הנהלת חשבונות מקומית או מקוונת: האם המיקום והתחום משנים?

איש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי או מקוון: האם המיקום משנה את העבודה?

המיקום של איש מקצוע להנהלת חשבונות כמעט לא משנה את העבודה. IRS מטיל את החובה על הרישומים, לא על כתובת האדם: הם צריכים להראות בבירור הכנסות והוצאות ולהישאר זמינים לבדיקת IRS, ופרט למקרים מעטים החוק אינו דורש סוג מסוים של רישומים (פרסום 583). מה שמשנה את העבודה הוא מה שהספרים שלכם צריכים לכסות:

• מדינות: איפה אתם מוכרים, מעסיקים אנשים (גם איש מקצוע להנהלת חשבונות שהוא עובד נחשב) או פועלים.
• פלטפורמות: שווקים מקוונים ואפליקציות תשלום שמשלמים לכם אחרי שינכו עמלות.
• תחום: חיוב לפי עבודה, מלאי וכללי רישום מיוחדים אחרים.
• גישה: מי יכול לפתוח את קובץ החשבונאות.
• היסטוריה: חודשים או שנים שבפיגור, או הודעה שהגיעה.

רשימה קצרה ורגילה מתאימה לשתי האפשרויות; רשימה ארוכה מצביעה על מי שכבר מטפל בפריטים האלה. המקרה מפסיק להיות שגרתי כשאף אחד מהמועמדים אינו מכסה אחת מהשורות האלה, כשמועמד מרחוק מבקש כניסות שאינכם בטוחים בהן, כשחודשים בפיגור או שהגיעה הודעה, או כשמעורבות חברה או שתי מדינות. הסדירו את אלה עם איש מקצוע לפני שחותמים: את המדינות והפלטפורמות שצריך לכסות, מי הבעלים של הקובץ ושל הכניסה של מנהל המערכת, ואיך יתבצעו מסירה או חודש ניסיון.

אספו לפני שמדברים עם מישהו: את המדינות שאליהן אתם מוכרים ושבהן אתם מעסיקים, את הפלטפורמות ואת מעבדי התשלומים שבהם אתם משתמשים, את תוכנת החשבונאות שלכם ומי מחזיק בכניסה של מנהל המערכת שלה, את הדוחות של השנה שעברה ואת דפי החשבון של הבנק והכרטיסים.

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך רישיון או להימצא במדינה שלי?

הנהלת חשבונות אינה דורשת רישיון בדרך כלל, ולכן אין מקור פדרלי שמחייב את איש המקצוע לגור במדינה שלכם; מה שחשוב הוא אם האדם יודע איך המסים של המדינה שלכם עובדים (בסעיף הבא). ה-⁠Occupational Outlook Handbook הפדרלי אינו מציין רישיון לפקידי הנהלת חשבונות, חשבונאות וביקורת וקובע שהסמכה אינה נדרשת בדרך כלל (BLS). זה מתאר את המקצוע ברמה הארצית ואינו יכול לאשר את הכללים של כל מדינה, ולכן שאלו כל מועמד מה, אם בכלל, המדינה שלכם דורשת ממנו.

הסמכות חשובות כשמישהו מדבר בשמכם מול IRS: סוכני מס מורשים (enrolled agents), CPA ועורכי דין יכולים לייצג ללא הגבלה, ולמכיני דוחות בלי אחת מההסמכות האלה יש סמכות מוגבלת לייצג אתכם או אין להם סמכות כלל (הסמכות ב-⁠IRS). הכללים הפדרליים מכירים ב-⁠CPA שמוסמך בכל מדינה, טריטוריה או נחלה, ולכן CPA רשאי לפעול מול IRS מכל מדינה שהנפיקה את הרישיון (Circular 230, סעיפים 10.2 ו-⁠10.3). רישוי מדינתי ורשויות המסים של המדינות הם עניין נפרד: שאלו אם האדם יכול לעבוד מול הרשויות של המדינה שלכם. מי רשאי להכין את הדוח שלכם ואיך בודקים הסמכות של מישהו מוסבר במנהל חשבונות, רואה חשבון או CPA.

