ייבוא אוטומטי מהבנק או התאמת בנק: צריך להתאים בכל זאת?

האם ייבוא אוטומטי מהבנק זהה להתאמת בנק?

לא. ייבוא אוטומטי מהבנק מעתיק לספרים את השורות שהבנק רשם. התאמת בנק בודקת את הספרים מול דף החשבון של הבנק עצמו ומסבירה כל הפרש. IRS מציין שלוש מטרות להתאמת חשבון עו״ש: לוודא כמה כסף יש בחשבון, לוודא שבספרים מופיעות כל עמלות הבנק והיתרה הנכונה, ולתקן טעויות בדף החשבון, בפנקס השיקים ובספרים (פרסום 583). הייבוא מספק שורות ואינו בודק אותן מול דף החשבון, ולכן הוא לא משיג אף אחת משלוש המטרות.

המצב מורכב כשכסף עובר מחוץ לבנק (מכירות במזומן, תשלומים במזומן), כשמעבד תשלומים מעביר סכום נטו אחרי עמלות, כשכמה חשבונות מזינים אותם ספרים, כשמישהו שינה חודש אחרי שנסגר, או כשהתאמה קודמת הותאמה בכוח ברישום שאין לו הסבר. כל אחד מאלה יכול להסתיר הפרש שהייבוא האוטומטי אף פעם לא מציג.

אספו קודם: את דפי החשבון החודשיים של הבנק עצמו (לא את העותק שבתוכנה), את דוח ההתאמה של כל חודש, ואת רשימת הפריטים שסומנו כמוחרגים או כמחוקים.

לכן גם חשבון מחובר צריך התאמה חודשית משלו. אם הסכומים שלכם כבר לא תואמים, חודש קודם הותאם בכוח, בייבוא יש פער או שסגירת החודש לוקחת סוף שבוע, ייתכן שהספרים צריכים יותר מבדיקה חודשית; ראו “המצב שלכם שונה?” בסוף.

האם חייבים להתאים את הספרים כל חודש אם הבנק מחובר לתוכנת הנהלת החשבונות?

כדאי להתאים כל חודש: פרסום 583 קובע שיש להתאים את חשבון העו״ש של העסק מדי חודש, ואינו מחריג חשבון שמחובר לתוכנה (פרסום 583). זו המלצה ולא מועד חובה. מה שהחוק דורש הוא ספרים שמציגים הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים ותומכים במה שהדוח מדווח (פרסום 583). התאמה היא הדרך של בעל העסק לברר אם הספרים עושים זאת.

ייבוא אוטומטי הוא רק אחת הדרכים להזין עסקאות. IRS קובע שהנישומים אחראים לנהל את הספרים והרישומים שתומכים בדוחות שלהם (IRS: שאלות נפוצות על רישומי הנהלת חשבונות אלקטרוניים), ורישומים שנשמרים בתוכנה צריכים לאפשר לתמוך ברישומים שבדוח ולאמת אותם (פרסום 583). לשאלה כמה זמן שומרים רישומים אלקטרוניים, ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

קצב חודשי תואם את מחזור דפי החשבון, ולכן ההפרש מתייחס לפריטים של חודש אחד ולא של שנה שלמה.

מה ייבוא אוטומטי מהבנק עלול לפספס או לעשות לא נכון?

ייבוא אוטומטי יכול לייבא שורה פעמיים, לדלג על שורות, להביא את התאריך של הבנק במקום התאריך שלכם, ולא לראות כסף שלא עבר דרך הבנק. שורות בנק חסרות או כפולות מופיעות בהתאמה כהפרש בין הספרים לדף החשבון. מזומן שלא נגע בבנק יכול להיות חסר בשניהם ולא ליצור הפרש; הוא צריך רישומים משלו.

השנה שאליה שייך פריט תלויה בשיטת ניהול הספרים; ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן.

ראו הכנסה שנספרה פעמיים בספרים, ייבוא מהבנק שהפסיק לעבוד ורישום מכירות במזומן.

מה משתבש אם אף פעם לא מתאימים?

שלושה דברים: רווח שגוי, טעויות שלא רואים ורישום חלש.

