Khoản cho cổ đông vay trên bảng cân đối kế toán: cách xử lý

Khoản cho cổ đông vay trên bảng cân đối kế toán là gì, và nó nằm ở đâu trên tờ khai?

Khoản cho cổ đông vay là một tài sản: tiền công ty đã trả cho chủ sở hữu hoặc vì chủ sở hữu mà sổ sách ghi là chủ sở hữu sẽ hoàn trả. Nó nằm ở dòng 7 của Schedule L, tức bảng cân đối kế toán, trên cả Form 1120-S và Form 1120. Dòng 19, "Loans from shareholders", đi theo chiều ngược lại: tiền chủ sở hữu cho công ty vay. Về khoản đó, xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Số dư thường tích tụ khi tiền được chuyển cho chủ sở hữu mà không có bảng lương, không có bút toán phân phối và không có giấy nợ ký tên. Nhãn trong sổ sách không quyết định khoản tiền đó là gì. Nó có thể là khoản vay thật, tiền công cho dịch vụ hoặc khoản phân phối, và quy tắc thuế đối xử với mỗi loại khác nhau.

Trường hợp trở nên phức tạp khi:

• số dư kéo dài hơn một năm;
• không có giấy nợ, không có lãi và không có lần trả nợ nào;
• chủ sở hữu S corporation làm việc trong doanh nghiệp mà không có bảng lương;
• có nhiều hơn một cổ đông;
• một cổ đông sống ngoài Hoa Kỳ;
• ngân hàng cho vay, bên mua hoặc người chuẩn bị thuế đang hỏi về số dư.

Hãy gom sổ cái cổ đông theo năm, các giấy nợ nếu có, sao kê ngân hàng, các Schedule L và Schedule K-1 trước đây, hồ sơ bảng lương và giá gốc cổ phần của chủ sở hữu.

Ba thuật ngữ sẽ xuất hiện bên dưới:

• Giá gốc cổ phần (stock basis): chi phí tính thuế của chủ sở hữu trong số cổ phần, tăng thêm bởi thu nhập S corporation chuyển sang và giảm đi bởi khoản lỗ và khoản phân phối (section 1367).
• Lợi nhuận tích lũy theo luật thuế (earnings and profits): lợi nhuận của công ty tính theo luật thuế. Khoản phân phối từ đó là cổ tức (Publication 542).
• Tài khoản điều chỉnh tích lũy (AAA): tổng cộng dồn thu nhập ròng chưa phân phối của S corporation kể từ khi trở thành S corporation (hướng dẫn).

Công ty có bắt buộc phải nộp bảng cân đối kế toán không?

Công ty chỉ được bỏ qua Schedule L khi cả tổng doanh thu lẫn tổng tài sản cuối năm đều dưới giới hạn công ty nhỏ của tờ khai. Phép thử nằm ở chỗ khác nhau trên mỗi tờ khai, và mỗi biểu mẫu định nghĩa tổng doanh thu theo cách riêng:

Hướng dẫn Form 1120-S và hướng dẫn Form 1120 liệt kê những gì được tính là doanh thu.

Ngoại lệ này miễn nộp schedule, không miễn khoản vay. Số dư vẫn nằm trong sổ sách, ngân hàng cho vay hay bên mua có thể đọc sổ sách, và các quy tắc thuế bên dưới áp dụng dù có Schedule L hay không. Về khi nào schedule bắt buộc và cách lập, xem Schedule L trên tờ khai của công ty.

Có thể hủy khoản cho cổ đông vay bằng cách trừ vào lợi nhuận giữ lại không?

Có, nhân viên ghi sổ có thể ghi bút toán đó, nhưng nó ghi nhận một khoản phân phối cho chủ sở hữu, không phải khoản khấu trừ, và không quyết định kết quả về thuế. Bút toán ghi nợ lợi nhuận giữ lại (hoặc tài khoản phân phối cho cổ đông được kết chuyển vào đó) và ghi có khoản cho cổ đông vay. Khoản vay rời khỏi tài sản và vốn chủ sở hữu giảm cùng một số tiền. Bút toán chỉ đúng khi sự việc thực tế ủng hộ một khoản phân phối.