האם הנהלת חשבונות תלויה במדינה: מס מכירה, שכר ומס הכנסה מדינתי?

שיטת הנהלת החשבונות זהה בכל מקום; המסים שהספרים צריכים לעקוב אחריהם נקבעים מדינה אחר מדינה. כל מדינה מפרסמת כללים משלה, ו-⁠IRS מקשר לאתר המסים של כל מדינה (קישורי IRS למדינות).

כל מדינה קובעת גם סף משלה למוכרים, ומה שנספר בו יכול להשתנות, ולכן איש מקצוע להנהלת חשבונות שעוקב אחרי הבדיקה של מדינה אחת עלול לפספס את זו של אחרת. סף אינו חל על מוכר שיש לו נוכחות פיזית במדינה, כמו מלאי או עובדים (קליפורניה; טקסס). לספים, ראו איפה חייבים לגבות מס מכירה; להקמה, מעקב אחר מכירות לפי מדינה. העבודה שכל מדינה דורשת יכולה להרחיב את היקף התפקיד ואת ההצעה.

המיקום של איש המקצוע עצמו חשוב במקרה אחד: עובד מכוסה בדרך כלל לפי חוק ביטוח האבטלה של המדינה שבה העבודה מתבצעת, ומדינות בודקות בקפדנות מי עובד ולא קבלן עצמאי, ולכן איש מקצוע להנהלת חשבונות שהוא עובד במדינה אחרת יכול להוסיף את המדינה הזו לחשבונות השכר שלכם (משרד העבודה).

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך ניסיון בתחום שלי, או שכללי מספיק?

ניסיון בתחום חשוב רק כשבתחום רושמים הכנסות או עלויות בדרך מיוחדת. IRS מפרסם מדריכי ביקורת לענפים כי יש להם שיטות חשבונאות ובעיות ייחודיות להם. המדריכים מכשירים בודקים ואינם חוק, אבל בעלים ומכיני דוחות יכולים לקרוא אותם.

ברשימת מדריכי הביקורת יש גם בידור, נפט וגז, מעונות ילדים ועורכי דין. לעסקים רבים אחרים אין מדריך ביקורת משלהם; להם איש מקצוע כללי להנהלת חשבונות עשוי להספיק. הבדיקה זהה בכל ענף: בקשו מהמועמד להסביר איך יירשם אחד מהעסקאות הטיפוסיות שלכם. אצל מוכרים באינטרנט ההבדל הוא בפלטפורמות, ועליהן בהמשך. לחיוב לפי עבודה, ראו עלויות לפי עבודה בענף הבנייה; למכירות במזומן, ראו רישומי מכירות במזומן.

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך להכיר את תוכנת החשבונאות והפלטפורמות שלי?

הפלטפורמות שמשלמות לכם יכולות להיות חשובות כמו המותג של תוכנת החשבונאות, כל עוד IRS יכול לקרוא את הקובץ. פלטפורמות מדווחות אחרת ממה ששולם: טופס ⁦1099-K⁩ מציג את הסכום ברוטו, בלי להביא בחשבון עמלות, החזרים או משלוח (הוראות IRS). לכן הפקדה של תשלום כמעט אף פעם אינה שווה לסכום בטופס, ואם אתם מקבלים תשלומים בכמה פלטפורמות ייתכן שתקבלו יותר מטופס אחד (IRS). בקשו מאיש המקצוע להתאים תשלום, כלומר להתאים אותו ממכירות ברוטו דרך עמלות והחזרים עד ההפקדה; ראו התאמת מכירות ותשלומים.

