Annexe L du formulaire 1120-S qui ne s'équilibre pas : solutions

Pourquoi le bilan du formulaire 1120-S (annexe L) ne s'équilibre-t-il pas?

L'annexe L est le bilan de la société selon ses livres, et les instructions disent qu'elle doit concorder avec les livres et les registres de la société. Elle s'équilibre lorsque l'actif total (ligne 15) est égal au passif total et aux capitaux propres (ligne 27), dans la colonne (b) du total au début de l'exercice et dans la colonne (d) du total à la fin de l'exercice du formulaire. Lorsque le formulaire ne s'équilibre pas, la cause est habituellement dans les livres, ou dans la façon dont ils ont été reportés sur le formulaire. Forcer l'équilibre du formulaire ne règle ni l'un ni l'autre. Les numéros de ligne suivent le plus récent formulaire publié; vérifiez-les avec ceux de votre année d'imposition.

Vérifiez dans cet ordre :

Examinez ensuite la taille de l'écart (arithmétique de tenue de livres, et non règle de l'IRS). Un écart égal à un montant indique une écriture à un seul côté ou un compte omis du formulaire; le double d'un montant, une écriture passée du mauvais côté; un multiple de neuf, souvent des chiffres inversés.

Le cas n'est pas simple lorsque :

• L'écart dépasse un simple arrondi et ne peut pas être retracé à des écritures précises.
• Les soldes de clôture de l'an dernier ne correspondent pas aux soldes d'ouverture de cette année.
• La déclaration de l'an dernier a peut-être été produite avec une écriture de forçage (plug), c'est-à-dire une écriture faite seulement pour faire concorder les totaux.
• Les livres couvrent plus d'une année et les comptes bancaires n'ont jamais été rapprochés.
• Un prêt d'actionnaire, une distribution ou un paiement personnel ne peut pas être rattaché à un document.
• Le choix de société de type S a pris fin pendant l'année. Les instructions indiquent que le bilan de fin d'année doit généralement concorder avec les livres à la fin de la courte période de société de type C, ou à la fin de la courte période de société de type S si la société a fait le choix prévu à l'article 1362(e)(3) : une déclaration produite avec la déclaration de la courte période de société de type C, accompagnée du consentement signé de tous ceux qui ont été actionnaires pendant la courte période de société de type S ou le premier jour de la courte période de société de type C.

Cela peut signifier qu'une déclaration antérieure doit être corrigée, et pas seulement les livres de cette année.

À rassembler :

• Le formulaire 1120-S produit l'an dernier, y compris les annexes L, M-1 et M-2 et les annexes K-1
• La balance de vérification de fin d'année pour chaque année en cause
• Les rapprochements bancaires et de cartes de chaque compte
• Le registre des prêts des actionnaires et le registre des distributions
• L'annexe L telle que le logiciel de déclaration l'a imprimée, avec sa table de correspondance des comptes

Une société de type S doit-elle vraiment remplir l'annexe L?

Pas si elle répond Oui à la question 11 de l'annexe B : les recettes totales et l'actif total à la fin de l'année doivent chacun être inférieurs à 250 000 $, et le formulaire indique alors que la société n'est pas tenue de remplir les annexes L et M-1. Cette page suppose que la société remplit l'annexe L. Pour savoir qui doit la remplir, ce que comptent les recettes totales et comment en produire une, voyez l'annexe L, bilan d'une déclaration de société.

Qu'est-ce que la ligne 12 du formulaire 1120-S?

Cela dépend de la page. À l'annexe L, la ligne 12 est le terrain, net de tout amortissement. À la page 1, la ligne 12 est les taxes et permis, une déduction. À l'annexe K, les lignes 12a à 12e sont des déductions transmises aux actionnaires, et la question 12 de l'annexe B porte sur une dette annulée ou réduite qui n'est pas due à un actionnaire (formulaire). Un bilan qui ne s'équilibre pas concerne l'annexe L : lisez donc le nom de l'annexe avant le numéro de ligne.

