GST/HST đã trả trước khi đăng ký: quy tắc tín thuế đầu vào

Tôi có thể yêu cầu GST/HST đã trả trước khi đăng ký không?

Một phần. Khi đã đăng ký, tờ khai đầu tiên của bạn có thể yêu cầu tín thuế đầu vào (GST/HST đã trả trên các khoản mua kinh doanh, được trừ vào thuế bạn nợ hoặc được hoàn nếu nhiều hơn) cho ba loại thuế đã trả trước khi đăng ký: thuế trên tài sản bạn còn giữ vào ngày đăng ký, nếu ngay trước khi đăng ký bạn là nhà cung cấp nhỏ; thuế trên dịch vụ được cung cấp cho bạn sau ngày đó; và thuế trên tiền thuê trả trước cho các kỳ sau ngày đó. Thuế trên dịch vụ bạn đã nhận trước khi đăng ký thì không được yêu cầu (Excise Tax Act, section 171; CRA: Tín thuế đầu vào). Ngày đăng ký là ngày có hiệu lực ghi trên thông báo đăng ký của CRA.

Mọi khoản tín thuế còn cần có thuế thực sự đã trả hoặc phải trả trên khoản mua đó (CRA). Hàng mua từ người bán không tính thuế, hoặc hàng đã bán hay dùng hết trước khi bạn đăng ký, thì không còn gì để yêu cầu.

Trường hợp không đơn giản khi khoản mua lớn, món đồ có giá trị thấp hơn nhiều so với số bạn đã trả vào ngày đăng ký, món đồ cũng được dùng cho cá nhân, chủ sở hữu tự trả cho công ty, tờ khai đầu tiên chủ yếu là hoàn thuế, hoặc bạn chưa nộp đơn hay dự định đăng ký chủ yếu để lấy lại thuế: ngày có hiệu lực bạn yêu cầu quyết định những khoản mua nào thuộc các quy tắc này. Hãy tập hợp:

• hóa đơn có ghi ngày và số thuế, cùng bằng chứng thanh toán
• ngày có hiệu lực trên thông báo đăng ký của bạn
• danh sách những gì bạn còn giữ vào ngày đó, kèm giá mua, thuế đã trả, các khoản cải tiến sau này, giá trị thị trường và tỷ lệ dùng cho kinh doanh

Tôi mua thiết bị hoặc hàng tồn kho trước khi đăng ký và vẫn còn giữ: tôi có yêu cầu thuế được không?

Thường là có, nếu ngay trước khi đăng ký bạn là nhà cung cấp nhỏ. Luật coi như bạn đã mua, vào lúc đăng ký, từng món bạn đang giữ để dùng hoặc bán trong kinh doanh, và đã trả số thuế bằng "basic tax content" (phần thuế cơ bản) của món đó (section 171(1); CRA). Bạn có phải nhà cung cấp nhỏ ngay trước khi đăng ký hay không tùy vào doanh thu chịu thuế của bạn, của các bên liên kết (người và doanh nghiệp có quan hệ gần gũi) và quy tắc về thời điểm theo quý; xem khi nào cần đăng ký về bài kiểm tra $30.000 (mục 148).

Phần thuế cơ bản (basic tax content) bắt đầu từ thuế phải trả trên khoản mua và các khoản cải tiến sau đó, trừ đi các khoản hoàn thuế hoặc khoản tương tự bạn được quyền thu hồi (không tính tín thuế đầu vào), rồi giảm theo tỷ lệ khi giá trị thị trường của món đồ vào ngày đăng ký thấp hơn tổng giá mua và chi phí cải tiến (section 123; CRA Memo 8-5). Ví dụ của chính CRA là một máy tính có giá trị bằng một nửa giá mua vào ngày đăng ký: nó mang một nửa số thuế.

Mức sử dụng cho kinh doanh sau đó giới hạn tín thuế. Với đa số thiết bị, mức sử dụng cho kinh doanh trên 50% cho phép tín thuế đầy đủ, còn mức bằng hoặc dưới đó thì không cho tín thuế nào (CRA: tỷ lệ đủ điều kiện). CRA cho biết các giới hạn thông thường cũng áp dụng cho khoản thuế được coi là đã trả này, gồm cả giới hạn cho xe chở khách (Memo 8-5, đoạn 30); với ô tô, xem mua ô tô qua doanh nghiệp.

