Kế toán tiền mặt hay dồn tích tại Canada: CRA cho phép gì

Chủ doanh nghiệp một chủ tại Canada có được dùng kế toán tiền mặt trên form T2125 không?

Nhìn chung là không. CRA cho biết nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh được dùng phương pháp tiền mặt hoặc phương pháp dồn tích, còn mọi thu nhập tự kinh doanh khác phải khai theo phương pháp dồn tích. Thu nhập từ tư vấn, nghề thủ công kỹ thuật, bán lẻ và bán hàng trực tuyến khai trên form T2125 (biểu mẫu thu nhập kinh doanh trong tờ khai cá nhân) thuộc nhóm thứ hai này.

Phương pháp dồn tích tính thu nhập vào năm bạn kiếm được và chi phí vào năm phát sinh. Phương pháp tiền mặt tính thu nhập khi nhận tiền và chi phí khi trả tiền, dù trả bằng thẻ, chuyển khoản e-transfer hay séc, cũng như khi trả bằng tiền mặt. Quy tắc của CRA phụ thuộc vào loại thu nhập. Các trang về phương pháp kế toán cho thu nhập kinh doanh của CRA không đặt ra mức doanh thu nào mà dưới mức đó được dùng phương pháp tiền mặt.

Bạn điều hành công ty hoặc hợp danh? Câu trả lời kém rõ ràng hơn: hãy xem phần về việc công ty hoặc hợp danh có được chọn phương pháp hay không ở bên dưới. Thu nhập cho thuê theo một quy tắc khác, ở phần cuối.

Trường hợp không đơn giản khi:

• sổ sách được dựng từ tiền gửi ngân hàng, hoặc kế toán viên của bạn nói thu nhập phải ghi theo dồn tích, trong khi các tờ khai đã lập theo tiền gửi.
• cuối năm còn hóa đơn hoặc khoản phải trả chưa thanh toán, đặc biệt là các khoản lớn.
• bạn có hàng tồn kho.
• doanh nghiệp là công ty hoặc hợp danh.
• bạn có thu nhập hoa hồng và cả thu nhập kinh doanh khác.
• các năm trước đã nộp theo phương pháp tiền mặt.

Bất kỳ điểm nào trong số này cũng có thể khiến các tờ khai những năm trước phải tính lại, không chỉ năm tới. Các năm đã nộp, việc chuyển đổi cần CRA cho phép và sổ sách của công ty là những chỗ nên có chuyên gia xem xét.

Hãy gom hóa đơn bán hàng kèm ngày mỗi hóa đơn được thanh toán, các hóa đơn và khoản phải trả chưa thanh toán vào cuối mỗi năm, số liệu kiểm kê hàng tồn kho và các tờ khai những năm trước.

Kế toán dồn tích nghĩa là gì đối với thu nhập, chi phí và hàng tồn kho?

Kế toán dồn tích ghi nhận những gì bạn đã kiếm được và đang nợ, không phải những gì đã đi qua ngân hàng. CRA yêu cầu khai thu nhập trong kỳ tài chính bạn kiếm được, bất kể khi nào nhận tiền, và khấu trừ chi phí trong kỳ phát sinh, dù khi đó bạn đã trả hay chưa. Chi phí "phát sinh" thường nghĩa là bạn đã trả hoặc sẽ phải trả khoản đó.

Income Tax Act cũng đi theo hướng đó. Thu nhập kinh doanh là lợi nhuận của năm (section 9). Khoản phải thu (tiền khách hàng còn nợ bạn) cho hàng đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp trong năm phải được tính vào thu nhập, dù đến năm sau mới đến hạn, trừ khi phương pháp mà người nộp thuế đã chọn và được chấp nhận cho mục đích thuế thu nhập không đòi hỏi như vậy (section 12(1)(b)).

