Bilanz der Form 1120-S (Schedule L) geht nicht auf: Lösungen

Warum geht die Bilanz der Form 1120-S (Schedule L) nicht auf?

Schedule L ist die Bilanz der Kapitalgesellschaft laut ihren Büchern, und die Anleitung sagt, dass sie mit den Büchern und Unterlagen der Kapitalgesellschaft übereinstimmen soll. Sie geht auf, wenn die Summe der Aktiva (Zeile 15) der Summe aus Verbindlichkeiten und Eigenkapital der Aktionäre (Zeile 27) entspricht, und zwar in der Summenspalte (b) zum Jahresbeginn und in der Summenspalte (d) zum Jahresende der Form. Geht die Form nicht auf, liegt die Ursache meist in den Büchern oder darin, wie sie in die Form übertragen wurden. Die Form zum Aufgehen zu zwingen, behebt keines von beidem. Die Zeilennummern folgen der neuesten veröffentlichten Form; prüfen Sie sie gegen die Form Ihres Steuerjahres.

Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

Lesen Sie dann die Größe der Differenz (Rechenregel der Buchhaltung, keine IRS-Regel). Eine Differenz in Höhe eines einzelnen Betrags deutet auf eine einseitige Buchung oder ein Konto hin, das in der Form fehlt; das Doppelte eines Betrags auf eine Buchung auf der falschen Seite; ein Vielfaches von neun oft auf vertauschte Ziffern.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Die Differenz größer als eine Rundung ist und sich nicht bestimmten Buchungen zuordnen lässt.
• Die Schlusssalden des Vorjahres nicht zu den Eröffnungssalden dieses Jahres passen.
• Die Steuererklärung des Vorjahres möglicherweise mit einem Plug eingereicht wurde, einer Buchung nur dazu, die Summen anzugleichen.
• Die Bücher mehr als ein Jahr umfassen und die Bankkonten nie abgestimmt wurden.
• Ein Gesellschafterdarlehen, eine Ausschüttung oder eine private Zahlung keinem Beleg zugeordnet werden kann.
• Die S-Wahl im Laufe des Jahres endete. Die Anleitung sagt, dass die Bilanz zum Jahresende in der Regel mit den Büchern am Ende des C-Rumpfjahres übereinstimmen soll, oder am Ende des S-Rumpfjahres, wenn die Kapitalgesellschaft die Wahl nach Abschnitt 1362(e)(3) getroffen hat: eine Erklärung, die mit der Steuererklärung des C-Rumpfjahres eingereicht wird, mit der unterschriebenen Zustimmung aller, die während des S-Rumpfjahres oder am ersten Tag des C-Rumpfjahres Aktionär waren.

Dann muss unter Umständen eine frühere Steuererklärung korrigiert werden, nicht nur die Bücher dieses Jahres.

Legen Sie bereit:

• Die im Vorjahr eingereichte Form 1120-S, einschließlich Schedule L, M-1 und M-2 und der K-1
• Die Summen- und Saldenliste zum Jahresende für jedes betroffene Jahr
• Bank- und Kartenabstimmungen für jedes Konto
• Das Darlehensbuch der Gesellschafter und das Ausschüttungsbuch
• Schedule L, wie die Software für Steuererklärungen sie gedruckt hat, mit ihrer Kontenzuordnung

Muss eine S Corporation Schedule L überhaupt ausfüllen?

Nicht, wenn sie Schedule B, Frage 11 mit Ja beantwortet: Die gesamten Einnahmen und das Gesamtvermögen am Jahresende müssen jeweils unter $250.000 liegen, und die Form sagt dann, die Kapitalgesellschaft sei nicht verpflichtet, Schedule L und M-1 auszufüllen. Diese Seite geht davon aus, dass die Kapitalgesellschaft Schedule L ausfüllt. Wer sie ausfüllen muss, was als Gesamteinnahmen zählt und wie man sie erstellt, steht in Schedule L, Bilanz in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft.

