המאזן של העסק הקטן נראה לא נכון: מה הוא צריך להציג

מה מאזן של עסק קטן מציג?

מאזן של עסק קטן מציג בתאריך אחד מה העסק מחזיק, מה הוא חייב ומה נשאר לבעלים. ה-SEC מגדיר אותו כתצלום מצב של נכסים, התחייבויות והון עצמי, ושני הצדדים חייבים להתאזן: נכסים שווים להתחייבויות ועוד הון עצמי. לבעל עסק יחידני, ה-IRS מתאר את אותם שלושה חלקים: נכסים, התחייבויות והון עצמי של הבעלים בעסק.

מאזן מאוזן עדיין יכול להיות שגוי. ספרים בשיטת רישום כפול מתאזנים מעצם התכנון, כי לכל רישום יש חיוב וזיכוי (פרסום 583). לכן “הוא מאוזן” מוכיח את החשבון ולא את התוכן. מקרים שאינם פשוטים:

• פלאג (plug): סכום שנרשם בהון העצמי או בחשבון ביניים רק כדי שהסכומים יסתדרו.
• מזומן שלא הותאם מעולם לבנק.
• הלוואה, ציוד או (אם הספרים שלכם רושמים אותם) חשבוניות שלא שולמו, שחסרים במאזן.
• יתרות פתיחה שאינן תואמות את הדוח שהוגש בשנה שעברה או את המאזן הסוגר שלה.

כדי לבדוק מאזן, אספו:

• את המאזן של סוף השנה ומאזן בוחן (היתרה של כל חשבון)
• כל דף חשבון של בנק, כרטיס והלוואה בתאריך סוף השנה
• את הדוח שהוגש בשנה שעברה ואת המאזן הסוגר שלה
• רשימות של חשבוניות לקוחות שלא שולמו ושל חשבוניות ספקים שלא שולמו, אם הספרים שלכם רושמים אותן

אם מלווה, מכין דוחות או רואה חשבון (CPA) מחכים למאזן והוא כולל פלאג, חשבונות שליליים או יתרת הון עצמי שאי אפשר להסביר, או שהוא אינו תואם את הדוח של השנה שעברה, זה מקרה לאיש מקצוע; ראו המצב שלכם שונה? בסוף.

איך ממלאים מאזן של עסק קטן, ואילו שורות שייכות לו?

כדי למלא אחד, רשמו מה העסק מחזיק, רשמו מה הוא חייב, וההפרש הוא ההון העצמי, הכול בתאריך אחד כמו סוף השנה. דוחות של שותפויות וחברות כוללים בדרך כלל מאזן מהספרים ב-⁠Schedule L (טופס ⁦1120-S⁩, טופס 1065), ורשימת השורות שלו היא רשימת בדיקה שימושית לכל עסק קטן.

בספרים בשיטת מזומן, חייבים וזכאים יכולים להיות אפס בכוונה: מדווחים על הכנסה כשמקבלים אותה, ובדרך כלל מנכים הוצאות כשמשלמים אותן (פרסום 583). ספרים בשיטת צבירה מציגים את שניהם; ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן.

פרסום 583 מכנה את ההפרש בין נכסים להתחייבויות שווי נקי (net worth). מכיוון שההון העצמי יוצא כהפרש, הוא אינו מוכיח דבר בפני עצמו; בדקו אותו מול הרישום של הבעלים על כסף שהכניס, כסף שמשך ורווח שנשאר. לבעל עסק יחידני יש חשבון בעלים אחד. בשותפות מנהלים חשבון הון לכל שותף. חברה מציגה הון מניות, הון ששולם ועודפים. ל-⁠LLC, ראו חשבונות הון עצמי ב-⁠LLC.

איך אפשר לדעת אם המאזן נכון?

מאזן נכון יותר כשהוא מתאזן וכל שורה מרכזית מתיישבת עם רישום מחוץ לספרים. ארבע התאמות תופסות את הטעויות הנפוצות:

ה-IRS ממליץ להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש כך שדף הבנק, פנקס השיקים והספרים יהיו תואמים. הוא מונה מה ההתאמה עושה: מאמתת כמה כסף יש בחשבון, מוודאת שהספרים כוללים את כל חיובי הבנק ומתקנת טעויות. עדכון אוטומטי מהבנק לבדו אינו עושה זאת; ראו עדכון אוטומטי מהבנק אינו התאמה.

