Ingresos del negocio en una cuenta personal: cómo registrarlos

¿Debo declarar el ingreso del negocio que cayó en mi cuenta personal?

Sí. El ingreso del negocio se declara sin importar la cuenta que lo reciba. El ingreso bruto es todo ingreso, sea cual sea su origen, el IRS indica que el ingreso del negocio puede incluir el que proviene de la venta de productos o servicios, y las instrucciones del Schedule C dicen que se debe declarar todo el ingreso del negocio de todas las fuentes. La Publication 334 trata un pago como ingreso del negocio cuando no se habría hecho sin el negocio.

La cuenta cambia la contabilidad, no el impuesto. Con el método de efectivo (cuenta el ingreso cuando llega el dinero y los costos cuando los paga), el ingreso cuenta cuando lo recibe, incluso cuando se acredita en su cuenta o se pone a su disposición sin restricciones (Publication 334; 26 CFR 1.451-2). Un depósito que llega a su cuenta corriente personal se recibe a más tardar ese día, no el día en que después lo mueve. Si la plataforma ya había acreditado el dinero en un saldo que usted podía retirar sin restricciones, puede contar antes, por lo que el corte de fin de año es donde esto importa. Con un método de acumulación, por lo general cuenta en el año en que se gana (Publication 334; vea método de efectivo o de acumulación).

Registre cada venta una sola vez como ingreso del negocio y trate la cuenta personal como su propio dinero; los pasos están en la sección siguiente.

Su caso no es sencillo si se cumple alguna de estas condiciones:

• El negocio es una LLC con dos o más miembros, una sociedad de personas o una corporación. El ingreso es de la entidad, no suyo.
• El dinero de los clientes ha pasado por una cuenta personal durante un año o más, o no puede distinguir qué depósitos son del negocio.
• Una declaración presentada puede tener menos ingresos de los reales.
• Los depósitos no coinciden con las ventas, los informes de depósitos ni los Forms 1099.
• El IRS le escribió sobre ingresos que no coinciden con lo declarado.
• Los clientes pagaron a una cuenta que no es solo suya (la de un cónyuge, un familiar, un amigo o una cuenta conjunta).
• La cuenta personal está fuera de EE. UU., o los clientes pagan en otra moneda.

Qué reunir: los informes de ventas y de depósitos de cada plataforma, los estados de cuenta de todas las cuentas que recibieron dinero de clientes, los Forms 1099-K y 1099-NEC, los registros del impuesto sobre las ventas cobrado y las cuentas del negocio que pagó desde la cuenta personal.

¿Cómo registro un pago de un cliente o un depósito del procesador hecho en mi cuenta personal?

Registre la venta una sola vez como ingreso del negocio y luego trate la cuenta personal como dinero del propietario: un retiro cuando el dinero del negocio cae allí, un aporte cuando el dinero del propietario paga una cuenta del negocio. Un retiro es dinero del negocio que usted toma para sí; un aporte es su propio dinero que pone en el negocio. No se agrega la cuenta personal a la contabilidad: la cuenta de retiros la sustituye. Esto aplica a un propietario único o a una LLC de un solo miembro que tributa como parte de la declaración del propietario (IRS); los demás tipos de entidad se tratan más abajo.

1. Marque en el estado de cuenta personal los depósitos de clientes. Deje fuera los sueldos, los regalos, los reembolsos y las transferencias.
2. Si una factura o un registro del procesador ya anotó la venta, aplique el pago a ese saldo y no acredite las ventas otra vez. De lo contrario, registre la venta en una cuenta de ventas por su monto bruto, en la fecha en que cuenta según su método contable (el día en que se recibe, con el método de efectivo). Un depósito del procesador es menor que las ventas que lo originan: el IRS indica que el monto bruto del pago no se reduce por comisiones, créditos, reembolsos, envíos ni descuentos, así que regístrelos por separado. El impuesto sobre las ventas que se impone a sus compradores y que usted debe cobrar y entregar no forma parte de los ingresos brutos; regístrelo como una deuda con el estado (asientos del impuesto sobre las ventas). Si su estado impone el impuesto al vendedor, las instrucciones del Schedule C incluyen el monto que cobra en los ingresos brutos y le permiten deducir el impuesto; pregunte a la autoridad tributaria del estado cuál aplica.
3. Registre el monto correspondiente en una cuenta de retiros del propietario. La Publication 334 describe una cuenta de retiros como una cuenta separada para el ingreso del negocio que usted retira para gastos personales y familiares. El negocio nunca tuvo este efectivo, así que el asiento lo trata como recibido por el negocio y retirado por el propietario.
4. Conserve el informe de depósitos y la línea del estado de cuenta. La Publication 583 dice que los registros pueden identificar el origen de los ingresos, para poder separar los ingresos del negocio de los que no lo son, y los ingresos gravables de los no gravables.

