Yurt Dışından Muhasebe Sorumlusu Tutmak: Devirden Önce Kontroller

Başka bir ülkedeki muhasebe sorumlusunu tutmak hata mı?

Başka bir ülkede muhasebe sorumlusu tutmak tek başına hata değildir. Düzenlemenin işleyip işlemediğini sorumlunun yaşadığı yer değil, üç şey belirler; işletme sahibi bunların her birinden sorumlu kalır.

Şu durumlarda mesele basit değildir:

• kayıtlar gecikmişse veya bir bildirim gelmişse
• muhasebe sorumlusunda zaten banka erişimi varsa ve işin doğru olup olmadığını anlayamıyorsanız
• bordro veya satış vergisi beyanları kayıtlara bağlıysa
• bir şirket veya ortaklık beyannamesi kayıtlara bağlıysa

Bunların her biri, kayıtları kimin tutacağına karar vermeden önce mevcut kayıtların incelenmesi için bir nedendir.

Herhangi bir şeyi devretmeden önce şunları toplayın:

• işin kapsamı, yazılı olarak
• kimin hangi girişi elinde tuttuğunun listesi
• sözleşme
• muhasebe dosyasının nerede barındırıldığı ve hangi hesapta durduğu
• en son verilmiş beyannameler

Muhasebe kayıtlarını kendiniz tutmak ile muhasebe sorumlusu tutmak arasındaki seçim için ABD rehberine veya Kanada rehberine bakın.

Muhasebe sorumlusunun bulunduğu yer, ne ödeyeceğimi, neyi stopaj yapacağımı veya bildireceğimi değiştirir mi?

Yer, evrakı değiştirir; kayıtlar üzerindeki sorumluluğunuzu değiştirmez. Belirleyici olgular, işin nerede yapıldığı ve muhasebe sorumlusunun ABD kişisi mi yoksa Kanada mukimi mi olduğudur.

İşletme kayıtlarım nerede tutulmalı ve kayıtlar yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusunun bulut hesabında durabilir mi?

Kanada işletmesi için, muhasebe sorumlusunun yurt dışındaki kendi bulut hesabı kayıt kuralını tek başına karşılamaz. CRA, kayıtların Kanada'daki işyerinde veya konutta tutulmasını ister ve Kanada dışında tutulup Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtların Kanada'da tutulmuş sayılmadığını söyler (CRA; IC05-1R1).

• İzin. Bölgenizdeki CRA vergi hizmetleri ofisine yazın. İzin, kayıtların CRA incelemesi için Kanada'da hazır bulundurulması gibi şartlar taşıyabilir.
• Kopyalar. CRA'nın yurt dışında elektronik kayıtlara izin verdiği durumlarda, görevlilerinin Kanada'da okuyabileceği ve beyannameleri desteklemeye yetecek ayrıntıyı veren kopyaları kabul edebilir.
• Yurt dışındaki sunucular. CRA, bunlara sizin erişmeniz veya personelin erişmesini sağlamanız ve görevlilerinin istediği sistem kayıtlarını sunmanız gerektiğini söyler.
• Sunma. Mükellef, kayıtları nerede olurlarsa olsunlar inceleme için sunmalıdır ve CRA yedek kopyaların Kanada'da tutulmasını önerir (IC05-1R1).

Kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl süreyle saklayın; beyannamesi zamanında verilmemiş bir yıl için verildiği günden itibaren altı yıl süreyle. Bir itiraz, temyiz veya CRA talebi daha uzun süre gerektirebilir (Income Tax Act, madde 230); muhasebe sorumlusu herhangi bir şeyi silmeden önce işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberine bakın. Muhasebe dosyasının nerede barındırıldığını sorun; cevap CRA sorusunun bir parçasıdır. Kontrolünüzdeki bir depolama alanında aylık kopya tutmak yardımcı olur, ancak CRA'nın sayfaları kopyaların kabulünü CRA'nın kararı olarak ele alır; bu yüzden önce sorun.

