Sửa chữa hay cải tạo nhà cho thuê: bình nước nóng, mái, sàn

Thay bình nước nóng, mái nhà hoặc sàn trong nhà cho thuê: khấu trừ như sửa chữa hay vốn hóa như cải tạo?

Publication 527 xếp bình nước nóng, mái mới, sàn và thảm trải kín sàn vào nhóm cải tạo. Chi phí cải tạo phải vốn hóa: cộng vào giá gốc của tài sản và khấu trừ dần qua nhiều năm dưới dạng khấu hao. Công việc chỉ giữ cho tài sản vận hành hiệu quả ở mức bình thường là sửa chữa, được khấu trừ khi chi trả (hướng dẫn Schedule E). Việc chọn áp dụng một quy tắc an toàn vẫn có thể biến một khoản cải tạo thành khoản khấu trừ ngay trong năm nay.

Các câu hỏi cần tự hỏi, theo thứ tự. Đây có phải sửa chữa, chẳng hạn thay một bộ phận bị mòn hoặc vá một chỗ? Nếu trông giống cải tạo, hóa đơn có nằm trong mức $2.500 không, tổng công việc của tòa nhà trong năm có nằm trong giới hạn của người nộp thuế nhỏ không, hoặc đó có phải là bảo trì định kỳ không? Nếu không trường hợp nào phù hợp, chi phí được tính khấu hao.

Khi trường hợp không đơn giản. Nhiều công việc trên cùng một tòa nhà trong một năm, một công việc bị chia thành nhiều hóa đơn, sửa chữa lẫn trong đợt cải tạo lớn, công việc sau bão, hỏa hoạn hoặc lũ lụt, nhiều tòa nhà hoặc có hợp danh, hoặc các năm trước chưa có danh sách tài sản hay hồ sơ lựa chọn. Quy tắc an toàn de minimis và quy tắc an toàn cho người nộp thuế nhỏ là các lựa chọn thực hiện ngay trên tờ khai, nên phải quyết định trước khi nộp, kể cả khi đã gia hạn.

Cần chuẩn bị gì. Hóa đơn chi tiết (vật tư, nhân công, lắp đặt); ngày từng hạng mục sẵn sàng sử dụng; ảnh và ghi chú về những gì đã thay và quy mô; hồ sơ giá mua hoặc giá gốc khác của tòa nhà, không tính đất, kèm các khoản cải tạo đã vốn hóa trước đó; bảng khấu hao các năm trước.

IRS phân biệt sửa chữa với cải tạo như thế nào?

Một khoản chi là cải tạo nếu nó nâng cấp (betterment), phục hồi (restoration) hoặc chuyển đổi công năng (adaptation) (quy định); các công việc khác giữ cho tài sản vận hành bình thường là sửa chữa. Với một tòa nhà, phép thử được áp dụng riêng cho kết cấu tòa nhà và cho từng hệ thống của tòa nhà: ống nước, điện, sưởi và làm mát, thang máy, thang cuốn, phòng cháy và báo động, phân phối khí đốt và an ninh (quy tắc của IRS về tài sản hữu hình).

Quy định không định nghĩa từ "đáng kể" (material); IRS yêu cầu dùng nhận định hợp lý dựa trên hoàn cảnh của bạn (quy tắc của IRS về tài sản hữu hình).

Thay bình nước nóng là sửa chữa hay cải tạo?

Publication 527 xếp bình nước nóng vào nhóm cải tạo, nên thay cả bình ban đầu được tính là vốn hóa. Thay một bộ phận bị mòn bằng bộ phận tương đương nói chung là công việc dạng sửa chữa. Quy định nêu ống dẫn, cống thoát, van, bồn rửa, bồn tắm và bồn cầu làm ví dụ về hệ thống ống nước, nhưng không nhắc đến bình nước nóng, nên danh sách trong Publication 527 là điểm xuất phát mà IRS đã công bố.

Chi phí đó có còn được khấu trừ hay không phụ thuộc vào các quy tắc an toàn bên dưới, hoặc vào phép thử của quy định về việc thay một bộ phận chính của hệ thống trong tòa nhà. Phép thử này không có ví dụ về bình nước nóng: thay một trong ba lò sưởi không phải là phục hồi, nhưng thay một máy làm lạnh duy nhất cho cả hệ thống làm mát của tòa nhà thì có (quy định).

Mái nhà mới hay vá mái là sửa chữa hay cải tạo?

