Có cần luật sư để thành lập công ty tại Canada, hay tự nộp hồ sơ?

Có cần luật sư để thành lập công ty tại Canada không?

Không. Pháp luật không yêu cầu luật sư để thành lập công ty liên bang hoặc tại Ontario, British Columbia và Alberta. Ở ba nơi đầu, chủ sở hữu có thể nộp hồ sơ trực tuyến; tại Alberta, đại lý đăng ký hoặc nhà cung cấp dịch vụ Alberta được ủy quyền nộp các biểu mẫu, và bước này cũng không cần luật sư.

Về các bước nộp hồ sơ, xem cách thành lập công ty liên bang, tại Ontario, tại British Columbia, tại Alberta hoặc tại Quebec; thành lập công ty liên bang hay cấp tỉnh bang giúp bạn chọn.

Chính các trang của chính phủ cũng khuyên nên tư vấn cho mọi việc ngoài các biểu mẫu. Corporations Canada nói hướng dẫn của họ không thay thế tư vấn pháp lý. British Columbia khuyên nên tư vấn pháp lý để xác nhận đã đáp ứng mọi yêu cầu. Alberta khuyên nên tư vấn pháp lý khi cân nhắc công ty có phải cơ cấu phù hợp hay không.

Một trường hợp không còn đơn giản khi có từ hai chủ sở hữu trở lên, thành viên gia đình là cổ đông, nhiều hơn một loại cổ phần, doanh nghiệp một chủ hiện có chuyển vào, nghề có giấy phép hành nghề, hoặc giám đốc sống ngoài Canada. Những lựa chọn đó định hình điều lệ, sổ cổ phần và hồ sơ giám đốc, và sửa sau này tốn thêm hồ sơ phải nộp và đôi khi cả thuế.

Hãy chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ, dù bạn chọn cách nào:

• Họ tên đầy đủ và địa chỉ của từng chủ sở hữu, và mỗi người sẽ trả bao nhiêu cho cổ phần của mình.
• Kế hoạch cổ phần: có bao nhiêu loại, ai nhận loại nào và bao nhiêu cổ phần.
• Tỉnh bang nơi doanh nghiệp chủ yếu hoạt động, để chọn liên bang hay cấp tỉnh bang.
• Địa chỉ văn phòng đăng ký nhận thư đáng tin cậy (tại Alberta, phải là địa chỉ thực tế ở Alberta).
• Tại Alberta, một đại diện nhận giấy tờ pháp lý (agent for service): người ở Alberta nhận giấy tờ pháp lý thay cho công ty; không nhất thiết là luật sư.
• Họ tên và địa chỉ của từng giám đốc và việc người đó có phải là công dân Canada cư trú (resident Canadian) hay không.
• Với công ty liên bang, các cá nhân có quyền kiểm soát đáng kể (những người nắm từ 25% trở lên số phiếu bầu hoặc giá trị cổ phần, hoặc kiểm soát công ty trên thực tế).
• Danh sách mọi tài sản, hợp đồng hoặc tài khoản của doanh nghiệp một chủ mà bạn định chuyển vào.

Việc nộp hồ sơ thành lập tạo ra gì, và còn lại gì cho bạn?

Việc nộp hồ sơ chỉ tạo ra công ty và không gì hơn. Bạn nhận giấy chứng nhận thành lập (certificate of incorporation) kèm điều lệ; công ty thành lập ở cấp liên bang, Ontario, BC và Alberta còn được cấp tự động mã số doanh nghiệp và tài khoản thuế thu nhập công ty (CRA).

Mọi việc bên trong công ty vẫn còn phải làm. Corporations Canada gọi đây là tổ chức nội bộ: các giám đốc soạn quy chế nội bộ (by-laws: quy tắc nội bộ của công ty về cuộc họp, cán bộ điều hành và việc ký tên), cho phép phát hành cổ phần, bổ nhiệm cán bộ điều hành và thiết lập giao dịch ngân hàng, thường qua một cuộc họp tổ chức.

