הכנסה עסקית בחשבון בנק אישי: איך רושמים אותה

האם אני עדיין מדווח על הכנסה עסקית שנכנסה לחשבון האישי שלי?

כן. מדווחים על הכנסה עסקית בכל חשבון שמקבל אותה. הכנסה ברוטו היא כל הכנסה מכל מקור, IRS אומר שהכנסה עסקית עשויה לכלול הכנסה ממכירת מוצרים או שירותים, והוראות Schedule C אומרות לדווח על כל ההכנסה מהעסק מכל המקורות. פרסום 334 רואה בתשלום הכנסה עסקית כשהוא לא היה משולם בלי העסק.

החשבון משנה את הספרים, לא את המס. בשיטת מזומן (סופרים הכנסה כשהכסף מגיע והוצאות כשמשלמים אותן), הכנסה נספרת כשמקבלים אותה, כולל כשהיא נזקפת לחשבון שלכם או עומדת לרשותכם בלי הגבלה (פרסום 334; ⁦26 CFR 1.451-2⁩). תשלום שנכנס לחשבון העו״ש האישי שלכם התקבל לכל המאוחר באותו יום, לא ביום שבו אתם מעבירים אותו אחר כך. אם הפלטפורמה כבר זקפה את הכסף ליתרה שאפשר למשוך בלי הגבלה, ייתכן שהוא נספר מוקדם יותר, ולכן סוף השנה הוא המקום שבו זה חשוב. בשיטת צבירה הכנסה נספרת בדרך כלל בשנה שבה הושגה (פרסום 334; ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה).

רשמו כל מכירה פעם אחת כהכנסה עסקית והתייחסו לחשבון האישי ככסף שלכם; הצעדים בסעיף הבא.

המצב אינו פשוט אם אחד מאלה נכון:

• העסק הוא LLC עם שני חברים או יותר, שותפות או חברה. ההכנסה היא של הישות, לא שלכם.
• כסף של לקוחות עבר בחשבון אישי שנה או יותר, או שאי אפשר לדעת אילו הפקדות הן עסקיות.
• ייתכן שבדוח שהוגש חסרה הכנסה.
• ההפקדות לא מתיישבות עם מכירות, עם דוחות תשלומים או עם טפסי 1099.
• IRS כתב לכם על הכנסה שאינה תואמת למה שדווח.
• לקוחות שילמו לחשבון שאינו שלכם בלבד (של בן או בת זוג, של קרוב משפחה, של חבר או חשבון משותף).
• החשבון האישי נמצא מחוץ לארה״ב, או שלקוחות משלמים במטבע אחר.

מה לאסוף: דוחות מכירות ותשלומים מכל פלטפורמה, דפי חשבון מכל חשבון שקיבל כסף מלקוחות, טפסי ⁦1099-K⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩, רישומים של מס מכירה שנגבה, וחשבונות עסקיים ששילמתם מהחשבון האישי.

איך רושמים תשלום לקוח או העברה שהופקדו בחשבון האישי שלי?

רשמו את המכירה פעם אחת כהכנסה עסקית, ואז התייחסו לחשבון האישי ככסף של הבעלים: משיכת בעלים כשכסף עסקי נכנס אליו, והזרמת הון כשכסף של הבעלים משלם חשבון עסקי. משיכת בעלים היא כסף עסקי שאתם לוקחים לעצמכם; הזרמת הון היא כסף שלכם שהכנסתם לעסק. אין מוסיפים את החשבון האישי לספרים: חשבון משיכות הבעלים תופס את מקומו. זה מתאים לעסק יחידני או ל-⁠LLC עם חבר יחיד שמסים כחלק מהדוח של הבעלים (IRS); סוגי ישויות אחרים בהמשך.