ABD işletmesi için IRS kayıt tutma sayfasında buna denk bir konum sınaması yoktur. Sınama, kayıtların beyannamenin iddia ettiğini kanıtlayıp kanıtlamadığıdır ve yönetmelik, kayıtların her zaman inceleme için hazır tutulması gerektiğini söyler (26 CFR 1.6001-1). İstihdam vergisi kayıtlarını verginin ödenmesi gereken veya ödendiği tarihten, hangisi sonraysa, itibaren en az dört yıl saklayın (26 CFR 31.6001-1(e)). Muhasebe sorumlusu yanıt vermeyi keserse, muhasebe kayıtlarına erişimi yalnızca kontrolünüzdeki bir kopya sağlar.

Yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusunun güvenilir olup olmadığını nasıl anlarım?

Kontrol edilebilecek her şeyi kontrol edin ve yorumlara yalnızca başlangıç noktası olarak bakın: iyi bir yorum bir müşterinin memnun kaldığını gösterir, hesapların mutabık olduğunu veya beyanların doğru verildiğini değil.

1. Kim olduğu. Görüntülü görüşme, sözleşmedeki ve ödeme hesabındaki adla uyuşan bir ad ve arayabileceğiniz bir referans.
2. Kayıtlarınız üzerinde başka kimin çalıştığı. Personelin veya taşeronların verilerinizi görüp görmeyeceğini sorun ve onlar için de aynı şartları yazılı olarak alın. Kanada Gizlilik Komiseri, bir kuruluşun üçüncü taraf veri işleyicisinin personel eğitimi ve güvenlik önlemleri dahil politika ve süreçlere sahip olduğundan emin olması gerektiğini söyler (OPC).
3. Çalışma kanıtı. Örnek bir aylık paket isteyin (banka mutabakatı, gelir tablosu, bilanço) ve cevaplarını zaten bildiğiniz kapanmış bir ay üzerinde ücretli bir deneme yapın.
4. Güvenlik uygulaması. IRS veri güvenliği rehberindeki temel önlemleri nasıl karşıladıklarını sorun: güvenlik planı, güncel kötü amaçlı yazılım koruması, benzersiz parolalar, şifreleme, yedekleme ve müşteri verilerine sınırlı erişim. Rehber vergi uzmanları için yazılmıştır; yani bir ölçüt olarak işe yarar, muhasebe sorumluları için yasal bir sınama değildir.
5. Yazılı sözleşme. Kapsam, teslim tarihleri, kimin neyi vereceği, dosyaların kime ait olduğu, verileri başka kimin görebileceği, erişimin nasıl sona ereceği, bir uyuşmazlıkta hangi ülkenin hukukunun geçerli olacağı ve talebin nerede görüleceği.
6. Yetki belgeleri, yalnızca beyanname hazırlayacak, imzalayacak veya sizi temsil edecekse. Federal beyanname hazırlamak için ücret alan herkesin PTIN'i (IRS beyanname hazırlayıcı vergi kimlik numarası) olmalıdır. Enrolled agent'lar (EA) IRS'nin yetkilendirdiği vergi uzmanlarıdır; CPA'ler ise eyalet muhasebe kurullarınca lisanslanır. IRS, geçerli PTIN'i olan yetkili hazırlayıcıların herkese açık bir dizinini tutar; ancak dizinde olmayan bir hazırlayıcı yine de güvenilir olabilir (IRS).

Serbest çalışanların iş bulduğu bir pazaryerinden bulunan muhasebe sorumlusu da aynı şekilde değerlendirilir. İlandaki puanlar bir yetki kontrolü değildir; buradaki erişim, kayıt ve veri soruları aynen geçerlidir. Tam soru listesi ve uyarı işaretleri için muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular rehberine, beyannameleri kimin hazırlayabileceği için muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın.

Yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusuna hangi erişimi vermeliyim ve verilerimi ne korur?

