إعداد الدفاتر لنشاط كندي جديد: ⁦GST/HST⁩ ونهاية السنة

ما الذي يجب أن أحتفظ به منذ اليوم الأول، وهل تشترط CRA نظامًا معينًا؟

يشترط القانون سجلات لكل معاملة تدعم مطالبات الدخل والمصروفات، لكن CRA لا تشترط نظامًا معينًا. فهي لا تصدر دفاتر سجلات ولا تقترح مجموعة دفاتر، والسجلات الحاسوبية مقبولة إذا كانت واضحة وسهلة القراءة (CRA: سجلات الأعمال). ويطلب قانون ضريبة الدخل دفاتر وسجلات بشكل يتيح تحديد الضريبة المستحقة (المادة 230).

ابدأ بهذه من اليوم الأول:

• كل فاتورة تصدرها وكل إيصال لمال تنفقه، في أي نظام واضح.
• كشوف كل حساب مصرفي وبطاقة يستخدمهما النشاط.
• تواريخ التسجيل، وأوراق التأسيس للشركة.
• أي مبلغ دُفع قبل أول عملية بيع، مع إيصاله.

يحتفظ صاحب المنشأة الفردية بسجلات منفصلة لكل نشاط تجاري يديره.

لا تكون البداية بسيطة إذا أصدرت فواتير أو بعت قبل وجود الدفاتر، أو حمّلت ⁦GST/HST⁩ (أو لم تفعل) دون تاريخ بدء واضح، أو مررت أموال النشاط عبر حساب شخصي، أو لم تكن متأكدًا من نهاية سنتك. وتحتاج الشركة أيضًا إلى حسابات خاصة بها ورأس مال الأسهم وحساب قرض المساهم. وللدفاتر المتأخرة أصلًا، راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.

منشأة فردية أم شركة: ما الذي يُعدّ بشكل مختلف؟

يُبلغ صاحب المنشأة الفردية عن دخل نشاطه بالنموذج ⁦T2125⁩ مع إقراره الشخصي. وتقدّم الشركة إقرار ⁦T2⁩ الخاص بها عن كل سنة ضريبية، حتى لو لم تكن هناك ضريبة مستحقة (CRA: دليل ⁦T2⁩).

المصادر: CRA: مواعيد الاستحقاق للأفراد؛ CRA: دليل ⁦T2⁩، قبل أن تبدأ؛ CRA: دليل GIFI. وتدير CRA ضريبة دخل الشركات المقاطعية في كل مكان عدا ألبرتا وكيبك (CRA: ضريبة الشركات المقاطعية والإقليمية). والشركة التي لها منشأة دائمة في ألبرتا تقدّم أيضًا إقرار ألبرتا (⁦AT1⁩) ما لم تكن معفاة، ويستحق خلال ستة أشهر بعد نهاية السنة؛ ولضريبة ألبرتا قواعدها الخاصة لموعد سداد الرصيد (ألبرتا: ضريبة دخل الشركات). ولكيبك إقرار شركات خاص بها. وللانتقال من الأولى إلى الثانية، راجع الدفاتر بعد تأسيس شركة من منشأة فردية.

ما نهاية السنة التي أختارها، وهل لي أن أختار؟

يعتمد صاحب المنشأة الفردية عمومًا 31 ديسمبر. وللشركة الجديدة أن تختار أي نهاية سنة، ما دامت سنتها الضريبية الأولى لا تتجاوز 53 أسبوعًا من التأسيس.