Khoản bán hàng tháng 12 được thanh toán vào tháng 1 thuộc năm nào, xem doanh thu tháng 12 thu tiền vào tháng 1. Tiền nhận trước khi công việc hoàn thành, xem tiền khách hàng trả trước.

Về hàng tồn kho, CRA yêu cầu lập danh sách và kiểm kê vào cuối mỗi kỳ tài chính, và dùng cùng một phương pháp định giá mỗi năm (T4002 chương 2; phương pháp kế toán). Cách định giá và giá vốn hàng bán có trong giá vốn hàng bán của doanh nghiệp một chủ.

Ai được dùng phương pháp tiền mặt tại Canada, và cho loại thu nhập nào?

Với thu nhập tự kinh doanh, chỉ nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh được dùng phương pháp tiền mặt, và chỉ cho khoản thu nhập đó. Mọi thứ còn lại phải dùng phương pháp dồn tích.

Các trang của CRA không định nghĩa "đại lý hoa hồng tự kinh doanh". CRA cho biết họ coi thu nhập hoa hồng tự kinh doanh là một phần của thu nhập kinh doanh, và yêu cầu bạn theo dõi bao nhiêu thu nhập kinh doanh của mình là thu nhập hoa hồng (T4002 chương 2). Người bán lại, tức mua hàng rồi bán, không nên mặc định ngoại lệ này áp dụng cho thu nhập của mình. Nếu bạn nghĩ mình thuộc nhóm hoa hồng, hãy gom các hợp đồng hoặc bảng kê cho thấy bạn được trả như thế nào, và tách riêng hoa hồng khỏi phí dịch vụ và doanh thu bán hàng.

Phương pháp tiền mặt chỉ áp dụng cho phần thu nhập hoa hồng. Thu nhập kinh doanh khác của cùng một người phải theo phương pháp dồn tích, và CRA yêu cầu giữ một bộ hồ sơ riêng cho mỗi phương pháp kế toán được dùng (T4002 chương 1).

Với nông nghiệp và ngư nghiệp, phương pháp tiền mặt là một lựa chọn bầu chọn theo Income Tax Act (section 28). Khi một tờ khai đã dùng phương pháp này, các năm sau vẫn phải giữ nguyên trừ khi Minister đồng ý cho dùng phương pháp khác. Nếu doanh nghiệp được điều hành chung với người khác, việc bầu chọn chỉ có hiệu lực khi từng người còn lại cũng đã bầu chọn phương pháp tiền mặt (section 28(2)).

Công ty hoặc hợp danh có được chọn phương pháp tiền mặt hay dồn tích không?

Ngoài nông nghiệp và ngư nghiệp, không trang nào của CRA cho công ty quyền dùng phương pháp tiền mặt, vì vậy công ty không nên mặc định là có. Các nguồn có đề cập đều nghiêng về dồn tích, còn phần còn lại là câu hỏi cần xác định cùng chuyên gia.

Nông nghiệp và ngư nghiệp là ngoại lệ mà luật nêu ra. Section 28 cho phép người nộp thuế bầu chọn phương pháp tiền mặt cho hoạt động nông nghiệp hoặc ngư nghiệp, và người nộp thuế gồm cả công ty (section 28; section 248(1)).

Với công ty, luật tính cả các khoản phải thu của năm, trừ khi một phương pháp được chấp nhận không đòi hỏi như vậy (section 12(1)(b)). Tờ khai T2 bắt đầu từ báo cáo tài chính của công ty. Nhìn chung, thu nhập ròng theo báo cáo tài chính không giống thu nhập ròng tính thuế, và Schedule 1 đối chiếu hai con số này (hướng dẫn T2 của CRA, chương 3). Nếu sổ sách công ty bạn ghi theo tiền mặt, báo cáo tài chính cuối năm có thể cần điều chỉnh cho hóa đơn chưa thu, khoản phải trả chưa thanh toán và hàng tồn kho trước khi lập T2. Không trang nào của CRA xác định liệu sổ sách theo tiền mặt có đủ làm cơ sở cho tờ khai hay không; hãy xác định cùng chuyên gia trước khi nộp. Những gì T2 cần từ báo cáo tài chính có trong báo cáo tài chính cuối năm của công ty, và chênh lệch giữa lợi nhuận sổ sách và lợi nhuận tính thuế có trong thu nhập tính thuế so với lợi nhuận sổ sách.

