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Chart of Accounts: Schedule C और Form 1120-S से मिलाकर बनाएँ

खातों की सूची (chart of accounts) उन खातों की सूची है जिनमें आपके बहीखाते की प्रविष्टियाँ दर्ज होती हैं। अमेरिका में IRS कोई तय सूची अनिवार्य नहीं करता, पर रिटर्न की लाइनें तय होती हैं। Schedule C या Form 1120-S की हर लाइन के लिए एक खर्च खाता बनाएँ और अपने ब्योरे के लिए उप-खाते जोड़ें। निकासी, वितरण, ऋण की मूल राशि और निजी खर्च को खर्च में न रखें। उपकरण संपत्ति है, जब तक छोटी खरीद का सुरक्षित दायरा (safe harbor) लागू न हो।

Di Lu, CPA
Di Lu, CPAअमेरिका और कनाडा के CPA

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यह किसके लिए है

  • एकल स्वामी और एकल-सदस्य LLC, जो Schedule C पर रिपोर्ट करते हैं
  • S corporation, जिनमें S चुनाव करने वाली LLC भी शामिल हैं, जो Form 1120-S पर रिपोर्ट करते हैं
  • ऐसे स्वामी जिनके कर तैयारकर्ता हर साल उनकी श्रेणियाँ दोबारा बाँटते हैं

यहाँ शामिल नहीं

  • साझेदारी और कई सदस्यों वाली वे LLC जिन पर साझेदारी की तरह कर लगता है (Form 1065), और C corporation (Form 1120)
  • विदेशी स्वामित्व वाली LLC: Form 5472 और अनिवासी रिटर्न
  • किराये की संपत्ति (Schedule E की लाइन के अनुसार), बेची गई वस्तुओं की लागत और इन्वेंटरी
  • कोई खास खर्च कटौती योग्य है या नहीं, और मूल्यह्रास कितना लेना है
  • निवेशकों को रिपोर्ट करने वाले स्टार्टअप के लिए खातों की सूची
  • राज्य रिटर्न की लाइनें और केवल राज्य के शेड्यूल

खातों की सूची (chart of accounts) क्या है, और क्या IRS इसे अनिवार्य करता है?

खातों की सूची (chart of accounts) उन खातों की सूची है जिनमें आपकी बही की प्रविष्टियाँ जाती हैं: आय, खर्च, संपत्ति, देनदारी और स्वामी की इक्विटी। IRS कोई खास सूची या प्रणाली अनिवार्य नहीं करता। आप कोई भी रिकॉर्ड प्रणाली चुन सकते हैं, बशर्ते वह आपकी आय और खर्च साफ़ दिखाए (IRS रिकॉर्ड रखने की जानकारी)। अगर आप कंप्यूटर प्रणाली इस्तेमाल करते हैं, तो उसका पूरा ब्योरा रखें। Publication 583 के अनुसार इस ब्योरे में, दूसरी बातों के साथ, खातों की सूची और हर खाते का विस्तृत विवरण दिखना चाहिए।

रिटर्न की जो चीज़ तय होती है, वह उसकी लाइनें हैं। इसलिए ऐसे खर्च खाते बनाएँ जो इन लाइनों में जुड़ सकें। नाम और नंबर आपकी पसंद के हैं; पर हर खाता किस लाइन में जाता है, यह आपकी पसंद नहीं है। सॉफ़्टवेयर में खातों को अक्सर "categories" कहा जाता है; इस पृष्ठ में दोनों के लिए "खाता" शब्द है। नीचे की तालिकाएँ शुरुआती सूची की तरह काम करती हैं: खाते वाला कॉलम कॉपी करें, फिर उप-खाते जोड़ें।

लाइनें इस पर निर्भर करती हैं कि व्यवसाय पर कर कैसे लगता है। अमेरिका में एकल स्वामी, और वह एकल-सदस्य LLC जिसने कंपनी की तरह कर का चुनाव नहीं किया, Schedule C पर रिपोर्ट करते हैं (Schedule C के निर्देश)। S corporation Form 1120-S पर रिपोर्ट करती है (IRS)। यह पृष्ठ दोनों के लिए खाते बताता है।

आपका मामला सीधा नहीं है, अगर:

  • व्यवसाय के दो या ज़्यादा स्वामी हैं: दो या ज़्यादा सदस्यों वाली LLC पर डिफ़ॉल्ट रूप से साझेदारी की तरह कर लगता है और वह Schedule C नहीं, साझेदारी का रिटर्न भरती है (IRS)। विवाहित जोड़े अपवाद हो सकते हैं: LLC के बाहर, अगर केवल पति-पत्नी ही स्वामी हैं, दोनों काम में सक्रिय रूप से भाग लेते हैं और संयुक्त रिटर्न भरते हैं, तो वे योग्य संयुक्त उद्यम (qualified joint venture) का चुनाव करके अलग-अलग Schedule C भर सकते हैं (Schedule C के निर्देश)। साथ ही, सामुदायिक संपत्ति के रूप में केवल पति-पत्नी के स्वामित्व वाली संस्था के लिए IRS साझेदारी या उपेक्षित संस्था (disregarded entity) का दर्जा मान लेता है (Rev. Proc. 2002-69)। जाँचें कि कौन-सा रिटर्न भरा गया था। देखें LLC की इक्विटी के खाते और पति-पत्नी और परिवार की LLC;
  • एकल-सदस्य LLC का स्वामी विदेशी व्यक्ति है: आयकर के लिए LLC को अलग नहीं माना जाता, पर Form 5472 के लिए उसे कंपनी माना जाता है और उसे यह फ़ॉर्म भरना पड़ सकता है (Form 5472 के निर्देश); देखें विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग;
  • आपके एक से ज़्यादा व्यवसाय हैं: Publication 583 के अनुसार हर व्यवसाय का पूरा और अलग रिकॉर्ड रखें;
  • आप सामान बनाते या दोबारा बेचते हैं: बेची गई वस्तुओं की लागत के लिए Schedule C में अलग हिस्सा है, जो बेची गई वस्तुओं की लागत में बताया गया है;
  • व्यवसाय ने अभी S का चुनाव किया है: चुनाव की एक प्रभावी तारीख होती है। उससे पहले की बही पुराने रिटर्न में जाती है (एक स्वामी वाले व्यवसाय के लिए आमतौर पर Schedule C) और उस तारीख से बही Form 1120-S में जाती है। Form 2553 आमतौर पर उस कर वर्ष की शुरुआत के 2 महीने और 15 दिन के भीतर देना होता है जिससे चुनाव लागू होना है (निर्देश); देखें S चुनाव के बाद की बही;
  • आपकी श्रेणियाँ रिटर्न की लाइनों से कहीं ज़्यादा बढ़ गई हैं, आपके कर तैयारकर्ता उन्हें हर साल दोबारा बाँटते हैं, आप Schedule C से S corporation में आए और पुराने खाते अब फिट नहीं बैठते, या S corporation का तुलन पत्र Schedule L से नहीं मिलता: खातों की सूची और फ़ाइल करने से पहले दोबारा कोड होने वाली प्रविष्टियाँ बहीखाता सहायता के साथ तय करना ठीक रहता है।

पिछला रिटर्न (Schedule C, या Form 1120-S उसके संलग्न विवरणों के साथ), आपके मौजूदा खातों की सूची, और साल का खाते-वार लाभ-हानि विवरण साथ रखें। S corporation को साल के अंत का तुलन पत्र भी चाहिए।

क्या खातों की सूची और जनरल लेजर (general ledger) एक ही चीज़ हैं?

नहीं। खातों की सूची सिर्फ़ सूची है। जनरल लेजर (general ledger) में उन खातों में दर्ज हर प्रविष्टि रहती है। Publication 583 लेजर को ऐसी किताब बताता है जो जर्नल के योग को खातों में बाँटकर रखती है। सूची बदलते ही लेजर से बनी हर रिपोर्ट बदल जाती है।

हर व्यवसाय को कौन-से खाते चाहिए?

पाँच समूह: आय, खर्च, संपत्ति, देनदारी और स्वामी की इक्विटी। Publication 583 दोहरी प्रविष्टि वाली बही को इस तरह बताता है: आय और खर्च के खाते हर कर वर्ष के अंत में बंद हो जाते हैं, जबकि संपत्ति, देनदारी और निवल मूल्य के खाते खुले रहते हैं।

समूहइसमें क्या दर्ज होता हैउदाहरणरिटर्न में कहाँ पहुँचता है
आयकमाया गया पैसाबिक्री या सेवा से राजस्व; वापसी और रिफ़ंड; अन्य आयSchedule C की लाइन 1, 2 और 6; Form 1120-S की लाइन 1a, 1b और 5
खर्चव्यवसाय चलाने की लागतहर रिटर्न लाइन के लिए एक खाता, अगले हिस्सों मेंSchedule C की लाइन 8 से 27b; Form 1120-S की लाइन 7 से 20
संपत्तिव्यवसाय के पास जो हैबैंक खाते, प्राप्य राशि, उपकरण, संचित मूल्यह्रासForm 1120-S का Schedule L; Schedule C पर केवल इन्वेंटरी (Part III)
देनदारीव्यवसाय पर जो बकाया हैक्रेडिट कार्ड, ऋण, बकाया पेरोल कर, वसूला गया बिक्री करForm 1120-S का Schedule L; Schedule C पर कुछ नहीं
इक्विटीस्वामी का हिस्साएकल स्वामी: स्वामी का अंशदान और स्वामी की निकासी। S corporation: पूँजी शेयर, अतिरिक्त चुकता पूँजी, अर्जित लाभ, वितरणForm 1120-S का Schedule L; Schedule C पर कुछ नहीं

वापसी और रिफ़ंड को आय के अलग खाते में रखें। Schedule C की लाइन 2 और Form 1120-S की लाइन 1b इन्हें सकल प्राप्तियों से अलग दिखाती हैं (Schedule C के निर्देश; Form 1120-S के निर्देश)।

खरीदार पर लगा बिक्री कर, जो आप वसूलकर राज्य को जमा करते हैं, न आय है और न कटौती योग्य खर्च (Schedule C के निर्देश)। इसलिए इसके लिए देनदारी का खाता रखें। देखें बिक्री कर की प्रविष्टियाँ और, जब जमा राशि शुल्क कटकर आती है, बिक्री और पेआउट का मिलान।

इन्वेंटरी को छोड़कर, एकल स्वामी की तुलन पत्र के खाते Schedule C पर नहीं दिखते। फिर भी वे मायने रखते हैं, क्योंकि ऋण, उपकरण और स्वामी की निकासी वही मदें हैं जिन्हें खर्च से बाहर रखना होता है।

हर खर्च खाता Schedule C की किस लाइन में जाता है?

