T4A auf Ihren Namen statt auf die Gesellschaft: Wessen Einkünfte?

Wessen Einkünfte sind es, wenn für die Arbeit meiner Gesellschaft eine T4A auf meinen Namen kommt?

Die Einkünfte eines Steuerpflichtigen aus einem Geschäft sind sein Gewinn daraus (Income Tax Act, Abschnitt 9(1)); die erste Frage lautet also, wessen Geschäft das Honorar verdient hat. Eine T4A (Bescheinigung über Honorare und Renten) hält eine Zahlung fest, entscheidet das aber nicht. Hat Ihre Kapitalgesellschaft die Arbeit nach ihrem eigenen Vertrag geleistet, sind die Erlöse in der Regel die der Gesellschaft und stehen in ihrer eigenen T2, auch wenn Ihr Name auf der Bescheinigung steht.

Die Bescheinigung trägt Ihre SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer); in den Unterlagen der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) erscheint der Betrag daher bei Ihnen, während die Einkünfte in der T2 der Gesellschaft stehen können. Mit den richtigen Unterlagen ist das leicht zu erklären, ohne sie schwer.

Eine Bescheinigung mit falschem Namen ist einfach, wenn Vertrag, Rechnungen und Unternehmensnummer (Business Number) alle der Gesellschaft gehören und nur der Name auf der Bescheinigung falsch ist. Sie ist nicht einfach, wenn:

• der Vertrag oder die Rechnungen auf Ihren eigenen Namen lauten;
• der Vertrag unterschrieben wurde, bevor die Gesellschaft existierte;
• der Betrag der Bescheinigung nicht zu den Rechnungen passt;
• die GST/HST unter dem falschen Namen oder der falschen Nummer berechnet wurde; oder
• die CRA bereits geschrieben hat.

In jedem dieser Fälle muss jemand Ihren Vertrag lesen, bevor eine Steuererklärung angefasst wird. Legen Sie den Vertrag oder das Auftragsschreiben, die Rechnungen, die T4A, die Kontoauszüge zu den Zahlungseingängen sowie den rechtlichen Namen und die Unternehmensnummer der Gesellschaft bereit.

Warum steht meine SIN auf der T4A und nicht die Unternehmensnummer meiner Gesellschaft?

Der Zahler füllt die Bescheinigung nach dem Namen und der Nummer aus, die man ihm gegeben hat. Die CRA weist Zahler an, in Feld 012 die SIN einzutragen, die der Empfänger angegeben hat; bei einem Unternehmen ist der rechtliche oder eingetragene Geschäftsname anzugeben, mit der Unternehmensnummer in Feld 013. Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft soll in Feld 012 nicht durch eine SIN identifiziert werden (CRA: Die T4A-Bescheinigung ausfüllen).

Eine Bescheinigung läuft auf Ihren Namen, wenn in den Unterlagen des Zahlers Sie stehen und nicht die Gesellschaft. Prüfen Sie drei Dinge:

• den Namen und die Nummer im Formular für Zahlungsempfänger oder im Lieferantenprofil, das Sie dem Kunden gegeben haben;
• die im Vertrag und auf den Rechnungen genannte Partei;
• das Konto, auf das der Kunde gezahlt hat.

Muss ein Kunde einer Kapitalgesellschaft überhaupt eine T4A ausstellen?

In der Regel ja. Ein Zahler stellt eine T4A aus, wenn seine Honorare für Leistungen an einen Empfänger in einem Kalenderjahr $500 überschreiten; nach der CRA gehören dazu auch Honorare zwischen Unternehmen, Kapitalgesellschaften eingeschlossen (CRA: Honorare und andere Beträge für Leistungen). Meldet ein Zahler die Honorare einer Kapitalgesellschaft, wird die Kapitalgesellschaft mit Namen und Unternehmensnummer auf der Bescheinigung geführt.

Laut der Seite der CRA zur Bescheinigung verhängt sie derzeit keine Strafzuschläge, wenn Feld 048 nicht ausgefüllt wird, abgesehen von einer Regelung für Transportunternehmen, die kanadisch kontrollierte Privatgesellschaften bezahlen; prüfen Sie auf der Seite den aktuellen Stand (CRA: T4A-Bescheinigung für Zahler). Ein Zahler hält eine Korrektur womöglich nicht für dringend.