Hàng tồn kho bạn giữ để bán được xử lý tương tự, với cùng mức giảm theo giá trị thị trường. Với hàng đặt trước khi đăng ký nhưng nhận sau đó, quy tắc về tài sản đòi hỏi bạn đang giữ món hàng còn quy tắc về dịch vụ không áp dụng, và bản ghi nhớ của CRA về người mới đăng ký không đề cập trường hợp này. Hãy phân biệt khoản đặt cọc thật sự với khoản trả trước, kiểm tra thời điểm thuế trở thành phải trả, và nhờ rà soát trước. Đất và công trình xây dựng cũng có thể đủ điều kiện nhưng theo bài kiểm tra mức sử dụng khác và các điều kiện khác; xem GST/HST trên bất động sản thương mại. Với thuế trả tại biên giới, xem GST trên hàng nhập khẩu và hóa đơn hải quan.

Tôi đã trả cho dịch vụ thiết lập trước khi đăng ký (thiết kế, pháp lý, website, quảng cáo): tôi có yêu cầu thuế đó được không?

Nói chung là không. Thuế trên dịch vụ được cung cấp cho bạn trước ngày đăng ký không được yêu cầu, dù bạn trả hóa đơn sau khi đăng ký (section 171(2); CRA). Ngày được tính là ngày dịch vụ được cung cấp, không phải ngày bạn trả tiền.

Ba điểm có thể thay đổi câu trả lời:

• Dịch vụ cung cấp sau đó. Khoản trả trước đã được áp vào giá trước khi đăng ký có thể làm cơ sở cho tín thuế trên tờ khai đầu tiên đối với công việc được giao sau đó, trong phạm vi công việc đó được dùng cho kinh doanh. Khoản đặt cọc thật sự không làm thuế phải trả cho đến khi bên cung cấp áp nó vào giá (section 168(9)), nên hãy kiểm tra ngày đó trước. Với dịch vụ được giao dần qua ngày đăng ký, CRA cho biết hãy chia thuế giữa phần trước và phần sau (Memo 8-5, đoạn 19) nhưng chỉ có ví dụ chia cụ thể cho tiền thuê, nên hãy nhờ kiểm tra mọi cách chia khác.
• Chi phí thiết lập công ty. CRA cho biết phí pháp lý, kế toán và thủ tục để thành lập công ty có thể là tài sản khấu hao theo thuế thu nhập. Khi đúng như vậy, chúng được tính là tài sản theo quy tắc này và có thể có tín thuế (Memo 8-5, đoạn 14). Một khoản chi phí khác, như logo hay website, là dịch vụ hay tài sản là câu hỏi về sự việc thực tế; hãy giải quyết trước khi yêu cầu hoặc ghi giảm.
• Chưa có doanh thu. Chưa có doanh thu không phải là bài kiểm tra; luật coi những việc làm liên quan đến việc thiết lập một hoạt động thương mại là làm trong quá trình hoạt động đó (section 141.1(3); Memo 8-5, đoạn 29). Điều đó giả định rằng doanh nghiệp là, hoặc sẽ là, một hoạt động thương mại (xem phần đăng ký bên dưới). Nó không thay đổi quy tắc về thời điểm ở trên.

Về phần thuế thu nhập của các chi phí này, xem chi phí khởi nghiệp trước lần bán đầu tiên.

Còn tiền thuê hoặc các khoản trả trước khác cho kỳ sau khi tôi đăng ký thì sao?

Hãy yêu cầu phần bao gồm thời gian sau ngày đăng ký. Tiền thuê, tiền bản quyền và các khoản tương tự cho các kỳ trước đó không được yêu cầu (section 171(2); CRA: Tín thuế đầu vào).

Ví dụ của CRA là tiền thuê văn phòng trả trước ba tháng, từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3, với việc đăng ký vào ngày 1 tháng 3. Thuế trên tiền thuê tháng 3 được yêu cầu; thuế trên ngày 1 tháng 1 đến ngày 28 tháng 2 thì không (RC4022). Khoản yêu cầu bị giới hạn trong phạm vi không gian thuê được dùng cho kinh doanh.

Ngày nào được tính là ngày đăng ký của tôi, và có thể bắt đầu trước ngày tôi nộp đơn không?

