Yerel mi Online mu Muhasebe Sorumlusu: Konum ve Sektör Önemli mi?

Yerel mi online mu muhasebe sorumlusu: konum işi değiştirir mi?

Muhasebe sorumlusunun konumu, muhasebe kayıtlarını nadiren değiştirir. IRS yükümlülüğü muhasebe sorumlusunun adresine değil, kayıtlara bağlar: kayıtlar gelir ve giderleri açıkça göstermeli ve IRS incelemesi için erişilebilir kalmalıdır; birkaç istisna dışında kanun belirli bir kayıt türü şart koşmaz (Publication 583). İşi değiştiren, kayıtlarınızın neleri kapsaması gerektiğidir:

• Eyaletler: satış yaptığınız, çalışan istihdam ettiğiniz (çalışan olan bir muhasebe sorumlusu da buna dahildir) veya faaliyet gösterdiğiniz eyaletler.
• Platformlar: komisyon keserek size ödeme yapan pazaryerleri ve ödeme uygulamaları.
• Sektör: iş bazlı faturalama, stok ve diğer özel kayıt kuralları.
• Erişim: muhasebe dosyasını kimin açabildiği.
• Geçmiş: geride kalmış aylar veya yıllar, ya da size ulaşmış bir bildirim.

Kısa ve sıradan bir liste her iki seçeneğe de uyar; uzun bir liste, bu kalemleri zaten yürüten kişiye işaret eder. Düşündüğünüz adayların hiçbiri bu satırlardan birini karşılamıyorsa, uzaktan çalışacak aday emin olmadığınız girişler istiyorsa, aylar geride kalmışsa ya da bir bildirim geldiyse, ya da işin içinde bir şirket veya iki ülke varsa durum olağan olmaktan çıkar. Sözleşme imzalamadan önce bunları bir uzmanla netleştirin: hangi eyaletlerin ve platformların kapsanacağı, dosyanın ve yönetici girişinin kime ait olduğu, devir teslimin veya deneme ayının nasıl yürüyeceği.

Kimseyle görüşmeden önce hazırlayın: satış yaptığınız ve çalışan istihdam ettiğiniz eyaletler, kullandığınız platformlar ve ödeme işlemcileri, muhasebe yazılımınız ve yönetici girişini kimin tuttuğu, geçen yılın beyannameleri, banka ve kart hesap özetleri.

Muhasebe sorumlumun lisanslı olması veya benim eyaletimde yaşaması gerekir mi?

Muhasebe kayıtları için genellikle lisans gerekmez; dolayısıyla hiçbir federal kaynak muhasebe sorumlusunun sizin eyaletinizde yaşamasını şart koşmaz. Önemli olan, kişinin eyaletinizin vergilerinin nasıl işlediğini bilmesidir (sonraki bölüm). Federal Occupational Outlook Handbook, muhasebe ve denetim memurları için herhangi bir lisans belirtmez ve sertifikanın genellikle zorunlu olmadığını söyler (BLS). Bu, mesleği ülke genelinde anlatır ve her eyaletin kurallarını doğrulayamaz; bu yüzden her adaya eyaletinizin kendisinden ne istediğini, varsa, sorun.

Yetkiler, biri sizin adınıza IRS'ye konuştuğunda önem kazanır: enrolled agent'lar, CPA'ler ve avukatlar sınırsız temsil yetkisine sahiptir; bu unvanlardan birine sahip olmayan hazırlayıcıların sizi temsil etme yetkisi sınırlıdır veya hiç yoktur (IRS yetkileri). Federal kurallar, herhangi bir eyalette, bölgede veya ilhak edilmiş topraklarda nitelikli sayılan CPA'yi kabul eder; bu nedenle CPA, lisansı hangi eyalet vermiş olursa olsun IRS önünde çalışabilir (Circular 230, 10.2 ve 10.3 bölümleri). Eyalet lisansları ve eyalet vergi idareleri ayrı konulardır: kişinin eyaletinizin kurumlarıyla çalışıp çalışamayacağını sorun. Beyannamenizi kimin hazırlayabileceği ve yetkileri nasıl kontrol edeceğiniz için muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın.

