CPA qui ne répond plus : récupérer vos dossiers et vos livres

Mon comptable ne répond plus ou je l'ai congédié : que faire en premier?

Les documents que vous avez remis au comptable vous appartiennent, et l'IRS garde sa propre trace de ce qui a été produit : vous pouvez donc commencer sans l'ancien comptable. Procédez dans cet ordre :

1. Trouvez la prochaine date d'échéance. Aux États-Unis, le formulaire 1065 ou 1120-S d'une année civile est à produire au plus tard le 15 mars, ou le 15 septembre avec une prolongation. Le formulaire 1120 d'une année civile est à produire au plus tard le 15 avril de l'année suivante, ou le 15 octobre avec une prolongation. L'annexe C d'un entrepreneur individuel se produit avec le formulaire 1040, au plus tard le 15 avril, ou le 15 octobre avec le formulaire 4868. Avec une paie, le formulaire 941 est à produire au plus tard le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre.
2. Voyez ce que l'IRS a au dossier. Utilisez un compte fiscal d'entreprise ou commandez des relevés. Les relevés postés sont envoyés uniquement à l'adresse au dossier (étape 5).
3. Demandez vos registres à l'ancien comptable par écrit, avec une liste et une date.
4. Donnez pouvoir à la nouvelle firme au moyen du formulaire 8821 ou 2848, et révoquez celui de l'ancienne firme.
5. Corrigez l'adresse au dossier si le courrier de l'IRS va encore à l'ancienne firme.
6. Rebâtissez les livres à partir d'une seule date de coupure.

Seule l'étape 3 exige une réponse de l'ancien comptable.

Le cas n'est pas simple lorsqu'une date d'échéance est proche ou passée sans preuve de production, lorsqu'une ou plusieurs années n'ont jamais été produites, lorsque l'IRS a envoyé un avis, lorsqu'un prêt ou une vente est en cours, ou lorsque la dernière déclaration produite et les livres ne concordent pas. Dans ces cas, tout dépend de ce qu'il faut produire d'abord, ce qui relève du jugement d'un professionnel; voyez la section sur les déclarations non produites et les avis plus bas.

À rassembler : la lettre de confirmation de l'EIN, les lettres d'acceptation du choix de société de type S ou du choix de classification d'une LLC, les relevés de chaque année ouverte, les relevés bancaires et de cartes de chaque compte, les rapports de paie et les dernières déclarations produites.

Quels registres sont à moi, et que doit me rendre un ancien comptable?

Selon une règle fédérale américaine, un CPA, un agent autorisé (enrolled agent) ou un avocat doit rendre, sur demande, les registres que vous lui avez remis et ceux qu'il a recueillis pour vous auprès de tiers. Un spécialiste de la tenue de livres qui ne prépare rien pour l'IRS n'est pas visé par cette règle; la lettre de mission et la loi de l'État s'appliquent alors.

Selon la règle du Trésor américain, un praticien doit, à la demande du client, rendre promptement tous les registres du client dont celui-ci a besoin pour respecter ses obligations fiscales fédérales, et il peut en garder des copies. La règle lie les avocats, les CPA et les agents autorisés. Selon son texte, elle vise aussi toute personne payée pour préparer la totalité ou une partie importante d'une déclaration ou d'un autre document destiné à l'IRS.

Chaque ordre professionnel d'État (state board of accountancy) fixe aussi des règles pour les CPA qu'il autorise. La foire aux questions de l'ordre du Texas en est un exemple, et non une règle nationale. Vérifiez auprès de l'ordre de votre État.

La règle fédérale couvre les registres dont vous avez besoin pour respecter vos obligations fiscales fédérales. Un fichier de grand livre ou des rapports de rapprochement peuvent dépendre de votre lettre de mission; demandez-les donc quand même.

Que dois-je demander exactement?

Demandez par écrit tout ce qui relie la dernière déclaration produite à aujourd'hui, année par année, avec une date de livraison et un format de fichier.

