LLC-Eigenkapitalkonten: Einlagen, Entnahmen, Gewinnrücklagen

Welche Eigenkapitalkonten braucht eine LLC?

Die Eigenkapitalkonten einer LLC hängen davon ab, wie der IRS sie besteuert, nicht vom Wort „LLC“ oder der Bezeichnung des Bundesstaates. Der IRS behandelt eine inländische LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern als Personengesellschaft und eine LLC mit einem Mitglied als Teil der Steuererklärung ihres Eigentümers, es sei denn, die LLC reicht Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) ein, um als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden. Bis auf wenige Fälle verlangt das Gesetz keine bestimmte Art von Aufzeichnungen, die Kontennamen sind also Buchhaltungspraxis. Was jede Steuererklärung liest, ist dagegen festgelegt.

Schwierig wird es, wenn die LLC zwei oder mehr Mitglieder hat oder eine S- oder C-Wahl getroffen wurde, die Einstufung unbekannt ist, eine Wahl eingereicht wurde, die Bücher aber nie angepasst wurden, ein Mitglied eingetreten oder ausgeschieden ist oder Geld des Eigentümers monatelang ohne Zuordnung über das Geschäftskonto gelaufen ist. Halten Sie zuerst bereit: das Gründungsdatum, den Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC), jede Form 8832 oder 2553 mit der Antwort des IRS, datierte Einzahlungen und Entnahmen des Eigentümers und die letzte Bilanz. Für eine ganz neue LLC beginnen Sie mit Bücher für eine neue LLC einrichten.

Welche Eigenkapitalkonten braucht eine LLC mit einem Mitglied?

Eine LLC mit einem Mitglied führt meist drei Eigenkapitalkonten: Einlagen des Eigentümers für eingelegtes Geld, Entnahmen des Eigentümers für entnommenes Geld und Eigenkapital des Eigentümers für seinen angesammelten Anteil. Die Tätigkeit der LLC wird in der Steuererklärung des Eigentümers gemeldet, und die Schedules C, E und F haben keinen Eigenkapitalteil. Die Konten dienen also dem Eigentümer, einem Kreditgeber und den Eröffnungssalden des nächsten Jahres.

Publication 334 beschreibt ein Entnahmekonto als gesondertes Konto für Geschäftseinnahmen, die für private und familiäre Ausgaben entnommen werden. Publication 583 sagt, dass Ertrags- und Aufwandskonten am Ende jedes Steuerjahres abgeschlossen werden, während Konten für Vermögen, Verbindlichkeiten und Reinvermögen offen bleiben. In der Praxis wird der Gewinn in das Eigenkapital des Eigentümers abgeschlossen, und viele Bücher schließen auch Einlagen und Entnahmen dorthin ab, damit jedes Jahr bei null beginnt; das Endeigenkapital ist in beiden Fällen gleich. Buchhaltungssoftware nennt das Konto Eigenkapital des Eigentümers oft Retained Earnings (Gewinnrücklagen). Bei einer LLC mit einem Eigentümer enthält es den angesammelten Gewinn und, sobald diese Konten hineingeschlossen sind, auch Entnahmen und Einlagen.

Warum braucht jedes Mitglied einer LLC mit mehreren Mitgliedern ein eigenes Kapitalkonto?

Jedes Mitglied sollte ein eigenes Kapitalkonto haben, weil Einlagen, Entnahmen und Gewinnanteile je Mitglied verschieden sind und die Steuererklärung der Personengesellschaft das Konto jedes Mitglieds meldet, es sei denn, die Gesellschaft ist klein genug, darauf zu verzichten (siehe Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft). Feld L jedes Schedule K-1 zeigt Anfangskapital, eingelegtes Kapital, Anteil am Gewinn oder Verlust, sonstige Erhöhungen oder Minderungen, Entnahmen und Ausschüttungen sowie Endkapital des Mitglieds. Eine gemeinsame Zeile für das Eigenkapital der Eigentümer kann diese Werte nicht liefern.

Geben Sie in den Büchern jedem Mitglied ein Kapitalkonto mit einem Unterkonto für Einlagen und einem für Entnahmen. Der Gewinn wird in der Regel so verteilt, wie es der Operating Agreement vorsieht, und Mitglieder können auf ihren Anteil Steuer schulden, ob er ausgeschüttet wird oder nicht. Feld L zählt eingelegtes Vermögen mit seinen angepassten steuerlichen Anschaffungskosten, nicht mit dem Marktwert; die Methode ist also wichtig, siehe Kapitalkonten der Gesellschafter.