Muhasebe kayıtları eyalete bağlı mı: satış vergisi, bordro ve eyalet gelir vergisi?

Muhasebe kayıt yöntemi her yerde aynıdır; kayıtların izlemesi gereken vergileri ise eyalet eyalet belirlenir. Her eyalet kendi kurallarını yayımlar ve IRS her eyaletin vergi sitesine bağlantı verir (IRS eyalet bağlantıları).

Her eyalet kendi satıcı eşiğini de belirler ve neyin bu eşiğe sayıldığı değişebilir; bu yüzden bir eyaletin testini izleyen muhasebe sorumlusu başka bir eyaletinkini gözden kaçırabilir. Eşik, orada stok veya çalışan gibi fiziksel varlığı olan satıcıyı kapsamaz (California; Texas). Eşikler için satış vergisini ne zaman toplamanız gerektiği rehberine, kurulum için eyaletlere göre satışları izleme rehberine bakın. Her eyaletin istediği iş, muhasebe sorumlusunun görev kapsamını ve teklifi genişletebilir.

Muhasebe sorumlusunun kendi konumu tek bir durumda önemlidir: çalışan genellikle işin yapıldığı eyaletin işsizlik sigortası kanununa tabidir ve eyaletler kimin bağımsız yüklenici değil çalışan sayılacağını sıkı biçimde sınar; bu nedenle başka bir eyalette yaşayan çalışan bir muhasebe sorumlusu, o eyaleti bordro hesaplarınıza ekleyebilir (Labor Department).

Muhasebe sorumlumun sektörümde deneyimi olmalı mı, yoksa genel deneyim yeterli mi?

Sektör deneyimi, yalnızca o sektör geliri veya maliyeti özel biçimde kaydediyorsa önem taşır. IRS, sektörler için denetim rehberleri yayımlar; çünkü bu sektörlerin kendilerine özgü muhasebe yöntemleri ve sorunları vardır. Rehberler denetçileri eğitir ve kanun değildir, ancak işletme sahipleri ve hazırlayıcılar bunları okuyabilir.

Denetim rehberi listesinde eğlence, petrol ve doğal gaz, çocuk bakımı sağlayıcıları ve avukatlar da vardır. Birçok başka işletmenin kendi denetim rehberi yoktur; bunlar için genel bir muhasebe sorumlusu yeterli olabilir. Test her sektörde aynıdır: adaydan, tipik işlemlerinizden birinin nasıl kaydedileceğini adım adım anlatmasını isteyin. Online satıcılarda fark yaratan platformlardır; sonraki bölümde ele alınıyor. İş bazlı faturalama için inşaatta iş maliyetlendirme, nakit satışlar için nakit satış kayıtları rehberine bakın.

Muhasebe sorumlumun muhasebe yazılımımı ve platformlarımı bilmesi gerekir mi?

Size ödeme yapan platformlar, IRS dosyayı okuyabildiği sürece muhasebe yazılımının markası kadar önemli olabilir. Platformlar, ödeme yaptıkları gibi bildirim yapmaz: Form 1099-K, komisyonlara, iadelere veya kargo ücretine bakmadan brüt tutarı gösterir (IRS talimatları). Bu yüzden hesaba yatan ödeme tutarı formla nadiren aynıdır; birden fazla platformda ödeme alıyorsanız birden fazla form alabilirsiniz (IRS). Muhasebe sorumlusundan bir ödemenin mutabakatını yapmasını isteyin; yani brüt satıştan komisyonlara ve iadelere, oradan hesaba yatan tutara kadar eşleştirmesini. Bunun için satış ve ödeme mutabakatı rehberine bakın.

