Dépenses du T2125 : quelle ligne pour chaque dépense d'entreprise

Produire un T2125 pour la première fois : sur quelle ligne va chaque dépense?

Le T2125 demande chaque coût d'entreprise une seule fois, sur la ligne de la partie 4 qui porte son nom, et seulement la part d'entreprise d'un coût mixte. Une ligne sans rien à déclarer reste vide, et le guide de l'ARC ne prévoit aucune pénalité pour cela. Le guide T4002 de l'ARC explique chaque ligne, et le formulaire T2125 les énumère dans l'ordre du tableau ci-dessous.

Le dossier n'est pas simple quand votre première année comprend de l'équipement, un véhicule, un bureau à domicile ou un feuillet T4A; quand l'argent personnel et l'argent d'entreprise partagent un compte; quand vous vendez des marchandises; ou quand vous avez déjà produit une déclaration et soupçonnez qu'une ligne a été oubliée ou mal placée (voyez la section sur la modification d'une déclaration produite). Rassemblez les relevés bancaires et de cartes triés par catégorie, les reçus, un registre des kilomètres d'affaires si vous conduisez, et les coûts de votre logement si vous y travaillez.

Les frais bancaires apparaissent deux fois : le formulaire nomme la ligne 8710 « Intérêts et frais bancaires », et le T4002 les range aussi sous 8871. Demandez chaque frais une seule fois, sur une seule ligne. Les lignes comme 8810 et 8811 s'additionnent dans le même total à la ligne 9368; un choix difficile entre elles change donc l'endroit où un montant apparaît, pas le total. Pour savoir si un cadeau, un cours ou des frais de club sont déductibles, voyez les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.

Ce sont des lignes fédérales tirées du plus récent T2125 que l'ARC a publié; vérifiez le formulaire de l'année où vous produisez.

Dois-je utiliser toutes les lignes de dépenses, et y a-t-il une pénalité si j'en laisse des vides?

Non. Le formulaire ne demande que la part d'entreprise des dépenses que vous avez eues; une ligne sans rien à déclarer reste donc vide. Le T4002 ne prévoit aucune pénalité pour une ligne inutilisée.

Le T4002 énumère bien des pénalités pour d'autres situations (chapitre 1) : omettre à répétition de déclarer un revenu, tenir des registres inadéquats, et faire un faux énoncé ou une omission sciemment ou par négligence grave. Cette dernière pénalité correspond au plus élevé de 100 $ ou de 50 % de l'impôt sous-estimé et de certains montants connexes (Loi de l'impôt sur le revenu, article 163). L'ARC peut aussi refuser une dépense que vous ne pouvez pas justifier. Omettre une vraie dépense peut vous faire payer plus d'impôt que nécessaire, et une déclaration produite peut être modifiée (voyez plus bas).

Sur quelle ligne vont mon téléphone, mes fournitures et mes honoraires?

Les factures de téléphone vont à la ligne 9220, les fournitures à la ligne 8810 ou 8811, et les honoraires à la ligne 8860 ou 8871, selon la nature du coût.

• Téléphone : ne déduisez pas le tarif mensuel de base de votre téléphone résidentiel, mais les appels interurbains d'affaires faits avec ce téléphone sont déductibles. Une ligne distincte utilisée seulement pour des appels d'affaires est déductible à son tarif de base. Pour un téléphone cellulaire, déduisez le pourcentage du temps d'utilisation que vous consacrez à gagner un revenu d'entreprise (T4002). L'appareil est de l'équipement, pas un coût de la ligne 9220.
• Fournitures : la ligne 8810 sert aux petits articles généraux non liés à un espace de travail; la ligne 8811 sert aux articles consommés pour fournir vos biens ou services, qui sont habituellement liés à l'espace de travail.
• Honoraires : l'aide comptable, juridique et en tenue de livres va à la ligne 8860, tout comme l'aide à la préparation des déclarations d'impôt sur le revenu et de TPS/TVH. Les frais d'acquisition d'un bien en immobilisation s'ajoutent plutôt à son coût. Les frais de gestion et d'administration vont à la ligne 8871.
• Loyer et déplacements : le loyer de locaux d'entreprise va à la ligne 8910, jamais celui de votre logement. Les voyages vont à la ligne 9200; l'utilisation de votre propre auto va à la ligne 9281.
• Sous-traitants et aides : la partie 4 n'a aucune ligne à leur nom. La ligne Sous-traitance du formulaire (8360) se trouve dans la partie 3D, pour l'aide externe liée aux marchandises que vous vendez (T4002, chapitre 2; voyez le coût des marchandises vendues). Pour une entreprise de services, il vaut la peine de confirmer où déclarer ces paiements avant de produire.