Đó là ngày có hiệu lực mà CRA nêu bằng văn bản (section 241(1)). Với đăng ký tự nguyện, thường là ngày bạn yêu cầu mở tài khoản, và CRA nhìn chung chấp nhận ngày sớm hơn tối đa 30 ngày. Ngày của một công ty không thể trước ngày công ty được thành lập (CRA: Đăng ký tự nguyện).

Ngày này phân loại các khoản mua của bạn. Nói chung một người phải là người đăng ký vào lúc thuế lần đầu trở thành phải trả hoặc được trả thì mới yêu cầu được tín thuế thông thường, và các quy tắc đặc biệt ở trên chỉ bao gồm những khoản mua trước đó (Memo 8-5, đoạn 12). Ngày sớm hơn có thể đưa một khoản mua gần đây sang phía thông thường, nhưng cũng khiến bạn là người đăng ký từ ngày đó, và người đăng ký phải tính thuế trên doanh thu chịu thuế (section 221(1); RC4022).

Nếu bạn đã bắt buộc phải đăng ký sớm hơn, hoặc đã tính thuế hơn 30 ngày trước khi đăng ký, CRA có một yêu cầu riêng để lùi ngày đăng ký quá mức đó (CRA); xem khi nào cần đăng ký và tính GST/HST trước khi đăng ký.

Tôi có thể đăng ký trước lần bán đầu tiên không, và đăng ký chỉ để lấy lại thuế có được phép không?

Bạn có thể nộp đơn trước bất kỳ lần bán nào nếu bạn đang tham gia hoạt động thương mại tại Canada (section 240(3)). Doanh nghiệp chưa bắt đầu có giao dịch cung cấp chịu thuế phải chứng minh ý định rõ ràng là điều hành một hoạt động thương mại. CRA liệt kê hợp đồng dự kiến, địa điểm kinh doanh, thỏa thuận thành lập công ty hoặc hợp danh, và các nỗ lực khác như lập kế hoạch tài chính hoặc huy động vốn là bằng chứng có thể có (Memo 2.3, đoạn 1 và 3, ghi ngày tháng 5 năm 1999).

Các nguồn đặt ra giới hạn và để ngỏ một câu hỏi:

• Cần một doanh nghiệp thật. Doanh nghiệp do cá nhân hoặc hợp danh toàn cá nhân điều hành mà không có kỳ vọng hợp lý về lợi nhuận thì không phải là hoạt động thương mại, và các giao dịch cung cấp được miễn thuế bị loại ra (section 123).
• Tín thuế phụ thuộc vào mục đích. Một món đồ đủ điều kiện trong phạm vi nó được mua để thực hiện các giao dịch cung cấp chịu thuế có đối giá (section 141.01(2)). Khoản mua cho doanh nghiệp không có mục đích bán hàng chịu thuế, chẳng hạn doanh nghiệp chỉ có giao dịch cung cấp được miễn thuế, không đạt bài kiểm tra đó.
• Cam kết đi kèm. Bạn nộp tờ khai, tính thuế trên doanh thu chịu thuế và nhìn chung phải giữ đăng ký ít nhất một năm trừ khi bạn ngừng hoạt động thương mại (CRA: Đăng ký tự nguyện). Hủy đăng ký sau đó có thể tạo ra GST/HST phải nộp trên hàng tồn kho và thiết bị bạn giữ lại (section 171(3)); hãy xem đóng tài khoản GST/HST trước khi coi khoản hoàn thuế khởi nghiệp là kết quả cuối cùng.
• Chưa rõ. Trang đăng ký hiện tại của CRA nói về các doanh nghiệp có doanh thu chịu thuế, và hướng dẫn đã công bố chỉ nêu danh sách bằng chứng ở trên, không có bài kiểm tra về động cơ hay về mức độ tiến triển mà một doanh nghiệp chưa có doanh thu phải đạt trước khi CRA chấp nhận đơn. Điều đó tùy vào sự việc thực tế.

Vì vậy, đăng ký chủ yếu để lấy lại thuế trên một khoản mua lớn là một nhận định dựa trên sự việc thực tế và khoản tín thuế thực sự có được, không phải một biểu mẫu cứ điền là xong.

Tôi ghi khoản yêu cầu vào tờ khai đầu tiên thế nào, và tôi có bao lâu?