1. סמנו את הפקדות הלקוחות בדף החשבון האישי. השאירו בחוץ משכורות, מתנות, החזרים והעברות.
2. אם חשבונית או רישום של מעבד התשלומים כבר רשמו את המכירה, החילו את התשלום על היתרה הזאת ואל תזכו שוב את המכירות. אחרת רשמו את המכירה בחשבון מכירות בסכום ברוטו, בתאריך שבו היא נספרת לפי שיטת הספרים שלכם (יום הקבלה, בשיטת מזומן). העברה קטנה מהמכירות שמאחוריה: IRS אומר שסכום התשלום ברוטו אינו מופחת בעמלות, זיכויים, החזרים, משלוח או הנחות, ולכן רשמו אותם בנפרד. מס מכירה שהוטל על הקונים ושעליכם לגבות ולהעביר אינו חלק מהתקבולים ברוטו; רשמו אותו כחוב למדינה (רישומים למס מכירה). אם המדינה מטילה את המס עליכם כמוכרים, הוראות Schedule C כוללות את הסכום שגביתם בתקבולים ברוטו ומנכות את המס; שאלו את רשות המסים של המדינה איזה מצב חל.
3. רשמו את הסכום המתאים בחשבון משיכות בעלים. פרסום 334 מתאר חשבון משיכות כחשבון נפרד להכנסה עסקית שמושכים להוצאות אישיות ומשפחתיות. העסק מעולם לא החזיק את המזומן הזה, ולכן הרישום מתייחס אליו כאילו התקבל בעסק ונלקח על ידי הבעלים.
4. שמרו את דוח התשלום ואת שורת דף החשבון. פרסום 583 אומר שרישומים יכולים לזהות את מקור התקבולים, כך שאפשר להפריד בין תקבולים עסקיים ללא עסקיים, ובין הכנסה חייבת במס לפטורה.

משיכות והזרמות הון מזיזות רק את ההון העצמי (חלקו של הבעלים בעסק), ולכן הן אף פעם לא משנות רווח. חלק מאנשי הנהלת החשבונות מחזיקים במקום זאת את הכסף בחשבון “חייב על ידי הבעלים” עד שהוא מגיע לחשבון העסק; הרווח יוצא אותו דבר. בחרו שיטה אחת והשתמשו בה בכל חודש. מס מכירה שהוטל על קונים ושעליכם להעביר נרשם בחשבון מס מכירה לתשלום, לא במכירות. כדי להתאים כל העברה למכירות, לעמלות, להחזרים ולעתודות שמאחוריה, ראו התאמת מכירות ותשלומים שהועברו.

איך רושמים חשבון עסקי או תשלום בכרטיס אשראי ששולמו מהחשבון האישי שלי?

בעסק יחידני או ב-⁠LLC עם חבר יחיד שמסים כחלק מהדוח שלכם, רשמו כל חשבון עסקי בקטגוריה הרגילה שלו כעלות עסקית, וזכו את חשבון הזרמת ההון מהבעלים. החשבון ששילם אינו קובע אם ההוצאה מותרת בניכוי. עלות מותרת בניכוי רק אם היא רגילה והכרחית, ופרסום 583 מונה את החשבונות ששולמו, החשבוניות, הקבלות והשיקים שנפרעו שתומכים בה. הוראות Schedule C מוציאות הוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה.

חשבון שרק חלקו עסקי, כמו טלפון, נרשם רק בחלק העסקי שלו (הוצאות לשימוש מעורב). חשבונות אישיים ששולמו מחשבון העסק נרשמים בחשבון משיכות הבעלים (הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק).

אם הכסף משלם כרטיס אשראי עסקי, החיובים כבר נרשמו כעלויות כשבוצעו. התשלום עצמו אינו הוצאה נוספת: הוא מקטין את יתרת הכרטיס, וצידו השני הוא הזרמת ההון מהבעלים (תשלומי כרטיס אשראי בספרים).

שותפות או חברה שונות. בעלים ששילם את החשבון של הישות מכספו אינו מקנה אוטומטית לישות את הניכוי: הוראות Schedule E מאפשרות לשותף לנכות הוצאות שותפות שלא הוחזרו רק אם הסכם השותפות חייב אותו לשלם אותן, וחשבון של חברה ששילם בעלים עשוי להירשם כהלוואת בעל מניות או כהזרמת הון, בעוד שהוצאות העבודה של הבעלים עצמו כפופות לכללי החזר הוצאות. ראו הוצאות LLC ששילם שותף מכיסו והוצאות של חברת S שלא הוחזרו.