Los retiros y los aportes solo mueven el capital (la participación del propietario en el negocio), así que nunca cambian la utilidad. Algunos contadores prefieren mantener el dinero en una cuenta de “adeudado por el propietario” hasta que llega a la cuenta del negocio; la utilidad resulta igual. Elija un método y úselo todos los meses. El impuesto sobre las ventas impuesto al comprador que debe entregar va a impuesto sobre las ventas por pagar, no a ventas. Para conciliar cada depósito con sus ventas, comisiones, reembolsos y reservas, vea conciliar ventas y depósitos del procesador.

¿Cómo registro una cuenta del negocio o un pago de tarjeta hecho desde mi cuenta personal?

Para un propietario único o una LLC de un solo miembro que tributa como parte de su declaración, registre cada cuenta del negocio en su categoría normal como un costo del negocio y acredite la cuenta de aportes del propietario. La cuenta que pagó no decide si el gasto es deducible. Un costo es deducible solo si es ordinario y necesario, y la Publication 583 enumera las cuentas pagadas, facturas, recibos y cheques cancelados que lo respaldan. Las instrucciones del Schedule C excluyen los gastos personales, de manutención y familiares.

Una cuenta que es solo en parte del negocio, como un teléfono, recibe solo la parte del negocio (gastos de uso mixto). Las cuentas personales pagadas desde la cuenta del negocio van a la cuenta de retiros del propietario (gastos personales pagados desde la cuenta del negocio).

Si el dinero paga una tarjeta de crédito del negocio, los cargos ya se registraron como costos cuando se hicieron. El pago en sí no es otro gasto: reduce el saldo de la tarjeta, y el aporte del propietario es la otra parte del asiento (pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad).

Una sociedad de personas o una corporación es distinta. Un propietario que paga personalmente la cuenta de la entidad no le da automáticamente la deducción a la entidad: las instrucciones del Schedule E permiten que un socio deduzca los gastos de la sociedad no reembolsados solo si el acuerdo de sociedad lo obligaba a pagarlos, y una cuenta de una corporación pagada por un propietario puede registrarse como préstamo del accionista o aporte de capital, mientras que los costos del propio trabajo del propietario siguen las reglas de reembolso. Vea gastos de una LLC pagados personalmente por un socio y gastos de una corporación S que nunca se reembolsaron.

¿Puedo depositar en mi cuenta personal un cheque a nombre de mi negocio?

Que un banco lo acepte depende de la política del propio banco, no de las reglas tributarias para declarar el ingreso, así que pregunte al banco antes de depositar.

Para efectos de impuestos, la cuenta no importa. Con el método de efectivo, un cheque es ingreso cuando lo recibe: recibir un cheque válido antes del fin del año fiscal es ingreso de ese año aunque no pueda depositarlo hasta el siguiente. Regístrelo como una venta y un retiro del propietario, como en la tabla de arriba, y anote el origen del cheque en su registro de depósitos (Publication 583).

Un cheque pagadero a una sociedad de personas o a una corporación es ingreso de esa entidad. Su contabilidad y su declaración deben mostrarlo igualmente, y lo que el propietario tiene después es la pregunta de la sección sobre entidades más abajo. Si el banco rechaza el depósito, o prefiere no mezclar el dinero, abra una cuenta del negocio y deposite allí.