Yazılım konusunda IRS, çoğu işletmenin kullandığı programların dosyalarını okuyabildiğini söyler ve elektronik dosya sunmadan önce denetçiyle görüşmenizi ister (IRS SSS). Bilgisayar ortamındaki kayıtlar defterlerinizle ve beyannamenizle mutabık olmalı ve belgelenmiş olmalıdır (Publication 583). Pratik test şudur: muhasebe sorumlusu yazılımı her gün kullanıyor ve muhasebeciniz açabiliyor. Bunun için muhasebe yazılımı seçimi rehberine bakın.

Muhasebe dosyası ve yönetici girişi kime ait olmalı?

İkisinin de işletme sahibinde kalması, IRS'nin istediğiyle örtüşür. IRS, mükellefleri yeterli defter ve kayıt tutmaktan sorumlu tutar ve defterlerini muhasebe yazılımında tutan bir işletmenin çoğu incelemesinde yedek dosyayı ve yöneticinin kullanıcı adı ile parolasını ister (IRS SSS). IRS için yeniden oluşturulan dosya bu talebi karşılamaz; çünkü gerçek defter ve kayıtların kopyası değildir. Yönetici girişi sizde olan bir sahip, kalıcı parolayı paylaşmadan, IRS'nin bu amaçla önerdiği geçici bir parolayla yedek verebilir.

İşletme sahipleri çoğu zaman dosyayı işletmenin adıyla açar, yönetici rolünü kendinde tutar ve muhasebe sorumlusuna adına tanımlı bir kullanıcı verir. Circular 230, bir uygulayıcının (CPA'ler, enrolled agent'lar ve avukatlar dahil) federal vergi yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken müşteri kayıtlarını talep üzerine zaman kaybetmeden iade etmesini şart koşar ve ücret anlaşmazlığı bunu genellikle mazur göstermez; ancak uygulayıcının hazırladığı bir beyanname, çizelge veya başka bir belge, o belge için ödenmemiş ücret nedeniyle elde tutulduğu sürece müşteri kaydı sayılmaz (Circular 230, 10.28 bölümü). Aynı yükümlülükler, IRS için bir belgenin tamamını veya önemli bir bölümünü hazırlamak üzere ücret alan herkes için de geçerlidir (10.8 bölümü). IRS için hiçbir şey hazırlamayan bir muhasebe sorumlusu veya yalnızca muhasebe kayıtlarını tutmak için tutulan bir CPA bu kuralın dışında kalabilir; bu yüzden kayıtların sahipliğini ve iadesini yazılı hale getirin ve dosyayı işletmenin adına tutun. Kurulum için muhasebe sorumlusuna kontrolü kaybetmeden erişim verme rehberine bakın.

Uzaktan çalışan bir muhasebe sorumlusuyla belgeleri ve banka erişimini güvenle nasıl paylaşırım?

Her kişiye ayrı bir giriş verin ve iş bitince erişimi kaldırın. Publication 4557, IRS'nin vergi uzmanları için hazırladığı veri güvenliği rehberidir; temel adımları, kayıtlarınızı gören her uzaktaki kişi için makul bir ölçüttür (Publication 4557):

• Müşteri bilgilerine erişen herkes için çok faktörlü kimlik doğrulama.
• Hassas dosyaların ve e-postaların şifrelenmesi.
• Erişimin yalnızca ihtiyacı olanlarla sınırlanması.

Aynı rehber, vergi beyannamesi hazırlayıcılarının FTC Safeguards Rule kapsamında yazılı bir güvenlik planı oluşturup uygulaması gerektiğini söyler. Kişi vergi beyannamesi de hazırlıyorsa böyle bir planı olup olmadığını sorun; beyanname hazırlamayan bir muhasebe sorumlusuna ise bunun yerine hangi güvenlik adımlarını izlediğini sorun. Muhasebe sorumlusunun para hareketi yapamadan hesap hareketlerini okumasını sağlayan banka erişimi için muhasebe sorumlusuna erişim verme rehberine bakın.

