Despesas antes da primeira venda no Canadá: deduzir e registrar

Posso deduzir despesas de abertura pagas antes da primeira venda?

Você só pode deduzir uma despesa do negócio se exercia o negócio no período fiscal (o ano do negócio) em que a incorreu; por isso a data de início pesa mais do que a primeira venda (CRA: despesas do negócio). Depois que o negócio começa, em geral você pode deduzir as despesas feitas para gerar renda, e pode continuar deduzindo-as mesmo que o negócio acabe apesar dos seus esforços; portanto, nenhuma venda é necessária (CRA: T4002, capítulo 1). Custos anteriores à data de início não geram prejuízo do negócio. O preço de equipamentos e de outros bens de capital é recuperado pela CCA (Capital Cost Allowance, depreciação fiscal canadense), a dedução anual que as regras permitem para esse bem, e não lançado como despesa (CRA: IT-364, arquivado; Income Tax Act, seção 18). O boletim está arquivado e não é mais atualizado; a página atual da CRA (Agência da Receita do Canadá) sobre despesas do negócio repete o raciocínio sobre a data de início.

Três fatores tornam o caso mais complicado:

• A data de início é definida pelos fatos, caso a caso, e a CRA diz que pode ser difícil apurar o que você pode deduzir como despesa de abertura.
• O gasto costuma estar espalhado entre um cartão pessoal, uma empresa individual e uma corporação que ainda não existia.
• As publicações da CRA não dizem com clareza se um custo pago antes da data de início pode ser deduzido depois que o negócio começa. Essa é uma pergunta para um profissional, não para uma tabela.

Se o seu gasto de lançamento é grande e está espalhado entre cartões pessoais, uma empresa individual e uma corporação nova, ou se uma declaração está para vencer e a data de início não está clara, resolva esses pontos com um profissional antes de fechar os livros.

Reúna faturas com data, comprovantes de quem pagou e de qual conta, as datas do primeiro contrato, da primeira compra de estoque ou equipamentos e da primeira venda, e a data em que cada bem chegou e foi usado pela primeira vez.

Quando meu negócio começa para fins fiscais?

Um negócio começa quando você inicia uma atividade significativa que faz parte regular do negócio ou que é necessária para colocá-lo em marcha, e a CRA decide cada caso pelos próprios fatos (CRA: T4002, capítulo 1).

O guia atual e o boletim arquivado apontam em direções diferentes sobre pesquisa: o guia diz que pesquisar se deve abrir um negócio não é um início, enquanto o boletim conta pesquisas extensas feitas para escolher como ou onde operar. Em que ponto o seu trabalho se situa entre os dois é uma questão de julgamento.

E se eu só estava pesquisando ou planejando?

A CRA diz que você não pode deduzir o custo de pesquisar a abertura de um negócio (CRA: T4002, capítulo 1). O boletim arquivado acrescenta que custos incorridos antes de o negócio começar não são prejuízo do negócio nem prejuízo operacional (non-capital loss, um prejuízo do negócio levado para outros anos), portanto não podem ser levados para trás nem para frente (IT-364). Guarde os recibos mesmo assim: eles mostram quando o planejamento terminou e a operação começou.

O planejamento pode ser o início. O boletim dá casos em que o início veio cedo: um negócio que dependia de licença começou quando foram tomadas medidas concretas para obtê-la, e uma corporação começou quando fez estudos e negociações preliminares, mesmo que o projeto tenha sido abandonado depois e não tenha rendido nada. Depois do início, as despesas feitas para gerar renda normalmente são dedutíveis no ano em que ocorrem, mesmo que o negócio seja encerrado antes de a operação normal começar (IT-364).

A CRA pode tratar isso como hobby em vez de negócio?

Depois que o negócio começa, a CRA ainda pergunta se ele é conduzido com objetivo de lucro. O manual de auditoria dela avalia seu histórico de lucros e prejuízos, sua formação, seu plano e se o empreendimento tem capital para dar lucro. Decisões ruins de negócio, por si sós, não eliminam uma fonte de renda, mas uma atividade exercida principalmente para gerar prejuízos fiscais, e não lucros, pode não ser uma fonte de renda (CRA: manual de auditoria, capítulo 27).