¿Cómo paso el dinero a la cuenta del negocio sin contarlo dos veces como ingreso?

Mantenga el ingreso en el período que exige su método contable y luego registre el movimiento como un aporte del propietario, nunca como una venta. Eso aplica a un propietario único o a una LLC de un solo miembro que registró el ingreso como un retiro; si lo registró como “adeudado por el propietario”, el movimiento cancela ese saldo. En una sociedad de personas o una corporación, el dinero que se aporta contra un saldo adeudado también cancela ese saldo (vea la sección sobre entidades más abajo). Los mismos dólares aparecen dos veces en los datos del banco: una vez como pago del cliente en la cuenta personal y otra como depósito de “transferencia” en la cuenta del negocio. Solo el primero es ingreso.

El manual de exámenes del IRS funciona igual visto desde el otro lado. Cuando el IRS estima el ingreso a partir de los depósitos bancarios, cuenta los depósitos en las cuentas del negocio y personales que controla el contribuyente y luego elimina las transferencias entre cuentas, que según el manual no son ingresos adicionales.

En el software de contabilidad, clasifique una línea de la conexión bancaria que diga “transferencia desde cuenta personal” como un aporte del propietario (o como la cancelación del saldo adeudado por el propietario, si usa ese método), y un movimiento de la cuenta del negocio a la personal como un retiro del propietario. Si se clasifica como ventas, la transferencia cuenta el ingreso dos veces (ingresos contados dos veces).

Puede mover una parte del dinero, o moverlo meses después. Las ventas siguen registradas por completo en el período que exige su método, sin importar lo que mueva después. Con el método de efectivo, un depósito que le llega el 30 de diciembre es ingreso de ese año aunque lo mueva en enero, y un saldo sin restricciones en el procesador de diciembre puede contar incluso antes (Publication 334). Con un método de acumulación, la venta quizá ya esté registrada y el pago la liquida.

¿Mi Form 1099-K coincide con lo que muestra la contabilidad?

No línea por línea. El Form 1099-K muestra los pagos brutos, incluidos el impuesto sobre las ventas que usted cobró y el envío; su contabilidad muestra las ventas sin el impuesto sobre las ventas impuesto al comprador que usted debe entregar, menos los reembolsos, con las comisiones como gastos. El IRS indica que la casilla 1a no se ajusta por comisiones, créditos, reembolsos, envíos, equivalentes de efectivo ni descuentos. Informa los pagos recibidos por el beneficiario que figura en él. Si un pagador o una plataforma no tenía un número de identificación fiscal válido de usted, puede haber retenido impuesto adicional, que aparece en la casilla 4; es impuesto que ya se pagó por usted, no una comisión ni una reducción de las ventas.

Un formulario puede faltar, estar duplicado, tener el nombre o el número equivocado, o incluir regalos y reembolsos de amigos. El ingreso se declara llegue o no un formulario (IRS). Vea el umbral del 1099-K, un formulario equivocado o corregido y pagos personales en el formulario. Un mismo pago también puede aparecer en un Form 1099-NEC; el ingreso se cuenta una sola vez (el mismo ingreso en dos formularios de impuestos). El puente paso a paso entre los depósitos y el formulario está en conciliar ventas y depósitos del procesador.

¿Qué pasa si el negocio es una LLC, una sociedad de personas o una corporación?

El ingreso pertenece al contribuyente que sea el negocio, no a la cuenta donde cae, y eso determina qué significa que un propietario lo tenga en su poder. El Topic 407 explica cómo declara cada tipo (IRS).

Una LLC de un solo miembro cuyo dueño es una corporación o una sociedad de personas se declara, en cambio, en la declaración de ese propietario (IRS). Una LLC que pertenece por completo a cónyuges como bienes gananciales según la ley estatal puede tratarse como parte de su declaración o como una sociedad de personas, y un cambio posterior de postura se trata como una conversión de la entidad; si pertenece a cónyuges en otro régimen, presenta como sociedad de personas (IRS). Los cónyuges que son dueños de un negocio no constituido fuera de una LLC, participan ambos de manera sustancial y presentan una declaración conjunta pueden elegir ser una empresa conjunta calificada y presentar cada uno un Schedule C en lugar del Form 1065 (instrucciones del Schedule C).

