Lập sổ sách cho doanh nghiệp mới ở Canada: GST/HST, năm tài chính

Tôi phải giữ những gì từ ngày đầu, và CRA có yêu cầu hệ thống cụ thể nào không?

Luật yêu cầu hồ sơ của mọi giao dịch để chứng minh các khoản thu nhập và chi phí bạn khai, nhưng CRA không yêu cầu hệ thống cụ thể nào. CRA không phát hành sổ ghi chép hay đề xuất bộ sổ, và hồ sơ trên máy tính được chấp nhận nếu rõ ràng và dễ đọc (CRA: hồ sơ kinh doanh). Income Tax Act yêu cầu sổ sách và hồ sơ ở dạng cho phép xác định số thuế phải nộp (section 230).

Hãy bắt đầu những việc này ngay từ ngày đầu:

• Mọi hóa đơn bạn phát hành và mọi biên lai cho khoản tiền bạn chi, trong bất kỳ hệ thống rõ ràng nào.
• Sao kê của từng tài khoản ngân hàng và thẻ mà doanh nghiệp dùng.
• Ngày đăng ký và, với công ty, giấy tờ thành lập công ty.
• Mọi khoản đã trả trước lần bán đầu tiên, kèm biên lai.

Chủ doanh nghiệp một chủ giữ hồ sơ riêng cho từng doanh nghiệp mình điều hành.

Việc bắt đầu không đơn giản nếu bạn đã lập hóa đơn hoặc bán hàng trước khi có sổ sách, đã tính GST/HST (hoặc không tính) mà không có ngày bắt đầu rõ ràng, đã cho tiền kinh doanh đi qua tài khoản cá nhân, hoặc chưa chắc về ngày kết thúc năm tài chính. Công ty còn cần tài khoản riêng, vốn cổ phần và tài khoản khoản vay của cổ đông. Với sổ sách đã bị chậm, xem theo kịp sổ sách quá hạn.

Chủ doanh nghiệp một chủ hay công ty: thiết lập khác nhau thế nào?

Chủ doanh nghiệp một chủ khai thu nhập kinh doanh trên Form T2125 cùng với tờ khai cá nhân. Công ty nộp tờ khai T2 riêng cho mỗi năm thuế, kể cả khi không có thuế phải nộp (CRA: hướng dẫn T2).

Nguồn: CRA: hạn nộp dành cho cá nhân; CRA: hướng dẫn T2, trước khi bắt đầu; CRA: hướng dẫn GIFI. CRA quản lý thuế thu nhập công ty cấp tỉnh bang ở mọi nơi, trừ Alberta và Quebec (CRA: thuế công ty cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ). Công ty có cơ sở thường trú tại Alberta còn nộp tờ khai Alberta (AT1) trừ khi được miễn, hạn nộp là sáu tháng sau ngày kết thúc năm; thuế Alberta có quy định riêng về hạn nộp số dư (Alberta: thuế thu nhập công ty). Quebec có tờ khai công ty riêng. Về việc chuyển từ hình thức này sang hình thức kia, xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.

Tôi chọn năm tài chính kết thúc vào ngày nào, và tôi có được chọn không?

Chủ doanh nghiệp một chủ nhìn chung dùng ngày 31 tháng 12. Công ty mới có thể chọn bất kỳ ngày kết thúc năm nào, miễn là năm thuế đầu tiên không dài hơn 53 tuần kể từ khi thành lập.

• Chủ doanh nghiệp một chủ: cá nhân đủ điều kiện có thể dùng kỳ tài chính khác, nhưng chỉ bằng cách chọn trên Form T1139, gửi kèm tờ khai có chứa ngày đầu tiên của kỳ tài chính đầu tiên của doanh nghiệp, chậm nhất vào ngày đến hạn nộp của tờ khai đó. Nếu không, áp dụng ngày 31 tháng 12. Sau đó mẫu này được nộp mỗi năm, và lựa chọn đã hủy không thể thực hiện lại (CRA: Form T1139; Income Tax Act, section 249.1). Kỳ đầu tiên có thể ngắn hơn mười hai tháng vì doanh nghiệp bắt đầu giữa chừng (CRA: T4002).
• Công ty: năm thuế là kỳ tài chính. Việc đổi sau này nhìn chung cần CRA chấp thuận qua thư gửi văn phòng dịch vụ thuế, với một danh sách ngắn các trường hợp ngoại lệ (CRA: hướng dẫn T2, chương 1). Việc giành quyền kiểm soát, hoặc công ty trở thành hay thôi là CCPC, cũng kết thúc năm thuế sớm (Income Tax Act, section 249; xem ngày kết thúc năm được coi là phát sinh khi giành quyền kiểm soát).