Hồ sơ nộp đưa điều lệ (tại BC là thông báo điều lệ, notice of articles), văn phòng đăng ký và các giám đốc đầu tiên vào hồ sơ công khai; ở cấp liên bang còn ghi cả các cá nhân có quyền kiểm soát đáng kể. Mọi mục trong danh sách kiểm tra bên dưới đều để lại cho công ty.

Canada Business Corporations Act, section 20 buộc công ty liên bang lưu điều lệ và quy chế nội bộ, biên bản và nghị quyết của cổ đông, thông báo về giám đốc, sổ đăng ký chứng khoán, biên bản và nghị quyết của giám đốc, và sổ sách kế toán đầy đủ. Không lưu mà không có lý do chính đáng là vi phạm. Luật của các tỉnh bang có danh sách riêng; trang của BC nêu sổ hồ sơ, sổ đăng ký chứng khoán trung tâm, sổ đăng ký minh bạch và giấy chứng nhận cổ phần.

Cách nào cũng phải giao những gì trước khi bạn coi là xong?

Dù ai làm (bạn, dịch vụ trực tuyến hay luật sư), công ty chỉ được tổ chức xong khi các mục bên dưới đã có và đã ký. Tự nộp hồ sơ thì tất cả để lại cho bạn; với dịch vụ trực tuyến hoặc luật sư, mục nào gói dịch vụ hay thư thỏa thuận không liệt kê vẫn thuộc về bạn, và việc thiết lập thuế cũng vậy nếu không được bao gồm. Hãy đối chiếu gói dịch vụ với danh sách này trước khi coi việc thành lập là hoàn tất.

Quy tắc liên bang cho từng mục kiểm tra có trên các trang các bước tiếp theo và hồ sơ công ty. Nội dung từng mục có trong hướng dẫn về sổ biên bản; nếu bạn đã nộp hồ sơ trực tuyến, xem việc còn lại sau khi thành lập công ty trực tuyến.

Thuê luật sư thành lập công ty có đáng không?

Có thể đáng, khi công ty cần những điều khoản mà không biểu mẫu nào của chính phủ viết cho bạn. Một chủ sở hữu mở doanh nghiệp mới với một loại cổ phần phổ thông gặp ít quyết định như vậy nhất, dù cơ quan đăng ký vẫn khuyên nên tư vấn để xác nhận đã đáp ứng mọi yêu cầu; mỗi tình huống dưới đây thêm một giấy tờ hoặc một quyết định khó thay đổi về sau.

Dù ai nộp, biểu mẫu và lệ phí của chính phủ vẫn như nhau. Trước khi trả tiền cho bất kỳ bên hỗ trợ nào, hãy hỏi họ làm ra những mục nào trong danh sách kiểm tra ở trên và ai giữ sổ biên bản.

Điều gì có thể sai khi bạn tự thành lập công ty?

Cơ quan đăng ký kiểm tra hồ sơ nộp, nhưng không ai kiểm tra các bước nội bộ, nên chính những bước đó hay bị bỏ sót. Mỗi lỗ hổng dưới đây đụng đến một quy tắc do cơ quan đăng ký hoặc luật đặt ra.

