مسك الدفاتر محليًا أم عن بُعد: هل يهم الموقع أو المجال؟

مسؤول مسك دفاتر محلي أم عبر الإنترنت: هل يغيّر الموقع العمل؟

نادرًا ما يغيّر موقع مسؤول مسك الدفاتر عملَ مسك الدفاتر. فتضع IRS الواجب على السجلات لا على عنوان مسؤول مسك الدفاتر: إذ يجب أن تُظهر الدخل والمصروفات بوضوح وأن تبقى متاحة لفحص IRS، وباستثناء حالات قليلة لا يشترط القانون نوعًا معينًا من السجلات (المنشور 583). والذي يغيّر العمل هو ما يجب أن تغطيه دفاترك:

• الولايات: حيث تبيع أو توظّف (ومسؤول مسك الدفاتر الموظف يُحتسب) أو تعمل.
• المنصات: الأسواق الإلكترونية وتطبيقات الدفع التي تدفع لك بعد خصم الرسوم.
• المجال: الفوترة بحسب المشاريع، والمخزون، وقواعد السجلات الخاصة الأخرى.
• الوصول: من يستطيع فتح ملف المحاسبة.
• التاريخ: أشهر أو سنوات متأخرة، أو إشعار وصل.

القائمة القصيرة العادية تناسب الخيارين؛ والطويلة تشير إلى من يتولى هذه البنود أصلًا. وتتوقف الحالة عن كونها روتينية إذا لم يغطِّ أحد ممن تفكر فيهم أحد هذه الصفوف، أو طلب مرشح عن بُعد بيانات دخول لست متأكدًا منها، أو تأخرت الأشهر أو وصل إشعار، أو دخلت شركة أو دولتان في الأمر. احسم هذه الأمور مع مختص قبل أن توقّع: الولايات والمنصات التي يجب تغطيتها، ومن يملك الملف وحساب المسؤول، وكيف سيجري التسليم أو شهر التجربة.

اجمع قبل أن تتحدث إلى أي شخص: الولايات التي تبيع إليها وتوظّف فيها، والمنصات ومعالجات الدفع التي تستخدمها، وبرنامج المحاسبة ومن يحتفظ بحساب المسؤول فيه، وإقرارات السنة الماضية، وكشوف المصرف والبطاقات.

هل يلزم أن يكون مسؤول مسك الدفاتر مرخَّصًا أو موجودًا في ولايتي؟

لا يتطلب مسك الدفاتر ترخيصًا عادةً، فلا يشترط أي مصدر فيدرالي أن يقيم مسؤول مسك الدفاتر في ولايتك؛ المهم هو هل يعرف الشخص كيف تعمل ضرائب ولايتك (القسم التالي). ولا يذكر دليل آفاق المهن الفيدرالي ترخيصًا لموظفي مسك الدفاتر والمحاسبة والتدقيق، ويقول إن الشهادة لا تُشترط عادةً (BLS). وهذا يصف المهنة على مستوى البلاد ولا يؤكد قواعد كل ولاية، فاسأل أي مرشح عمّا تشترطه ولايتك منه، إن اشترطت شيئًا.

تهم المؤهلات حين يتحدث شخص باسمك إلى IRS: فالوكلاء المسجلون (enrolled agents) ومحاسبو CPA والمحامون لهم حقوق تمثيل غير محدودة، أما معدّو الإقرارات الذين لا يحملون إحدى هذه المؤهلات فلهم سلطة محدودة أو معدومة في تمثيلك (مؤهلات IRS). وتعترف القواعد الفيدرالية بمحاسب CPA مؤهل في أي ولاية أو إقليم أو منطقة تابعة، فيجوز لمحاسب CPA أن يمارس أمام IRS أيًّا كانت الولاية التي أصدرت ترخيصه (التعميم 230، القسمان 10.2 و10.3). أما ترخيص الولاية والجهات الضريبية في الولايات فمسألتان منفصلتان: اسأل هل يستطيع الشخص التعامل مع جهات ولايتك. ولمعرفة من يحق له إعداد إقرارك وكيف تتحقق من مؤهلات شخص، راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.

