Chi phí trước lần bán đầu tiên tại Canada: khấu trừ và ghi sổ

Tôi có thể khấu trừ chi phí khởi nghiệp đã trả trước lần bán đầu tiên không?

Tại Canada, bạn chỉ được khấu trừ chi phí kinh doanh nếu bạn đã điều hành doanh nghiệp trong kỳ tài chính (năm kinh doanh) mà bạn phát sinh chi phí đó, nên ngày bắt đầu quan trọng hơn lần bán đầu tiên (CRA: chi phí kinh doanh). Khi doanh nghiệp đã bắt đầu, bạn thường được khấu trừ các chi phí phát sinh để tạo ra thu nhập, và vẫn có thể khấu trừ nếu doanh nghiệp chấm dứt dù bạn đã nỗ lực, nên không cần có lần bán nào (CRA: T4002, chương 1). Chi phí phát sinh trước ngày bắt đầu không tạo thành khoản lỗ kinh doanh, và giá mua thiết bị hoặc tài sản vốn khác được thu hồi qua khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance, CCA), tức khoản khấu trừ hằng năm mà quy định thuế cho phép đối với loại tài sản đó, chứ không được khai như chi phí (CRA: IT-364, đã lưu trữ; Income Tax Act, section 18). Bulletin này đã được lưu trữ và không còn cập nhật; trang chi phí kinh doanh hiện hành của CRA lặp lại cách lập luận về ngày bắt đầu của bulletin.

Có ba điều khiến trường hợp này không đơn giản:

• Ngày bắt đầu được xác định theo từng trường hợp dựa trên sự việc thực tế, và CRA cho biết việc xác định khoản nào có thể khấu trừ như chi phí khởi nghiệp có thể khó.
• Chi tiêu thường nằm rải rác giữa thẻ cá nhân, doanh nghiệp một chủ và một công ty khi đó chưa tồn tại.
• Các ấn phẩm của CRA không nói rõ liệu chi phí đã trả trước ngày bắt đầu có thể được khấu trừ sau khi doanh nghiệp bắt đầu hay không. Đây là câu hỏi dành cho chuyên gia, không thể trả lời bằng một bảng.

Nếu chi phí khởi động của bạn lớn và nằm rải rác giữa thẻ cá nhân, doanh nghiệp một chủ và công ty mới, hoặc sắp đến hạn nộp tờ khai mà ngày bắt đầu chưa rõ, hãy giải quyết các điểm này với chuyên gia trước khi chốt sổ sách.

Hãy tập hợp hóa đơn có ghi ngày, bằng chứng ai đã trả và trả từ tài khoản nào, ngày ký hợp đồng đầu tiên, ngày mua hàng tồn kho hoặc thiết bị đầu tiên, ngày bán đầu tiên, cùng ngày mỗi tài sản được giao đến và bắt đầu sử dụng.

Khi nào doanh nghiệp của tôi được coi là bắt đầu về mặt thuế?

Tại Canada, doanh nghiệp bắt đầu khi bạn thực hiện một hoạt động đáng kể, là một phần thường xuyên của doanh nghiệp hoặc cần thiết để đưa doanh nghiệp vào hoạt động, và CRA quyết định từng trường hợp dựa trên sự việc thực tế (CRA: T4002, chương 1).

Hướng dẫn hiện hành và bulletin đã lưu trữ không cùng quan điểm về việc nghiên cứu: hướng dẫn nói nghiên cứu xem có nên bắt đầu hay không thì chưa phải là bắt đầu, còn bulletin tính cả các khảo sát rộng nhằm chọn cách thức hoặc địa điểm hoạt động. Công việc của bạn nằm ở đâu giữa hai quan điểm này là vấn đề cần cân nhắc.

Nếu tôi mới chỉ nghiên cứu hoặc lập kế hoạch thì sao?

CRA cho biết bạn không được khấu trừ chi phí nghiên cứu để bắt đầu kinh doanh (CRA: T4002, chương 1). Bulletin đã lưu trữ nói thêm rằng chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp bắt đầu không phải là khoản lỗ kinh doanh hay lỗ phi vốn (non-capital loss, tức khoản lỗ kinh doanh chuyển sang các năm khác), nên không thể chuyển về năm trước hoặc sang năm sau (IT-364). Dù vậy, hãy giữ biên lai: chúng cho thấy giai đoạn lập kế hoạch kết thúc và hoạt động bắt đầu khi nào.