Envoyez la demande par un moyen qui prouve la livraison et gardez une copie. Si le comptable est un CPA, un agent autorisé ou un avocat, citez la règle fédérale ci-dessus.

Peuvent-ils retenir mes dossiers à cause d'une facture impayée?

Pour un CPA, un agent autorisé ou un avocat, un différend sur les honoraires ne l'autorise généralement pas à retenir les registres du client que couvre la règle fédérale. La règle du Trésor américain précise que l'existence d'un différend sur les honoraires ne libère généralement pas le praticien de son obligation de rendre les registres. Deux limites s'appliquent :

• Une déclaration ou une annexe que la firme a préparée et garde jusqu'au paiement des honoraires de ce document n'est pas un registre du client au sens de la règle.
• Là où la loi de l'État permet à un praticien de garder des registres pendant un différend sur les honoraires, il doit seulement rendre ceux qui doivent être joints à votre déclaration et vous donner un accès raisonnable pour consulter et copier le reste.

La foire aux questions du Texas est plus stricte : les documents originaux que vous avez fournis doivent être rendus sur demande, même si vous n'avez pas payé. Pour un spécialiste de la tenue de livres que la règle fédérale ne vise pas, le contrat et la loi de l'État tranchent. Les différends sur les honoraires et les réclamations contractuelles sont des questions juridiques auxquelles cette page ne répond pas.

Demandez d'abord les originaux que vous avez fournis et réglez la facture séparément.

Comment voir ce que l'IRS a au dossier sans mon comptable?

Inscrivez-vous à un compte fiscal d'entreprise si votre rôle le permet, ou commandez des relevés par la poste ou par téléphone. L'IRS indique trois moyens d'obtenir un relevé d'entreprise : le compte en ligne, le formulaire 4506-T par la poste, ou la ligne téléphonique des impôts d'entreprise et des impôts spécialisés.

Source : compte fiscal d'entreprise de l'IRS. L'accès complet montre le solde, l'historique des paiements, les relevés, ainsi que les avis et les lettres. Le représentant désigné doit renouveler son rôle chaque année. L'accès limité couvre seulement les années que l'IRS indique comme disponibles, ce qui peut exclure les plus récentes. Une LLC à membre unique qui produit le formulaire 1120-S ou 1065 ne peut s'inscrire qu'à l'accès limité, comme actionnaire ou associé ayant une annexe K-1; l'IRS indique que le rôle de représentant désigné y sera offert prochainement. Si vous ne remplissez pas les conditions, l'annexe C d'un entrepreneur individuel figure dans les relevés personnels du propriétaire, accessibles par le compte en ligne des particuliers ou le formulaire 4506-T.

Les relevés de déclaration et les relevés combinés ne remontent que sur l'année courante et les 3 années antérieures; les relevés de compte sont offerts pour la plupart des déclarations. Prévoyez 2 à 3 semaines après une production électronique et 6 à 8 semaines après l'envoi d'une déclaration papier avant de demander un relevé. Un message « No record of return filed » (aucune déclaration produite au dossier) pour une déclaration récente peut simplement signifier qu'elle n'est pas encore traitée. La plupart des demandes de formulaire 4506-T sont traitées en 10 jours ouvrables. L'IRS poste le relevé seulement à l'adresse qu'elle a au dossier; si c'est encore celle de l'ancien comptable, utilisez le compte en ligne ou mettez d'abord l'adresse à jour (voyez la section sur l'adresse plus bas). Un dirigeant qui a le pouvoir d'engager la société, ou toute personne qui a été associée pendant une partie de la période, peut signer le formulaire 4506-T.

Un relevé n'est pas une copie de la déclaration. Pour obtenir la déclaration telle que produite, avec ses pièces jointes, utilisez le formulaire 4506 : 30 $ par déclaration, et jusqu'à 75 jours civils de délai.

Comment savoir quelles déclarations, prolongations et quels paiements ont réellement été produits ou faits?