Zwei Fallen:

• Kapital sind nicht die Anschaffungskosten. Der Betrag in Feld L muss nicht gleich sein den angepassten Anschaffungskosten des Mitglieds für den LLC-Anteil (die Anschaffungskosten sind die steuerliche Investition des Mitglieds darin), deshalb führt jedes Mitglied eine eigene Aufzeichnung dazu.
• Kapital kann negativ werden. Ein Endkapitalkonto kann negativ sein, wenn Verluste und Ausschüttungen die Einlagen und den Einkommensanteil übersteigen; siehe negatives Eigenkapital des Eigentümers.

Nie geführte Konten finden Sie unter Kapitalkonten einer Personengesellschaft neu aufbauen, und Zahlungen an ein Mitglied für Leistungen unter garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.

Welche Konten verwendet eine als S oder C Corporation besteuerte LLC?

Eine als Kapitalgesellschaft besteuerte LLC verwendet eingezahltes Kapital, Gewinnrücklagen und Ausschüttungen statt Einlagen, Eigenkapital des Eigentümers und Entnahmen. Eingezahltes Kapital und Gewinnrücklagen entsprechen Eigenkapitalzeilen von Schedule L, der Bilanz in Form 1120-S und Form 1120. Ausschüttungen werden in anderen Schedules gemeldet (Schedule K und jedes K-1 bei Form 1120-S, Schedule M-2 bei Form 1120).

Eine LLC, die Form 8832 für die Einstufung als Kapitalgesellschaft einreicht, reicht Form 1120 ein. Eine LLC, die Form 2553 rechtzeitig einreicht (innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres oder im Vorjahr, mit Zustimmung jedes Eigentümers), gilt als ab dem Wirkungsdatum der S-Wahl als Kapitalgesellschaft eingestuft, sofern sie die Anforderungen an eine Small Business Corporation (kleine Kapitalgesellschaft) erfüllt, und reicht Form 1120-S ein. Eine LLC gibt Mitgliedsanteile aus, keine Aktien, und Schedule L hat dafür keine Zeile; klären Sie daher mit dem Ersteller der Steuererklärung, welche Zeile das eingelegte Kapital enthält.

Eine S Corporation darf nur eine Aktiengattung haben. Die Treasury Regulation prüft das daran, ob die maßgebenden Bestimmungen, einschließlich verbindlicher Vereinbarungen über Ausschüttungen, jeder Aktie gleiche Ausschüttungs- und Liquidationsrechte geben. Ausschüttungen, die in Zeitpunkt oder Höhe abweichen, erhalten steuerliche Wirkung nach den Tatsachen. Vergleichen Sie die Ausschüttungen jedes Aktionärs mit seinem Anteil und lassen Sie einen Fachmann den Operating Agreement dagegen prüfen.

Eine Ausschüttung ersetzt nicht die Vergütung für Arbeit. Die Anleitung zu Form 1120-S sagt, dass Ausschüttungen und andere Zahlungen an einen Officer (Führungskraft) Lohn sind, soweit sie eine angemessene Vergütung für Leistungen darstellen. Siehe Buchhaltung einer S Corporation und sich selbst aus einer LLC bezahlen.

Auch die Steuer des Eigentümers auf eine Ausschüttung unterscheidet sich. Eine Ausschüttung einer S Corporation ist in der Regel nur bis zur Höhe der Anschaffungskosten der Aktien des Eigentümers unbesteuert (Abschnitt 1368); siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen. Eine Ausschüttung einer C Corporation ist in der Regel eine Dividende, soweit Gewinne und Rücklagen vorhanden sind (Earnings and Profits), und wird dem Eigentümer auf Form 1099-DIV gemeldet (Publication 542); siehe Dividenden an Eigentümer einer C Corporation.

Wie buche ich die Einlage eines Eigentümers in meine LLC, und ist sie Einkommen?

Buchen Sie Geld, das ein Eigentümer einlegt, als Erhöhung des Eigenkapitals (Einlage des Eigentümers, Kapitaleinlage eines Mitglieds oder eingezahltes Kapital), nicht als Einkommen. Es ist nur dann ein Darlehen und damit eine Verbindlichkeit, wenn es eine echte Schuld ist: Die LLC ist rechtlich zur Rückzahlung verpflichtet, beide Seiten wollen die Rückzahlung, und der Eigentümer ist ein echter Gläubiger (Publication 334). Publication 583 schlägt ein Scheckbuch mit Platz vor, um bei jeder Einzahlung zu vermerken, ob sie Geschäftseinnahmen, private Mittel oder ein Darlehen sind.