Muhasebe sorumlusu bordroyu da yürütüyorsa, her federal ödemeden ve beyannameden işletme sorumlu kalır; kesilen vergileri ödemekle yükümlü olan kişi bunu bilerek yapmazsa kişisel olarak sorumlu tutulabilir (IRS; Publication 15). IRS, işverenlerin ödemeleri kontrol edebilmek için federal vergi ödeme sistemine kendi PIN'leriyle kaydolmasını söyler. Muhasebe sorumlusu hata yaptığında kimin ödediği için cezaları kim öder rehberine bakın.

Muhasebe sorumlusuna saatlik mi aylık mı ödemeliyim; bu bulunduğumuz yere bağlı mı?

Ücret modeli, işin kapsamına göre belirlenir; muhasebe sorumlusunun konumuna göre değil. Hiçbir resmi kaynak muhasebe ücretlerini belirlemez; bu yüzden aşağıdakiler kural değil, ölçüttür:

Teklifi neyin belirlediğini sorun: işlem sayısı, hesaplar, platformlar, eyaletler, bordro ve tamamlanacak aylar. Neyin dahil olduğunu sorun; örneğin mutabakatlar, eyalete göre satışlar ve yıl sonu desteği, ayrıca kapsam dışı işin nasıl faturalandığını. Aralıklar ve makul ücret için muhasebe sorumlusunun aylık maliyeti rehberine bakın.

Yerel CPA mı uzaktan muhasebe sorumlusu mu: hangisi hangi işe uyar?

Adrese göre değil, işe göre seçin. Bir bildirim veya inceleme gelebilecekse yerel ya da uzaktan fark etmeksizin bir CPA, enrolled agent veya avukat tutun; çünkü bu unvanlar sizi temsil için sınırsız yetki taşır (IRS yetkileri). Günlük kayıtlar için platformlarınızı ve sektörünüzü zaten bilen kişiyi seçin. Bu ağırlıklar resmi kural değil, değerlendirmedir:

Muhasebe paketi ile CPA firması arasındaki seçim için online muhasebe hizmeti mi CPA firması mı rehberine bakın.

Uyumu deneme ayı veya örnek kapanışla nasıl test ederim?

Her adaya aynı geçmiş ayı verin ve tamamladıkları kayıtları, zaten bildiğiniz rakamlarla karşılaştırın.

1. Banka bakiyesini ve platform ödemelerini kontrol edebileceğiniz geçmiş bir ay seçin.
2. Önce her adaya verilerinizi nasıl koruduğunu sorun (yukarıya bakın). Sonra her birine aynı ayı bir son tarihle verin: mümkün olan yerlerde hesap numaralarını, müşteri adlarını ve vergi kimlik numaralarını çıkarın; çıkaramadığınız yerlerde salt okunur erişim kullanın.
3. Sonuçları karşılaştırın: dönem sonu banka ve kart bakiyeleri hesap özetleriyle tutuyor mu, her ödeme brüt satıştan komisyonlara, iadelere ve hesaba yatan tutara kadar eşleşiyor mu, eyaletlere göre satışlar toplamı veriyor mu ve bordro yükümlülükleri beyan edilenle uyuşuyor mu.
4. Her adaydan, sınıflandıramadıklarını ve varsaydıklarını listelemesini isteyin.
5. Ücretli bir deneme ayı için kapsamı ve bitiş tarihini belirleyin, yönetici girişini de kendinizde tutun.

