T4A a su nombre y no al de su corporación: ¿de quién es el ingreso?

¿De quién es el ingreso cuando llega un T4A a mi nombre por el trabajo de mi corporación?

El ingreso de un contribuyente proveniente de un negocio es la utilidad que ese contribuyente obtiene de él (Income Tax Act, sec. 9(1)), así que la primera pregunta es qué negocio ganó los honorarios. Un T4A registra un pago; no decide eso. Si su corporación hizo el trabajo bajo su propio contrato, los ingresos generalmente son de la corporación y se declaran en su propio T2, aunque su nombre aparezca en el comprobante.

El comprobante lleva su SIN, así que los registros de la CRA muestran el monto a su nombre mientras que el ingreso puede estar en el T2 de la corporación. Eso se explica fácil con los documentos correctos y es difícil sin ellos.

Un comprobante con el nombre equivocado es un caso sencillo cuando el contrato, las facturas y el número de negocio son todos de la corporación y solo el nombre del comprobante está mal. No es sencillo cuando:

• el contrato o las facturas están a su propio nombre;
• el contrato se firmó antes de que existiera la corporación;
• el monto del comprobante no coincide con las facturas;
• se cobró GST/HST con el nombre o el número equivocado; o
• la CRA ya escribió.

Cada uno de estos casos requiere que alguien lea su contrato antes de tocar una declaración. Reúna el contrato o la carta de contratación, las facturas, el T4A, los registros bancarios de los depósitos, y la razón social y el número de negocio de la corporación.

¿Por qué mi SIN aparece en el T4A y no el número de negocio de mi corporación?

El pagador llena el comprobante con el nombre y el número que se le dieron. La CRA indica a los pagadores que anoten en la casilla 012 el SIN que dio el receptor, y que, en el caso de un negocio, anoten su nombre legal o nombre comercial registrado, con su número de negocio en la casilla 013. Una sociedad de personas o una corporación no debe identificarse con un SIN en la casilla 012 (CRA: cómo completar el comprobante T4A).

Un comprobante llega a su nombre cuando los registros del pagador lo tienen a usted, y no a la corporación. Revise tres cosas:

• el nombre y el número del formulario de beneficiario o del perfil de proveedor que usted le dio al cliente;
• la parte nombrada en el contrato y en las facturas;
• la cuenta en la que el cliente depositó el pago.

¿Un cliente tiene que dar un T4A a una corporación?

Generalmente sí. Un pagador emite un T4A cuando sus honorarios por servicios a un mismo receptor en un año calendario pasan de $500, y la CRA dice que esto incluye los honorarios entre negocios, entre ellos las corporaciones (CRA: honorarios y otros montos por servicios). Cuando un pagador sí reporta los honorarios de una corporación, la corporación va en el comprobante con su nombre y su número de negocio.

La página de la CRA sobre el comprobante dice que actualmente no aplica multas por no completar la casilla 048, salvo una política para las empresas de transporte de carga que pagan a sociedades privadas bajo control canadiense; consulte la página para ver la postura vigente (CRA: comprobante T4A para pagadores). Es posible que un pagador no vea la corrección como urgente.

Si un pagador estaba obligado a emitir un comprobante es una cuestión del pagador. El ingreso de su corporación no depende de eso: la sección 9 mira qué negocio ganó la utilidad, no si existe un comprobante.

¿Qué debo hacer primero: pedir al cliente que corrija el comprobante?

Por lo general, una vez que el contrato y las facturas muestran a la corporación como proveedora, pida al pagador por escrito un comprobante enmendado o cancelado, con la razón social y el número de negocio de la corporación. La CRA dice que un pagador puede corregir un error de reporte (CRA: hacer correcciones después de presentar), y un pagador que ya presentó envía a la CRA comprobantes enmendados o cancelados (CRA: enmendar, cancelar, agregar o reemplazar comprobantes T4A). La página de la CRA para personas físicas indica comunicarse con el emisor si tiene preguntas sobre los montos de un comprobante (CRA: comprobante T4A para personas físicas).

1. Compare el comprobante con sus facturas y su contrato: el monto de la casilla 048, el nombre del pagador y el año.
2. Envíe al pagador la razón social de la corporación, su número de negocio y una página del contrato o una factura que muestre a la corporación como proveedora.
3. Si el contrato está a su propio nombre, detenga este paso hasta que se analicen los hechos (vea la tabla de abajo). De lo contrario, pídale que enmiende o cancele el comprobante a su nombre y, si aun así reporta los honorarios, que lo emita con el número de negocio de la corporación.
4. Pídale que actualice su registro de beneficiarios para que el próximo comprobante salga bien.
5. Conserve su solicitud y cada respuesta, con fecha.

Las páginas de la CRA que se leyeron para esta guía no indican ningún paso a paso para un comprobante emitido al receptor equivocado. El pagador decide cómo corregir su propia presentación, y usted no puede obligarlo.

Si el comprobante no se corrige, ¿qué declaración reporta el ingreso: mi T1 o el T2 de mi corporación?