לגבי תוכנה, IRS אומר שהוא יכול לקרוא קבצים מהתוכנות שרוב העסקים משתמשים בהן, ומבקש שתבדקו מול הבודק לפני שמגישים קבצים אלקטרוניים כלשהם (שאלות נפוצות של IRS). רישומים ממוחשבים חייבים להתיישב עם הספרים והדוח שלכם ולהיות מתועדים (פרסום 583). תוכנה שאיש המקצוע משתמש בה מדי יום ורואה החשבון שלכם יכול לפתוח היא המבחן המעשי; ראו בחירת תוכנת חשבונאות.

מי צריך להיות הבעלים של קובץ החשבונאות ושל הכניסה של מנהל המערכת?

להשאיר את שניהם אצל בעל העסק מתאים למה ש-⁠IRS מבקש. IRS מטיל על נישומים את האחריות לנהל ספרים ורישומים מספקים, ובמרבית הבדיקות של עסק שמנהל ספרים בתוכנת חשבונאות הוא מבקש את קובץ הגיבוי ואת שם המשתמש והסיסמה של מנהל המערכת (שאלות נפוצות של IRS). קובץ שנוצר מחדש בשביל IRS אינו עונה על הבקשה, כי הוא אינו עותק של הספרים והרישומים האמיתיים. בעלים שמחזיק בכניסה של מנהל המערכת יכול למסור גיבוי, עם סיסמה זמנית ש-⁠IRS מציע למטרה הזו, בלי לחשוף את הסיסמה הקבועה.

בעלים יוצרים לעיתים קרובות את הקובץ על שם העסק, שומרים את תפקיד מנהל המערכת ונותנים לאיש המקצוע משתמש בשמו. Circular 230 מחייב מייצג (ביניהם CPA, סוכני מס מורשים ועורכי דין) להחזיר בהקדם, לפי בקשה, את רישומי הלקוח הדרושים לעמידה בחובות מס פדרליים, וסכסוך על שכר טרחה אינו פוטר מכך בדרך כלל; אבל דוח, נספח או מסמך אחר שהמייצג הכין אינו רישום של הלקוח כל עוד הוא מוחזק בגלל שכר טרחה שלא שולם על אותו מסמך (Circular 230, סעיף 10.28). אותן חובות חלות על כל מי ששילמו לו להכין את כל המסמך ל-⁠IRS או חלק מהותי ממנו (סעיף 10.8). איש מקצוע להנהלת חשבונות שאינו מכין דבר ל-⁠IRS, או CPA שנשכר רק לנהל ספרים, עשוי להיות מחוץ לכלל, ולכן קבעו בכתב את הבעלות על הרישומים ואת החזרתם, ושמרו את הקובץ על שם העסק. להקמה, ראו מתן גישה לספרים בלי לאבד שליטה.

איך משתפים מסמכים וגישה לבנק עם איש מקצוע מרחוק בצורה בטוחה?

תנו לכל אדם כניסה נפרדת והסירו את הגישה כשהעבודה מסתיימת. פרסום 4557 הוא מדריך אבטחת המידע של IRS לאנשי מקצוע במס; הצעדים הבסיסיים בו הם אמת מידה הוגנת לכל מי שעובד מרחוק ורואה את הרישומים שלכם (פרסום 4557):

• אימות רב-שלבי לכל מי שניגש למידע על לקוחות.
• הצפנה של קבצים ושל הודעות דוא״ל רגישים.
• גישה מוגבלת למי שזקוק לה.

אותו מדריך קובע שמכיני דוחות מס חייבים ליצור תוכנית אבטחה בכתב ולהפעיל אותה לפי כלל ה-⁠Safeguards של ה-⁠FTC. אם האדם מכין גם דוחות מס, שאלו אם יש לו תוכנית כזו; ואם הוא אינו מכין, שאלו אילו צעדי אבטחה הוא נוקט במקומה. לגישה לבנק שמאפשרת לאיש המקצוע לקרוא פעילות בלי להזיז כסף, ראו מתן גישה לאיש מקצוע להנהלת חשבונות.