La colonne du début de l'exercice correspond-elle à la colonne de fin de l'an dernier?

Oui. La colonne (b) de l'annexe L de cette année doit être égale à la colonne (d) de celle de l'an dernier, ligne par ligne, puisque le début d'une année d'imposition est la fin de la précédente. Les instructions de l'annexe L du formulaire 1120-S n'énoncent pas cette règle. Les instructions pour les sociétés qui produisent l'annexe M-3 l'énoncent : l'actif total d'ouverture doit généralement être égal à celui de clôture de l'an dernier, et chaque élément qui diffère exige un état joint. Les autres sociétés n'ont pas cette règle exacte, mais les bilans des deux années proviennent des mêmes livres.

Pendant la première année d'une société, il n'y a pas d'annexe L antérieure; la colonne d'ouverture doit concorder avec les livres au début de l'année. Pour une entreprise qui existait avant le choix, voyez les livres après le choix de société de type S.

Placez la colonne (d) produite l'an dernier à côté de la colonne (b) de cette année et marquez chaque ligne qui diffère. Voici les raisons habituelles :

• Les livres ont été recommencés dans un nouveau fichier ou un nouveau logiciel, et les soldes d'ouverture ont été saisis à partir d'un ancien rapport. Voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable et Opening Balance Equity.
• Des écritures ont été faites après la fermeture des livres, ou une année fermée a été modifiée, de sorte que les livres ne correspondent plus à la déclaration produite.
• Le nouveau fichier est passé de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou l'inverse, ce qui ajoute ou retire des comptes clients et des comptes fournisseurs au début. Le bilan suit la méthode comptable que les livres utilisent habituellement. Un changement de méthode utilisée pour la déclaration est une étape distincte qui exige généralement l'approbation de l'IRS, habituellement demandée au moyen du formulaire 3115.

Avant de passer une correction, vérifiez que l'annexe L produite l'an dernier concordait avec les livres de l'an dernier (voyez la dernière section sur une déclaration forcée). Si oui, la correction habituelle est une écriture datée du premier jour de cette année qui ramène chaque compte différent à son solde produit, l'autre côté étant inscrit aux bénéfices non répartis d'ouverture, et non aux revenus ni aux dépenses, de sorte que le revenu de cette année ne change pas. Sinon, réglez d'abord la déclaration antérieure; une écriture d'ouverture reporterait l'erreur. Ne modifiez pas discrètement une année fermée. Pour la méthode générale, voyez les bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier.

Que contient chaque ligne des capitaux propres de l'annexe L?

L'annexe L comporte cinq lignes de capitaux propres, et les distributions aux propriétaires n'en font pas partie. Le choix entre les lignes 22 et 23 relève de la pratique de tenue de livres; les instructions de l'IRS ne les définissent pas.

Les distributions réduisent les capitaux propres dans les livres. Sur la déclaration, elles figurent à l'annexe K, ligne 16d, et sur l'annexe K-1 de chaque actionnaire (case 16, code D), et non à l'annexe L (instructions). Les dividendes versés à même les bénéfices et profits accumulés vont plutôt à l'annexe K, ligne 17c, et au formulaire 1099-DIV, et non à l'annexe K-1. Pour les écritures, voyez inscrire les distributions d'une société de type S.

Les bénéfices non répartis de l'annexe L correspondent-ils au compte des ajustements cumulés?

Pas nécessairement. Les bénéfices non répartis (annexe L, ligne 24) sont un chiffre comptable, et un écart avec le compte des ajustements cumulés (accumulated adjustments account, AAA; annexe M-2, colonne (a)) est normal : ne les forcez donc pas à concorder. Le compte AAA est un compte fiscal qui reflète généralement le revenu net cumulé non distribué de la société, selon les règles des instructions.

