Passer d'entreprise individuelle à LLC : EIN, W-9, banque, impôts

Peut-on convertir une entreprise individuelle en LLC?

Pas directement. Une entreprise individuelle est une entreprise que vous détenez seul sans constituer d'entité (IRS); il n'y a donc rien à convertir. Vous constituez une nouvelle LLC auprès de votre État et vous y transférez l'entreprise. La LLC existe à partir de la date d'effet du dépôt auprès de l'État. Pour l'impôt fédéral sur le revenu, une LLC à propriétaire unique est ignorée comme entité distincte de vous (une « entité ignorée »), sauf si elle choisit d'être imposée comme une société (IRS : LLC à membre unique).

Le changement cesse d'être courant lorsque l'entreprise a des employés à la paie, qu'un conjoint ou un associé détiendra une partie de la LLC, que votre État impose les LLC (c'est le cas de la Californie et du Texas), que vous prévoyez choisir le statut de société de type S, ou que de l'équipement fait l'objet de prêts. Réunissez votre lettre d'EIN actuelle et vos comptes de paie, vos contrats avec les clients, vos licences et permis, votre compte de taxe de vente, vos polices d'assurance et la liste de l'équipement, des véhicules et des stocks que vous transférerez.

Dans quel ordre transférer les choses vers la LLC?

Constituez d'abord la LLC, réglez la question de l'EIN, ouvrez le compte bancaire, puis transférez tout ce qui porte le nom de l'entreprise. Le guide de constitution étape par étape traite du dépôt auprès de l'État.

Fermez les anciens comptes d'entrepreneur individuel, comme la taxe de vente et la paie, seulement après avoir produit leurs dernières déclarations; gardez votre propre EIN actif tant que des clients le reçoivent sur votre W-9.

Ai-je besoin d'un nouvel EIN quand mon entreprise individuelle devient une LLC?

Pas toujours. L'IRS permet à une LLC à propriétaire unique d'utiliser votre EIN d'entrepreneur individuel, ou de déclarer sous votre SSN, tant qu'elle n'a aucun employé, ne doit aucune taxe d'accise fédérale (comme celle sur les camions lourds) et ne choisit pas le statut de société ou de société de type S (IRS : avez-vous besoin d'un nouvel EIN?). Vous ne produisez rien auprès de l'IRS pour conserver ce traitement : une LLC à propriétaire unique est ignorée par défaut (26 CFR 301.7701-3).

Un EIN ne change pas la façon dont la LLC est imposée. Pour savoir comment le demander et quel numéro va où, voyez EIN d'une LLC à membre unique.

Qu'advient-il de mon ancien EIN et de la paie si j'ai des employés?

Votre EIN d'entrepreneur individuel reste le vôtre : l'IRS n'annule jamais un EIN, mais il le désactive si vous envoyez une lettre le demandant, une fois que toutes les déclarations exigibles sous cet EIN sont produites et que ses impôts sont payés (IRS). Les employés passent à la LLC, car une LLC à propriétaire unique est un employeur distinct pour l'impôt sur l'emploi et doit déclarer et payer les salaires sous son propre nom et son propre EIN (IRS : LLC à membre unique).

• Le trimestre du changement : lorsqu'une entreprise est transférée en cours de trimestre, chaque employeur produit le formulaire 941 pour les seuls salaires qu'il a versés (instructions du formulaire 941).
• La dernière déclaration de l'ancien compte : cochez la ligne 17 du dernier formulaire 941, inscrivez la dernière date de versement de salaires et joignez une déclaration indiquant le nom de la LLC, sa forme d'entreprise, le genre et la date du changement, ainsi que le nom et l'adresse de la personne qui conserve les registres de paie (instructions du formulaire 941). Cochez la case d du dernier formulaire 940 (instructions du formulaire 940). Les formulaires W-2 pour les salaires de l'ancien compte sont alors remis aux employés au plus tard à l'échéance du dernier formulaire 941, et à la SSA au plus tard le dernier jour du deuxième mois suivant ce trimestre, sauf si la LLC reprend les formulaires W-2 de toute l'année pour les employés qu'elle garde (Rev. Proc. 2004-53). Si la LLC n'est pas considérée comme un employeur successeur, les copies pour la SSA sont aussi dues à l'échéance du dernier formulaire 941 (instructions du formulaire W-2). Si la LLC les reprend, les deux produisent l'annexe D (formulaire 941) (instructions).
• Plafonds de salaire : la LLC peut être considérée comme un employeur successeur, ce qui lui permet de compter les salaires déjà versés cette année dans les plafonds annuels de la cotisation de sécurité sociale et de l'impôt fédéral de chômage (FUTA) (Publication 15). Si c'est le cas, elle coche la case b de son formulaire 940 (instructions du formulaire 940). Vérifiez ce point avant la première paie de la LLC.
• Paie de l'État : déclarez le changement d'entité à votre État; la Californie, par exemple, le traite par son compte d'employeur en ligne (EDD).
• Vous : une LLC à propriétaire unique n'est pas votre employeur; vous n'êtes donc pas inscrit à sa paie et vous continuez de payer l'impôt sur le travail autonome (26 CFR 301.7701-2).
• Votre propre responsabilité : la LLC doit l'impôt sur sa paie, mais l'impôt retenu qu'elle ne verse pas peut vous être imputé personnellement, à hauteur de 100 % du montant impayé, si vous étiez responsable de le verser et ne l'avez pas fait volontairement (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). L'IRS dispose généralement de 3 ans à compter du 15 avril suivant l'année de paie, ou d'une production ultérieure, pour établir cette cotisation (26 U.S.C. 6501). Voyez pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Quel formulaire W-9 remettre aux clients après avoir constitué une LLC à membre unique?

