Prêts aux actionnaires au bilan : comment les régulariser

Qu'est-ce qu'un prêt aux actionnaires au bilan, et où le trouve-t-on dans la déclaration?

Un prêt aux actionnaires est un actif : de l'argent que la société a versé à un propriétaire, ou pour son compte, et que les livres disent qu'il remboursera. Il figure à la ligne 7 de l'annexe L, le bilan, tant sur le formulaire 1120-S que sur le formulaire 1120. La ligne 19, « Prêts des actionnaires », va dans l'autre sens : de l'argent qu'un propriétaire a prêté à la société. Pour ce cas, voir prêts d'un actionnaire à une société de type S.

Un solde s'accumule souvent lorsque de l'argent va à un propriétaire sans paie, sans écriture de distribution et sans billet signé. L'étiquette dans les livres ne tranche pas ce qu'était l'argent. Il peut s'agir d'un vrai prêt, d'une rémunération pour des services ou d'une distribution, et les règles fiscales traitent chacun différemment.

Un dossier n'est pas simple lorsque :

• le solde remonte à plus d'une année;
• il n'y a ni billet, ni intérêts, ni remboursements;
• le propriétaire d'une société de type S qui travaille dans l'entreprise n'a pas de paie;
• il y a plus d'un actionnaire;
• un actionnaire vit à l'extérieur des États-Unis;
• un prêteur, un acheteur ou un préparateur s'informe du solde.

Réunissez un grand livre des actionnaires par année, les billets, les relevés bancaires, les annexes L et K-1 antérieures, les registres de paie et le coût de base des actions du propriétaire.

Trois termes reviennent plus bas :

• Coût de base des actions : le coût fiscal du propriétaire dans les actions, augmenté du revenu d'une société de type S qui lui est attribué et diminué des pertes et des distributions (article 1367).
• Bénéfices et profits (earnings and profits) : les profits d'une société tels que la loi fiscale les compte. Une distribution prélevée sur eux est un dividende (Publication 542).
• Compte d'ajustements cumulés (AAA) : le total courant du revenu net d'une société de type S qui n'a pas encore été distribué depuis qu'elle est devenue une société de type S (instructions).

La société doit-elle produire un bilan?

Une société peut omettre l'annexe L seulement lorsque ses recettes totales et son actif total à la fin de l'année sont tous deux inférieurs au seuil des petites sociétés de la déclaration. Le critère se trouve à un endroit différent dans chaque déclaration, et chaque formulaire définit les recettes totales à sa façon :

Les instructions du formulaire 1120-S et les instructions du formulaire 1120 énumèrent ce qui compte comme recettes.

L'exception dispense de l'annexe, pas du prêt. Le solde reste dans les livres, un prêteur ou un acheteur peut lire les livres, et les règles fiscales ci-dessous s'appliquent avec ou sans annexe L. Pour savoir quand l'annexe est exigée et comment la produire, voir l'annexe L dans la déclaration d'une société.

Peut-on annuler les prêts aux actionnaires contre les bénéfices non répartis?

Oui, un spécialiste de la tenue de livres peut passer cette écriture, mais elle consigne une distribution au propriétaire, et non une déduction, et elle ne décide pas du résultat fiscal. Elle débite les bénéfices non répartis (ou un compte de distributions aux actionnaires qui s'y solde) et crédite les prêts aux actionnaires. Le prêt sort de l'actif et les capitaux propres diminuent du même montant. L'écriture n'est juste que si les faits appuient une distribution.

L'IRS regarde ce qu'était le paiement, pas son étiquette. La Publication 542 indique que lorsqu'une société annule la dette d'un actionnaire sans remboursement, le montant annulé est traité comme une distribution à l'actionnaire. Pour une société de type S, l'IRS a aussi le pouvoir de reclasser en salaires les paiements faits à un actionnaire-employé (IRS).

Un vrai prêt qui devient irrécouvrable est une question distincte. L'article 166 permet une déduction pour une dette qui devient irrécouvrable durant l'année, et peut en permettre une pour la partie radiée d'une dette recouvrable en partie seulement, mais seule une dette de bonne foi est admissible (26 CFR 1.166-1(c)). Un solde annulé par choix est une distribution.

Une écriture comptable ne déclare rien en soi. La distribution doit tout de même figurer dans la bonne déclaration, comme le montre la section suivante.

Quel est l'effet fiscal de l'annulation de la dette d'un actionnaire : société de type C ou société de type S?