Die Steuerregeln weisen in dieselbe Richtung. Publication 541 sagt, dass weder der Gesellschafter noch die Personengesellschaft in der Regel Gewinn oder Verlust erfasst, wenn Vermögen gegen einen Anteil an der Personengesellschaft eingelegt wird. Publication 542 sagt, dass Einlagen in das Kapital einer Kapitalgesellschaft eingezahltes Kapital und für die Gesellschaft nicht steuerpflichtig sind. Geld aus einem echten Darlehen ist ebenfalls kein Einkommen, aber es ist eine Verbindlichkeit, kein Eigenkapital.

1. Bewegen Sie das Geld per Banküberweisung und bewahren Sie den Kontoauszug auf.
2. Entscheiden Sie vor dem Buchen, ob es eine Einlage oder ein Darlehen ist; siehe Einlage oder Darlehen des Eigentümers.
3. Erhöhen Sie das Bankkonto und das Eigenkapitalkonto, mit Datum, Betrag und dem Mitglied oder Aktionär.
4. Bei Vermögen buchen Sie den Marktwert, die angepassten steuerlichen Anschaffungskosten des Einlegenden und jede Schuld, die mit dem Vermögen übergeht. Feld L und Schedule M-2 verwenden die angepassten steuerlichen Anschaffungskosten abzüglich Verbindlichkeiten.

Eine Geschäftsrechnung, die von einem privaten Konto bezahlt wird, bleibt in den Büchern eine Betriebsausgabe. Buchen Sie die Gegenseite auf Einlagen des Eigentümers oder auf eine Verbindlichkeit gegenüber dem Eigentümer, wenn die LLC sie zurückzahlen wird. Die steuerliche Behandlung einer Ausgabe, die ein Eigentümer bezahlt und nie erstattet bekommen hat, hängt von den Tatsachen ab. Ein Gesellschafter, den der Gesellschaftsvertrag zur Zahlung einer Ausgabe verpflichtet, kann sie womöglich in Schedule E abziehen; dann sollte die LLC sie nicht in ihren Ausgaben führen, siehe vom Gesellschafter persönlich bezahlte LLC-Ausgaben. Bei einer S Corporation siehe nie erstattete Ausgaben einer S Corporation. Eine Einzahlung, die als Umsatz gebucht wird, überhöht das Einkommen.

Wie buche ich eine Entnahme der Mitglieder, und warum ist sie kein Aufwand?

Buchen Sie Geld, das ein Eigentümer entnimmt, auf das Konto Entnahmen des Eigentümers, Entnahmen des Mitglieds oder Ausschüttungen des Aktionärs, nicht auf ein Aufwandskonto. Jedes senkt das Eigenkapital, deshalb berührt keines die Gewinn- und Verlustrechnung. Publication 334 sagt, dass ein Einzelunternehmer sein eigenes Gehalt oder private Entnahmen nicht abziehen kann, und Publication 583 sagt, Schecks auf sich selbst auszustellen nur für Entnahmen zu privaten Zwecken.

Für Mitglieder ist eine Entnahme auf den Gewinn keine abziehbare garantierte Zahlung: Die Anleitung zu Form 1065 beschränkt diese Zeile auf Zahlungen für Leistungen oder die Überlassung von Kapital, die ohne Rücksicht auf das Einkommen der Personengesellschaft bestimmt werden. Publication 542 zeigt, dass eine Kapitalgesellschaft die Dividenden, die sie zahlt, nicht abzieht.

Die Fallen sind eine Entnahme, die auf ein Aufwandskonto gebucht wird und den Gewinn zu niedrig ausweist, und private Belastungen auf einer Firmenkarte, die ebenfalls Entnahmen sind (private Belastungen auf Firmenkarten). Buchung für Buchung: Entnahmen des Eigentümers buchen.

Was sind Gewinnrücklagen, und wie gelangt der Gewinn zum Jahresende ins Eigenkapital?

Gewinnrücklagen (Retained Earnings) sind Gewinn aus früheren Jahren, der im Unternehmen bleibt. Der Gewinn des laufenden Jahres ist der bisherige Gewinn dieses Jahres, meist als Zeile für den Jahresüberschuss im Eigenkapitalteil gezeigt, bis das Jahr abgeschlossen wird. Zum Jahresende geht der Gewinn bei einer Kapitalgesellschaft in die Gewinnrücklagen und bei einer LLC als Pass-through-Gesellschaft in das Eigenkapital des Eigentümers oder in das Kapitalkonto jedes Mitglieds.