आप जो भी Schedule C लाइन इस्तेमाल करते हैं, उसके लिए एक खर्च खाता बनाएँ और उसका नाम लाइन के नाम पर रखें, ताकि खाते-वार एक लाभ-हानि रिपोर्ट सीधे फ़ॉर्म पर उतर जाए। नीचे की लाइनें IRS के शुरुआती ड्राफ़्ट Schedule C और उसके निर्देशों से ली गई हैं, जो अंतिम फ़ॉर्म आने से पहले बदल सकते हैं; अंतिम फ़ॉर्म पर इनकी पुष्टि करें। ड्राफ़्ट में ब्याज की तीन लाइनें हैं। पुराने साल के रिटर्न में ब्याज की दो लाइनें हैं (मॉर्गेज और अन्य): उस साल का फ़ॉर्म इस्तेमाल करें।

लाइनखाताध्यान रखें
8विज्ञापन (Advertising)सीधी बात
9कार और ट्रक (Car and truck)मानक माइलेज दर या असल खर्च, दोनों नहीं। वाहन ऋण का ब्याज और वाहन पर निजी संपत्ति कर की अपनी लाइनें हैं (16b और 23); असल खर्च लेने पर मूल्यह्रास (13) और लीज़ भुगतान (20a) की भी अपनी लाइनें हैं (निर्देश)
10कमीशन और शुल्क (Commissions and fees)वह रकम नहीं जिसे संपत्ति में जोड़ा गया हो या कहीं और काटा गया हो
11ठेके का श्रम (Contract labor)स्वतंत्र ठेकेदार; कर्मचारियों का वेतन लाइन 26 पर जाता है
13मूल्यह्रास और section 179 (Depreciation)मूल्यह्रास की सूची से साल के अंत की एक प्रविष्टि; इस लाइन में Form 4562 पर चुनी गई section 179 कटौती भी आती है। ज़मीन और इन्वेंटरी पर मूल्यह्रास नहीं लगता (निर्देश)
14कर्मचारी लाभ (Employee benefits)कर्मचारियों के लिए; आपका अपना स्वास्थ्य बीमा यहाँ नहीं आता
15व्यावसायिक बीमा (Business insurance)कर्मचारियों का स्वास्थ्य बीमा नहीं, वह लाइन 14 पर जाता है
16aब्याज: मॉर्गेज (Interest: mortgage)व्यावसायिक अचल संपत्ति पर, जो ऐसी वित्तीय संस्था को चुकाया गया हो जिसने Form 1098 या वैसा विवरण भेजा हो; वह न हो तो यह लाइन 16c है
16bब्याज: वाहन ऋण (Interest: vehicle loan)केवल व्यावसायिक उपयोग का हिस्सा। निजी उपयोग वाला हिस्सा Schedule 1-A (Form 1040) पर कटौती योग्य हो सकता है; वहाँ जो ब्याज लिया जाए, उसे यहाँ दोबारा नहीं लिया जा सकता (निर्देश)
16cब्याज: अन्य (Interest: other)व्यवसाय का बाकी सारा ब्याज। मूल राशि की किस्तें ब्याज नहीं हैं
17कानूनी और पेशेवर (Legal and professional)इसमें कर सलाह और व्यवसाय के कर फ़ॉर्म तैयार कराने का खर्च शामिल है
18कार्यालय खर्च (Office expense)कार्यालय की सामग्री और डाक खर्च
19कर्मचारियों के लिए सेवानिवृत्ति योजनाएँ (Retirement plans for employees)आपका अपना अंशदान यहाँ नहीं आता; वह Schedule 1 (Form 1040) की लाइन 16 पर जाता है (निर्देश)
20aकिराया: वाहन और उपकरण (Rent: vehicles and equipment)वाहन, मशीनरी और उपकरण
20bकिराया: अन्य संपत्ति (Rent: other property)कार्यालय की जगह
21मरम्मत और रखरखाव (Repairs and maintenance)मामूली मरम्मत। जो रकम संपत्ति को पहले जैसा बनाए या बदले, उसे पूँजी में जोड़ा जाता है (capitalize): यानी संपत्ति के रूप में दर्ज किया जाता है, खर्च नहीं
22सामग्री (Supplies)उसी साल में खप जाने वाली। जो चीज़ें एक साल से कहीं ज़्यादा चलती हैं, उन पर आमतौर पर मूल्यह्रास लगता है
23कर और लाइसेंस (Taxes and licenses)नियोक्ता के पेरोल कर, व्यावसायिक लाइसेंस, व्यावसायिक संपत्ति पर निजी संपत्ति कर। संघीय आयकर या स्वरोज़गार कर नहीं (निर्देश)
24aयात्रा (Travel)रात भर की व्यावसायिक यात्रा में ठहरना और आना-जाना; भोजन नहीं
24bभोजन (Meals)केवल एक हिस्सा कटौती योग्य है, ज़्यादातर मामलों में 50%, इसलिए भोजन को यात्रा से अलग रखें
25बिजली-पानी जैसी सेवाएँ (Utilities)केवल व्यावसायिक उपयोग
26वेतन (Wages)केवल कर्मचारियों के लिए, अपने आपको दिया गया भुगतान कभी नहीं (निर्देश)
27bअन्य खर्च (Other expenses)Part V के लिए मुख्य खाता, अगला हिस्सा देखें
30घर से कार्यालय (Home office)केवल लाइन 30, Form 8829 या सरल पद्धति से। घर की लागत को लाइन 8 से 27b में न रखें; रकम आपके कर तैयारकर्ता साल के अंत में निकालते हैं (निर्देश)
12, 27aकेवल इस्तेमाल हो तभी जोड़ेंखनिज क्षय (Depletion); ऊर्जा-कुशल व्यावसायिक इमारतों की कटौती