Was ist Zeile 12 der Form 1120-S?

Das hängt von der Seite ab. In Schedule L ist Zeile 12 das Land, abzüglich etwaiger Abschreibung. Auf Seite 1 ist Zeile 12 der Posten Steuern und Lizenzen, ein Abzug. In Schedule K sind die Zeilen 12a bis 12e Abzüge, die an die Aktionäre durchgereicht werden, und Schedule B, Frage 12 betrifft erlassene oder herabgesetzte Schulden, die nicht gegenüber Aktionären bestehen (Form). Eine Bilanz, die nicht aufgeht, betrifft Schedule L; lesen Sie also den Namen der Schedule vor der Zeilennummer.

Stimmt die Spalte zum Jahresbeginn mit der Schlussspalte des Vorjahres überein?

Ja. Spalte (b) der diesjährigen Schedule L soll Zeile für Zeile der Spalte (d) des Vorjahres entsprechen, weil der Beginn eines Steuerjahres das Ende des vorherigen ist. Die Anleitung zu Form 1120-S nennt diese Regel bei Schedule L nicht. Die Anleitung für Kapitalgesellschaften, die Schedule M-3 einreichen, nennt sie: Das Gesamtvermögen zu Beginn muss in der Regel dem Schlusswert des Vorjahres entsprechen, und für jede abweichende Position ist eine Erklärung beizufügen. Andere Kapitalgesellschaften haben diese genaue Regel nicht, doch beide Bilanzen stammen aus denselben Büchern.

Im ersten Jahr einer Kapitalgesellschaft gibt es keine frühere Schedule L; die Eröffnungsspalte soll mit den Büchern zu Jahresbeginn übereinstimmen. Für ein Unternehmen, das schon vor der Wahl bestand, lesen Sie Bücher nach der Wahl als S Corporation.

Legen Sie die eingereichte Spalte (d) des Vorjahres neben die diesjährige Spalte (b) und markieren Sie jede abweichende Zeile. Die üblichen Gründe:

• Die Bücher wurden in einer neuen Datei oder neuer Software neu gestartet, und die Eröffnungssalden wurden aus einem alten Bericht abgetippt. Siehe Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten und Opening Balance Equity (Eröffnungssaldo-Eigenkapitalkonto).
• Buchungen wurden nach dem Abschluss der Bücher vorgenommen, oder ein abgeschlossenes Jahr wurde bearbeitet, sodass die Bücher nicht mehr zur eingereichten Steuererklärung passen.
• Die neue Datei wechselte zwischen Zufluss-Abfluss-Methode (Cash) und periodengerechter Methode (Accrual), wodurch zu Beginn Forderungen und Verbindlichkeiten hinzukommen oder wegfallen. Die Bilanz folgt der Gewinnermittlungsmethode, die die Bücher regelmäßig verwenden. Ein Wechsel der Methode für die Steuererklärung ist ein eigener Schritt, der in der Regel die Genehmigung des IRS braucht, meist beantragt mit Form 3115.

Bevor Sie eine Korrektur buchen, prüfen Sie, ob die eingereichte Schedule L des Vorjahres mit den Büchern des Vorjahres übereinstimmte (siehe den letzten Abschnitt zu einer Steuererklärung mit Plug). Wenn ja, ist die übliche Korrektur eine datierte Buchung am ersten Tag dieses Jahres, die jedes abweichende Konto auf seinen eingereichten Saldo bringt; die Gegenseite wird auf die Eröffnungswerte der einbehaltenen Gewinne gebucht, nicht auf Ertrag oder Aufwand, damit sich das Ergebnis dieses Jahres nicht ändert. Wenn nein, klären Sie zuerst die frühere Steuererklärung; eine Eröffnungsbuchung würde den Fehler fortschreiben. Bearbeiten Sie ein abgeschlossenes Jahr nicht stillschweigend. Zur allgemeinen Methode siehe einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.