אפשר להפקיד בחשבון האישי שלי שיק שנרשם על שם העסק?

אם בנק מקבל זאת תלוי במדיניות הבנק עצמו, לא בכללי המס לדיווח על ההכנסה, ולכן שאלו את הבנק לפני ההפקדה.

לצורכי מס החשבון לא משנה. בשיטת מזומן, שיק הוא הכנסה כשמקבלים אותו: קבלת שיק תקף עד סוף שנת המס היא הכנסה באותה שנה גם אם אי אפשר להפקיד אותו עד השנה הבאה. רשמו אותו כמכירה וכמשיכת בעלים, כמו בטבלה למעלה, וציינו את מקור השיק ברישום ההפקדה (פרסום 583).

שיק שנרשם לפקודת שותפות או חברה הוא הכנסה של אותה ישות. הספרים והדוח שלה עדיין צריכים להציג אותו, ומה שהבעלים מחזיק אחר כך הוא השאלה שבסעיף הישויות למטה. אם הבנק מסרב לקבל את ההפקדה, או שאתם מעדיפים לא לערבב כספים, פתחו חשבון עסקי והפקידו שם.

איך מעבירים את הכסף לחשבון העסק בלי לספור אותו כהכנסה פעמיים?

השאירו את ההכנסה בתקופה שאליה שיטת הספרים מחייבת, ואז רשמו את ההעברה כהזרמת הון מהבעלים, אף פעם לא כמכירה. זה נכון לבעל עסק יחידני או ל-⁠LLC עם חבר יחיד שרשם את הקבלה כמשיכה; אם רשמתם אותה כ“חייב על ידי הבעלים”, ההעברה מנקה את היתרה הזאת. בשותפות או בחברה, כסף שמוכנס כנגד יתרת חוב לישות מנקה גם הוא את היתרה (ראו בסעיף הישויות למטה). אותם דולרים מופיעים פעמיים בנתוני הבנק: פעם כתשלום לקוח בחשבון האישי, ופעם כהפקדת “העברה” בחשבון העסק. רק הראשונה היא הכנסה.

מדריך הבדיקות של IRS פועל באותו אופן מהצד השני. כש-⁠IRS מעריך הכנסה לפי הפקדות בבנק, הוא סופר הפקדות לחשבונות עסקיים ואישיים שנישום שולט בהם, ואז מסיר העברות בין חשבונות, שלדבריו אינן תקבולים נוספים.

בתוכנת הנהלת חשבונות, סווגו שורה מהייבוא האוטומטי מהבנק שכתוב בה “העברה מחשבון אישי” כהזרמת הון מהבעלים (או כניקוי יתרת החייב על ידי הבעלים, אם אתם משתמשים בשיטה הזאת), והעברה מחשבון העסק לחשבון האישי כמשיכת בעלים. אם סיווגתם את ההעברה כמכירות, ההכנסה נספרת פעמיים (הכנסה שנספרה פעמיים).

אפשר להעביר חלק מהכסף, או להעביר אותו חודשים אחר כך. המכירות נשארות רשומות במלואן בתקופה ששיטת הספרים מחייבת, לא משנה מה אתם מעבירים אחר כך. בשיטת מזומן, תשלום שמגיע אליכם ב-⁠30 בדצמבר הוא הכנסה של אותה שנה גם אם אתם מעבירים אותו בינואר, ויתרה לא מוגבלת אצל מעבד התשלומים מדצמבר עשויה להיספר אף מוקדם יותר (פרסום 334). בשיטת צבירה המכירה אולי כבר נרשמה, והתשלום מסדיר אותה.

האם טופס ⁦1099-K⁩ שלי תואם למה שהספרים מציגים?