Ob ein Zahler eine Bescheinigung ausstellen musste, ist die Frage des Zahlers. Die Einkünfte Ihrer Gesellschaft hängen nicht davon ab: Abschnitt 9 fragt, wessen Geschäft den Gewinn verdient hat, nicht, ob es eine Bescheinigung gibt.

Was tue ich zuerst: den Kunden bitten, die Bescheinigung zu korrigieren?

In der Regel bitten Sie den Zahler schriftlich um eine geänderte oder stornierte Bescheinigung, mit dem rechtlichen Namen und der Unternehmensnummer der Gesellschaft, sobald Vertrag und Rechnungen die Gesellschaft als Leistungserbringer zeigen. Nach der CRA kann ein Zahler einen Meldefehler korrigieren (CRA: Korrekturen nach der Einreichung); hat er bereits eingereicht, sendet er der CRA geänderte oder stornierte Bescheinigungen (CRA: T4A-Bescheinigungen ändern, stornieren, ergänzen oder ersetzen). Die Seite der CRA für Privatpersonen rät, bei Fragen zu den Beträgen auf einer Bescheinigung den Aussteller zu kontaktieren (CRA: T4A-Bescheinigung für Privatpersonen).

1. Vergleichen Sie die Bescheinigung mit Ihren Rechnungen und dem Vertrag: Betrag in Feld 048, Name des Zahlers und Jahr.
2. Senden Sie dem Zahler den rechtlichen Namen und die Unternehmensnummer der Gesellschaft sowie eine Vertragsseite oder Rechnung, die die Gesellschaft als Leistungserbringer zeigt.
3. Lautet der Vertrag auf Ihren eigenen Namen, stellen Sie diesen Schritt zurück, bis die Tatsachen geprüft sind (siehe die Tabelle unten). Andernfalls bitten Sie den Zahler, die Bescheinigung auf Ihren Namen zu ändern oder zu stornieren und, falls er das Honorar weiter meldet, sie unter der Unternehmensnummer der Gesellschaft auszustellen.
4. Bitten Sie ihn, seinen Datensatz zum Zahlungsempfänger zu aktualisieren, damit die nächste Bescheinigung stimmt.
5. Bewahren Sie Ihre Bitte und jede Antwort mit Datum auf.

Die für diesen Ratgeber gelesenen Seiten der CRA nennen keine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine Bescheinigung, die an den falschen Empfänger ausgestellt wurde. Der Zahler entscheidet, wie er seine eigene Meldung korrigiert, und Sie können ihn nicht dazu zwingen.

Welche Erklärung meldet die Einkünfte, wenn die Bescheinigung nicht korrigiert wird: meine T1 oder die T2 meiner Gesellschaft?

Die Erklärung derjenigen Person, die die Einkünfte erzielt hat, meldet sie. Hat die Gesellschaft sie erzielt, ist das die T2 der Gesellschaft; die Bescheinigung allein macht sie nicht zu Ihren Einkünften. Was Vertrag und Rechnungen zeigen, entscheidet:

Die Anleitung der CRA für Privatpersonen sagt, einen Betrag in Feld 048 in einer Zeile für selbstständige Tätigkeit einzutragen (Zeilen 13499 bis 14300). Sie behandelt keine Bescheinigung für Einkünfte, die Ihrer Gesellschaft gehören. Keine für diesen Ratgeber gelesene Seite der CRA sagt, wie eine Bescheinigung für Einkünfte der Gesellschaft in Ihrer T1 darzustellen ist. Bis zur Korrektur bleibt der Betrag in den Unterlagen der CRA bei Ihrer SIN. Wie Ihre T1 ihn neben der T2 zeigen soll, ist eine Einschätzung aus Ihrem Vertrag, die Sie klären sollten, bevor eine der beiden Erklärungen eingereicht wird. Bewahren Sie den Vertrag, die Rechnungen der Gesellschaft und Ihre schriftliche Bitte an den Zahler bei der Steuerakte auf.