Lựa chọn của công ty mới quyết định hạn nộp T2, và ngày kết thúc năm ngay sau khi thành lập nghĩa là năm thuế đầu tiên ngắn. Hãy quyết định trước tờ khai đầu tiên. Xem chọn hoặc đổi ngày kết thúc năm và kế toán theo tiền mặt hay dồn tích.

Khi nào tôi phải đăng ký GST/HST, và tôi có nên đăng ký sớm hơn không?

Doanh nghiệp phải đăng ký khi doanh thu chịu thuế vượt giới hạn nhà cung cấp nhỏ là $30.000, trong bốn quý dương lịch liên tiếp hoặc trong một quý dương lịch. Dưới giới hạn đó, doanh nghiệp là nhà cung cấp nhỏ và việc đăng ký là tự nguyện, ngoại trừ dịch vụ taxi hoặc đặt xe thương mại phải đăng ký ngay cả khi là nhà cung cấp nhỏ (CRA: khi nào đăng ký).

Vượt giới hạn trong một quý thì tư cách nhà cung cấp nhỏ kết thúc ngay ở lần bán làm bạn vượt giới hạn. Chỉ vượt qua nhiều quý thì tư cách này kết thúc vào cuối tháng sau quý đó. Cách tính có quy định riêng cho các doanh nghiệp liên kết, doanh thu ngoài Canada và các khoản loại trừ: xem khi nào đăng ký GST/HST.

Hãy đăng ký trong vòng 29 ngày kể từ ngày có hiệu lực. Đăng ký tự nguyện thường có hiệu lực vào ngày bạn nộp đơn, hoặc sớm hơn tối đa 30 ngày. Ngoài Quebec, hãy đăng ký qua dịch vụ trực tuyến của CRA; nếu bạn chưa có mã số doanh nghiệp, bạn sẽ nhận một mã cùng với tài khoản GST/HST (CRA: đăng ký tài khoản GST/HST). Nếu địa điểm thực tế của doanh nghiệp ở Quebec, hãy liên hệ Revenu Québec, cơ quan nhìn chung quản lý GST/HST tại đó (CRA: RC4022).

Đăng ký sớm hơn mức bắt buộc là một sự đánh đổi. Khi đã đăng ký, bạn tính GST/HST trên doanh thu chịu thuế, nộp tờ khai và nộp số tiền đã thu, và bạn có thể xin tín thuế đầu vào, tức khoản tín thuế cho GST/HST đã trả trên chi phí kinh doanh. Nhà cung cấp nhỏ không đăng ký thì không tính GST/HST (trừ một số giao dịch cung cấp bất động sản) và không được xin tín thuế đầu vào (CRA: RC4022). Thuế trên dịch vụ được cung cấp cho bạn trước khi đăng ký không được tín thuế, kể cả khi bạn trả sau khi đăng ký. Thuế phải nộp trước khi đăng ký trên dịch vụ được cung cấp sau đó có thể được xin, còn động sản vốn và hàng tồn kho đang có tại thời điểm đăng ký có thể đủ điều kiện theo các quy định riêng (CRA: tín thuế đầu vào). Xem xin GST/HST đã trả trước khi đăng ký và, về chính kiểm tra đăng ký, khi nào đăng ký GST/HST. Công ty cũng cần các tài khoản CRA của mình: xem sau khi thành lập công ty.

Tôi thiết lập GST/HST trong sổ sách thế nào: thuế suất, doanh thu zero-rated và được miễn thuế, PST và QST?

Thuế suất theo nơi cung cấp, tức tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ nơi một khoản bán được coi là diễn ra, không phải lúc nào cũng là nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Ví dụ của CRA là một máy tính xách tay giao tại Nova Scotia, được coi là cung cấp tại Nova Scotia. Hãy giữ PST hoặc QST tách khỏi GST/HST. Có các quy định đặc biệt, nên khoản bán cho khách hàng ở tỉnh bang khác cần được kiểm tra (CRA: thuế suất nào cần thu; CRA: thuế suất).

British Columbia, Manitoba và Saskatchewan còn có PST, và Quebec có QST. Mỗi loại là một loại thuế riêng mà CRA liệt kê tách khỏi GST/HST và để cho tỉnh bang quản lý, nên hãy ghi mỗi loại trong tài khoản riêng. Tại Quebec, Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST, và doanh nghiệp đặt tại đó nộp tờ khai cho cơ quan này. Xem PST theo tỉnh bang.