Pourquoi seulement une partie de ma demande pour les repas est-elle admise?

Vous pouvez demander au plus 50 % de ce que vous avez dépensé en nourriture, en boissons et en divertissement, ou de la partie raisonnable de ce montant si elle est moindre. Inscrivez le montant limité à la ligne 8523 (T4002).

Dans la plupart des cas, la même limite s'applique aux repas pris pendant un voyage d'affaires, même si le voyage va à la ligne 9200. Le T4002 énumère des cas où la limite ne s'applique pas, comme une entreprise qui sert régulièrement des repas à ses clients contre paiement, ou un repas que vous facturez à votre client et montrez sur la facture. Il prévoit aussi des règles différentes pour les camionneurs admissibles qui font du transport sur de longues distances et pour les messagers à pied ou à vélo. Gardez les repas dans leur propre catégorie de tenue de livres, à leur coût complet, pour que le montant limité soit calculé une seule fois.

Qu'est-ce qui va à la ligne 9270 (autres dépenses), et que dois-je y préciser?

La ligne 9270 contient les coûts engagés pour gagner un revenu qui ne cadrent avec aucune autre ligne et qui ne sont pas des immobilisations. Le T4002 dit que vous devez énumérer ces dépenses sur le formulaire, et la ligne est intitulée « Autres dépenses (précisez) ».

Le T4002 donne quelques exemples : les modifications d'un bâtiment admissibles liées à une invalidité, les paiements de location d'un bien utilisé dans l'entreprise, et le coût de participation à au plus deux congrès d'affaires par année, la part de nourriture ou de divertissement étant limitée comme plus haut. Une perte finale sur un bien amortissable, quand il ne reste aucun bien dans la catégorie, se déduit aussi à la ligne 9270 (note de fin du T2125). La location d'une voiture de tourisme n'est pas un coût de la ligne 9270 : elle passe par le tableau C vers le tableau A et va à la ligne 9281. L'équipement n'est pas non plus un coût de la ligne 9270 : le T4002 précise que le coût d'un ordinateur, d'un téléphone cellulaire, d'un télécopieur ou d'un équipement semblable ne peut pas être déduit.

La liste de la partie 4 ne nomme pas tous les coûts : un abonnement à un logiciel ou un site Web, par exemple, n'a pas de ligne à lui. Un coût qui ne cadre avec aucune ligne nommée va à la ligne 9270, avec une description.

Où vont l'équipement, mon auto et mon bureau à domicile?

L'équipement, un véhicule et un bureau à domicile ne se réclament pas comme de simples achats. Chacun passe par son propre calcul avant d'arriver sur le formulaire.

Pour les catégories de DPA et les montants de la première année, voyez la déduction pour amortissement; pour le pourcentage du bureau à domicile, l'utilisation de la maison à des fins d'entreprise; pour une auto, le registre de kilométrage.

À quelle année une dépense appartient-elle?

La plupart des travailleurs autonomes doivent utiliser la méthode d'exercice : une dépense appartient à l'année où vous l'engagez, que vous l'ayez payée ou non (T4002). Le T4002 permet aux agriculteurs, aux pêcheurs et aux agents à commission qui sont travailleurs autonomes d'utiliser plutôt la méthode de caisse, où une dépense appartient à l'année où vous la payez. La partie 1 du formulaire comporte une case Caisse ou exercice.

Selon la méthode d'exercice, un coût payé d'avance se réclame dans l'année ou les années où vous en profitez. Selon la méthode de caisse, vous ne pouvez pas déduire un paiement anticipé qui se rapporte à une année située deux ans ou plus après l'année du paiement (T4002). Pour une vente facturée une année et payée l'année suivante, voyez les ventes de décembre payées en janvier.

Comment faire correspondre mes catégories de tenue de livres aux lignes du T2125?

Donnez à chaque catégorie de dépenses une ligne du T2125 et mettez le numéro de la ligne dans le nom de la catégorie, pour que les totaux de fin d'année soient une simple somme et non une reconstruction.