Ce qui doit concorder, c'est chaque compte avec sa propre année précédente : les bénéfices non répartis avec l'annexe L de l'an dernier, et le compte AAA avec le solde de clôture de l'annexe M-2 de l'an dernier. Une rupture dans l'un ou l'autre exige une raison documentée, comme une déclaration corrigée; sinon, soupçonnez les livres.

Les bénéfices non répartis ne sont pas non plus le coût de base des actions. L'IRS indique que le suivi du coût de base des actions et des dettes est la responsabilité de l'actionnaire, et non de la société. Voyez le coût de base d'un actionnaire d'une société de type S.

Les prêts des actionnaires à l'annexe L concordent-ils avec l'annexe K-1 et les livres?

Oui. À l'annexe L, la ligne 19, prêts des actionnaires, devrait généralement correspondre à la somme des montants des annexes K-1. L'élément I de l'annexe K-1 indique la dette que la société doit directement à chaque actionnaire au début et à la fin de l'année. Il exclut la dette pour laquelle l'actionnaire n'est que codébiteur ou garant d'une dette de la société, et il exclut la dette entre sociétés du même groupe.

Reportez le registre pour chaque actionnaire : solde d'ouverture, plus les nouveaux prêts, moins les remboursements, égale solde de clôture. Les remboursements figurent aussi à l'annexe K, ligne 16e, et sur l'annexe K-1 (case 16, code E).

Les prêts se trompent de trois façons :

• Le dépôt d'un actionnaire a été inscrit comme ventes : la ligne 19 est donc vide et le revenu est surévalué.
• Un remboursement a été inscrit comme dépense ou comme distribution.
• Un prêt bancaire que l'actionnaire n'a fait que garantir a été inscrit comme prêt d'actionnaire.

La ligne 7, prêts aux actionnaires, va dans l'autre sens : l'argent que la société a prêté à un propriétaire. Voyez les prêts aux actionnaires au bilan et les prêts d'actionnaires à une société de type S.

Le bénéfice net selon les livres concorde-t-il avec l'annexe K et l'annexe M-1?

Le bénéfice net selon les livres est la ligne 1 de l'annexe M-1, et l'annexe M-1 doit se terminer au montant de l'annexe K, ligne 18. Les instructions indiquent que la ligne 18 doit être égale à l'annexe M-1, ligne 8, ou à l'annexe M-3, partie II, ligne 26, colonne (d). Une société dont l'actif total est de 10 000 000 $ ou plus le dernier jour de l'année d'imposition produit plutôt l'annexe M-3; les étapes ci-dessous décrivent l'annexe M-1.

Deux vérifications utilisent le même bénéfice net comptable :

1. Report des bénéfices non répartis. Les bénéfices non répartis de clôture doivent être égaux aux bénéfices non répartis d'ouverture, plus le bénéfice net selon les livres, moins toutes les distributions (les distributions des annexes K-1 plus tout dividende de la ligne 17c, bien que la ligne 16d évalue les biens appréciés distribués à leur juste valeur marchande, ce que les livres ne font pas forcément), plus ou moins toute écriture passée directement aux capitaux propres. C'est de l'arithmétique de tenue de livres, et non une formule de l'IRS.
2. Annexe M-1. Partez de la ligne 1, bénéfice net selon les livres. Ajoutez les éléments des lignes 2 et 3 (par exemple l'amortissement comptable non déduit sur la déclaration, et les frais de voyage et de représentation non déductibles). Soustrayez les éléments des lignes 5 et 6 (par exemple l'intérêt exonéré d'impôt, et l'amortissement fiscal non porté au revenu comptable). Le résultat, ligne 8, doit être égal à l'annexe K, ligne 18 (formulaire).

Chaque écart entre le revenu comptable et la ligne 18 doit être un élément indiqué. Un montant résiduel signifie qu'un élément manque à l'annexe M-1, ou que le revenu comptable ou le revenu de la déclaration est erroné. À la page 1, l'élément F, actif total, doit aussi être égal à l'annexe L, ligne 15, colonne (d), lorsque l'annexe L est requise (instructions). Pour savoir comment les livres alimentent la déclaration, voyez des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise.