Với hợp danh, CRA đăng trang về phương pháp kế toán chung cho doanh nghiệp một chủ và hợp danh, và Income Tax Act tính thu nhập của hợp danh như thể hợp danh là một người riêng cư trú tại Canada (section 96(1)(a)). Điều đó hướng đến cùng một quy tắc: dồn tích, trừ khi thu nhập là thu nhập nông nghiệp hoặc ngư nghiệp (chỉ dùng tiền mặt nếu mọi thành viên hợp danh đều đã bầu chọn) hoặc thu nhập hoa hồng. Bản thân nội dung trang không nhắc đến hợp danh, nên đây là cách đọc các nguồn mà bạn cần xác nhận cho hợp danh của mình.

Tôi có thể ghi sổ theo tiền mặt rồi nhờ kế toán viên chuyển đổi vào cuối năm không?

Thường là được, miễn là tờ khai theo đúng phương pháp. CRA không phát hành sổ ghi chép và không đề xuất loại sổ nào (CRA). Income Tax Act yêu cầu giữ hồ sơ và sổ kế toán ở dạng cho phép xác định số thuế, kể cả kiểm kê hàng tồn kho hằng năm (section 230(1)). Tờ khai phải theo đúng phương pháp bắt buộc, và sổ sách phải cho phép xác định số thuế.

Việc chuyển đổi cuối năm thường gồm ba bước:

1. Thu nhập: bắt đầu từ tiền khách hàng đã trả, cộng khoản phải thu cuối năm, rồi trừ khoản phải thu đầu năm đã được tính vào năm trước.
2. Chi phí: bắt đầu từ các khoản đã trả cho chi phí kinh doanh được khấu trừ, cộng khoản phải trả cuối năm, rồi trừ khoản phải trả đầu năm đã được khấu trừ vào năm trước.
3. Hàng để bán: lấy hàng tồn kho đầu kỳ cộng với hàng mua trong năm và các chi phí hàng hóa khác, rồi trừ hàng tồn kho cuối kỳ để ra giá vốn hàng bán. Xem giá vốn hàng bán của doanh nghiệp một chủ.

Hai cái bẫy. Sổ dựng từ tiền gửi ngân hàng không phải là sổ theo phương pháp tiền mặt: tiền gửi có thể gồm cả khoản vay và chuyển khoản, và cách dựng lại có trong dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Ngoài ra, cài đặt hoặc báo cáo "cash basis" trong phần mềm kế toán chỉ thay đổi cách hiển thị sổ sách, không thay đổi phương pháp mà tờ khai phải dùng.

Khối lượng công việc tăng theo số hóa đơn chưa thu, khoản phải trả chưa thanh toán và hàng tồn kho. Hãy giữ các bảng chuyển đổi cùng với sổ sách: chúng cho thấy từng con số trong tờ khai được tính ra sao. Có nên tự giữ sổ hay không, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Người hành nghề chuyên môn có công việc đang làm dở thì khác thế nào?

Thu nhập của người hành nghề chuyên môn thường gồm giá trị công việc đang làm dở vào cuối năm. CRA định nghĩa công việc đang làm dở là hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn chưa cung cấp xong vào cuối kỳ tài chính.

Phí chuyên môn của năm được tính từ số tiền bạn nhận trong năm, cộng các khoản phải thu cuối năm, cộng giá trị công việc đang làm dở cuối năm mà bạn chưa nhận đồng nào trong năm, rồi trừ khoản phải thu và công việc đang làm dở của năm trước. Vì vậy công việc chưa lập hóa đơn vẫn được tính, dù chưa có hóa đơn nào.