• Chưa bao giờ phát hành cổ phần. Một người chỉ trở thành cổ đông khi công ty phát hành cổ phần, và theo luật liên bang, cổ phần không được phát hành cho đến khi đã trả đủ tiền. Giấy nợ của chính cổ đông không được tính là thanh toán (section 25). Nếu chưa phát hành cổ phần, hồ sơ có thể không cho thấy cổ đông nào để chia cổ tức hoặc để khai trên T2.
• Không có nghị quyết tổ chức hoặc quy chế nội bộ. Theo quy tắc liên bang, việc phát hành cổ phần phải được ghi thành nghị quyết của giám đốc trong sổ biên bản; quy chế nội bộ cần được cổ đông phê chuẩn sau đó.
• Các loại cổ phần không khớp với kế hoạch. Thành lập cơ bản ở cấp liên bang cho một hoặc hai loại cổ phần. Thêm loại cổ phần về sau, ví dụ cho vợ/chồng hoặc nhà đầu tư, nghĩa là phải sửa đổi điều lệ.
• Văn phòng đăng ký không nhận được thư. Giấy tờ tống đạt tại đó được coi là đã nhận, và thư nhắc báo cáo hằng năm liên bang được gửi đến văn phòng đăng ký hoặc địa chỉ khác đã đăng ký, trừ khi bạn đăng ký nhận nhắc nhở qua email.
• Bỏ lỡ báo cáo hằng năm đầu tiên. Công ty liên bang nộp trong vòng 60 ngày sau mỗi ngày kỷ niệm thành lập, bắt đầu từ năm sau năm thành lập (Corporations Canada). Chính sách của Corporations Canada là bắt đầu giải thể công ty đã bỏ lỡ hai năm báo cáo, sau thông báo cuối cùng. Công ty Ontario lần đầu nộp tờ khai ban đầu trên Ontario Business Registry trong vòng 60 ngày sau khi thành lập, không mất phí (Corporations Information Act, s. 2), rồi nộp báo cáo hằng năm mỗi năm; BC tự đặt hạn nộp báo cáo hằng năm; xem hướng dẫn về báo cáo hằng năm.

Những bước nào sau khi thành lập là về thuế, không phải về pháp lý?

Hầu hết việc thiết lập thuế tách biệt với việc thành lập công ty: chỉ có mã số doanh nghiệp và tài khoản thuế thu nhập công ty đi kèm hồ sơ nộp. GST/HST, tiền lương, sổ sách và T2 đầu tiên là việc của bạn, hoặc của kế toán viên hay nhân viên ghi sổ bạn thuê, trừ khi bên lo việc thành lập liệt kê chúng trong thỏa thuận.

Các giám đốc đang tại nhiệm khi khoản khấu trừ tiền lương hoặc GST/HST đến hạn có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản công ty không nộp, trong tối đa hai năm sau khi thôi làm giám đốc (Income Tax Act, section 227.1; Excise Tax Act, mục 323).

Thứ tự mở tài khoản có trong sau khi thành lập công ty; năm thuế đầu tiên và hạn nộp có trong năm thuế đầu tiên của công ty.

Luật sư hoặc dịch vụ trực tuyến có làm thay đổi lệ phí chính phủ không?

Không. Lệ phí chính phủ như nhau dù bạn chọn cách nào; luật sư hoặc dịch vụ trực tuyến tính thêm phí riêng.

• Liên bang: $200 khi nộp trực tuyến (Corporations Canada), sau đó $12 cho mỗi báo cáo hằng năm nộp trực tuyến.
• Ontario: $300 khi nộp trực tuyến hoặc qua bưu điện (Ontario).
• British Columbia: $350, cộng $30 cho Name Request, trừ khi bạn dùng số đăng ký thành lập làm tên.
• Alberta: lệ phí chính phủ, được liệt kê trong danh mục sản phẩm của đại lý đăng ký của tỉnh bang, cộng phí riêng của nhà cung cấp dịch vụ.

Bảng đầy đủ và chi phí duy trì hằng năm có trong chi phí thành lập công ty tại Canada.

Công ty có khấu trừ được khoản đã trả cho luật sư hoặc dịch vụ trực tuyến không?

Một phần. Phí cho chính việc thành lập công ty được khấu trừ trong năm phát sinh, tối đa $3.000 tổng cộng cho lần thành lập đó, theo paragraph 20(1)(b) của Income Tax Act. Phí cho công việc khác, như thỏa thuận cổ đông hoặc chuyển giao theo section 85, nằm ngoài paragraph đó, và cách xử lý tùy thuộc vào công việc. Cả hai được nói trong khấu trừ chi phí thành lập công ty.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; mọi số tiền bằng đô la Canada.