Hãy yêu cầu trên tờ khai của kỳ báo cáo đầu tiên (tần suất bạn nộp: hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm) kết thúc sau ngày đăng ký. CRA coi các khoản tín thuế này phát sinh trong kỳ đó, và coi những ngày trước ngày có hiệu lực là một kỳ ngắn riêng thường không cần tờ khai (Memo 8-5, đoạn 38, 40 và 41). Chúng là tín thuế đầu vào nên được cộng vào tổng ở line 106. Hướng dẫn lập tờ khai của CRA không có dòng riêng cho chúng. Nếu tín thuế vượt thuế bạn đã tính, số âm ở line 113 C của tờ khai giấy được ghi vào line 114 như một khoản hoàn thuế; GST/HST NETFILE tự động tính (CRA: hướng dẫn lập tờ khai). Xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào về chính tờ khai.

Đa số người đăng ký có bốn năm để yêu cầu, tính từ cuối kỳ báo cáo đầu tiên đó; một số ít doanh nghiệp có doanh thu cao có hai năm, tính từ cuối năm tài chính bao gồm kỳ đó. Hạn chót là hạn nộp tờ khai của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong khoảng thời gian đó (section 225(4); CRA; Memo 8-5, đoạn 38).

1. Đọc ngày có hiệu lực trên thông báo đăng ký của bạn.
2. Liệt kê những gì bạn còn giữ vào ngày đó: món đồ, ngày mua, giá mua, thuế đã trả, các khoản cải tiến, giá trị thị trường, tỷ lệ dùng cho kinh doanh.
3. Chia mọi dịch vụ hoặc tiền thuê trả trước thành phần trước và phần sau ngày đó.
4. Đối chiếu từng dòng với hóa đơn của nó.
5. Cộng tổng vào line 106 của tờ khai đầu tiên.

Khoản tín thuế đã yêu cầu cũng làm giảm chi phí bạn khấu trừ hoặc khấu hao cho thuế thu nhập, vì nó được coi là hỗ trợ của chính phủ cho tài sản hoặc dịch vụ đó (subsection 248(16)); xem chi phí khởi nghiệp trước lần bán đầu tiên.

Tôi cần bằng chứng gì cho các khoản mua từ nhiều tháng trước?

Hãy có sẵn hồ sơ chứng minh trước khi nộp tờ khai yêu cầu tín thuế. Luật không cho tín thuế trừ khi bạn đã có đủ bằng chứng về số tiền trước khi nộp (section 169(4); CRA). Sao kê ngân hàng hoặc thẻ cho thấy bạn đã trả bao nhiêu nhưng không cho thấy thuế, nên hãy xin nhà cung cấp bản sao mọi hóa đơn còn thiếu ngay bây giờ. Về nội dung hóa đơn phải có, xem chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào.

Với tài sản đang giữ, hãy giữ danh sách có ghi ngày những gì bạn có vào ngày có hiệu lực, kèm ghi chú về cách bạn ước tính giá trị thị trường của từng món. Với hàng tồn kho, hãy giữ bản kiểm kê vào ngày đó. Với các khoản trả trước, hãy giữ hợp đồng hoặc hóa đơn cho thấy nó bao gồm kỳ nào. Hãy giữ hồ sơ 6 năm sau khi kết thúc năm mà chúng liên quan (section 286(3)).

CRA có xem xét tờ khai đầu tiên chủ yếu là các khoản mua và có yêu cầu hoàn thuế không?

Có thể. CRA cho biết mọi yêu cầu hoàn GST/HST đều được rà soát có hệ thống để tìm lỗi hoặc vi phạm, và một số được thẩm tra thêm trước khi chi trả; người yêu cầu có thể được một thẩm tra viên ở bất kỳ nơi nào tại Canada liên hệ (CRA: kiểm tra và thẩm tra GST/HST). Trang của CRA không nêu thời gian xử lý và không đặc biệt nhắc đến người mới đăng ký. Xem rà soát và kiểm tra GST/HST nếu bạn nhận được thư.

Nếu tôi quên yêu cầu một khoản mua trên tờ khai đầu tiên thì sao?

Hãy yêu cầu trên tờ khai tiếp theo, ở line 106, khi hạn chưa hết (CRA: hướng dẫn lập tờ khai). CRA nhìn chung từ chối yêu cầu sửa tờ khai đã nộp khi thay đổi duy nhất là thêm tín thuế, trừ hoàn cảnh đặc biệt, vì số tiền đó có thể yêu cầu sau (P-149R). Thời hạn vẫn tính từ kỳ báo cáo đầu tiên, nên yêu cầu trễ có ít thời gian hơn vẻ ngoài. Xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Canada.