هل يتوقف مسك الدفاتر على الولاية: ضريبة المبيعات والرواتب وضريبة دخل الولاية؟

طريقة مسك الدفاتر واحدة في كل مكان؛ أما الضرائب التي يجب أن تتتبعها الدفاتر فتحددها كل ولاية. وكل ولاية تنشر قواعدها، وتربط IRS بموقع الضرائب في كل ولاية (روابط IRS للولايات).

وتضع كل ولاية حد البائع الخاص بها، وقد يختلف ما يُحتسب ضمنه، فقد يتتبع مسؤول مسك الدفاتر اختبار ولاية واحدة ويفوته اختبار أخرى. ولا يشمل الحد البائع الذي له حضور فعلي في الولاية، مثل مخزون أو موظفين (كاليفورنيا؛ Texas). وللاطلاع على الحدود، راجع أين يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات؛ وللإعداد، راجع تتبع المبيعات بحسب الولاية. وقد يوسّع العمل الذي تتطلبه كل ولاية نطاق مهمة مسؤول مسك الدفاتر وعرض السعر.

يهم موقع مسؤول مسك الدفاتر نفسه في حالة واحدة: فالموظف يخضع عادةً لقانون تأمين البطالة في الولاية التي يؤدي فيها العمل، وتختبر الولايات بصرامة من هو الموظف لا المقاول، لذا فقد يضيف مسؤول مسك دفاتر موظف في ولاية أخرى تلك الولاية إلى حسابات رواتبك (وزارة العمل).

هل يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى خبرة في مجالي، أم تكفي الخبرة العامة؟

لا تهم الخبرة في المجال إلا حيث يسجّل المجال الإيرادات أو التكاليف بطريقة خاصة. وتنشر IRS أدلة تدقيق للقطاعات لأن لها طرقًا محاسبية ومسائل تخصها وحدها. وتدرّب الأدلة المدقِّقين وليست قانونًا، لكن يستطيع المالكون ومعدّو الإقرارات قراءتها.

وتشمل قائمة أدلة التدقيق أيضًا الترفيه والنفط والغاز ومقدّمي رعاية الأطفال والمحامين. وكثير من الأعمال الأخرى ليس لها دليل تدقيق خاص بها؛ وفيها قد يكفي مسؤول مسك دفاتر عام. والاختبار واحد لأي مجال: اطلب من المرشح أن يشرح كيف سيسجّل إحدى معاملاتك المعتادة. وأما البائعون عبر الإنترنت فالفارق في المنصات، وهي التالية. وللفوترة بحسب المشاريع، راجع تكاليف مشاريع البناء؛ وللمبيعات النقدية، راجع سجلات المبيعات النقدية.

هل يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى معرفة برنامج المحاسبة والمنصات التي أستخدمها؟

قد تهم المنصات التي تدفع لك بقدر ما تهم ماركة برنامج المحاسبة، ما دامت IRS تستطيع قراءة الملف. فالمنصات تبلّغ بطريقة تختلف عن طريقة الدفع: إذ يُظهر النموذج ⁦1099-K⁩ المبلغ الإجمالي دون النظر إلى الرسوم أو المبالغ المستردة أو الشحن (تعليمات IRS). لذلك نادرًا ما تساوي دفعة الإيداع ما في النموذج، وإذا قبلت مدفوعات عبر عدة منصات فقد تتلقى أكثر من نموذج (IRS). اطلب من مسؤول مسك الدفاتر تسوية دفعة، أي مطابقتها من إجمالي المبيعات مرورًا بالرسوم والمبالغ المستردة وصولًا إلى الإيداع؛ راجع تسوية المبيعات والدفعات.