CRA dùng từ "professional" (người hành nghề chuyên môn), và trang này không liệt kê ai thuộc nhóm đó. Công việc của bạn có được tính hay không, và định giá phần việc chưa hoàn thành thế nào, là những câu hỏi cần xác định cùng chuyên gia trước khi nộp. Hãy gom hồ sơ ghi giờ làm và các hợp đồng còn mở vào cuối năm.

Làm sao để chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích, hoặc ngược lại?

Chuyển từ tiền mặt sang dồn tích cần được cho phép. CRA yêu cầu bạn xin phép văn phòng dịch vụ thuế của mình, xin bằng văn bản trước ngày phải nộp tờ khai thuế thu nhập, và nêu trong thư lý do bạn muốn thay đổi. Với cá nhân tự kinh doanh, hạn nộp tờ khai thường là ngày 15 tháng 6.

Chuyển từ dồn tích sang tiền mặt chỉ dành cho người được dùng phương pháp tiền mặt. CRA yêu cầu dùng phương pháp tiền mặt trong tờ khai kế tiếp. CRA không nêu bước xin phép nào cho chiều chuyển này.

Ở cả hai chiều, tờ khai đầu tiên theo phương pháp mới phải kèm một bản kê khai từng khoản điều chỉnh cho thu nhập và chi phí. Hai phương pháp đặt cùng số tiền vào các năm khác nhau, nên nếu chuyển mà không điều chỉnh, có khoản bị bỏ sót hoặc bị tính hai lần. Ví dụ, chuyển từ tiền mặt sang dồn tích mà không điều chỉnh sẽ khiến các hóa đơn chưa thu vào đầu năm dồn tích đầu tiên không nằm trong thu nhập của bất kỳ năm nào.

1. Xác nhận chiều chuyển đổi, và xem phương pháp tiền mặt có từng dành cho bạn hay không.
2. Với chiều từ tiền mặt sang dồn tích, hãy viết thư cho văn phòng dịch vụ thuế trước hạn nộp tờ khai và nêu lý do.
3. Vào ngày chuyển đổi, hãy lập danh sách tiền người khác nợ bạn, các hóa đơn bạn phải trả và hàng tồn kho.
4. Nộp tờ khai đầu tiên theo phương pháp mới kèm bản kê khai các khoản điều chỉnh.
5. Giữ thư xin phép, các danh sách và bản kê khai cùng với hồ sơ của bạn.

Nếu phương pháp tiền mặt chưa bao giờ dành cho bạn, thì yêu cầu chuyển đổi không phù hợp với trường hợp của bạn. Câu hỏi lúc đó là các tờ khai trước đây có được lập theo tiền mặt hay không.

Nếu tôi đã khai theo phương pháp tiền mặt nhiều năm thì sao?

Nếu phương pháp tiền mặt không dành cho bạn mà tờ khai vẫn được lập theo đó, thì tờ khai đó đã theo một phương pháp mà các trang của CRA không cho phép với loại thu nhập ấy. Câu hỏi khi đó là nên tính lại những năm nào theo dồn tích, chứ không phải xin phép chuyển đổi.

Dùng sai phương pháp sẽ làm thu nhập dịch chuyển giữa các năm. Khi hóa đơn chưa thu tăng dần qua từng năm, mỗi tờ khai khai thấp hơn con số theo dồn tích, và các hóa đơn vẫn chưa thu vào cuối năm cuối cùng chưa xuất hiện trong tờ khai nào. Việc sửa có thể làm tăng thu nhập của một năm và giảm thu nhập của năm khác.