Một nhà phát triển web ở BC tự nộp hồ sơ trực tuyến

Cô là chủ sở hữu duy nhất và muốn tên bằng chữ. Cô trả C$30 cho Name Request và C$350 để nộp đơn thành lập, tổng cộng C$380 lệ phí chính phủ. Trước khi nộp, cô dùng điều lệ mẫu và ký thỏa thuận thành lập nhận 100 cổ phần phổ thông. Sau khi nhận giấy chứng nhận, cô nộp C$100 vào tài khoản của công ty cho số cổ phần đó, ký các nghị quyết tổ chức, cấp giấy chứng nhận cổ phần cho mình, ghi cổ phần vào sổ đăng ký chứng khoán trung tâm và lập sổ đăng ký minh bạch. Báo cáo hằng năm đầu tiên đến hạn trong vòng hai tháng sau ngày kỷ niệm thành lập đầu tiên.

Hai người sáng lập ở Ontario thuê luật sư

Một người sáng lập góp C$100.000 tiền mặt; người kia mang theo quan hệ khách hàng. Họ muốn chia 60/40, có cơ chế mua lại nếu một người rút và có quy tắc cho các quyết định lớn. Không điều nào trong số đó nằm trong hồ sơ nộp cho chính phủ, nên họ trả tiền cho luật sư soạn điều khoản cổ phần và thỏa thuận cổ đông. Lệ phí C$300 của tỉnh bang như nhau ở cả hai cách. Cổ phần không thể được phát hành để đổi lấy lời hứa làm việc trong tương lai: cả luật liên bang (section 25) lẫn luật Ontario (section 23) đều yêu cầu phải trả đủ trước bằng tiền, tài sản hoặc dịch vụ đã cung cấp, nên người sáng lập không góp tiền sẽ trả tiền mua cổ phần thế nào vừa là câu hỏi về thuế vừa là câu hỏi pháp lý.

Một nhà thầu ở Alberta nộp hồ sơ qua đại lý đăng ký

Anh không tự nộp trực tuyến được. Anh đặt báo cáo NUANS của Alberta (tra cứu tên đề xuất so với các tên hiện có) cho tên bằng chữ, rồi mang điều lệ, thông báo địa chỉ, thông báo giám đốc, thông báo đại diện nhận giấy tờ pháp lý, báo cáo NUANS và giấy tờ tùy thân đến đại lý đăng ký. Anh trả lệ phí chính phủ cộng phí dịch vụ của đại lý và nhận giấy chứng nhận thành lập, rồi nhận email khi mã số doanh nghiệp được cấp. Các nghị quyết tổ chức và việc phát hành cổ phần vẫn do anh tự hoàn tất.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Có từ hai chủ sở hữu trở lên, hoặc có nhà đầu tư tham gia: xem hợp danh hay công ty và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp về điều khoản cổ phần.
• Vợ/chồng hoặc con cái sẽ sở hữu cổ phần, hoặc bạn cần nhiều loại cổ phần: hãy đọc các loại cổ phần khi thành lập công ty trước khi nộp hồ sơ, và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn đang chuyển doanh nghiệp một chủ vào công ty: xem chuyển doanh nghiệp vào công ty và danh sách kiểm tra chuyển từ doanh nghiệp một chủ sang công ty, và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp về lựa chọn chung.
• Giám đốc hoặc chủ sở hữu sống ngoài Canada: xem thành lập công ty tại Canada từ nước ngoài, công ty Canada cho người sáng lập sống tại Trung Quốc, thành lập công ty khi là người mới đến hoặc người không cư trú và tư cách CCPC của công ty mới, và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn hành nghề có giấy phép: xem công ty hành nghề chuyên môn và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn đã thành lập công ty trực tuyến và chưa chắc còn thiếu gì: xem sau khi thành lập công ty trực tuyến và hướng dẫn về sổ biên bản.
• Thiết lập thuế sau bất kỳ cách nào (tài khoản, sổ sách, T2 đầu tiên): xem sau khi thành lập công ty và sổ sách cho CCPC mới, và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp về các tài khoản, rồi ghi sổ kế toán và tờ khai công ty.
• Đã bỏ lỡ báo cáo hằng năm hoặc công ty đã bị giải thể: xem báo cáo hằng năm của công ty và khôi phục công ty đã giải thể, và nhờ hỗ trợ thuế công ty nếu cũng đã bỏ lỡ T2.
• Bạn chưa quyết định có thành lập công ty hay không: xem doanh nghiệp một chủ hay công ty.