Lập kế hoạch cũng có thể là lúc bắt đầu. Bulletin nêu những trường hợp doanh nghiệp bắt đầu sớm: doanh nghiệp cần giấy phép được coi là bắt đầu khi đã thực hiện các bước tích cực để xin giấy phép, và một công ty được coi là bắt đầu khi thực hiện các nghiên cứu sơ bộ và đàm phán, dù dự án sau đó bị bỏ và không mang lại thu nhập. Sau khi bắt đầu, chi phí phát sinh để tạo ra thu nhập thường được khấu trừ trong năm phát sinh, ngay cả khi doanh nghiệp bị thanh lý trước khi hoạt động bình thường bắt đầu (IT-364).

CRA có thể coi đây là sở thích thay vì doanh nghiệp không?

Khi doanh nghiệp đã bắt đầu, CRA vẫn xét xem doanh nghiệp có được điều hành nhằm mục đích có lợi nhuận hay không. Sổ tay kiểm tra của CRA cân nhắc lịch sử lãi lỗ trước đây của bạn, quá trình đào tạo, kế hoạch của bạn và việc dự án có đủ vốn để tạo ra lợi nhuận hay không. Chỉ riêng những quyết định kinh doanh kém thì chưa loại trừ nguồn thu nhập, nhưng một hoạt động chủ yếu nhằm tạo khoản lỗ thuế thay vì lợi nhuận có thể không được coi là nguồn thu nhập (CRA: sổ tay kiểm tra, chương 27).

Chi phí nào trước khi ra mắt là chi phí trong kỳ, chi phí nào là chi phí vốn?

Sau khi doanh nghiệp đã bắt đầu, chi phí vận hành doanh nghiệp là chi phí trong kỳ, còn giá mua tài sản dùng lâu dài là chi phí vốn. Income Tax Act không cho khấu trừ chi tiêu vốn trừ khi có quy định cho phép rõ ràng, và khấu hao CCA chính là quy định cho phép đó (Income Tax Act, section 18(1)(b); section 20(1)(a)).

Tôi ghi sổ các khoản chi này như thế nào?

Hãy ghi mỗi khoản chi vào kỳ phát sinh, dù đã trả tiền hay chưa, và ghi khoản thanh toán kèm ai đã trả và trả từ tài khoản nào, ngay cả khi ngày bắt đầu chưa được xác định. Hầu hết người tự kinh doanh tại Canada phải dùng phương pháp kế toán dồn tích (accrual method), khấu trừ chi phí vào kỳ phát sinh (CRA: T4002, chương 1). CRA không yêu cầu một hệ thống cụ thể, mà yêu cầu hồ sơ chứng minh từng khoản khấu trừ (CRA: hồ sơ kinh doanh). Mục tiêu là sau này mỗi khoản chi có thể được xếp vào chi phí trong kỳ, tài sản vốn, hàng tồn kho hoặc chi phí trước ngày bắt đầu.

• Thiết bị: ghi là tài sản, kèm ngày mua, ngày giao hàng và ngày bắt đầu sử dụng.
• Hàng để bán lại: ghi là hàng tồn kho, không phải chi phí.
• Chi phí trước ngày bắt đầu: giữ riêng, có ghi ngày, tách khỏi chi phí thông thường cho đến khi ngày bắt đầu được xác định. Khoản trả trước cho tiền thuê hoặc dịch vụ sau ngày bắt đầu là chi phí trả trước, được khấu trừ trong kỳ bạn nhận được lợi ích (CRA: chi phí kinh doanh).
• Chi phí trả bằng thẻ cá nhân: ghi ai đã trả và trả từ tài khoản nào, để sau này truy ra việc hoàn tiền.
• Dùng cá nhân và GST/HST: ghi phần dùng cho kinh doanh của từng khoản chi và tín thuế đầu vào (ITC) đã khai. Chỉ ghi phần dùng cho kinh doanh, và giảm chi phí, hoặc giá gốc vốn của tài sản, đi đúng số tín thuế (CRA: chi phí kinh doanh; T4002, chương 4).

Để ghi sổ đúng từ ngày đầu, xem thiết lập sổ sách cho doanh nghiệp mới, và với công ty, xem sổ sách cho CCPC mới.

Tôi có thể khai khấu hao CCA trước khi có thu nhập không?

Tại Canada, CCA không chờ đến lần bán đầu tiên. Đây là khoản khấu trừ khi tính thu nhập từ doanh nghiệp, nên doanh nghiệp phải đã bắt đầu (Income Tax Act, section 20(1)(a)). Tài sản cũng phải sẵn sàng để sử dụng: Income Tax Act không cho đưa bất kỳ khoản nào vào số dư nhóm tài sản trước thời điểm đó (section 13(26)).

