स्थानीय या ऑनलाइन बहीखाता विशेषज्ञ: जगह या उद्योग का असर?

स्थानीय या ऑनलाइन बहीखाता विशेषज्ञ: क्या जगह से काम बदलता है?

बहीखाता विशेषज्ञ की जगह बहीखाते को कम ही बदलती है। IRS ज़िम्मेदारी रिकॉर्ड पर डालता है, बहीखाता विशेषज्ञ के पते पर नहीं: रिकॉर्ड में आय और खर्च साफ़ दिखने चाहिए और IRS की जाँच के लिए उपलब्ध रहने चाहिए, और कुछ मामलों को छोड़कर कानून किसी खास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता (Publication 583)। काम को वह बदलता है जो आपके बहीखाते को कवर करना है:

• राज्य: जहाँ आप बेचते हैं, लोगों को काम पर रखते हैं (कर्मचारी बहीखाता विशेषज्ञ भी गिना जाता है) या कारोबार चलाते हैं।
• प्लेटफ़ॉर्म: मार्केटप्लेस और पेमेंट ऐप जो फ़ीस काटकर आपको भुगतान करते हैं।
• उद्योग: काम के हिसाब से बिलिंग, इन्वेंटरी और रिकॉर्ड के दूसरे खास नियम।
• एक्सेस: अकाउंटिंग फ़ाइल कौन खोल सकता है।
• इतिहास: पिछड़े महीने या साल, या कोई नोटिस जो आ चुका है।

छोटी और आम सूची में दोनों विकल्प चल सकते हैं; लंबी सूची उसकी ओर इशारा करती है जो इन चीज़ों को पहले से सँभालता है। मामला तब सामान्य नहीं रहता जब आपके विचार में आए किसी भी व्यक्ति के पास इनमें से कोई चीज़ न हो, दूर से काम करने वाला उम्मीदवार ऐसे लॉगिन माँगे जिनके बारे में आप निश्चिंत नहीं हैं, महीने पिछड़े हों या नोटिस आ चुका हो, या कॉर्पोरेशन या दो देश शामिल हों। दस्तख़त करने से पहले किसी विशेषज्ञ के साथ ये तय कर लें: कौन से राज्य और प्लेटफ़ॉर्म कवर करने हैं, फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन किसका है, और हैंडओवर या ट्रायल महीना कैसे चलेगा।

किसी से बात करने से पहले इकट्ठा करें: वे राज्य जहाँ आप बेचते हैं और कर्मचारी रखते हैं, आपके प्लेटफ़ॉर्म और पेमेंट प्रोसेसर, आपका अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर और उसका एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन किसके पास है, पिछले साल के रिटर्न, और बैंक व कार्ड के विवरण।

क्या मेरे बहीखाता विशेषज्ञ के पास लाइसेंस होना या मेरे राज्य में होना ज़रूरी है?

बहीखाते के लिए आम तौर पर लाइसेंस नहीं चाहिए, इसलिए कोई संघीय स्रोत यह नहीं कहता कि बहीखाता विशेषज्ञ आपके राज्य में रहे; मायने यह रखता है कि वह व्यक्ति जानता हो कि आपके राज्य के कर कैसे काम करते हैं (अगला भाग)। संघीय Occupational Outlook Handbook बहीखाता, लेखा और ऑडिट क्लर्क के लिए किसी लाइसेंस का नाम नहीं लेता और कहता है कि प्रमाणन आम तौर पर ज़रूरी नहीं होता (BLS)। यह पेशे का राष्ट्रीय चित्र है और हर राज्य के नियमों की पुष्टि नहीं कर सकता, इसलिए किसी भी उम्मीदवार से पूछें कि आपके राज्य को उनसे अगर कुछ चाहिए तो क्या।

