Gastos antes de la primera venta en Canadá: deducir y registrar

¿Puedo deducir los gastos de arranque que pagué antes de mi primera venta?

En Canadá, solo puede deducir un gasto del negocio si operaba el negocio en el ejercicio fiscal (el año de su negocio) en que lo incurrió. Por eso importa más la fecha de inicio que la primera venta (CRA: gastos del negocio). Una vez que el negocio ha comenzado, por lo general puede deducir los gastos que incurre para generar ingresos. También puede deducirlos si el negocio termina a pesar de sus esfuerzos, así que no hace falta haber vendido (CRA: T4002, capítulo 1). Los costos anteriores a la fecha de inicio no generan una pérdida del negocio. El precio del equipo y de otros bienes de capital no se reclama como gasto: se recupera mediante la deducción por costo de capital (CCA), la deducción anual que las reglas tributarias permiten para esos bienes (CRA: IT-364, archivado; Income Tax Act, sección 18). El boletín está archivado y ya no se actualiza; la página actual de la CRA sobre gastos del negocio repite su razonamiento sobre la fecha de inicio.

Tres cosas hacen que el caso no sea sencillo:

• La fecha de inicio se decide según los hechos, caso por caso, y la CRA reconoce que puede ser difícil determinar qué puede reclamar como gasto de arranque.
• El gasto suele repartirse entre una tarjeta personal, una empresa individual y una corporación que todavía no existía.
• Las publicaciones de la CRA no aclaran si un costo pagado antes de la fecha de inicio se puede reclamar una vez que el negocio comienza. Esa pregunta es para un profesional, no para una tabla.

Si su gasto de lanzamiento es grande y está repartido entre tarjetas personales, una empresa individual y una corporación nueva, o si debe presentar una declaración y la fecha de inicio no está clara, resuelva esos puntos con un profesional antes de cerrar la contabilidad.

Reúna las facturas con fecha, la prueba de quién pagó y desde qué cuenta, las fechas de su primer contrato, de la primera compra de mercancía o equipo y de la primera venta, y la fecha en que llegó cada activo y se usó por primera vez.

¿Cuándo empieza mi negocio para efectos fiscales?

Un negocio empieza cuando usted inicia una actividad significativa que forma parte habitual del negocio o que hace falta para ponerlo en marcha. La CRA decide cada caso según sus propios hechos (CRA: T4002, capítulo 1).

La guía actual y el boletín archivado van en direcciones distintas sobre la investigación: la guía dice que investigar si conviene empezar no es un inicio, mientras que el boletín cuenta los estudios amplios para elegir cómo o dónde operar. Decidir dónde cae su trabajo entre los dos es una cuestión de criterio.

¿Y si solo estaba investigando o planeando?

La CRA dice que no se puede deducir el costo de investigar cómo abrir un negocio (CRA: T4002, capítulo 1). El boletín archivado añade que los costos incurridos antes de que el negocio comience no son una pérdida del negocio ni una pérdida de operación (non-capital loss, una pérdida del negocio que se arrastra a otros años), así que no se pueden arrastrar a años anteriores ni futuros (IT-364). Conserve los recibos de todos modos: muestran cuándo terminó la planeación y cuándo empezó la operación.

La planeación puede ser el inicio. El boletín da casos en que el inicio llegó temprano: un negocio que necesitaba una licencia comenzó cuando se dieron pasos concretos para obtenerla, y una corporación comenzó cuando emprendió estudios y negociaciones preliminares, aunque el proyecto se abandonó después y no generó nada. Después del inicio, los gastos incurridos para generar ingresos normalmente son deducibles en el año en que se incurren, aun si el negocio se liquida antes de que comiencen las operaciones normales (IT-364).

¿Podría la CRA tratar mi negocio como un pasatiempo?

Una vez que el negocio ha comenzado, la CRA sigue preguntando si se opera con el fin de obtener ganancias. Su manual de auditoría pondera su historial de ganancias y pérdidas, su formación, su plan y si la empresa cuenta con el capital para generar ganancias. Las malas decisiones de negocio, por sí solas, no descartan una fuente de ingresos, pero una actividad emprendida principalmente para generar pérdidas fiscales en lugar de ganancias puede no serlo (CRA: manual de auditoría, capítulo 27).

¿Qué costos previos al lanzamiento son gastos y cuáles son de capital?

