Chứng từ T4A đứng tên bạn, không phải công ty: thu nhập của ai?

Thu nhập của ai khi chứng từ T4A đứng tên tôi nhưng là công việc của công ty tôi?

Thu nhập từ hoạt động kinh doanh của một người nộp thuế là lợi nhuận của người đó từ hoạt động ấy (Income Tax Act, s. 9(1)), nên câu hỏi đầu tiên là hoạt động kinh doanh của ai đã tạo ra khoản phí. Chứng từ T4A ghi lại một khoản thanh toán; nó không quyết định điều đó. Nếu công ty của bạn làm việc theo hợp đồng của chính công ty, doanh thu nói chung là của công ty, khai trên T2 của công ty, dù chứng từ ghi tên bạn.

Chứng từ mang SIN của bạn, nên hồ sơ của CRA hiển thị khoản tiền đó dưới tên bạn trong khi thu nhập có thể nằm trên T2 của công ty. Điều này dễ giải thích nếu có đúng giấy tờ và khó giải thích nếu không có.

Chứng từ sai tên là chuyện đơn giản khi hợp đồng, hóa đơn và mã số doanh nghiệp đều của công ty và chỉ có tên trên chứng từ sai. Trường hợp không đơn giản là khi:

• hợp đồng hoặc hóa đơn đứng tên cá nhân bạn;
• hợp đồng được ký trước khi công ty tồn tại;
• số tiền trên chứng từ không khớp với hóa đơn;
• GST/HST bị tính dưới sai tên hoặc sai mã số; hoặc
• CRA đã gửi thư.

Mỗi trường hợp này cần có người đọc hợp đồng của bạn trước khi động đến bất kỳ tờ khai nào. Hãy chuẩn bị hợp đồng hoặc thư thỏa thuận công việc, hóa đơn, chứng từ T4A, sao kê ngân hàng của các khoản tiền gửi, cùng tên pháp lý và mã số doanh nghiệp của công ty.

Vì sao chứng từ T4A mang SIN của tôi chứ không phải mã số doanh nghiệp của công ty?

Bên chi trả điền chứng từ theo tên và mã số mà họ được cung cấp. CRA yêu cầu bên chi trả ghi vào box 012 số SIN do người nhận cung cấp, còn với doanh nghiệp thì ghi tên pháp lý hoặc tên hoạt động đã đăng ký, kèm mã số doanh nghiệp ở box 013. Hợp danh hoặc công ty không được nhận dạng bằng SIN ở box 012 (CRA: cách điền chứng từ T4A).

Chứng từ mang tên bạn khi hồ sơ của bên chi trả ghi bạn chứ không phải công ty. Hãy kiểm tra ba điều:

• tên và mã số trên biểu mẫu người nhận tiền hoặc hồ sơ nhà cung cấp mà bạn đã đưa cho khách hàng;
• bên được nêu tên trong hợp đồng và trên hóa đơn;
• tài khoản mà khách hàng đã trả tiền vào.

Khách hàng có phải cấp chứng từ T4A cho một công ty không?

Nói chung là có. Bên chi trả cấp chứng từ T4A khi tổng phí dịch vụ trả cho một người nhận trong một năm dương lịch vượt $500, và CRA cho biết điều này gồm cả phí giữa các doanh nghiệp, trong đó có công ty (CRA: phí và các khoản khác trả cho dịch vụ). Khi bên chi trả báo cáo phí của một công ty, công ty được ghi trên chứng từ bằng tên và mã số doanh nghiệp.

Trang về chứng từ của CRA cho biết hiện CRA không phạt việc không điền box 048, trừ một chính sách dành cho doanh nghiệp vận tải đường bộ trả tiền cho công ty tư nhân do người Canada kiểm soát; hãy xem trang đó để biết tình hình hiện hành (CRA: chứng từ T4A dành cho bên chi trả). Bên chi trả có thể không coi việc sửa là việc gấp.

Bên chi trả có bắt buộc phải cấp chứng từ hay không là câu hỏi của bên chi trả. Thu nhập của công ty bạn không phụ thuộc vào điều đó: section 9 xem xét hoạt động kinh doanh của ai đã tạo ra lợi nhuận, không xem có chứng từ hay không.

Tôi nên làm gì trước: yêu cầu khách hàng sửa chứng từ?