Was gehört in jede Eigenkapitalzeile von Schedule L?

Schedule L hat fünf Eigenkapitalzeilen, und Ausschüttungen an die Eigentümer gehören nicht dazu. Die Wahl zwischen Zeile 22 und 23 ist Buchhaltungspraxis; die Anleitung des IRS definiert sie nicht.

Ausschüttungen mindern in den Büchern das Eigenkapital. In der Steuererklärung stehen sie in Schedule K, Zeile 16d, und in der K-1 jedes Aktionärs (Feld 16, Code D), nicht in Schedule L (Anleitung). Dividenden aus angesammelten Gewinnen (Earnings and Profits) stehen stattdessen in Schedule K, Zeile 17c, und in Form 1099-DIV, nicht in der K-1. Zu den Buchungen siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen.

Stimmen die einbehaltenen Gewinne in Schedule L mit dem Accumulated Adjustments Account überein?

Nicht unbedingt. Die einbehaltenen Gewinne (Schedule L, Zeile 24) sind ein Buchwert, und eine Abweichung vom AAA (Accumulated Adjustments Account, Konto der versteuerten, nicht ausgeschütteten S-Gewinne; Schedule M-2, Spalte (a)) ist zu erwarten; erzwingen Sie deshalb keine Übereinstimmung. Das AAA ist ein Steuerkonto, das in der Regel den angesammelten, nicht ausgeschütteten Jahresüberschuss der Kapitalgesellschaft nach den Regeln der Anleitung abbildet.

Abgestimmt sein muss jedes Konto mit seinem eigenen Vorjahr: die einbehaltenen Gewinne mit der Schedule L des Vorjahres und das AAA mit dem Schlusssaldo der Schedule M-2 des Vorjahres. Ein Bruch in einem von beiden braucht einen dokumentierten Grund, etwa eine korrigierte Steuererklärung; andernfalls vermuten Sie die Bücher.

Einbehaltene Gewinne sind auch nicht dasselbe wie die Anschaffungskosten der Anteile. Der IRS sagt, die Verfolgung der Anschaffungskosten von Anteilen und Darlehen sei Sache des Aktionärs und nicht der Kapitalgesellschaft. Siehe Anschaffungskosten der Anteile eines Aktionärs einer S Corporation.

Stimmen Darlehen von Aktionären in Schedule L mit der K-1 und den Büchern überein?

Ja. Schedule L, Zeile 19, Darlehen von Aktionären, soll in der Regel mit der Summe der Beträge in den K-1 übereinstimmen. K-1, Position I, weist die Schulden aus, welche die Kapitalgesellschaft zu Beginn und am Ende des Jahres unmittelbar gegenüber jedem Aktionär hat. Nicht erfasst sind Schulden, bei denen der Aktionär nur Mitkreditnehmer oder Bürge für Schulden der Kapitalgesellschaft ist, und konzerninterne Schulden.

Führen Sie das Darlehensbuch für jeden Aktionär fort: Anfangssaldo plus neue Darlehen minus Rückzahlungen ergibt den Schlusssaldo. Rückzahlungen stehen auch in Schedule K, Zeile 16e, und in der K-1 (Feld 16, Code E).

Bei Darlehen gibt es drei typische Fehler:

• Die Einzahlung eines Aktionärs wurde als Umsatz gebucht, sodass Zeile 19 leer ist und die Einkünfte zu hoch ausgewiesen sind.
• Eine Rückzahlung wurde als Ausgabe oder als Ausschüttung gebucht.
• Ein Bankdarlehen, für das der Aktionär nur gebürgt hat, wurde als Gesellschafterdarlehen gebucht.

Zeile 7, Darlehen an Aktionäre, verläuft in die andere Richtung: Geld, das die Kapitalgesellschaft einem Eigentümer geliehen hat. Siehe Darlehen an Aktionäre in der Bilanz und Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Stimmt der Jahresüberschuss laut Büchern mit Schedule K und Schedule M-1 überein?