רווח שגוי. כל כפילות, פער או עמלה חסרה שנרשמו כהכנסה או כהוצאה זורמים לדוח הרווח והפסד, שעליו נבנה הדוח לרשות המסים. רווח גבוה מדי עלול לגרום לתשלום מס על הכנסה שלא הייתה, אם הדוח עוקב אחרי הספרים. רווח נמוך מדי עלול ליצור תת-תשלום בדוח של הבעלים (של השותפים או של בעלי המניות בחברת S, בישויות כאלה) או של חברת C, וקנס הדיוק של IRS (accuracy-related penalty) הוא ⁦20%⁩ מהחלק בתת-התשלום שנובע מרשלנות או מהתעלמות מהכללים, או מהצהרת חסר מהותית על מס הכנסה. מבחן הצהרת החסר המהותית שונה ליחידים ולחברות. IRS מגדיר רשלנות כאי-ניסיון סביר לפעול לפי חוקי המס (IRS: קנס על אי-דיוק בדוח). אם ספרים שאיש לא בדק נחשבים רשלנות, זה תלוי בעובדות, ו-⁠IRS רשאי לבטל או להפחית קנס כשפעלתם בתום לב והראיתם סיבה סבירה.

טעויות והונאה שלא רואים. התאמה מאוזנת אינה מוכיחה שכל תשלום אושר. משיכה לא מורשית, טעות של הבנק או עמלה לא צפויה יכולות להגיע לספרים דרך הייבוא בסכום שבדף החשבון, בלי להשאיר הפרש. קראו כל תשלום בדף החשבון ובדקו שהוא מורשה ויש לו אסמכתה, ודווחו לבנק מיד על כל דבר חשוד. הזמן לדווח על חלק מהמקרים האלה מוגבל; ראו בהמשך את הסעיף על עסקאות לא מורשות.

רישום חלש אם IRS פונה. בבדיקות של עסקים קטנים ושל עצמאים שמנהלים ספרים בתוכנה, IRS אומר שברוב המקרים הוא מבקש מוקדם את קובץ הגיבוי של התוכנה, וכנראה בביקורת רחבה; בביקורת צרה על פריט אחד ייתכן שלא. הוא משתמש בתוכנה כדי לבדוק עד כמה הרישומים אמינים. אם נישום מסרב למסור רישומים, IRS אומר שהוא יכול להוציא זימון, לשחזר הכנסה בשיטה עקיפה או לפסול פריטים בגלל היעדר הוכחה (IRS: שאלות נפוצות על רישומי הנהלת חשבונות אלקטרוניים). התאמה היא הדרך לבדוק את הספרים מול דפי החשבון לפני שמישהו אחר עושה זאת. על הביקורת עצמה ראו ביקורת של IRS בעסק קטן.

איך מתאימים חודש, צעד אחר צעד?

מתאימים את הספרים לדף החשבון של הבנק לאותו חודש ומסבירים כל הפרש. מתקנים רישומים חסרים או שגויים; הפרשי תזמון אמיתיים רושמים בדוח ההתאמה ואין להזין אותם שוב. צעדים 3, 4 ו-⁠6 עד 8 עוקבים אחרי הצעדים של IRS בפרסום 583, בהתאמה לתוכנת הנהלת חשבונות.