Lo reporta la declaración de la persona que ganó el ingreso. Si lo ganó la corporación, es el T2 de la corporación; el comprobante por sí solo no lo convierte en ingreso suyo. La respuesta la deciden el contrato y las facturas:

Las instrucciones de la CRA para personas físicas dicen que se anote un monto de la casilla 048 en una línea de trabajo independiente (líneas 13499 a 14300). No tratan un comprobante por ingresos que pertenecen a su corporación. Ninguna página de la CRA leída para esta guía dice cómo mostrar en su T1 un comprobante por ingresos de la corporación. Mientras no se corrija, el monto permanece en el expediente de la CRA a nombre de su SIN. Cómo debe mostrarlo su T1 junto al T2 es un juicio que se basa en su contrato y conviene resolverlo antes de presentar cualquiera de las dos declaraciones. Conserve en el expediente de la declaración el contrato, las facturas de la corporación y su solicitud escrita al pagador.

Dos trampas:

• Reportar los mismos honorarios como ingreso completo en ambas declaraciones contaría dos veces los mismos dólares, así que cómo se trata el comprobante en el T1 se define con el contrato a la vista.
• Reportarlo solo en el T1 deja sin reportar los ingresos de la corporación y cualquier GST/HST sobre ellos.

El dinero entró a mi cuenta personal: ¿cómo lo registro en la corporación?

Si la corporación ganó los ingresos, registra los honorarios una sola vez, con cualquier GST/HST contabilizado aparte. Un pago de un cliente a su cuenta personal generalmente se registra como un monto que usted le debe a la corporación (por cobrar al accionista) hasta que lo traslade a ella. Si la factura ya está en cuentas por cobrar, el pago cancela esa cuenta por cobrar y no genera ingresos otra vez.

Un monto que un accionista le debe a la corporación puede sumarse al ingreso del accionista según la subsección 15(2), a menos que se reembolse dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo y se pueda demostrar que el reembolso no formó parte de una serie de préstamos u otras transacciones y reembolsos (Income Tax Act, sec. 15(2) y 15(2.6)). Incluso así, un saldo adeudado sin intereses a la tasa prescrita puede sumar a su ingreso un beneficio presunto por intereses durante el tiempo en que estuvo pendiente; vea intereses del préstamo del accionista. El comprobante a su nombre no cambia los asientos. La corporación registra sus ingresos con sus propias facturas, y el comprobante es un documento que se concilia con ellas.

Los asientos y las formas de cancelar el saldo están en ingresos de la corporación en su cuenta personal. En qué sentido debe correr la cuenta se explica en la guía de la cuenta del préstamo del accionista.

¿Un T4A a mi nombre puede hacer que la CRA me vea como empleado o como un negocio de servicios personales?

Un comprobante, por sí solo, no decide ninguna de las dos cosas. La casilla 048 reporta honorarios por servicios, que la CRA describe como pagos fuera de una relación laboral (CRA: honorarios y otros montos por servicios). Que una corporación sea un negocio de servicios personales (personal services business) depende de cómo trabaja usted para el cliente y quién es propietario de la corporación, no del comprobante.

La CRA trata la cuestión del empleado como una cuestión de hecho, que se analiza caso por caso según las condiciones de trabajo. Un comprobante a su nombre es una razón para tener a mano el contrato y las facturas de la corporación, porque muestran quién contrató. Las pruebas están en negocio de servicios personales y contratista o empleado.

¿Qué pasa con el GST/HST de esas facturas?

Si la corporación es la proveedora y está registrada, reporta el GST/HST de sus propias facturas, sin importar en qué cuenta pagó el cliente. Donde la corporación hace la venta gravable, es la que cobra y remite el impuesto. Una corporación no registrada que sea un pequeño proveedor generalmente no tiene que registrarse ni cobrar. El límite de $30,000 cuenta las ventas gravables en todo el mundo, junto con las de sus asociados, en un trimestre calendario y en cuatro trimestres consecutivos. Un registrante voluntario debe cobrar aunque esté por debajo del límite (Excise Tax Act, sec. 166). Los directores pueden ser responsables personalmente del impuesto neto que la corporación no remita, sin que pueda hacerse una determinación después de dos años desde que dejaron de ser directores por última vez (sec. 323).

La casilla 048 no incluye el GST/HST (CRA: cómo completar el comprobante T4A). Un comprobante igual al total de sus facturas con el impuesto agregado es mayor que los honorarios.

• La corporación está registrada y su número está en las facturas: el impuesto va en su propia declaración de GST/HST. Vea presentar el GST/HST.
• Las facturas llevan su propio número de GST/HST, o la corporación no estaba registrada aunque debía estarlo: la respuesta depende de quién fue el proveedor. Vea cuándo registrarse y ingresos de la corporación en su cuenta personal.

¿Qué pasa si el monto del T4A no coincide con mis facturas?