Cuando el negocio ya comenzó, el costo de operarlo es un gasto corriente, y el precio de un bien duradero es capital. La ley niega la deducción de un desembolso de capital, salvo que la permita de forma expresa, y la CCA es ese permiso (Income Tax Act, sección 18(1)(b); sección 20(1)(a)).

¿Cómo registro estos costos en mi contabilidad?

Registre cada costo en el período en que lo incurre, lo haya pagado o no, y registre el pago con quién pagó y desde qué cuenta, aunque la fecha de inicio aún no esté definida. La mayoría de los trabajadores independientes deben usar el método de acumulación, que deduce los gastos en el período en que se incurren (CRA: T4002, capítulo 1). La CRA no exige un sistema en particular; exige registros que respalden cada reclamo (CRA: registros del negocio). El objetivo es que después cada costo se pueda clasificar como gasto, activo de capital, inventario o costo anterior al inicio.

• Equipo: regístrelo como activo, con sus fechas de compra, entrega y primer uso.
• Mercancía para revender: regístrela como inventario, no como gasto.
• Costos anteriores a la fecha de inicio: consérvelos con fecha y separados de los gastos ordinarios hasta que se defina la fecha de inicio. Un pago adelantado de alquiler o de servicios posteriores al inicio es un gasto pagado por adelantado, y se reclama en el período en que usted recibe el beneficio (CRA: gastos del negocio).
• Costos en una tarjeta personal: registre quién pagó y desde qué cuenta, para poder rastrear el reembolso después.
• Uso personal y GST/HST: registre la parte de cada costo que corresponde al negocio y cualquier crédito fiscal por insumos reclamado. Anote solo la parte del negocio y reduzca el gasto, o el costo de capital de un activo, por el monto del crédito (CRA: gastos del negocio; T4002, capítulo 4).

Para llevar la contabilidad bien desde el primer día, vea cómo configurar la contabilidad de un negocio nuevo y, para una corporación, la contabilidad de una CCPC nueva.

¿Puedo reclamar la CCA antes de tener ingresos?

La CCA no espera a su primera venta. Es una deducción al calcular el ingreso de un negocio, así que el negocio debe haber comenzado (Income Tax Act, sección 20(1)(a)). Además, el bien debe estar disponible para su uso: la ley no permite sumar ningún monto al saldo de la clase antes de ese momento (sección 13(26)).

Un bien que no sea un edificio está disponible para su uso en el primero de estos momentos, entre otros (sección 13(27)):

• el momento en que lo usa por primera vez para generar ingresos;
• el momento en que se le entrega y puede usarse para producir un producto o prestar un servicio comercializable;
• el inicio del primer año fiscal que comienza más de 357 días después del fin del año en que lo adquirió.

El boletín archivado opina que un activo comprado antes de que el negocio comience y usado después en él, sin haberse usado para otro fin mientras tanto, tiene el costo de capital que habría tenido si el negocio ya operara cuando se compró. Si usted usó el activo primero de forma personal, la ley fija su costo de capital, cuando comienza el uso en el negocio, en no más de su valor de mercado en ese momento (sección 13(7)). Por eso conserve su costo, su valor de mercado en esa fecha y su historial de uso. Si el negocio nunca comienza, se aplican las reglas ordinarias de ganancias y pérdidas de capital cuando usted dispone del activo (IT-364). El boletín ya no se actualiza, así que confirme esto antes de apoyarse en él.

Reclamar la CCA es opcional, desde cero hasta el máximo del año, y se prorratea cuando su ejercicio fiscal dura menos de 365 días, algo que puede ocurrir en su primer año (CRA: T4002, capítulo 4). La CCA ordinaria del equipo del negocio puede crear o aumentar una pérdida del negocio, porque se deduce al calcular el ingreso del negocio (Income Tax Regulations, sección 1100(1)). El reglamento vincula algunos reclamos con los ingresos: la CCA de propiedades de alquiler o de bienes arrendados (1100(11) y (15)) y el gasto inmediato para quien no es una CCPC. Usted decide si reclama; la CRA dice que, si no debe impuesto sobre la renta del año, tal vez no le convenga reclamar la CCA. Para las clases, las tasas y las reglas del primer año, que están cambiando, vea deducción por costo de capital y comprar equipo antes del cierre del año.