Dans les deux cas, le montant annulé est généralement une distribution, et non une déduction. Les conséquences pour l'actionnaire diffèrent :

La Publication 542 renvoie les lecteurs d'une société de type S aux instructions du formulaire 1120-S. La colonne de la société de type S repose sur le Code et sur les règlements, qui reconnaissent les distributions réelles, implicites et réputées (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

L'annulation d'un prêt par une société de type C peut donc créer un dividende imposable sans aucun versement en argent.

Quelles sont les vraies options pour régulariser le solde d'un prêt à un actionnaire?

Il y en a quatre : le rembourser, le traiter comme une rémunération, le traiter comme une distribution, ou le garder comme prêt documenté. Chacune a un effet fiscal différent :

La bonne option dépend des faits : si le propriétaire a travaillé pour la société, ce que serait une rémunération raisonnable, le coût de base des actions, les bénéfices et profits, et le nombre d'actionnaires.

Un « remboursement » n'en est peut-être pas un. L'IRS résume une décision judiciaire qui a traité comme des salaires de prétendus prêts d'une société de type S à son actionnaire unique : des billets à vue non garantis, sans intérêts, consentis à la discrétion du propriétaire à un propriétaire qui faisait un travail important, « remboursés » seulement par un crédit comptable contre des sommes que la société devait au propriétaire (IRS). Qu'une somme soit des salaires, une distribution ou un vrai remboursement dépend des faits.

Un billet signé aujourd'hui documente un prêt à partir d'aujourd'hui. Il ne prouve pas que les avances antérieures étaient des prêts au moment où elles ont été faites. Pour mettre en place correctement un prêt dès le départ, voir emprunter à sa propre société.

Quels intérêts s'appliquent à un prêt de la société à un actionnaire?

Le prêt d'une société à un actionnaire devrait porter des intérêts d'au moins le taux fédéral applicable. Un prêt qui en porte moins est un prêt à taux inférieur au marché, et les intérêts non facturés peuvent être traités comme une distribution à l'actionnaire. L'article 7872 vise tout prêt entre une société et l'un de ses actionnaires, et l'IRS publie les taux chaque mois (taux fédéraux applicables).

• Prêt remboursable à vue (payable chaque fois que la société le demande) : le taux fédéral à court terme de chaque période, capitalisé deux fois par année.
• Prêt à terme (date de remboursement fixe) : le taux applicable à sa durée le jour où le prêt a été consenti, capitalisé deux fois par année.
• Intérêts insuffisants : pour un prêt remboursable à vue, l'actionnaire est réputé recevoir de la société les intérêts non facturés et les lui verser à titre d'intérêts, calculés le dernier jour de chaque année civile; la société est donc réputée recevoir des intérêts. Pour un prêt à terme, l'insuffisance est traitée comme de l'argent reçu par l'actionnaire le jour où le prêt a été consenti, et le prêt comme comportant un escompte d'émission initial (article 7872(b)). La Publication 542 qualifie les intérêts non facturés de distribution possible.
• Petits prêts : la règle ne s'applique pas les jours où l'ensemble des prêts entre l'actionnaire et la société ne dépasse pas 10 000 $, sauf si éviter l'impôt fédéral est l'un des principaux objets de l'entente sur les intérêts. Les prêts à un actionnaire et à son conjoint sont additionnés, et une fois que la règle s'applique à un prêt à terme, elle continue de s'appliquer (article 7872(f)(7) et (f)(10)).

Un solde qui dort depuis des années sans intérêts n'est pas exempté. Pour un prêt remboursable à vue, la règle se calcule année par année. Pour les règles de taux en détail et un prêt bien mis en place, voir emprunter à sa propre société.

Qu'est-ce qui change si le solde est traité comme des salaires?

L'argent devient une rémunération pour des services : les charges sociales, les retenues et le formulaire W-2 s'appliquent, et la société ne peut le déduire qu'à titre de rémunération raisonnable pour des services réellement rendus.

Une société de type S doit verser une rémunération raisonnable à un actionnaire-employé avant de faire des distributions autres que des salaires, et le montant de la rémunération raisonnable ne dépasse jamais ce que l'actionnaire a reçu, directement ou indirectement (IRS). Pour savoir ce qui est raisonnable, voir le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Le traitement comme salaires doit être réel. Une écriture de journal qui rebaptise le solde « salaire » ne produit aucune déclaration de paie. Pour les années déjà produites, voir corriger une erreur de paie et paie d'une société de type S jamais effectuée.

Qu'est-ce qui change si une société de type S traite le solde comme une distribution?