योग्यताएँ तब मायने रखती हैं जब कोई IRS के सामने आपकी ओर से बोलता है: enrolled agent, CPA और वकील के पास प्रतिनिधित्व के असीमित अधिकार हैं, और इन योग्यताओं के बिना तैयारकर्ताओं के पास आपका प्रतिनिधित्व करने का सीमित अधिकार होता है या बिल्कुल नहीं (IRS योग्यताएँ)। संघीय नियम किसी भी राज्य, क्षेत्र या अधिकार-क्षेत्र में योग्य CPA को गिनते हैं, इसलिए CPA IRS के सामने काम कर सकता है, चाहे लाइसेंस किसी भी राज्य ने दिया हो (Circular 230, sections 10.2 और 10.3)। राज्य का लाइसेंस और राज्य की कर एजेंसियाँ अलग मामले हैं: पूछें कि क्या वह व्यक्ति आपके राज्य की एजेंसियों के साथ काम कर सकता है। आपका रिटर्न कौन तैयार कर सकता है और किसी की योग्यता कैसे जाँचें, इसके लिए देखें बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA।

क्या बहीखाता राज्य पर निर्भर है: बिक्री कर, पेरोल और राज्य आयकर?

बहीखाते का तरीका हर जगह एक ही है; बहीखाते को जिन करों का हिसाब रखना है, वे राज्य-दर-राज्य तय होते हैं। हर राज्य अपने नियम खुद प्रकाशित करता है, और IRS हर राज्य की कर वेबसाइट से जुड़ता है (IRS राज्य लिंक)।

हर राज्य अपनी विक्रेता सीमा भी खुद तय करता है, और उसमें क्या गिना जाए यह अलग हो सकता है, इसलिए जो बहीखाता विशेषज्ञ एक राज्य की जाँच पर नज़र रखता है वह दूसरे की चूक सकता है। जिस विक्रेता की वहाँ भौतिक मौजूदगी है, जैसे इन्वेंटरी या कर्मचारी, उस पर सीमा वाली बात लागू नहीं होती (California; Texas)। सीमाओं के लिए देखें आपको बिक्री कर कहाँ वसूलना है; सेटअप के लिए राज्य-वार बिक्री का हिसाब। हर राज्य जो काम माँगता है वह बहीखाता विशेषज्ञ के काम का दायरा और कोटेशन बढ़ा सकता है।

बहीखाता विशेषज्ञ की अपनी जगह एक मामले में मायने रखती है: कर्मचारी आम तौर पर उस राज्य के बेरोज़गारी बीमा कानून के दायरे में आता है जहाँ काम किया जाता है, और राज्य सख्ती से जाँचते हैं कि कौन कर्मचारी है और कौन ठेकेदार, इसलिए दूसरे राज्य का कर्मचारी बहीखाता विशेषज्ञ उस राज्य को आपके पेरोल खातों में जोड़ सकता है (Labor Department)।

क्या मेरे बहीखाता विशेषज्ञ को मेरे उद्योग का अनुभव चाहिए, या सामान्य अनुभव काफ़ी है?

उद्योग का अनुभव तभी मायने रखता है जब कोई उद्योग आय या लागत को खास तरीके से दर्ज करता है। IRS उद्योगों के लिए ऑडिट गाइड प्रकाशित करता है क्योंकि उनके लेखा तरीके और मुद्दे अलग होते हैं। ये गाइड परीक्षकों को प्रशिक्षित करते हैं और कानून नहीं हैं, लेकिन स्वामी और तैयारकर्ता इन्हें पढ़ सकते हैं।

ऑडिट-गाइड की सूची में मनोरंजन, तेल और गैस, बच्चों की देखभाल करने वाले और वकील भी हैं। कई दूसरे व्यवसायों के पास अपना कोई ऑडिट गाइड नहीं है; उनके लिए सामान्य बहीखाता विशेषज्ञ काफ़ी हो सकता है। किसी भी उद्योग के लिए जाँच एक ही है: उम्मीदवार से कहें कि आपका एक आम लेन-देन वे कैसे दर्ज करेंगे, यह चरण-दर-चरण बताएँ। ऑनलाइन विक्रेताओं के लिए फ़र्क प्लेटफ़ॉर्म का होता है, जो आगे है। काम के हिसाब से बिलिंग के लिए देखें निर्माण में जॉब कॉस्टिंग; नकद बिक्री के लिए नकद बिक्री के रिकॉर्ड।

क्या मेरे बहीखाता विशेषज्ञ को मेरा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर और प्लेटफ़ॉर्म आने चाहिए?