आप जो सामान बनाते या दोबारा बेचते हैं, उसकी लागत Schedule C के Part III में निकाली जाती है, इन खातों में नहीं। देखें बेची गई वस्तुओं की लागत।

जिस खर्च की Schedule C में अपनी लाइन नहीं है, वह कहाँ जाता है?

वह Schedule C के आखिरी हिस्से, Part V (अन्य खर्च) में जाता है। निर्देशों के अनुसार हर खर्च का प्रकार और रकम अलग-अलग लिखें, और कुल रकम लाइन 48 और 27b पर जाती है (निर्देश)। हर प्रकार के लिए एक खाता बनाएँ, और सभी को "अन्य खर्च" नाम के एक मुख्य खाते के नीचे रखें।

निर्देशों में कई प्रकार बताए गए हैं जो यहाँ आते हैं:

  • परिशोधन (amortization);
  • वे डूबे हुए कर्ज़ जो आय में गिने गए थे और पूरी तरह वसूली योग्य नहीं रहे;
  • व्यवसाय शुरू करने की लागत, जिनके कटौती और परिशोधन के अपने नियम हैं;
  • तकनीक और सॉफ़्टवेयर के साधन, जैसे व्यवसाय चलाने की सब्सक्रिप्शन सेवाएँ, जब तक सॉफ़्टवेयर पर मूल्यह्रास या परिशोधन लगाना ज़रूरी न हो;
  • छोटी खरीदें जिन्हें आप de minimis सुरक्षित दायरे (safe harbor) के तहत काटने का चुनाव करते हैं; निर्देशों के अनुसार इन्हें केवल Part V में काटें (निर्देश); देखें छोटी खरीदों को खर्च करें या पूँजी में जोड़ें।

बैंक शुल्क एक और आम उदाहरण है: फ़ॉर्म में इसकी कोई लाइन नहीं है, और Publication 334 इन्हें कटौती योग्य अन्य व्यावसायिक खर्चों में गिनता है, इसलिए इन्हें यहाँ प्रकार के अनुसार लिखा जाता है।

"विविध" (Miscellaneous) नाम का एक खाता न रखें। Part V में हर प्रकार माँगा जाता है, इसलिए "विविध" में बड़ी रकम होने पर आपके कर तैयारकर्ता को उसका हर लेन-देन खोलकर देखना पड़ता है। जिस खर्च की अपनी लाइन है, वह उसी लाइन में जाए, Part V में नहीं।

Form 1120-S की सूची Schedule C से कैसे अलग है?

Form 1120-S अधिकारी के वेतन और कर्मचारी के वेतन को अलग करता है, खर्च की कम लाइनें नाम से देता है, और बाकी सब कुछ संलग्न विवरण के साथ लाइन 20 पर भेजता है। तीन अंतर खातों की सूची तय करते हैं:

  • अधिकारी का वेतन लाइन 7 है और बाकी वेतन लाइन 8। दो खाते रखें।
  • बीमा, कानूनी और पेशेवर शुल्क, सामग्री, यात्रा, भोजन और बिजली-पानी जैसी सेवाओं की कोई नामित लाइन नहीं है। निर्देश इन्हें लाइन 20 की कटौतियों के उदाहरण बताते हैं, इसलिए हर एक का अपना खाता "अन्य कटौतियाँ" (Other deductions) के नीचे रखें (निर्देश)।
  • कुछ मदें लाइन 7 से 20 में आती ही नहीं: किराये के खर्च, पोर्टफ़ोलियो आय से जुड़ी कटौतियाँ, गैर-कटौती योग्य खर्च, और वे मदें जिन्हें शेयरधारक अलग से निकालते हैं, जैसे दान। हर एक का अपना खाता रखें ताकि वह सामान्य लाइनों से बाहर रहे (निर्देश)।

अतिरिक्त लाभ (fringe benefit) वाली पंक्तियों में स्वामित्व में वे शेयर गिने जाते हैं जिन्हें section 318 के तहत स्वामित्व में माना जाता है (उदाहरण के लिए परिवार के सदस्य के शेयर)। 2% से ज़्यादा वाली शर्त कर वर्ष के किसी भी दिन बकाया शेयरों या संयुक्त मतदान शक्ति को देखती है (निर्देश)।