¿Por cuántos años puedo arrastrar una pérdida del negocio y contra qué?

Una pérdida real del negocio que no se usa en el año en que se origina puede ser una pérdida de operación (non-capital loss), que se arrastra a años anteriores durante 3 años fiscales y a años futuros durante 20 años fiscales (Income Tax Act, sección 111(1)(a); CRA: línea 25200). Los costos anteriores a la fecha de inicio no forman parte de esa pérdida.

• Propietario único: la pérdida primero reduce sus otros ingresos del año; solo el monto restante puede ser una pérdida de operación (CRA: T4002, capítulo 5).
• Corporación: la pérdida se queda en la corporación y se controla en el Schedule 4 contra los ingresos propios de la corporación en otros años (CRA: Schedule 4). El primer año de una corporación nueva no tiene un año anterior, así que su pérdida solo puede arrastrarse a años futuros. Si se adquiere el control de la corporación (un evento de restricción de pérdidas, por ejemplo un nuevo inversionista mayoritario), las pérdidas de operación anteriores solo se pueden usar contra ingresos del mismo negocio (sección 111(5)).

Para saber cómo reclamar un arrastre a años anteriores y qué límites se aplican, vea pérdidas del negocio.

¿Es distinto en el T2125 de un propietario único que en la T2 de una corporación?

Las reglas de la fecha de inicio y del capital vienen de las mismas disposiciones de la ley para ambos. Lo que cambia es el formulario y quién puede usar una pérdida.

Los números de línea son del formulario de 2025; compárelos con el formulario vigente. Para comparar ambas opciones en un negocio nuevo, vea empresa individual o corporación.

¿Una corporación nueva sin ventas presenta la T2 de todos modos?

Sí. Una corporación residente presenta una T2 por cada año fiscal, aunque no deba impuestos, y las corporaciones inactivas están incluidas (CRA: quién debe presentar). La declaración vence seis meses después de que termina el año fiscal (CRA: guía de la T2).

Presentar la declaración también es la forma de registrar una pérdida del primer año en el Schedule 4 para años posteriores. Si nunca se presentaron T2 anteriores, vea una corporación inactiva que nunca presentó.

Pagué antes de constituir la corporación: ¿de quién es el costo?

El boletín archivado de la CRA trata los costos anteriores a la existencia de una corporación como costos que no son de la corporación, con dos excepciones (CRA: IT-454, archivado):

• Derecho societario: la Canada Business Corporations Act y algunas leyes provinciales permiten que una corporación adopte un contrato escrito hecho a su nombre antes de existir. Mientras no lo haga, quien firmó queda obligado personalmente por el contrato (CBCA, sección 14).
• Aceptación de la CRA: cuando no se aplica una ley así, la CRA dice que normalmente aceptará la contabilidad de la corporación si las personas que autorizaron los costos tenían claramente la intención de que una corporación operara el negocio, la demora fue corta o no dependió de ellas, nadie discute quién rinde cuentas, el efecto en sus impuestos combinados es insignificante y la corporación adopta los contratos escritos.

El boletín advierte que no se debe dar por hecha la aceptación. La CRA no aceptará la contabilidad de la corporación cuando un propietario único o unos socios constituyen una corporación para un negocio que ya existía, salvo que el negocio se haya adquirido recientemente; vea la contabilidad después de constituir una empresa individual.

El equipo que usted ya tenía y aporta a la corporación es una transferencia aparte: se trata como una venta a valor de mercado, salvo que usted y la corporación elijan en conjunto lo contrario conforme a la sección 85, a más tardar en la primera fecha de presentación de la declaración de cualquiera de los dos (Income Tax Act, sección 85; vea trasladar un negocio a una corporación).

La regla de la fecha de inicio sigue aplicando: un costo pagado antes de que el negocio comenzara no genera una pérdida del negocio, ni para usted ni para la corporación. La tarjeta por sí sola puede no decidir de quién es el costo; importan el nombre que aparece en la factura y las fechas, y los hechos de su caso deciden el resto. Para los costos de constitución y los costos previos a la constitución, vea costos de constitución. Para reembolsarse a usted mismo, vea gastos del negocio pagados de forma personal.

¿Mi provincia cambia la respuesta?