Der Jahresüberschuss laut Büchern ist Zeile 1 von Schedule M-1, und M-1 muss mit dem Betrag in Schedule K, Zeile 18, enden. Die Anleitung sagt, Zeile 18 müsse Schedule M-1, Zeile 8, oder Schedule M-3, Teil II, Zeile 26, Spalte (d), entsprechen. Eine Kapitalgesellschaft mit einem Gesamtvermögen von $10.000.000 oder mehr am letzten Tag des Steuerjahres reicht stattdessen Schedule M-3 ein; die Schritte unten beschreiben Schedule M-1.

Zwei Prüfungen nutzen denselben Jahresüberschuss laut Büchern:

1. Fortschreibung der einbehaltenen Gewinne. Die Schluss-Gewinnrücklagen sollen den Anfangswerten entsprechen, plus Jahresüberschuss laut Büchern, minus alle Ausschüttungen (die K-1-Ausschüttungen plus etwaige Dividenden nach Zeile 17c, wobei Zeile 16d ausgeschüttetes Vermögen mit Wertsteigerung zum Marktwert ansetzt, was die Bücher möglicherweise nicht tun), plus oder minus jede Buchung, die direkt auf das Eigenkapital ging. Das ist Rechnen in der Buchhaltung, keine IRS-Formel.
2. Schedule M-1. Beginnen Sie bei Zeile 1, dem Jahresüberschuss laut Büchern. Addieren Sie die Posten der Zeilen 2 und 3 (zum Beispiel Abschreibung laut Büchern, die in der Steuererklärung nicht abgezogen wurde, und nicht abzugsfähige Reise- und Bewirtungskosten). Ziehen Sie die Posten der Zeilen 5 und 6 ab (zum Beispiel steuerfreie Zinsen und steuerliche Abschreibung, die dem Buchgewinn nicht belastet wurde). Das Ergebnis, Zeile 8, muss Schedule K, Zeile 18, entsprechen (Form).

Jeder Unterschied zwischen Buchgewinn und Zeile 18 muss ein aufgeführter Posten sein. Ein Restbetrag bedeutet, dass ein Posten in Schedule M-1 fehlt oder dass der Buchgewinn oder das Einkommen der Steuererklärung falsch ist. Auf Seite 1 muss außerdem Position F, Gesamtvermögen, Schedule L, Zeile 15, Spalte (d), entsprechen, wenn Schedule L erforderlich ist (Anleitung). Wie die Bücher in die Steuererklärung einfließen, steht in von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung.

Welche Buchungsfehler verursachen die Differenz?

Zwei Probleme sehen ähnlich aus. Eine Form, die nicht aufgeht (Zeile 15 weicht von Zeile 27 ab), kommt von einer einseitigen Buchung, einem Konto, das in der Form fehlt, oder einem Zuordnungsfehler (Schritt 1 oben). Eine Form, die aufgeht, aber nicht passt, kommt von einer ausgeglichenen Buchung auf dem falschen Konto. Nur die letzte Zeile unten bringt die Form aus dem Gleichgewicht; die anderen brechen eine Übereinstimmung.

Darf ich die Bilanz über die Zeile für Anpassungen des Eigenkapitals der Aktionäre ausgleichen?

Nein. Zeile 25 ist für Eigenkapitalanpassungen wie die Beispiele in der Anleitung gedacht, und eine Differenz aus einem Buchungsfehler gehört nicht dazu. Die Anleitung zu Zeile 25 nennt Beispiele wie nicht realisierte Gewinne und Verluste aus zur Veräußerung verfügbaren („available for sale“) Wertpapieren und Anpassungen aus der Währungsumrechnung. Die Form verlangt außerdem eine beigefügte Erklärung.