IRS xem xét khoản tiền đó thực chất là gì, không xem nhãn. Publication 542 nói rằng khi công ty hủy khoản nợ của cổ đông mà không được hoàn trả, số tiền bị hủy được coi là khoản phân phối cho cổ đông. Với S corporation, IRS còn có thẩm quyền phân loại lại các khoản trả cho cổ đông kiêm nhân viên thành tiền lương (IRS).

Một khoản vay thật trở nên vô giá trị là câu hỏi khác. Section 166 cho phép khấu trừ khoản nợ trở nên vô giá trị trong năm, và có thể cho phép khấu trừ phần đã xóa sổ của khoản nợ chỉ thu hồi được một phần, nhưng chỉ khoản nợ thật (bona fide) mới đủ điều kiện (26 CFR 1.166-1(c)). Số dư bị hủy do lựa chọn là khoản phân phối.

Một bút toán sổ sách tự nó không khai báo gì. Khoản phân phối vẫn phải xuất hiện trên tờ khai đúng, như phần tiếp theo cho thấy.

Hủy khoản nợ của cổ đông có hệ quả thuế gì: C corporation so với S corporation?

Trong cả hai trường hợp, số tiền bị hủy nói chung là khoản phân phối, không phải khoản khấu trừ. Hệ quả cho cổ đông thì khác nhau:

Publication 542 chuyển người đọc về S corporation sang hướng dẫn Form 1120-S. Cột S corporation dựa trên Code và các quy định, trong đó thừa nhận các khoản phân phối thực tế, mặc nhiên (constructive) và được coi là có (deemed) (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Do đó, việc C corporation hủy khoản nợ có thể tạo ra cổ tức chịu thuế dù không có đồng tiền mặt nào đổi chủ.

Có những cách thực tế nào để xử lý số dư khoản cho cổ đông vay?

Có bốn cách: hoàn trả, coi là tiền lương, coi là khoản phân phối, hoặc giữ như một khoản vay có hồ sơ. Mỗi cách có hệ quả thuế khác nhau:

Lựa chọn đúng tùy thuộc vào sự việc: chủ sở hữu có làm việc cho công ty không, mức lương hợp lý là bao nhiêu, giá gốc cổ phần, earnings and profits, và có bao nhiêu cổ đông.

Một "khoản trả nợ" có thể không thật sự là trả nợ. IRS tóm tắt một phán quyết của tòa án coi các khoản bị gọi là vay từ một S corporation cho cổ đông duy nhất là tiền lương: các giấy nợ trả theo yêu cầu không có bảo đảm và không có lãi, được lập theo ý chủ sở hữu cho một chủ sở hữu làm việc đáng kể, chỉ được "trả" bằng bút toán ghi có trừ vào các khoản công ty nợ chủ sở hữu (IRS). Khoản tiền là tiền lương, khoản phân phối hay trả nợ thật tùy thuộc vào sự việc.

Giấy nợ ký hôm nay chỉ ghi nhận một khoản vay từ hôm nay. Nó không chứng minh các khoản ứng trước đó là khoản vay vào thời điểm chúng được thực hiện. Để lập khoản vay đúng ngay từ đầu, xem vay từ chính công ty của bạn.

Lãi suất nào áp dụng cho khoản vay từ công ty cho cổ đông?

Khoản vay của công ty cho cổ đông nên tính lãi ít nhất bằng lãi suất liên bang áp dụng (applicable federal rate). Khoản vay có lãi thấp hơn là khoản vay lãi suất thấp hơn thị trường, và phần lãi không tính có thể bị coi là khoản phân phối cho cổ đông. Section 7872 áp dụng cho mọi khoản vay giữa công ty và bất kỳ cổ đông nào của công ty, và IRS công bố các lãi suất mỗi tháng (Applicable Federal Rates).