जो प्लेटफ़ॉर्म आपको भुगतान करते हैं वे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के ब्रांड जितने ही मायने रख सकते हैं, बशर्ते IRS फ़ाइल पढ़ सके। प्लेटफ़ॉर्म जिस तरह भुगतान करते हैं उससे अलग तरह रिपोर्ट करते हैं: Form 1099-K फ़ीस, रिफ़ंड या शिपिंग को गिने बिना कुल रकम दिखाता है (IRS निर्देश)। इसलिए भुगतान की जमा रकम शायद ही फ़ॉर्म के बराबर होती है, और अगर आप कई प्लेटफ़ॉर्म पर भुगतान लेते हैं तो आपको एक से ज़्यादा फ़ॉर्म मिल सकते हैं (IRS)। बहीखाता विशेषज्ञ से भुगतान का मिलान करने को कहें, यानी कुल बिक्री से फ़ीस और रिफ़ंड होते हुए जमा रकम तक उसे जोड़ना; देखें बिक्री और भुगतानों का मिलान।

सॉफ़्टवेयर के बारे में IRS कहता है कि वह ज़्यादातर व्यवसायों के इस्तेमाल किए प्रोग्रामों की फ़ाइलें पढ़ सकता है, और कोई इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल जमा करने से पहले परीक्षक से पूछने को कहता है (IRS FAQ)। कंप्यूटर पर रखे रिकॉर्ड आपके बहीखाते और रिटर्न से मेल खाने चाहिए और उनके दस्तावेज़ होने चाहिए (Publication 583)। व्यावहारिक कसौटी यह है कि बहीखाता विशेषज्ञ जिस सॉफ़्टवेयर को रोज़ चलाता है उसे आपका लेखाकार भी खोल सके; देखें अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर चुनना।

अकाउंटिंग फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन का मालिक कौन हो?

दोनों व्यवसाय के स्वामी के पास रखना उसी से मेल खाता है जो IRS माँगता है। IRS करदाताओं को पर्याप्त बहीखाता और रिकॉर्ड रखने के लिए ज़िम्मेदार मानता है, और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में बहीखाता रखने वाले व्यवसाय की ज़्यादातर जाँचों में बैकअप फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर का यूज़रनेम और पासवर्ड माँगता है (IRS FAQ)। IRS के लिए दोबारा बनाई गई फ़ाइल उस माँग को पूरा नहीं करती, क्योंकि वह असली बहीखाते और रिकॉर्ड की नकल नहीं है। जिस स्वामी के पास एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन है, वह IRS के सुझाए अस्थायी पासवर्ड के साथ बैकअप सौंप सकता है, स्थायी पासवर्ड बताए बिना।

स्वामी अक्सर फ़ाइल व्यवसाय के नाम पर बनाते हैं, एडमिनिस्ट्रेटर की भूमिका अपने पास रखते हैं, और बहीखाता विशेषज्ञ को एक नामित यूज़र देते हैं। Circular 230 के अनुसार प्रैक्टिशनर (जिनमें CPA, enrolled agent और वकील शामिल हैं) को संघीय कर दायित्व पूरे करने के लिए ज़रूरी ग्राहक रिकॉर्ड माँगने पर तुरंत लौटाने होंगे, और फ़ीस का विवाद आम तौर पर इससे छूट नहीं देता; लेकिन प्रैक्टिशनर का तैयार किया हुआ रिटर्न, अनुसूची या कोई और दस्तावेज़ ग्राहक का रिकॉर्ड नहीं है जब तक उसे उसी दस्तावेज़ की बकाया फ़ीस के लिए रोका गया हो (Circular 230, धारा 10.28)। यही कर्तव्य हर उस व्यक्ति पर लागू होते हैं जिसे IRS के लिए किसी दस्तावेज़ का पूरा या बड़ा हिस्सा तैयार करने के लिए भुगतान मिलता है (धारा 10.8)। जो बहीखाता विशेषज्ञ IRS के लिए कुछ तैयार नहीं करता, या सिर्फ़ बहीखाते के लिए रखा गया CPA, इस नियम के बाहर हो सकता है, इसलिए रिकॉर्ड का स्वामित्व और वापसी लिखित में रखें और फ़ाइल व्यवसाय के नाम पर रखें। सेटअप के लिए देखें नियंत्रण खोए बिना बहीखाता विशेषज्ञ को एक्सेस देना।