לא שורה אחר שורה. טופס ⁦1099-K⁩ מציג תשלומים ברוטו, כולל מס מכירה שגביתם ומשלוח; הספרים שלכם מציגים מכירות בלי מס מכירה שהוטל על הקונים ושעליכם להעביר, פחות החזרים, ועם עמלות כהוצאות. IRS אומר שתיבה 1a היא לא מותאמת לעמלות, זיכויים, החזרים, משלוח, שווה מזומן או הנחות. היא מדווחת על התשלומים שהתקבלו אצל הנמען ששמו מופיע עליה. אם למשלם או לפלטפורמה לא היה מספר זיהוי מס תקף שלכם, ייתכן שניכו מס גיבוי, שמופיע בתיבה 4; זה מס ששולם כבר בשמכם, לא עמלה ולא הפחתה של מכירות.

טופס יכול להיות חסר, כפול, על שם או מספר שגויים, או לכלול מתנות והחזרים מחברים. מדווחים על הכנסה בין אם הגיע טופס ובין אם לא (IRS). ראו סף הדיווח של ⁦1099-K⁩, טופס שגוי או מתוקן ותשלומים אישיים בטופס. תשלום אחד יכול להופיע גם בטופס ⁦1099-NEC⁩; ההכנסה עדיין נספרת פעם אחת (אותה הכנסה בשני טפסי מס). הגשר צעד אחר צעד מהפקדות לטופס נמצא בהתאמת מכירות ותשלומים שהועברו.

ומה אם העסק הוא LLC, שותפות או חברה?

ההכנסה שייכת לנישום שהעסק הוא, לא לחשבון שאליו היא נכנסת, וזה קובע מה אומרת החזקה של בעלים בכסף. נושא 407 מפרט איך כל סוג מגיש דוח (IRS).

LLC עם חבר יחיד שבבעלות חברה או שותפות מדווח במקום זאת בדוח של אותו בעלים (IRS). LLC שכולו בבעלות בני זוג כרכוש משותף לפי חוק המדינה עשוי להיחשב חלק מהדוח שלהם או כשותפות, ושינוי עמדה מאוחר יותר נחשב להסבת הישות; כשבני זוג מחזיקים בו במקום אחר, הוא מגיש כשותפות (IRS). בני זוג שמחזיקים יחד עסק לא מתאגד מחוץ ל-⁠LLC, שניהם משתתפים באופן מהותי ומגישים דוח משותף, יכולים לבחור להיות מיזם משותף מזכה (qualified joint venture) ולהגיש כל אחד Schedule C במקום טופס 1065 (הוראות Schedule C).

שותפות מדווחת על התקבולים ברוטו שלה בשורה 1a של טופס 1065, וחברת S בשורה 1a של טופס ⁦1120-S⁩, בכל חשבון שקיבל את המזומן.

שותפים: הספרים צריכים להציג כסף של לקוחות שמוחזק אצל שותף אחד כחוב לשותפות, או כחלוקה לאותו שותף. חלוקה היא משיכה מחשבון ההון של אותו שותף (חלקו המצטבר בעסק) ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ (הוראות טופס 1065), ולכן הבחירה משנה את ה-⁠⁦K-1⁩. קבעו עם השותפים האחרים ועם מי שמכין את הדוח איזה טיפול חל, לפני שהדוח מוכן (חשבונות הון של שותפים).

בעלי חברת S שעובדים בעסק: IRS מצביע על פסקי דין שבהם תשלומים שנקראו חלוקות או הלוואות לבעל מניות שהוא גם נושא משרה טופלו כשכר. אף עמוד של IRS לא מכריע איך מקרה נתון יסתיים; זה תלוי בעובדות ובמסמכים. ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות והלוואה מהחברה שלכם.

האם ערבוב כספים מחליש את ההגנה של LLC מפני אחריות אישית היא שאלה של חוק מדינה, לא כלל מס. שאלו עורך דין.

איך שומרים כסף עסקי בחשבון שמשמש רק לעסק?