אם איש המקצוע מריץ גם שכר, העסק נשאר אחראי לכל הפקדה פדרלית ולכל דוח, ואדם אחראי להעביר מסים שנוכו שמסרב לעשות זאת במכוון יכול לשאת באחריות אישית (IRS; פרסום 15). IRS אומר שמעסיקים צריכים להירשם למערכת התשלום הפדרלית שלו עם ה-⁠PIN שלהם כדי לבדוק הפקדות. מי משלם כשאיש מקצוע טועה, ראו מי משלם את הקנסות.

האם לשלם לאיש מקצוע להנהלת חשבונות לפי שעה או לפי חודש, והאם זה תלוי איפה אנחנו נמצאים?

מודל התמחור נגזר מהיקף העבודה ולא ממיקום האדם. אין מקור רשמי שקובע שכר טרחה להנהלת חשבונות, ולכן אלה בדיקות ולא כללים:

שאלו מה קובע את ההצעה: עסקאות, חשבונות, פלטפורמות, מדינות, שכר וחודשים להשלמה. שאלו מה כלול, כמו התאמות, מכירות לפי מדינה ותמיכה בסוף השנה, ואיך מחויבת עבודה מחוץ להיקף. לטווחי מחירים והגינות, ראו כמה עולה איש מקצוע להנהלת חשבונות בחודש.

CPA מקומי או איש מקצוע מרחוק להנהלת חשבונות: מה מתאים לאיזו עבודה?

בחרו לפי העבודה, לא לפי הכתובת. כשעלולה להגיע הודעה או בדיקה, הביאו CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין, מקומי או מרחוק, כי להסמכות האלה סמכות בלתי מוגבלת לייצג אתכם (הסמכות ב-⁠IRS); לספרים היומיומיים, בחרו מי שכבר מטפל בפלטפורמות ובתחום שלכם. המשקלות האלה הן שיקול דעת ולא כללים רשמיים:

לבחירה בין חבילת הנהלת חשבונות למשרד CPA, ראו שירות הנהלת חשבונות מקוון או משרד CPA.

איך בודקים התאמה בחודש ניסיון או בסגירה לדוגמה?

תנו לכל מועמד את אותו חודש מהעבר והשוו את הספרים שסיימו מול מספרים שאתם כבר מכירים.

1. בחרו חודש מהעבר שאפשר לבדוק בו את יתרת הבנק ואת תשלומי הפלטפורמות.
2. שאלו קודם כל מועמד איך הוא מגן על הנתונים שלכם (ראו לעיל). אחר כך תנו לכל אחד את אותו חודש עם מועד סיום: הסירו מספרי חשבון, שמות לקוחות ומספרי זיהוי מס היכן שאפשר, והשתמשו בגישה לקריאה בלבד היכן שאי אפשר.
3. השוו את התוצאות: יתרות הבנק והכרטיסים בסוף החודש תואמות לדפי החשבון, כל תשלום מתאים ממכירות ברוטו דרך עמלות והחזרים עד ההפקדה, מכירות לפי מדינה מסתכמות לסך הכול, והתחייבויות השכר תואמות למה שהוגש.
4. בקשו מכל מועמד לרשום מה לא הצליח לסווג ומה הניח.
5. בחודש ניסיון בתשלום, קבעו את ההיקף ואת תאריך הסיום, ושמרו בידיכם את הכניסה של מנהל המערכת.