1. Lập danh sách tiền gửi, hóa đơn chưa thu, khoản phải trả chưa thanh toán và hàng tồn kho của từng năm.
2. Tính lại từng năm theo dồn tích và so với con số đã nộp.
3. Trước khi sửa bất kỳ tờ khai nào đã nộp, hãy xác định năm nào tăng thu nhập, năm nào giảm, và nộp theo thứ tự nào.

Tờ khai cá nhân đã nộp được sửa bằng "Change my return" trong tài khoản CRA của bạn, bằng ReFILE trong phần mềm thuế được chứng nhận, hoặc bằng Form T1-ADJ gửi qua bưu điện (CRA). Cách này chỉ dành cho T1 của cá nhân. Hướng dẫn này không nói về cách sửa tờ khai T2 hoặc tờ khai hợp danh đã nộp, và T1 của chính thành viên hợp danh cũng có thể thay đổi. CRA không hoàn thuế cho yêu cầu điều chỉnh được gửi sau 10 năm theo lịch kể từ cuối năm thuế. Thêm thu nhập vào năm đã nộp có thể làm tăng số thuế còn nợ của năm đó, và chương trình tự nguyện khai báo của CRA xem xét miễn giảm theo từng trường hợp cho những người chủ động khai báo.

CRA có thể ấn định lại một năm đã nộp trong bao lâu còn tùy người nộp thuế và các ngoại lệ; xem CRA có thể ấn định lại ngược về bao xa. Nếu việc sửa làm tăng thu nhập của một năm đã nộp, xem thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo.

Phương pháp tiền mặt hay dồn tích có làm thay đổi kỳ tài chính hoặc GST/HST không?

Không. Phương pháp quyết định một đồng được tính vào lúc nào trong kỳ tài chính. Kỳ tài chính là năm kinh doanh, và đó là một lựa chọn riêng.

Cá nhân tự kinh doanh, và hợp danh có thành viên là cá nhân, nhìn chung phải dùng ngày kết thúc năm là 31 tháng 12 (T4002 chương 1; section 249.1). Cách chọn ngày kết thúc năm có trong chọn hoặc đổi ngày kết thúc năm.

GST/HST không gắn với phương pháp tính thu nhập của bạn. Thuế trên giao dịch cung cấp chịu thuế phải nộp vào ngày nào đến trước: ngày thanh toán hoặc ngày khoản thanh toán đến hạn (Excise Tax Act, section 168(1)), nên một hóa đơn chưa được thanh toán vẫn có thể phát sinh GST/HST trước khi bạn nhận tiền. CRA cũng yêu cầu nông dân dùng phương pháp tiền mặt phải dùng phương pháp dồn tích cho mục đích GST/HST. Xem kỳ báo cáo GST/HST và năm tài chính.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Một chuyên gia tư vấn lập hóa đơn vào tháng 12

Một chuyên gia tư vấn là chủ doanh nghiệp một chủ, có ngày kết thúc năm là 31 tháng 12, hoàn thành công việc đã thỏa thuận và lập hóa đơn C$20.000 vào ngày 10 tháng 12. Khách hàng trả tiền vào ngày 12 tháng 1. Theo phương pháp dồn tích, C$20.000 là thu nhập của năm công việc được làm xong và khoản tiền trở thành khoản phải thu, dù ngân hàng ghi nhận vào năm sau. Tờ khai dựng từ tiền gửi sẽ đặt khoản này sai năm.

Một nhân viên bán hàng hưởng hoa hồng và một người bán lại

Một nhân viên bán hàng hưởng hoa hồng tự kinh doanh kiếm được C$150.000 tiền hoa hồng và khai khi nhận tiền. Phương pháp tiền mặt được phép dùng cho thu nhập này. Một người bán lại mua hàng rồi bán, với doanh thu C$150.000, thì không được dùng: quy tắc cho thu nhập đó là dồn tích, và hàng tồn kho cuối năm phải được kiểm kê.