1. קבלו את דף החשבון שהבנק הנפיק לחודש. השתמשו ביתרת הסיום שבו, לא בנתון מהייבוא האוטומטי.
2. בדקו את יתרת הפתיחה. יתרת הפתיחה של ההתאמה (הפריטים שכבר נפרעו) צריכה להיות שווה ליתרת הסיום בדף החשבון של החודש הקודם. אם לא, חודש שהותאם כבר שונה; ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמת בנק.
3. השוו את ההפקדות שבדף החשבון להפקדות שבספרים, וסמנו כל הפרש בסכום.
4. השוו לספרים כל תשלום שנפרע, לפי מספר שיק וסכום. לכל רישום שאין לו התאמה בדף החשבון, בדקו שהוא אמיתי ושעדיין לא נפרע; זה פריט פתוח (outstanding), למשל שיק שעדיין לא נפרע. כפילות או טעות אחרת אינן פריט תזמון: תקנו אותן.
5. קראו את רשימת הפריטים שסומנו כמוחרגים. כל אחד מהם צריך להתאים לרישום שכבר קיים בספרים.
6. הכינו את ההתאמה: יתרת הסיום בדף החשבון, ועוד הפקדות שעדיין לא מופיעות בו, פחות תשלומים פתוחים.
7. הזינו את מה שחסר בספרים, כמו עמלות שירות של הבנק, ותקנו את מה שנרשם לא נכון.
8. ודאו שיתרת דף החשבון המתואמת שווה ליתרת הספרים המתואמת. אם לא, חזרו על הצעדים הקודמים. אל תכפו התאמה ברישום שאין לו הסבר: הוא רק מסתיר את ההפרש.
9. שמרו את דוח ההתאמה יחד עם דף החשבון.

עשו זאת לכל חשבון שמזין את הספרים, כולל כרטיסי אשראי; ראו תשלומי כרטיס אשראי בספרים. להמשך הסגירה, ולהפרש שנשאר, ראו את רשימת הבדיקה לסגירת חודש.

האם התאמה מאוזנת אומרת שהקטגוריות נכונות?

לא. התאמה מוכיחה את המזומן, לא את מהות כל רישום. רישום בקטגוריה הלא נכונה מזיז אותו כסף, ולכן החשבון עדיין מתאזן.

IRS ממליץ לציין את מקור כל הפקדה (הכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה) כדי להפריד בין תקבולים עסקיים ללא עסקיים, ובין הכנסה חייבת במס לפטורה. בדוגמה שלו, הוצאה אישית ששולמה מחשבון העסק תירשם אבל לא ניתן יהיה לנכות אותה (פרסום 583).

בחברה, חשבון אישי ששולם מחשבון החברה נרשם בדרך כלל כהלוואת בעל מניות או כחלוקה ולא כהוצאה; ראו הלוואות לבעלי מניות במאזן.

אחרי כל התאמה, קראו את ההפקדות לפי מקור ואת דוח הרווח והפסד שורה אחר שורה. ראו דוח רווח והפסד שנראה לא נכון, הוצאות לא מסווגות לפני עונת המס והוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק.

האם חייבים להתאים הפקדות של מכירות למכירות?

פרסום 583 אינו מונה זאת כצעד, אבל זו בדיקה שנייה שימושית. התאמת הבנק מראה שההפקדות נמצאות בספרים. היא לא מראה שההפקדות שוות למכירות.

הפקדות ומכירות שונות מסיבות רגילות: עמלות, החזרים, מס מכירה שנגבה, תזמון ומכירות במזומן. להתאמה ביניהן ראו התאמת מכירות ותשלומים שהועברו, ועל יתרה שאינה נסגרת ראו יתרת הכספים שלא הופקדו.

האם עדיין צריך קבלות אם הייבוא מהבנק מציג את התשלום?

כן. הוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי. IRS אומר לשמור מסמכים נוספים, כמו חשבוניות וקבלות כרטיס אשראי, כדי להראות שההוצאה התהוותה (פרסום 583). שורה בבנק מראה למי שולם, כמה ומתי, לא מה נקנה ולמה.

דף חשבון קריא מאוד יכול להוכיח תשלום במקום שיק שנפרע כשהוא מציג את הפרטים הנדרשים (פרסום 583), ולכן שמרו את דפי החשבון ולא רק את הנתונים המיובאים. להוצאות נסיעה, מתנות ורכב יש כללים מחמירים יותר. מה קבלה צריכה להציג, ראו דרישות הקבלות של IRS; למערכת פשוטה, ראו שמירת רישומים לעצמאים; לקבלות שאבדו, ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

כמה זמן יש לדווח על עסקה לא מורשית בחשבון עסקי?

התחילו במועד שבהסכם החשבון של הבנק. חלון 60 ימים שמצטטים לחשבונות בנק מגיע מ-⁠Regulation E, שחל על חשבונות צרכניים ולא על חשבונות עסקיים.

