छोटे व्यवसाय का तुलन पत्र गलत लगे तो: उसमें क्या दिखना चाहिए

छोटे व्यवसाय का तुलन पत्र क्या दिखाता है?

छोटे व्यवसाय का तुलन पत्र एक तारीख पर दिखाता है कि व्यवसाय के पास क्या है, उस पर क्या बकाया है और स्वामियों के लिए क्या बचा। SEC (अमेरिकी प्रतिभूति और विनिमय आयोग) इसे संपत्ति, देनदारी और इक्विटी की एक झलक कहता है, और दोनों पक्ष बराबर होने चाहिए: संपत्ति = देनदारी + इक्विटी। एकल स्वामी के लिए IRS (अमेरिकी आंतरिक राजस्व सेवा) यही तीन हिस्से बताता है: संपत्ति, देनदारी और व्यवसाय में स्वामी की इक्विटी।

संतुलित दिखने वाला तुलन पत्र भी गलत हो सकता है। दोहरी प्रविष्टि वाला बहीखाता डिज़ाइन से संतुलित होता है, क्योंकि हर एंट्री में एक डेबिट और एक क्रेडिट होता है (Publication 583)। इसलिए "यह संतुलित है" सिर्फ़ गणित सही होना साबित करता है, सामग्री नहीं। ये मामले सरल नहीं हैं:

• प्लग: इक्विटी या किसी होल्डिंग खाते में सिर्फ़ इसलिए डाली गई रकम कि कुल बराबर दिखें।
• ऐसा नकद जिसका बैंक से मिलान कभी नहीं हुआ।
• तुलन पत्र से गायब ऋण, उपकरण या (अगर आपका बहीखाता उन्हें दर्ज करता है) बिना चुकाए बिल।
• शुरुआती शेष जो पिछले साल के फ़ाइल किए रिटर्न या समापन तुलन पत्र से नहीं मिलते।

तुलन पत्र जाँचने के लिए ये जुटाएँ:

• वर्षांत का तुलन पत्र और एक ट्रायल बैलेंस (हर खाते का शेष)
• वर्षांत की तारीख पर हर बैंक, कार्ड और ऋण का विवरण
• पिछले साल का फ़ाइल किया रिटर्न और समापन तुलन पत्र
• ग्राहकों के बिना चुकाए चालानों और बिना चुकाए बिलों की सूचियाँ, अगर आपका बहीखाता उन्हें दर्ज करता है

अगर कोई ऋणदाता, तैयारकर्ता या प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार (CPA) तुलन पत्र का इंतज़ार कर रहा है और उसमें प्लग, ऋणात्मक खाते या इक्विटी का ऐसा शेष है जिसे आप समझा नहीं सकते, या वह पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलता, तो यह विशेषज्ञ का मामला है; अंत में आपकी स्थिति अलग है? देखें।

छोटे व्यवसाय का तुलन पत्र कैसे भरूँ, और उसमें कौन-सी लाइनें आती हैं?

भरने के लिए, लिखें कि व्यवसाय के पास क्या है, उस पर क्या बकाया है, और अंतर इक्विटी है, सब एक तारीख पर, जैसे वर्षांत। साझेदारी और कंपनी के रिटर्न में आमतौर पर बहीखाते से बना तुलन पत्र Schedule L के रूप में शामिल होता है (Form 1120-S, Form 1065), और उसकी लाइनों की सूची किसी भी छोटे व्यवसाय के लिए उपयोगी चेकलिस्ट है।

नकद पद्धति पर रखे बहीखाते में प्राप्य और देय खाते जानबूझकर शून्य हो सकते हैं: आप आय तब दिखाते हैं जब मिलती है और खर्च की कटौती आमतौर पर तब लेते हैं जब चुकाते हैं (Publication 583)। उपार्जन बहीखाता दोनों दिखाता है; देखें छोटे व्यवसाय के लिए नकद या उपार्जन।