Tài sản không phải tòa nhà được coi là sẵn sàng để sử dụng vào thời điểm sớm nhất trong các thời điểm sau, cùng một số trường hợp khác (section 13(27)):

• lúc bạn lần đầu dùng tài sản để tạo thu nhập;
• lúc tài sản được giao cho bạn và có thể dùng để sản xuất một sản phẩm hoặc thực hiện một dịch vụ có thể bán được trên thị trường;
• ngày đầu tiên của năm tính thuế đầu tiên bắt đầu sau hơn 357 ngày kể từ cuối năm bạn mua tài sản.

Bulletin đã lưu trữ cho rằng tài sản mua trước khi doanh nghiệp bắt đầu và sau đó được dùng trong doanh nghiệp, mà trong thời gian chờ không dùng cho mục đích khác, có giá gốc vốn như thể doanh nghiệp đã hoạt động vào lúc mua. Nếu bạn dùng tài sản cho mục đích cá nhân trước, Income Tax Act quy định giá gốc vốn của tài sản khi bắt đầu dùng cho kinh doanh không vượt quá giá thị trường lúc đó (section 13(7)), nên hãy giữ chứng từ giá mua, giá thị trường vào ngày đó và lịch sử sử dụng. Nếu doanh nghiệp không bao giờ bắt đầu, các quy tắc thông thường về lãi vốn và lỗ vốn áp dụng khi bạn chuyển nhượng tài sản (IT-364). Bulletin này không còn cập nhật, nên hãy xác nhận lại trước khi dựa vào.

Việc khai CCA là tùy chọn, từ 0 đến mức tối đa của năm, và được tính theo tỷ lệ khi kỳ tài chính của bạn ngắn hơn 365 ngày, điều có thể xảy ra trong năm đầu tiên (CRA: T4002, chương 4). CCA thông thường cho thiết bị kinh doanh có thể tạo ra hoặc làm tăng khoản lỗ kinh doanh, vì được khấu trừ khi tính thu nhập kinh doanh (Income Tax Regulations, section 1100(1)). Income Tax Regulations gắn một số khoản khai CCA với thu nhập: CCA cho bất động sản cho thuê hoặc tài sản cho thuê (1100(11) và (15)), và khấu trừ toàn bộ ngay lập tức đối với người không phải CCPC. Có khai hay không là quyền của bạn; CRA cho biết nếu bạn không phải nộp thuế thu nhập trong năm, bạn có thể không muốn khai CCA. Về các nhóm tài sản, thuế suất khấu hao và quy tắc cho năm đầu tiên, vốn đang thay đổi, xem khấu hao theo quy định của CRA và mua thiết bị trước cuối năm.

Khoản lỗ kinh doanh được chuyển sang các năm khác tối đa bao nhiêu năm, và trừ vào đâu?

Tại Canada, khoản lỗ kinh doanh thật chưa dùng hết trong năm phát sinh có thể trở thành lỗ phi vốn (non-capital loss), chuyển về năm trước 3 năm thuế và sang năm sau 20 năm thuế (Income Tax Act, section 111(1)(a); CRA: dòng 25200). Chi phí phát sinh trước ngày bắt đầu không thuộc khoản lỗ này.

• Chủ doanh nghiệp một chủ: khoản lỗ trước hết giảm thu nhập khác của bạn trong năm; chỉ phần còn lại mới có thể là lỗ phi vốn (CRA: T4002, chương 5).
• Công ty: khoản lỗ ở lại trong công ty và được theo dõi trên Schedule 4 để trừ vào thu nhập của chính công ty trong các năm khác (CRA: Schedule 4). Năm đầu tiên của công ty mới không có năm trước, nên khoản lỗ chỉ có thể chuyển sang năm sau. Nếu có người giành quyền kiểm soát công ty (sự kiện hạn chế khoản lỗ, ví dụ một nhà đầu tư lớn mới), các khoản lỗ phi vốn của năm trước chỉ được dùng để trừ vào thu nhập của cùng hoạt động kinh doanh (section 111(5)).

Về cách khai chuyển lỗ về năm trước và các giới hạn áp dụng, xem lỗ kinh doanh.

Khai trên T2125 của chủ doanh nghiệp một chủ có khác với khai trên T2 của công ty không?

Quy tắc về ngày bắt đầu và chi phí vốn xuất phát từ cùng các điều khoản của Income Tax Act cho cả hai. Điểm khác là biểu mẫu và người được dùng khoản lỗ.

Số line lấy từ biểu mẫu năm 2025; hãy đối chiếu với biểu mẫu hiện hành. Để so sánh hai hình thức cho doanh nghiệp mới, xem doanh nghiệp một chủ hay công ty.