Une LLC à propriétaire unique sans choix inscrit votre nom à la ligne 1 et le nom de la LLC à la ligne 2, coche votre propre classification (particulier ou entrepreneur individuel) à la ligne 3a, et non la case « LLC », et indique votre SSN (ou ITIN) ou votre propre EIN, et non l'EIN de la LLC (formulaire W-9). Le numéro doit correspondre au nom inscrit à la ligne 1; une discordance peut amener le payeur à appliquer une retenue de réserve de 24 % sur les paiements (instructions du demandeur).

Une fois que la LLC choisit le statut de société ou de société de type S, son propre nom figure à la ligne 1, avec son propre EIN. Durant l'année du changement, certains formulaires 1099 peuvent arriver à votre nom et d'autres au nom de la LLC; tous appartiennent à la même annexe C (IRS : LLC à membre unique). Si un payeur déclare par erreur sous l'EIN de la LLC, voyez EIN d'une LLC à membre unique.

Qu'est-ce qui change dans ma déclaration de revenus après avoir constitué une LLC à membre unique?

Pour une LLC à propriétaire unique sans choix, la déclaration fédérale reste la même : annexe C, avec l'impôt sur le travail autonome sur le bénéfice, comme pour un entrepreneur individuel (IRS : LLC à membre unique). Comme l'entreprise est la même avant et après la LLC, une seule annexe C couvre généralement toute l'année.

• Ligne D : inscrivez l'EIN de la LLC seulement s'il a été délivré pour la paie, la taxe d'accise ou certaines autres déclarations, ou pour un régime de retraite admissible; un EIN que la LLC a obtenu uniquement pour sa banque n'y va pas (instructions de l'annexe C).
• Recettes brutes : incluez chaque formulaire 1099 reçu, sous l'un ou l'autre nom.
• Impôt sur le travail autonome : inchangé, sauf si la LLC choisit le statut de société de type S ou de type C.
• Déclaration d'État : certains États obligent la LLC à produire sa propre déclaration même si l'IRS l'ignore; la Californie exige le formulaire 568 chaque année (FTB).

Dois-je de l'impôt pour transférer de l'équipement, des véhicules ou des stocks dans ma LLC?

Généralement non, pas d'impôt fédéral sur le revenu, si la LLC a un seul propriétaire et aucun choix. Ses activités sont traitées comme les vôtres, comme pour une entreprise individuelle (26 CFR 301.7701-2); le transfert d'actifs n'est donc pas une vente. L'amortissement se poursuit selon le même calendrier et le même coût de base.

L'impôt de l'État peut différer. La Californie avertit que certains changements de propriété comprennent des transferts imposables de marchandises et demande aux propriétaires de la contacter d'abord (CDTFA). Les titres de propriété de véhicules et les prêts peuvent exiger l'accord de l'organisme des véhicules automobiles ou du prêteur. Transférer l'entreprise à une société, ou à une LLC avec un deuxième propriétaire, est une autre question fiscale : voyez changer la structure de votre entreprise.

Qu'est-ce qui change si un conjoint ou un associé se joint à la LLC en même temps?

Une LLC à deux propriétaires ou plus est une société de personnes par défaut (26 CFR 301.7701-3). À partir de la date où les deux la détiennent, l'entreprise produit le formulaire 1065 (instructions du formulaire 1065), chaque propriétaire reçoit une annexe K-1, et la société de personnes a besoin de son propre EIN. Le revenu gagné avant cette date reste dans l'annexe C du propriétaire initial.

Des conjoints qui détiennent une LLC en biens communs selon le droit de l'État peuvent choisir de la traiter comme une entité ignorée ou comme une société de personnes; dans les autres États, une LLC détenue par des conjoints produit sa déclaration comme société de personnes (IRS : LLC à membre unique). Voyez LLC de conjoints et de famille.

Ma nouvelle LLC devrait-elle choisir le statut de société de type S maintenant?

