Crédito fiscal del GST/HST: comidas, propinas, seguros, cargos bancarios

¿Qué gastos no dan crédito fiscal por insumos, o dan solo una parte?

En Canadá, un inscrito en el GST/HST reclama un crédito fiscal por insumos (ITC) solo por el GST/HST que se cobró en una compra del negocio y que la Excise Tax Act (la ley del GST/HST, «la ley») le permite reclamar. Un crédito se pierde por una de dos razones distintas: no se cobró impuesto, o se cobró impuesto y la ley reduce o bloquea el crédito. Mantenga separadas las dos situaciones en la contabilidad (CRA: créditos fiscales por insumos).

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• Se reclamaron créditos por estos costos durante varios años, así que las declaraciones anteriores arrastran el error.
• La contabilidad de una corporación mezcla los costos personales del propietario con los costos del negocio.
• Las compras cruzan provincias o vienen de fuera de Canadá.
• El programa contable codifica todos los gastos con un mismo código de impuesto, así que calcula un crédito sobre un impuesto que nunca se cobró.
• La CRA ha escrito sobre los créditos.

Si se reclamaron créditos por estos costos en más de una declaración, o la CRA ya escribió, haga una lista de los períodos abiertos antes de corregir cualquiera: consulte la sección sobre declaraciones anteriores más abajo.

Qué reunir: los recibos que muestran el impuesto, los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, las declaraciones de GST/HST presentadas y la contabilidad con sus códigos de impuesto.

¿Cuánto GST/HST puedo reclamar por comidas y entretenimiento, y a dónde va el resto en mi declaración?

Cuando la deducción de comidas y entretenimiento en el impuesto sobre la renta de Canadá se limita a 50%, el crédito del GST/HST se limita a 50% del impuesto. La ley une ambos límites: el crédito se reduce cuando la sección 67.1 de la Income Tax Act limita el costo (Excise Tax Act, sección 236). Un costo que queda fuera del límite del impuesto sobre la renta conserva su crédito completo. El límite no se aplica, por ejemplo, a los alimentos y bebidas que un negocio vende en el curso normal de su actividad, a un monto facturado a un cliente por una cantidad razonable e identificada específicamente, ni a hasta seis eventos de personal al año abiertos a todos los empleados en un mismo establecimiento; la cuota de una conferencia que incluye comidas se divide (Income Tax Act, sección 67.1).

La CRA permite que un inscrito elija una de dos formas de reclamar (CRA: RC4022):

Con el segundo método, la reincorporación se hace una vez al año, no en la declaración en que se reclamó el crédito. Quien presenta cada mes o cada trimestre la suma en el primer período de declaración del siguiente ejercicio fiscal; quien presenta cada año la suma en ese mismo ejercicio fiscal; un inscrito que cancela su inscripción la suma en el período de la cancelación (Excise Tax Act, sección 236; CRA: RC4022; CRA: instrucciones de la declaración). Si la reincorporación nunca se hace, los créditos quedan inflados cada año. Las instrucciones de la declaración y el RC4022 ponen la reincorporación en la línea 104, y para quienes presentan por vía electrónica la línea 105 se calcula entonces a partir de las líneas 103 y 104.

La parte que no se recupera forma parte del costo de la comida en la contabilidad. El mismo límite se aplica cuando un negocio reembolsa a un empleado o a un socio comidas en Canadá (CRA: RC4022). La ley tampoco da crédito sobre un monto que no es razonable en las circunstancias (Excise Tax Act, sección 170).

Qué comidas quedan fuera del límite del impuesto sobre la renta, y cómo una corporación vuelve a sumar el límite en su T2, se explica en comidas y entretenimiento en la contabilidad de una corporación.

¿Hay GST/HST en una propina y cómo la separo del recibo de un restaurante?

Una propina que el cliente da libremente no lleva GST/HST, así que en los créditos calculados con el impuesto real de los recibos no suma nada. (Con el método simplificado para reclamar ITC, una propina razonable puede entrar en el total de la compra sobre el cual se calcula el crédito; consulte cómo presentar el GST/HST y reclamar los ITC.) Un cargo por servicio obligatorio o sugerido que el restaurante agrega a la cuenta sí lleva GST/HST (CRA: casos especiales). La prueba es quién agrega el monto: el cliente o el restaurante.

La propina sigue siendo un costo. La guía del impuesto sobre la renta de la CRA incluye las propinas entre los gastos de entretenimiento, que están sujetos al límite del impuesto sobre la renta (CRA: T4002).