Có hai loại bán hàng không tính thuế, và chúng không giống nhau. Khoản bán zero-rated, chẳng hạn thực phẩm thiết yếu, là khoản chịu thuế với thuế suất 0%, nên các khoản mua liên quan vẫn có thể được tín thuế đầu vào. Khoản bán được miễn thuế không chịu GST/HST, và các khoản mua để cung cấp hàng hóa được miễn thuế nhìn chung không được tín thuế (CRA: thuế suất; CRA: tín thuế đầu vào).

Trong sổ sách, hãy mở tài khoản GST/HST đã thu, tài khoản GST/HST đã trả trên khoản mua, các tài khoản PST hoặc QST riêng, và một mã thuế cho mỗi cách xử lý: chịu thuế theo thuế suất của nơi cung cấp, zero-rated và được miễn thuế. Các bước cho từng bút toán có trong ghi sổ GST/HST.

GST/HST bạn thu được giữ ủy thác cho Nhà nước cho đến khi bạn nộp (Excise Tax Act, section 222). Nếu một công ty không nộp thuế ròng, các giám đốc tại thời điểm đó cùng chịu trách nhiệm với công ty khi việc thu hồi từ công ty đã thất bại hoặc công ty đang phá sản, thanh lý hay giải thể. Họ có thể bị ấn định thuế trong vòng hai năm sau khi họ thôi làm giám đốc lần cuối, trừ khi họ đã thận trọng như một người hợp lý sẽ làm để ngăn chặn việc không nộp (section 323).

Biên lai phải ghi gì để tôi xin tín thuế đầu vào, và tôi có bao lâu?

Biên lai hoặc hóa đơn phải có các chi tiết tương ứng với giá trị của nó, và tín thuế phải được xin trong thời hạn (bên dưới) (CRA: tín thuế đầu vào).

Thời hạn thông thường là bốn năm sau khi kết thúc kỳ báo cáo mà khoản tín thuế liên quan: tín thuế phải được xin trước hạn nộp tờ khai của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong thời hạn đó (Excise Tax Act, section 225). Khoản mua phải dành cho hoạt động thương mại của bạn, và CRA mong bạn có đủ bằng chứng trước khi xin. Khoản mua cá nhân không được tín thuế, và một số chi phí, chẳng hạn tiền ăn uống, chỉ cho phép một phần. Xem chi phí không có hoặc chỉ có một phần tín thuế. Nếu biên lai của nhà cung cấp thiếu mã số đăng ký hoặc chi tiết khác, xem chi tiết biên lai cho tín thuế đầu vào; nếu không có biên lai, xem chi phí kinh doanh không có biên lai.

Tôi nộp GST/HST thường xuyên thế nào, và hạn nộp khi nào?

CRA ấn định kỳ báo cáo theo doanh thu chịu thuế hằng năm, và người đăng ký có thể chọn kỳ thường xuyên hơn bằng cách đăng ký lựa chọn, trên Form GST20 hoặc trong dịch vụ trực tuyến của CRA (CRA: RC4022). Người mới đăng ký có thể chọn kỳ bắt đầu vào ngày đăng ký bằng cách nộp cùng với đơn; lựa chọn muộn hơn có hiệu lực vào ngày đầu tiên của một năm tài chính và nhìn chung được nộp trong vòng hai tháng sau ngày đó (Excise Tax Act, section 250).

Tờ khai và khoản thanh toán hằng tháng hoặc hằng quý đến hạn 1 tháng sau khi kỳ kết thúc; với hầu hết doanh nghiệp, tờ khai hằng năm và khoản thanh toán cuối đến hạn 3 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính. Người nộp hằng năm là cá nhân có doanh nghiệp, có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 và có thu nhập kinh doanh để tính thuế trong năm đó thì nộp tiền chậm nhất vào ngày 30 tháng 4 và nộp tờ khai chậm nhất vào ngày 15 tháng 6; người không đáp ứng cả ba điều kiện thì theo các ngày hằng năm ở trên (CRA: hạn báo cáo). Để kỳ báo cáo khớp với năm tài chính, xem kỳ báo cáo GST/HST và năm tài chính.

Tôi mở những tài khoản nào để T2125 hoặc tờ khai công ty dễ làm?

Hãy mở một tài khoản cho mỗi thứ doanh nghiệp nắm giữ, nợ, kiếm được và chi tiêu, và đặt tên sao cho mỗi tài khoản rơi vào một dòng của tờ khai. Chỉ thêm khi một khoản chi phí hoặc doanh thu thật sự cần tài khoản riêng.