Ba năm sổ sách ghi theo tiền gửi ngân hàng

Một nhân viên ghi sổ giữ sổ sách của chủ doanh nghiệp một chủ theo tiền gửi ngân hàng trong ba năm. Kế toán viên chuyển từng năm sang dồn tích. Chỉ tính thu nhập. Doanh nghiệp bắt đầu từ Năm 1, nên đầu kỳ không có hóa đơn nào chưa thu:

Thu nhập theo dồn tích bằng tiền gửi, cộng hóa đơn chưa thu cuối năm, trừ hóa đơn chưa thu của năm trước. Các khoản phải trả chưa thanh toán cũng cần điều chỉnh đầu kỳ và cuối kỳ. Với hàng tồn kho, hàng tồn đầu kỳ làm tăng giá vốn hàng bán và hàng tồn cuối kỳ làm giảm giá vốn hàng bán. Cả ba tờ khai đều thay đổi, và trong ví dụ này, khoản C$15.000 vẫn chưa thu vào cuối Năm 3 chưa xuất hiện trong bất kỳ tờ khai nào trong ba năm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách của bạn ghi theo tiền mặt, kế toán viên nói thu nhập phải ghi theo dồn tích, các tờ khai trước dùng ngày tiền vào tài khoản, hoặc bạn có nhiều năm theo tiền mặt với hóa đơn chưa thu lớn hoặc hàng tồn kho: việc chuyển đổi cần số hóa đơn chưa thu, khoản phải trả chưa thanh toán và hàng tồn kho của từng năm, cùng quyết định có thay đổi các tờ khai đã nộp hay không; việc sửa có thể làm tăng thu nhập của một năm đã nộp. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và làm bù sổ sách quá hạn.
• CRA đã gửi thư cho bạn về thu nhập hoặc phương pháp kế toán: hãy giữ lại thư, và xác định các năm cùng cách nộp trước khi sửa bất kỳ tờ khai nào. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn điều hành công ty và ghi sổ theo tiền mặt: những gì T2 cần từ báo cáo tài chính có trong báo cáo tài chính cuối năm của công ty; không trang nào của CRA xác định liệu sổ sách theo tiền mặt có đủ làm cơ sở cho T2 hay không, nên hãy xác nhận trước khi nộp. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn ở trong một hợp danh: phương pháp là cách đọc các nguồn mà bạn cần xác nhận cho hợp danh của mình, và tờ khai của từng thành viên hợp danh đều bị ảnh hưởng. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và tờ khai năm đầu của hợp danh chung.
• Bạn khai thu nhập cho thuê trên Form T776: CRA cho biết hầu hết thu nhập cho thuê dùng phương pháp dồn tích, và chỉ được dùng tiền mặt khi gần như không có khoản phải thu và không có chi phí chưa thanh toán vào cuối năm, và chỉ khi thu nhập ròng hoặc lỗ cho thuê ròng gần như bằng nhau theo dồn tích (CRA, Thu nhập cho thuê). Xem thu nhập cho thuê; cho thuê ngắn hạn có thể là thu nhập kinh doanh, xem cho thuê Airbnb: thu nhập cho thuê hay thu nhập kinh doanh.
• Khách hàng chưa bao giờ trả hóa đơn mà bạn đã tính vào thu nhập: xem xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.
• Bạn là người hành nghề chuyên môn có công việc chưa lập hóa đơn: công việc chưa hoàn thành vẫn được tính vào thu nhập, và định giá phần việc đó thế nào là câu hỏi cần xác định trước khi nộp. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một năm đã nộp bị bỏ sót thu nhập: xem thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo.
• Bạn cũng có doanh nghiệp tại Hoa Kỳ: xem kế toán tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ.
• Bạn sống ở Quebec: hướng dẫn này nói về các quy tắc liên bang. Cư dân Quebec còn nộp tờ khai Quebec cho Revenu Québec, mà hướng dẫn này không đề cập.
• Bạn muốn biết toàn cảnh về thuế của người tự kinh doanh: xem thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế thế nào.