A partir del recibo de un restaurante:

1. Conserve la cuenta detallada. Un comprobante de tarjeta que muestra solo un total con la propina oculta el impuesto.
2. Registre la comida y el GST/HST exactamente como están impresos, incluido el impuesto de cualquier cargo por servicio.
3. Registre la propina como una línea aparte, sin GST/HST.
4. Aplique el límite de comidas a todo el GST/HST de la cuenta, incluido el impuesto de cualquier cargo por servicio (Excise Tax Act, sección 236).

¿Puedo reclamar un crédito fiscal por insumos por el seguro del negocio?

Normalmente no: la prima en sí no lleva GST/HST. Según la ley, una póliza de seguro es un «instrumento financiero», emitirla o renovarla es un «servicio financiero» (Excise Tax Act, sección 123), y el suministro de un servicio financiero es exento (Excise Tax Act, Schedule V, Parte VII). La guía del impuesto sobre la renta de la CRA dice lo mismo de las compras exentas en general: si no se pagó impuesto, no hay crédito que reclamar (CRA: T4002).

Un crédito necesita un impuesto que se haya cobrado, así que una prima que no muestra ninguno no tiene crédito que registrar. Que no haya crédito no significa que no haya deducción: la guía del impuesto sobre la renta de la CRA trata el seguro comercial de edificios, maquinaria y equipo del negocio como un gasto deducible (CRA: T4002).

Si una factura de seguro sí muestra GST/HST, averigüe sobre qué se cobró. La definición de servicio financiero de la ley deja fuera, por ejemplo, el servicio de dar asesoría (Excise Tax Act, sección 123).

Los impuestos provinciales sobre las primas están fuera del GST/HST; consulte el impuesto provincial sobre las ventas.

¿Los cargos bancarios, los cargos de tarjeta y los intereses llevan GST/HST que pueda reclamar?

Por lo general no, porque pagan servicios financieros, que son exentos. La definición de la ley abarca cambiar, pagar o transferir dinero, llevar una cuenta de cheques u otra cuenta, prestar dinero y otorgar crédito, pagar intereses, y los servicios bajo acuerdos de comprobantes de tarjeta (Excise Tax Act, sección 123). Los cargos de cuenta, los cargos por transferencias, los intereses de préstamos, los intereses de tarjetas de crédito y las comisiones por pagos con tarjeta normalmente no muestran GST/HST.

La definición tiene excepciones. Deja fuera la asesoría y ciertos servicios de información, procesamiento de documentos y atención al cliente que se prestan junto con un servicio financiero. Cuando un estado de cuenta bancario o de tarjeta muestra una línea de GST/HST, averigüe sobre qué se cobró: el impuesto de un servicio gravable se reclama como el de cualquier otra compra, con la prueba habitual, mientras que el impuesto cobrado sobre un servicio financiero es impuesto pagado por error, que no es impuesto pagadero, así que no se puede reclamar y debe recuperarse de la institución financiera (CRA: Memorandum 8.1, párr. 60). Cuando no muestra ninguna, no hay nada que reclamar ni nada que sumar.

Siguen siendo gastos del negocio. La guía del impuesto sobre la renta de la CRA permite los intereses del dinero prestado para el negocio y los cargos bancarios en que se incurre para operarlo (CRA: T4002). Para los códigos que mantienen los costos sin impuesto fuera del crédito, consulte las compras exentas, de tasa cero y fuera del alcance y cómo registrar el GST/HST en su contabilidad.

Pagué HST en otra provincia o a una tasa incorrecta: ¿cuánto puedo reclamar?

Reclame el impuesto que era pagadero por el suministro, no el que se cobró. El crédito se calcula sobre el impuesto que pasa a ser pagadero por el suministro, o que se paga sin llegar a ser pagadero (Excise Tax Act, sección 169). La postura de la CRA es que un monto pagado como impuesto por error no es impuesto pagadero según la ley, así que el comprador estrictamente no tiene derecho a un crédito sobre él y debe recuperarlo del proveedor (CRA: Memorandum 8.1, párr. 60). La tasa depende del lugar donde se hace el suministro, que no siempre es donde está establecido el proveedor. Las reglas generales de la CRA (CRA: lugar del suministro):

• Bienes: la provincia donde los bienes se entregan o se ponen a disposición del comprador.
• Servicios: la provincia de la dirección del destinatario en Canadá que el proveedor obtiene en el curso normal de su actividad. Si el proveedor tiene más de una, usa la dirección más estrechamente relacionada con el suministro.