Thường là vậy, khi hợp đồng và hóa đơn cho thấy công ty là nhà cung cấp, hãy yêu cầu bằng văn bản bên chi trả sửa hoặc hủy chứng từ, kèm tên pháp lý và mã số doanh nghiệp của công ty. CRA cho biết bên chi trả có thể sửa lỗi báo cáo (CRA: sửa lỗi sau khi đã nộp), và bên chi trả đã nộp báo cáo sẽ gửi cho CRA các chứng từ đã sửa hoặc đã hủy (CRA: sửa, hủy, bổ sung hoặc thay thế chứng từ T4A). Trang của CRA dành cho cá nhân hướng dẫn liên hệ bên cấp chứng từ nếu có thắc mắc về các số tiền trên chứng từ (CRA: chứng từ T4A dành cho cá nhân).

1. So sánh chứng từ với hóa đơn và hợp đồng: số tiền ở box 048, tên bên chi trả và năm.
2. Gửi cho bên chi trả tên pháp lý của công ty, mã số doanh nghiệp và một trang hợp đồng hoặc hóa đơn cho thấy công ty là nhà cung cấp.
3. Nếu hợp đồng đứng tên cá nhân bạn, hãy tạm dừng bước này cho đến khi các dữ kiện được đọc kỹ (xem bảng bên dưới). Nếu không, hãy yêu cầu họ sửa hoặc hủy chứng từ đứng tên bạn và, nếu họ vẫn báo cáo khoản phí, cấp lại dưới mã số doanh nghiệp của công ty.
4. Yêu cầu họ cập nhật hồ sơ người nhận tiền để chứng từ lần sau đúng.
5. Giữ yêu cầu của bạn và mọi phản hồi, có ghi ngày.

Các trang của CRA được đọc cho hướng dẫn này không nêu từng bước xử lý chứng từ cấp sai người nhận. Bên chi trả tự quyết định cách sửa báo cáo của mình, và bạn không thể buộc họ.

Nếu chứng từ không được sửa, tờ khai nào khai thu nhập: T1 của tôi hay T2 của công ty?

Tờ khai của người đã tạo ra thu nhập sẽ khai khoản đó. Nếu công ty tạo ra thu nhập, đó là T2 của công ty; chỉ riêng chứng từ không biến nó thành thu nhập của bạn. Câu trả lời tùy vào những gì hợp đồng và hóa đơn cho thấy:

Hướng dẫn của CRA dành cho cá nhân yêu cầu ghi số tiền ở box 048 vào một line tự kinh doanh (line 13499 đến 14300). Hướng dẫn không đề cập chứng từ cho thu nhập thuộc về công ty của bạn. Không trang nào của CRA được đọc cho hướng dẫn này nói cách thể hiện chứng từ cho thu nhập của công ty trên T1 của bạn. Cho đến khi chứng từ được sửa, số tiền vẫn nằm trong hồ sơ của CRA dưới SIN của bạn. T1 của bạn nên thể hiện nó ra sao bên cạnh T2 là một đánh giá dựa trên hợp đồng của bạn, nên được giải quyết trước khi nộp bất kỳ tờ khai nào. Hãy giữ hợp đồng, hóa đơn của công ty và yêu cầu bằng văn bản gửi bên chi trả trong hồ sơ tờ khai.

Hai cái bẫy:

• Khai cùng một khoản phí như thu nhập đầy đủ trên cả hai tờ khai sẽ tính cùng số tiền hai lần, nên cách xử lý chứng từ trên T1 phải được quyết định khi đã có hợp đồng trong tay.
• Chỉ khai trên T1 sẽ để doanh thu của công ty, và mọi GST/HST trên đó, không được khai.

Tiền vào tài khoản cá nhân của tôi: tôi ghi nhận trong công ty thế nào?

Nếu công ty tạo ra doanh thu, công ty ghi nhận khoản phí một lần, và GST/HST được hạch toán riêng. Khoản khách hàng trả vào tài khoản cá nhân của bạn nói chung được ghi là khoản bạn nợ công ty (due from shareholder) cho đến khi bạn chuyển sang công ty. Nếu hóa đơn đã nằm trong khoản phải thu, khoản thanh toán sẽ xóa khoản phải thu đó và không tạo ra doanh thu lần nữa.

Khoản mà cổ đông nợ công ty có thể bị cộng vào thu nhập của cổ đông theo subsection 15(2), trừ khi được hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện và chứng minh được rằng việc hoàn trả không nằm trong một chuỗi các khoản vay hoặc giao dịch và hoàn trả khác (Income Tax Act, ss. 15(2) và 15(2.6)). Ngay cả khi đó, số dư còn nợ mà không tính lãi theo lãi suất quy định có thể làm thu nhập của bạn tăng thêm một khoản lợi ích lãi coi như phát sinh trong thời gian khoản nợ còn tồn tại; xem lãi trên khoản vay của cổ đông. Chứng từ đứng tên bạn không làm thay đổi các bút toán. Công ty ghi nhận doanh thu từ hóa đơn của chính mình, còn chứng từ là tài liệu để đối chiếu với chúng.