1. Nommez les catégories d'après les lignes que vous utilisez, par exemple « Publicité 8521 ».
2. Gardez les repas, les frais de véhicule, les frais de logement et l'équipement dans leurs propres catégories, car chacun est limité ou calculé dans son propre tableau.
3. Ce ne sont pas des dépenses de la partie 4; gardez-les donc hors des catégories de dépenses : vos propres retraits (l'argent que vous retirez de l'entreprise; avoir du propriétaire, indiqué à la partie 9, non déductible), le capital des prêts, les dépenses personnelles et la TPS/TVH que vous récupérez comme crédit de taxe sur les intrants.
4. Rapprochez les catégories des montants admis de la partie 4 : appliquez la limite des repas, la part d'entreprise des coûts mixtes et le calcul du véhicule; utilisez la DPA demandée, non le coût d'achat de l'équipement; gardez les frais de logement pour la partie 7 et la ligne 9945. Ces montants admis s'additionnent pour donner le total des dépenses à la ligne 9368.

Le formulaire dit d'exclure la TPS/TVH des dépenses quand un crédit de taxe sur les intrants a été demandé ou que la taxe a été versée, et de l'inclure quand vous utilisez la méthode rapide. Le T4002 précise que les dépenses déductibles comprennent la TPS/TVH que vous engagez, moins tout crédit de taxe sur les intrants demandé (chapitre 3); si vous n'êtes pas inscrit et ne demandez aucun crédit, gardez donc la taxe dans chaque dépense. Pour le côté tenue de livres, voyez la tenue de livres pour les travailleurs autonomes. Une société correspond à des codes IGRF (GIFI), non à des lignes du T2125; voyez un plan comptable pour l'IGRF.

Puis-je déduire des dépenses de mon revenu du T4A dans le T2125?

Oui, si le montant du T4A est un revenu de travail autonome. Il compte dans le revenu brut que vous inscrivez à la partie 3 du T2125 (ligne 8000), et les coûts engagés pour le gagner vont sur les lignes de la partie 4 ci-dessus, peu importe qui vous a payé. Votre revenu net de la ligne 9946 va ensuite sur la ligne correspondante de votre déclaration (formulaire). La page sur le feuillet T4A dirige un montant de la case 048 vers la ligne de travail autonome applicable de votre déclaration, et les commissions de la case 020 vers la ligne 13899. Pour savoir si un T4A donné est un revenu de travail autonome, et que faire quand il diffère de vos factures, voyez le feuillet pour honoraires de services.

Je suis associé : quelles lignes dois-je utiliser?

Si la société de personnes produit une déclaration de renseignements, vous n'énumérez pas de nouveau ses dépenses : inscrivez le montant du revenu de votre feuillet T5013 au montant 5A de la partie 5. Si elle n'a pas à en produire, remplissez d'abord pour la société de personnes les sections du revenu et du revenu net avant rajustements du formulaire, puis utilisez votre part au montant 5A. Les coûts que vous avez payés vous-même et que la société de personnes ne vous a pas remboursés vont à la partie 6 et à la ligne 9943, y compris un véhicule personnel utilisé pour les affaires de la société de personnes. Ils ne peuvent être réclamés ailleurs sur le formulaire, et les limites décrites plus haut, par exemple pour les repas et les véhicules, s'appliquent toujours (formulaire; T4002 chapitre 2 et chapitre 3). Voyez la première déclaration d'une société en nom collectif.

J'ai oublié des dépenses dans une déclaration déjà produite : puis-je corriger?

Vous pouvez demander à l'ARC de modifier une déclaration produite pour réclamer une dépense, une fois que vous avez votre avis de cotisation, dans votre compte de l'ARC sous « Modifier ma déclaration » ou par la poste avec le formulaire T1-ADJ (ARC).

Aucun remboursement ne peut être émis pour une demande faite plus de 10 années civiles après la fin de l'année d'imposition. Une demande postée exige des pièces justificatives pour la totalité du montant, et une demande pour une année antérieure se fait séparément de votre déclaration courante. Attendez la réponse à une demande avant d'en envoyer une autre. Certaines déclarations ne peuvent pas être modifiées en ligne; la page de l'ARC précise lesquelles.

Quelle preuve dois-je conserver pour chaque ligne?

