은행 피드와 계좌 대사의 차이: 매달 대사해야 할까요?

은행 피드와 계좌 대사는 같은 것인가요?

아닙니다. 은행 피드는 은행이 처리한 거래 내역을 장부로 복사해 옵니다. 계좌 대사는 장부를 은행이 발행한 명세서와 맞춰 보고 모든 차이의 원인을 밝히는 작업입니다. IRS는 체킹 계좌를 대사하는 목적을 세 가지로 설명합니다. 계좌에 들어 있는 금액을 확인하고, 장부에 은행 수수료가 모두 반영되어 잔액이 맞는지 확인하며, 명세서와 수표책, 장부의 오류를 바로잡는 것입니다(Publication 583). 피드는 거래 내역만 가져올 뿐 명세서와 대조하지 않으므로, 피드만으로는 세 가지 중 어느 것도 해결되지 않습니다.

은행 밖에서 돈이 움직이거나(현금 매출, 현금 지급), 결제 대행사가 수수료를 뺀 금액으로 정산하거나, 여러 계좌가 하나의 장부로 연동되거나, 마감한 달을 누군가 수정했거나, 이전 대사를 설명되지 않는 항목으로 억지로 맞춘 경우에는 사정이 간단하지 않습니다. 이런 경우에는 피드가 보여 주지 않는 차이가 숨어 있을 수 있습니다.

먼저 준비할 자료: 은행이 직접 발행한 월별 명세서(소프트웨어에 있는 사본이 아닌 것), 매달의 대사 보고서, 제외 또는 삭제로 표시된 항목 목록.

따라서 연동된 계좌도 매달 직접 대사해야 합니다. 합계가 이미 맞지 않거나, 과거의 한 달을 억지로 맞췄거나, 피드에 누락 구간이 있거나, 월말 마감에 주말이 걸린다면 월별 점검 이상의 손질이 필요할 수 있습니다. 글 끝의 "상황이 다르다면?"을 참고하세요.

은행이 회계 소프트웨어에 연동되어 있어도 매달 대사해야 하나요?

매달 대사하세요. Publication 583은 사업용 체킹 계좌를 매달 대사하라고 안내하며, 소프트웨어에 연동된 계좌라고 해서 예외를 두지 않습니다(Publication 583). 이는 권고일 뿐 정해진 기한은 아닙니다. 법이 요구하는 것은 총소득, 공제, 세액공제를 보여 주고 신고서의 내용을 뒷받침하는 장부입니다(Publication 583). 대사는 소유주가 장부가 그 요건을 갖췄는지 확인하는 방법입니다.

피드는 거래를 입력하는 여러 방법 중 하나일 뿐입니다. IRS는 납세자에게 신고서를 뒷받침하는 장부와 기록을 유지할 책임이 있다고 밝힙니다(IRS: electronic accounting records FAQ). 소프트웨어에 보관한 기록도 신고서의 항목을 뒷받침하고 검증할 수 있어야 합니다(Publication 583). 전자 기록을 얼마나 오래 보관해야 하는지는 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

매달 대사하면 명세서 주기와 맞아서, 차이가 1년치가 아니라 한 달치 항목으로 줄어듭니다.

은행 피드가 놓치거나 잘못 가져오는 것은 무엇인가요?

피드는 같은 거래를 두 번 가져오거나, 일부를 건너뛰거나, 실제 날짜 대신 은행의 처리 날짜를 붙이거나, 은행을 거치지 않은 돈은 아예 보지 못할 수 있습니다. 은행 거래가 빠졌거나 중복되면 대사에서 장부와 명세서의 차이로 드러납니다. 은행에 들어간 적이 없는 현금은 장부와 명세서 양쪽에서 모두 빠질 수 있어 차이가 나타나지 않으므로 별도의 기록이 필요합니다.

항목이 어느 해에 속하는지는 회계 방식에 따라 달라집니다. 소규모 사업의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.

장부에 두 번 잡힌 수입, 가져오기가 멈춘 은행 피드, 현금 매출 기록도 함께 보세요.

대사를 전혀 하지 않으면 어떤 문제가 생기나요?