İşi görecek en az erişimi verin; banka onayını ve muhasebe dosyasının yönetici girişini sahipte tutun. IRS işletmelere, kişisel verilere erişimi bilmesi gerekenlerle sınırlamalarını, mümkün olduğunda çok faktörlü kimlik doğrulamayı seçmelerini, hassas dosyaları ve e-postaları şifrelemelerini, ayrı güvenli bir kaynağa yedek almalarını ve ayrı kişisel ve iş e-posta hesapları kullanmalarını söyler (IRS).

Kimsenin para hareketi yapmasına izin vermeden bunu nasıl kuracağınız muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim verme rehberindedir. Veri paylaştıktan sonra IRS'nin işletme kimlik hırsızlığı işaretlerini izleyin; örneğin EIN'iniz altında beyanname zaten verildiği için e-beyan yapamamak. Aynı sayfa nereye bildirileceğini de söyler.

Yurt dışına hangi müşteri ve çalışan bilgilerini gönderebilirim ve bunlardan kim sorumlu kalır?

Bilgiyi toplayan işletme, nerede işlenirse işlensin, bundan sorumlu kalır. Kanada işletmeleri için Gizlilik Komiseri, PIPEDA'nın kişisel bilgilerin işlenmek üzere başka bir ülkeye gönderilmesini yasaklamadığını, bilgiyi aktaran kuruluşun bundan sorumlu olduğunu ve karşılaştırılabilir koruma sağlamak için bir sözleşme veya başka bir araç kullanması gerektiğini söyler (OPC).

• İlgili kişilere söyleyin. Bilgilerin yabancı bir ülkede işlenebileceğini ve o ülkenin mahkemeleri, kolluk kuvvetleri ve ulusal güvenlik makamlarınca erişilebilir olabileceğini açıkça belirtin.
• Sözleşmenin sınırları vardır. Hiçbir sözleşme, bilginin gittiği ülkenin yasalarını geçersiz kılmaz ve bazı bilgiler hiçbir yabancı yargı bölgesine gönderilemeyecek kadar hassas olabilir.
• Eyalet yasası da geçerli olabilir. Alberta, British Columbia ve Québec'in kendi özel sektör gizlilik yasaları vardır ve Komiser'in sınır ötesi yönergeleri (2009) aktarımlara ilişkin eyalet kurallarını kapsamaz. Alberta'da, Kanada dışındaki bir hizmet sağlayıcıyı kullanan kuruluş, gizlilik politikalarında ülkeleri ve amaçları belirtmeli ve bilgileri o sağlayıcı tarafından toplandığında veya ona aktarıldığında bireyleri bilgilendirmelidir (Alberta PIPA, madde 6 ve 13.1). Québec'te kuruluş, kişisel bilgileri Québec dışına göndermeden önce gizlilik etkisini değerlendirmeli ve bilgiyi yalnızca değerlendirme, yazılı bir sözleşme kapsamında yeterli korunacağını gösteriyorsa gönderebilir (Commission d'acces a l'information). PIPEDA, eyalet fark etmeksizin ticari faaliyetlerde eyalet veya ülke sınırlarını aşan kişisel bilgilere yine de uygulanır. Federal düzenlemeye tabi işletmelerin çalışan bilgilerini de kapsar; diğer işverenler için eyalet yasasına bakın (OPC).

ABD işletmesi için yukarıda anılan IRS işletme sayfaları, çalışan ve müşteri verilerini koruma görevini işletmeye yükler. Yalnızca görevin gerektirdiğini gönderin: işlemleri kodlayan bir muhasebe sorumlusunun her müşteri veya çalışan için tam kimlik numaralarına ihtiyacı olmayabilir.

Kayıtlar yanlışsa veya bir beyanname gecikmişse kim sorumludur?