Una sociedad de personas declara sus ingresos brutos en la línea 1a del Form 1065 y una corporación S en la línea 1a del Form 1120-S, sin importar la cuenta que recibió el efectivo.

Socios: la contabilidad debe mostrar el dinero de clientes que tiene un socio como adeudado a la sociedad de personas, o como una distribución a ese socio. Una distribución es un retiro en la cuenta de capital de ese socio (su participación acumulada en el negocio) en el Schedule K-1 (instrucciones del Form 1065), por lo que la decisión cambia el K-1. Acuerde con los demás socios y con su preparador qué tratamiento aplica antes de preparar la declaración (cuentas de capital de los socios).

Propietarios de una corporación S que trabajan en el negocio: el IRS señala casos judiciales en los que los pagos llamados distribuciones o préstamos a un accionista que es ejecutivo se trataron como sueldos. Ninguna página del IRS resuelve cómo termina un caso en particular; depende de los hechos y de los documentos. Vea una corporación S que paga gastos personales y pedir prestado a su propia corporación.

Si mezclar el dinero debilita la protección de responsabilidad de una LLC es una cuestión de ley estatal, no una regla tributaria. Consulte a un abogado.

¿Cómo mantengo el dinero del negocio en una cuenta que se use solo para el negocio?

Haga que la cuenta del negocio sea el único lugar donde cae el dinero de los clientes y registre el origen de cada depósito. Si debe tener una cuenta separada, y qué efecto tiene mezclar el dinero en la protección de responsabilidad de una LLC, se explica en la guía de la cuenta bancaria del negocio. La Publication 583 dice que abrir una cuenta corriente del negocio es una de las primeras cosas por hacer. Manténgala separada de la personal, deposite en ella todos los ingresos diarios, úsela solo para el negocio y anote si cada depósito es ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo.

1. Abra la cuenta del negocio. Lo que pide un banco, incluido un EIN, está en la guía de la cuenta bancaria del negocio.
2. Cambie la cuenta de depósito en cada procesador de pagos, marketplace y app de pago, y ponga la cuenta del negocio en sus facturas. Si el negocio cambió de estructura, nombre o número, avise de inmediato al procesador de tarjetas para que el Form 1099-K coincida con la nueva entidad (IRS).
3. Pase en una sola transferencia el dinero de clientes que todavía esté en la cuenta personal y regístrelo como se indica arriba.
4. Pásese su pago por transferencia desde la cuenta del negocio. Un propietario único o una LLC de un solo miembro registra un retiro (cómo registrar los retiros del propietario). El pago a un socio es una distribución u otro tratamiento a nivel del socio; al propietario de una corporación se le paga un sueldo, una distribución o un préstamo genuino, y se decide antes de registrarlo (vea la sección sobre entidades arriba). El dinero que usted aporta es un aporte o un préstamo (aporte o préstamo del propietario).
5. Concilie cada mes: estado de cuenta, contabilidad e informes de depósitos. La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente cada mes.

Los depósitos que nadie puede identificar son difíciles de defender. Al describir su método de depósitos bancarios, el manual del IRS dice que los depósitos bancarios sin identificar tienen la apariencia inherente de ingreso.

¿Qué pasa si en años anteriores este ingreso quedó fuera de una declaración?

Si una declaración presentada omitió ingreso del negocio, el reglamento indica corregirla. Un contribuyente que descubre que una partida correspondía al ingreso bruto de un año anterior debe, si está dentro del plazo de prescripción, presentar una declaración enmendada y pagar cualquier impuesto adicional que se deba.