Conservez un reçu ou une autre pièce justificative pour chaque coût, ainsi que les relevés bancaires et les chèques payés (ARC : registres d'entreprise). Pour ce qu'un reçu doit montrer, voyez les exigences de l'ARC pour les reçus. Conservez les registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent; pour une déclaration produite en retard, six ans à compter du jour où elle est produite (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230). Une opposition, un appel ou une demande de l'ARC peuvent exiger une durée plus longue; voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

• N'importe quelle ligne, sans reçu : notez dans votre journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, le montant, la date et l'objet de la dépense. Voyez les dépenses d'entreprise sans reçu.
• Véhicule à moteur (9281) : les reçus, plus les registres qui montrent les kilomètres parcourus pour les affaires et au total.
• Téléphone cellulaire (9220) : les reçus, plus la façon dont vous avez calculé le pourcentage d'affaires.
• Équipement (9936) : la facture d'achat, car la DPA part de son coût.
• Autres dépenses (9270) : la description que vous inscrivez sur le formulaire.

Ce qu'il faut remettre à un comptable figure dans ce qu'un entrepreneur individuel doit remettre à son comptable.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars canadiens.

Un consultant qui utilise cinq lignes

Un consultant dépense 800 $ CA en publicité (8521), 600 $ CA en assurance responsabilité (8690), 500 $ CA en frais de tenue de livres (8860) et 1 200 $ CA pour un forfait de téléphone cellulaire utilisé pour moitié aux fins de l'entreprise (600 $ CA à la ligne 9220). Les repas avec des clients coûtent 400 $ CA; avec la limite de 50 %, 200 $ CA vont à la ligne 8523. Le total des dépenses à la ligne 9368 est de 2 700 $ CA, et toutes les autres lignes restent vides.

Une vendeuse en ligne qui a laissé des catégories vides

Une vendeuse en ligne d'articles d'artisanat utilise cinq lignes de dépenses et laisse les autres vides; le T4002 ne prévoit aucune pénalité pour cela. Après l'arrivée de l'avis de cotisation, elle découvre 900 $ CA de publicité qu'elle a omis. Elle demande à l'ARC de modifier la déclaration et ajoute 900 $ CA à la ligne 8521. Tout remboursement dépend de ses chiffres d'impôt et du respect du délai.

Un ordinateur portable et une boîte de papier

Un ordinateur portable de 2 000 $ CA est de l'équipement. Il ne va pas à la ligne 8810; il est inscrit dans la zone B et sa déduction est demandée à la ligne 9936, pour un montant allant jusqu'au maximum prévu par les règles de la DPA pour cette année-là. Une boîte de papier d'imprimante de 40 $ CA est un petit article de bureau et va à la ligne 8810.

Votre situation est différente?

• Votre première année comprend de l'équipement, une auto, un bureau à domicile et un feuillet T4A, ou vous avez déjà produit une déclaration et soupçonnez des lignes oubliées ou erronées : la ligne de chaque coût, ce qui est une immobilisation et la question de modifier ou non les années antérieures dépendent de vos registres et des règles de votre année. Voyez l'aide en impôt des particuliers et, si vos livres ne sont pas organisés par ligne, l'aide en tenue de livres.
• Vous vendez des marchandises ou détenez des stocks : voyez le coût des marchandises vendues dans le T2125.
• Vous êtes inscrit à la TPS/TVH ou utilisez la méthode rapide : voyez la méthode rapide dans les livres et la TPS/TVH perçue comme revenu.
• Votre entreprise est une société : utilisez un plan comptable pour l'IGRF; une société n'a pas de T2125.
• Vous gagnez en dollars américains, ou vous êtes citoyen américain avec une entreprise canadienne : voyez un pigiste payé en USD et l'annexe C à partir des livres d'une entreprise canadienne.
• Vous habitez au Québec : un résident du Québec devrait aussi vérifier l'état d'entreprise propre à Revenu Québec, que cette page ne traite pas.
• Il manque les déclarations ou les livres de plusieurs années : voyez le rattrapage de déclarations non produites et la reconstruction des livres à partir des relevés bancaires, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• L'ARC vous a demandé vos reçus ou vos registres d'auto : voyez les dépenses d'entreprise sans reçu et le registre de kilométrage, puis obtenez de l'aide en impôt des particuliers.