• صاحب المنشأة الفردية: يجوز للفرد المؤهل اعتماد فترة مالية أخرى، لكن فقط بالاختيار عبر النموذج ⁦T1139⁩، يُرسل مع الإقرار الذي يشمل اليوم الأول من الفترة المالية الأولى للنشاط، وفي موعد استحقاق ذلك الإقرار. وإلا ينطبق 31 ديسمبر. ثم يُقدَّم النموذج كل سنة، ولا يمكن إعادة الاختيار بعد إلغائه (CRA: النموذج ⁦T1139⁩؛ قانون ضريبة الدخل، المادة 249.1). وقد تقل الفترة الأولى عن اثني عشر شهرًا لأن النشاط بدأ في منتصف السنة (CRA: ⁦T4002⁩).
• الشركة: السنة الضريبية هي الفترة المالية. وتغييرها لاحقًا يحتاج عمومًا إلى موافقة CRA بخطاب إلى مكتب الخدمات الضريبية، مع قائمة قصيرة من الاستثناءات (CRA: دليل ⁦T2⁩، الفصل 1). كما ينهي الاستحواذ على السيطرة، أو صيرورة الشركة CCPC أو زوال هذه الصفة عنها، السنة الضريبية مبكرًا (قانون ضريبة الدخل، المادة 249؛ راجع نهاية السنة الافتراضية عند الاستحواذ على السيطرة).

يحدد اختيار الشركة الجديدة موعد استحقاق ⁦T2⁩، ونهاية سنة قريبة من التأسيس تعني سنة ضريبية أولى قصيرة. احسم ذلك قبل الإقرار الأول. راجع اختيار نهاية السنة أو تغييرها والأساس النقدي أم أساس الاستحقاق المحاسبي.

متى يجب أن أسجّل في ⁦GST/HST⁩، وهل أسجّل مبكرًا؟

يجب على النشاط التسجيل متى تجاوزت مبيعاته الخاضعة للضريبة حد المورد الصغير البالغ 30,000 دولار، على أربعة أرباع تقويمية متتالية أو في ربع تقويمي واحد. وتحت هذا الحد يكون مورِّدًا صغيرًا والتسجيل اختياري، باستثناء أن نشاط سيارات الأجرة أو النقل التجاري بالتطبيقات يجب أن يسجّل حتى لو كان مورِّدًا صغيرًا (CRA: متى تسجّل).

تجاوز الحد في ربع واحد ينهي صفة المورد الصغير عند البيع الذي تجاوز به الحد. وتجاوزه على عدة أرباع فقط ينهيها في نهاية الشهر التالي لذلك الربع. وللعدّ قواعده الخاصة للأنشطة المرتبطة والمبيعات خارج كندا والاستثناءات: راجع متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩.

سجّل خلال 29 يومًا من تاريخ السريان. والتسجيل الاختياري يسري عادةً يوم تقدّم الطلب، أو قبل ذلك بما يصل إلى 30 يومًا. وخارج كيبك، سجّل عبر خدمة CRA الإلكترونية؛ وإذا لم يكن لديك رقم النشاط التجاري (BN)، فتحصل عليه مع حساب ⁦GST/HST⁩ (CRA: التسجيل للحصول على حساب ⁦GST/HST⁩). وإذا كان الموقع الفعلي لنشاطك في كيبك، فتواصل مع Revenu Québec (الجهة الضريبية في كيبك)، التي تدير ⁦GST/HST⁩ هناك عمومًا (CRA: ⁦RC4022⁩).

التسجيل قبل أن يلزمك مفاضلة. فبعد التسجيل تحمّل ⁦GST/HST⁩ على المبيعات الخاضعة للضريبة وتقدّم الإقرارات وتسدّد ما حصّلت، ويمكنك المطالبة بائتمانات ضريبة المدخلات، وهي ائتمان عن ⁦GST/HST⁩ المدفوعة على تكاليف النشاط. والمورد الصغير غير المسجَّل لا يحمّل ⁦GST/HST⁩ (إلا على بعض توريدات العقارات) ولا يمكنه المطالبة بائتمانات ضريبة المدخلات (CRA: ⁦RC4022⁩). والضريبة على خدمات قُدّمت لك قبل التسجيل لا تكسب ائتمانًا، حتى لو دفعتها بعد التسجيل. أما الضريبة المستحقة قبل التسجيل على خدمات قُدّمت بعده فيمكن المطالبة بها، وقد تتأهل الممتلكات الرأسمالية والمخزون الموجودان عند التسجيل بموجب قواعد منفصلة (CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات). راجع المطالبة بـ ⁦GST/HST⁩ المدفوعة قبل التسجيل ومتى تسجّل في ⁦GST/HST⁩ لاختبار التسجيل نفسه. وتحتاج الشركات أيضًا إلى حساباتها لدى CRA: راجع بعد تأسيس الشركة.