Reglas especiales pueden prevalecer sobre estas en algunos suministros, así que compruebe antes de concluir que una factura está mal. Importa la dirección que el proveedor tiene de usted.

Se aplica un GST de 5% cuando el suministro se hace en una provincia sin HST. En una provincia participante, la tasa del HST va de 13% en Ontario a 15% en Nuevo Brunswick; la lista por provincia está en cobrar el GST/HST, el PST y el QST por provincia.

Si la factura muestra HST en un suministro hecho en una provincia que solo aplica GST, solo la parte del GST se puede reclamar; el exceso lo debe reembolsar o acreditar el proveedor. Un proveedor de otra provincia que cobró la tasa correcta para el lugar del suministro no cobró nada en exceso.

El impuesto cobrado por encima de lo que se podía cobrar es impuesto en exceso. El proveedor puede ajustarlo, reembolsarlo o acreditarlo dentro de 2 años desde el día en que se cobró o se recaudó, y emite una nota de crédito. El comprador que ya reclamó el monto suma el monto acreditado al impuesto neto en el período en que recibe la nota de crédito (Excise Tax Act, sección 232; CRA: Memorandum 12-2). El proveedor decide si lo hace.

Si el proveedor no lo hace, la CRA tiene un reembolso por impuesto pagado por error, que se solicita dentro de 2 años después del pago. La CRA no lo paga sobre un monto por el que se reclamó o se podía reclamar un ITC, así que un exceso que ya se reclamó como crédito no se reembolsa otra vez (CRA: RC4033). Si usted es el proveedor que cobró la tasa incorrecta, consulte cuando se cobró la tasa de GST/HST equivocada.

¿Qué debo pagar por una compra fuera de mi provincia con HST, o fuera de Canadá?

Un inscrito en una provincia con HST puede tener que autoliquidar (calcular y pagarse a sí mismo) la parte provincial del HST sobre los bienes o servicios que trae sin haber pagado esa parte, y declararla en la línea 405 (impuesto que usted mismo determina) (CRA: lugar del suministro; CRA: instrucciones de la declaración).

Las pruebas que siguen son para un inscrito que usa el método regular. Quien usa el Quick Method no queda exento por el uso comercial y puede deber la parte provincial incluso en una compra totalmente comercial (Excise Tax Act, Schedule X).

• Bienes: un inscrito autoliquida cuando consume, usa o suministra los bienes menos de 90% en sus actividades comerciales (su negocio, salvo la parte que hace ventas exentas). Con 90% o más, un inscrito no autoliquida.
• Un servicio comprado en una provincia no participante: un residente de una provincia participante autoliquida cuando el servicio se usa 10% o más en provincias participantes, salvo que sea un inscrito y use el servicio 90% o más en sus actividades comerciales (New Harmonized Value-added Tax System Regulations, No. 2, sección 15).
• Montos pequeños: no hay autoliquidación si el impuesto de todos los montos por autoliquidar en un mes calendario es $25 o menos (sección 15).

El monto autoliquidado va en la línea 405. En el método regular, la parte que corresponde al uso comercial se reclama de vuelta como crédito en la línea 106; la CRA describe la línea 106 como la que cubre el impuesto sobre bienes y servicios «traídos a una provincia participante» (CRA: instrucciones de la declaración). Quien usa el Quick Method no reclama créditos por costos de operación.

Las importaciones y los servicios comprados a un vendedor fuera de Canadá siguen reglas aparte: consulte el GST sobre importaciones, los proveedores y contratistas extranjeros y el GST/HST en anuncios de plataformas extranjeras.

¿Y las cuotas de clubes, los artículos de uso personal y los costos que uso en parte para el negocio?

Las cuotas de clubes no dan crédito. Un inscrito no puede incluir el impuesto de una membresía en un club cuyo fin principal es ofrecer instalaciones para comer, recreación o deportes, salvo que compre la membresía solo para revenderla (Excise Tax Act, sección 170).

Los artículos de uso personal no dan crédito. La CRA prohíbe los créditos sobre bienes o servicios comprados para consumo, uso o disfrute personal (CRA: créditos fiscales por insumos). La ley también prohíbe un crédito sobre lo que un inscrito adquiere exclusivamente para el disfrute personal de un ejecutivo o empleado, con excepciones limitadas, como que la persona pague el valor justo de mercado (Excise Tax Act, sección 170). El lado del impuesto sobre la renta cuando una corporación paga costos personales está en gastos personales pagados por la corporación.