दूर से काम करने वाले बहीखाता विशेषज्ञ के साथ दस्तावेज़ और बैंक एक्सेस सुरक्षित तरीके से कैसे साझा करूँ?

हर व्यक्ति को अलग लॉगिन दें और काम खत्म होने पर एक्सेस हटा दें। Publication 4557 कर पेशेवरों के लिए IRS की डेटा-सुरक्षा मार्गदर्शिका है; उसके बुनियादी कदम किसी भी दूरस्थ व्यक्ति के लिए, जो आपके रिकॉर्ड देखता है, एक ठीक पैमाना हैं (Publication 4557):

• ग्राहक की जानकारी तक पहुँचने वाले हर व्यक्ति के लिए मल्टी-फ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन।
• संवेदनशील फ़ाइलों और ईमेल की एन्क्रिप्शन।
• एक्सेस सिर्फ़ उन लोगों तक सीमित जिन्हें इसकी ज़रूरत है।

यही मार्गदर्शिका कहती है कि कर रिटर्न तैयार करने वालों को FTC Safeguards Rule के तहत लिखित सुरक्षा योजना बनानी और लागू करनी होगी। अगर वह व्यक्ति कर रिटर्न भी तैयार करता है, तो पूछें कि उनके पास ऐसी योजना है या नहीं; जो बहीखाता विशेषज्ञ रिटर्न नहीं बनाता, उससे पूछें कि वह इसके बदले कौन से सुरक्षा कदम अपनाता है। बैंक एक्सेस के लिए, जिससे बहीखाता विशेषज्ञ गतिविधि पढ़ सके पर पैसा न हिला सके, देखें बहीखाता विशेषज्ञ को एक्सेस देना।

अगर बहीखाता विशेषज्ञ पेरोल भी चलाता है, तो हर संघीय जमा और रिटर्न की ज़िम्मेदारी व्यवसाय की ही रहती है, और काटे गए करों को जमा करने का ज़िम्मेदार व्यक्ति जानबूझकर ऐसा न करे तो निजी तौर पर देनदार हो सकता है (IRS; Publication 15)। IRS कहता है कि जमा रकमें जाँचने के लिए नियोक्ताओं को अपने PIN से उसकी संघीय कर भुगतान प्रणाली में नामांकन करना चाहिए। बहीखाता विशेषज्ञ की गलती होने पर कौन भरता है, इसके लिए देखें जुर्माना कौन भरता है।

क्या मुझे बहीखाता विशेषज्ञ को घंटे के हिसाब से भुगतान करना चाहिए या हर महीने, और क्या यह इस पर निर्भर है कि हम कहाँ हैं?