Genellikle muhasebe sorumlusu değil, işletme sahibi. IRS, bir vergi uzmanına güvenmeyi geç beyan veya ödemeyi genellikle mazur göstermeyen nedenler arasında sayar ve hazırlayıcınızın ne verdiğini bilmeniz ve beyannamenizin ya da ödemenizin zamanında gönderildiğine dair kanıt almanız gerektiğini söyler. Doğruluğa bağlı cezalarda IRS, danışmanınıza gerekli tüm bilgiyi verip vermediğinizi ve danışmanın durum konusunda yetkin ve deneyimli olup olmadığını dikkate alır (IRS).

Kanada'da CRA'nın genelgesi, mükellefin üçüncü bir tarafı kullanarak kayıt tutma sorumluluğundan kurtulmadığını söyler (IC05-1R1).

Muhasebe sorumlusunun hatasından sonraki cezalar için ABD rehberine, eksik kalan Kanada beyanları için muhasebecinin beyanları vermemesi veya yanıt vermeyi bırakması rehberine bakın.

Yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusu benim beyannamemi verebilir veya IRS ya da CRA nezdinde adıma konuşabilir mi?

Yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusu, adınıza yalnızca sahip olduğu yetkilerin ve verdiğiniz erişimin sınırları içinde beyanname verebilir veya konuşabilir. ABD'de PTIN, bir kişiye federal beyanname hazırlama yetkisi verir; ancak sınırsız temsil hakkı enrolled agent'lara, CPA'lere ve avukatlara aittir. Yalnızca PTIN'i olan bir hazırlayıcının müşterileri IRS nezdinde temsil yetkisi yoktur; filing season program katılımcısı yalnızca beyannamesini hazırlayıp imzaladığı müşterileri ve yalnızca IRS denetim görevlileri (revenue agent), müşteri hizmetleri temsilcileri ve benzeri IRS çalışanları nezdinde temsil edebilir, itiraz veya tahsilat süreçlerinde edemez (IRS). Enrolled agent, CPA veya avukat olmayan dışarıdan bir muhasebe sorumlusu sizi itiraz veya tahsilat davasında temsil edemez ve diğer alanlarda sınırlı haklara sahiptir ya da hiç hakkı yoktur. Düzenli tam zamanlı bir çalışan, kimlik ve yetki belgesiyle işvereni temsil edebilir (31 CFR 10.7(c)). Bir muhasebe sorumlusunun IRS hesap bilgilerinizi almasına izin vermek için Form 8821 sunabilirsiniz; bu, onun adınıza konuşmasına veya görüşünüzü savunmasına izin vermez, temsili Form 2848 kapsar (Form 8821 talimatları).

Kanada'da temsilciyi işletme hesabınızda My Business Account veya Represent a Client üzerinden ya da kâğıt üzerinde Form AUT-01 ile yetkilendirirsiniz; bu form yalnızca çevrim dışı erişim verir ve imzalandıktan sonra altı ay içinde CRA'ya ulaşmalıdır. Düzeyi de siz seçersiniz: Düzey 1 yalnızca bilgi görüntüleme, Düzey 2 görüntüleme ve güncellemedir (nasıl yetkilendirilir; düzeyler). İşin gerektirdiği düzeyle başlayın.

Beyan, muhasebe kayıtlarından ayrıdır. CRA EFILE, bir müşterinin T1 bireysel beyannamelerini iletmek için kullanılan web hizmetidir. Başvuranlar veya onları yöneten ve kontrol eden kişiler geçerli Sosyal Sigorta Numarası olan Kanada mukimleri olmalı, beyanname de Kanada'da hazırlanıp Kanada'dan verilmelidir (CRA). Yurt dışında yaşayıp çalışan bir muhasebe sorumlusu bu şartları karşılamaz. GST/HST, bordro ve şirket beyannamelerinizi kimin vereceğine karar verin, sizin adınıza beyanname vermeyi teklif eden her muhasebe sorumlusuna hangi kaydı taşıdığını sorun ve her beyannameyi gönderilmeden önce inceleyin.

Yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusu bordro, satış vergisi, GST/HST ve yıl sonu kurallarını bilir mi?