Dressez la liste de ce qui devrait exister pour chaque année, puis associez chaque élément à une ligne de relevé ou à un accusé de réception de production. Un élément sans l'un ni l'autre n'est pas prouvé.

Le formulaire 7004 donne une prolongation automatique du délai de production (6 mois pour une société de personnes), mais non du délai de paiement. L'IRS n'envoie plus d'approbation et n'écrit que si elle refuse la demande; le nom et l'EIN doivent correspondre aux dossiers de l'IRS, sinon la prolongation n'est pas valide. Si vous ne pouvez pas prouver qu'une prolongation a été demandée et que la date d'échéance est proche ou passée, voyez le comptable qui a manqué la date limite.

Si l'ancienne firme faisait vos dépôts de paie, vérifiez-les en premier. L'employeur reste responsable de l'impôt, des pénalités et des intérêts qu'un tiers n'a pas déposés. Une personne responsable qui omet délibérément de verser l'impôt retenu peut le devoir personnellement au titre de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), généralement cotisable pendant 3 ans à compter du 15 avril suivant l'année de paie, ou d'une date de production ultérieure. Inscrivez-vous à l'EFTPS avec votre propre NIP pour voir les dépôts faits à votre nom. Voyez qui paie les pénalités.

Formulaire 8821 ou formulaire 2848 : lequel faut-il à la nouvelle firme, et qui signe?

Le formulaire 8821 permet à un mandataire de consulter et de recevoir vos renseignements fiscaux. Le formulaire 2848 permet à un représentant admissible d'agir pour vous. Une nouvelle firme qui ne fera que consulter des relevés peut travailler avec le formulaire 8821. Une firme qui parlera à l'IRS, répondra à un avis ou demandera un allègement a besoin du formulaire 2848.

N'écrivez pas « All years » (toutes les années). L'IRS retourne un formulaire qui contient une mention générale. Elle n'enregistre pas de périodes futures au-delà de 3 ans après le 31 décembre de l'année où elle reçoit le formulaire. Une signature électronique exige une transmission en ligne à IRS.gov/Submit8821 ou IRS.gov/Submit2848; un formulaire envoyé par la poste ou par télécopieur exige une signature manuscrite.

Si l'un ou l'autre formulaire est au dossier, un CPA ou un autre praticien peut demander vos relevés par le Transcript Delivery System de l'IRS. Un préparateur de déclarations sans titre ne peut vous représenter que dans des cas restreints, comme la vérification d'une déclaration qu'il a lui-même préparée et signée. Toute personne qui n'est pas admise à exercer devant l'IRS ne peut être nommée que sur le formulaire 8821.

Comment mettre fin à l'accès de l'ancien comptable à mon compte de l'IRS?

Révoquez l'ancienne autorisation par écrit, et ne présumez pas qu'un nouveau formulaire le fait. Un nouveau formulaire 2848 remplace généralement les procurations enregistrées antérieures pour les mêmes dossiers, mais laisse en vigueur tout formulaire 8821. Un nouveau formulaire 8821 révoque les autorisations antérieures de renseignements fiscaux; ses instructions ne disent pas qu'il retire un formulaire 2848. Si l'ancienne firme détenait les deux, révoquez les deux.

Deux autres autorisations peuvent survivre aux deux formulaires. Si l'ancienne firme agissait comme agent déclarant pour votre paie, elle détient un formulaire 8655 : aucun des deux formulaires ci-dessus n'y met fin, et le formulaire 8655 d'un nouvel agent déclarant n'y met fin qu'à compter de la nouvelle période de début; révoquez-le donc en suivant les étapes ci-dessous. Un « Oui » dans la case du préparateur rémunéré de la dernière déclaration permet à ce préparateur d'appeler l'IRS au sujet du traitement de la déclaration, et cette permission prend fin d'elle-même au plus tard à la date d'échéance d'origine de la déclaration suivante (instructions du formulaire 1065).