• Khoản vay trả theo yêu cầu (demand loan) (trả bất cứ khi nào công ty yêu cầu): lãi suất liên bang ngắn hạn của từng kỳ, ghép lãi nửa năm một lần.
• Khoản vay có kỳ hạn (term loan) (có ngày trả cố định): lãi suất theo kỳ hạn của nó vào ngày cho vay, ghép lãi nửa năm một lần.
• Lãi quá thấp: với khoản vay trả theo yêu cầu, cổ đông được coi là nhận phần lãi bị bỏ qua từ công ty rồi trả lại dưới dạng tiền lãi, tính vào ngày cuối cùng của mỗi năm dương lịch, nên công ty được coi là nhận tiền lãi. Với khoản vay có kỳ hạn, phần thiếu hụt được coi là tiền mặt cổ đông nhận vào ngày cho vay, và khoản vay được coi là có chiết khấu phát hành gốc (original issue discount) (section 7872(b)). Publication 542 gọi phần lãi không tính là một khoản phân phối có thể xảy ra.
• Khoản vay nhỏ: quy tắc không áp dụng vào những ngày mà tổng mọi khoản vay giữa cổ đông và công ty không quá $10.000, trừ khi việc tránh thuế liên bang là một trong những mục đích chính của thỏa thuận về lãi. Các khoản vay cho cổ đông và vợ/chồng của cổ đông được cộng lại, và một khi quy tắc đã áp dụng cho khoản vay có kỳ hạn thì nó tiếp tục áp dụng (section 7872(f)(7) và (f)(10)).

Số dư nằm đó nhiều năm không tính lãi cũng không được miễn. Với khoản vay trả theo yêu cầu, quy tắc được tính từng năm. Về đầy đủ các quy tắc lãi suất và cách lập khoản vay đúng, xem vay từ chính công ty của bạn.

Điều gì thay đổi nếu số dư được coi là tiền lương?

Khoản tiền trở thành tiền trả cho dịch vụ: áp dụng thuế lương, khấu trừ thuế và Form W-2, và công ty chỉ được khấu trừ như tiền công hợp lý cho dịch vụ đã thực sự làm.

S corporation phải trả cho cổ đông kiêm nhân viên mức lương hợp lý trước khi thực hiện các khoản phân phối không phải tiền lương, và mức lương hợp lý không bao giờ vượt quá những gì cổ đông đã nhận, trực tiếp hoặc gián tiếp (IRS). Về thế nào là hợp lý, xem lương của chủ sở hữu S corporation.

Việc coi là tiền lương phải là thật. Một bút toán đổi tên số dư thành "salary" không nộp tờ khai thuế lương nào. Với các năm đã nộp, xem sửa sai sót trong tiền lương và S corporation chưa chạy bảng lương.

Điều gì thay đổi nếu S corporation coi số dư là khoản phân phối?

Khoản phân phối làm giảm giá gốc cổ phần của cổ đông và tài khoản điều chỉnh tích lũy, và chỉ miễn thuế đến mức giá gốc.

• Khai báo: số tiền ghi ở Schedule K, dòng 16d, và ở box 16, code D, của Schedule K-1 của cổ đông nhận nó (hướng dẫn).
• Tài khoản điều chỉnh tích lũy (AAA): Schedule M-2 giảm nó theo các khoản phân phối không phải cổ tức từ earnings and profits, nhưng không xuống dưới không (hướng dẫn).
• Giá gốc cổ phần: khoản phân phối làm giảm giá gốc, nhưng không xuống dưới không (section 1367(a)(2)). Các khoản thu nhập của năm được tính trước (section 1368(d)).
• Phần vượt giá gốc: phần vượt được coi là lãi từ bán hoặc trao đổi tài sản (section 1368(b)).
• Earnings and profits từ giai đoạn là C corporation trước đó: những khoản này có thể biến một phần khoản phân phối thành cổ tức. Thứ tự mặc định nằm ở section 1368(c), và công ty có thể chọn, với sự đồng ý của mọi cổ đông nhận phân phối trong năm đó, chi earnings and profits trước. Lựa chọn này không thể hủy, chỉ áp dụng cho năm đó và được thực hiện bằng một bản khai trên Form 1120-S gốc hoặc điều chỉnh nộp đúng hạn (section 1368(e)(3); hướng dẫn). Xem khoản phân phối vượt giá gốc.
• Nhiều cổ đông: các quy định yêu cầu các khoản phân phối khác nhau về số tiền phải được xử lý với hệ quả thuế phù hợp ("appropriate tax effect"), nên khoản số dư bị hủy của một chủ sở hữu đặt ra câu hỏi cho những người còn lại (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Xem khoản phân phối không đều của S corporation.