Publication 583 संपत्ति और देनदारी के अंतर को नेट वर्थ कहती है। इक्विटी अंतर के रूप में निकलती है, इसलिए वह अपने आप में कुछ साबित नहीं करती; उसे स्वामी के लगाए पैसे, निकाले पैसे और बचे मुनाफ़े के रिकॉर्ड से मिलाएँ। एकल स्वामी का एक ही स्वामी खाता होता है। साझेदारी हर साझेदार का एक पूँजी खाता रखती है। कंपनी शेयर पूँजी, चुकता पूँजी और प्रतिधारित कमाई दिखाती है। LLC के लिए देखें LLC के इक्विटी खाते।

मैं कैसे जानूँ कि मेरा तुलन पत्र सही है?

तुलन पत्र के सही होने की संभावना तब ज़्यादा होती है जब वह संतुलित हो और हर बड़ी लाइन बहीखाते के बाहर के किसी रिकॉर्ड से मिलती हो। चार मिलान आम गलतियाँ पकड़ लेते हैं:

IRS हर महीने चेकिंग खाते का मिलान करने की सलाह देता है ताकि बैंक विवरण, चेकबुक और बहीखाता एक जैसे हों। वह बताता है कि मिलान क्या करता है: खाते में कितना पैसा है यह जाँचता है, पक्का करता है कि बहीखाते में बैंक के सारे शुल्क दर्ज हैं, और गलतियाँ सुधारता है। अकेली बैंक फ़ीड यह नहीं करती; देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।

जिस आँकड़े को आप किसी विवरण, चालान या पिछले रिटर्न से नहीं जोड़ पाते, वह प्लग हो सकता है।

मेरा तुलन पत्र अजीब आँकड़े क्यों दिखा रहा है?

तुलन पत्र पर अजीब आँकड़े आमतौर पर इनसे आते हैं: ऐसा नकद जिसका मिलान नहीं हुआ, बहीखाते से गायब ऋण या संपत्ति, गलत खाते में स्वामी का पैसा, या शुरुआती शेष जो पिछले साल के रिटर्न से अलग हैं। जो दिख रहा है उसे संभावित कारण से मिलाएँ:

अन्य खर्चों के लिए Schedule C के निर्देश कहते हैं कि व्यावसायिक उपकरण या फ़र्नीचर की लागत, या निजी, रहन-सहन और पारिवारिक खर्च शामिल न करें (Schedule C के निर्देश)। जो व्यवसाय डी मिनिमिस सुरक्षित दायरे (de minimis safe harbor) का चुनाव करता है, वह इसकी जगह छोटे उपकरणों की खरीद की कटौती तुरंत अन्य खर्चों के रूप में ले सकता है, बशर्ते उसका बहीखाता भी उन्हें खर्च करे (Publication 334); देखें छोटी खरीद को खर्च करें या पूँजीकृत। Form 1065 के निर्देश कहते हैं कि साझेदारी की संपत्ति को देनदारी से घटाकर नहीं दिखाया जा सकता और न ऋणात्मक संख्या के रूप में (Form 1065 के निर्देश), इसलिए Schedule L भरने से पहले ऋणात्मक संपत्ति का कारण ढूँढना होगा: एंट्री की गलती, या असली ओवरड्राफ़्ट या क्रेडिट शेष जो देनदारी के रूप में दर्ज होना चाहिए।

व्यवसाय में लगाया या निकाला गया पैसा कहाँ दर्ज होना चाहिए?

स्वामी जो पैसा व्यवसाय में लगाता है या उससे निकालता है, वह आमतौर पर तुलन पत्र के इक्विटी या ऋण खातों में जाता है, आय या खर्च में नहीं; कौन-सा खाता, यह तथ्यों और संस्था पर निर्भर है। IRS कहता है कि वास्तविक ऋण के रूप में उधार लिया पैसा आय नहीं है (Publication 334)। वह यह भी सुझाता है कि हर जमा का स्रोत लिखें: व्यावसायिक आय, निजी पैसा या ऋण (Publication 583)।