세 가지입니다. 이익이 틀리고, 오류를 알아채지 못하고, 기록이 부실해집니다.

이익이 틀립니다. 수입이나 비용 계정에 들어간 중복, 누락, 빠진 수수료는 모두 신고서의 바탕이 되는 손익계산서에 반영됩니다. 이익이 실제보다 높으면, 신고서가 장부를 따를 경우 벌지 않은 소득에 세금을 내게 될 수 있습니다. 이익이 실제보다 낮으면 소유주의 신고서(파트너십이나 S corporation이라면 파트너나 주주의 신고서, C corporation이라면 법인의 신고서)에서 세금을 덜 낸 것이 될 수 있습니다. 이때 IRS의 정확성 관련 가산세는 과소 납부액 중 과실이나 규정 무시, 또는 소득세의 중대한 과소 신고에 해당하는 부분의 20%입니다. 중대한 과소 신고의 기준은 개인과 법인이 다릅니다. IRS는 과실을 세법을 따르려는 합리적인 노력을 하지 않은 것으로 설명합니다(IRS: 정확성 관련 가산세). 아무도 점검하지 않은 장부가 과실에 해당하는지는 사실관계에 따라 달라지며, 성실하게 행동했고 정당한 사유를 입증하면 IRS가 가산세를 없애거나 줄여 줄 수 있습니다.

보이지 않는 오류와 사기입니다. 대사가 맞아떨어져도 모든 결제가 승인된 것이라는 증거는 아닙니다. 무단 출금, 은행의 실수, 예상 밖의 수수료가 피드를 통해 명세서에 찍힌 금액 그대로 장부에 들어오면 차이가 전혀 생기지 않습니다. 명세서의 모든 결제를 승인 여부와 증빙 기준으로 읽어 보고, 의심스러운 거래는 즉시 은행에 알리세요. 일부 건은 신고할 수 있는 기간이 제한되어 있습니다. 아래의 무단 거래 부분을 참고하세요.

IRS가 요청할 때 기록이 부실해집니다. IRS는 장부를 소프트웨어로 관리하는 소규모 사업자와 자영업자를 조사할 때 대부분의 경우 소프트웨어 백업 파일을 일찍 요청하며, 범위가 넓은 조사라면 요청할 가능성이 높다고 밝힙니다. 한 가지 항목만 보는 좁은 조사에서는 요청하지 않을 수도 있습니다. IRS는 그 소프트웨어로 기록이 얼마나 믿을 만한지 확인합니다. 납세자가 기록 제공을 거부하면 IRS는 소환장을 발부하거나, 간접 방법으로 소득을 재구성하거나, 증빙이 없다는 이유로 항목을 부인할 수 있다고 밝힙니다(IRS: electronic accounting records FAQ). 대사는 다른 사람이 보기 전에 장부를 명세서와 직접 대조해 보는 방법입니다. 세무조사 자체는 소규모 사업의 IRS 세무조사를 참고하세요.

한 달을 단계별로 대사하는 방법은 무엇인가요?

그 달의 장부를 은행 명세서와 맞추고 모든 차이의 원인을 밝히세요. 빠졌거나 잘못된 항목은 바로잡고, 실제 시차로 생긴 차이는 다시 입력하지 말고 대사 보고서에 목록으로 남기세요. 3단계, 4단계, 6~8단계는 Publication 583의 IRS 단계를 회계 소프트웨어에 맞게 적용한 것입니다.