Pour révoquer sans nommer personne de nouveau :

1. Écrivez REVOKE en haut d'une copie de l'ancien formulaire (la première page, pour le formulaire 2848).
2. Signez et datez : sous la signature d'origine sur le formulaire 8821 ou 8655, juste sous REVOKE sur le formulaire 2848.
3. Postez-le ou télécopiez-le au bureau de l'IRS indiqué dans le tableau « Where To File » du formulaire.

Sans copie, envoyez une déclaration signée qui révoque l'autorisation, avec le nom et l'adresse de chaque mandataire et soit les dossiers et les années ou périodes visés, soit la mention « revoke all years/periods » (révoquer toutes les années et périodes) pour y mettre fin complètement. Une autorisation à usage précis va au bureau de l'IRS qui traite ce dossier.

Consultez aussi le profil de l'entreprise dans votre compte fiscal d'entreprise pour voir qui a reçu l'accès à titre d'utilisateur désigné (Designated User). Dressez ensuite la liste de chaque compte que l'ancien comptable a créé ou auquel il a accès : le fichier comptable de l'entreprise, les connexions bancaires et de cartes, le fournisseur de paie, les comptes de paiement des impôts et les processeurs de paiement. Une fois que vous avez une sauvegarde du fichier de l'entreprise et que vous savez qui fait les dépôts de paie, changez les mots de passe et devenez le propriétaire ou l'administrateur de chacun. Si le fichier de l'entreprise relève de l'abonnement du comptable et qu'il refuse de le transférer, demandez une sauvegarde que vous pouvez restaurer, ou créez un nouveau fichier à votre date de coupure.

Quand dois-je mettre à jour mon adresse ou la personne responsable?

Mettez l'adresse au dossier à jour quand l'ancien comptable n'est plus la personne qui doit recevoir votre courrier, et déclarez toute nouvelle personne responsable (la personne qui possède ou contrôle en dernier ressort l'entité) dans un délai de 60 jours. Utilisez le formulaire 8822-B, qui couvre l'adresse postale de l'entreprise, son emplacement et la personne responsable.

Les instructions du formulaire permettent à une entreprise de recevoir son courrier « aux soins de » un tiers comme un comptable, mais l'IRS recommande fortement qu'un employeur n'utilise pas l'adresse d'un fournisseur de paie comme adresse officielle. Si vous ne donnez pas à l'IRS une adresse à jour, vous pourriez ne pas recevoir un avis d'insuffisance ni un avis de mise en demeure, et les pénalités et les intérêts continuent de s'accumuler sur toute insuffisance. Une adresse inscrite sur le formulaire 7004 ne met pas votre dossier à jour.

Un dirigeant, un propriétaire, un associé commandité ou un membre gestionnaire de la LLC signe. Une nouvelle firme ne peut signer pour vous que si elle joint une copie d'une procuration, comme le formulaire 2848. Le traitement prend généralement 4 à 6 semaines. L'IRS ne fera pas le changement à la demande d'un tiers non autorisé.

Comment rebâtir les livres sans rien compter deux fois?

Choisissez une seule date de coupure, gardez les anciens livres tels quels jusqu'à cette date et inscrivez chaque ligne de relevé postérieure exactement une fois. Sauf dans quelques cas, la loi américaine n'exige aucun type précis de registres. Vos livres doivent faire ressortir le revenu brut, les déductions et les crédits, et s'appuyer sur des pièces justificatives.

1. Choisissez la date de coupure. Un choix courant est la dernière fin de mois où les anciens livres concordent avec la banque et avec la dernière déclaration produite. Ne ressaisissez rien d'antérieur.
2. Établissez les soldes d'ouverture à la date de coupure à partir du bilan de la déclaration produite (annexe L), s'il y en a un, et des soldes bancaires rapprochés. L'annexe C n'a pas de bilan, et beaucoup de petites sociétés de personnes et de sociétés de type S ne sont pas tenues de remplir l'annexe L. Voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable pour savoir quoi utiliser alors.
3. Recueillez les relevés de chaque compte bancaire, de carte et de paiement, de la date de coupure à aujourd'hui. Un relevé peut prouver un paiement s'il indique le montant, le bénéficiaire et la date d'inscription ou d'opération, ainsi que le numéro du chèque s'il s'agit d'un chèque. La preuve du paiement ne suffit pas à établir une déduction : conservez aussi les factures.
4. Inscrivez chaque ligne une seule fois. Voici les doubles comptes habituels :