व्यवसाय के लिए किए काम का स्वामी को भुगतान निकासी या वितरण की जगह वेतन या गारंटीशुदा भुगतान हो सकता है। S corporation को अधिकारी के भुगतान को वेतन मानना होता है, उस हद तक जितना वह सेवाओं के लिए उचित पारिश्रमिक है (Form 1120-S के निर्देश), और साझेदारी साझेदार को सेवाओं के लिए गारंटीशुदा भुगतान की कटौती ले सकती है (Form 1065 के निर्देश)। देखें S corporation वितरण दर्ज करना और गारंटीशुदा भुगतान और साझेदार की निकासी।

एकल स्वामी के लिए Publication 334 निजी और पारिवारिक खर्चों के लिए निकाली गई व्यावसायिक आय के वास्ते अलग निकासी खाता बताती है, जो आमतौर पर कटौती योग्य नहीं होते। स्वामी का लगाया पैसा योगदान है या ऋण, यह तथ्यों पर टिका है; देखें LLC में योगदान या ऋण और स्वामी की निकासी दर्ज करना। अगर निजी और व्यावसायिक पैसा एक ही खाते से गुज़रा, तो देखें मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे को ठीक करना।

क्या मुझे तुलन पत्र चाहिए, और कौन माँगता है?

ऋणदाता या निवेशक अक्सर तुलन पत्र माँगते हैं, साझेदारी या कंपनी के रिटर्न को उसकी Schedule L के रूप में ज़रूरत पड़ सकती है, और एकल स्वामी की Schedule C में तुलन पत्र नहीं होता। SBA (अमेरिकी छोटे व्यवसाय प्रशासन) कहता है कि स्थापित व्यवसाय पारंपरिक व्यावसायिक योजना में पिछले तीन से पाँच साल के आय विवरण, तुलन पत्र और नकदी प्रवाह विवरण शामिल करता है, जिन्हें ऋणदाता और निवेशक आमतौर पर माँगते हैं। IRS जोड़ता है कि वित्तीय विवरण बैंक या लेनदारों से व्यवहार में मदद करते हैं। ऋणदाता को क्या चाहिए, इसके लिए देखें बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण।

साझेदारी या कंपनी Schedule L तभी छोड़ सकती है जब वह अपने फ़ॉर्म पर छोटे रिटर्न की परीक्षा पास करे, जिसका जवाब Form 1065 और 1120-S के लिए Schedule B पर और Form 1120 के लिए Schedule K पर दिया जाता है। परीक्षा कुल प्राप्तियों और कुल संपत्ति का इस्तेमाल करती है। कुल प्राप्तियाँ बिक्री से बड़ी होती हैं: उनमें अन्य आय जुड़ती है, और Form 1065 और 1120-S पर Schedule K में दिखाई आय और Form 8825 से किराये की आय भी (Form 1065 के निर्देश, Form 1120-S के निर्देश)। सीमाएँ और अतिरिक्त शर्तें फ़ॉर्म और साल के हिसाब से अलग हैं, इसलिए आप जो फ़ॉर्म फ़ाइल करते हैं उसे पढ़ें; कॉर्पोरेट रिटर्न पर Schedule L उन्हें बताती है। Schedule L छोड़ने से यह नहीं बदलता कि ऋणदाता या तैयारकर्ता क्या माँगता है।

कर रिटर्न के तुलन पत्र को किससे मेल खाना चाहिए?

Schedule L को संस्था के बहीखाते और रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए। Form 1120, Form 1120-S और Form 1065 के निर्देश सभी यही कहते हैं। साझेदारी को किसी भी अंतर को समझाने वाला विवरण जोड़ना होता है।