Las reglas anteriores son federales: la fecha de inicio, la división entre gasto y capital, la CCA y los años de arrastre de pérdidas vienen de la Income Tax Act federal. Una corporación reporta el impuesto provincial y territorial en la misma T2, salvo que una corporación ubicada en Quebec o Alberta también presenta una declaración corporativa provincial aparte (CRA: declaración T2). Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) administra el impuesto provincial sobre la renta de Quebec, y esta guía no lo cubre; quien presenta en Quebec no debe suponer que las reglas coinciden.

El GST/HST y el impuesto provincial sobre las ventas en las compras de arranque sí varían por provincia; vea reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse.

¿Qué debo conservar para probar la fecha de inicio y los costos?

La ley exige conservar registros de todas sus transacciones para respaldar los reclamos de ingresos y gastos, por lo general durante un mínimo de seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: registros del negocio). Una corporación conserva su libro mayor, los registros de acciones, las actas y los contratos necesarios para entender el libro hasta dos años después de su disolución (Income Tax Regulations, sección 5800; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio). La CRA indica llevar registros separados para cada negocio (CRA: T4002, capítulo 1).

Ejemplo

Todos los montos están en dólares canadienses y son ilustrativos.

Primero la investigación, después el equipo

Una trabajadora independiente de Vancouver paga C$500 por cursos de investigación de mercado en marzo y compra una laptop de C$2,400 en mayo. El primer cliente le paga en julio. Suponga que la laptop se usa solo para el negocio y que C$2,400 es su costo después de cualquier crédito de GST/HST. Si los cursos son investigación sobre cómo empezar, la CRA no los cuenta como inicio de un negocio y dice que su costo no se puede deducir. Si la laptop se compró para empezar a operar, el negocio comenzó en mayo. La laptop es capital: sus C$2,400 pasan a la CCA cuando está disponible para su uso, no cuando paga el cliente, y el reclamo puede prorratearse por el período corto del primer año. Los costos de operación posteriores, como publicidad y suministros, son gastos corrientes.

Mercancía y alquiler antes de la primera venta

Una corporación de Hamilton paga C$6,000 de alquiler y compra C$14,000 de mercancía para revender, y no ha hecho ninguna venta al cierre de su ejercicio. Suponga que el alquiler cubre solo el período hasta ese cierre y que la mercancía llegó primero y alcanzaba para empezar a comercializar. Si eso marca el inicio del negocio, el alquiler posterior puede ser un gasto corriente. La mercancía, valorada aquí al costo, es inventario final, no un costo.

• Año 1: con ese supuesto, una pérdida de C$6,000, antes de otros costos. No tiene un año anterior al cual arrastrarse, así que se arrastra a años futuros. La corporación igual presenta la T2.
• Año 2: ingresos de C$15,000 antes de la pérdida. Al aplicar la pérdida de C$6,000, el ingreso gravable queda en C$9,000.

Costos de arranque antes de constituir la corporación

Una fundadora paga C$3,000 de costos de arranque con una tarjeta personal en enero y constituye la corporación en marzo. La corporación no existía en enero, así que no puede simplemente contabilizar esos costos. Si el negocio ya había comenzado, si la CRA aceptaría la contabilidad de la corporación para ellos y cómo la corporación le reembolsa a la fundadora son puntos que se resuelven y se documentan antes de presentar la primera T2.

¿Su caso es distinto?

• Su gasto de lanzamiento es grande y está repartido entre tarjetas personales, una empresa individual y una corporación nueva, o su primera declaración vence y la fecha de inicio no está clara: la fecha de inicio, la división entre gasto y capital, de quién es cada costo y cómo se arrastra una pérdida de arranque son cuestiones de criterio profesional. Consiga ayuda con la contabilidad para resolverlas antes de cerrar la contabilidad o la declaración, con sus facturas con fecha y las fechas de su primer contrato a la mano.
• Pagó antes de constituir la corporación o pagó costos de constitución: vea costos de constitución.
• Operó el negocio como propietario único y luego lo constituyó como corporación: vea la contabilidad después de constituir una empresa individual.
• Pagó con una tarjeta personal y quiere que le reembolsen: vea gastos del negocio pagados de forma personal.
• Pagó GST/HST antes de registrarse: vea reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse.
• No está seguro de si un costo se permite: vea gastos del negocio que acepta la CRA.
• Su corporación nunca presentó una T2: vea una corporación inactiva que nunca presentó.