Vá một đoạn nhỏ của mái là sửa chữa. Publication 946 nêu rằng thay toàn bộ mái khiến mái mới là một khoản cải tạo, tức là phục hồi tòa nhà, và phải tính khấu hao. Quy định coi toàn bộ mái vừa là một bộ phận chính vừa là một phần kết cấu quan trọng của tòa nhà; ví dụ của quy định là thay cả tấm lót mái, lớp cách nhiệt và lớp phủ.

Các ví dụ trong quy định là tòa nhà thương mại. Chỉ thay lớp màng chống thấm bị mòn bằng loại tương đương thì không phải là phục hồi, và một ví dụ khác cũng giả định như vậy với ngói bị mòn được thay để hết dột. Mái nhà ở dạng dốc có thể rơi vào bên nào tùy theo mức độ thay thế và lý do thay.

Sàn mới có phải là cải tạo không, và nếu chỉ thay một phần sàn bị hỏng thì sao?

Publication 527 xếp sàn và thảm trải kín sàn vào nhóm cải tạo. Theo quy định, toàn bộ sàn của một tòa nhà gộp lại là một bộ phận chính, và chỉ thay một phần nhỏ thì không phải là phục hồi. Trong các ví dụ về khách sạn, sàn mới ở sảnh (dưới một phần mười diện tích tòa nhà) không phải là phục hồi, còn sàn mới ở mọi khu vực công cộng (khoảng hai phần năm) thì có. Quy định không đặt ra tỷ lệ phần trăm nào. Thảm trong nhà cho thuê là tài sản khấu hao năm năm, không phải thành phần kết cấu (Publication 527), nên phép thử về sàn phù hợp nhất với sàn gỗ, gạch và các loại sàn cố định khác.

Nâng cấp (betterment) được so với tình trạng trước khi hao mòn hoặc hư hỏng, nên thay sàn giống loại cũ ít có khả năng là nâng cấp hơn so với thay bằng loại tốt hơn. Vật liệu làm thay đổi nhóm khấu hao, sẽ nói ở phần dưới.

Áp dụng quy tắc an toàn nào: theo hóa đơn, theo tòa nhà hay theo tính lặp lại?

Có ba quy tắc an toàn có thể cho phép khấu trừ khoản chi lẽ ra phải vốn hóa. Bạn có thể dùng chúng trong cùng một năm, và các khoản nằm trong quy tắc de minimis và quy tắc bảo trì định kỳ vẫn được tính vào tổng của tòa nhà trong quy tắc an toàn cho người nộp thuế nhỏ (quy định).

Tôi có thể khấu trừ theo quy tắc an toàn de minimis không?

Hóa đơn hoặc hạng mục trong mức $2.500 có thể được khấu trừ thay vì vốn hóa nếu chủ nhà chọn áp dụng hằng năm và ghi khoản đó là chi phí trong sổ sách. Giới hạn này dành cho chủ nhà không có báo cáo tài chính áp dụng (applicable financial statement), chẳng hạn báo cáo tài chính đã kiểm toán (quy định; thông báo của IRS nâng mức giới hạn).

• Tính theo hóa đơn hoặc hạng mục. Chi phí giao hàng và lắp đặt trên cùng hóa đơn được tính vào giá của hạng mục.
• Lựa chọn và sổ sách. Một văn bản hằng năm đính kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn, áp dụng cho mọi khoản đủ điều kiện trong năm đó và không thể hủy. Hợp danh tự lập văn bản cho chính mình. Khoản đó cũng phải được ghi là chi phí trong sổ sách theo một chính sách nhất quán đã có từ đầu năm (câu hỏi thường gặp của IRS). Nội dung văn bản và cách xử lý khi bỏ lỡ có trong ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.
• Vượt giới hạn. Hóa đơn được xét theo phép thử sửa chữa hay cải tạo; không tự động bị vốn hóa.
• Chia nhỏ hóa đơn. Có quy tắc chống lạm dụng đối với các hóa đơn được lập để chia nhỏ tài sản thường mua như một đơn vị, nhằm lọt dưới giới hạn.

Quy tắc an toàn cho người nộp thuế nhỏ là gì, và khi nào năm có nhiều công việc làm mất quy tắc này?

Quy tắc an toàn này cho phép chủ nhà khấu trừ toàn bộ chi phí sửa chữa, bảo trì và cải tạo trên một tòa nhà trong năm nếu tổng của năm đó không vượt mức thấp hơn giữa 2% giá gốc chưa điều chỉnh của tòa nhà và $10.000. Nếu tổng vượt mức, quy tắc an toàn bị mất cho tòa nhà đó trong cả năm, không chỉ với phần vượt (quy định).