הפכו את חשבון העסק למקום היחיד שבו כסף של לקוחות נכנס, ורשמו מאיפה הגיעה כל הפקדה. אם חייבים חשבון נפרד, ומה ערבוב כספים עושה להגנה של LLC מפני אחריות אישית, מופיע במדריך לחשבון בנק עסקי. פרסום 583 אומר שפתיחת חשבון עו״ש עסקי היא מהדברים הראשונים לעשות. שמרו אותו נפרד מהחשבון האישי, הפקידו בו את כל התקבולים היומיים, השתמשו בו רק לעסק, וציינו אם כל הפקדה היא הכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה.

1. פתחו את חשבון העסק. מה הבנק מבקש, כולל EIN, מופיע במדריך לחשבון בנק עסקי.
2. שנו את חשבון היעד של התשלומים בכל מעבד תשלומים, שוק מקוון ואפליקציית תשלום, והוסיפו את חשבון העסק לחשבוניות. אם העסק שינה מבנה, שם או מספר, הודיעו למעבד הכרטיסים מיד כדי שטופס ⁦1099-K⁩ יתאים לישות החדשה (IRS).
3. העבירו בהעברה אחת כל כסף של לקוחות שעדיין נמצא בחשבון האישי, ורשמו אותו כמתואר למעלה.
4. שלמו לעצמכם בהעברה מחשבון העסק. בעל עסק יחידני או LLC עם חבר יחיד רושם משיכה (רישום משיכות בעלים). תשלום לשותף הוא חלוקה או טיפול אחר ברמת השותף; בעלים של חברה מקבל שכר, חלוקה או הלוואה אמיתית, והדבר מוחלט לפני הרישום (ראו בסעיף הישויות למעלה). כסף שאתם מכניסים הוא הזרמת הון או הלוואה (הזרמת הון מהבעלים או הלוואה).
5. התאימו מדי חודש: דף חשבון, ספרים ודוחות תשלומים. פרסום 583 אומר להתאים את חשבון העו״ש כל חודש.

קשה להגן על הפקדות שאיש אינו מזהה. מדריך IRS אומר, בתיאור שיטת ההפקדות בבנק, שלהפקדות בבנק שלא זוהו יש מראית עין של הכנסה.

ומה אם שנים קודמות השמיטו את ההכנסה הזאת מדוח?

אם דוח שהוגש השמיט הכנסה עסקית, התקנה אומרת לתקן אותו. נישום שמגלה שפריט היה שייך להכנסה ברוטו בשנה קודמת צריך, אם זה בתוך תקופת ההתיישנות, להגיש דוח מתוקן ולשלם כל מס נוסף שחייב.

ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים אחרי הגשת דוח כדי לקבוע מס נוסף (⁦26 U.S.C. 6501⁩). התקופה הופכת ל-⁠6 שנים כשההכנסה שהושמטה היא יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו בדוח (בעסק, תקבולים לפני עלות המכר) או כשיותר מ-⁠⁦$5,000⁩ ממנה קשורים לנכס פיננסי זר. אין הגבלה אם לא הוגש דוח או שהדוח היה במרמה. עד כמה אחורה מתקנים, וקנסות וריבית, מופיעים בתיקון בגלל הכנסה שהושמטה בדוחות קודמים. הסכום לדיווח בא מדפי החשבון האישי ומדוחות התשלומים, חודש אחר חודש.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה, בדולרים אמריקאיים.

העברה מחנות מקוונת משלמת את כרטיס האשראי העסקי

בחנות מקוונת של בעל עסק יחידני יש ⁦US$2,150⁩ של מכירות בתקופה. מעבד התשלומים שומר ⁦US$150⁩ עמלות ומעביר ⁦US$2,000⁩ לחשבון העו״ש האישי של הבעלים. הכסף משמש לתשלום כרטיס האשראי העסקי, שכבר רשם את הרכישות העסקיות כעלויות.

• העברה: מכירות ⁦US$2,150⁩, עמלות עיבוד ⁦US$150⁩, משיכת בעלים ⁦US$2,000⁩.
• תשלום כרטיס מהחשבון האישי: יתרת הכרטיס יורדת ב-⁦US$2,000⁩, הזרמת הון מהבעלים ⁦US$2,000⁩.