Ein Plug lässt Form und Bücher auseinanderlaufen:

• Die Bilanz soll mit den Büchern und Unterlagen übereinstimmen, und die Bücher enthalten den Plug nicht.
• Ein Officer (Führungskraft) unterschreibt die Steuererklärung unter Strafandrohung für falsche Angaben und erklärt, dass sie nach bestem Wissen und Gewissen wahr, richtig und vollständig ist.
• Der Plug kann sich fortsetzen. Beginnt die Eröffnungsspalte des nächsten Jahres mit der ausgeglichenen Zahl, kehrt die Differenz zurück, und K-1-Beträge, die auf demselben Fehler beruhen, bleiben falsch, bis er gefunden wird.

Auch die einbehaltenen Gewinne in Zeile 24 sind kein Ort, um die Differenz abzulegen. Suchen Sie stattdessen die Buchung.

Was gilt, wenn die Steuererklärung des Vorjahres mit einem Plug oder abweichenden Salden eingereicht wurde?

Stellen Sie zuerst fest, was eingereicht wurde. Vergleichen Sie Schedule L, Spalte (d), des Vorjahres mit den Schlusssalden der Bücher für dieses Jahr. Weichen sie ab, stimmte die Bilanz des Vorjahres nicht mit den Büchern überein.

Die Anleitung nennt einen Weg, eine eingereichte Steuererklärung zu korrigieren: eine Änderungserklärung zu Form 1120-S einreichen, Kästchen H(4) ankreuzen und eine Erklärung beifügen, mit der Zeilennummer jedes geänderten Postens, dem korrigierten Betrag oder der korrigierten Behandlung und dem Grund. Waren die Angaben der K-1 falsch, geht jedem betroffenen Aktionär dazu eine geänderte K-1 zu. Eine K-1 mit falschen Angaben kann bei einem gewöhnlichen Versäumnis einen Strafzuschlag von bis zu $340 je K-1 nach sich ziehen, sofern kein triftiger Grund vorliegt (Anleitung).

Die Anleitung zu Form 1120-S sagt nicht, ob ein Fehler, der nur die Bilanz betrifft, geändert werden muss oder in der nächsten Steuererklärung erklärt werden darf. Das hängt von den Tatsachen ab, auch davon, ob Einkünfte, Ausschüttungen, Darlehen oder K-1-Beträge ebenfalls falsch waren. Klären Sie es vor der Einreichung der Steuererklärung des neuen Jahres, damit die Eröffnungsspalte zu der gewählten Lösung passt. Siehe eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung, in US-Dollar.

Ausschüttungen, die als Ausgabe gebucht wurden

Die Bücher einer S Corporation mit einem Eigentümer zeigen einen Jahresüberschuss von US$88.000. Die Steuererklärung zeigt Einkünfte von US$100.000, und die K-1 zeigt eine Ausschüttung von US$12.000, die nicht im Hauptbuch steht. Der Eigentümer hat im Laufe des Jahres US$12.000 entnommen, und der Buchhalter hat sie als „Owner Expense“ kodiert. Bücher und Steuererklärung weichen nun bei den Einkünften und bei den Ausschüttungen um denselben Betrag ab, und die Fortschreibung der einbehaltenen Gewinne (Anfangswert plus Jahresüberschuss laut Büchern minus K-1-Ausschüttungen) ist um US$12.000 falsch. Schedule L geht hier weiterhin auf; der Fehler liegt in Einkünften und Ausschüttungen. War die Zahlung eine Ausschüttung an den Eigentümer, verschieben die Bücher die US$12.000 vom Aufwand in die Ausschüttungen. Der Jahresüberschuss laut Büchern wird zu US$100.000 und stimmt mit der Steuererklärung überein, und die Schluss-Gewinnrücklagen ändern sich nicht. War es Vergütung für Arbeit, ist es Lohn, eine Frage der Lohnabrechnung, die zuerst zu klären ist.