• Chủ doanh nghiệp một chủ: dòng của từng chi phí có trong các dòng chi phí T2125.
• Công ty: tờ khai báo cáo bảng cân đối kế toán trên Schedule 100 và báo cáo kết quả kinh doanh trên Schedule 125, mỗi khoản có một mã GIFI. Tờ khai đầu tiên của công ty mới còn cần Schedule 101, bảng cân đối kế toán đầu kỳ. Hãy giữ giấy tờ làm việc cho thấy các tài khoản đứng sau mỗi khoản được báo cáo, và đừng gửi kèm tờ khai (CRA: hướng dẫn GIFI).

Hướng dẫn GIFI giả định bạn lập các mã từ báo cáo tài chính của chính mình, nên tên tài khoản có thể do bạn đặt nếu mỗi tên ứng với một mã. Xem hệ thống tài khoản khớp với GIFI, và chọn phần mềm kế toán.

Tôi tách tiền của chủ sở hữu khỏi tiền doanh nghiệp thế nào?

Hãy gắn nhãn mọi đồng tiền vào hoặc ra khỏi doanh nghiệp là kinh doanh, rút tiền, tiền lương hay khoản vay. Trang hồ sơ kinh doanh của CRA dành cho chủ doanh nghiệp một chủ không yêu cầu tài khoản ngân hàng riêng, nhưng tài khoản và thẻ riêng cho doanh nghiệp giúp mỗi bút toán rõ ràng thuộc về một bên.

• Chủ doanh nghiệp một chủ: doanh nghiệp và chủ sở hữu là một người nộp thuế, nên không có tiền lương cho chính bạn. Không được khấu trừ chi phí cá nhân hay sinh hoạt (Income Tax Act, section 18(1)(h)), nên tiền bạn rút ra là khoản rút tiền, không phải chi phí. Xem khoản rút tiền của chủ doanh nghiệp một chủ.
• Công ty: lợi ích mà công ty cho cổ đông nhìn chung được tính vào thu nhập của cổ đông. Khoản vay cho cổ đông cũng bị tính trừ khi được trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm thuế của công ty mà khoản vay được cấp, và việc trả nợ không nằm trong một chuỗi các khoản vay và hoàn trả; còn có các ngoại lệ khác (sections 15(1), 15(2) and 15(2.6)). Hãy theo dõi tiền vào và ra trong tài khoản khoản vay của cổ đông. Xem sổ sách cho CCPC mới và, nếu chi phí cá nhân đã được trả từ công ty, chi phí cá nhân do công ty trả.

Tôi giữ gì, trong bao lâu và ở đâu?

Hãy giữ hồ sơ sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan, tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada (Income Tax Act, mục 230; CRA: nơi lưu giữ hồ sơ).

Hồ sơ điện tử phải được giữ ở định dạng điện tử đọc được trong suốt thời hạn. Hồ sơ lưu ở nước ngoài và truy cập từ Canada không được coi là giữ tại Canada trừ khi CRA cho phép.

Một số hồ sơ, chẳng hạn hồ sơ tài sản dài hạn và sổ đăng ký cổ đông, được giữ lâu hơn, và việc nộp tờ khai trễ, khiếu nại, kháng cáo hoặc công ty đóng cửa làm thay đổi thời hạn. Xem thời gian giữ hồ sơ kinh doanh để biết ngày bắt đầu tính sáu năm và các ngoại lệ này.

Tôi xử lý các chi phí đã trả trước lần bán đầu tiên thế nào?

Hãy giữ mọi biên lai và ghi mỗi chi phí kèm ngày, vì ngày bắt đầu quyết định cách xử lý. CRA nói thu nhập được khai, và chi phí có thể được khấu trừ, từ khi doanh nghiệp bắt đầu, và doanh nghiệp bắt đầu khi bạn bắt đầu một hoạt động quan trọng là một phần thường xuyên của nó, chẳng hạn mua đủ hàng để bán lại hoặc thiết bị để bắt đầu. Nghiên cứu một doanh nghiệp có thể có không làm doanh nghiệp bắt đầu, và các chi phí nghiên cứu đó không được khấu trừ (CRA: T4002). Với công ty, chi phí trả bằng tiền cá nhân trước khi thành lập công ty cần cách xử lý riêng, và GST/HST trên dịch vụ được cung cấp trước khi đăng ký không được tín thuế (ở trên). Xem chi phí khởi nghiệp trước lần bán đầu tiên.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Canada.