Kendiliğinden değil. Bu beyanlar yereldir ve sabit tarihlerde yapılır; bu yüzden muhasebe sorumlusundan bunu göstermesini isteyin: işletmenizin hangi beyanlara tabi olduğunu, son tarihlerini ve her birini kimin vereceğini saysın.

• ABD bordrosu. Federal vergi yatırmaları, geriye bakış dönemiyle belirlenen aylık veya haftada iki kez takvimine uyar; büyük yükümlülüklerde ertesi gün kuralı vardır ve çoğu işveren ayrıca eyalet işsizlik vergisi öder (Publication 15).
• Kanada bordrosu. Aktarım son tarihleri işverenin aktarım yapan taraf türüne bağlıdır (CRA).
• GST/HST. Beyannamenin son tarihi, kayıtlı mükellefin raporlama dönemine göre belirlenir (CRA).
• ABD satış vergisi. Kurallar eyalete göre değişir; bkz. yerel veya çevrim içi muhasebe sorumlusu.
• Yıl sonu. Yıl sonu paketini kimin hazırladığını ve ardından düzenlenmesi gereken vergi belgelerini ve formları kimin çıkardığını sorun. Kanada için şirketin yıl sonu mali tabloları, ABD için muhasebe kayıtlarından işletme beyannamesine rehberine bakın.

Bordro çalışmalarını kaydeden ama vergi yatırma kurallarını bilmeyen bir muhasebe sorumlusu, bir bildirim gelene kadar kaçırılmış bir ödemeyi fark etmeden bırakabilir.

Yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusu yüklenici mi, çalışan mı?

Sözleşmedeki etiket değil, olgular belirler. IRS, neyin ve nasıl yapılacağını siz kontrol ediyorsanız, çalışan uzaktan çalışmayı seçse bile, uzaktan çalışanın common-law çalışan olduğunu söyler (IRS). Québec dışında CRA, kontrolü, araçları, mali riski ve kâr fırsatını tartar; Québec'in kendi sınaması vardır ve CRA, Kanada dışındaki istihdamı özel bir durum olarak sayar (RC4110). Çalışanın kendi ülkesi ayrı kurallar uygulayabilir; bu rehber onları kapsamaz. Sınamalar ve çözümler için ABD rehberine veya Kanada rehberine bakın.

Yerel bir muhasebe sorumlusu ne zaman ek maliyete değer?

İş yerel beyanlar, inceleme veya erişilebilir kalacak kayıtlar gerektiriyorsa, yerel bir muhasebe sorumlusu ek maliyete değer. Kapsam aynı olana kadar ücret farkı pek bir şey ifade etmez; bu yüzden teklifleri aylık rakama göre değil, her birinin neyi kapsadığına göre karşılaştırın. Aylık ücreti neyin belirlediği için ABD veya Kanada maliyet rehberine bakın.

Yerel yardım, iş şunları içeriyorsa düşünülmeye değerdir:

• birinin sahip çıkması gereken bordro ödemeleri veya aktarımları ile satış vergisi, GST/HST veya PST beyanları
• muhasebe kayıtlarına bağlı bir şirket veya ortaklık beyannamesi
• geride kalmış kayıtlar veya zaten gelmiş bir bildirim
• CRA'nın Kanada'da bulunmasını beklediği Kanada kayıtları
• yurt dışına göndermek istemeyeceğiniz müşteri ve çalışan verileri

Yurt dışından destek, aylık paketi siz inceliyorsanız, yönetici girişini ve banka onayını elinizde tutuyorsanız, muhasebe kayıtlarının bir kopyasını saklıyorsanız ve beyanları yerel biri yapıyorsa, rutin kodlama ve mutabakatlara uygun olabilir.

British Columbia'da muhasebe kayıtları, BC'nin sayfasının durdurulduğunu söylediği planlı bir PST genişlemesinde muhasebe hizmetleri arasında sayılıyor (BC government). Teklifleri karşılaştırmadan önce sayfayı yeniden kontrol edin.

Örnek

Rakamlar açıklayıcıdır.