Die Anfangswerte der einbehaltenen Gewinne weichen um US$15.000 ab

Die Bücher zeigen zu Beginn einbehaltene Gewinne von US$40.000. Schedule L, Zeile 24, Spalte (d), des Vorjahres zeigt US$55.000. Die Bücher wurden auf neue Software umgestellt, und der Eröffnungssaldo wurde aus einem Bericht abgetippt, der vor den Jahresabschlussbuchungen des Erstellers der Steuererklärung erzeugt wurde. Die Differenz von US$15.000 wird über die letzten Anpassungsbuchungen in den Arbeitspapieren des Vorjahres verfolgt. Erklären sie sie, und stimmte die eingereichte Steuererklärung des Vorjahres mit den Büchern überein, lässt sich ihre Nettowirkung in einer datierten Buchung am ersten Tag dieses Jahres auf die Anfangswerte der einbehaltenen Gewinne buchen, sodass die Eröffnungssalden dem Eingereichten entsprechen. Erklären sie sie nicht oder wurde die eingereichte Steuererklärung aus der anderen Zahl gebildet, muss die Bilanz des Vorjahres noch einmal geprüft werden, bevor diese Steuererklärung eingereicht wird.

Ein Gesellschafterdarlehen, das als Umsatz gebucht wurde

Ein Aktionär zahlt US$30.000 auf das Firmenkonto ein, um ein schwaches Quartal zu überbrücken, und der Buchhalter kodiert es als Umsatz. Der Jahresüberschuss laut Büchern ist um US$30.000 zu hoch, Schedule L, Zeile 19, zeigt kein Darlehen, während der Darlehensvertrag und die K-1 US$30.000 zeigen. Ist die Einzahlung ein echtes Darlehen, buchen Sie sie vom Umsatz auf Darlehen von Aktionären um; war es eine Kapitaleinlage, gehört sie stattdessen in das eingezahlte Kapital. Weil die Einkünfte zu hoch waren, muss eine auf diesen Büchern bereits eingereichte Steuererklärung möglicherweise korrigiert werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Differenz ist größer als eine Rundung, die Schlusssalden des Vorjahres passen nicht zu den Eröffnungssalden dieses Jahres, oder die Steuererklärung des Vorjahres wurde mit einem Plug eingereicht: Ob die Bücher bereinigt werden müssen oder eine frühere Steuererklärung korrigiert werden muss und welche Jahre vor der Einreichung dieser Steuererklärung neu aufzubauen sind, hängt von Ihren Unterlagen ab. Siehe Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Bücher liegen Monate oder Jahre zurück, oder private Ausgaben liefen über das Firmenkonto: Siehe Nachholbuchhaltung für S Corporations und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Steuererklärung ist schon eingereicht, und der Fehler steckt darin: Siehe eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren.
• Der Fälligkeitstermin kommt, bevor die Bücher stimmen: Eine verspätete Form 1120-S oder eine, der erforderliche Angaben fehlen, kann die Kapitalgesellschaft $260 je Aktionär für jeden angefangenen Monat kosten, bis zu 12 Monate, auch wenn keine Steuer fällig ist, sofern kein triftiger Grund vorliegt (Section 6699). Eine Fristverlängerung mit Form 7004 muss bis zum regulären Fälligkeitstermin beantragt werden, bei einer Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr 15. März. Siehe Fristverlängerung, wenn die Bücher nicht fertig sind.
• Ein Aktionär hat der Kapitalgesellschaft Geld geliehen, oder die Kapitalgesellschaft einem Aktionär: Siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation und Darlehen an Aktionäre in der Bilanz.
• Ausschüttungen haben möglicherweise die Anschaffungskosten überschritten: Siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten.
• Sie erstellen die Steuererklärung selbst: Siehe die Steuererklärung der eigenen S Corporation selbst einreichen.
• Die Kapitalgesellschaft war zuvor eine C Corporation: Ihre frühere Bilanz steht in Form 1120, nicht in Form 1120-S. Siehe eine C Corporation in eine S Corporation umwandeln.