• Doanh thu gộp. Doanh thu gộp bình quân hằng năm của ba năm trước đó là $10 triệu hoặc thấp hơn. Tiền thuê nhà được tính là doanh thu gộp.
• Quy mô tòa nhà. Giá gốc chưa điều chỉnh là $1 triệu hoặc thấp hơn: giá gốc tính thuế của tòa nhà, chưa trừ khấu hao và không tính đất. Thường đó là giá mua cộng các khoản cải tạo đã vốn hóa trước đó, nhưng tài sản được tặng hoặc thừa kế có giá gốc ban đầu khác (quy định). Về cách tách đất và nhà, xem bảng kê kết toán trong sổ sách.
• Mọi khoản đều được tính. Sửa chữa, bảo trì và cải tạo, kể cả các khoản nằm trong quy tắc de minimis hoặc bảo trì định kỳ. Mỗi tòa nhà được xét riêng.
• Lựa chọn áp dụng. Một văn bản có tiêu đề "Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers", ghi tên, địa chỉ, mã số thuế và mô tả từng tòa nhà, đính kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn. Văn bản này không thể hủy. Hợp danh tự lập cho chính mình. Nếu bỏ lỡ, chỉ có cách xử lý muộn rất hạn chế mà quy định chuyển sang các quy tắc gia hạn của IRS, nên hãy chọn ngay cùng với tờ khai.

Bảo trì định kỳ là gì, và việc nào được coi là định kỳ?

Bảo trì định kỳ là công việc lặp lại giúp tòa nhà hoặc một hệ thống của tòa nhà vận hành hiệu quả ở mức bình thường, và khi đưa tòa nhà hoặc hệ thống vào sử dụng, chủ sở hữu đã hợp lý dự kiến sẽ phải làm nhiều hơn một lần trong 10 năm. Quy tắc này không cần lựa chọn và không áp dụng cho nâng cấp (betterment) (quy định; quy tắc của IRS về tài sản hữu hình).

Kiểm tra, vệ sinh, thử nghiệm và thay các bộ phận bị mòn bằng bộ phận tương đương có thể đủ điều kiện. Trong các ví dụ của quy định, tay vịn dự kiến phải thay bốn năm một lần đủ điều kiện; bậc thang dự kiến dùng được 18 đến 20 năm thì không. Việc thay cả mái hoặc cả bình nước nóng một lần hiếm khi đạt phép thử này. Công việc cần làm do chủ cũ đã sử dụng, hoặc để làm sống lại tài sản bị bỏ bê, không phải là bảo trì định kỳ.

Nếu sửa chữa nằm trong một đợt cải tạo lớn hơn, có phải vốn hóa luôn không?

Có, khi việc sửa chữa trực tiếp mang lại lợi ích cho phần cải tạo hoặc được làm vì phần cải tạo đó. Không, khi việc sửa chữa không liên quan, dù làm cùng lúc (quy định). Vá phần mái đang được thay thuộc về công việc thay mái. Sửa vòi nước rỉ trong một phòng khác cùng tuần thì không. Hóa đơn chi tiết giúp xếp từng khoản chi vào đúng nhóm khi công việc không liên quan.

Nếu vốn hóa, tôi khấu hao thế nào và bắt đầu từ khi nào?

Khoản cải tạo đã vốn hóa được khấu hao như một tài sản riêng theo thời gian khấu hao của tài sản mà nó cải tạo (Publication 527). Bảng dưới đây nêu các thời gian thường dùng của hệ thống khấu hao chung (General Depreciation System). Hệ thống khấu hao thay thế (ADS) có thời gian dài hơn, và bắt buộc áp dụng cho bất động sản để ở của doanh nghiệp bất động sản đã chọn không bị giới hạn khấu trừ lãi vay kinh doanh (Publication 946); khi đó bảng khấu hao phải theo lựa chọn đó.

Sàn và lớp phủ cố định như gạch là thành phần kết cấu của tòa nhà (Publication 946). Publication 527 xếp bình nước nóng vào hệ thống ống nước và xếp lò sưởi, ống nước vào tòa nhà, nhưng cũng xếp bếp và tủ lạnh vào thiết bị gia dụng năm năm, và không nói bình nước nóng thuộc nhóm nào. Nhóm tài sản quyết định thời gian khấu hao, nên cần xác định trước khi nộp tờ khai năm đầu.