La distribution réduit le coût de base des actions de l'actionnaire et le compte d'ajustements cumulés, et elle n'est non imposable que jusqu'à concurrence du coût de base.

• Déclaration : le montant va à l'annexe K, ligne 16d, et à la case 16, code D, de l'annexe K-1 de l'actionnaire qui l'a reçu (instructions).
• Compte d'ajustements cumulés (AAA) : l'annexe M-2 le réduit des distributions autres que les dividendes prélevés sur les bénéfices et profits, mais pas sous zéro (instructions).
• Coût de base des actions : la distribution réduit le coût de base, mais pas sous zéro (article 1367(a)(2)). Les éléments de revenu de l'année sont comptés d'abord (article 1368(d)).
• Au-delà du coût de base : l'excédent est traité comme un gain provenant de la vente ou de l'échange d'un bien (article 1368(b)).
• Bénéfices et profits d'une période antérieure comme société de type C : ils peuvent transformer une partie d'une distribution en dividende. L'ordre par défaut est à l'article 1368(c), et la société peut choisir, avec le consentement de chaque actionnaire qui a reçu une distribution cette année-là, de verser d'abord les bénéfices et profits. Le choix est irrévocable, ne vaut que pour cette année et se fait par une déclaration jointe à un formulaire 1120-S original ou modifié produit dans le délai (article 1368(e)(3); instructions). Voir distributions supérieures au coût de base.
• Plusieurs actionnaires : les règlements donnent aux distributions de montants différents un « effet fiscal approprié », de sorte que le solde annulé d'un propriétaire soulève une question pour les autres (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Voir distributions inégales d'une société de type S.

Pour les écritures, voir consigner les distributions d'une société de type S. Pour le coût de base, voir le coût de base des actions d'un actionnaire d'une société de type S et distributions supérieures au coût de base.

Le solde remonte à plusieurs années et n'a jamais été documenté : que dois-je régler en premier?

Décidez du traitement année par année, en commençant par la plus ancienne, parce que le coût de base et les bénéfices de chaque année alimentent la suivante. Étapes :

1. Cessez les nouveaux transferts non documentés. Dorénavant, chaque paiement à un propriétaire est une paie, une distribution consignée ou un prêt signé.
2. Bâtissez le grand livre des actionnaires à partir des relevés bancaires : date, montant, propriétaire et but de chaque transfert, pour chaque année.
3. Vérifiez comment chaque année a été déclarée : ligne 7 de l'annexe L, annexes K-1, formulaires W-2 et formulaires 1099-DIV.
4. Pour chaque propriétaire, comparez les salaires versés à une rémunération raisonnable pour le travail accompli.
5. Calculez année par année le coût de base des actions et l'AAA, ou les bénéfices et profits pour une société de type C, afin de savoir ce que coûterait une distribution.
6. Choisissez le traitement du montant de chaque année : remboursement, salaires, distribution, ou prêt documenté à partir de maintenant.
7. Dressez la liste des productions qui changeraient : la déclaration de la société, les annexes K-1, les déclarations de paie, les formulaires W-2 et les déclarations personnelles des propriétaires.

La dernière étape est celle où un professionnel est nécessaire. Une autre étiquette sur un ancien solde peut toucher des déclarations déjà produites.

Pour des livres en retard de plusieurs années, voir rattraper les livres d'une société de type S; pour l'examen d'un acheteur, qualité des bénéfices pour la vente d'une petite entreprise. Si le bilan ne s'équilibre pas après les écritures, voir un bilan de société de type S qui ne s'équilibre pas et des bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Le propriétaire d'une société de type S a pris de l'argent pendant deux ans sans paie

L'actionnaire unique d'une société de type S a pris 30 000 $ US la première année et 50 000 $ US la deuxième : 80 000 $ US en tout, sans paie et sans aucun document. Les livres montrent 80 000 $ US sous prêts aux actionnaires.