Về các bút toán, xem ghi nhận các khoản phân phối của S corporation. Về giá gốc, xem giá gốc cổ phần của cổ đông S corporation và khoản phân phối vượt giá gốc.

Số dư kéo dài nhiều năm và chưa bao giờ có hồ sơ: tôi nên sửa gì trước?

Hãy quyết định cách xử lý từng năm, từ năm cũ nhất trước, vì giá gốc và earnings and profits của mỗi năm đưa sang năm sau. Các bước:

1. Dừng các khoản chuyển tiền mới không có hồ sơ. Từ nay, mọi khoản trả cho chủ sở hữu là tiền lương, một khoản phân phối đã ghi sổ hoặc một khoản vay có ký giấy nợ.
2. Lập sổ cái cổ đông từ sao kê ngân hàng: ngày, số tiền, chủ sở hữu và mục đích của mọi khoản chuyển, mọi năm.
3. Kiểm tra từng năm đã khai thế nào: Schedule L dòng 7, các Schedule K-1, Form W-2 và Form 1099-DIV.
4. Với mỗi chủ sở hữu, so sánh tiền lương đã trả với mức lương hợp lý cho công việc đã làm.
5. Tính giá gốc cổ phần và AAA, hoặc earnings and profits với C corporation, từng năm, để biết một khoản phân phối sẽ tốn bao nhiêu thuế.
6. Chọn cách xử lý cho số tiền của từng năm: hoàn trả, tiền lương, khoản phân phối, hoặc khoản vay có hồ sơ từ nay trở đi.
7. Liệt kê các hồ sơ nộp sẽ thay đổi: tờ khai của công ty, các Schedule K-1, tờ khai thuế lương, Form W-2 và tờ khai cá nhân của các chủ sở hữu.

Bước cuối là nơi cần một chuyên gia. Việc gắn nhãn khác cho một số dư cũ có thể ảnh hưởng đến các tờ khai đã nộp.

Nếu sổ sách chậm nhiều năm, xem sổ sách bắt kịp cho S corporation; với việc bên mua xem xét, xem báo cáo chất lượng lợi nhuận khi bán doanh nghiệp nhỏ. Nếu bảng cân đối kế toán vẫn không cân sau các bút toán, xem bảng cân đối kế toán của S corporation không cân và lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Chủ sở hữu S corporation lấy tiền trong hai năm mà không có bảng lương

Cổ đông duy nhất của một S corporation lấy US$30.000 trong năm đầu và US$50.000 trong năm thứ hai: tổng cộng US$80.000, không có bảng lương và không có giấy tờ. Sổ sách ghi US$80.000 vào khoản cho cổ đông vay.

• Hoàn trả: chủ sở hữu trả lại US$80.000. Điều đó chấm dứt khoản vay, nếu các khoản chuyển thực sự là khoản vay. Phần lãi không tính trong thời gian chúng còn tồn tại vẫn có thể phải xử lý.
• Tiền lương: với 7,65% cho người sử dụng lao động và 7,65% cho chủ sở hữu, US$80.000 tiền lương kèm tổng cộng US$12.240 thuế An sinh Xã hội và Medicare (US$6.120 phần của người sử dụng lao động và US$6.120 phần của nhân viên; nếu không khấu trừ gì, công ty chịu trách nhiệm cả hai), chưa kể khấu trừ thuế thu nhập, tiền phạt và tiền lãi. Cả hai năm sẽ cần nộp lại hồ sơ thuế lương điều chỉnh.
• Khoản phân phối: giả định các khoản chuyển chưa bao giờ là khoản vay, nên mỗi khoản là khoản phân phối trong năm nhận và Schedule K-1 và M-2 của cả hai năm thay đổi. Giả sử giá gốc cổ phần là US$25.000 vào đầu năm đầu tiên, và công ty không có earnings and profits tích lũy. Năm một, US$15.000 thu nhập nâng giá gốc lên US$40.000, và khoản phân phối US$30.000 còn lại US$10.000. Năm hai, US$10.000 thu nhập nâng giá gốc lên US$20.000. Trong khoản phân phối US$50.000, US$20.000 miễn thuế và US$30.000 là lãi. Nếu đó là các khoản vay thật mà công ty hủy bây giờ, toàn bộ US$80.000 là một khoản phân phối trong năm hủy, tính theo giá gốc của năm đó.