Các bút toán và cách xóa số dư nằm trong thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân. Tài khoản nên chạy theo chiều nào được nêu trong hướng dẫn về tài khoản khoản vay của cổ đông.

Chứng từ T4A đứng tên tôi có khiến CRA coi tôi là nhân viên hay doanh nghiệp dịch vụ cá nhân không?

Chỉ riêng chứng từ không quyết định cả hai. Box 048 báo cáo phí dịch vụ, mà CRA mô tả là các khoản thanh toán nằm ngoài quan hệ lao động (CRA: phí và các khoản khác trả cho dịch vụ). Công ty có phải là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân hay không phụ thuộc vào cách bạn làm việc cho khách hàng và ai sở hữu công ty, không phải vào chứng từ.

CRA xem câu hỏi về nhân viên là vấn đề dựa trên thực tế, được phân tích từng trường hợp theo điều kiện làm việc. Chứng từ đứng tên bạn là lý do để chuẩn bị sẵn hợp đồng và hóa đơn của công ty, vì chúng cho thấy ai đã ký hợp đồng. Các điều kiện kiểm tra nằm trong doanh nghiệp dịch vụ cá nhân và nhà thầu hay nhân viên.

GST/HST trên các hóa đơn đó thì sao?

Nếu công ty là nhà cung cấp và đã đăng ký, công ty khai GST/HST trên hóa đơn của chính mình, bất kể khách hàng trả vào tài khoản nào. Khi công ty thực hiện giao dịch cung cấp chịu thuế, công ty là bên thu và nộp thuế. Công ty chưa đăng ký là nhà cung cấp nhỏ nói chung không phải đăng ký hay thu thuế. Giới hạn $30.000 tính doanh số chịu thuế trên toàn thế giới, cùng với các bên liên kết, trong một quý dương lịch và trong bốn quý liên tiếp. Đơn vị đăng ký tự nguyện phải thu thuế dù dưới giới hạn (Excise Tax Act, s. 166). Giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về thuế ròng mà công ty không nộp, với thời hạn ấn định không quá hai năm sau khi họ thôi làm giám đốc lần cuối (s. 323).

Box 048 không gồm GST/HST (CRA: cách điền chứng từ T4A). Chứng từ bằng tổng hóa đơn đã cộng thuế sẽ cao hơn phí thực tế.

• Công ty đã đăng ký và mã số của công ty có trên hóa đơn: thuế được khai trên tờ khai GST/HST của chính công ty. Xem nộp GST/HST.
• Hóa đơn mang mã số GST/HST của riêng bạn, hoặc công ty chưa đăng ký dù bắt buộc phải đăng ký: câu trả lời tùy vào ai là nhà cung cấp. Xem khi nào phải đăng ký và thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân.

Nếu số tiền trên chứng từ T4A không khớp với hóa đơn của tôi thì sao?

Chênh lệch không nhất thiết có nghĩa là chứng từ sai. Hãy so sánh chứng từ với tổng hóa đơn trước GST/HST. Box 048 không gồm GST/HST, và CRA cho biết thu nhập được khai trên chứng từ T4A cho năm mà khoản tiền được trả, bất kể khi nào thu nhập được làm ra (CRA: cách điền chứng từ T4A). Công ty khai doanh thu theo kỳ tài chính của chính mình, nên khoản tiền trả vào tháng 1 cho hóa đơn tháng 12, hoặc ngày kết thúc năm không phải tháng 12, có thể giải thích chênh lệch. Hãy đối chiếu chứng từ với hóa đơn, khoản phải thu và ngày thanh toán trước khi yêu cầu đổi số tiền. Nếu vẫn còn chênh lệch, hãy yêu cầu bên chi trả cung cấp danh sách các khoản đã trả cho bạn.

Cách đối chiếu đầy đủ, cho khoản phí nằm trên báo cáo kinh doanh của chính bạn, nằm trong chứng từ về phí trên báo cáo kinh doanh của bạn.

CRA đã gửi thư về chứng từ: tôi cần gửi gì?

Thư sẽ ghi tên bạn và có thể đề nghị cộng số tiền trên chứng từ vào thu nhập của bạn. Hãy đọc thư yêu cầu gì và trước ngày nào, và nhờ người đọc hợp đồng và hóa đơn đối chiếu với thư trước khi bạn trả lời. Hãy trả lời trước ngày ghi trong thư, kèm tài liệu cho thấy công ty, không phải bạn, đã tạo ra thu nhập. Gửi bản sao và giữ bản gốc:

• hợp đồng hoặc thư thỏa thuận công việc ghi tên công ty;
• hóa đơn đứng tên công ty, có mã số doanh nghiệp của công ty;
• chứng từ T4A, yêu cầu sửa bằng văn bản của bạn gửi bên chi trả, và mọi phản hồi;
• sao kê ngân hàng của các khoản tiền gửi, và của mọi khoản chuyển vào tài khoản của công ty;
• bằng chứng công ty đã khai doanh thu: T2 và, nếu có đăng ký, tờ khai GST/HST.

