EIN d'une LLC à membre unique : en faut-il un? SSN ou EIN sur le W-9

Ai-je besoin d'un EIN pour ma LLC à membre unique sans employés?

Pas pour l'impôt fédéral sur le revenu. Une LLC à propriétaire unique qui n'a fait aucun choix de société ni de société de type S est une « entité ignorée » : l'IRS traite son revenu comme le vôtre. Si elle est détenue par une personne américaine et n'a ni employés ni impôt d'accise à déclarer, elle n'a pas besoin de son propre numéro d'identification de l'employeur (EIN) et utilise plutôt votre nom et votre numéro (IRS : LLC à membre unique; IRS : Entities 2). La page générale de l'IRS sur l'EIN range les LLC parmi les entités qui en ont besoin, et sa page sur les LLC à membre unique dit que la plupart des nouvelles devront en obtenir un, mais cette même page et la foire aux questions prévoient cette exception (IRS : EIN).

Votre cas se complique quand vous embauchez, choisissez le statut de société de type S (un choix qui a sa propre paie et sa propre déclaration), recevez des 1099 sous des numéros différents, ou que le propriétaire vit hors des États-Unis.

À rassembler avant de décider : le document de constitution approuvé par l'État (pour la dénomination légale exacte), votre SSN ou ITIN, l'adresse de la LLC, si vous prévoyez d'embaucher ou de faire un choix, et la liste des clients et plateformes qui ont votre W-9.

Devrais-je quand même obtenir un EIN, par exemple pour ouvrir un compte bancaire?

Oui, si votre banque ou votre État en demande un. L'IRS dit qu'une LLC à membre unique ignorée peut obtenir un EIN si elle en a besoin pour ouvrir un compte bancaire ou si le droit fiscal de l'État l'exige (IRS : LLC à membre unique). L'EIN est gratuit auprès de l'IRS; l'IRS met en garde contre les sites Web qui en font payer un (IRS : obtenir un EIN).

Un EIN au nom de la LLC ne remplace pas votre SSN sur les W-9 des clients ni sur votre propre déclaration; seul un EIN délivré à vous comme entrepreneur individuel peut remplacer votre SSN sur un W-9. Le revenu de la LLC va quand même sur votre formulaire 1040, habituellement à l'annexe C. Ce qu'une banque demande à l'ouverture du compte est expliqué dans comptes bancaires d'entreprise pour une LLC.

Sur un W-9, dois-je donner mon SSN ou l'EIN de la LLC?

Si vous détenez seul la LLC et qu'elle n'a fait aucun choix de société ni de type S, donnez votre SSN, ou un EIN délivré à vous personnellement comme entrepreneur individuel. Ne donnez pas l'EIN de la LLC, même si elle en a un. L'IRS dit qu'une LLC ignorée détenue par un particulier fournit « le SSN ou l'EIN du propriétaire, et non l'EIN de la LLC » (IRS : LLC à membre unique). Le formulaire W-9 ajoute que vous pouvez utiliser l'un ou l'autre numéro, mais que l'IRS encourage le SSN; un étranger résident qui ne peut pas obtenir de SSN inscrit un ITIN dans l'espace du SSN (IRS : formulaire W-9).

Omettre de donner à un demandeur votre numéro exact peut coûter 50 $ par manquement, sauf motif raisonnable (IRS : formulaire W-9). Pour les LLC imposées comme une société de personnes ou une société, voyez le tableau du W-9 dans comment les LLC sont imposées.

L'EIN de la LLC et mon propre EIN sont-ils des numéros différents?

Oui. Un EIN délivré à vous comme entrepreneur individuel vous appartient, et un entrepreneur individuel n'a besoin que d'un seul EIN quel que soit le nombre d'entreprises ou de noms commerciaux qu'il exploite (IRS : instructions du formulaire SS-4). Un EIN délivré à la LLC est au nom légal de la LLC. Vous pouvez utiliser votre EIN d'entrepreneur individuel pour une LLC à membre unique seulement tant qu'elle n'a pas d'employés, ne doit pas d'impôt d'accise et n'a pas choisi le statut de société ou de type S; ensuite, la LLC a besoin d'un EIN à son propre nom (IRS : avez-vous besoin d'un nouvel EIN?; IRS : Entities 2).

Le passage d'une entreprise individuelle ayant son propre EIN à une nouvelle LLC est expliqué dans d'entrepreneur individuel à LLC.

Un client ou une plateforme insiste pour avoir l'EIN de la LLC, ou un 1099 est arrivé sous celui-ci : que faire?

Envoyez un W-9 avec votre nom à la ligne 1, le nom de la LLC à la ligne 2 et votre SSN ou votre propre EIN; l'IRS dit aux payeurs de déclarer une LLC à propriétaire unique exactement de cette façon. Si un 1099 indique déjà l'EIN de la LLC, demandez au payeur un formulaire corrigé; l'IRS encourage les payeurs à corriger un numéro erroné mais ne l'exige pas toujours (IRS : instructions des déclarations de renseignements). Dans les deux cas, le revenu est le vôtre et va sur votre propre déclaration, habituellement à l'annexe C.