Verteilen Sie bei einer LLC mit mehreren Mitgliedern den Gewinn jedes Jahres so auf die Kapitalkonten der Mitglieder, wie es der Operating Agreement vorsieht, damit die Kapitalkonten zusammen das gesamte Eigenkapital ergeben.

Die Spalte der Kapitalgesellschaft folgt Schedule M-2 von Form 1120. Geld, das ein Eigentümer in eine Kapitalgesellschaft einlegt, geht in das eingezahlte Kapital, nicht in die Gewinnrücklagen. In Form 1065 führt Schedule M-2 die Fortschreibung der Kapitalkonten der Gesellschafter einschließlich der Einlagen. In Form 1120-S ist Schedule M-2 eine andere Analyse: Sie erfasst den Accumulated Adjustments Account (Konto der versteuerten, nicht ausgeschütteten S-Gewinne), ein Steuerkonto, das nicht mit den Gewinnrücklagen der Bücher übereinstimmt.

Stimmt das Eröffnungseigenkapital nicht mit der letztjährigen Steuererklärung überein, siehe Gewinnrücklagen, die nicht zur letztjährigen Steuererklärung passen.

Welchem Wert muss der Eigenkapitalteil der Bilanz jeden Monat entsprechen?

Das gesamte Eigenkapital in der Bilanz einer LLC muss zu jedem Monatsende der Summe der Aktiva abzüglich der Summe der Verbindlichkeiten entsprechen. Publication 583 beschreibt eine Bilanz als Aktiva, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital im Unternehmen und das Reinvermögen als den Überschuss der Aktiva über die Verbindlichkeiten.

Die Anleitung zu Form 1065 verlangt eine Erklärung, wenn die Summe der Aktiva zu Jahresbeginn von der des Vorjahresabschlusses abweicht. Ein Saldo, der auf Opening Balance Equity stehen bleibt, bedeutet eine fehlende Buchung; siehe Opening Balance Equity ausbuchen.

Welche Schedules der Steuererklärung lesen die Eigenkapitalkonten meiner LLC?

Schedules C, E und F lesen keine Eigenkapitalkonten; Steuererklärungen von Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften tun das, in den folgenden Schedules. Schedule L sollte mit den Büchern und Unterlagen übereinstimmen, laut den Anleitungen zu Form 1065 und Form 1120-S.

Quellen: Form 1065, Form 1120-S und Form 1120. Ein ausgelassener Schedule ersetzt nicht die Buchhaltung: Publication 583 weist darauf hin, dass Finanzabschlüsse im Umgang mit einer Bank oder Gläubigern helfen. Kleine Gesellschaften dürfen einige dieser Schedules auslassen. Wer das darf, und was gilt, wenn eine Steuererklärung Schedule L verlangt und Ihre Bücher ihn nicht liefern können, lesen Sie unter Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft.

Was geschieht mit den Eigenkapitalkonten, wenn die LLC ihre steuerliche Einstufung ändert?

Eine Änderung der steuerlichen Einstufung beendet einen Satz Eigenkapitalkonten und beginnt zum Wirkungsdatum einen anderen. Die Treasury Regulation behandelt jede gewählte Änderung als fiktive Transaktion (Deemed Transaction), die unmittelbar vor Ende des Tages vor dem Wirkungsdatum der Wahl als erfolgt gilt:

Der umgekehrte Weg erfordert eine neue Wahl mit Form 8832; die Beendigung einer S-Wahl allein lässt die LLC als C Corporation besteuert. Die Kapitalgesellschaft gilt dann als jemand, der alles in der Liquidation an ihre Eigentümer ausschüttet, was für die Gesellschaft und ihre Eigentümer Gewinn oder Verlust bringen kann (Abschnitt 336, Abschnitt 331). Eine Wahl mit Form 8832 kann bis zu 75 Tage vor ihrer Einreichung und 12 Monate danach in Kraft treten; die Bücher müssen deshalb womöglich ab einem schon vergangenen Datum neu aufgesetzt werden, und die LLC kann in der Regel 60 Monate nicht erneut wählen. Gewinn oder Verlust, Anschaffungskosten und Eröffnungswerte hängen von den Tatsachen ab; siehe wie LLCs besteuert werden.