Quelles erreurs de tenue de livres causent l'écart?

Deux problèmes se ressemblent. Un formulaire qui ne s'équilibre pas (la ligne 15 diffère de la ligne 27) vient d'une écriture à un seul côté, d'un compte omis du formulaire ou d'une erreur de correspondance (étape 1 ci-dessus). Un formulaire qui s'équilibre mais ne concorde pas vient d'une écriture équilibrée passée au mauvais compte. Seule la dernière ligne ci-dessous déséquilibre le formulaire; les autres rompent une concordance.

Est-il prudent de forcer l'équilibre avec la ligne des ajustements des capitaux propres?

Non. La ligne 25 sert aux ajustements des capitaux propres comme les exemples des instructions, et un écart causé par une erreur de livres n'en est pas un. Les instructions de la ligne 25 donnent des exemples comme les gains et pertes non réalisés sur des titres « disponibles à la vente » et les ajustements de conversion de devises. Le formulaire demande aussi un état joint.

Une écriture de forçage laisse le formulaire et les livres en désaccord :

• Le bilan doit concorder avec les livres et les registres, et les livres ne contiennent pas cette écriture.
• Un dirigeant signe la déclaration sous peine de parjure, en déclarant qu'à sa connaissance elle est vraie, exacte et complète.
• L'écriture de forçage peut se reporter. Si la colonne d'ouverture de l'an prochain part du chiffre forcé, l'écart revient, et les montants des annexes K-1 construits sur la même erreur restent erronés jusqu'à ce qu'on la trouve.

Les bénéfices non répartis de la ligne 24 ne sont pas non plus un endroit où ranger la différence. Cherchez plutôt l'écriture fautive.

Que faire si la déclaration de l'an dernier a été produite avec une écriture de forçage ou des soldes différents?

Trouvez d'abord ce qui a été produit. Comparez l'annexe L de l'an dernier, colonne (d), aux soldes de clôture des livres pour cette année-là. S'ils diffèrent, le bilan de l'an dernier ne concordait pas avec les livres.

Les instructions donnent une façon de corriger une déclaration produite : produire un formulaire 1120-S modifié, cocher la case H(4) et joindre un état qui indique le numéro de ligne de chaque élément modifié, le montant ou le traitement corrigé et la raison. Si les renseignements des annexes K-1 étaient erronés, une annexe K-1 modifiée est envoyée à chaque actionnaire touché avec le formulaire. Une annexe K-1 qui contient des renseignements inexacts peut entraîner une pénalité pouvant atteindre 340 $ par annexe K-1 pour un défaut ordinaire, sauf motif raisonnable (instructions).

Les instructions du formulaire 1120-S ne disent pas si une erreur limitée au bilan doit être corrigée par une déclaration modifiée ou peut être expliquée dans la déclaration suivante. Cette décision dépend des faits, y compris la question de savoir si le revenu, les distributions, les prêts ou les montants des annexes K-1 étaient aussi erronés. Réglez-la avant de produire la déclaration de la nouvelle année, pour que la colonne d'ouverture soit cohérente quelle que soit la voie choisie. Voyez corriger une déclaration d'entreprise produite.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Des distributions inscrites comme dépense

Les livres d'une société de type S à un seul propriétaire montrent un bénéfice net de 88 000 $ US. La déclaration montre un revenu de 100 000 $ US, et l'annexe K-1 indique une distribution de 12 000 $ US qui n'est pas dans le registre. Le propriétaire a retiré 12 000 $ US pendant l'année et le spécialiste de la tenue de livres l'a codé « dépense du propriétaire ». Les livres et la déclaration sont maintenant en désaccord sur le revenu et sur les distributions du même montant, et le report des bénéfices non répartis (ouverture, plus bénéfice net selon les livres, moins les distributions des annexes K-1) est erroné de 12 000 $ US. L'annexe L s'équilibre quand même ici; l'erreur se trouve dans le revenu et les distributions. Si le paiement était une distribution au propriétaire, les livres feraient passer les 12 000 $ US des dépenses aux distributions. Le bénéfice net selon les livres devient 100 000 $ US, ce qui correspond à la déclaration, et les bénéfices non répartis de clôture ne changent pas. S'il s'agissait d'une rémunération pour du travail, ce serait un salaire, une question de paie à régler d'abord.