Une discordance peut vous coûter de l'argent. Si l'IRS avise un payeur que le nom et le numéro qu'il a produits sont erronés, par exemple votre nom personnel avec l'EIN de la LLC, vos paiements peuvent devenir assujettis à la retenue de réserve de 24 % (IRS : formulaire W-9). Le payeur peut alors vous envoyer un avis « B » qui demande un W-9 exact (IRS : instructions à l'intention du demandeur du formulaire W-9). Répondre rapidement peut empêcher la retenue de commencer; après un premier avis, le payeur doit l'arrêter dans les 30 jours civils de la réception de votre W-9 signé et exact. Un deuxième avis dans les trois années civiles exige plutôt une preuve : la lettre 147C de l'IRS pour un EIN, la lettre 685C de l'IRS pour un ITIN, ou votre carte de sécurité sociale pour un SSN (IRS : Publication 1281).

Conservez les W-9 que vous avez envoyés, chaque 1099, vos factures et vos relevés de dépôt, et une note du numéro que détient chaque payeur. Pour un 1099-K erroné, voyez formulaires fiscaux de plateforme erronés ou corrigés; si un payeur ou une banque dit que votre nom et votre numéro ne concordent pas, voyez EIN retardé, perdu ou qui ne concorde pas. Le côté du payeur de la retenue de réserve est expliqué dans recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.

Quand l'EIN propre de la LLC devient-il obligatoire?

Quand la LLC embauche, doit certains impôts d'accise, choisit l'imposition comme société ou de type S, gagne un deuxième membre, ou a un propriétaire étranger (voyez le premier tableau). Pour l'emploi et ces impôts d'accise, l'IRS traite une LLC à membre unique comme une entité distincte même si son revenu reste sur votre déclaration (IRS : LLC à membre unique).

• Premier employé : les déclarations de paie, les dépôts et les W-2 utilisent le nom et l'EIN de la LLC. Votre bénéfice va toujours à votre annexe C sous votre SSN. Si la LLC a déjà un EIN à son propre nom, par exemple de la banque, utilisez-le : les instructions du SS-4 disent de ne pas faire de demande si vous avez déjà un EIN et ne faites qu'embaucher, et une entité ne devrait avoir qu'un seul EIN (IRS : instructions du formulaire SS-4; IRS : EIN). Si l'impôt retenu sur les salaires reste impayé, l'IRS peut le recouvrer auprès de vous personnellement quand vous étiez responsable de le payer et ne l'avez volontairement pas fait (la pénalité de recouvrement des fonds en fiducie, IRC article 6672; IRS : TFRP). Votre propre rémunération de propriétaire est une question distincte : voyez salaire de votre propre LLC à membre unique et mettre en place la paie.
• Impôts d'accise : la LLC utilise son nom et son EIN pour s'inscrire avec le formulaire 637, produire les formulaires 720, 730, 2290 et 11-C, et demander des remboursements avec le formulaire 8849 (IRS : LLC à membre unique).
• Choix de société de type C ou S : une LLC à membre unique qui fait le choix a besoin de son propre EIN, et le formulaire 2553 demande l'EIN de l'entité (IRS : Entities 2; IRS : instructions du formulaire 2553). Une LLC qui en a déjà un le garde (IRS : avez-vous besoin d'un nouvel EIN?). À partir de la date du choix, le W-9 indique le nom de la LLC à la ligne 1, la case LLC avec le code C ou S, et l'EIN de la LLC; donnez aux payeurs un nouveau W-9 quand le nom ou le numéro au dossier change (IRS : formulaire W-9). L'opportunité du choix est traitée dans faut-il choisir le statut de société de type S.
• Deuxième membre : une LLC américaine de deux membres ou plus est par défaut une société de personnes et a besoin de son propre EIN (IRS : Entities 2). Voyez ajouter un membre à votre LLC.

Comment demander un EIN pour une LLC à un seul membre avec le formulaire SS-4?

Constituez d'abord la LLC auprès de l'État, puis faites la demande gratuitement sur le site de l'IRS. La demande en ligne fonctionne quand l'établissement principal de l'entreprise est aux États-Unis et que la partie responsable a un SSN ou un ITIN; elle doit être terminée en une seule séance et expire après 15 minutes d'inactivité. L'IRS délivre un EIN par partie responsable par jour (IRS : obtenir un EIN; IRS : instructions du formulaire SS-4). En ligne, vous répondez à des questions au lieu de remplir des lignes; le tableau utilise les numéros de ligne du formulaire papier.