1. 은행이 그 달에 발행한 명세서를 받으세요. 피드의 숫자가 아니라 명세서의 마감 잔액을 사용하세요.
2. 시작 잔액을 확인하세요. 대사의 시작 잔액(이미 처리된 항목)은 지난달 명세서의 마감 잔액과 같아야 합니다. 다르다면 이미 대사를 마친 달이 수정된 것입니다. 잘못된 대사 시작 잔액을 참고하세요.
3. 명세서의 입금액과 장부의 입금액을 비교하고, 금액이 다른 항목을 각각 적어 두세요.
4. 처리가 끝난 지급 거래를 수표 번호와 금액별로 장부와 비교하세요. 명세서에 짝이 없는 항목은 실제 거래인지, 아직 처리되지 않았는지 확인하세요. 아직 처리되지 않은 것이 미청산 항목(outstanding)이며, 예를 들면 아직 현금화되지 않은 수표입니다. 중복이나 그 밖의 오류는 시차 항목이 아니므로 바로잡아야 합니다.
5. 제외로 표시된 항목 목록을 읽어 보세요. 각 항목은 장부에 이미 있는 거래와 일치해야 합니다.
6. 대사 보고서를 작성하세요. 명세서 마감 잔액에 아직 반영되지 않은 입금액을 더하고, 미청산 지급액을 뺍니다.
7. 장부에 없는 항목(예: 은행 서비스 수수료)을 입력하고, 잘못 기록된 항목은 바로잡으세요.
8. 조정된 명세서 잔액과 조정된 장부 잔액이 같은지 확인하세요. 다르면 앞 단계로 돌아가 다시 살펴보세요. 설명되지 않는 항목으로 억지로 맞추지 마세요. 차이를 숨길 뿐입니다.
9. 대사 보고서를 명세서와 함께 보관하세요.

장부에 연동된 모든 계좌에 대해 이 작업을 하세요. 카드도 포함됩니다. 장부 속 카드 결제를 참고하세요. 나머지 마감 절차와 해결되지 않는 차이는 월말 마감 체크리스트를 참고하세요.

대사가 맞으면 계정과목도 올바른 것인가요?

아닙니다. 대사는 현금이 맞는지 증명할 뿐, 각 항목이 무엇인지는 증명하지 않습니다. 항목이 엉뚱한 계정과목에 들어가도 같은 금액이 움직인 것이므로 계좌는 여전히 맞아떨어집니다.

IRS는 각 입금의 출처(사업 수입, 개인 자금, 대출)를 기록해 두라고 제안합니다. 그러면 사업 수입과 사업 외 수입, 과세 소득과 비과세 소득을 구분할 수 있습니다. IRS의 예시에서는 사업용 계좌에서 낸 개인 지출은 기록은 되지만 공제할 수 없습니다(Publication 583).

법인에서는 회사 계좌로 낸 개인 청구서를 보통 비용이 아니라 주주 대여금이나 분배금으로 기록합니다. 재무상태표의 주주 대여금을 참고하세요.

대사를 마칠 때마다 입금액을 출처별로 읽고 손익계산서를 한 줄씩 살펴보세요. 이상해 보이는 손익계산서, 세금 신고 전 미분류 비용, 사업용 계좌에서 낸 개인 지출도 함께 보세요.

매출 입금액도 매출과 대조해야 하나요?

Publication 583은 이를 필수 단계로 열거하지 않지만, 유용한 두 번째 점검입니다. 계좌 대사는 입금액이 장부에 들어 있음을 보여 줍니다. 그러나 입금액이 매출과 같다는 사실까지 보여 주지는 않습니다.

입금액과 매출은 수수료, 환불, 징수한 판매세, 시차, 현금 매출 때문에 일반적인 이유로 달라집니다. 맞춰 보는 방법은 매출과 정산금 대사를, 정리되지 않는 잔액은 미입금 자금 잔액을 참고하세요.

은행 피드에 결제 내역이 보이면 영수증은 필요 없나요?

아닙니다. 결제 증빙만으로는 공제가 인정되지 않습니다. IRS는 해당 비용이 발생했음을 보여 주는 청구서와 신용카드 전표 같은 다른 서류도 보관하라고 안내합니다(Publication 583). 은행 거래 내역에는 누구에게 얼마를 언제 냈는지만 나오고, 무엇을 샀는지나 왜 샀는지는 나오지 않습니다.

필요한 항목이 모두 보이는 선명한 은행 명세서는 취소된 수표를 대신해 결제 증빙이 될 수 있습니다(Publication 583). 그러니 피드만 믿지 말고 명세서도 보관하세요. 출장, 선물, 차량 비용에는 더 엄격한 규칙이 있습니다. 영수증에 무엇이 나와야 하는지는 IRS 영수증 요건을, 간단한 관리 체계는 자영업자 기록 관리를, 이미 잃어버린 영수증은 분실한 사업 비용 영수증을 참고하세요.