Regulation E חל על חשבון שנפתח בעיקר למטרות אישיות, משפחתיות או ביתיות (⁦12 CFR 1005.2⁩) ועל העברות כספים אלקטרוניות (⁦12 CFR 1005.3⁩). בחשבון שהכלל חל עליו, טעות כוללת העברת כספים אלקטרונית לא מורשית, וחובות הבנק לבדוק חלות על הודעה שהוא מקבל לא יאוחר מ-⁠60 ימים אחרי ששלח את דף החשבון שמציג לראשונה את הטעות (⁦12 CFR 1005.11⁩).

חשבון שנפתח לעסק נמצא בדרך כלל מחוץ לכלל הזה. קראו בהסכם החשבון מהו מועד ההודעה ואיך מדווחים, ודווחו ביום שבו אתם רואים את הפריט. חוק המדינה מוסיף מגבלות משלו לשיקים. הגרסה של אוהיו לקוד המסחרי האחיד (Uniform Commercial Code), למשל, דורשת מהלקוח לבדוק את דפי החשבון בזריזות סבירה ולהודיע לבנק על חתימה מזויפת או על שיק ששונה, וחוסמת תביעה שלא התגלתה ולא דווחה תוך 1 שנה מהרגע שדף החשבון או הפריטים הועמדו לרשותו (Ohio Revised Code 1304.35). זה גבול חיצוני ולא זמן המתנה בטוח: תביעה יכולה להיחסם מוקדם יותר אם העיכוב עולה לבנק כסף, כולל פריטים חוזרים מאותו עבריין. מדינות אחרות והסכמי חשבון שונים. לכרטיסי אשראי יש כללי סכסוך משלהם; הסעיף הזה עוסק בחשבונות בנק. השעון של Regulation E מתחיל כשהבנק שולח את דף החשבון, לא כשאתם פותחים אותו. הכלל בודק לאיזו מטרה החשבון נפתח, ולכן אם אתם מנהלים את העסק בחשבון שנפתח כאישי, שאלו את הבנק איך הוא מסווג אותו.

למה סגירת החודש לוקחת סוף שבוע שלם, ואיך מקצרים אותה?

עשו את העבודה בחלקים קטנים לאורך החודש, כך שההתאמה תהיה הבדיקה האחרונה ולא המבט הראשון. סגירה לוקחת סוף שבוע כשבודקים חודש שלם של שורות בבת אחת, הפרשים ישנים עדיין פתוחים ואף אחד לא אחראי על התאריך.

• בדקו את הייבוא מהבנק מדי שבוע. אשרו, סווגו ושאלו על שורות בזמן שאתם עוד זוכרים אותן. IRS ממליץ לרשום הוצאות כשהן קורות ולציין את מקור התקבולים שנרשמו, בדרך כלל מדי יום (פרסום 583).
• התאימו כשדף החשבון נסגר. חשבון אחד בכל פעם, מהחודש הוותיק ביותר, כי כל חודש מתחיל מהקודם.
• קראו מה הכללים שלכם עשו. כללים שמסווגים ספקים חוזרים חוסכים זמן; פעם בחודש עברו על התוצאות וחפשו שורות שסווגו לא נכון.
• קבעו אחראי אחד ותאריך סגירה אחד. נעלו את החודש כשהוא מתאים; ראו תאריך הסגירה אחרי שהדוחות הוגשו.
• נהלו רשימה קצרה של פריטים פתוחים. פריט שלא הצלחתם להסביר אחרי שני ניסיונות נכנס לרשימה, ולא לרישום שנעשה רק כדי לכפות התאמה.