El IRS generalmente tiene 3 años después de presentada una declaración para determinar más impuestos (26 U.S.C. 6501). Ese plazo pasa a 6 años cuando el ingreso omitido es más de 25% del ingreso bruto de la declaración (en un negocio, los ingresos antes del costo de ventas) o cuando más de $5,000 de él está vinculado a un activo financiero extranjero. No hay límite si no se presentó una declaración o si la declaración fue fraudulenta. Hasta qué año enmendar, y las multas e intereses, se explica en enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores. El monto que debe declarar sale de los estados de cuenta de la cuenta personal y de los informes de depósitos, mes por mes.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

El depósito de una tienda en línea paga la tarjeta del negocio

La tienda en línea de una propietaria única tiene US$2,150 de ventas en el período. El procesador retiene US$150 en comisiones y deposita US$2,000 en su cuenta corriente personal. Ella lo usa para pagar la tarjeta de crédito del negocio, que ya tiene las compras del negocio registradas como costos.

• Depósito: ventas US$2,150, comisiones de procesamiento US$150, retiro del propietario US$2,000.
• Pago de la tarjeta desde la cuenta corriente personal: saldo de la tarjeta baja US$2,000, aporte del propietario US$2,000.

El ingreso se registra una sola vez, por US$2,150. El retiro y el aporte se cancelan, y nada más se registra como ingreso o gasto.

Cheque de un cliente depositado en la cuenta corriente personal

Un propietario único deposita en su cuenta corriente personal un cheque de un cliente por US$5,000. Sigue siendo US$5,000 de ingreso del negocio en el Schedule C; solo cambia la cuenta. Registra ventas por US$5,000 y un retiro del propietario por US$5,000. Con el método de efectivo, si el cheque llegó el 28 de diciembre y lo depositó el 3 de enero, es ingreso del año anterior. Después pasa US$5,000 a una nueva cuenta del negocio: sube el banco del negocio y sube el aporte del propietario. No es ingreso otra vez.

LLC de dos miembros, ventas pagadas a un socio

Una LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas tiene US$30,000 de ventas pagadas a la cuenta personal de un socio durante el año. Es ingreso de la sociedad en la línea 1a del Form 1065, no solo de ese socio. Una forma de registrarlo es US$30,000 de ventas y US$30,000 adeudados por ese socio hasta que los aporte; tratarlo como distribución, en cambio, cambia la cuenta de capital de ese socio. En cualquier caso, la contabilidad debe mostrar la venta antes de preparar la declaración de la sociedad. Cada socio declara su parte del K-1 del ingreso de la sociedad, no el efectivo que ese socio haya tenido en su poder.

¿Es diferente en su caso?

• El dinero de los clientes ha pasado por una cuenta personal durante un año o más, fue a una cuenta que no es solo suya, o los depósitos no coinciden con las ventas: reconstruir el ingreso mes por mes y registrar las transferencias entre cuentas requiere criterio, y define si las declaraciones anteriores tienen ingresos de menos. Vea cómo arreglar fondos personales y del negocio mezclados y cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta, y luego reciba ayuda con el registro contable.
• Su LLC tiene más de un miembro, o usted es dueño de una corporación S o C: que lo que el propietario tiene en su poder sea una deuda, una distribución o un pago cambia la contabilidad y la declaración. Vea cuentas de capital de los socios y pedir prestado a su propia corporación, y luego reciba ayuda con el registro contable antes de preparar la declaración.
• Las declaraciones anteriores pueden haber omitido este ingreso: vea enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores y ayuda con el registro contable para reconstruir el ingreso mes por mes.
• El IRS envió un aviso sobre ingresos que no coinciden con su declaración: vea cómo responder a un aviso de ingresos no declarados y reciba ayuda con el registro contable para reconstruir el ingreso al que se refiere el aviso.
• La cuenta está fuera de EE. UU., o los clientes pagan desde el extranjero: las cuentas extranjeras pueden tener sus propios informes. Vea informes de cuentas en el extranjero y luego reciba ayuda con el registro contable.
• Sus depósitos o su Form 1099-K no coinciden con su contabilidad: vea conciliar ventas y depósitos del procesador.
• Todavía no tiene una cuenta del negocio: vea la guía de la cuenta bancaria del negocio.
• Se pagaron cuentas personales desde la cuenta del negocio: vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.