Cách nào phù hợp tùy thuộc vào giá gốc cổ phần và mức lương hợp lý cho công việc của chủ sở hữu. Khi hoàn toàn không có bảng lương, câu hỏi về tiền lương đến trước.

C corporation có khoản cho cổ đông duy nhất vay

Một C corporation cho cổ đông duy nhất vay US$50.000, không có giấy nợ và không có lãi. Nếu công ty hủy khoản này, US$50.000 là một khoản phân phối. Giả sử earnings and profits của công ty đủ cho US$30.000 trong đó: phần đó là cổ tức. Nếu giá gốc cổ phần của cổ đông là US$5.000, US$5.000 kế tiếp miễn thuế và đưa giá gốc về không, và US$15.000 cuối cùng là lãi. Công ty không được khấu trừ.

Các lựa chọn thay thế là giấy nợ có chữ ký với lãi ít nhất bằng lãi suất liên bang và các lần trả nợ thật, hoặc cổ đông hoàn trả bằng tiền của chính mình. Vì khoản vay vượt giới hạn khoản vay nhỏ, số dư không tính lãi cũng có thể phát sinh phần lãi bị bỏ qua mỗi năm.

Một S corporation nhỏ dưới giới hạn của bảng cân đối kế toán

Một S corporation có doanh thu US$180.000 và tài sản cuối năm US$90.000. Cả hai đều dưới US$250.000, nên công ty có thể trả lời Có ở Schedule B, câu hỏi 11, và bỏ qua Schedule L. Khoản US$30.000 mà chủ sở hữu nợ công ty vẫn nằm trong sổ sách. Nếu đó là khoản vay thật, nó vượt giới hạn khoản vay nhỏ US$10.000, nên nếu không tính lãi thì mỗi năm có thể phát sinh phần lãi bị bỏ qua. Hãy xử lý số dư trước khi ngân hàng cho vay hay bên mua đọc sổ sách.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người chuẩn bị thuế đã đánh dấu số dư, ngân hàng cho vay hoặc bên mua đang hỏi, hoặc số dư kéo dài nhiều năm không có giấy nợ, không có lãi hoặc không có bảng lương: việc nó được hoàn trả, chuyển thành tiền lương hay coi là khoản phân phối làm thay đổi thuế lương, giá gốc cổ phần và các tờ khai đã nộp. Việc đó cần đặt sổ cái, các tờ khai đã nộp và hồ sơ bảng lương cạnh nhau: xem hỗ trợ thuế công ty, và hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại sổ cái.
• Một cổ đông sống ngoài Hoa Kỳ: cổ tức trả cho chủ sở hữu không cư trú có thể phải chịu khấu trừ thuế, và công ty, với tư cách bên khấu trừ thuế (withholding agent), chịu trách nhiệm về khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ (section 1461). Việc hủy khoản nợ mà không chi tiền mặt có kích hoạt khoản khấu trừ đó hay không là câu hỏi cần giải quyết trước. Công ty có chủ sở hữu nước ngoài từ 25% trở lên báo cáo các khoản vay với chủ sở hữu đó trên Form 5472, và việc không nộp bị phạt $25.000. S corporation không thể có cổ đông là người nước ngoài không cư trú (section 1361(b)(1)(C)). Hãy giải quyết việc này trước khi hủy số dư: xem tự trả lương cho mình với tư cách chủ sở hữu nước ngoài và bỏ sót khấu trừ thuế trên các khoản trả ra nước ngoài.
• Bạn muốn một khoản vay đúng quy cách từ nay trở đi: hãy đọc vay từ chính công ty của bạn.
• Số dư chủ yếu là hóa đơn cá nhân mà S corporation đã trả: xem S corporation trả chi phí cá nhân. Với C corporation, xem C corporation trả chi phí của chủ sở hữu.
• Bạn cho công ty vay, không phải ngược lại: xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.
• Bạn ở Canada: áp dụng một bộ quy tắc khác; xem khoản vay cổ đông tại Canada.
• Bạn lấy nhiều hơn giá gốc cổ phần của mình: xem khoản phân phối vượt giá gốc.