אם הספרים מפגרים בחודשים, שגרה מהירה יותר לא תתקן אותם; ראו השלמת ספרים באיחור.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

בעל חנות שאף פעם לא פותח את דף החשבון

בעלים של חנות קמעונאית מאשר התאמות מוצעות ולא פותח את דף החשבון. ספרי דצמבר מציגים ⁦US$18,400⁩ בחשבון העו״ש. דף החשבון של הבנק מסתיים ב-⁦US$15,950⁩, ושום דבר אינו פתוח. ההפרש של ⁦US$2,450⁩ הוא הפקדה של ⁦US$1,500⁩ שיובאה פעמיים ו-⁦US$950⁩ של עמלות מעבד תשלומים שעדיין ברשימת הבדיקה. ההפקדה הכפולה נרשמה למכירות, ולכן רווח דצמבר מוגזם ב-⁠⁦US$2,450⁩: ⁦US$1,500⁩ של הכנסה שלא קרתה ו-⁠⁦US$950⁩ של הוצאה חסרה. מחיקת ההפקדה השנייה והזנת העמלות מביאות את שתי היתרות ל-⁠⁦US$15,950⁩.

הייבוא של יועץ נעצר לשלושה חודשים

הייבוא האוטומטי של יועץ מתנתק לשלושה חודשי אביב. תשלומי הלקוחות הוזנו מחשבוניות, אבל ⁦US$9,000⁩ של הוצאות ששולמו מהחשבון לא הגיעו לספרים. הרווח מוגזם ב-⁠⁦US$9,000⁩ והמזומן בספרים גבוה ב-⁠⁦US$9,000⁩ מדף החשבון. ההתאמה הבאה תציג את הפער. כל הוצאה שמוסיפים מדפי החשבון עדיין צריכה חשבונית או קבלה.

העברה אישית שנרשמה כמכירות

בעלים מעביר ⁦US$5,000⁩ מחשבון אישי לחשבון העסק, וההעברה מאושרת כמכירות. ההתאמה מתאזנת עד הסנט, כי הכסף נמצא בחשבון. ההכנסה מוגזמת ב-⁠⁦US$5,000⁩ עד שמישהו קורא את ההפקדה לפי מקור ורושם אותה כהזרמת הון מהבעלים או כהלוואה. אם בספרי השנה שעברה ההעברה נרשמה כמכירות, בדקו אם הדוח שהוגש כלל אותה; אם כן, ייתכן שצריך לתקן את הדוח. ראו הזרמת הון מהבעלים או הלוואה ל-⁠LLC שלכם.

המצב שלכם שונה?

• הסכומים לא תואמים, או שחודש קודם הותאם בכוח ברישום שאין לו הסבר: ייתכן שצריך לבנות את הספרים מחדש מדפי החשבון של הבנק, ומישהו צריך לקחת אחריות על הסגירה החודשית, לפני שהדוח הבא ישתמש במספרים האלה. ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון ועזרה בהנהלת חשבונות לבנייה מחדש ולשגרה החודשית.
• סגירת החודש לוקחת סוף שבוע, או שאף אחד לא אחראי עליה: רשימת הבדיקה לסגירת חודש מפרטת את הצעדים; אם אף אחד לא אחראי על השגרה, ראו עזרה בהנהלת חשבונות לסגירה חודשית.
• יש פער בייבוא האוטומטי: ראו ייבוא מהבנק שהפסיק לעבוד. אם החודשים שהוחמצו דורשים בנייה מחדש מדפי החשבון, זו שאלה לעזרה בהנהלת חשבונות לחודשים שהוחמצו.
• הספרים מפגרים בחודשים: ראו השלמת ספרים באיחור.
• מועד הגשת הדוח מתקרב והספרים לא מותאמים: ראו את רשימת הבדיקה לניקוי הנהלת החשבונות.
• הדוח הוגש על ספרים שהתבררו כשגויים: ייתכן שצריך לתקן את הדוח. למגיש Schedule C, ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות. לשותפות או לחברת S ששלחו כבר Schedule K-1, ראו תיקון דוח עסקי שהוגש.
• IRS ביקש את הספרים שלכם: ראו ביקורת של IRS בעסק קטן והודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם.
• כסף אישי ועסקי באותו חשבון: ראו תיקון ערבוב של כספים עסקיים ואישיים.
• מישהו אחר מנהל את הספרים: ראו בדיקת העבודה של איש הנהלת החשבונות שלכם.
• עסקה לא מורשית פגעה בחשבון עסקי: דווחו לבנק ביום שבו ראיתם אותה, וקראו בהסכם החשבון מהו המועד; ראו את הסעיף על המועד למעלה.