Quais custos de pré-lançamento são despesas e quais são capital?

Depois que o negócio começa, um custo para operá-lo é despesa corrente, enquanto o preço de um bem duradouro é capital. A lei nega a dedução de um gasto de capital, a menos que a permita expressamente, e a CCA é essa permissão (Income Tax Act, seção 18(1)(b); seção 20(1)(a)).

Como registro esses custos nos meus livros?

Registre cada custo no período em que o incorre, esteja pago ou não, e registre o pagamento com quem pagou e de qual conta, mesmo enquanto a data de início está indefinida. A maioria dos autônomos precisa usar o regime de competência, que deduz as despesas no período em que são incorridas (CRA: T4002, capítulo 1). A CRA não exige um sistema específico; exige registros que sustentem cada dedução (CRA: registros do negócio). O objetivo é que cada custo possa ser classificado depois como despesa, bem de capital, estoque ou custo anterior ao início.

• Equipamentos: registre como um ativo, com as datas de compra, de entrega e do primeiro uso.
• Estoque para revenda: registre como estoque, não como despesa.
• Custos anteriores à data de início: mantenha-os datados e separados das despesas comuns até a data de início ser definida. Um pagamento antecipado de aluguel ou de serviços posteriores ao início é uma despesa antecipada e é deduzido no período em que você recebe o benefício (CRA: despesas do negócio).
• Custos no cartão pessoal: registre quem pagou e de qual conta, para que o reembolso possa ser rastreado depois.
• Uso pessoal e GST/HST: registre a parte empresarial de cada custo e qualquer crédito de imposto sobre insumos (ITC) pedido. Lance só a parte empresarial e reduza a despesa, ou o custo de capital do bem, pelo valor do crédito (CRA: despesas do negócio; T4002, capítulo 4).

Para os livros desde o primeiro dia, veja como montar os livros de um negócio novo e, para uma corporação, livros de uma CCPC nova.

Posso pedir a CCA antes de ter renda?

A CCA não espera pela sua primeira venda. É uma dedução no cálculo da renda de um negócio, então o negócio precisa ter começado (Income Tax Act, seção 20(1)(a)). O bem também precisa estar disponível para uso: a lei não deixa entrar nenhum valor no saldo da classe antes desse momento (seção 13(26)).

Um bem que não seja edifício fica disponível para uso no primeiro destes momentos, entre outros (seção 13(27)):

• quando você o usa pela primeira vez para gerar renda;
• quando ele é entregue a você e pode ser usado para produzir um produto ou prestar um serviço comercialmente vendável;
• no início do primeiro ano fiscal que começa mais de 357 dias depois do fim do ano em que você o adquiriu.

O boletim arquivado entende que um bem comprado antes de o negócio começar e usado depois nele, sem ter sido usado para outro fim nesse meio-tempo, tem o custo de capital que teria se o negócio já estivesse em operação quando foi comprado. Se você usou o bem de forma pessoal antes, a lei fixa o custo de capital dele, quando o uso empresarial começa, em no máximo o valor de mercado nessa data (seção 13(7)); por isso guarde o custo, o valor de mercado nessa data e o histórico de uso. Se o negócio nunca começar, valem as regras comuns de ganho e perda de capital quando você se desfizer do bem (IT-364). O boletim não é mais atualizado, então confirme isso antes de se apoiar nele.

Pedir a CCA é opcional, de zero até o máximo do ano, e o valor é proporcional quando seu período fiscal tem menos de 365 dias, o que pode acontecer no primeiro ano (CRA: T4002, capítulo 4). A CCA comum sobre equipamentos do negócio pode criar ou aumentar um prejuízo do negócio, porque é deduzida no cálculo da renda do negócio (Income Tax Regulations, seção 1100(1)). O regulamento vincula algumas deduções à renda: a CCA sobre imóvel de aluguel ou bem arrendado (1100(11) e (15)) e a dedução imediata de despesa para quem não é uma CCPC (corporação privada sob controle canadense). Pedir ou não é escolha sua; a CRA diz que, se você não deve imposto de renda no ano, talvez não queira pedir a CCA. Para classes, alíquotas e regras do primeiro ano, que estão mudando, veja depreciação fiscal (CCA) e compra de equipamentos antes do fim do ano.