कीमत तय करने का तरीका काम के दायरे के हिसाब से चलता है, बहीखाता विशेषज्ञ की जगह के हिसाब से नहीं। कोई सरकारी स्रोत बहीखाते की फ़ीस तय नहीं करता, इसलिए ये नियम नहीं, कसौटियाँ हैं:

पूछें कि कोटेशन किस चीज़ से तय होता है: लेन-देन, खाते, प्लेटफ़ॉर्म, राज्य, पेरोल, और पूरे करने वाले कोई पिछले महीने। पूछें कि क्या शामिल है, जैसे मिलान, राज्य-वार बिक्री और साल के अंत की मदद, और दायरे से बाहर का काम कैसे बिल होता है। दरों की सीमा और उचित कीमत के लिए देखें बहीखाता विशेषज्ञ का हर महीने का खर्च।

स्थानीय CPA या दूर से काम करने वाला बहीखाता विशेषज्ञ: कौन सा किस काम के लिए ठीक है?

काम के हिसाब से चुनें, पते के हिसाब से नहीं। जब कोई नोटिस या जाँच आ सकती हो, तो CPA, enrolled agent या वकील रखें, स्थानीय या दूर से, क्योंकि इन योग्यताओं को आपका प्रतिनिधित्व करने का असीमित अधिकार है (IRS योग्यताएँ); रोज़ के बहीखाते के लिए उसे चुनें जो आपके प्लेटफ़ॉर्म और उद्योग पहले से सँभालता है। ये भार निर्णय हैं, आधिकारिक नियम नहीं:

बहीखाता बंडल और CPA फ़र्म में से चुनने के लिए देखें ऑनलाइन बहीखाता सेवा या CPA फ़र्म।

ट्रायल महीने या नमूना क्लोज़ से मेल कैसे परखूँ?

हर उम्मीदवार को वही पिछला महीना दें और उनके पूरे किए बहीखाते की तुलना उन आँकड़ों से करें जो आप पहले से जानते हैं।

1. ऐसा पिछला महीना चुनें जिसका बैंक बैलेंस और प्लेटफ़ॉर्म भुगतान आप जाँच सकें।
2. पहले हर उम्मीदवार से पूछें कि वे आपका डेटा कैसे सुरक्षित रखते हैं (ऊपर देखें)। फिर सबको वही महीना समय-सीमा के साथ दें: जहाँ हो सके खाता नंबर, ग्राहकों के नाम और कर पहचान संख्याएँ हटा दें, और जहाँ नहीं हो सके वहाँ सिर्फ़-पढ़ने वाला एक्सेस दें।
3. नतीजों की तुलना करें: बैंक और कार्ड के अंतिम बैलेंस विवरणों से मेल खाएँ, हर भुगतान कुल बिक्री से फ़ीस, रिफ़ंड और जमा रकम तक जुड़े, राज्य-वार बिक्री का जोड़ कुल के बराबर हो, और पेरोल की देनदारियाँ फ़ाइल किए गए आँकड़ों से मेल खाएँ।
4. हर उम्मीदवार से कहें कि वे बताएँ कि क्या वर्गीकृत नहीं कर सके और क्या मान लिया।
5. पैसे वाले ट्रायल महीने के लिए दायरा और समाप्ति की तारीख तय करें, और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन अपने पास रखें।

पूछने के सवालों और खतरे के संकेतों के लिए देखें बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने के सवाल। चल रहे काम को जाँचने के लिए देखें अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

तीन मार्केटप्लेस पर एक ऑनलाइन विक्रेता

Ohio की एक विक्रेता तीन मार्केटप्लेस पर बेचती है और 12 राज्यों में माल भेजती है। उसकी स्थानीय बहीखाता विशेषज्ञ हर जमा रकम को बिक्री के रूप में दर्ज करती है। एक मार्केटप्लेस एक महीने में US$10,000 की बिक्री, US$1,200 की फ़ीस, US$300 के रिफ़ंड और US$8,500 की जमा रकम दिखाता है। जमा रकम के हिसाब से दर्ज करने पर कुल बिक्री US$1,500 कम दिखती है, और न फ़ीस न रिफ़ंड अपनी अलग लाइन में दिखते हैं, जबकि Form 1099-K, अगर मार्केटप्लेस भेजता है, कुल रकम रिपोर्ट करता है। वह ऑनलाइन विक्रेताओं के साथ काम करने वाले एक दूर के बहीखाता विशेषज्ञ से तुलना करती है और हर एक से कहती है कि एक महीने के भुगतान को कुल बिक्री से जमा रकम तक मिलाएँ और राज्य-वार बिक्री दिखाएँ।

Chicago की एक रीमॉडलिंग कंपनी

एक रीमॉडलिंग कंपनी US$60,000 के काम का बिल US$20,000 की तीन प्रगति बिलिंग में भेजती है, और ग्राहक हर एक में से US$2,000 retainage के रूप में रोक लेता है। जो बहीखाता विशेषज्ञ सिर्फ़ जमा रकमें दर्ज करता है, वह US$54,000 मिला हुआ दिखाता है और रोके गए US$6,000 का कोई रिकॉर्ड नहीं रखता, इसलिए स्वामी नहीं देख पाता कि हर काम पर कितना बकाया है। स्वामी ऐसा ट्रायल महीना माँगता है जो काम-दर-काम दिखाए कि क्या बिल हुआ, क्या मिला, क्या रोका गया और क्या खर्च हुआ। अगर सामान्य बहीखाता विशेषज्ञ यह तस्वीर नहीं दे सकता, तो ऐसा व्यक्ति खोजें जिसने निर्माण का बहीखाता रखा हो।

दूर से काम करने वाले बहीखाता विशेषज्ञ के साथ Florida का व्यवसाय

Florida का एक घर-मरम्मत व्यवसाय दो टाइम ज़ोन दूर के बहीखाता विशेषज्ञ को रखता है। वे हफ़्ते में 30 मिनट की कॉल, सिर्फ़-पढ़ने वाला बैंक एक्सेस, स्वामी की बनाई और चलाई जा रही अकाउंटिंग फ़ाइल में बहीखाता विशेषज्ञ के लिए एक नामित यूज़र, और पहला काम तय करते हैं जिसमें एक पिछला महीना दोबारा बनाना है जिसे स्वामी बैंक विवरण से जाँच सके। महीने के अंत में स्वामी आगे बढ़ने से पहले अंतिम बैलेंस की तुलना बैंक विवरणों से करता है।

आपके मामले में फ़र्क है?

• आपके विचार में आए किसी के पास आपका प्लेटफ़ॉर्म, उद्योग या राज्य नहीं है, या दूर से काम करने वाला उम्मीदवार ऐसे लॉगिन माँगता है जिनके बारे में आप निश्चिंत नहीं: दस्तख़त से पहले तय करें कि बहीखाते को कौन से राज्य और प्लेटफ़ॉर्म कवर करने हैं, फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन किसका है, और हैंडओवर या ट्रायल महीना कैसे चलेगा; देखें बहीखाता सहायता।
• आपका बहीखाता महीनों पिछड़ा है, या आँकड़े आपके विवरणों से मेल नहीं खाते: देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना और बहीखाता सहायता लें।
• आप साल के बीच में बहीखाता विशेषज्ञ बदल रहे हैं: देखें अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना।
• आप मार्केटप्लेस पर या अपने स्टोर पर बेचते हैं: देखें ईकॉमर्स बहीखाता विशेषज्ञ का दायरा और खर्च।
• आप कई राज्यों में बेचते हैं और शायद सीमा पार कर चुके हैं: देखें राज्य-वार बिक्री का हिसाब और आपको बिक्री कर कहाँ वसूलना है।
• आप S corporation चलाते हैं: देखें S corporation का बहीखाता।
• आप अमेरिका और कनाडा में काम करते हैं: देखें कनाडाई कंपनी और उसकी अमेरिकी कंपनी का बहीखाता।
• जिस बहीखाता विशेषज्ञ पर आप विचार कर रहे हैं वह अमेरिका के बाहर है: देखें विदेश में बसा बहीखाता विशेषज्ञ रखना।
• नोटिस आया है, या बहीखाता विशेषज्ञ की गलती से जुर्माना लगा: देखें जुर्माना कौन भरता है और बहीखाता सहायता लें।