लाइनखाताध्यान रखें
7अधिकारी का पारिश्रमिक (Officer compensation)कौन अधिकारी है, यह राज्य का कानून तय करता है। अधिकारी को दिए गए वितरण और अन्य भुगतान उस हद तक वेतन माने जाते हैं जिस हद तक वे सेवाओं के उचित पारिश्रमिक हैं। 2% से ज़्यादा शेयर रखने वाले अधिकारियों के अतिरिक्त लाभ यहाँ आते हैं
8वेतन: कर्मचारी (Wages: employees)वे कर्मचारी जो अधिकारी नहीं हैं, जिनमें 2% से ज़्यादा शेयर रखने वालों के अतिरिक्त लाभ भी शामिल हैं। जो वेतन बेची गई वस्तुओं की लागत में है, वह वहीं रहता है
9मरम्मत और रखरखाव (Repairs and maintenance)सुधार को पूँजी में जोड़ा जाता है
10डूबे कर्ज़ (Bad debts)कैश पद्धति वाली कंपनी ऐसा कर्ज़ नहीं काट सकती जो कभी आय में गिना ही नहीं गया
11किराया (Rent)वह किराया नहीं जो किसी शेयरधारक के रहने वाले घर का हो
12कर और लाइसेंस (Taxes and licenses)नियोक्ता के पेरोल कर (Publication 334) और लाइसेंस। संघीय आयकर नहीं, सिवाय built-in gains कर के उस हिस्से के जो सामान्य आय पर पड़ता है (निर्देश)
13ब्याज (Interest)व्यापार या व्यवसाय में इस्तेमाल हुए ऋण का ब्याज। किराये की संपत्ति के ऋण का ब्याज Form 8825 पर जाता है; निवेश के ऋण का ब्याज, या शेयरधारकों को चुकाई गई ऋण राशि का ब्याज, Schedule K पर अलग से बताया जाता है (निर्देश)
14मूल्यह्रास (Depreciation)Section 179 यहाँ नहीं काटा जाता; वह शेयरधारकों को चला जाता है
16विज्ञापन (Advertising)सीधी बात
17सेवानिवृत्ति योजनाएँ (Retirement plans)कर्मचारियों के लिए नियोक्ता का अंशदान
18कर्मचारी लाभ कार्यक्रम (Employee benefit programs)अधिकारियों और उन कर्मचारियों के अतिरिक्त लाभ जिनके पास 2% या उससे कम शेयर हैं
20अन्य कटौतियाँ (Other deductions)हर प्रकार के लिए एक खाता; रिटर्न के साथ एक विवरण देना होता है जिसमें हर प्रकार और रकम लिखी हो

लाइन 15 और 19 (खनिज क्षय, ऊर्जा-कुशल व्यावसायिक इमारतों की कटौती) के लिए खाता तभी चाहिए जब आप इनका इस्तेमाल करें। ऊपर की लाइन संख्याएँ इस कर वर्ष के लिए IRS के शुरुआती ड्राफ़्ट फ़ॉर्म में भी वही हैं, जो अंतिम फ़ॉर्म से पहले बदल सकती हैं।

जिस कंपनी की कुल प्राप्तियाँ $500,000 या उससे ज़्यादा हैं और जो अधिकारियों के वेतन की कटौती लेती है, उसे Form 1125-E भी संलग्न करना होता है, जिसमें हर अधिकारी का भुगतान दिखता है। कुल प्राप्तियों में बिक्री से ज़्यादा चीज़ें आती हैं (निर्देश)। अगर कंपनी सामान बनाती या दोबारा बेचती है, तो बेची गई वस्तुओं की लागत Form 1125-A पर बताई जाती है, लाइन 7 से 20 में नहीं (निर्देश); देखें बेची गई वस्तुओं की लागत, जो Schedule C के लिए लिखी गई है।

आय की भी एक सीमा है। लाइन 1a से 5 में केवल व्यापार या व्यवसाय की आय आती है। किराये की आय और पोर्टफ़ोलियो आय Schedule K और K-1 पर जाती है, और किराये की अचल संपत्ति Form 8825 पर भी (निर्देश)।

अधिकारी का वेतन, वितरण और Form 1125-E की शर्त की पूरी जानकारी S corporation का बहीखाता में है।

S corporation Schedule L से बही का मिलान कराने के लिए इक्विटी और तुलन पत्र के कौन-से खाते जोड़े?

S corporation को Schedule L की हर लागू लाइन के लिए तुलन पत्र का एक खाता चाहिए, क्योंकि रिटर्न के साथ लगने वाला तुलन पत्र Schedule L कंपनी की बही और रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए (निर्देश)। छोटी कंपनियाँ Schedule L छोड़ सकती हैं; इसकी शर्त और ब्योरा कंपनी के रिटर्न पर Schedule L तुलन पत्र में हैं। लाइनें Form 1120-S पर हैं।

समूहबही के खाते, Schedule L की लाइनों के अनुसार
संपत्तिनकद; प्राप्य खाते (accounts receivable) और डूबे कर्ज़ का प्रावधान; इन्वेंटरी; शेयरधारकों को ऋण; निवेश (सरकारी बॉन्ड, कर-मुक्त प्रतिभूतियाँ, मॉर्गेज और अचल संपत्ति ऋण, अन्य); अन्य चालू संपत्तियाँ; उपकरण और अन्य मूल्यह्रास योग्य संपत्तियाँ संचित मूल्यह्रास के साथ; परिशोधन योग्य अमूर्त संपत्तियाँ संचित परिशोधन के साथ; ज़मीन; अन्य संपत्तियाँ
देनदारीदेय खाते (accounts payable); एक साल के भीतर चुकाने वाले ऋण; अन्य चालू देनदारियाँ; शेयरधारकों से लिए ऋण; एक साल के बाद चुकाने वाले ऋण; अन्य देनदारियाँ
इक्विटीपूँजी शेयर; अतिरिक्त चुकता पूँजी; अर्जित लाभ; शेयरधारकों की इक्विटी और ट्रेज़री शेयर के समायोजन, यदि हों