Schedule L साल की शुरुआत और अंत का तुलन पत्र दिखाती है। Form 1065 के निर्देश कहते हैं कि साल की शुरुआत की कुल संपत्ति आमतौर पर पिछले साल के अंत की कुल संपत्ति के बराबर होनी चाहिए, और अंतर हो तो साझेदारी विवरण जोड़ती है। S corporation के रिटर्न पर Schedule L में शेयरधारकों से लिए ऋण आमतौर पर Schedules K-1 पर शेयरधारक ऋण के कुल से मिलने चाहिए (Form 1120-S के निर्देश)। एकल स्वामी के रिटर्न में Schedule L नहीं होती, इसलिए मिलाने के लिए कोई फ़ाइल किया तुलन पत्र नहीं है; इसके बदले शुरुआती शेष को पिछले साल के समापन तुलन पत्र से मिलाएँ। अगर आपका बहीखाता वहाँ से शुरू नहीं होता जहाँ पिछले साल का रिटर्न बंद हुआ, तो शुरुआत करें प्रतिधारित कमाई जो पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलती से।

जब आँकड़े नहीं मिलते, तब क्या करूँ?

इसी क्रम में काम करें, क्योंकि हर कदम पिछले पर टिका है:

1. नकद का मिलान करें। हर बैंक खाते का उसके विवरण से मिलान करें (Publication 583) और हर कार्ड खाते का भी, सबसे पुराने बिना मिलान वाले महीने से शुरू करके ताकि गलत शेष आगे न चले।
2. जो छूटा है उसे जोड़ें। ऋणदाता के विवरण और चालानों से ऋण और उपकरण दर्ज करें, और उपार्जन बहीखाते पर बिना चुकाए बिल भी, और ऋण का मूलधन खर्च से हटाएँ। अगर बहीखाता उपकरण को पूँजीकृत करता है, तो उसे भी खर्च से हटाएँ: वह जमा मूल्यह्रास के साथ लागत पर होना चाहिए, भले ही रिटर्न ने उसकी लागत की कटौती धारा 179 या बोनस मूल्यह्रास से ली हो, क्योंकि बही और कर का मूल्यह्रास अलग हो सकता है (Form 1120-S, Schedule M-1)। उपकरण तभी खर्च में रहता है जब बहीखाते की नीति उसे खर्च करती हो, जैसा डी मिनिमिस सुरक्षित दायरा माँगता है (Publication 334)।
3. स्वामी का पैसा सही जगह ले जाएँ। दस्तावेज़ों से तय करें कि हर स्वामी लेन-देन योगदान था, ऋण था या निकासी, फिर उसे इक्विटी या ऋण खाते में दर्ज करें।
4. शुरुआती शेष को पिछले साल के समापन तुलन पत्र से मिलाएँ, और पिछले साल के रिटर्न की Schedule L से भी अगर फ़ाइल हुई थी, इस साल को बदलने से पहले। साल की शुरुआत में अंतर आमतौर पर इस साल से पहले का या बंद अवधि में बदलाव का होता है; कुछ भी बदलने से पहले पता करें कि कौन-सा।
5. हर प्लग और होल्डिंग शेष को दस्तावेज़ों तक ढूँढें। सिर्फ़ तुलन पत्र संतुलित करने के लिए नई एंट्री न डालें; जो समझा न सकें उसकी सूची बनाएँ।

कुछ मामलों में विशेषज्ञ का निर्णय चाहिए, क्योंकि तुलन पत्र ठीक करने से पिछले सालों का मुनाफ़ा या इक्विटी बदल सकती है। अगर कोई सुधार पिछले साल का मुनाफ़ा बदलता है, तो उस साल फ़ाइल किए रिटर्न की समीक्षा चाहिए हो सकती है। विशेषज्ञ की मदद तब ठीक बैठती है जब एक से ज़्यादा साल गड़बड़ हों, कोई ऋणदाता या तैयारकर्ता इंतज़ार कर रहा हो, नोटिस आया हो, Schedule L फ़ाइल किए रिटर्न से मेल खानी हो, या कंपनी में शेयरधारक ऋण हों।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

नकद बैंक से ज़्यादा है

बागवानी सेवा देने वाले एक व्यवसाय के तुलन पत्र में नकद $26,500 है। बैंक विवरण $18,000 दिखाता है, यानी $8,500 का अंतर। सबसे पुराने बिना मिलान वाले महीने तक मिलान करने पर दो कारण मिलते हैं: ग्राहक की $6,000 की जमा दो बार दर्ज हुई, एक बार बैंक आयात से और एक बार हाथ से, और $2,500 के आपूर्तिकर्ता भुगतान जो बैंक से निकल गए पर दर्ज कभी नहीं हुए। दोनों ठीक होने पर नकद बैंक से मेल खाता है। दोहरी जमा आय में भी गिन ली गई हो सकती है, इसलिए लाभ-हानि विवरण को दोबारा देखना होगा।