Hãy đối chiếu các khoản tiền gửi với sổ sách của công ty trước khi trả lời, để thư trả lời và tờ khai khớp nhau. Thư rà soát yêu cầu gì và các lựa chọn sau đó nằm trong rà soát, kiểm tra và tự nguyện khai báo.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Chứng từ đứng tên bạn, công ty là nhà cung cấp

Công ty của một chuyên gia tư vấn ở Toronto xuất hóa đơn cho một dự án C$90.000 theo hợp đồng với công ty. Hóa đơn tổng cộng C$90.000 trước GST/HST. Khách hàng gửi chứng từ T4A C$90.000 đứng tên chuyên gia. Cô gửi khách hàng tên pháp lý và mã số doanh nghiệp của công ty và yêu cầu chứng từ đã sửa. Công ty khai C$90.000 là doanh thu. Chứng từ đã sửa ghi tên công ty. Số tiền của nó được đối chiếu với các khoản khách hàng đó trả và hồ sơ của công ty; số này không nhất thiết bằng tổng doanh thu trên T2.

Tiền vào tài khoản cá nhân

Một khách hàng trả hóa đơn C$60.000, đã được ghi trong sổ sách của công ty, vào tài khoản cá nhân của chủ sở hữu. Công ty ghi C$60.000 là khoản chủ sở hữu nợ công ty và giảm khoản phải thu C$60.000; công ty không ghi doanh thu lần nữa. Chủ sở hữu chuyển C$60.000 vào tài khoản của công ty trước cuối năm thuế của công ty, và sổ sách ghi là đã hoàn trả. Lợi ích lãi cho thời gian khoản tiền còn tồn tại vẫn có thể áp dụng. Yêu cầu sửa chứng từ là một bước riêng.

Khách hàng không chịu cấp lại chứng từ

Một khách hàng từ chối cấp lại chứng từ C$40.000, còn hợp đồng và hóa đơn là của công ty. Công ty khai C$40.000 là doanh thu. Chủ sở hữu giữ hợp đồng đã ký, hóa đơn của công ty, hồ sơ tiền gửi và yêu cầu bằng văn bản gửi khách hàng. Nếu CRA gửi thư về chứng từ, những tài liệu đó được đưa vào thư trả lời. Cách thể hiện số tiền trên chứng từ trong T1 của chủ sở hữu được giải quyết với người chuẩn bị thuế đã đọc hợp đồng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tên bạn có trên chứng từ T4A cho công việc của công ty, và CRA có thể khớp nó với T1 của bạn, hoặc sổ sách và chứng từ không khớp nhau: tờ khai nào khai thu nhập, cách sửa chứng từ, cách ghi khoản tiền gửi cá nhân và việc cần gửi nếu CRA gửi thư đều cần người đã đọc hợp đồng của bạn xử lý. Hãy nhờ dịch vụ thuế công ty.
• Hợp đồng đứng tên cá nhân bạn, hoặc được ký trước khi công ty tồn tại: thu nhập có thể là của bạn. Xem chứng từ về phí trên báo cáo kinh doanh của bạn; với hoạt động kinh doanh đã chuyển vào công ty, xem chuyển doanh nghiệp vào công ty.
• Tiền nằm trong tài khoản cá nhân của bạn qua cuối năm, hoặc hơn một năm: mỗi khoản có hạn hoàn trả riêng, một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện. Xem thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Các khoản tiền gửi, hóa đơn và chứng từ đều không khớp nhau: sổ sách cần được dựng lại trước khi kiểm tra bất kỳ tờ khai nào. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• CRA đã gửi thư về chứng từ: xem rà soát, kiểm tra và tự nguyện khai báo và nhờ dịch vụ thuế công ty.
• Công ty thiếu tờ khai cho các năm liên quan: xem doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào và bắt kịp các tờ khai công ty chưa nộp.
• Bạn là người trả tiền cho nhà thầu và đang phân vân nên cấp chứng từ nào: xem báo cáo các khoản trả cho nhà thầu phụ và cấp chứng từ nào cho người lao động.
• Công ty của bạn ở Quebec: trang này chỉ nói về chứng từ T4A và T2 liên bang. Tờ khai và chứng từ của Quebec theo quy định của Revenu Québec và không được đề cập ở đây; người chuẩn bị thuế nên đối chiếu chúng với quan điểm liên bang.