Los costos de uso mixto generalmente dan la parte del negocio. Hay una excepción: ningún crédito sobre bienes arrendados o licenciados principalmente para el uso personal del propietario (en una corporación, un accionista), de un socio o de una persona relacionada con ellos, salvo que el inscrito cobre a esa persona el valor justo de mercado (Excise Tax Act, sección 170(1)(c)). Un inscrito generalmente reclama créditos solo por la parte del GST/HST que se relaciona con el uso comercial, con un método justo y razonable que use de forma consistente durante todo el año (CRA: porcentaje de uso). Para la mayoría de los inscritos, y para los gastos de operación que no sean comidas ni entretenimiento, la tabla de la CRA es:

Fuente: CRA: porcentaje de elegibilidad de los ITC. Los bienes de capital, los vehículos de pasajeros y las instituciones financieras siguen otras tablas. Los autos, los teléfonos y las oficinas en casa siguen otras reglas en cómo presentar el GST/HST y reclamar los ITC.

¿Qué pruebas sostienen un reclamo, y basta un estado de cuenta de tarjeta?

El inscrito necesita pruebas documentales adecuadas antes de hacer el reclamo en una declaración (CRA: créditos fiscales por insumos). La línea de un estado de cuenta de tarjeta o del banco normalmente muestra el comercio, la fecha y el monto, no el impuesto cobrado ni el número de GST/HST del proveedor. Como la CRA exige esos datos a partir de $100, un estado de cuenta por sí solo normalmente no respalda un reclamo de ese tamaño.

Si falta un recibo, pida una copia al proveedor antes de reclamar; el plazo para reclamar generalmente es cuatro años. Conserve los registros durante 6 años. La lista completa según el monto de la venta está en qué debe mostrar un recibo; para el lado del impuesto sobre la renta cuando faltan recibos, consulte gastos del negocio sin recibos.

Reclamé créditos por todo en declaraciones anteriores: ¿qué hago ahora?

Los créditos reclamados sobre costos que no llevan impuesto, o sobre la parte que la ley reduce, son reclamos en exceso. La CRA generalmente puede determinar una declaración hasta cuatro años después de la fecha posterior entre su vencimiento y el día en que se presentó (Excise Tax Act, sección 298). Ese límite no se aplica cuando la persona hizo una declaración falsa atribuible a descuido, negligencia o incumplimiento intencional, o cometió fraude (sección 298(4)). Se acumulan intereses sobre un monto que no se pagó cuando correspondía (sección 280). Se aplica una multa por una declaración falsa hecha a sabiendas o en circunstancias que equivalen a negligencia grave: la mayor entre $250 y 25% del monto involucrado (sección 285). Si un error concreto cumple esa prueba depende de los hechos.

El impuesto realmente pagado a un proveedor por error requiere una revisión aparte. La práctica declarada de la CRA es compensar, al momento de la determinación y sin multa ni intereses, un crédito reclamado sobre ese monto contra el reembolso que el comprador habría tenido de otro modo (CRA: Memorandum 8.1, párr. 60; Excise Tax Act, sección 296(2.1)). Eso no alcanza a un crédito que el programa contable creó sobre un impuesto que nunca se cobró.

Para dimensionar el problema:

1. Haga una lista de cada período de declaración que todavía está abierto a determinación.
2. Saque de la contabilidad todos los costos de las categorías anteriores en esos períodos.
3. Calcule el crédito que cada uno debió llevar: ninguno cuando no había GST/HST pagadero (normalmente seguros, intereses y la mayoría de los cargos bancarios) y ninguno para cuotas de clubes y costos personales; el impuesto realmente cobrado sobre un servicio bancario o de tarjeta gravable puede dar crédito. En las comidas con límite, o bien 50% reclamado sin reincorporación, o bien todo reclamado con la reincorporación hecha en el período correcto. Cuando la tasa era incorrecta, solo el impuesto pagadero.
4. Compare con los créditos reclamados en la línea 106 y compruebe si alguna vez se hizo la reincorporación de las comidas en la línea 104.
5. Elija la vía para cada período. Si la CRA no se ha puesto en contacto con el negocio, cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada explica cómo enmendar, ajustar y corregir en la siguiente declaración. Si un reclamo en exceso se ajusta en la siguiente declaración, se enmienda o se plantea mediante una divulgación voluntaria depende de su tamaño, de los años involucrados y de si la CRA ya hizo contacto (revisiones, auditorías y divulgación voluntaria).