كيف أعدّ ⁦GST/HST⁩ في الدفاتر: المعدلات والمبيعات الخاضعة لنسبة الصفر والمعفاة وPST وQST؟

يتبع المعدل مكان التوريد، أي المقاطعة أو الإقليم الذي يُعد البيع قد تم فيه، وليس دائمًا حيث يقع النشاط. ومثال CRA حاسوب محمول يُسلَّم في نوفا سكوشا، فهو توريد في نوفا سكوشا. أبقِ PST أو QST منفصلتين عن ⁦GST/HST⁩. وتنطبق قواعد خاصة، فيحتاج البيع لعميل في مقاطعة أخرى إلى فحص (CRA: أي معدل تحصّل؛ CRA: المعدلات).

تفرض كولومبيا البريطانية ومانيتوبا وساسكاتشوان أيضًا ضريبة المبيعات المقاطعية (PST)، وتفرض كيبك ضريبة المبيعات في كيبك (QST). وكل منها ضريبة منفصلة تسردها CRA بمعزل عن ⁦GST/HST⁩ وتتركها للمقاطعة، فسجّل كلًا منها في حسابها. وفي كيبك تدير Revenu Québec عمومًا ⁦GST/HST⁩، وتقدّم الأنشطة الواقعة فيها إقراراتها إليها. راجع PST حسب المقاطعة.

نوعان من المبيعات لا تُحمَّل عليهما ضريبة، وهما ليسا سواء. فالبيع الخاضع لنسبة الصفر، مثل البقالة الأساسية، خاضع للضريبة بنسبة ⁦0%⁩، فتظل المشتريات المتصلة به قادرة على كسب ائتمانات ضريبة المدخلات. أما البيع المعفى فلا يخضع لـ ⁦GST/HST⁩، والمشتريات التي تُجرى لتقديم مبيعات معفاة لا تكسب عمومًا ائتمانات (CRA: المعدلات؛ CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات).

في الدفاتر، افتح حساب ⁦GST/HST⁩ المحصَّلة، وحساب ⁦GST/HST⁩ المدفوعة على المشتريات، وحسابات PST أو QST منفصلة، ورمزًا ضريبيًا لكل معاملة: خاضع بمعدل مكان التوريد، وخاضع لنسبة الصفر، ومعفى. وخطوات كل قيد في تسجيل ⁦GST/HST⁩ في دفاترك.

⁦GST/HST⁩ التي تحصّلها محتفظ بها أمانةً للدولة إلى أن تسدّدها (قانون ضريبة المبيعات، المادة 222). وإذا لم تسدّد شركة صافي ضريبتها، فإن مديريها وقتها مسؤولون معها بالتضامن متى فشل التحصيل من الشركة أو كانت في إفلاس أو تصفية أو حل. ويمكن تقديرهم خلال مدة قدرها سنتان بعد آخر مرة تركوا فيها منصب المدير، ما لم يبذلوا العناية التي يبذلها شخص حصيف معقول لمنع الإخفاق (المادة 323).

ما الذي يجب أن يظهر في الإيصال لأطالب بائتمانات ضريبة المدخلات، وكم من الوقت لدي؟

يجب أن يحمل الإيصال أو الفاتورة البيانات المطلوبة بحسب حجمه، ويجب المطالبة بالائتمانات ضمن مهلة زمنية (أدناه) (CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات).