एक ऋण छूट गया है

एक LLC ने साल की शुरुआत में उपकरण खरीदने के लिए $42,000 उधार लिया। ऋणदाता ने विक्रेता को सीधे भुगतान किया, इसलिए न उपकरण दर्ज हुआ न ऋण। साल के $8,400 के भुगतान खर्च में पड़े हैं: $1,800 ब्याज और $6,600 मूलधन। सुधरा तुलन पत्र उपकरण को $42,000 में से मूल्यह्रास घटाकर और ऋण $35,400 दिखाता है, जो ऋणदाता के वर्षांत विवरण से मेल खाता है। खर्च में सिर्फ़ $1,800 का ब्याज रहता है। $6,600 का मूलधन हटाने से मूल्यह्रास से पहले मुनाफ़ा और इक्विटी $6,600 बढ़ जाती है।

इक्विटी पिछले साल के रिटर्न से अलग है

Schedule L फ़ाइल करने वाली एक S corporation का बहीखाता इस साल प्रतिधारित कमाई $48,000 से खुलता है। पिछले साल के फ़ाइल किए रिटर्न की Schedule L वर्षांत पर $54,000 दिखाती है। यह $6,000 का अंतर इस साल की पहली एंट्री से पहले का है। अगला कदम है पिछले साल के समापन शेष की इस साल के शुरुआती शेष से खाता-दर-खाता तुलना करना, ताकि पता चले कि रिटर्न बनने के बाद क्या बदला।

आपकी स्थिति अलग है?

• आपके ऋणदाता, तैयारकर्ता या CPA ने तुलन पत्र माँगा है, और आपके यहाँ प्लग है, इक्विटी का बड़ा बेहिसाब शेष है, ऋणात्मक खाते हैं या वह पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलता: तुलन पत्र ऋणदाता को जाने या Schedule L में डालने से पहले आमतौर पर खातों और शुरुआती शेष को दस्तावेज़ों तक ढूँढना पड़ता है; देखें बहीखाता सफ़ाई सहायता।
• इक्विटी का बड़ा या ऋणात्मक शेष शुरुआती शेष से आया: देखें ओपनिंग बैलेंस इक्विटी।
• जो पैसा मिला पर जमा नहीं हुआ, वह होल्डिंग खाते में जमा होता जा रहा है: देखें अजमा रकम का शेष।
• स्वामी की इक्विटी ऋणात्मक हो गई है: देखें स्वामी की ऋणात्मक इक्विटी।
• आपकी कंपनी के तुलन पत्र में शेयरधारक को बड़ा ऋण दिखता है: देखें शेयरधारकों को ऋण।
• तुलन पत्र नहीं, आपका मुनाफ़ा गलत लगता है: देखें लाभ-हानि विवरण गलत लगता है।
• तुलन पत्र ठीक करने से ऐसे साल का मुनाफ़ा या इक्विटी बदलेगी जिसका रिटर्न आप फ़ाइल कर चुके हैं, या नोटिस आया है: बहीखाता बदलने से पहले पुराने रिटर्न की समीक्षा चाहिए हो सकती है; देखें बहीखाता सहायता।
• व्यवसाय विदेश से स्वामित्व या फ़ंडिंग वाला है, जैसे विदेशी मूल कंपनी की अमेरिकी सहायक कंपनी: देखें विदेशी मूल कंपनी की अमेरिकी सहायक कंपनी का बहीखाता।
• कई सालों का बहीखाता पिछड़ा है या फ़ाइल किए रिटर्न से नहीं मिलता: देखें अटके हुए बहीखाते को पूरा करना और पाएँ बहीखाता सहायता।