Calgary'de bir müteahhit, kayıtlar muhasebe sorumlusunun hesabında

Calgary'deki bir müteahhit, yurt dışındaki bir muhasebe sorumlusuna serbest çalışanların iş bulduğu bir pazaryeri üzerinden ayda C$800 ödüyor. Tüm dosyalar muhasebe sorumlusunun kendi bulut hesabında duruyor. CRA, Kanada dışında tutulup Kanada'dan erişilen kayıtları Kanada'da tutulmuş saymaz; bu yüzden sahip izin için vergi hizmetleri ofisine yazıyor veya dosyaların Kanada'da tutulmasını sağlıyor ve kopyalara güvenmeden önce CRA'ya soruyor.

Tam banka girişi olan bir Texas LLC'si

Bir Texas LLC'si, Hindistan'daki bir muhasebe sorumlusuna ayda US$500 ödüyor ve ona tam banka girişi vermiş. LLC her indirim için ispat yükünü yine taşıyor. Muhasebe sorumlusunun dışarıdan bir yüklenici olduğu varsayılırsa, enrolled agent, CPA veya avukat yetkisi olmadan LLC'yi IRS itiraz veya tahsilat davasında temsil edemez. LLC paylaşılan girişi, sahibin kaldırabileceği ayrı bir kullanıcıyla değiştirir ve ödeme onayını elinde tutar.

Teklifleri karşılaştıran bir Vancouver stüdyosu

Çalışanları ve GST/HST hesabı olan bir Vancouver tasarım stüdyosu, ayda C$1.500 olan yerel bir muhasebe sorumlusuyla ayda C$600 olan yurt dışı seçeneğini karşılaştırıyor. Sahip, C$900 tutarındaki farkın neyi satın aldığını soruyor: zamanında yapılan bordro aktarımları, verilen GST/HST beyannameleri, Kanada'da tutulan kayıtlar ve aylık paket için bir denetçi. Yurt dışındaki muhasebe sorumlusu yalnızca kodlama ve mutabakatları kapsıyorsa, stüdyo bunun ile beyanlar ve inceleme için yerel bir uzmanın birleşik maliyetini karşılaştırır. BC'nin sayfası, muhasebe hizmetlerine planlanan PST'nin durdurulduğunu söylüyor; sahip herhangi bir teklife güvenmeden önce bunu yeniden kontrol ediyor.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kayıtlarınız aylarca veya bir yıl geride: ABD veya Kanada gecikmiş kayıtları tamamlama rehberiyle başlayın ve mevcut kayıtların incelenmesini isteyin.
• Bir muhasebe sorumlusunda zaten banka erişimi var ve işin doğru olup olmadığını anlayamıyorsunuz: muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme rehberine bakın; ardından kayıtların incelenmesi bundan sonra kayıtları kimin tutacağını netleştirebilir.
• Bir bildirim veya yazı geldi: işletmenize IRS bildirimi geldiğinde ne yapılır rehberini veya yapılmamış Kanada beyanları için muhasebecinin beyanları vermemesi veya yanıt vermeyi bırakması rehberini okuyun. Bildirimin arkasındaki kayıtların da incelenmesi gerekebilir.
• Muhasebe sorumlusunu yıl ortasında değiştirmek istiyorsunuz: muhasebe sorumlunuzu değiştirme rehberine bakın.
• Bu kayıtlara bir şirket veya ortaklık beyannamesi bağlı: beyanname için şirket vergisi sayfasına, kimin ne yaptığı için de Kanada'daki muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın.
• Hem bir Kanada şirketi hem bir ABD şirketi için muhasebe kayıtları tutuyorsunuz: bir Kanada şirketi ve ABD şirketi için muhasebe kayıtları rehberine bakın.
• Yurt dışındaki yüklenicilere veya tedarikçilere ödeme yapıyorsunuz: yurt dışındaki yüklenicilere ödeme veya Kanada'daki yabancı faturalar rehberine bakın.