S corporation के लिए तीन खाते एकल स्वामी की तुलना में ज़्यादा मायने रखते हैं:

  • वितरण। इक्विटी का अलग खाता, जो साल के अंत में अर्जित लाभ में बंद होता है। लाभांश के अलावा के वितरण Schedule K की लाइन 16d पर जाते हैं। संचित आय और लाभ (accumulated earnings and profits) से दिए गए लाभांश लाइन 17c और Form 1099-DIV पर जाते हैं, Schedule K-1 पर नहीं, इसलिए इन्हें अलग करने लायक ब्योरा रखें (निर्देश)। देखें S corporation के वितरण दर्ज करना।
  • शेयरधारक ऋण। शेयरधारक जो पैसा कंपनी को उधार देता है, वह देनदारी है, और उसे पूँजी शेयर से अलग रखा जाता है। Schedule L की लाइन 19 की रकम आमतौर पर शेयरधारकों के Schedule K-1 से मिलनी चाहिए (निर्देश)। देखें शेयरधारक ऋण।
  • संचित समायोजन। Schedule M-2 का खाता अवितरित आय का हिसाब रखता है। निर्देश हर S corporation को इसे रखने की सलाह देते हैं (निर्देश)।

खातों की सूची कितनी बारीक होनी चाहिए?

आप जो रिटर्न लाइन इस्तेमाल करते हैं, उसके लिए एक खाता, और उप-खाते केवल वहाँ जहाँ आप उस ब्योरे पर कोई कदम उठाएँगे। हर उप-खाता ठीक एक लाइन में जुड़ना चाहिए।

स्तरउदाहरणनतीजा
बहुत कमएक ही "खर्च" खाता, या एक बड़ा "विविध"कर तैयारकर्ता को हर लेन-देन दोबारा छाँटना पड़ता है, और Part V और लाइन 20 जैसी सूचियाँ बन ही नहीं पातीं
सहीविज्ञापन खाता, जिसके उप-खाते हों जैसे खोज विज्ञापन और प्रिंटरिपोर्ट लाइन तक जुड़ती है, और आप हर स्रोत भी देख पाते हैं
बहुत ज़्यादा बारीकहर विक्रेता या हर ग्राहक का एक खाताहर नए विक्रेता के साथ सूची बढ़ती जाती है। इसके बजाय भुगतान पाने वाले का नाम या अपने सॉफ़्टवेयर के टैग इस्तेमाल करें

अगर आप दो खातों को कभी अलग-अलग नहीं देखते, तो उन्हें मिला दें। अगर देखते हैं, तो उन्हें एक ही लाइन के उप-खाते रखें। नंबर देना ज़रूरी नहीं है; दें तो उप-खाते अपने मुख्य खाते के पास रखें।

खर्च से क्या बाहर रहना चाहिए?

स्वामी की निकासी, वितरण, ऋण की मूल राशि और निजी खर्च खर्च नहीं हैं, चाहे बैंक फ़ीड में वे कैसे भी दिखें। हर एक का अपना खाता होता है। उपकरण संपत्ति है, जब तक वह de minimis सुरक्षित दायरे (safe harbor) में न आए, जिसके लिए ज़रूरी है कि बही में उसे खर्च किया गया हो।

मदकहाँ रखेंक्यों
स्वामी की निकासी (एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC)इक्विटी: स्वामी की निकासीSchedule C के वेतन में अपने आपको दिया गया भुगतान शामिल नहीं होता (निर्देश)। देखें स्वामी की निकासी दर्ज करना
S corporation का वितरणइक्विटी: वितरणयह इक्विटी का भुगतान है, कटौती नहीं: Schedule K की लाइन 16d, या संचित आय और लाभ से दिए लाभांश के लिए लाइन 17c। अधिकारी को किए गए भुगतान उस हद तक वेतन माने जाते हैं जिस हद तक वे सेवाओं का उचित पारिश्रमिक हैं (निर्देश)
ऋण की मूल राशिदेनदारी: ऋणवास्तविक ऋण के रूप में उधार लिया गया पैसा आय नहीं है (Publication 334), और Schedule C पर केवल ब्याज बताया जाता है। देखें व्यावसायिक ऋण दर्ज करना
उपकरण, फ़र्नीचर, स्थायी सुधारसंपत्ति, फिर मूल्यह्रास या section 179 का चुनाव; योग्य छोटी चीज़ें बही में खर्च होती हैंPart V में उपकरण या फ़र्नीचर और स्थायी सुधारों की लागत नहीं आती (निर्देश)। छोटी चीज़ें केवल de minimis सुरक्षित दायरे के तहत योग्य होती हैं, जो हर साल समय पर भरे रिटर्न के साथ किया जाने वाला चुनाव है, और तभी जब बही उन्हें खर्च करे (IRS); देखें छोटी खरीदों को खर्च करें या पूँजी में जोड़ें
निजी खर्चस्वामी की निकासी; S corporation के लिए तथ्य तय करते हैंनिजी, रहन-सहन और पारिवारिक खर्च कटौती योग्य नहीं हैं (Publication 334)। देखें व्यावसायिक खाते से चुकाए गए निजी खर्च और, कंपनी के लिए, निजी खर्च चुकाने वाली S corporation
आपका अपना आयकर और स्वरोज़गार करस्वामी का खातालाइन 23 में संघीय आयकर शामिल नहीं होता, स्वरोज़गार कर भी नहीं (निर्देश)। देखें आयकर भुगतान दर्ज करना
आपका अपना स्वास्थ्य बीमा और सेवानिवृत्ति अंशदान (स्वरोज़गार)स्वामी का खातास्वास्थ्य बीमा Schedule 1 (Form 1040) की लाइन 17 पर कटौती योग्य हो सकता है, और सेवानिवृत्ति अंशदान लाइन 16 पर जाते हैं; दोनों में से कोई Schedule C की लाइन 14 और 19 पर नहीं जाता (निर्देश)