Pas automatiquement. Le choix de société de type S ajoute une paie pour vous et une déclaration de société distincte; il est donc rentable ou non selon votre bénéfice et le salaire que vous devez vous verser. Une LLC fait le choix en produisant le formulaire 2553, sans formulaire 8832, au plus tard 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition où le choix prend effet (instructions du formulaire 2553). Pour une nouvelle LLC, cette première année d'imposition commence à la première des dates où elle a eu des propriétaires ou des actifs ou a commencé ses activités; le compte à rebours est donc peut-être déjà commencé. Un choix tardif peut tout de même être accepté pour un motif raisonnable, généralement dans les 3 ans et 75 jours suivant la date de début voulue (instructions du formulaire 2553; allègement pour un choix de société de type S tardif). Le choix vous traite comme si vous apportiez les actifs et les dettes de la LLC à une société en échange de ses actions, ce qui peut créer un gain imposable si les dettes dépassent le coût de base fiscal des actifs (26 CFR 301.7701-3; 26 U.S.C. 357). Voyez le choix de société de type S est-il rentable et société de type S dès le premier jour.

Quels coûts d'État commencent quand je constitue une LLC?

Des frais de constitution et, dans de nombreux États, un rapport, des frais ou une taxe annuels qui s'appliquent aux LLC mais non aux entrepreneurs individuels. Deux exemples :

• Californie : toute LLC constituée ou exploitée en Californie paie une taxe annuelle de 800 $, dont la première est due dans les 15e jour du 4e mois suivant la date de son dépôt auprès du Secrétaire d'État, plus des frais de LLC dès que son revenu total en Californie atteint 250 000 $ (FTB). Voyez taxe minimale de la Californie et frais de LLC.
• Texas : les entreprises individuelles ne sont pas assujetties à la taxe de franchise, mais les LLC à membre unique le sont. Une LLC dont les revenus sont égaux ou inférieurs au seuil d'absence d'impôt de 2 650 000 $ produit tout de même un rapport d'information chaque année (Comptroller du Texas).

Pour les frais et les échéances de chaque État, voyez frais et rapports annuels des LLC par État.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Une photographe sans employé

Une photographe constitue une LLC à propriétaire unique en juillet. Sa banque demande un EIN; la LLC en obtient donc un. Son formulaire W-9 indique son propre nom à la ligne 1, la LLC à la ligne 2 et son SSN. Pour l'année, elle produit une seule annexe C qui montre un bénéfice de 60 000 $, de janvier à décembre, et laisse la ligne D vide, car l'EIN n'a pas été délivré pour la paie ou la taxe d'accise.

Un entrepreneur avec deux employés

Un entrepreneur constitue une LLC et obtient son EIN. Il paie ses deux employés sous son EIN d'entrepreneur individuel en juillet et sous l'EIN de la LLC à partir d'août. Pour le troisième trimestre, l'ancien EIN produit un dernier formulaire 941 pour les salaires de juillet et la LLC produit le formulaire 941 pour août et septembre. L'ancien compte produit un dernier formulaire 940 pour l'année. À moins que la LLC ne reprenne les formulaires W-2 de toute l'année, chaque employé en reçoit deux : un de l'ancien EIN pour juillet, dû à l'échéance du dernier formulaire 941, et un de la LLC à partir d'août. Son revenu reste dans une seule annexe C.

Une designer et son associé en affaires

Une designer et son associé constituent une LLC le 1er avril, chacun en détenant la moitié. De janvier à mars, les revenus restent dans l'annexe C de la designer. À partir du 1er avril, la LLC est une société de personnes : elle obtient son propre EIN et produit le formulaire 1065. Si elle gagne 80 000 $ en décembre et que les propriétaires se partagent le bénéfice également, l'annexe K-1 de chaque propriétaire indique 40 000 $.

Votre situation est différente?

• Vous avez des employés à la paie : les transférer à l'EIN de la LLC en cours d'année exige des déclarations finales et des vérifications des plafonds de salaire; obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Un conjoint ou un associé détiendra une partie de la LLC : voyez LLC de conjoints et de famille et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vous prévoyez choisir le statut de société de type S : le délai du formulaire 2553 peut commencer en même temps que la LLC; voyez société de type S dès le premier jour et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise avant l'échéance.
• Votre État impose les LLC : consultez frais et rapports annuels des LLC par État et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise avant l'échéance de la première déclaration ou du premier paiement d'État.
• Vos livres de l'année du changement sont répartis entre deux noms ou comptes : obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous passez à une société, ou des actifs font l'objet de prêts : voyez changer la structure de votre entreprise.
• Vous hésitez encore à constituer une LLC : voyez LLC ou entreprise individuelle et, si vous êtes payé sur des formulaires 1099, les entrepreneurs indépendants ont-ils besoin d'une LLC.
• Vous n'êtes ni citoyen ni résident américain : votre LLC est traitée comme une société pour la déclaration du formulaire 5472 (26 CFR 301.7701-2) et vous remettez aux clients un formulaire W-8, et non un W-9; voyez production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger et obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Votre entreprise est au Canada : voyez la liste de vérification pour passer d'entrepreneur individuel à société.