وفي البرامج، تقول IRS إنها تستطيع قراءة ملفات البرامج التي تستخدمها معظم الأعمال، وتطلب منك التحقق مع المدقِّق قبل تقديم أي ملفات إلكترونية (أسئلة IRS الشائعة). ويجب أن تتطابق السجلات المحوسبة مع دفاترك وإقرارك وأن تكون موثّقة (المنشور 583). والاختبار العملي هو برنامج يستخدمه مسؤول مسك الدفاتر يوميًا ويستطيع محاسبك فتحه؛ راجع اختيار برنامج المحاسبة.

من ينبغي أن يملك ملف المحاسبة وحساب المسؤول؟

احتفاظ مالك النشاط بالاثنين يتفق مع ما تطلبه IRS. فالـ IRS تحمّل دافعي الضرائب مسؤولية الاحتفاظ بدفاتر وسجلات كافية، وفي معظم فحوص الأعمال التي تمسك دفاترها ببرنامج محاسبة تطلب ملف النسخة الاحتياطية واسم مستخدم المسؤول وكلمة مروره (أسئلة IRS الشائعة). والملف الذي يُعاد إنشاؤه لأجل IRS لا يلبي هذا الطلب، لأنه ليس نسخة من الدفاتر والسجلات الحقيقية. والمالك الذي يحتفظ بحساب المسؤول يستطيع تسليم نسخة احتياطية، بكلمة مرور مؤقتة تقترحها IRS لهذا الغرض، دون مشاركة كلمة المرور الدائمة.

وكثيرًا ما ينشئ المالكون الملف باسم النشاط، ويحتفظون بدور المسؤول، ويمنحون مسؤول مسك الدفاتر مستخدمًا باسمه. ويشترط التعميم 230 على الممارس (ومنهم محاسبو CPA والوكلاء المسجلون والمحامون) أن يعيد فورًا، عند الطلب، سجلات العميل اللازمة للوفاء بالتزاماته الضريبية الفيدرالية، ولا يعفيه من ذلك خلاف على الأتعاب عادةً؛ لكن الإقرار أو الجدول أو المستند الآخر الذي أعدّه الممارس لا يُعد سجل عميل ما دام محتجزًا مقابل أتعاب غير مدفوعة عن ذلك المستند (التعميم 230، القسم 10.28). وتمتد الواجبات نفسها إلى كل من يُدفع له لإعداد كل مستند مقدَّم إلى IRS أو جزء جوهري منه (القسم 10.8). وقد يقع خارج القاعدة مسؤول مسك دفاتر لا يُعد شيئًا لـ IRS، أو محاسب CPA استُؤجر لمسك الدفاتر فقط، لذا اكتب الملكية وإعادة السجلات واحتفظ بالملف باسم النشاط. وللإعداد، راجع منح مسؤول مسك الدفاتر وصولًا دون فقدان السيطرة.

كيف أشارك المستندات والوصول المصرفي مع مسؤول مسك دفاتر عن بُعد بأمان؟

أعطِ كل شخص بيانات دخول منفصلة وأزل وصوله عند انتهاء العمل. والمنشور 4557 هو دليل أمن البيانات الذي تصدره IRS للمهنيين الضريبيين؛ وخطواته الأساسية معيار مناسب لأي شخص عن بُعد يطّلع على سجلاتك (المنشور 4557):

• مصادقة متعددة العوامل لأي شخص يصل إلى معلومات العملاء.
• تشفير الملفات والرسائل الحساسة.
• حصر الوصول في من يحتاجه.

ويقول الدليل نفسه إن معدّي الإقرارات الضريبية يجب أن يضعوا خطة أمنية مكتوبة وينفذوها بموجب قاعدة الحماية (Safeguards Rule) الصادرة عن FTC. وإذا كان الشخص يعدّ الإقرارات الضريبية أيضًا، فاسأل هل لديه خطة؛ وإن كان مسؤول مسك دفاتر لا يعدّها، فاسأل عن الخطوات الأمنية التي يتبعها بدلًا منها. وللوصول المصرفي الذي يتيح لمسؤول مسك الدفاتر قراءة الحركة دون نقل مال، راجع منح مسؤول مسك الدفاتر وصولًا.