Por quantos anos posso levar um prejuízo do negócio, e contra o quê?

Um prejuízo real do negócio que não é usado no ano em que surge pode ser um prejuízo operacional (non-capital loss), levado para trás 3 anos fiscais e para frente 20 anos fiscais (Income Tax Act, seção 111(1)(a); CRA: linha 25200). Custos anteriores à data de início não fazem parte desse prejuízo.

• Empresário individual: o prejuízo primeiro reduz sua outra renda do ano; só o que sobrar pode ser um prejuízo operacional (non-capital loss) (CRA: T4002, capítulo 5).
• Corporação: o prejuízo fica na corporação e é controlado na Schedule 4 contra a renda da própria corporação em outros anos (CRA: Schedule 4). O primeiro ano de uma corporação nova não tem ano anterior, então o prejuízo só pode ir para frente. Se o controle da corporação é adquirido (um evento de restrição de prejuízos, por exemplo um novo investidor majoritário), prejuízos operacionais anteriores só podem ser usados contra a renda do mesmo negócio (seção 111(5)).

Para saber como pedir uma compensação para trás e quais limites se aplicam, veja prejuízos do negócio.

Muda algo entre a T2125 de um empresário individual e a T2 de uma corporação?

As regras de data de início e de capital vêm dos mesmos dispositivos da lei para os dois. O que muda é o formulário e quem pode usar o prejuízo.

Os números das linhas são do formulário de 2025; confira-os com o formulário atual. Para comparar os dois em um negócio novo, veja empresa individual ou corporação.

Uma corporação nova sem vendas ainda entrega a T2?

Sim. Uma corporação residente entrega a T2 em todo ano fiscal, mesmo que não haja imposto a pagar, e as corporações inativas também entram nessa regra (CRA: quem precisa entregar). A declaração vence seis meses após o fim do ano fiscal (CRA: guia da T2).

Entregar também é o que registra um prejuízo do primeiro ano na Schedule 4 para os anos seguintes. Se declarações T2 de anos anteriores nunca foram entregues, veja corporação inativa que nunca entregou.

Paguei antes de constituir a corporação: de quem é o custo?

O boletim arquivado da CRA trata os custos de antes de a corporação existir como não sendo dela, com duas formas de levá-los para dentro (CRA: IT-454, arquivado):

• Direito societário: a Canada Business Corporations Act e algumas leis provinciais permitem que uma corporação adote um contrato escrito feito em nome dela antes de existir. Até que ela o adote, quem assinou fica pessoalmente obrigado por ele (CBCA, seção 14).
• Aceitação da CRA: quando nenhuma lei desse tipo se aplica, a CRA diz que normalmente aceitará a contabilização pela corporação se as pessoas que autorizaram os custos claramente pretendiam que uma corporação exercesse o negócio, o atraso foi curto ou não foi culpa delas, ninguém contesta quem presta contas, o efeito sobre o imposto combinado delas é desprezível e a corporação adota os contratos escritos.

O boletim alerta para não presumir a aceitação. Ela não será aceita quando um empresário individual ou sócios constituem uma corporação para um negócio que já existe, a menos que o negócio tenha sido adquirido recentemente; veja livros depois de constituir uma empresa individual.

Equipamentos que você já tem e leva para a corporação são uma transferência à parte: contam como venda pelo valor de mercado, a menos que você e a corporação façam em conjunto a opção da seção 85, até a primeira das datas de entrega da declaração de cada um (Income Tax Act, seção 85; veja levar um negócio para dentro de uma corporação).

A regra da data de início continua valendo: um custo pago antes de o negócio começar não gera prejuízo do negócio, nem para você nem para a corporação. O cartão, sozinho, pode não decidir de quem é o custo; importam o nome na fatura e as datas, e os fatos do seu caso decidem o resto. Para taxas de constituição e custos anteriores à constituição, veja custos de constituição. Para se reembolsar, veja despesas do negócio pagas por você.

Minha província muda a resposta?