Les bénéfices non répartis d'ouverture sont erronés de 15 000 $ US

Les livres montrent des bénéfices non répartis de début de 40 000 $ US. L'annexe L produite l'an dernier, ligne 24, colonne (d), indique 55 000 $ US. Les livres ont été transférés à un nouveau logiciel, et le solde d'ouverture a été saisi à partir d'un rapport tiré avant les écritures de fin d'année du préparateur. L'écart de 15 000 $ US est retracé dans les dernières écritures de régularisation des papiers de travail de l'an dernier. S'ils l'expliquent et que la déclaration produite l'an dernier concordait avec les livres, leur effet net peut être passé contre les bénéfices non répartis d'ouverture dans une écriture datée du premier jour de cette année, pour que les soldes d'ouverture correspondent à ce qui a été produit. Sinon, ou si la déclaration produite a été construite à partir de l'autre chiffre, le bilan de l'an dernier mérite un second examen avant de produire cette déclaration.

Un prêt d'actionnaire inscrit comme ventes

Un actionnaire dépose 30 000 $ US dans le compte de l'entreprise pour couvrir un trimestre lent, et le spécialiste de la tenue de livres le code comme ventes. Le bénéfice net selon les livres est surévalué de 30 000 $ US, l'annexe L, ligne 19, n'indique aucun prêt, alors que le billet de prêt et l'annexe K-1 indiquent 30 000 $ US. Si le dépôt est un vrai prêt, reclassez-le des ventes aux prêts des actionnaires; s'il s'agissait d'un apport en capital, il va plutôt au capital versé. Comme le revenu était surévalué, une déclaration déjà produite à partir de ces livres pourrait devoir être corrigée.

Votre situation est différente?

• L'écart dépasse un arrondi, les soldes de clôture de l'an dernier ne correspondent pas aux soldes d'ouverture de cette année, ou la déclaration de l'an dernier a été produite avec une écriture de forçage : la question de savoir si les livres doivent être remis en ordre ou si une déclaration antérieure doit être corrigée, et quelles années rebâtir avant de produire cette déclaration, dépend de vos registres. Voyez l'aide en fiscalité des sociétés.
• Les livres ont des mois ou des années de retard, ou des dépenses personnelles ont transité par le compte de l'entreprise : voyez les livres de rattrapage d'une société de type S et l'aide en tenue de livres.
• La déclaration est déjà produite et l'erreur s'y trouve : voyez corriger une déclaration d'entreprise produite.
• La date d'échéance arrive avant que les livres concordent : un formulaire 1120-S en retard, ou qui omet des renseignements requis, peut coûter à la société 260 $ par actionnaire pour chaque mois ou partie de mois, jusqu'à 12 mois, même si aucun impôt n'est dû, sauf motif raisonnable (article 6699). Une prolongation au moyen du formulaire 7004 doit être demandée au plus tard à la date d'échéance normale, soit le 15 mars pour une société à année civile. Voyez une prolongation quand les livres ne sont pas prêts.
• Un actionnaire a prêté de l'argent à la société, ou la société a prêté à un actionnaire : voyez les prêts d'actionnaires à une société de type S et les prêts aux actionnaires au bilan.
• Les distributions ont peut-être dépassé le coût de base : voyez les distributions supérieures au coût de base.
• Vous préparez vous-même la déclaration : voyez produire soi-même la déclaration de sa société de type S.
• La société était auparavant une société de type C : son bilan antérieur figure sur le formulaire 1120, et non sur le formulaire 1120-S. Voyez faire passer une société de type C au statut de société de type S.