• Bắt đầu. Khấu hao bắt đầu vào ngày muộn hơn giữa ngày khoản cải tạo được đưa vào sử dụng và ngày tòa nhà được đưa vào sử dụng. Tài sản được coi là đưa vào sử dụng khi đã sẵn sàng và có thể dùng, dù chưa dùng. Với khoản cải tạo tòa nhà, năm đầu chỉ tính các tháng đã sử dụng.
• Khoản khấu hao đặc biệt. Các hạng mục năm năm như thảm và thiết bị gia dụng có thể đủ điều kiện hưởng khấu hao bổ sung 100% (Form 4562 gọi là khoản khấu hao đặc biệt) ngay năm đầu, nếu đáp ứng các mốc ngày mua và ngày đưa vào sử dụng trong hướng dẫn Form 4562, trừ khi chủ sở hữu chọn không áp dụng cho nhóm đó. Tài sản đủ điều kiện có thời gian khấu hao từ 20 năm trở xuống, nên các khoản cải tạo tòa nhà cho thuê để ở không đủ điều kiện. Về quy tắc, xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.
• Phần cũ. Mái hoặc sàn ban đầu nằm trong giá gốc của tòa nhà vẫn tiếp tục được khấu hao sau khi thay, trừ khi chủ sở hữu chọn ghi nhận việc loại bỏ một phần (partial disposition election): khai khoản lỗ trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn, của năm phần cũ bị loại bỏ, dù phần mới được lắp sau. Lựa chọn này chỉ có thể hủy khi được IRS đồng ý. Khi ghi nhận khoản lỗ, phần thay thế cũng trở thành một khoản phục hồi đã vốn hóa. Một khoản cải tạo trước đó đã vốn hóa riêng và bị loại bỏ hoàn toàn thì ngừng khấu hao mà không cần lựa chọn này, và việc loại bỏ do thiên tai, tai nạn có quy tắc riêng (quy định).

Chi phí sửa chữa và khấu hao khai ở đâu trên tờ khai, và tôi cần giữ những gì?

Trên Schedule E, chi phí sửa chữa khai ở line 14 và khấu hao ở line 18. Form 4562 được đính kèm khi khai khấu hao cho tài sản đưa vào sử dụng trong năm (hướng dẫn Schedule E). Các hạng mục de minimis khai ở line 19 (Publication 527). Hợp danh khai bất động sản cho thuê trên Form 8825, với khấu hao ở line 14 (hướng dẫn Form 8825). Lựa chọn quy tắc an toàn là các văn bản đính kèm tờ khai, không phải ô đánh dấu trên biểu mẫu.

Publication 527 yêu cầu tách sửa chữa khỏi cải tạo và giữ hồ sơ chính xác, vì chi phí cải tạo cần cho việc tính khấu hao và khi bán nhà. Hãy giữ các giấy tờ nêu ở đầu bài, danh sách tài sản (giá, ngày, nhóm) và bản sao từng văn bản lựa chọn. Với các khoản sửa chữa trả bằng tiền mặt không có hóa đơn, xem hồ sơ và biên lai của nhà cho thuê.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng quy tắc liên bang và đô la Hoa Kỳ. Số liệu chỉ mang tính minh họa. Không chủ nhà nào có báo cáo tài chính áp dụng. Mỗi khoản khấu trừ de minimis giả định đã chọn áp dụng đúng hạn và có chính sách, đã có từ ngày đầu năm, ghi chi phí các khoản mua dưới US$2.500 và thực hiện đúng trong sổ sách. Doanh thu gộp bình quân thấp hơn nhiều so với giới hạn của người nộp thuế nhỏ.

Bình nước nóng trong nhà cho thuê ở Ohio

Một chủ nhà trả US$1.150 để thay bình nước nóng. Chủ nhà chọn áp dụng quy tắc de minimis cho năm đó và ghi khoản này là chi phí trong sổ sách, nên với các dữ kiện này khoản chi được khấu trừ. Chủ nhà thứ hai trả US$3.400 cho cùng công việc, không chọn quy tắc nào và không có quy tắc an toàn nào khác. Theo danh sách của Publication 527, khoản chi là cải tạo và được tính khấu hao.

Mái nhà của căn nhà song lập

Một căn nhà song lập có giá gốc tòa nhà là US$220.000. Giới hạn của người nộp thuế nhỏ là mức thấp hơn giữa 2% (US$4.400) và US$10.000, tức US$4.400. Sửa một bậc thềm hiên giá US$800 thì nằm trong giới hạn. Thay toàn bộ mái giá US$14.000 trong cùng năm đưa tổng công việc lên khoảng US$14.800, vượt giới hạn, nên quy tắc an toàn bị mất cho tòa nhà. Với các dữ kiện này, mái là một khoản phục hồi: vốn hóa và khấu hao trong 27,5 năm, khoảng US$509 mỗi năm sau năm đầu. Khoản sửa bậc thềm US$800, không liên quan đến mái, vẫn là sửa chữa.

