaração: veja como entregar a própria declaração de corporação S.
• A corporação já foi uma corporação C: o balanço anterior dela está no Form 1120, não no Form 1120-S. Veja passar uma corporação C para corporação S.