לשאלות לשאול ולדגלים אדומים, ראו שאלות לשאול לפני שוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות. לבדיקת עבודה שוטפת, ראו בדיקת העבודה של איש מקצוע להנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

מוכר מקוון בשלושה שווקים

עסק באוהיו מוכר בשלושה שווקים מקוונים ושולח ל-⁠12 מדינות. איש המקצוע המקומי להנהלת חשבונות שלו רושם כל הפקדה כמכירות. אחד השווקים מציג ⁦US$10,000⁩ מכירות בחודש, ⁦US$1,200⁩ עמלות, ⁦US$300⁩ החזרים והפקדה של ⁦US$8,500⁩. כשרושמים לפי הפקדה, המכירות ברוטו חסרות ⁦US$1,500⁩, והעמלות וההחזרים אינם מופיעים כשורות נפרדות, בעוד שטופס ⁦1099-K⁩, אם השוק שולח אחד, מדווח על הסכום ברוטו. בעל העסק משווה איש מקצוע מרחוק שעובד עם מוכרים באינטרנט, ומבקש מכל אחד להתאים חודש אחד של תשלומים ממכירות ברוטו עד ההפקדה ולהציג מכירות לפי מדינה.

חברת שיפוצים בשיקגו

חברת שיפוצים מחייבת עבודה של ⁦US$60,000⁩ בשלושה חיובי התקדמות של ⁦US$20,000⁩, והלקוח מעכב ⁦US$2,000⁩ מכל אחד כ-⁠retainage. איש מקצוע להנהלת חשבונות שרושם רק הפקדות מראה ⁦US$54,000⁩ שהתקבלו ואין לו רישום של ⁦US$6,000⁩ שנעכבו, ולכן הבעלים אינו רואה מה חייבים על כל עבודה. הבעלים מבקש חודש ניסיון שמראה, עבודה אחר עבודה, מה חויב, מה התקבל, מה נעכב ומה הוצא. אם איש מקצוע כללי להנהלת חשבונות אינו מצליח להפיק תצוגה כזו, חפשו מי שניהל ספרים בענף הבנייה.

עסק בפלורידה עם איש מקצוע מרחוק

עסק לתיקוני בית בפלורידה שוכר איש מקצוע להנהלת חשבונות שנמצא שני אזורי זמן משם. הם מסכימים על שיחה שבועית של 30 דקות, גישה לבנק לקריאה בלבד, משתמש בשם האיש בקובץ חשבונאות שהבעלים יצר ומנהל, ומשימה ראשונה שמבצעת מחדש חודש אחד מהעבר שהבעלים יכול לבדוק מול דף החשבון של הבנק. בסוף החודש הבעלים משווה את יתרות הסגירה לדפי החשבון לפני שמסכים להמשיך.

המצב שלכם שונה?

• אף אחד מהמועמדים אינו מכסה את הפלטפורמה, את התחום או את המדינות שלכם, או שמועמד מרחוק רוצה כניסות שאינכם בטוחים בהן: בררו אילו מדינות ופלטפורמות הספרים צריכים לכסות, מי הבעלים של הקובץ ושל הכניסה של מנהל המערכת, ואיך יתבצעו מסירה או חודש ניסיון, לפני שחותמים; ראו שירותי הנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם בפיגור של חודשים, או שהמספרים אינם תואמים את דפי החשבון: ראו השלמת ספרים שבפיגור וקבלו שירותי הנהלת חשבונות.
• אתם מחליפים איש מקצוע להנהלת חשבונות באמצע השנה: ראו החלפת איש מקצוע להנהלת חשבונות.
• אתם מוכרים בשווקים מקוונים או בחנות משלכם: ראו היקף ועלות של הנהלת חשבונות לחנות מקוונת.
• אתם מוכרים בכמה מדינות וייתכן שחציתם סף: ראו מעקב אחר מכירות לפי מדינה ואיפה חייבים לגבות מס מכירה.
• אתם מנהלים חברת S: ראו הנהלת חשבונות לחברת S.
• אתם פועלים בארצות הברית ובקנדה: ראו ספרים לחברה קנדית ולחברה האמריקאית שלה.
• איש המקצוע להנהלת חשבונות שאתם שוקלים נמצא מחוץ לארצות הברית: ראו שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל.
• הגיעה הודעה, או שטעות של איש מקצוע להנהלת חשבונות הובילה לקנסות: ראו מי משלם את הקנסות וקבלו שירותי הנהלת חשבונות.