נתון שאי אפשר לאתר בדף חשבון, בחשבונית או בדוח קודם עשוי להיות פלאג.

למה במאזן שלי יש מספרים מוזרים?

מספרים מוזרים במאזן נובעים בדרך כלל ממזומן שלא הותאם מעולם, מהלוואה או נכס שחסרים בספרים, מכסף של בעלים בחשבון הלא נכון, או מיתרות פתיחה שונות מהדוח של השנה שעברה. התאימו את מה שאתם רואים לסיבה הסבירה:

ההוראות של Schedule C להוצאות אחרות קובעות שאין לכלול את העלות של ציוד או רהיטים לעסק, או הוצאות אישיות, מחייה ומשפחה (הוראות Schedule C). עסק שבחר בהסדר הבטוח לפריטים קטנים (de minimis safe harbor) יכול במקום זאת לנכות רכישות ציוד קטן מיד כהוצאות אחרות, אם גם הספרים שלו רושמים אותן כהוצאה (פרסום 334); ראו הוצאה או הוונה של רכישות קטנות. הוראות טופס 1065 קובעות שאסור לקזז נכסי שותפות מול התחייבויות או לדווח עליהם כמספר שלילי (הוראות טופס 1065), ולכן לפני מילוי Schedule L נכס שלילי דורש סיבה: טעות רישום, או משיכת יתר אמיתית או יתרת זכות שמקומה בהתחייבויות.

איפה נרשם כסף שהכנסתי לעסק או משכתי ממנו?

כסף שבעלים מכניס לעסק או מושך ממנו שייך בדרך כלל לחשבונות הון עצמי או הלוואה במאזן, ולא להכנסות או להוצאות; איזה מהם תלוי בעובדות ובסוג הישות. IRS קובע שכסף שנלווה בהלוואה אמיתית אינו הכנסה (פרסום 334). הוא גם ממליץ לציין את מקור כל הפקדה: הכנסה עסקית, כספים אישיים או הלוואה (פרסום 583).

תשלום לבעלים על עבודה שנעשתה למען העסק יכול להיות שכר או תשלום מובטח ולא משיכה או חלוקה. חברת S חייבת להתייחס לתשלומים לנושא משרה כשכר, במידה שהם שכר סביר (reasonable compensation) עבור שירותים (הוראות טופס ⁦1120-S⁩), ושותפות רשאית לנכות תשלומים מובטחים לשותף עבור שירותים (הוראות טופס 1065). ראו רישום חלוקות בחברת S ו-תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים.

לבעל עסק יחידני, פרסום 334 מתאר חשבון משיכות נפרד להכנסה עסקית שנמשכה להוצאות אישיות ומשפחתיות, שבדרך כלל אינן ניתנות לניכוי. אם כסף שבעלים מכניס הוא הזרמת הון או הלוואה, זה תלוי בעובדות; ראו הזרמת הון או הלוואה ל-⁠LLC ו-רישום משיכות בעלים. אם כסף אישי וכסף עסקי עברו באותו חשבון, ראו תיקון ערבוב בין כספי עסק לכספים אישיים.

האם אני צריך מאזן, ומי מבקש אחד?

מלווה או משקיע מבקשים לעיתים קרובות מאזן, דוח של שותפות או חברה עשוי לדרוש אותו כ-⁠Schedule L, ול-Schedule C של בעל עסק יחידני אין כזה. ה-SBA קובע שעסק קיים כולל בתוכנית עסקית מסורתית דוחות רווח והפסד, מאזנים ודוחות תזרים מזומנים של שלוש עד חמש השנים האחרונות, ומלווים ומשקיעים מבקשים אותם בדרך כלל. ה-IRS מוסיף שדוחות כספיים עוזרים במגע עם בנק או עם נושים. למה שמלווה רוצה, ראו דוחות כספיים להלוואה מבנק.