Zwei Fallen:

• Dasselbe Honorar in beiden Erklärungen als volle Einkünfte zu melden, würde dieselben Dollar doppelt zählen; wie die Bescheinigung in der T1 behandelt wird, klären Sie daher mit dem Vertrag in der Hand.
• Es nur in der T1 zu melden, lässt die Erlöse der Gesellschaft und eine darauf entfallende GST/HST ungemeldet.

Das Geld ging auf mein Privatkonto: Wie buche ich es in der Gesellschaft?

Hat die Gesellschaft die Erlöse erzielt, bucht sie das Honorar einmal, wobei eine GST/HST getrennt erfasst wird. Eine Kundenzahlung auf Ihr Privatkonto wird in der Regel als Betrag erfasst, den Sie der Gesellschaft schulden (Forderung gegen den Aktionär, Due from Shareholder), bis Sie ihn überweisen. Steht die Rechnung bereits in den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, gleicht die Zahlung diese Forderung aus und schafft nicht erneut Erlöse.

Ein Betrag, den ein Aktionär der Gesellschaft schuldet, kann nach Absatz 15(2) den Einkünften des Aktionärs hinzugerechnet werden, es sei denn, er wird innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde zurückgezahlt und es lässt sich zeigen, dass die Rückzahlung nicht Teil einer Reihe von Darlehen oder anderen Vorgängen und Rückzahlungen war (Income Tax Act, Absätze 15(2) und 15(2.6)). Auch dann kann ein Saldo ohne Zinsen zum vorgeschriebenen Zinssatz Ihren Einkünften für die Zeit seines Bestehens einen fiktiven Zinsvorteil hinzufügen; siehe Zinsen auf Gesellschafterdarlehen. Die Bescheinigung auf Ihren Namen ändert die Buchungen nicht. Die Gesellschaft bucht ihre Erlöse aus ihren eigenen Rechnungen, und die Bescheinigung ist ein Beleg, der damit abzugleichen ist.

Die Buchungen und Wege, den Saldo auszugleichen, stehen in Einkünfte der Gesellschaft auf dem Privatkonto. Wie das Konto laufen sollte, steht im Ratgeber zum Gesellschafterdarlehenskonto.

Kann mich eine T4A auf meinen Namen für die CRA zum Arbeitnehmer oder zu einem Personal Services Business machen?

Eine Bescheinigung allein entscheidet keines von beidem. Feld 048 meldet Honorare für Leistungen, die die CRA als Zahlungen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses beschreibt (CRA: Honorare und andere Beträge für Leistungen). Ob eine Kapitalgesellschaft ein Personal Services Business (Kapitalgesellschaft, die Leistungen einer Einzelperson vermittelt) ist, hängt davon ab, wie Sie für den Kunden arbeiten und wem die Gesellschaft gehört, nicht von der Bescheinigung.

Die CRA behandelt die Frage nach dem Arbeitnehmerstatus als Tatsachenfrage, die im Einzelfall anhand der Arbeitsbedingungen geprüft wird. Eine Bescheinigung auf Ihren Namen ist ein Grund, Vertrag und Rechnungen der Gesellschaft bereitzuhalten, denn sie zeigen, wer den Vertrag geschlossen hat. Die Prüfungen stehen in Personal Services Business und Auftragnehmer oder Arbeitnehmer.

Was ist mit der GST/HST auf diese Rechnungen?

Ist die Gesellschaft der Leistungserbringer und registriert, meldet sie die GST/HST auf ihren eigenen Rechnungen, auf welches Konto der Kunde auch gezahlt hat. Wo die Gesellschaft die steuerpflichtige Leistung erbringt, erhebt und führt sie die Steuer ab. Eine nicht registrierte Gesellschaft, die Kleinunternehmer (Small Supplier) ist, muss sich in der Regel nicht registrieren und keine Steuer erheben. Die Grenze von $30.000 zählt weltweite steuerpflichtige Umsätze zusammen mit verbundenen Unternehmen, in einem Kalenderquartal und über vier aufeinanderfolgende Quartale. Wer sich freiwillig registriert hat, muss auch unter der Grenze erheben (Excise Tax Act, Abschnitt 166). Direktoren können persönlich für Nettosteuer haften, die die Gesellschaft nicht abführt; eine Festsetzung ist nur innerhalb von zwei Jahre nach dem Zeitpunkt möglich, zu dem sie zuletzt Direktor waren (Abschnitt 323).