1. Rapprochez chaque compte de son relevé, puis comparez les totaux de chaque année aux relevés de l'IRS et aux formulaires 1099 que vous avez reçus. Pour les formulaires 1099 émis sous votre numéro de sécurité sociale, un relevé des salaires et revenus (wage and income transcript) indique ce que l'IRS a reçu.

Si vous n'avez aucun livre utilisable, voyez rebâtir les livres à partir des relevés bancaires.

Que faire si des déclarations n'ont jamais été produites, ou si un avis est déjà ouvert?

Un avis ouvert ou une année non produite passe habituellement avant les livres, parce qu'une date de réponse ou une production suit son propre calendrier. L'ordre dépend des faits. L'IRS indique que si un avis demande une réponse, il faut agir avant la date limite.

Les pénalités de production tardive d'une société de personnes ou d'une société de type S sont calculées par propriétaire pour chaque mois de retard, et celles d'une société de type C, en proportion de l'impôt impayé. Le montant dépend de l'année où la déclaration était due, et un motif raisonnable ou un autre allègement peut s'appliquer : voyez les pénalités de production et de paiement tardifs.

Les relevés montrent quelles années manquent. Les livres sont ensuite rebâtis une année à la fois, de la plus ancienne à la plus récente, à partir de la dernière déclaration produite. Pour l'ordre de production, voyez rattraper les déclarations d'entreprise non produites. Pour un avis déjà reçu, voyez un avis de l'IRS adressé à votre entreprise.

Où porter plainte, et quels titres le prochain professionnel devrait-il avoir?

La faute d'un préparateur rémunéré se signale à l'IRS, et celle d'un CPA, à l'ordre professionnel de l'État.

• IRS. La page des plaintes énumère notamment le fait de ne pas rendre les registres originaux d'un client, d'accepter de produire sans le faire, de produire sans le consentement du client, de se lancer dans un différend sur les honoraires ou d'adopter un comportement menaçant, et de ne pas verser ou préparer les déclarations d'impôts sur l'emploi. La démarche distincte du formulaire 14157-A pour modifier un compte vise les contribuables du formulaire 1040; les comptes d'entreprise n'y sont pas admissibles.
• Ordre professionnel de l'État. Un state board of accountancy sanctionne les CPA qu'il autorise. L'ordre du Texas, par exemple, n'a généralement aucune compétence sur un spécialiste de la tenue de livres sans permis et considère les différends sur les honoraires comme hors de son pouvoir. D'autres États diffèrent.

Quant aux titres, l'IRS indique que toute personne qui a un PTIN peut préparer des déclarations, et que les compétences varient. Son répertoire énumère les préparateurs qui détiennent un titre reconnu par l'IRS ou une attestation annuelle de participation à son programme de saison de production. Pour plusieurs années de déclarations, des avis ou une entité à plusieurs propriétaires, demandez si la personne est un CPA, un agent autorisé ou un avocat qui peut être nommé sur le formulaire 2848, et vérifiez le permis d'un CPA auprès de l'ordre de l'État.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.

LLC à deux membres imposée comme société de personnes

Une LLC à deux membres, à année civile, a des revenus de 180 000 $ US. Son comptable a cessé de répondre en février. Un associé gestionnaire s'inscrit à un compte fiscal d'entreprise comme représentant désigné, et les relevés ne montrent encore aucun formulaire 1065 ni aucune prolongation (code 460). L'ancienne firme ne peut produire aucun accusé de réception du formulaire 7004 : aucune prolongation n'est donc prouvée. Si le temps le permet, la nouvelle firme produit le formulaire 7004 avant le 15 mars, puis rapproche les anciens livres de l'année qui vient de se terminer des relevés bancaires et de la dernière déclaration produite. S'ils concordent, le 31 décembre est la date de coupure; sinon, la date de coupure recule à la dernière fin de mois qui concorde.