שותפות או חברה רשאיות לוותר על Schedule L רק כשהן עומדות במבחן דוח קטן בטופס שלהן, שעונים עליו ב-⁠Schedule B בטפסים 1065 ו-⁠⁦1120-S⁩ וב-⁠Schedule K בטופס 1120. המבחן משתמש בסך התקבולים ובסך הנכסים. סך התקבולים רחב ממכירות: הוא מוסיף הכנסה אחרת, ובטפסים 1065 ו-⁠⁦1120-S⁩ גם הכנסה שמדווחת ב-⁠Schedule K והכנסה משכירות מטופס 8825 (הוראות טופס 1065, הוראות טופס ⁦1120-S⁩). הגבולות והתנאים הנוספים משתנים לפי הטופס והשנה, ולכן קראו את הטופס שאתם מגישים; Schedule L בדוח של חברה מסביר אותם. הוויתור על Schedule L אינו משנה את מה שמלווה או מכין דוחות מבקשים.

עם מה המאזן בדוח המס צריך להתיישב?

Schedule L צריך להתיישב עם הספרים והרישומים של הישות. ההוראות של טופס 1120, טופס ⁦1120-S⁩ ו-טופס 1065 קובעות זאת כולן. שותפות חייבת לצרף הצהרה שמסבירה כל הבדל.

Schedule L מציג את המאזן בתחילת השנה ובסופה. הוראות טופס 1065 קובעות שסך הנכסים בתחילת השנה צריך בדרך כלל להיות שווה לסך הנכסים בסגירת השנה הקודמת, ושותפות מצרפת הצהרה אם הם שונים. בדוח של חברת S, הלוואות מבעלי מניות ב-⁠Schedule L צריכות בדרך כלל להתיישב עם סך הלוואות בעלי המניות ב-⁠Schedule ⁦K-1⁩ (הוראות טופס ⁦1120-S⁩). בדוח של בעל עסק יחידני אין Schedule L, ולכן אין מאזן שהוגש להתאים אליו; השוו במקום זאת את יתרות הפתיחה למאזן הסוגר של השנה שעברה. אם הספרים שלכם אינם נפתחים במקום שבו הדוח של השנה שעברה נסגר, התחילו ב-עודפים שאינם תואמים את הדוח של השנה שעברה.

מה עושים כשהמספרים לא מתיישבים?

עבדו בסדר הזה, כי כל שלב תלוי בקודם:

1. התאימו את המזומן. התאימו כל חשבון בנק לדף החשבון שלו (פרסום 583) וכל חשבון כרטיס באותו אופן, והתחילו בחודש הישן ביותר שלא הותאם כדי שיתרה שגויה לא תימשך קדימה.
2. הוסיפו מה שחסר. רשמו הלוואות וציוד, ובספרים בשיטת צבירה גם חשבוניות שלא שולמו, לפי דפי חשבון של מלווים וחשבוניות, והוציאו את קרן ההלוואה מההוצאות. הוציאו גם ציוד אם הספרים רושמים אותו כנכס: הוא שייך בעלות עם פחת שנצבר, גם אם הדוח ניכה את עלותו לפי סעיף 179 או פחת מואץ, כי פחת בספרים ופחת לצורכי מס יכולים להיות שונים (טופס ⁦1120-S⁩, Schedule M-1). ציוד נשאר בהוצאות רק כשמדיניות הספרים רושמת אותו כהוצאה, כפי שההסדר הבטוח לפריטים קטנים (de minimis safe harbor) דורש (פרסום 334).
3. העבירו כסף של בעלים. החליטו לפי המסמכים אם כל פעולה של בעלים הייתה הזרמת הון, הלוואה או משיכה, ואז רשמו אותה בהון העצמי או בחשבון הלוואה.
4. השוו את יתרות הפתיחה למאזן הסוגר של השנה שעברה, ול-⁠Schedule L בדוח של השנה שעברה אם הוגש, לפני שתשנו את השנה הזו. פער בתחילת השנה נובע בדרך כלל מלפני השנה הזו או מעריכה של תקופה סגורה; בררו איזה מהם לפני שתשנו משהו.
5. אתרו כל פלאג ויתרת ביניים במסמכים. אל תרשמו רישום חדש רק כדי שהמאזן יתאזן; רשמו רשימה של מה שאינכם יכולים להסביר.