Công ty mới thành lập chưa có doanh thu có vẫn phải nộp T2 không?

Có. Công ty cư trú tại Canada phải nộp tờ khai thuế thu nhập công ty (T2) cho mọi năm tính thuế, dù không phải nộp thuế, và công ty không hoạt động cũng thuộc diện này (CRA: ai phải nộp). Tờ khai đến hạn sáu tháng sau khi năm tính thuế kết thúc (CRA: hướng dẫn T2).

Việc nộp tờ khai cũng là cách ghi khoản lỗ năm đầu tiên trên Schedule 4 để dùng cho các năm sau. Nếu các tờ khai T2 trước đây chưa bao giờ được nộp, xem công ty ngừng hoạt động chưa từng nộp tờ khai.

Tôi đã trả tiền trước khi thành lập công ty: khoản chi đó thuộc về ai?

Bulletin đã lưu trữ của CRA coi chi phí phát sinh trước khi công ty tồn tại là không thuộc về công ty, với hai cách để công ty được tính các khoản này (CRA: IT-454, đã lưu trữ):

• Luật công ty: Canada Business Corporations Act và một số đạo luật cấp tỉnh bang cho phép công ty chấp nhận hợp đồng bằng văn bản được ký nhân danh công ty trước khi công ty tồn tại. Cho đến khi công ty chấp nhận, người đã ký chịu ràng buộc cá nhân bởi hợp đồng đó (CBCA section 14).
• CRA chấp nhận: khi không có luật nào như vậy áp dụng, CRA cho biết thông thường sẽ chấp nhận việc công ty hạch toán nếu những người cho phép chi phí đó rõ ràng có ý định để một công ty điều hành doanh nghiệp, độ trễ ngắn hoặc không do họ gây ra, không ai tranh chấp về người hạch toán, ảnh hưởng đến tổng thuế của họ là không đáng kể và công ty chấp nhận các hợp đồng bằng văn bản.

Bulletin cảnh báo không nên mặc định sẽ được chấp nhận. CRA sẽ không chấp nhận việc công ty hạch toán khi chủ doanh nghiệp một chủ hoặc các thành viên hợp danh thành lập công ty cho một doanh nghiệp đang có, trừ khi doanh nghiệp đó mới được mua; xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.

Thiết bị bạn đã sở hữu và đưa vào công ty là một giao dịch chuyển nhượng riêng: đây là giao dịch bán theo giá thị trường, trừ khi bạn và công ty cùng chọn áp dụng section 85, chậm nhất vào ngày sớm nhất mà một trong hai bên phải nộp tờ khai (Income Tax Act, section 85; xem chuyển doanh nghiệp vào công ty).

Quy tắc về ngày bắt đầu vẫn áp dụng: chi phí trả trước khi doanh nghiệp bắt đầu không tạo thành khoản lỗ kinh doanh, dù là của bạn hay của công ty. Chỉ riêng chiếc thẻ có thể chưa quyết định khoản chi thuộc về ai; hóa đơn ghi tên ai và các ngày liên quan mới quan trọng, và phần còn lại tùy vào sự việc thực tế của bạn. Về phí thành lập công ty và chi phí trước khi thành lập, xem chi phí thành lập công ty. Về việc hoàn tiền cho chính bạn, xem chi phí kinh doanh do cá nhân trả.

Tỉnh bang của tôi có làm thay đổi câu trả lời không?

Các quy tắc trên là quy tắc liên bang: ngày bắt đầu, cách phân biệt chi phí trong kỳ với chi phí vốn, CCA và số năm chuyển lỗ đều xuất phát từ Income Tax Act liên bang. Công ty khai thuế cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ trên cùng tờ khai T2, trừ công ty đặt tại Quebec hoặc Alberta còn phải nộp thêm tờ khai thuế công ty cấp tỉnh bang riêng (CRA: tờ khai T2). Revenu Québec quản lý thuế thu nhập cấp tỉnh bang của Quebec, và hướng dẫn này không đề cập đến thuế đó; người nộp thuế tại Quebec không nên cho rằng các quy tắc giống nhau.

GST/HST và thuế bán hàng cấp tỉnh bang đối với các khoản mua khi khởi nghiệp có khác nhau theo tỉnh bang; xem khai GST/HST đã trả trước khi đăng ký.

Tôi cần giữ gì để chứng minh ngày bắt đầu và các khoản chi?