Société de type S avec trois années non produites

Une société de type S dont le choix a été accepté, avec trois actionnaires et environ 450 000 $ US de revenus par année, n'a jamais produit le formulaire 1120-S pendant trois ans. Les relevés montrent une déclaration pour l'année 1, aucune pour les années 2 à 4, et un avis ouvert au sujet de l'année 2.

• D'abord : on vérifie la date de réponse de l'avis, et la nouvelle firme produit le formulaire 2848 pour les années de formulaire 1120-S.
• Année 2 : livres rebâtis à partir des relevés bancaires, en partant du bilan produit de l'année 1.
• Année 3 : commence avec les soldes de clôture de l'année 2.
• Année 4 : commence avec les soldes de clôture de l'année 3. L'ordre de production est expliqué dans rattraper les déclarations d'entreprise non produites.

Entrepreneur individuel qui n'a que des relevés bancaires

Un entrepreneur individuel congédie son spécialiste de la tenue de livres et n'a que des relevés bancaires. Le dernier mois où les anciens livres se rapprochent est juin : la date de coupure est donc le 30 juin. Chaque ligne de relevé à partir du 1er juillet est inscrite une seule fois. Un dépôt de 4 000 $ US le 3 juillet paie une facture de juin que les anciens livres montrent déjà : il est donc associé à cette facture et n'est pas inscrit comme nouveau revenu. Un dépôt sans facture dans les anciens livres est un nouveau revenu. L'ancien flux bancaire est déconnecté.

Votre situation est différente?

• Une date d'échéance est proche ou passée, une année n'a jamais été produite, ou vous ne savez pas ce qui a été produit ni ce que l'IRS a d'ouvert : une déclaration non produite, une prolongation ou un avis passe avant les livres. Voyez le comptable qui a manqué la date limite et rattraper les déclarations d'entreprise non produites, et obtenez de l'aide en tenue de livres et en rattrapage ou de l'aide en fiscalité des sociétés pour produire les années manquantes.
• L'IRS a déjà envoyé un avis : voyez un avis de l'IRS adressé à votre entreprise; une date de réponse continue de courir pendant que les livres sont rebâtis.
• Les livres de votre société de type S mélangent dépenses personnelles et distributions : voyez les livres de rattrapage d'une société de type S, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous n'avez que des relevés bancaires, ou les anciens livres et la dernière déclaration produite ne concordent pas : voyez rebâtir les livres à partir des relevés bancaires, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous changez de comptable en cours d'année, ou la paie et les comptes d'État sont en cause : voyez changer de comptable.
• Vous détenez la société américaine depuis l'extérieur des États-Unis, ou le formulaire 5472 a été manqué : voyez les productions manquées par un propriétaire étranger et les pénalités et rebâtir les livres après des productions manquées par un propriétaire étranger, et obtenez de l'aide en tenue de livres et en rattrapage.
• Un choix de société de type S ou de LLC n'a pas de lettre d'acceptation, ou vous n'êtes pas certain qu'il a été produit : la déclaration à produire en dépend. Voyez l'allègement pour un choix de société de type S tardif et l'allègement pour un choix fiscal de LLC tardif.
• Les erreurs de l'ancien spécialiste de la tenue de livres ont causé des pénalités, ou des dépôts de paie manquent peut-être : voyez qui paie les pénalités et quand un fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour rapprocher les dépôts.
• Un préparateur a produit une déclaration personnelle erronée ou fausse : voyez un préparateur a produit une mauvaise déclaration.
• L'entreprise est au Canada : voyez un comptable canadien a manqué des productions ou ne répond plus.