יש מקרים שדורשים שיקול דעת מקצועי, כי תיקון המאזן יכול לשנות רווח או הון עצמי בשנים קודמות. אם תיקון משנה את הרווח של שנה קודמת, ייתכן שהדוח שהוגש לאותה שנה צריך בדיקה. עזרה מקצועית מתאימה כשיותר משנה אחת שגויה, מלווה או מכין דוחות מחכים, הגיעה הודעה, Schedule L חייב להתיישב עם דוח שהוגש, או שלחברה יש הלוואות מבעלי מניות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

המזומן גבוה מהבנק

במאזן של גנן מופיעים ⁦$26,500⁩ במזומן. דף הבנק מציג ⁦$18,000⁩, פער של ⁦$8,500⁩. התאמה אחורה עד החודש הישן ביותר שלא הותאם מגלה שתי סיבות: הפקדת לקוח של ⁦$6,000⁩ שהוזנה פעמיים, פעם מייבוא הבנק ופעם ידנית, ו-⁦$2,500⁩ של תשלומים לספקים שנפרעו בבנק ולא הוזנו מעולם. אחרי תיקון שניהם, המזומן תואם את הבנק. ההפקדה הכפולה אולי נספרה גם כהכנסה, ולכן צריך להסתכל שוב על דוח הרווח וההפסד.

הלוואה חסרה

LLC לווה ⁦$42,000⁩ בתחילת השנה כדי לקנות ציוד. המלווה שילם למוכר ישירות, ולכן לא הוזנו לא הציוד ולא ההלוואה. תשלומים של ⁦$8,400⁩ לשנה נמצאים בהוצאות: ⁦$1,800⁩ ריבית ו-⁦$6,600⁩ קרן. המאזן המתוקן מציג ציוד ב-⁦$42,000⁩ פחות פחת והלוואה של ⁦$35,400⁩, בהתאם לדף החשבון של המלווה בסוף השנה. רק ⁦$1,800⁩ של הריבית נשארים בהוצאות. הוצאת ⁦$6,600⁩ הקרן מעלה את הרווח ואת ההון העצמי ב-⁦$6,600⁩ לפני פחת.

ההון העצמי שונה מהדוח של השנה שעברה

חברת S שמגישה Schedule L פותחת את הספרים השנה בעודפים של ⁦$48,000⁩. Schedule L בדוח שהוגש בשנה שעברה מציג ⁦$54,000⁩ בסוף השנה. הפער של ⁦$6,000⁩ קיים לפני הרישום הראשון של השנה הזו. הצעד הבא הוא להשוות חשבון אחר חשבון את היתרות הסוגרות של השנה שעברה ליתרות הפותחות של השנה הזו, כדי למצוא מה השתנה מאז הכנת הדוח.

המצב שלכם שונה?

• מלווה, מכין דוחות או רואה חשבון (CPA) ביקשו מכם מאזן, ובמאזן שלכם יש פלאג, יתרת הון עצמי גדולה שלא מוסברת, חשבונות שליליים, או שהוא אינו מתיישב עם הדוח של השנה שעברה: בדרך כלל צריך לאתר את החשבונות ויתרות הפתיחה במסמכים לפני שהמאזן עובר למלווה או נכנס ל-⁠Schedule L; ראו עזרה בניקוי הנהלת חשבונות.
• יתרת הון עצמי גדולה או שלילית נבעה מיתרות פתיחה: ראו הון פתיחה (Opening Balance Equity).
• כסף שהתקבל ולא הופקד ממשיך להצטבר בחשבון ביניים: ראו יתרת כספים שטרם הופקדו (Undeposited Funds).
• ההון העצמי של הבעלים הפך שלילי: ראו הון עצמי שלילי של בעלים.
• במאזן של החברה שלכם מופיעה הלוואה גדולה לבעל מניות: ראו הלוואות לבעלי מניות.
• הרווח שלכם, ולא המאזן, נראה לא נכון: ראו דוח רווח והפסד שנראה לא נכון.
• תיקון המאזן ישנה רווח או הון עצמי בשנה שכבר הגשתם, או שהגיעה הודעה: ייתכן שצריך לבדוק את הדוח הקודם לפני שמשנים את הספרים; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• העסק בבעלות או במימון מחו״ל, כמו חברת בת אמריקאית של חברה אם זרה: ראו ספרים לחברת בת אמריקאית של חברה אם זרה.
• הספרים של כמה שנים מפגרים או אינם מתיישבים עם דוחות שהוגשו: ראו השלמת ספרים שלא נוהלו וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.