ההכנסה נרשמת פעם אחת, ב-⁠⁦US$2,150⁩. המשיכה וההזרמה מבטלות זו את זו, ושום דבר אחר לא נרשם כהכנסה או כהוצאה.

שיק של לקוח שהופקד בחשבון העו״ש האישי

בעל עסק יחידני מפקיד שיק של לקוח על ⁦US$5,000⁩ בחשבון העו״ש האישי. עדיין מדובר ב-⁠⁦US$5,000⁩ של הכנסה עסקית ב-⁠Schedule C; רק החשבון שונה. הוא רושם מכירות של ⁦US$5,000⁩ ומשיכת בעלים של ⁦US$5,000⁩. בשיטת מזומן, אם השיק הגיע ב-⁠28 בדצמבר והופקד ב-⁠3 בינואר, הוא הכנסה של השנה המוקדמת. מאוחר יותר מועברים ⁦US$5,000⁩ לחשבון עסקי חדש: חשבון הבנק העסקי עולה, והזרמת ההון מהבעלים עולה. זו אינה הכנסה בפעם שנייה.

LLC עם שני חברים, מכירות ששולמו לשותף אחד

ב-⁠LLC עם שני חברים שמסים כשותפות יש ⁦US$30,000⁩ של מכירות ששולמו במהלך השנה לחשבון האישי של שותף אחד. זו הכנסה של השותפות בשורה 1a של טופס 1065, לא של אותו שותף בלבד. דרך אחת לרשום אותה היא ⁦US$30,000⁩ של מכירות ו-⁠⁦US$30,000⁩ שחייב אותו שותף לשותפות עד שהם יוכנסו; אם מתייחסים אליה במקום זאת כחלוקה, חשבון ההון של אותו שותף משתנה. בכל מקרה הספרים צריכים להציג את המכירה לפני הכנת דוח השותפות. כל שותף מדווח על חלקו ב-⁠⁦K-1⁩ מהכנסת השותפות, לא על המזומן שבמקרה החזיק.

המצב שלכם שונה?

• כסף של לקוחות עבר בחשבון אישי שנה או יותר, הגיע לחשבון שאינו שלכם בלבד, או שההפקדות לא מתיישבות עם מכירות: בנייה מחדש של ההכנסה לפי חודש ורישום ההעברות בין חשבונות הם עבודת שיקול דעת, והם קובעים אם דוחות קודמים חסרים. ראו תיקון ערבוב של כספים עסקיים ואישיים ובנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• ב-⁠LLC שלכם יש יותר מחבר אחד, או שאתם בעלים של חברת S או C: האם מה שהבעלים מחזיק הוא חוב, חלוקה או שכר משנה את הספרים ואת הדוח. ראו חשבונות הון של שותפים והלוואה מהחברה שלכם, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שהדוח מוכן.
• ייתכן שדוחות קודמים השמיטו את ההכנסה הזאת: ראו תיקון בגלל הכנסה שהושמטה בדוחות קודמים, וראו עזרה בהנהלת חשבונות לבנייה מחדש של ההכנסה לפי חודש.
• IRS שלח הודעה על הכנסה שאינה תואמת לדוח שלכם: ראו מענה להודעת IRS על הכנסה שלא דווחה, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות לבנייה מחדש של ההכנסה שההודעה עוסקת בה.
• החשבון נמצא מחוץ לארה״ב, או שלקוחות משלמים מחו״ל: לחשבונות זרים יכולים להיות דיווחים משלהם. ראו דיווח על חשבונות זרים, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• ההעברות או טופס ⁦1099-K⁩ שלכם לא תואמים לספרים: ראו התאמת מכירות ותשלומים שהועברו.
• עדיין אין לכם חשבון עסקי: ראו המדריך לחשבון בנק עסקי.
• חשבונות אישיים יצאו מחשבון העסק: ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק.