Online Muhasebe ve Vergi Paketi mi, CPA Firması mı? Neye Bakılır

Online muhasebe ve vergi paketi mi seçmeliyim, yoksa ayrı bir CPA ile mi çalışmalıyım?

Karar etiketle verilmez. Paket bir fiyatlandırma biçimidir, bir yeterlilik belgesi değildir: PTIN (vergi beyannamesi hazırlayıcı kimlik numarası) olan herkes ücret karşılığı federal beyanname hazırlayabilir (IRS: vergi uzmanı seçimi) ve bir CPA firması da sabit ücret sunabilir. Karar beş yazılı cevaba bağlıdır: beyannamelerinizi kim imzalıyor, IRS önünde sizin adınıza kim konuşabilir, ücret hangi beyanları kapsıyor, bordro ödemesi aksarsa borç kimde kalıyor ve kayıtlarla giriş bilgileri kimde. IRS hazırlayıcılar ve işverenler için kural koyar, bir paketin neleri içereceği için koymaz. Bu yüzden elinizdeki tek kılavuz yazılı kapsamdır.

Aylık ücreti değil toplamı karşılaştırın. Ücretin dışında kalanları (eyalet beyannameleri, bordro beyanları, geriye dönük aylar, bir bildirime cevap verilmesi) ekleyin ve aynı liste için bir CPA'nin yazılı teklifiyle yan yana koyun. Aylık ücreti neyin belirlediği için aylık muhasebe maliyeti rehberine bakın.

Muhasebe kayıtları, beyannameler ve bordro tek sağlayıcıdaysa, kapsamdaki tek bir boşluk ya da hizmetin kapanması üçünü birden etkileyebilir. Zaten bir pakete ödeme yapıyorsanız veya bir platform yeni kapandıysa ve aşağıdakilerden biri sizin için geçerliyse, bir uzmanın ilk görmesi gerekenler yazılı kapsam, son beyannameleriniz ve muhasebe dosyasıdır.

Karşılaştırmadan önce toplayın: yazılı kapsam veya şartlar, geçen yıl verilen beyannamelerin listesi, bordro sağlayıcısının raporları (üç aylık ve yıl sonu), muhasebe dosyasının dışa aktarımı veya yedeği, banka ve kart hesap özetleri.

Ucuz online muhasebecilerde neler ters gidiyor?

Ücret, bir hizmetin bunlardan hangilerini kapsadığını göstermez; bunu yazılı kapsam gösterir. Aşağıdaki her sorun, imzadan önce kontrol edebileceğiniz bir kurala bağlıdır ve kendi bölümü vardır.

Beyannamemi kim hazırlıyor ve imzalıyor, IRS yazı gönderirse benim adıma kim konuşabilir?

Ücretli bir hazırlayıcı genellikle beyannameyi imzalamak, PTIN'ini yazmak ve size bir kopya vermek zorundadır (Form 1040 talimatları; 26 U.S.C. 6107). Bu kişinin sonrasında sizin adınıza konuşup konuşamayacağı yeterlilik belgesine bağlıdır. Form 1065 ve Form 1120-S talimatları ortaklık ve S şirketi beyannameleri için de aynısını söyler ve sahibin de imzaladığını belirtir: ortaklık beyannamesinde bir ortak veya LLC üyesi, şirket beyannamesinde yetkili bir yönetici. IRS, verilen beyannameden mükellefin yasal olarak sorumlu olduğunu belirtir (IRS: hazırlayıcı usulsüzlükleri).

Kaynak: IRS yeterlilik belgeleri sayfası. Record of Completion şartı Form 2848 talimatlarında yer alır. Ücret karşılığı beyanname hazırlamak için her satırdaki kişinin PTIN'i olmalıdır (IRS: PTIN şartları). İmzalayacak kişinin adını isteyin. Muhasebe sorumlusu, muhasebeci ve CPA rolleri için muhasebe sorumlusu, muhasebeci ve CPA farkı rehberine bakın.

Sabit ücrete hangi beyannameler dahil: yalnızca federal beyanname mi, yoksa eyalet, bordro, satış vergisi ve 1099'lar da mı?

Sabit ücret yalnızca sözleşmenin adını andığı beyanları kapsar. Aşağıdaki her beyanın kendi formu, kurumu ve son tarihi vardır.

Bir eyalette beyanname gerekip gerekmediğini o eyaletin kuralı belirler; bunu eyaletin vergi idaresinin sitesinde bulabilirsiniz. Fiyat sayfası bunu belirlemez. Ayrıca işletmenizin verdiği beyannameler rehberine bakın.

Eski kayıtların tamamlanması veya geçen yılın hatalarının düzeltilmesi fiyata dahil mi?

Yalnızca yazılı kapsam öyle diyorsa. Aylık ücretin neleri içerdiğini belirleyen bir IRS kaynağı yoktur. Bu yüzden kapsam adlarını yazana kadar üç işi ayrı sayın: kaydı hiç tutulmamış eski aylar, yanlış veya devralınmış bir dosyanın temizlenmesi ve düzeltmeler. Düzeltmeler arasında düzeltme beyannameleri ve Form 941-X gibi bordro düzeltme formları yer alır (Publication 15). Her iş için dahil mi yoksa ayrı fiyatlandırılıyor mu, hangi durumda ek ücret doğuyor ve düzeltme beyannamelerini kim hazırlayıp imzalıyor diye sorun. Maliyet unsurları için geriye dönük muhasebe maliyeti, karışık bir dosyada hangi yolun uygun olduğu için muhasebe temizliği mi, sıfırdan başlamak mı rehberine bakın.

Hizmet bordromu yürütürken bir ödemeyi kaçırırsa IRS'ye kim borçlu olur?

Genellikle işveren borçlu olur. İstihdam vergisi kurallarına göre bir ödemeyi kaçıran bordro hizmet sağlayıcısı veya raporlama acentesi, işveren ya da işverenin acentesi olarak sorumlu tutulmaz; sağlayıcı sizin EIN'iniz altında beyan verir ve sözleşmeniz gereği size ne borçlu olduğu ayrı bir sorudur. IRS, işverenin hesabına ceza ve faiz tarh edebilir; işveren ayrıca ödenmemiş bazı vergilerden kişisel olarak da sorumlu tutulabilir (Publication 15, bölüm 16; IRS: bordro işlerinin dış kaynağa verilmesi).

Bazı düzenlemeler farklıdır. Onaylı Form 2678'i olan bir acente veya IRS'nin belirlediği bir ödeme yapan taraf kendi EIN'i altında beyan verir ve işverenle müteselsilen sorumludur. Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (PEO) ödediği ücretler için genellikle işveren sayılır; yine de siz bazı çalışanlar için işveren sayılabilirsiniz. Hizmetin hangi düzenlemeyi kullandığını ve beyannamelerinizin kimin EIN'i altında verildiğini sorun.

Geç yatırılan ödemeler için ceza, ödenmemiş tutarın %2 ile %15 arası kadardır; oran gecikmenin uzunluğuna ve IRS'nin daha önce bildirim gönderip göndermediğine bağlıdır. Oranlar toplanmaz (IRS: vergiyi zamanında yatırmama cezası). Stopaj yapılmış ama ödenmemiş gelir vergisi, Sosyal Güvenlik veya Medicare vergisi için ayrıca trust fund recovery cezası (stopaj yapılan verginin sorumlu kişilerden tahsili cezası) gelebilir. Bu ceza, ödenmemiş stopaj vergisinin %100 kadardır ve kasıtlı hareket eden her sorumlu kişiye uygulanır (26 U.S.C. 6672). Publication 15'e göre bu kişi bir yönetici, ortak, çalışan veya muhasebeci olabilir. IRS bu cezayı tarh etmek için genellikle bordro yılından sonraki 15 Nisan tarihinden itibaren 3 yıl süreye, beyanname daha sonra verilmişse verilme tarihinden itibaren aynı süreye sahiptir; beyanname hiç verilmemişse süre sınırı yoktur (IRM 5.7.3).

• Ödemeleri kendiniz izleyin. Bir üçüncü taraf sizi IRS ödeme sistemine (EFTPS) kaydettiğinde bir Inquiry PIN alırsınız. Her ödemeyi doğrulamak için bunu kullanın (Publication 15).
• IRS'deki adresinizi kendi adresiniz olarak tutun. IRS yazıları kayıtlı adrese gider. Adresi sağlayıcının adresine çevirmek, nelerden haberdar olacağınızı sınırlayabilir. Adresi Form 8822-B ile güncelleyin.

Bildirim zaten geldiyse bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemedi ve muhasebe sorumlusu hataları: cezaları kim öder rehberlerine bakın.

Hizmet kapanırsa veya ben ayrılırsam muhasebe kayıtlarıma ve belgelerime ne olur?

Kayıtları kimin elinde olduğundan bağımsız olarak saklamak zorundasınız. Bir verginin mükellefi olan herkes kayıt tutmalıdır (26 U.S.C. 6001). IRS de mükelleflerin beyannameyi destekleyen kayıtları tutmakla ve bir incelemede ibraz etmekle yükümlü olduğunu belirtir (IRS: muhasebe yazılımı kayıtları SSS). Hizmetin kapanması bunu değiştirmez.

• Ne kadar süre. Genellikle beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar: olağan durumda beyandan sonra 3 yıl, bazı durumlarda daha uzun (Publication 583). İşletme kayıtları ne kadar saklanır rehberine bakın.
• İnceleme yapan görevlinin sık istediği şey. Elektronik tablo dökümleri değil, muhasebe yazılımının yedek dosyası ve yönetici girişi. İşlemler yeniden girilerek oluşturulan bir dosya bu talebi karşılamaz (IRS SSS). Tek yönetici girişi hizmetteyse, bu dosyayı sunabilmeniz hizmete bağlıdır.
• Hazırlayıcının iade etmesi gerekenler. Bir uygulayıcı, talep üzerine müşterinin federal vergi yükümlülüklerini yerine getirmesi için gereken müşteri kayıtlarını gecikmeden iade etmelidir. Ücret anlaşmazlığı genellikle bunu mazur göstermez, kuralın koyduğu sınırlar saklıdır (31 CFR 10.28). Circular 230, yalnızca beyanname hazırlayan ve başka yeterlilik belgesi olmayan bir hazırlayıcıyı otomatik olarak kapsamaz (IRS: etik vergi uygulaması). Annual Filing Season Program katılımcıları ise onun uygulama standartlarını kabul eder (IRS: program SSS). Yalnızca muhasebe kayıtlarını tutan bir hizmet dahil diğer sağlayıcılarda sözleşme ve eyalet hukuku belirleyicidir. Bu yüzden kayıtların iadesi ve muhasebe dosyasının dışa aktarımı şartlarını yazılı alın.

İmzalı beyannamelerin, bordro raporlarının, banka ve kart hesap özetlerinin kendi kopyalarını ve muhasebe dosyasının güncel bir yedeğini saklayın. Muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberine bakın. Hizmet kapanmışsa veya ödenmemiş bir fatura yüzünden dosyanızı elinde tutuyorsa eski muhasebecinizden muhasebe kayıtlarını devralma rehberine bakın.

Banka girişlerimi ve vergi verilerimi kimler görebilir?

Giriş bilgisi veya dosya verdiğiniz herkes. Bu yüzden yalnızca işin gerektirdiği erişimi verin. Beyanname hazırlayıcısı, müşteri verilerini korumak için yazılı bir plan tutmak zorundadır: IRS, FTC Safeguards Rule'un vergi beyannamesi hazırlayıcılarından güvenlik planı oluşturmasını ve uygulamasını istediğini, bunu yapmamanın FTC soruşturmasına yol açabileceğini belirtir (Publication 4557). Federal hukuk ayrıca, gelir vergisi beyannamesi hazırlama işini yapan veya bu hazırlıkla bağlantılı hizmet veren bir kişinin, beyanname için verilen bilgileri bilerek ya da pervasızca açıklamasını veya başka bir amaçla kullanmasını, kanun ve yönetmeliklerdeki istisnalar saklı kalmak üzere, kabahat (misdemeanor) sayar (26 U.S.C. 7216).

Publication 4557 sormaya değer adımları sayar: müşteri bilgilerine ulaşan herkes için çok faktörlü giriş (paroladan sonra ikinci bir adım), her kişi için ayrı giriş ve erişimin yalnızca ihtiyacı olanlarla sınırlanması. Ayrıca hazırlayıcıya, koruma önlemlerini sürdüren dış sağlayıcıları seçmesini söyler. Bu yüzden firma dışından birinin dosyalarınıza dokunup dokunmadığını sorun. Rehber vergi beyannamesi hazırlayıcılarına hitap eder; yalnızca muhasebe kayıtlarını tutan bir hizmet adıyla anılmaz, ona da aynı soruları sorun. Para hareket ettiremeyen erişim için muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim verme rehberine bakın.

Aynı firma bir IRS bildirimini veya denetimini de yürütebilir mi?

Genellikle yalnızca cevap veren kişinin sizi temsil etme yetkisi varsa ve elinde yazılı yetkilendirmeniz bulunuyorsa. Bir CPA, enrolled agent veya avukat her IRS konusunu yürütebilir. Sınırlı hakları olan bir hazırlayıcı, kendi hazırlamadığı bir beyannamede veya itiraz ya da tahsilat süreçlerinde sizi temsil edemez (IRS yeterlilik belgeleri sayfası).

• Form 2848, IRS önünde uygulama hakkı olan bir kişiye sizi temsil etme ve gizli vergi bilgilerinizi görme ve alma yetkisi verir (IRS: Form 2848 hakkında). Her form ve dönem yazılmalıdır; “tüm yıllar” yazan formu IRS geri gönderir (Form 2848 talimatları). Form 8821 ise yalnızca adını yazdığınız kişinin bu bilgileri görmesine veya almasına izin verir. Temsil hakkı olmayan bir hazırlayıcının sizi temsil etmesine izin vermez (IRS: Form 8821 hakkında; Form 2848 talimatları). Merkezi denetim rejimine tabi bir ortaklık, beyannamesinde bir ortaklık temsilcisi belirtir; kimin yazıldığını kontrol edin.
• Form 1065 ve Form 1120-S üzerinde hazırlayıcı imzasının yanındaki “Yes” kutusu, IRS'nin işleme soruları için imzalayan kişiyi aramasına izin verir. Bu kişi IRS'ye eksik bilgi de verebilir, işleme konusunda IRS'yi arayabilir ve matematik hataları ile beyanname hazırlığına ilişkin bazı bildirimlere cevap verebilir. Bu kutu, kişiye işletmeyi bağlama veya başka şekilde IRS önünde temsil etme yetkisi vermez. Yalnızca o kişiyi kapsar, firmayı kapsamaz ve en geç bir sonraki yılın beyannamesinin uzatmasız son tarihinde sona erer (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları).
• Bildirimleri kendiniz görün. Ortaklık, S şirketi veya C şirketi, IRS bildirimlerini ve yazılarını gösteren bir Business Tax Account açabilir. Ancak tam erişim bir Designated Official'a (belirlenmiş yetkili) verilir: ortaklıkta genel ortak veya yönetici üye, şirkette şu an W-2 ile çalışan bir yönetici veya yönetici üye. EIN'i olan bir şahıs işletmesi sahibi de hesap açabilir. Tek üyeli bir LLC, şahıs işletmesi olarak da Form 1120-S veya Form 1065 ile de beyan verse, henüz tam erişim alamaz (IRS: Business Tax Account).

Federal bir Form 2848 yalnızca IRS'yi kapsar. Eyalet bildirimleri eyalet idarelerinden gelir. Bu yüzden hizmetin onlara da cevap verip vermediğini ve kendi hazırlamadığı bir beyannameye ilişkin bildirime cevap verip vermediğini sorun. Bildirim zaten geldiyse işletmenize gelen IRS bildirimi, inceleme için küçük bir işletmenin IRS denetimi rehberine bakın. Eski bir yetkilendirmeyi sona erdirmek için eski muhasebecinizden muhasebe kayıtlarını devralma rehberine bakın.

İmzalamadan önce bir paketi nasıl sınarım?

Karşılaştırdığınız her hizmete aynı yazılı soruları sorun ve cevapları satır satır karşılaştırın. İki uyarı işareti doğrudan IRS rehberliğinden gelir: imzalamayan veya PTIN vermeyen bir hazırlayıcı ve sizin olmayan bir hesaba gönderilen iade (IRS: hazırlayıcı usulsüzlükleri). Ücretin nasıl belirlendiğini de sorun. Circular 230, uygulayıcılar için iadenin yüzdesine dayalı ücret dahil şarta bağlı ücretleri sınırlar (31 CFR 10.27). Bunun geçerli olup olmadığı beyannameyi kimin hazırladığına ve yapılan işe bağlıdır. Sonra şunları yapın:

1. Kapsamı yazılı alın. Formlar, eyaletler, bordro ödemeleri, geriye dönük işler, düzeltmeler, bildirime cevap ve neyin ek ücrete tabi olduğu. Muhasebe hizmet sözleşmesi rehberine bakın.
2. İmzalayacak kişinin adını, yeterlilik belgesini ve PTIN'ini alın. Form 2848'in ne zaman imzalandığını sorun: başlangıçta mı, yoksa bildirim geldikten sonra mı.
3. Örnek bir ay isteyin. Banka ve kart mutabakatları, gelir tablosu, bilanço ve açık soruların listesi. Aylık muhasebe hizmeti neleri içerir rehberine bakın.
4. Çıkışı test edin. Verilerinizin ne kadar süre erişilebilir kalacağını, kayıtların nasıl iade edildiğini ve bunun için bir ücret olup olmadığını okuyun. İlk ayda muhasebe dosyasının bir yedeğini isteyin ve yönetici haklarının sizde olduğunu doğrulayın.
5. Bordro denetimini kurun. İlk bordrodan önce IRS ödeme sistemine kendi erişiminizi alın.
6. Her beyannameyi verilmeden önce onaylayın. Boş veya eksik bir beyannameyi asla imzalamayın (IRS: hazırlayıcı usulsüzlükleri).

Mülakat soruları ve uyarı işaretleri için muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular, her seçeneğin maliyeti için aylık muhasebe maliyeti rehberine bakın.

Hangi işletmeler pakete sığmaz hale gelir?

İşletme aşağıdakilerden birini eklediğinde sabit kapsamlı paketi yeniden gözden geçirin.

Bir satır sizin için geçerliyse hizmetten ilgili beyanın adını yazılı olarak belirtmesini isteyin veya o işi bunu yapan bir firmaya taşıyın. Hangi yolu seçerseniz seçin, kayıtlardan beyannameye yıl sonu bağlantısını kimin üstlendiğini belirleyin: kayıtlardan işletme vergi beyannamesine rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Aylık paketi olan bir danışman

Texas'ta, şahıs işletmesi olarak vergilendirilen tek üyeli bir LLC danışmanlık işi, muhasebe kayıtları ve bir federal beyanname için pakete ayda US$125 (yılda US$1.500) öder. Bir müşterisi California'dadır. Sahip yenilemeden önce yazılı olarak şunları sorar: Schedule C'yi kim ve hangi yeterlilik belgesiyle imzalıyor? Ücrete herhangi bir eyalet beyannamesi dahil mi, California bir beyanname isterse California beyanı ek ücretli mi? Hizmetin hazırladığı bir beyanname hakkındaki IRS yazısına kim cevap veriyor? California'nın beyanname isteyip istemediği California'nın kuralıdır. Paketin bunu hazırlayıp hazırlamadığı ise sözleşmenin konusudur.

Ödemesi kaçırılan bir S şirketi

Bir S şirketinin iki çalışanı var ve hizmetin bordro aracı US$4.000 tutarındaki federal ödemeyi kaçırıyor. Ödeme IRS'ye 10 gün geç ulaşıyor. Bu, %5 dilimine girer: US$200 artı faiz; IRS makul sebep açıklamasını kabul ederse ceza uygulanmaz. IRS faturayı hizmete değil, şirketin kayıtlı adresine, şirkete keser. Bu örnekte hizmet, işveren değil, şirketin kendi EIN'i altında beyan veren bir bordro sağlayıcısıdır. Sahip IRS ödeme sistemi erişimini hiç kurmadığı için kaçırılan ödeme ancak bildirim gelince fark edildi. Ödeme hiç yapılmamış olsaydı, kasıtlı hareket eden sorumlu bir kişi, stopaj yapılan vergi için kişisel ceza da görebilirdi.

Kapanan bir hizmet

Bir online hizmet Mart'ta kapanıyor. Sahibin banka bağlantısıyla oluşan 14 aylık kayıtları var, makbuzu ve muhasebe dosyasının kopyası yok. Sahip dosyanın kendi girişi altında olup olmadığını ve yönetici erişiminin sıfırlanıp sıfırlanamayacağını kontrol eder, sonra bir yedek alır. Eksik makbuzlar, kuralların izin verdiği yerlerde banka ve kart hesap özetlerinden yeniden oluşturulur: banka hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden oluşturma rehberine bakın.

Sizin için farklı mı?

• Zaten bir pakete ödeme yapıyorsunuz veya bir platform yeni kapandı; işletmenizde bordro, S şirketi veya ortaklık beyannamesi, birden fazla eyalet, bir IRS bildirimi ya da mutabakatı yapılamayan kayıtlar var. Bunların her biri, kapsamın adını anmamış olabileceği bir beyan, bir sorumluluk veya bir kayıt ekler. Bir uzman, bir şey taşınmadan önce yazılı kapsamı beyannameleriniz, bordro raporlarınız ve muhasebe dosyanızla karşılaştırabilir: muhasebe desteği sayfasına bakın.
• Hizmet kapandı veya cevap vermiyor. Eski muhasebecinizden muhasebe kayıtlarını devralma ve muhasebe sorumlunuzu değiştirme rehberlerine bakın. Muhasebe kayıtlarını ve beyannameleri tek sağlayıcıya taşımaya karar verirseniz muhasebe desteği sayfasına bakın.
• Bir IRS bildirimi geldi. İşletmenize gelen IRS bildirimi rehberine bakın. Hizmetin yürüttüğü bir beyanname veya ödemeyle ilgiliyse muhasebe desteği sayfasına da bakın. Bir hatanın yol açtığı cezalar için muhasebe sorumlusu hataları: cezaları kim öder rehberine bakın.
• Kayıtlar geride kaldı veya karışık. Gecikmiş muhasebe kayıtlarının tamamlanması rehberine ve muhasebe desteği sayfasına bakın.
• İşletmenin yabancı bir sahibi var. Yabancı sahipli bir ABD şirketinin, sabit ücretli bir kapsamın adını anmayabileceği Form 5472 gibi bilgi beyannameleri olabilir (IRS: Form 5472 talimatları). Yurt dışından şirket beyannamesi verme rehberine ve muhasebe desteği sayfasına bakın.
• Kayıtları kendiniz tutmayı veya yerel bir muhasebe sorumlusunu düşünüyorsunuz. Muhasebe kayıtlarını kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı ve yerel mi online mı muhasebe sorumlusu rehberlerine bakın.