• Rembourser : le propriétaire rembourse 80 000 $ US. Le prêt prend fin, si les transferts étaient vraiment des prêts. Les intérêts non facturés pendant que les sommes étaient dues devront peut-être tout de même être traités.
• Salaires : à 7,65 % pour l'employeur et 7,65 % pour le propriétaire, 80 000 $ US de salaires entraînent 12 240 $ US de cotisations de sécurité sociale et Medicare en tout (6 120 $ US de part de l'employeur et 6 120 $ US de part de l'employé; si rien n'a été retenu, la société est responsable des deux), avant la retenue d'impôt sur le revenu, les pénalités et les intérêts. Les deux années exigeraient des productions de paie corrigées.
• Distribution : on suppose que les transferts n'ont jamais été des prêts; chacun était donc une distribution dans l'année où il a été fait, et les annexes K-1 et M-2 des deux années changent. Supposons que le coût de base des actions était de 25 000 $ US au début de la première année et que la société n'a aucun bénéfice et profit accumulé. À l'année 1, 15 000 $ US de revenu portent le coût de base à 40 000 $ US, et la distribution de 30 000 $ US le ramène à 10 000 $ US. À l'année 2, 10 000 $ US de revenu portent le coût de base à 20 000 $ US. Sur la distribution de 50 000 $ US, 20 000 $ US ne sont pas imposables et 30 000 $ US sont un gain. S'il s'agissait de vrais prêts que la société annule maintenant, la totalité des 80 000 $ US est une seule distribution dans l'année de l'annulation, mesurée par rapport au coût de base de cette année-là.

Le choix dépend du coût de base des actions et de ce qu'aurait été une rémunération raisonnable pour le travail du propriétaire. Sans aucune paie, la question des salaires vient en premier.

Une société de type C qui a prêté à son seul actionnaire

Une société de type C a prêté 50 000 $ US à son seul actionnaire, sans billet et sans intérêts. Si la société l'annule, les 50 000 $ US sont une distribution. Supposons que ses bénéfices et profits en couvrent 30 000 $ US : cette partie est un dividende. Si le coût de base des actions de l'actionnaire est de 5 000 $ US, les 5 000 $ US suivants ne sont pas imposables et ramènent le coût de base à zéro, et les derniers 15 000 $ US sont un gain. La société n'obtient aucune déduction.

Les solutions de rechange sont un billet signé avec des intérêts d'au moins le taux fédéral et de vrais remboursements, ou un remboursement avec l'argent de l'actionnaire. Comme le prêt dépasse la limite des petits prêts, un solde sans intérêts peut aussi entraîner des intérêts non facturés chaque année.

Une petite société de type S sous la limite du bilan

Une société de type S a des recettes de 180 000 $ US et un actif de fin d'année de 90 000 $ US. Les deux sont inférieurs à 250 000 $ US; elle peut donc répondre Oui à la question 11 de l'annexe B et omettre l'annexe L. Les 30 000 $ US que son propriétaire lui doit sont tout de même dans les livres. S'il s'agit d'un vrai prêt, ce montant dépasse la limite des petits prêts de 10 000 $ US; sans intérêts, il peut donc entraîner des intérêts non facturés chaque année. Réglez le solde avant qu'un prêteur ou un acheteur ne lise les livres.

Votre situation est différente?

• Un préparateur a signalé le solde, un prêteur ou un acheteur s'en informe, ou il remonte à des années sans billet, sans intérêts ou sans paie : qu'il soit remboursé, requalifié en salaires ou traité comme une distribution change les charges sociales, le coût de base des actions et les déclarations déjà produites. Cela exige de mettre côte à côte le grand livre, les déclarations produites et les registres de paie : voir l'aide en fiscalité des sociétés et l'aide en tenue de livres pour reconstituer le grand livre.
• Un actionnaire vit à l'extérieur des États-Unis : un dividende versé à un propriétaire non-résident peut faire l'objet d'une retenue, et la société, à titre d'agent de retenue, est responsable de l'impôt qu'elle aurait dû retenir (article 1461). Il faut d'abord déterminer si une annulation sans aucun versement en argent la déclenche. Une société qui a un propriétaire étranger détenant 25 % ou plus déclare les prêts avec ce propriétaire sur le formulaire 5472, et une production manquée entraîne une pénalité de 25 000 $. Une société de type S ne peut pas avoir d'actionnaire qui est un étranger non-résident (article 1361(b)(1)(C)). Réglez cette question avant d'annuler le solde : voir se verser une rémunération comme propriétaire étranger et retenues omises sur des paiements à l'étranger.
• Vous voulez un vrai prêt à partir de maintenant : lisez emprunter à sa propre société.
• Le solde est surtout composé de factures personnelles payées par la société de type S : voir une société de type S qui paie des dépenses personnelles. Pour une société de type C, voir une société de type C qui paie des dépenses du propriétaire.
• Vous avez prêté de l'argent à la société, et non l'inverse : voir prêts d'un actionnaire à une société de type S.
• Vous êtes au Canada : un autre ensemble de règles s'applique; voir prêts aux actionnaires au Canada.
• Vous avez pris plus que le coût de base de vos actions : voir distributions supérieures au coût de base.