Một nhà thiết kế tự do ở Ontario bắt đầu vào ngày 15 tháng 1

Doanh thu của cô theo quý dương lịch là C$9.000, C$12.000, C$14.000 và C$10.000, tổng cộng C$45.000 trong năm. Giả sử mọi khoản bán đều là giao dịch cung cấp chịu thuế cho khách hàng ở Ontario và cô không có doanh nghiệp liên kết. Năm T2125 của cô từ ngày 15 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12, và tờ khai đến hạn vào ngày 15 tháng 6 của năm sau. Sau quý thứ ba, doanh thu của cô qua các quý cho đến nay là C$35.000, vượt giới hạn C$30.000 dù không quý nào vượt riêng lẻ. Với các dữ kiện này, cô sẽ hết là nhà cung cấp nhỏ vào cuối tháng 10, sẽ tính HST Ontario từ ngày có hiệu lực đăng ký (không muộn hơn lần bán đầu tiên của cô sau ngày 31 tháng 10), và sẽ đăng ký trong vòng 29 ngày kể từ ngày đó. Kiểm tra đăng ký có các ngoại lệ.

Một công ty ở Alberta thành lập vào ngày 10 tháng 3

Công ty chọn ngày 31 tháng 12. Năm thuế đầu tiên kéo dài 297 ngày, trong giới hạn 371 ngày. T2 đến hạn sáu tháng sau ngày kết thúc năm, tức ngày 30 tháng 6 của năm sau. Nếu có cơ sở thường trú tại Alberta, AT1 có cùng hạn nộp. Thuế liên bang còn nợ đến hạn hai tháng sau ngày kết thúc năm. Mốc ba tháng áp dụng cho một số CCPC dựa trên năm thuế trước, thứ mà công ty năm đầu không có, nên nộp trước mốc hai tháng sẽ loại bỏ câu hỏi này (Income Tax Act, subsection 248(1)). Thuế Alberta có quy định riêng về hạn nộp số dư. Sau khi đăng ký, công ty sẽ tính GST 5% trên các giao dịch cung cấp tại Alberta, và Alberta không có PST.

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở Ontario mua thiết bị

Cô trả C$2.260: C$2.000 cộng C$260 HST, từ một người đã đăng ký. Vì tổng trên C$500, hóa đơn hỗ trợ tín thuế phải ghi tên và mã số đăng ký của nhà cung cấp, ngày, tổng số tiền, HST, tên của cô, mô tả ngắn và điều khoản thanh toán. Nếu cô đã đăng ký và mua để dùng chủ yếu cho doanh nghiệp (hơn 50% mức sử dụng), toàn bộ C$260 có thể được xin làm tín thuế đầu vào; nếu mức dùng cho kinh doanh từ 50% trở xuống, thì không được (Excise Tax Act, section 199; CRA: tỷ lệ cho động sản vốn). Nếu cô mua trước khi đăng ký, thiết bị đang có tại thời điểm đăng ký có thể đủ điều kiện theo các quy định riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã bắt đầu kinh doanh trước khi có sổ sách: nếu hóa đơn đã phát hành mà không có ngày bắt đầu GST/HST rõ ràng, tiền đã đi qua tài khoản cá nhân, hoặc ngày kết thúc năm chưa chốt, thì tình trạng ban đầu (ngày đăng ký, ngày kết thúc năm, cách mã hóa những gì đã xảy ra) phụ thuộc vào các dữ kiện mà chuyên gia nên xem xét. Xem theo kịp sổ sách quá hạn, dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và dịch vụ kế toán ghi sổ.
• Bạn đã tính GST/HST trước khi có mã số, hoặc đã vượt giới hạn mà không đăng ký: xem tính GST/HST trước khi đăng ký và tờ khai GST/HST chưa nộp, hoặc dịch vụ kế toán ghi sổ nếu sổ sách của các kỳ đó chưa ngăn nắp.
• Bạn là công ty mới: vốn cổ phần, khoản vay của cổ đông và T2 đầu tiên cần được làm cẩn thận. Xem sổ sách cho CCPC mới và dịch vụ thuế công ty.
• Bạn đã chuyển doanh nghiệp một chủ vào công ty: xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.
• Bạn bán hàng ở nhiều tỉnh bang hoặc ở Quebec: xem kinh doanh ở nhiều tỉnh bang.
• Bạn được trả bằng đô la Hoa Kỳ hoặc phục vụ khách hàng Hoa Kỳ: xem người làm tự do được trả bằng USD và dịch vụ thuế xuyên biên giới.
• Bạn có đối tác kinh doanh: xem năm đầu tiên của hợp danh chung.