As regras acima são federais: a data de início, a divisão entre despesa e capital, a CCA e os anos de prejuízo vêm da Income Tax Act federal. Uma corporação informa o imposto provincial e territorial na mesma T2, exceto que uma corporação situada em Quebec ou em Alberta entrega também uma declaração corporativa provincial separada (CRA: declaração T2). A Revenu Québec administra o imposto de renda provincial de Quebec, e este guia não o aborda; quem declara em Quebec não deve presumir que as regras são iguais.

O GST/HST e o imposto provincial sobre vendas nas compras de abertura diferem de fato por província; veja como pedir o GST/HST pago antes do registro.

O que guardo para provar a data de início e os custos?

A lei exige que você guarde registros de todas as suas transações para sustentar as deduções de renda e de despesas, em geral por no mínimo seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: registros do negócio). Uma corporação guarda seu livro-razão, os registros de ações, as atas e os contratos necessários para entender o livro-razão até dois anos depois de ser dissolvida (Income Tax Regulations, seção 5800; veja por quanto tempo guardar os registros do negócio). A CRA diz para manter registros separados de cada negócio (CRA: T4002, capítulo 1).

Exemplo

Todos os valores são em dólares canadenses e ilustrativos.

Primeiro a pesquisa, depois o equipamento

Uma freelancer de Vancouver paga C$500 por cursos de pesquisa de mercado em março e compra um notebook de C$2.400 em maio. O primeiro cliente paga em julho. Suponha que o notebook seja usado só para o negócio e que C$2.400 seja seu custo depois de qualquer crédito de GST/HST. Se os cursos são pesquisa sobre como abrir um negócio, a CRA não os conta como início do negócio e diz que o custo deles não pode ser deduzido. Se o notebook foi comprado para começar a operar, o negócio começou em maio. O notebook é capital: seus C$2.400 entram na CCA quando ele fica disponível para uso, e não quando o cliente paga, e o pedido pode ser proporcional ao primeiro período curto. Os custos de operação seguintes, como publicidade e materiais, são despesas correntes.

Estoque e aluguel antes da primeira venda

Uma corporação de Hamilton paga C$6.000 de aluguel e compra C$14.000 de estoque para revenda, e não fez nenhuma venda até o fim do exercício. Suponha que o aluguel cubra só o período até esse fim de exercício, e que o estoque tenha vindo primeiro e fosse suficiente para começar a vender. Se isso inicia o negócio, o aluguel que se segue pode ser despesa corrente. O estoque, avaliado aqui pelo custo, é estoque final, não um custo.

• Ano 1: com essa suposição, um prejuízo de C$6.000, antes de quaisquer outros custos. Não há ano anterior para onde levá-lo, então ele vai para frente. A corporação ainda entrega a T2.
• Ano 2: renda de C$15.000 antes do prejuízo. Aplicando o prejuízo de C$6.000, a renda tributável fica em C$9.000.

Custos de abertura antes da constituição

Uma fundadora paga C$3.000 de custos de abertura em um cartão pessoal em janeiro e constitui a corporação em março. A corporação não existia em janeiro, então não pode simplesmente contabilizar esses custos. Se o negócio já tinha começado, se a CRA aceitaria a contabilização deles pela corporação e como a corporação reembolsa a fundadora são pontos que se resolvem e se documentam antes de entregar a primeira T2.

E no seu caso?

• Seu gasto de lançamento é grande e está espalhado entre cartões pessoais, uma empresa individual e uma corporação nova, ou sua primeira declaração está para vencer e a data de início não está clara: a data de início, a divisão entre despesa e capital, de quem é cada custo e como um prejuízo de abertura é levado são questões de julgamento profissional. Procure ajuda com escrituração contábil para resolvê-las antes de fechar os livros ou a declaração, com as faturas datadas e as datas do primeiro contrato em mãos.
• Você pagou antes de constituir a corporação ou pagou taxas de constituição: veja custos de constituição.
• Você exerceu o negócio como empresário individual e depois o constituiu em corporação: veja livros depois de constituir uma empresa individual.
• Você pagou no cartão pessoal e quer ser reembolsado: veja despesas do negócio pagas por você.
• Você pagou GST/HST antes de se registrar: veja como pedir o GST/HST pago antes do registro.
• Você não sabe se um custo é permitido: veja despesas do negócio que a CRA aceita.
• Sua corporação nunca entregou a T2: veja corporação inativa que nunca entregou.