Năm có người thuê dọn đi

Hai căn nhà cho thuê riêng lẻ đổi người thuê trong cùng một năm. Ở căn thứ nhất, sàn laminate cho một phòng ngủ giá US$2.300 trên một hóa đơn. Khoản này nằm trong giới hạn theo hóa đơn, nên khi chọn quy tắc de minimis thì được khấu trừ. Ở căn thứ hai, US$6.800 sàn gỗ thay cho toàn bộ sàn trong nhà. Khoản này vượt giới hạn và bao phủ phần lớn sàn của tòa nhà, nên nhiều khả năng phải vốn hóa và khấu hao cùng với tòa nhà, trừ khi tổng công việc của tòa nhà trong năm nằm trong giới hạn của người nộp thuế nhỏ. Chia thành các hóa đơn nhỏ chỉ để lọt dưới giới hạn có thể bị IRS phản đối.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Có nhiều căn cho thuê hoặc một năm cải tạo lớn, chưa có danh sách tài sản hay lựa chọn nào được lưu: Công việc trong năm phải được phân loại theo từng tòa nhà và từng hóa đơn, và các lựa chọn chỉ thực hiện được trên tờ khai. Các năm trước cũng có thể cần sửa. Về tờ khai, xem hỗ trợ thuế cá nhân; để ghi từng công việc khi thanh toán, xem ghi sổ kế toán.
• Các năm trước đều khấu trừ hết như sửa chữa, hoặc đều vốn hóa hết: Cách khắc phục tùy vào số tờ khai đã dùng cùng một cách xử lý. Một tờ khai đã nộp thường chưa phải là phương pháp kế toán (26 CFR 1.446-1), nên có thể sửa bằng tờ khai điều chỉnh. Nếu lặp lại qua nhiều tờ khai, cách xử lý đó có thể trở thành một phương pháp, và đổi phương pháp khi đó cần IRS đồng ý, thường qua Form 3115 chứ không phải tờ khai điều chỉnh (quy tắc của IRS về tài sản hữu hình). Với khấu hao, Publication 946 đặt ranh giới ở hai tờ khai liên tiếp trở lên. Xem khấu hao bị bỏ sót, dựng lại bảng khấu hao, bù sổ sách nhà cho thuê và hỗ trợ thuế cá nhân.
• Công việc diễn ra sau bão, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc một yêu cầu bồi thường bảo hiểm: Khi giá gốc đã được điều chỉnh cho phần tổn thất, việc sửa hư hỏng được vốn hóa như một khoản phục hồi. Giới hạn đặc biệt, gắn với giá gốc đã điều chỉnh của tài sản, chỉ giới hạn các chi phí vốn hóa theo quy tắc thiên tai, tai nạn đó; việc thay toàn bộ mái vẫn phải vốn hóa nếu vượt giới hạn (quy định). Xem hỗ trợ thuế cá nhân.
• Nhà cho thuê chưa có người thuê: xem chi phí cho thuê trước khi có người thuê đầu tiên.
• Bạn ở một phần của tòa nhà hoặc tự dùng nhà cho thuê: chỉ phần chi phí tương ứng với phần cho thuê được tính trong chi phí cả tòa nhà (Publication 527). Xem số ngày cho thuê theo giá thị trường và việc tự sử dụng.
• Các căn cho thuê nằm trong hợp danh, hoặc LLC bị đánh thuế như hợp danh: hợp danh thực hiện các lựa chọn và khai trên Form 8825; xem sổ sách của LLC cho từng căn cho thuê.
• Bạn là chủ sở hữu không cư trú, chẳng hạn người Canada có nhà cho thuê ở Hoa Kỳ: tờ khai và quy tắc nộp khác. Xem chủ nhà không cư trú và người Canada có nhà cho thuê ở Hoa Kỳ.
• Bạn đang bán nhà cho thuê: xem thu hồi khoản khấu hao khi bán nhà cho thuê và bảng kê kết toán trong sổ sách.
• Khoản mua là thiết bị kinh doanh, không phải nhà cho thuê: xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.
• Bạn muốn xem toàn cảnh về nhà cho thuê: xem thuế đối với bất động sản cho thuê.