المهلة المعتادة هي أربع سنوات بعد نهاية فترة الإبلاغ التي يتعلق بها الائتمان: إذ يجب المطالبة بالائتمان بحلول موعد استحقاق إقرار آخر فترة إبلاغ تنتهي ضمن تلك المهلة (قانون ضريبة المبيعات، المادة 225). ويجب أن يكون الشراء لأنشطتك التجارية، وتتوقع CRA أن يكون لديك دليل كافٍ قبل المطالبة. والمشتريات الشخصية لا تكسب ائتمانًا، وبعض التكاليف، مثل الوجبات، تسمح بجزء منه فقط. راجع المصروفات بلا ائتمان أو بائتمان جزئي. وإذا خلا إيصال المورد من رقم التسجيل أو بيانات أخرى، فراجع بيانات الإيصال لائتمانات ضريبة المدخلات؛ وإن لم يوجد إيصال، فراجع مصروفات العمل بلا إيصالات.

كم مرة أقدّم ⁦GST/HST⁩، ومتى يستحق الإقرار؟

تحدد CRA فترة الإبلاغ بحسب التوريدات السنوية الخاضعة للضريبة، وللمسجَّل اختيار فترة أكثر تكرارًا بالاختيار عبر النموذج ⁦GST20⁩ أو خدمة CRA الإلكترونية (CRA: ⁦RC4022⁩). وللمسجَّل الجديد اختيار فترة تبدأ في تاريخ تسجيله بتقديم الاختيار مع طلبه؛ ويسري الاختيار اللاحق في اليوم الأول من السنة المالية ويُقدَّم عمومًا خلال شهرين بعد ذلك اليوم (قانون ضريبة المبيعات، المادة 250).

يستحق الإقرار الشهري أو ربع السنوي وسداده في 1 شهر بعد انتهاء الفترة؛ ولمعظم الأنشطة يستحق الإقرار السنوي والدفعة الأخيرة في 3 أشهر بعد نهاية السنة المالية. وفرد يملك نشاطًا تجاريًا، ونهاية سنته المالية 31 ديسمبر، وكان له دخل نشاط لأغراض الضريبة في تلك السنة، ويقدّم إقرارًا سنويًا، يسدّد في موعد أقصاه 30 أبريل ويقدّم في موعد أقصاه 15 يونيو؛ ومن لا يستوفي الشروط الثلاثة كلها يتبع المواعيد السنوية أعلاه (CRA: مواعيد الإبلاغ). ولمواءمة الفترة مع السنة المالية، راجع فترة إبلاغ ⁦GST/HST⁩ والسنة المالية.

ما الحسابات التي أفتحها ليسهل إعداد ⁦T2125⁩ أو إقرار الشركة؟

افتح حسابًا لكل ما يملكه النشاط ويدين به ويكسبه وينفقه، وسمِّ كل حساب بحيث يقع في سطر واحد من الإقرار. ولا تضف المزيد إلا عندما تحتاج تكلفة أو عملية بيع حقيقية إلى حساب خاص.

• صاحب المنشأة الفردية: سطر كل تكلفة في أسطر المصروفات في ⁦T2125⁩.
• الشركة: يعرض الإقرار ميزانية عمومية في الجدول 100 وقائمة دخل في الجدول 125، لكل بند رمز GIFI. وإقرار الشركة الجديدة الأول يحتاج أيضًا إلى الجدول 101، وهو الميزانية الافتتاحية. احتفظ بأوراق عمل تُظهر الحسابات وراء كل بند مُبلَّغ عنه، ولا ترسلها مع الإقرار (CRA: دليل GIFI).

يفترض دليل GIFI أنك تُعد الرموز من قوائمك المالية، فيمكن أن تكون أسماء الحسابات من اختيارك ما دام كل حساب يقابل رمزًا. راجع دليل حسابات يقابل GIFI واختيار برنامج المحاسبة.

كيف أفصل أموال المالك عن أموال النشاط؟

صنّف كل دولار يدخل النشاط أو يخرج منه على أنه نشاط أو سحب أو راتب أو قرض. ولا تشترط صفحة CRA لسجلات أعمال أصحاب المنشآت الفردية حسابًا مصرفيًا منفصلًا، لكن حسابًا وبطاقة منفصلين للنشاط يجعلان كل قيد واضحًا أنه أحدهما أو الآخر.