Wenn ein Mitglied hinzukommt oder ausscheidet, wechselt die LLC außerdem zwischen den Standardfällen mit einem und mit mehreren Mitgliedern, und das Eröffnungskapitalkonto eines Mitglieds unterscheidet sich danach, ob es durch eine Einlage eingetreten ist oder einen bestehenden Anteil gekauft hat; siehe Ausscheiden eines Gesellschafters buchen.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden, in US-Dollar.

Ein Mitglied

Ein Eigentümer zahlt zum Start US$5.000 ein, entnimmt sechs Monate lang US$2.000 im Monat (US$12.000) und erzielt US$30.000. Das Eigenkapital des Eigentümers endet bei US$23.000 (5.000 − 12.000 + 30.000). Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt US$30.000 und keine Entnahmen, weil Entnahmen nicht abziehbar sind.

Zwei Mitglieder

Zwei Mitglieder legen je US$10.000 ein, und das erste entnimmt US$3.000. Vor dem Einkommen betragen die Kapitalkonten US$7.000 und US$10.000. Erzielt die LLC dann US$20.000 und teilt der Vertrag den Gewinn zu gleichen Teilen auf, sind es US$17.000 und US$20.000. Eine einzige Zeile für das Eigenkapital der Eigentümer von US$37.000 verbirgt das.

Wahl als S Corporation

Eine als S Corporation besteuerte LLC beginnt das Jahr mit US$50.000 Gewinnrücklagen. Der Eigentümer legt US$8.000 bar ein, gebucht als eingezahltes Kapital, nicht als Einkommen. Eine Barauszahlung von US$20.000 wird als Ausschüttung gebucht, nicht als Lohn oder Aufwand, und die Gewinnrücklagen sinken vor dem Gewinn des Jahres auf US$30.000. Bezahlt ein Teil davon Arbeit des Eigentümers, ist dieser Teil Lohn und läuft über die Lohnabrechnung. Ob die Auszahlung besteuert wird, hängt von den Anschaffungskosten der Aktien des Eigentümers ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Zwei oder mehr Mitglieder, eine S-Wahl oder Geld des Eigentümers, das monatelang ohne Zuordnung über das Geschäftskonto lief: Die richtige Eigenkapitalstruktur hängt von der steuerlichen Einstufung ab, und bereits gebuchte Einträge müssen womöglich korrigiert werden, bevor ein K-1, eine Form 1120-S oder eine Bilanz hinausgeht. Siehe private und geschäftliche Gelder entflechten und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Mitglied ist eingetreten oder ausgeschieden, oder eine Wahl wurde eingereicht, aber die Bücher blieben unverändert: Das Eigenkapital muss womöglich ab dem Wirkungsdatum neu aufgesetzt werden. Siehe Ausscheiden eines Gesellschafters buchen, Bücher nach der Wahl als S Corporation und Hilfe bei der Buchhaltung. Für eine verspätete oder gescheiterte Wahl siehe Erleichterung bei verspäteter Steuerwahl einer LLC.
• Kapitalkonten wurden nie geführt, und Form 1065 ist überfällig: siehe Kapitalkonten einer Personengesellschaft neu aufbauen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die LLC hat einen ausländischen Eigentümer: Eine LLC, die vollständig einer ausländischen Person gehört oder als Kapitalgesellschaft besteuert wird und zu mindestens 25 % in ausländischem Besitz ist, muss die Einlagen und Ausschüttungen des Eigentümers womöglich auf Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) melden, datierte Unterlagen sind also wichtig; siehe Einreichung für eine LLC mit einem ausländischen Eigentümer. Eine LLC mit mehreren Mitgliedern und einem ausländischen Mitglied muss in der Regel Quellensteuer zahlen auf den Einkommensanteil dieses Mitglieds aus einem US-Geschäft, und die Zahlung gilt als Ausschüttung an dieses Mitglied. Siehe ausländische Gesellschafter und Quellensteuer und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ehegatten sind die einzigen Eigentümer: Gütergemeinschaft (Community Property) und die steuerliche Meldung der Ehegatten entscheiden zwischen einem Eigenkapitalkonto und einem Kapitalkonto je Ehegatte. Siehe LLCs von Ehegatten und Familien.
• Ein Kreditgeber oder Investor hat eine Bilanz verlangt: siehe Finanzabschlüsse für einen Bankkredit.
• Sie sind unsicher, ob eine Einzahlung eine Einlage oder ein Darlehen war, oder auf Opening Balance Equity steht ein Saldo, oder das Eigenkapital ist negativ: siehe Einlage oder Darlehen des Eigentümers, Opening Balance Equity und negatives Eigenkapital des Eigentümers.