사업용 계좌의 무단 거래는 얼마 안에 신고해야 하나요?

먼저 은행 계좌 약관에 적힌 기한을 확인하세요. 은행 계좌에서 흔히 말하는 60일라는 기간은 개인 계좌에 적용되는 Regulation E에서 나온 것이며, 사업용 계좌에는 적용되지 않습니다.

Regulation E는 주로 개인, 가족 또는 가계 목적으로 개설한 계좌(12 CFR 1005.2)와 전자 자금 이체(12 CFR 1005.3)에 적용됩니다. 적용 대상 계좌에서는 무단 전자 자금 이체도 오류에 포함되며, 은행의 조사 의무는 오류가 처음 나타난 명세서를 은행이 발송한 날부터 60일 이내에 은행이 받은 통지에 적용됩니다(12 CFR 1005.11).

사업 목적으로 개설한 계좌는 일반적으로 이 규정의 적용 대상이 아닙니다. 통지 기한과 신고 방법은 계좌 약관을 읽고 확인하며, 해당 거래를 발견한 날 바로 신고하세요. 수표에 대해서는 주법이 별도의 제한을 둡니다. 예를 들어 오하이오 주의 통일상법전(UCC)은 고객이 명세서를 합리적으로 신속하게 확인해 위조된 서명이나 변조된 수표를 은행에 알리도록 요구하고, 명세서나 증빙이 제공된 후 1년 이내에 발견해 신고하지 않은 청구는 제한합니다(Ohio Revised Code 1304.35). 이는 안전하게 기다려도 되는 기간이 아니라 최종 시한입니다. 지연으로 은행이 손해를 입으면, 같은 가해자의 반복된 거래를 포함해 그보다 일찍 청구가 제한될 수 있습니다. 다른 주와 계좌 약관은 다를 수 있습니다. 카드에는 별도의 분쟁 규정이 있으며, 이 부분은 은행 계좌만 다룹니다. Regulation E의 기간은 고객이 명세서를 연 날이 아니라 은행이 명세서를 발송한 날부터 시작됩니다. 이 규정은 계좌를 어떤 목적으로 개설했는지를 보므로, 개인 계좌로 개설한 계좌로 사업을 운영하고 있다면 은행이 그 계좌를 어떻게 분류하는지 문의하세요.

월말 마감에 주말이 통째로 걸리는 이유는 무엇이고, 어떻게 줄일 수 있나요?

한 달 동안 작업을 잘게 나눠서 하고, 대사는 처음 보는 단계가 아니라 마지막 점검이 되게 하세요. 한 달치 거래를 한꺼번에 검토하고, 예전 차이가 아직 남아 있고, 마감일을 책임지는 사람이 없으면 마감에 주말이 걸립니다.

• 피드를 매주 검토하세요. 기억이 남아 있을 때 거래를 수락하고, 분류하고, 의문점을 확인하세요. IRS는 비용이 발생할 때 기록하고, 기록된 수입의 출처를 보통 매일 확인하라고 안내합니다(Publication 583).
• 명세서가 마감되면 바로 대사하세요. 한 번에 계좌 하나씩, 가장 오래된 달부터 하세요. 각 달은 지난달에서 이어지기 때문입니다.
• 자동 규칙의 결과를 읽어 보세요. 반복되는 거래처를 자동으로 분류하는 규칙은 시간을 아껴 줍니다. 한 달에 한 번은 그 결과를 훑어서 잘못 분류된 거래가 없는지 보세요.
• 담당자 한 명과 마감일 하나를 정하세요. 대사가 맞으면 그 달을 잠그세요. 세금 신고 후의 마감일을 참고하세요.
• 짧은 미해결 목록을 만드세요. 두 번 시도해도 설명되지 않는 항목은 목록에 올리세요. 대사를 억지로 맞추려고 만든 입력으로 처리하지 마세요.

장부가 몇 달씩 밀렸다면 루틴을 빠르게 한다고 해결되지 않습니다. 밀린 장부 정리를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명용이며 미국 달러로 표시합니다.