• صاحب المنشأة الفردية: النشاط والمالك دافع ضرائب واحد، فلا راتب لنفسك. ولا يُسمح بخصم النفقات الشخصية أو المعيشية (قانون ضريبة الدخل، المادة ⁦18(1)(h)⁩)، فالمال الذي تسحبه سحب لا مصروف. راجع سحوبات صاحب المنشأة الفردية.
• الشركة: الميزة التي تمنحها الشركة لمساهم تُضاف عمومًا إلى دخل المساهم. والقرض للمساهم يُضاف كذلك ما لم يُسدَّد خلال سنة واحدة بعد نهاية السنة الضريبية للشركة التي مُنح فيها، ولم يكن السداد جزءًا من سلسلة قروض وسدادات؛ وثمة استثناءات أخرى (المواد ⁦15(1)⁩ و⁦15(2)⁩ و⁦15(2.6)⁩). تتبّع الأموال الداخلة والخارجة في حساب قرض المساهم. راجع دفاتر شركة CCPC جديدة، وإن كانت تكاليف شخصية قد دُفعت فعلًا من الشركة، المصروفات الشخصية التي دفعتها الشركة.

ما الذي أحتفظ به، ولكم من الوقت، وأين؟

احتفظ بالسجلات مدة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها، في مكان عملك أو سكنك في كندا (قانون ضريبة الدخل، المادة 230؛ CRA: أين تحفظ السجلات).

يجب حفظ السجلات الإلكترونية بصيغة إلكترونية مقروءة طوال المدة. ولا تُعد السجلات المخزنة في الخارج والمتاحة من كندا محفوظة في كندا إلا بإذن من CRA.

تُحفظ بعض السجلات، مثل سجلات الممتلكات طويلة الأجل وسجل المساهمين، مدة أطول، ويغيّر المدة إقرار متأخر أو اعتراض أو استئناف أو إغلاق شركة. راجع مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال لتاريخ بدء السنوات الست وهذه الاستثناءات.

ماذا أفعل بالتكاليف المدفوعة قبل أول عملية بيع؟

احتفظ بكل إيصال وسجّل كل تكلفة بتاريخها، لأن تاريخ البدء يحدد معاملتها. وتقول CRA إن الدخل يُبلَّغ عنه والمصروفات تُخصم من وقت بدء النشاط، وإن النشاط يبدأ عندما تباشر نشاطًا مهمًا هو جزء منتظم منه، مثل شراء بضائع كافية لإعادة البيع أو معدات للبدء. ودراسة نشاط محتمل لا تبدأه، ولا تُخصم تكاليف هذه الدراسة (CRA: ⁦T4002⁩). وبالنسبة للشركة، فالتكلفة المدفوعة شخصيًا قبل التأسيس تحتاج إلى معاملة خاصة، و⁦GST/HST⁩ على خدمات قُدّمت قبل التسجيل لا تكسب ائتمانًا (أعلاه). راجع تكاليف التأسيس قبل أول عملية بيع.

مثال

هذه أمثلة توضيحية. وكل المبالغ بالدولار الكندي.

مصممة مستقلة في أونتاريو تبدأ في 15 يناير

مبيعاتها حسب الأرباع التقويمية ⁦C$9,000⁩ و⁦C$12,000⁩ و⁦C$14,000⁩ و⁦C$10,000⁩، فيبلغ المجموع ⁦C$45,000⁩ للسنة. افترض أن كل بيع توريد خاضع للضريبة لعميل في أونتاريو وأنه لا أنشطة مرتبطة لديها. سنة ⁦T2125⁩ لديها من 15 يناير إلى 31 ديسمبر، ويستحق الإقرار في 15 يونيو من السنة التالية. وبعد الربع الثالث تبلغ مبيعاتها على الأرباع حتى الآن ⁦C$35,000⁩، فوق حد ⁦C$30,000⁩ مع أن أي ربع منفرد لم يتجاوزه. وبهذه الوقائع تفقد صفة المورد الصغير في نهاية أكتوبر، وتحمّل HST أونتاريو من تاريخ سريان تسجيلها (في موعد لا يتجاوز أول بيع لها بعد 31 أكتوبر)، وتسجّل خلال 29 يومًا من ذلك التاريخ. ولاختبار التسجيل استثناءات.