Thiết bị bạn vẫn dùng

Một freelancer tại Ontario, là nhà cung cấp nhỏ trước khi đăng ký, mua một máy tính giá C$5.000 cộng C$650 HST (13%) vào tháng 3 và có tài khoản tự nguyện hiệu lực từ ngày 1 tháng 6. Freelancer dùng máy tính 90% cho kinh doanh. Vào ngày 1 tháng 6, theo ước tính của freelancer, máy bán được khoảng C$4.000, bằng bốn phần năm giá mua, nên thuế được coi là đã trả là C$650 x 4.000 / 5.000 = C$520. Mức sử dụng cho kinh doanh trên một nửa, nên toàn bộ C$520 có thể ghi vào tờ khai đầu tiên. C$130 còn lại thì không.

Logo được giao trước khi đăng ký

Cũng freelancer đó trả cho một nhà thiết kế C$2.000 cộng C$260 HST vào tháng 4 cho một logo giao trong tháng 4. Được coi là dịch vụ, logo được cung cấp trước ngày 1 tháng 6, nên C$260 không cho tín thuế, kể cả khi hóa đơn được trả vào tháng 7. Nếu freelancer thay vào đó đã trả trước C$1.000 cộng C$130 HST, áp vào giá của website vào tháng 4, cho website giao vào tháng 7, thì C$130 có thể được yêu cầu trên tờ khai đầu tiên, trong phạm vi website được dùng cho kinh doanh.

Tiền thuê trả trước

Một công ty tại Alberta trả trước tiền thuê tháng 1 đến tháng 3 là C$3.000 cộng C$150 GST và đăng ký vào ngày 1 tháng 3. Chỉ tháng 3, một phần ba của kỳ, nằm sau ngày đăng ký, nên có thể yêu cầu C$50 GST. C$100 còn lại thì không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã chi một khoản lớn cho thiết bị, hàng tồn kho hoặc thiết lập trước khi đăng ký, hoặc dự định đăng ký chủ yếu để lấy lại, và tờ khai đầu tiên sẽ là khoản hoàn thuế: câu trả lời tùy vào ngày, giá trị thị trường và cách phân loại từng chi phí. Những khoản mua nào đủ điều kiện, nên yêu cầu ngày có hiệu lực nào và cách chứng minh khoản hoàn thuế là các điểm cần giải quyết trước khi bạn nộp đơn hoặc nộp tờ khai; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đã vượt mức nhà cung cấp nhỏ, hoặc đã tính thuế trước khi có mã số: quy tắc về tài sản ở trên phụ thuộc vào việc bạn là nhà cung cấp nhỏ ngay trước khi đăng ký, nên câu trả lời có thể thay đổi; xem khi nào cần đăng ký và tính GST/HST trước khi đăng ký.
• Bạn trả bằng tiền cá nhân, hoặc công ty đã hoàn tiền cho bạn: quy tắc về tài sản xét những gì chính doanh nghiệp đã đăng ký đang giữ, nên ai là người mua món đồ là điều quan trọng; xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Bạn đang dùng, hoặc dự định dùng, Quick Method: CRA cho biết bạn không thể yêu cầu tín thuế cho chi phí hoạt động nhưng có thể yêu cầu cho một số khoản mua, như máy tính, xe và thiết bị lớn khác (CRA: Tín thuế đầu vào). Hãy kiểm tra cách xử lý tài sản đang giữ trước khi bạn chọn; xem hướng dẫn về Quick Method.
• Một khoản mua đã bị bỏ sót trên tờ khai đã nộp: xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.
• CRA đã gửi thư về khoản hoàn thuế của bạn: xem rà soát và kiểm tra GST/HST.
• Doanh nghiệp của bạn đặt tại Quebec: bạn nộp tờ khai GST/HST cho Revenu Québec trên biểu mẫu của họ, nên thông báo của CRA và các số line ở trên có thể khác (RC4022).
• Bạn cũng đã trả PST hoặc QST: trang này chỉ nói về GST/HST; xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang và tính GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang.
• Sổ sách của bạn cho những tháng trước khi đăng ký chưa được thiết lập: xem thiết lập sổ sách cho doanh nghiệp mới.