명세서를 열어 보지 않는 상점 주인

한 소매점 주인은 소프트웨어가 제안한 매칭을 그대로 수락하고 명세서를 열어 보지 않습니다. 12월 장부의 체킹 계좌 잔액은 US$18,400인데, 은행 명세서의 마감 잔액은 US$15,950이고 미청산 항목은 없습니다. US$2,450의 차이는 두 번 가져온 US$1,500 입금과, 아직 검토 목록에 남아 있는 결제 대행사 수수료 US$950입니다. 중복 입금이 매출로 분류되어 12월 이익이 US$2,450 부풀려졌습니다. 발생하지 않은 수입 US$1,500과 빠진 비용 US$950입니다. 두 번째 입금을 삭제하고 수수료를 입력하면 양쪽 잔액이 US$15,950으로 맞습니다.

석 달간 피드가 끊긴 컨설턴트

한 컨설턴트의 피드가 봄 석 달 동안 끊겼습니다. 고객 입금은 청구서로 입력했지만, 계좌에서 나간 비용 US$9,000은 장부에 들어오지 않았습니다. 이익은 US$9,000 부풀려지고, 장부의 현금은 명세서보다 US$9,000 많습니다. 다음 대사에서 이 차이가 드러납니다. 명세서를 보고 추가한 각 비용에도 청구서나 영수증이 필요합니다.

개인 계좌 이체가 매출로 입력됨

소유주가 개인 계좌에서 사업용 계좌로 US$5,000을 옮겼는데, 이 이체가 매출로 수락되었습니다. 돈이 계좌에 있으므로 대사는 한 푼의 오차도 없이 맞습니다. 누군가 입금을 출처별로 읽고 소유주 출자금이나 대여금으로 기록하기 전까지는 수입이 US$5,000 부풀려져 있습니다. 작년 장부에 이 이체가 매출로 들어가 있었다면, 제출한 신고서에 포함되었는지 확인하세요. 포함되었다면 신고서를 정정해야 할 수 있습니다. LLC에 대한 소유주 출자금 또는 대여금을 참고하세요.

상황이 다르다면?

• 합계가 맞지 않거나, 과거의 한 달을 설명되지 않는 항목으로 억지로 맞춘 경우: 다음 신고서에서 이 숫자를 쓰기 전에 은행 명세서를 바탕으로 장부를 다시 만들어야 할 수 있고, 월 마감을 책임질 담당자도 정해야 합니다. 은행 명세서로 장부 다시 만들기와 재작성과 월별 루틴을 위한 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 월말 마감에 주말이 걸리거나 담당자가 없는 경우: 월말 마감 체크리스트에 단계가 정리되어 있습니다. 루틴을 책임지는 사람이 없다면 월 마감을 위한 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 피드에 누락 구간이 있는 경우: 가져오기가 멈춘 은행 피드를 참고하세요. 빠진 달을 명세서로 다시 만들어야 하는지는 누락된 달에 대한 장부 관리 지원에서 상담할 수 있습니다.
• 장부가 몇 달씩 밀린 경우: 밀린 장부 정리를 참고하세요.
• 신고 기한이 다가오는데 대사가 안 된 경우: 장부 정리 체크리스트를 참고하세요.
• 제출한 신고서의 장부가 잘못된 것으로 드러난 경우: 신고서를 정정해야 할 수 있습니다. Schedule C를 제출하는 경우에는 사업 비용 오류로 인한 신고서 수정을 참고하세요. K-1을 이미 발송한 파트너십이나 S corporation은 제출한 사업체 신고서 정정을 참고하세요.
• IRS가 장부를 요청한 경우: 소규모 사업의 IRS 세무조사와 사업체에 온 IRS 통지서를 참고하세요.
• 개인 자금과 사업 자금이 한 계좌에 섞여 있는 경우: 섞인 사업 자금과 개인 자금 정리를 참고하세요.
• 다른 사람이 장부를 관리하는 경우: 장부 담당자의 작업 점검을 참고하세요.
• 사업용 계좌에서 무단 거래가 발생한 경우: 발견한 날 바로 은행에 신고하고, 계좌 약관의 기한을 확인하세요. 위의 기한 항목을 참고하세요.