Si la CRA ya escribió sobre los créditos, consulte las revisiones y auditorías del GST/HST.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses y calculan los créditos con el impuesto real que muestra cada factura.

Almuerzo con un cliente en Alberta

Un consultor de Alberta paga C$200 por un almuerzo con un cliente más C$10 de GST, y deja una propina en efectivo de C$30. La propina no lleva GST/HST. Solo la mitad de los C$10 es recuperable.

Si reclama una parte en cada período, el consultor anota C$5 en la línea 106 y no hace ningún ajuste. Si reclama todo, el consultor anota C$10 en la línea 106 y suma C$5 en la línea 104: en la declaración del mismo ejercicio fiscal si presenta cada año, o en el primer período del siguiente ejercicio fiscal si presenta cada mes o cada trimestre. De cualquier modo, el crédito neto es de C$5.

En la contabilidad, el almuerzo es un gasto de comidas de C$235 (C$200 + C$30 de propina + los C$5 de GST no recuperados), C$5 de GST recuperable y C$240 pagados. Si en cambio reclama todo el GST, C$10 son recuperables durante el año y los C$5 reincorporados se registran como gasto de comidas.

Seguros y cargos bancarios en Ontario

Un comercio de Ontario paga una prima de seguro de C$1,200 y C$40 al mes en cargos bancarios. En ninguno aparece HST, así que no se reclama crédito. Si el programa contable los codificó como gravables, creó un crédito sobre un impuesto que nunca se cobró. Ambos costos siguen siendo gastos del negocio.

HST cobrado en un servicio suministrado en Columbia Británica

Un proveedor de Ontario cobra 13% de HST (C$130) por un servicio de C$1,000 a un negocio de Columbia Británica, cuya dirección en esa provincia tiene registrada. El servicio se suministra en Columbia Británica, donde solo se paga 5% de GST (C$50). El crédito es de C$50. Los C$80 adicionales los devuelve el proveedor como reembolso o nota de crédito. Si el negocio había reclamado C$130, suma C$80 al impuesto neto en el período en que recibe la nota de crédito.

Tres años de créditos por seguros y comidas

Una corporación de Ontario presenta cada año con el método regular. Su programa contable codificó la prima de seguro como gravable y creó un crédito de C$130 cada año sobre un impuesto que nunca se cobró. Además reclamó todos los C$200 de HST de las comidas cada año y nunca hizo la reincorporación de la mitad, C$100.

Cada año el crédito está inflado en C$130 + C$100 = C$230. En tres años abiertos son C$690 de impuesto neto, antes de intereses. Si conviene corregir en la siguiente declaración o tratar los períodos de otra manera depende de los hechos y de si la CRA ya escribió.

¿Su caso es distinto?

• Reclamó créditos por estos costos en declaraciones anteriores: compare cada período con los pasos anteriores y consulte cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada. Si la CRA no se ha puesto en contacto con usted, pregunte si conviene una divulgación voluntaria antes de corregir (revisiones, auditorías y divulgación voluntaria). Con varios períodos abiertos, o una contabilidad que codifica todo como gravable, la ayuda con el registro contable recodifica los costos y dimensiona el reclamo en exceso.
• La CRA le escribió sobre sus créditos: consulte las revisiones y auditorías del GST/HST y revisiones, auditorías y divulgación voluntaria, y recurra a la ayuda con el registro contable con las declaraciones, la contabilidad y los recibos a la mano.
• Su contabilidad lleva meses de atraso: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y la ayuda con el registro contable.
• Usted usa el Quick Method: consulte el Quick Method del GST/HST y el Quick Method en la contabilidad.
• Sus ventas son exentas o usted compra para hacer suministros exentos: consulte exento, de tasa cero y fuera del alcance.
• Su corporación registra comidas o paga costos personales: consulte comidas y entretenimiento en la contabilidad de una corporación y gastos personales pagados por la corporación.
• Usted está en Quebec, o su provincia cobra su propio impuesto: esta página cubre el GST/HST federal; consulte cobrar el GST/HST, el PST y el QST por provincia y el impuesto provincial sobre las ventas.