Sorulacak sorular ve uyarı işaretleri için muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular rehberine bakın. Süren işi kontrol etmek için muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Üç pazaryerinde satış yapan online satıcı

Ohio'daki bir satıcı üç pazaryerinde satış yapıyor ve 12 eyalete gönderim yapıyor. Yerel muhasebe sorumlusu her hesaba yatan tutarı satış olarak kaydediyor. Pazaryerlerinden biri bir ayda US$10.000 satış, US$1.200 komisyon, US$300 iade ve US$8.500 hesaba yatan tutar gösteriyor. Hesaba yatan tutara göre kaydedildiğinde brüt satışlar US$1.500 eksik kalıyor; komisyonlar ve iadeler ayrı satırlar olarak görünmüyor, pazaryeri bir Form 1099-K gönderirse bu form ise brüt tutarı bildiriyor. Satıcı, online satıcılarla çalışan uzaktaki bir muhasebe sorumlusuyla karşılaştırma yapıyor ve her ikisinden de bir ayın ödemelerini brüt satıştan hesaba yatan tutara kadar eşleştirmelerini ve eyaletlere göre satışları göstermelerini istiyor.

Chicago'daki bir tadilat şirketi

Bir tadilat şirketi US$60.000'lik bir işi her biri US$20.000 olan üç ilerleme faturasıyla kesiyor ve müşteri her faturadan retainage olarak US$2.000 tutuyor. Yalnızca hesaba yatanları kaydeden bir muhasebe sorumlusu US$54.000 tahsil edildiğini gösteriyor ve tutulan US$6.000'ın kaydı yok; bu yüzden sahip her işte ne kadar alacağı olduğunu göremiyor. Sahip, iş iş neyin faturalandığını, tahsil edildiğini, tutulduğunu ve harcandığını gösteren bir deneme ayı istiyor. Genel bir muhasebe sorumlusu bu görünümü çıkaramıyorsa, inşaat kayıtları tutmuş birini arayın.

Uzaktan muhasebe sorumlusu olan bir Florida işletmesi

Florida'daki bir ev tamiri işletmesi, iki saat dilimi uzaktaki bir muhasebe sorumlusu tutuyor. Haftalık 30 dakikalık bir görüşme, salt okunur banka erişimi, sahibin oluşturduğu ve yönettiği muhasebe dosyasında muhasebe sorumlusu için adına tanımlı bir kullanıcı ve ilk görev olarak sahibin banka hesap özetiyle kontrol edebileceği geçmiş bir ayın yeniden yapılması üzerinde anlaşıyorlar. Ayın sonunda sahip, devam etmeyi kabul etmeden önce kapanış bakiyelerini hesap özetleriyle karşılaştırıyor.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Düşündüğünüz adayların hiçbiri platformunuzu, sektörünüzü veya eyaletlerinizi karşılamıyor ya da uzaktaki aday emin olmadığınız girişler istiyor: imzalamadan önce kayıtların hangi eyaletleri ve platformları kapsaması gerektiğini, dosyanın ve yönetici girişinin kime ait olduğunu, devir teslimin veya deneme ayının nasıl yürüyeceğini belirleyin; bkz. muhasebe desteği.
• Kayıtlarınız aylarca geride kaldı ya da rakamlar hesap özetlerinizle tutmuyor: gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberine bakın ve muhasebe desteği alın.
• Yıl ortasında muhasebe sorumlunuzu değiştiriyorsunuz: muhasebe sorumlunuzu değiştirme rehberine bakın.
• Pazaryerlerinde veya kendi mağazanızda satış yapıyorsunuz: e-ticaret muhasebe sorumlusunun kapsamı ve maliyeti rehberine bakın.
• Birçok eyalette satış yapıyorsunuz ve bir eşiği aşmış olabilirsiniz: eyaletlere göre satışları izleme ve satış vergisini ne zaman toplamanız gerektiği rehberlerine bakın.
• S şirketiniz var: S şirketi muhasebe kayıtları rehberine bakın.
• ABD'de ve Kanada'da faaliyet gösteriyorsunuz: Kanada şirketi ve ABD şirketi için muhasebe kayıtları rehberine bakın.
• Düşündüğünüz muhasebe sorumlusu ABD dışında yaşıyor: yurt dışından muhasebe sorumlusu tutma rehberine bakın.
• Bir bildirim geldi ya da muhasebe sorumlusunun hatası ceza doğurdu: cezaları kim öder rehberine bakın ve muhasebe desteği alın.