Feld 048 enthält keine GST/HST (CRA: Die T4A-Bescheinigung ausfüllen). Eine Bescheinigung, die den Rechnungssummen samt Steuer entspricht, liegt über den Honoraren.

• Die Gesellschaft ist registriert, und ihre Nummer steht auf den Rechnungen: Die Steuer gehört in ihre eigene GST/HST-Erklärung. Siehe GST/HST einreichen.
• Die Rechnungen tragen Ihre eigene GST/HST-Nummer, oder die Gesellschaft war nicht registriert, obwohl sie es sein musste: Die Antwort hängt davon ab, wer der Leistungserbringer war. Siehe Wann Sie sich registrieren müssen und Einkünfte der Gesellschaft auf dem Privatkonto.

Was ist, wenn der Betrag der T4A nicht zu meinen Rechnungen passt?

Eine Abweichung heißt nicht zwingend, dass die Bescheinigung falsch ist. Vergleichen Sie die Bescheinigung mit den Rechnungssummen vor GST/HST. Feld 048 enthält keine GST/HST, und nach der CRA werden Einkünfte in der T4A für das Jahr gemeldet, in dem sie gezahlt werden, unabhängig davon, wann sie verdient wurden (CRA: Die T4A-Bescheinigung ausfüllen). Die Gesellschaft meldet Erlöse für ihr eigenes Geschäftsjahr; eine Zahlung im Januar für eine Rechnung vom Dezember oder ein Geschäftsjahresende, das nicht im Dezember liegt, kann eine Abweichung erklären. Gleichen Sie die Bescheinigung mit Rechnungen, Forderungen und Zahlungsdaten ab, bevor Sie eine Änderung des Betrags verlangen. Bleibt eine Abweichung, bitten Sie den Zahler um seine Liste der Zahlungen an Sie.

Den vollständigen Abgleich für Honorare, die in Ihrer eigenen Geschäftsaufstellung stehen, finden Sie in Honorarbescheinigung in Ihrer Geschäftsaufstellung.

Die CRA hat wegen der Bescheinigung geschrieben: Was schicke ich?

Das Schreiben ist an Sie persönlich gerichtet und kann vorschlagen, den Betrag der Bescheinigung Ihren Einkünften hinzuzurechnen. Lesen Sie, was verlangt wird und bis wann, und lassen Sie Vertrag und Rechnungen dagegen lesen, bevor Sie antworten. Antworten Sie bis zu dem im Schreiben genannten Datum, mit Unterlagen, die zeigen, dass die Gesellschaft und nicht Sie die Einkünfte erzielt hat. Senden Sie Kopien und behalten Sie die Originale:

• den Vertrag oder das Auftragsschreiben, das die Gesellschaft nennt;
• Rechnungen auf den Namen der Gesellschaft, mit ihrer Unternehmensnummer;
• die T4A, Ihre schriftliche Bitte um Korrektur an den Zahler und jede Antwort;
• Kontoauszüge zu den Zahlungseingängen und zu jeder Überweisung auf das Konto der Gesellschaft;
• den Nachweis, dass die Gesellschaft die Erlöse gemeldet hat: ihre T2 und, wenn sie registriert ist, ihre GST/HST-Erklärung.

Gleichen Sie die Zahlungseingänge mit den Büchern der Gesellschaft ab, bevor Sie antworten, damit Antwort und Erklärung übereinstimmen. Was ein Prüfungsschreiben verlangt und welche Wege danach offenstehen, steht in Prüfungen und freiwillige Offenlegung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Die Bescheinigung läuft auf Ihren Namen, die Gesellschaft ist der Leistungserbringer

Die Kapitalgesellschaft einer Beraterin in Toronto stellt ein Projekt über C$90.000 nach einem Vertrag mit der Gesellschaft in Rechnung. Die Rechnungen betragen vor GST/HST insgesamt C$90.000. Der Kunde sendet eine T4A über C$90.000 auf den Namen der Beraterin. Sie schickt dem Kunden den rechtlichen Namen und die Unternehmensnummer der Gesellschaft und bittet um eine geänderte Bescheinigung. Die Gesellschaft meldet die C$90.000 als Erlöse. Die geänderte Bescheinigung nennt die Gesellschaft. Ihr Betrag wird mit den Zahlungen dieses Kunden und den Unterlagen der Gesellschaft abgeglichen; er muss nicht den gesamten Erlösen in der T2 entsprechen.