شركة في ألبرتا تأسست في 10 مارس

تختار 31 ديسمبر. وتمتد سنتها الضريبية الأولى 297 يومًا، ضمن حد 371 يومًا. ويستحق إقرار ⁦T2⁩ بعد ستة أشهر من نهاية السنة، أي 30 يونيو من السنة التالية. وإذا كانت لها منشأة دائمة في ألبرتا، فإقرار ⁦AT1⁩ لها بموعد الاستحقاق نفسه. وتستحق الضريبة الفيدرالية المتبقية خلال شهرين من نهاية السنة. أما موعد الأشهر الثلاثة لبعض الشركات CCPC فيختبر السنة الضريبية السابقة، وهي غير موجودة لشركة في سنتها الأولى، فالدفع بحلول موعد الشهرين يزيل المسألة (قانون ضريبة الدخل، الفقرة ⁦248(1)⁩). ولضريبة ألبرتا قواعدها الخاصة لموعد سداد الرصيد. وبعد التسجيل ستحمّل GST بنسبة ⁦5%⁩ على التوريدات المنجزة في ألبرتا، ولا توجد PST في ألبرتا.

صاحبة منشأة فردية في أونتاريو تشتري معدات

تدفع ⁦C$2,260⁩: ⁦C$2,000⁩ زائد ⁦C$260⁩ HST، لمورد مسجَّل. وبما أن الإجمالي فوق ⁦C$500⁩، فيجب أن تُظهر الفاتورة الداعمة للائتمان اسم المورد ورقم تسجيله والتاريخ والإجمالي وHST واسمها ووصفًا موجزًا وشروط الدفع. وإذا كانت مسجَّلة واشترتها لاستخدام أساسي في نشاطها (أكثر من ⁦50%⁩ من استخدامها)، فقد يمكن المطالبة بكامل ⁦C$260⁩ كائتمان ضريبة مدخلات؛ وإذا كان الاستخدام التجاري ⁦50%⁩ أو أقل فلا شيء (قانون ضريبة المبيعات، المادة 199؛ CRA: نسب الممتلكات الرأسمالية المنقولة). وإذا اشترتها قبل التسجيل، فقد تتأهل المعدات الموجودة عند التسجيل بموجب القواعد المنفصلة.

هل وضعك مختلف؟

• بدأت التعامل قبل وجود الدفاتر: إذا صدرت فواتير دون تاريخ بدء واضح لـ ⁦GST/HST⁩، أو مرّ المال عبر حساب شخصي، أو لم تُحسم نهاية السنة، فإن الوضع الافتتاحي (تاريخ التسجيل ونهاية السنة وطريقة ترميز ما حدث بالفعل) يتوقف على وقائع ينبغي أن يراجعها مختص. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة وإعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي ومساعدة مسك الدفاتر.
• حمّلت ⁦GST/HST⁩ قبل أن يكون لديك رقم، أو تجاوزت الحد دون تسجيل: راجع تحميل ⁦GST/HST⁩ قبل التسجيل وإقرارات ⁦GST/HST⁩ غير المقدَّمة، أو مساعدة مسك الدفاتر إذا كانت الدفاتر وراء تلك الفترات غير مرتبة.
• أنت شركة جديدة: رأس مال الأسهم وقرض المساهم وأول إقرار ⁦T2⁩ أمور تحتاج إلى عناية. راجع دفاتر شركة CCPC جديدة ومساعدة ضرائب الشركات.
• نقلت منشأة فردية إلى شركة: راجع الدفاتر بعد تأسيس شركة من منشأة فردية.
• تبيع في أكثر من مقاطعة أو في كيبك: راجع العمل في أكثر من مقاطعة.
• يُدفع لك بالدولار الأمريكي أو تخدم عملاء أمريكيين: راجع مستقل يُدفع له بالدولار الأمريكي ومساعدة الضرائب عبر الحدود.
• لديك شريك في النشاط: راجع السنة الأولى لشراكة عامة.