Una diferencia no significa necesariamente que el comprobante esté mal. Compare el comprobante con los totales de las facturas antes del GST/HST. La casilla 048 excluye el GST/HST, y la CRA dice que el ingreso se reporta en un T4A por el año en que se paga, sin importar cuándo se ganó (CRA: cómo completar el comprobante T4A). La corporación reporta sus ingresos por su propio ejercicio fiscal, así que un pago de enero por una factura de diciembre, o un cierre de ejercicio que no sea en diciembre, pueden explicar la diferencia. Concilie el comprobante con las facturas, las cuentas por cobrar y las fechas de pago antes de pedir un cambio de monto. Si queda una diferencia, pida al pagador su lista de pagos a usted.

La conciliación completa, para honorarios que están en el estado de su propio negocio, está en un comprobante de honorarios en el estado de su negocio.

La CRA envió una carta sobre el comprobante: ¿qué envío?

La carta llegará a su nombre y puede proponer que se sume el monto del comprobante a su ingreso. Lea qué pide y para cuándo, y haga que se revisen el contrato y las facturas frente a ella antes de responder. Responda antes de la fecha de la carta, con documentos que demuestren que la corporación, y no usted, ganó el ingreso. Envíe copias y conserve los originales:

• el contrato o la carta de contratación que nombra a la corporación;
• las facturas a nombre de la corporación, con su número de negocio;
• el T4A, su solicitud escrita de corrección al pagador y cualquier respuesta;
• los registros bancarios de los depósitos y de cualquier traslado a la cuenta de la corporación;
• prueba de que la corporación reportó los ingresos: su T2 y, si está registrada, su declaración de GST/HST.

Concilie los depósitos con la contabilidad de la corporación antes de responder, para que la respuesta y la declaración coincidan. Lo que pide una carta de revisión y las opciones posteriores están en revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

El comprobante está a su nombre, la corporación es la proveedora

La corporación de una consultora de Toronto factura un proyecto de C$90,000 bajo un contrato con la corporación. Las facturas suman C$90,000 antes del GST/HST. El cliente envía un T4A por C$90,000 a nombre de la consultora. Ella envía al cliente la razón social y el número de negocio de la corporación y pide un comprobante enmendado. La corporación reporta los C$90,000 como ingresos. El comprobante enmendado identifica a la corporación. Su monto se concilia con los pagos de ese cliente y los registros de la corporación; no tiene que ser igual al total de ingresos del T2.

El dinero entró a una cuenta personal

Un cliente paga una factura de C$60,000, ya registrada en la contabilidad de la corporación, a la cuenta personal del propietario. La corporación registra C$60,000 por cobrar al propietario y reduce las cuentas por cobrar en C$60,000; no registra ingresos otra vez. El propietario transfiere C$60,000 a la cuenta de la corporación antes del fin de su año fiscal, lo cual la contabilidad muestra como reembolsado. Aun así puede aplicarse un beneficio por intereses por el tiempo que el monto estuvo pendiente. La solicitud de corregir el comprobante es un paso aparte.

El cliente no quiere volver a emitir el comprobante

Un cliente se niega a volver a emitir un comprobante de C$40,000, y el contrato y las facturas son de la corporación. La corporación reporta los C$40,000 como ingresos. El propietario conserva el contrato firmado, las facturas de la corporación, los registros de los depósitos y la solicitud escrita al cliente. Si la CRA escribe sobre el comprobante, esos documentos van en la respuesta. Cómo se muestra el monto del comprobante en el T1 del propietario se define con un preparador que haya leído el contrato.

¿Su caso es distinto?

• Su nombre está en un T4A por trabajo de la corporación, y la CRA puede cruzarlo con su T1, o la contabilidad y el comprobante no coinciden: qué declaración reporta el ingreso, cómo lograr que corrijan el comprobante, cómo se registra el depósito personal y qué enviar si la CRA escribe lo define alguien que haya leído su contrato. Obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• El contrato está a su propio nombre, o se firmó antes de que existiera la corporación: el ingreso puede ser suyo. Vea un comprobante de honorarios en el estado de su negocio; si trasladó un negocio a una corporación, vea trasladar un negocio a una corporación.
• El dinero estuvo en su cuenta personal durante un cierre de año, o por más de un año: cada monto tiene su propio plazo de reembolso, un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo. Vea ingresos de la corporación en su cuenta personal y obtenga ayuda de contabilidad.
• Los depósitos, las facturas y el comprobante no coinciden entre sí: hay que reconstruir la contabilidad antes de revisar cualquier declaración. Obtenga ayuda de contabilidad.
• La CRA escribió sobre el comprobante: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Faltan las declaraciones de la corporación de los años en cuestión: vea qué declaraciones presenta su negocio y ponerse al día con declaraciones corporativas no presentadas.
• Usted es quien paga a contratistas y no sabe qué comprobante dar: vea reportar pagos a subcontratistas y qué comprobante dar a un trabajador.
• Su corporación está en Quebec: esta página cubre solo el T4A y el T2 federales. Las declaraciones y los comprobantes de Quebec siguen las reglas de Revenu Québec y no se cubren aquí; un preparador debe revisarlos frente a la posición federal.