Das Geld ging auf ein Privatkonto

Ein Kunde zahlt eine Rechnung über C$60.000, die bereits in den Büchern der Gesellschaft erfasst ist, auf das Privatkonto des Eigentümers. Die Gesellschaft bucht C$60.000 als Forderung gegen den Eigentümer und verringert die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um C$60.000; Erlöse bucht sie nicht erneut. Der Eigentümer überweist C$60.000 vor dem Ende des Steuerjahres der Gesellschaft auf deren Konto, was die Bücher als zurückgezahlt zeigen. Ein Zinsvorteil für die Zeit, in der der Betrag offen war, kann trotzdem anfallen. Die Bitte, die Bescheinigung zu korrigieren, ist ein eigener Schritt.

Der Kunde stellt die Bescheinigung nicht neu aus

Ein Kunde weigert sich, eine Bescheinigung über C$40.000 neu auszustellen, und Vertrag und Rechnungen sind die der Gesellschaft. Die Gesellschaft meldet die C$40.000 als Erlöse. Der Eigentümer bewahrt den unterschriebenen Vertrag, die Rechnungen der Gesellschaft, die Belege der Zahlungseingänge und die schriftliche Bitte an den Kunden auf. Schreibt die CRA wegen der Bescheinigung, gehen diese Unterlagen in die Antwort. Wie der Betrag der Bescheinigung in der T1 des Eigentümers dargestellt wird, klärt ein Ersteller der Steuererklärung, der den Vertrag gelesen hat.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Name steht auf einer T4A für die Arbeit der Gesellschaft, und die CRA ordnet sie womöglich Ihrer T1 zu, oder die Bücher und die Bescheinigung stimmen nicht überein: Welche Erklärung die Einkünfte meldet, wie die Bescheinigung korrigiert wird, wie die private Einzahlung gebucht wird und was zu senden ist, wenn die CRA schreibt, klärt jemand, der Ihren Vertrag gelesen hat. Holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Der Vertrag lautet auf Ihren eigenen Namen oder wurde vor der Gründung der Gesellschaft unterschrieben: Die Einkünfte können Ihre sein. Siehe Honorarbescheinigung in Ihrer Geschäftsaufstellung; zu einem Geschäft, das in eine Kapitalgesellschaft eingebracht wird, siehe Ein Geschäft in eine Kapitalgesellschaft einbringen.
• Das Geld lag über einen Jahreswechsel oder länger als ein Jahr auf Ihrem Privatkonto: Jeder Betrag hat seine eigene Rückzahlungsfrist, ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde. Siehe Einkünfte der Gesellschaft auf dem Privatkonto und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Zahlungseingänge, Rechnungen und Bescheinigung widersprechen sich: Die Bücher müssen neu aufgebaut werden, bevor eine Erklärung geprüft wird. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die CRA hat wegen der Bescheinigung geschrieben: Siehe Prüfungen und freiwillige Offenlegung und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Für die betroffenen Jahre fehlen die Erklärungen der Gesellschaft: Siehe Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht und Nicht eingereichte Erklärungen von Kapitalgesellschaften nachholen.
• Sie selbst bezahlen Auftragnehmer und fragen sich, welche Bescheinigung Sie ausstellen müssen: Siehe Zahlungen an Subunternehmer melden und Welche Bescheinigung ein Auftragnehmer erhält.
• Ihre Gesellschaft sitzt in Québec: Diese Seite behandelt nur die T4A und die T2 auf Bundesebene. Erklärungen und Bescheinigungen in Québec folgen den Regeln von Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) und sind hier nicht behandelt; ein Ersteller der Steuererklärung sollte sie mit der Rechtslage auf Bundesebene abgleichen.