जिस मद को आप अभी कहीं नहीं रख पा रहे, उसके लिए "समीक्षा बाकी" (Needs review) नाम का एक खाता रखें, और साल के अंत की रिपोर्ट चलाने से पहले उसे खाली करें। देखें कर के समय से पहले अवर्गीकृत खर्च।

क्या मैं अपनी लेखा पद्धति बदले बिना साल के बीच में या सालों के बीच श्रेणियाँ बदल सकता हूँ?

अक्सर हाँ। खातों का नाम बदलना, उन्हें मिलाना या बाँटना, या किसी लागत को खर्च की एक लाइन से दूसरी में ले जाना, आमतौर पर यह बदलता है कि वह कहाँ बताई जाती है, कब नहीं। लेखा पद्धति तय करती है कि आय और खर्च कब गिने जाएँगे, और किसी भी महत्वपूर्ण मद के व्यवहार में बदलाव, यानी ऐसा बदलाव जो आय शामिल करने या खर्च काटने का सही समय बदल दे, पद्धति का बदलाव है। जिस समायोजन में सही समय शामिल नहीं होता, वह पद्धति का बदलाव नहीं है और उसके लिए IRS की मंज़ूरी नहीं चाहिए (Publication 538)।

बदलावक्या यह लेखा पद्धति का बदलाव है?
खातों का नाम बदलना, मिलाना या बाँटनानहीं
उसी साल में किसी लागत को खर्च की एक लाइन से दूसरी में ले जानाआमतौर पर नहीं: जिस साल में वह काटी जाती है, वह नहीं बदलता
किसी लागत को खर्च से संपत्ति में, या संपत्ति से खर्च में ले जाना, या किसी प्रकार की लागत कब काटी जाए यह बदलनाहो सकता है, क्योंकि कटौती का साल बदल जाता है। फ़ाइल करने से पहले अपने कर तैयारकर्ता के साथ तय करें
कैश और एक्रूअल पद्धति के बीच बदलनाहाँ। आमतौर पर Form 3115 (Schedule C के निर्देश); देखें छोटे व्यवसाय के लिए कैश या एक्रूअल
S चुनाव के बाद इक्विटी के खाते बदलनानहीं, पर शुरुआती शेष आगे ले जाने होंगे; देखें S चुनाव के बाद की बही

जो बदलाव कटौती की रकम बदल दे, जैसे भोजन और यात्रा के बीच, वह अलग सवाल है: लाइन सही होनी चाहिए, इसलिए अपने कर तैयारकर्ता से पुष्टि करें। बही और रिटर्न में एक ही लेखा पद्धति होनी चाहिए (Publication 583)। साल के बीच में सूची बदलने पर पिछले महीनों को दोबारा कोड करें, ताकि एक रिपोर्ट पूरे साल को कवर करे, और साल-दर-साल तुलना के लिए पुराने खातों से नए खातों का एक नोट रखें।

बही को दोबारा छाँटने से पहले से फ़ाइल किया रिटर्न नहीं बदलता। अगर दोबारा छाँटने पर पता चले कि फ़ाइल किए रिटर्न में कोई रकम गलत थी, तो यह सुधार का सवाल है जो आप अपने कर तैयारकर्ता से पूछें; देखें कर के समय से पहले अवर्गीकृत खर्च।

साल के अंत में मेरे कर तैयारकर्ता को खातों की सूची से कौन-सी रिपोर्ट चाहिए?

पूरे कर वर्ष की खाते-वार लाभ-हानि रिपोर्ट, जिसमें हर खाता रिटर्न की एक लाइन से जुड़ा हो। आपके कर तैयारकर्ता को ये भी चाहिए:

  1. खाते से लाइन का नक्शा: रिपोर्ट में एक कॉलम, या एक पन्ने की सूची।
  2. रिटर्न जो सूचियाँ माँगता है, उनके पीछे का ब्योरा: Schedule C का Part V, या Form 1120-S की लाइन 20 का विवरण, दोनों प्रकार और रकम के अनुसार।
  3. इक्विटी की गतिविधि: निकासी और अंशदान, या वितरण और शेयरधारक ऋण।
  4. S corporation के लिए, साल की शुरुआत और अंत के तुलन पत्र, जिनसे Schedule L मेल खाना चाहिए, और मूल्यह्रास की सूची।

पूरी सूची, और कर तैयारकर्ता क्या समायोजित करते हैं, बही से व्यावसायिक कर रिटर्न तक में है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