Luật yêu cầu bạn giữ hồ sơ của mọi giao dịch để chứng minh các khoản thu nhập và chi phí đã khai, thông thường tối thiểu sáu năm kể từ cuối năm tính thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA: hồ sơ kinh doanh). Công ty giữ sổ cái, hồ sơ cổ phần, biên bản và các hợp đồng cần để hiểu sổ cái cho đến hai năm sau khi công ty giải thể (Income Tax Regulations, section 5800; xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu). CRA cho biết hãy giữ hồ sơ riêng cho từng doanh nghiệp (CRA: T4002, chương 1).

Ví dụ

Mọi số tiền đều bằng đô la Canada và chỉ mang tính minh họa.

Nghiên cứu trước, mua thiết bị sau

Một freelancer ở Vancouver trả C$500 cho các khóa học nghiên cứu thị trường vào tháng 3 và mua một chiếc laptop C$2.400 vào tháng 5. Khách hàng đầu tiên thanh toán vào tháng 7. Giả sử laptop chỉ dùng cho kinh doanh và C$2.400 là giá sau khi trừ tín thuế GST/HST. Nếu các khóa học là nghiên cứu về cách khởi nghiệp, CRA không coi chúng là lúc doanh nghiệp bắt đầu và cho biết chi phí đó không được khấu trừ. Nếu laptop được mua để bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp đã bắt đầu vào tháng 5. Laptop là tài sản vốn: C$2.400 được đưa vào CCA khi laptop sẵn sàng để sử dụng, chứ không phải khi khách hàng thanh toán, và khoản khai có thể được tính theo tỷ lệ cho kỳ đầu tiên ngắn. Các chi phí vận hành về sau, như quảng cáo và vật tư, là chi phí trong kỳ.

Hàng hóa và tiền thuê trước lần bán đầu tiên

Một công ty ở Hamilton trả C$6.000 tiền thuê và mua C$14.000 hàng để bán lại, và chưa có lần bán nào đến cuối năm tài chính. Giả sử tiền thuê chỉ tính đến cuối năm đó, và việc mua hàng diễn ra trước và đủ để bắt đầu bán. Nếu điều đó khiến doanh nghiệp bắt đầu, khoản tiền thuê tiếp theo có thể là chi phí trong kỳ. Số hàng, được định giá ở đây theo giá gốc, là hàng tồn kho cuối kỳ, không phải chi phí.

• Năm 1: theo giả định này, lỗ C$6.000, trước khi tính các chi phí khác. Công ty không có năm trước để chuyển về, nên khoản lỗ được chuyển sang năm sau. Công ty vẫn nộp T2.
• Năm 2: thu nhập C$15.000 trước khi trừ khoản lỗ. Áp dụng khoản lỗ C$6.000 thì thu nhập chịu thuế còn C$9.000.

Chi phí thiết lập trước khi thành lập công ty

Một nhà sáng lập dùng thẻ cá nhân trả C$3.000 chi phí thiết lập vào tháng 1 và thành lập công ty vào tháng 3. Công ty chưa tồn tại vào tháng 1, nên không thể đơn giản hạch toán các chi phí đó. Doanh nghiệp đã bắt đầu hay chưa, CRA có chấp nhận việc công ty hạch toán các chi phí đó hay không và công ty hoàn tiền cho chị ấy ra sao đều cần được xác định và ghi lại trước khi nộp tờ khai T2 đầu tiên.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Chi phí khởi động của bạn lớn và nằm rải rác giữa thẻ cá nhân, doanh nghiệp một chủ và công ty mới, hoặc tờ khai đầu tiên sắp đến hạn mà ngày bắt đầu chưa rõ: ngày bắt đầu, cách phân biệt chi phí trong kỳ với chi phí vốn, khoản chi thuộc về ai và cách chuyển khoản lỗ khởi nghiệp là những câu hỏi cần chuyên gia đánh giá. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để giải quyết trước khi chốt sổ sách hoặc tờ khai, kèm hóa đơn có ghi ngày và ngày ký hợp đồng đầu tiên của bạn.
• Bạn đã trả tiền trước khi thành lập công ty, hoặc đã trả phí thành lập công ty: xem chi phí thành lập công ty.
• Bạn điều hành doanh nghiệp theo hình thức doanh nghiệp một chủ rồi sau đó thành lập công ty: xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.
• Bạn đã trả bằng thẻ cá nhân và muốn được hoàn tiền: xem chi phí kinh doanh do cá nhân trả.
• Bạn đã trả GST/HST trước khi đăng ký: xem khai GST/HST đã trả trước khi đăng ký.
• Bạn không chắc một khoản chi có được phép hay không: xem chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.
• Công ty của bạn chưa bao giờ nộp T2: xem công ty ngừng hoạt động chưa từng nộp tờ khai.