Un couple marié qui est le seul propriétaire de la LLC, vit dans un État de biens communautaires et choisit le traitement d'entité ignorée inscrit aussi 1 membre; ailleurs, la LLC d'un couple est une société de personnes (IRS : instructions du formulaire SS-4; IRS : LLC à membre unique). Vous pouvez utiliser le nouvel EIN tout de suite pour ouvrir un compte bancaire; la vérification de numéro de l'IRS, la production électronique et les dépôts électroniques peuvent prendre jusqu'à 2 semaines (IRS : EIN).

Déclarez un changement de partie responsable sur le formulaire 8822-B dans les 60 jours (IRS : à propos du formulaire 8822-B). Sans SSN ni ITIN, voyez obtenir un EIN sans SSN; pour une demande bloquée ou un numéro perdu, voyez EIN retardé, perdu ou qui ne concorde pas.

Obtenir un EIN change-t-il la façon dont ma LLC est imposée?

Non. Un EIN est un numéro d'identification, non un choix fiscal. Une LLC à propriétaire unique reste ignorée, sauf si elle produit le formulaire 8832 pour être imposée comme une société, ou le formulaire 2553 pour être imposée comme une société de type S; le formulaire 2553 seul suffit pour le statut de type S (IRS : LLC à membre unique; IRS : instructions du formulaire SS-4).

Le formulaire 2553, avec votre consentement signé de propriétaire, est dû dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition où il doit prendre effet, ou à tout moment de l'année d'imposition précédente (IRS : instructions du formulaire 2553). Le formulaire 8832 peut prendre effet au plus 75 jours avant ou 12 mois après sa production. L'un ou l'autre choix est traité comme votre transfert des actifs et des dettes de la LLC à une nouvelle société contre ses actions (IRS : formulaire 8832); si les dettes dépassent votre base fiscale dans ces actifs, ce transfert peut créer un gain imposable (IRC article 357(c)).

La case cochée à la ligne 9a du formulaire SS-4 ne fait pas le choix : elle indique à l'IRS quelle déclaration vous prévoyez de produire, et le choix est un formulaire distinct. Si vous cochez Corporation et écrivez 1120-S, l'IRS traite la LLC comme un déclarant du formulaire 1120 jusqu'à ce qu'il reçoive et approuve le formulaire 2553 (IRS : instructions du formulaire SS-4). Pour vérifier ce que l'IRS a au dossier, voyez comment l'IRS classe votre LLC.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains. Ils suivent la LLC à membre unique d'une photographe sur trois ans.

Année 1 : aucun employé, et la banque demande un EIN

La banque demande l'EIN de la LLC; la propriétaire en fait donc la demande gratuitement en ligne et coche Other, « Disregarded entity », à la ligne 9a. Les W-9 des clients montrent toujours son nom à la ligne 1, la LLC à la ligne 2, la case Individual/sole proprietor et son SSN. Son bénéfice de 50 000 $ va à l'annexe C, et la ligne D reste vide parce que l'EIN n'a été obtenu que pour la banque.

Année 2 : le premier employé

La LLC embauche un assistant à 30 000 $ par année. Les déclarations de paie, les dépôts et le W-2 de l'assistant utilisent le nom de la LLC et le même EIN que l'année 1; elle ne refait pas la demande. Son bénéfice va toujours à l'annexe C sous son SSN, maintenant avec l'EIN de la LLC à la ligne D parce que la LLC produit ses déclarations d'emploi sous celui-ci, et les W-9 des clients ne changent pas.

Année 3 : un choix de société de type S

La LLC produit le formulaire 2553 au plus tard le 15 mars de l'année 3, avec effet au 1er janvier de l'année 3, et garde son EIN. Elle envoie à chaque client un nouveau W-9 : le nom de la LLC à la ligne 1, la case LLC avec le code S, et l'EIN de la LLC. L'entreprise produit maintenant le formulaire 1120-S, et sa propre rémunération suit les règles de la société de type S décrites dans salaire de votre propre LLC à membre unique.

Votre situation est différente?

• Vous êtes sur le point d'embaucher votre premier employé : mettez d'abord en place l'EIN de la LLC et les comptes de paie avec mettre en place la paie et l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vous songez à un choix de société de type S : le W-9 et la déclaration changent à la date du choix, tandis qu'une LLC qui a son propre EIN le garde; voyez faut-il choisir le statut de société de type S et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vos 1099 sont arrivés sous des numéros différents : associez chaque formulaire à vos livres avec formulaires fiscaux de plateforme erronés ou corrigés et l'aide en tenue de livres.
• Vous aviez déjà un EIN d'entrepreneur individuel : voyez d'entrepreneur individuel à LLC.
• Le propriétaire n'est pas une personne américaine : voyez la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.
• Vous n'avez ni SSN ni ITIN : voyez obtenir un EIN sans SSN.
• Vous ne savez pas comment l'IRS a classé votre LLC : voyez comment l'IRS classe votre LLC.
• Votre conjoint détient la LLC avec vous : voyez les LLC de conjoints et de familles.