एकल-सदस्य LLC वाला सलाहकार

एक सलाहकार के पास एकल-सदस्य LLC है, जिसने कंपनी की तरह कर का चुनाव नहीं किया, इसलिए वह Schedule C भरता है। उसकी प्राप्तियाँ US$120,000 हैं और उसके 14 खर्च खाते हैं। बारह खाते Schedule C की नामित लाइनों में जाते हैं: विज्ञापन (8), कार और ट्रक (9), ठेके का श्रम (11), मूल्यह्रास (13), बीमा (15), कानूनी और पेशेवर (17), कार्यालय खर्च (18), किराया (20b), सामग्री (22), कर और लाइसेंस (23), यात्रा (24a) और बिजली-पानी जैसी सेवाएँ (25)। दो की कोई लाइन नहीं है: सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन US$3,600 और बैंक शुल्क US$400। इन्हें Part V में प्रकार के अनुसार लिखा जाता है और कुल US$4,000 लाइन 27b पर जाता है। खाते-वार एक रिपोर्ट बिना दोबारा छाँटे हर लाइन की रकम दे देती है।

US$400,000 की प्राप्तियों वाली S corporation

अधिकारी का US$80,000 का वेतन लाइन 7 के लिए अधिकारी पारिश्रमिक के एक खाते में है। US$60,000 का बाकी पेरोल वेतन के खाते में है, जो लाइन 8 के लिए है। बीमा, सामग्री और बिजली-पानी जैसी सेवाओं की कोई नामित लाइन नहीं है, इसलिए हर एक लाइन 20 के विवरण में प्रकार के अनुसार लिखी जाती है। मान लें कि अधिकारी का वेतन काम के हिसाब से उचित है, तो US$50,000 का वितरण वितरण ही रहता है और इक्विटी के वितरण खाते में जाता है। अगर उसे खर्च के रूप में कोड कर दिया जाए, तो बही का मुनाफ़ा US$50,000 कम दिखेगा, और रिटर्न में सही आय आने से पहले कर तैयारकर्ता को उसे वापस ले जाना पड़ेगा।

60 श्रेणियों वाला एकल स्वामी

एक एकल स्वामी के सॉफ़्टवेयर में 60 श्रेणियाँ हैं और रिटर्न में लगभग 20 लाइनें इस्तेमाल होती हैं। विज्ञापन की छह श्रेणियाँ (खोज विज्ञापन, सोशल विज्ञापन, छपे फ़्लायर, बिज़नेस कार्ड, प्रायोजन और वेबसाइट विज्ञापन) कुल US$9,000 की हैं। ये एक विज्ञापन खाते के उप-खाते बन जाते हैं जो लाइन 8 में जाता है। हर लाइन के लिए यही करने से 60 श्रेणियाँ लगभग 20 खाते बन जाती हैं।

बहीखाता

आपके खातों की सूची छोटी पड़ गई, या रिटर्न के लिए दोबारा कोडिंग कर रहे हैं?

अगर आपकी श्रेणियाँ अब रिटर्न से मेल नहीं खातीं, आपका तैयारकर्ता हर साल उन्हें दोबारा मैप करता है, या पिछले वर्षों में गलत खाते इस्तेमाल हुए, तो हम खातों की सूची दोबारा बना सकते हैं और आपके बहीखाते दोबारा कोड कर सकते हैं। पहली कॉल में आपका सेटअप देखा जाता है और सफ़ाई का दायरा तय होता है।

  • आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से एक्सपोर्ट की गई आपके खातों या श्रेणियों की मौजूदा सूची।
  • पिछले साल का फ़ाइल किया रिटर्न और वर्षांत की वे रिपोर्टें जो आपके तैयारकर्ता ने माँगी हैं।

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बहीखाता

आपके मामले में अलग है?

इस पृष्ठ के आँकड़े

आँकड़ामानस्रोत
Form 2553 के सामान्य विकल्प की अंतिम तिथि
प्रभावी कर वर्ष शुरू होने के बाद फ़ाइल करें; पिछले कर वर्ष के दौरान फ़ाइल करना भी मान्य है
2 महीने और 15 दिनIRS: Form 2553 के निर्देश
जाँचा गया
ज़्यादातर मामलों में कटौती योग्य व्यावसायिक भोजन खर्च का हिस्सा
वास्तविक भोजन खर्च और मानक भोजन भत्ते, दोनों पर लागू; Department of Transportation की सेवा-घंटों की सीमा वाले व्यक्तियों के लिए 80%। Schedule C line 24b।
50%IRS: Schedule C (Form 1040) के निर्देश, line 24b
जाँचा गया
S corporation में fringe-benefit शेयरधारक स्वामित्व की सीमा
यह नियम उस व्यक्ति पर लागू होता है जो कंपनी के कर वर्ष के किसी भी दिन, सीधे या धारा 318 के आरोपण से, स्टॉक या मतदान शक्ति के इस हिस्से से अधिक का स्वामी हो।
2%U.S. Code: 26 USC 1372(b)
जाँचा गया
Form 1125-E के लिए कुल प्राप्तियों की सीमा
जब कुल प्राप्तियाँ इस राशि या उससे ज़्यादा हों और कंपनी अधिकारी का पारिश्रमिक काटती हो, तब Form 1125-E भरकर Form 1120-S के साथ जोड़ा जाता है
$500,000IRS: Form 1125-E के निर्देश
जाँचा गया

प्राथमिक स्रोत

इस मार्गदर्शिका के बारे में

अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें

यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।

अंग्रेज़ी मूल में बदलाव

  • : पहली बार प्रकाशित।
Di Lu, CPA
Di Lu, CPAअमेरिका और कनाडा के CPA

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