إذا كان مسؤول مسك الدفاتر يتولى الرواتب أيضًا، فيبقى النشاط مسؤولًا عن كل إيداع فيدرالي وإقرار، ومن تقع عليه مسؤولية سداد الضرائب المستقطعة ويمتنع عن ذلك عمدًا قد يتحمل مسؤولية شخصية (IRS؛ المنشور 15). وتقول IRS إن على أصحاب العمل التسجيل في نظام سداد الضرائب الفيدرالية لديها برقم PIN خاص بهم للتحقق من الإيداعات. ولمعرفة من يدفع حين يخطئ مسؤول مسك الدفاتر، راجع من يدفع الغرامات.

هل أدفع لمسؤول مسك الدفاتر بالساعة أم شهريًا، وهل يتوقف ذلك على موقعنا؟

يتبع نموذج التسعير نطاق العمل لا موقع مسؤول مسك الدفاتر. ولا يحدد أي مصدر رسمي أتعاب مسك الدفاتر، لذا فهذه اختبارات لا قواعد:

اسأل عمّا يحدد السعر: المعاملات والحسابات والمنصات والولايات والرواتب وأي أشهر يلزم استكمالها. واسأل عمّا يشمله السعر، مثل التسويات والمبيعات بحسب الولاية ودعم نهاية السنة، وكيف يُفوتر العمل خارج النطاق. وللنطاقات والإنصاف، راجع كم يكلّف مسؤول مسك الدفاتر شهريًا.

محاسب CPA محلي أم مسؤول مسك دفاتر عن بُعد: أيهما يناسب أي مهمة؟

اختر بحسب المهمة لا العنوان. حين قد يصل إشعار أو فحص، استعن بمحاسب CPA أو وكيل مسجل أو محامٍ، محليًا كان أو عن بُعد، لأن هذه المؤهلات تمنح سلطة غير محدودة لتمثيلك (مؤهلات IRS)؛ وللدفاتر اليومية، اختر من يتولى منصاتك ومجالك أصلًا. وهذه الأوزان تقديرات لا قواعد رسمية:

وللاختيار بين حزمة مسك دفاتر ومكتب محاسبة CPA، راجع خدمة مسك دفاتر عبر الإنترنت أم مكتب CPA.

كيف أجرّب التوافق بشهر تجريبي أو إقفال نموذجي؟

أعطِ كل مرشح الشهر الماضي نفسه وقارن دفاتره المنجزة بأرقام تعرفها مسبقًا.

1. اختر شهرًا ماضيًا يمكنك التحقق من رصيده المصرفي ودفعات منصاته.
2. اسأل كل مرشح أولًا كيف يحمي بياناتك (انظر أعلاه). ثم أعطه الشهر نفسه بموعد نهائي: احذف أرقام الحسابات وأسماء العملاء والأرقام التعريفية الضريبية حيث تستطيع، واستخدم وصولًا للقراءة فقط حيث لا تستطيع.
3. قارن النتائج: أرصدة المصرف والبطاقات الختامية تطابق الكشوف، وكل دفعة تتطابق من إجمالي المبيعات إلى الرسوم والمبالغ المستردة والإيداع، والمبيعات بحسب الولاية تجتمع في الإجمالي، والتزامات الرواتب تطابق ما قُدّم.
4. اطلب من كل مرشح أن يذكر ما لم يستطع تصنيفه وما افترضه.
5. في الشهر التجريبي المدفوع، حدّد النطاق وتاريخ الانتهاء، واحتفظ بحساب المسؤول بنفسك.

وللأسئلة التي تطرحها والعلامات التحذيرية، راجع أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك دفاتر. ولمراجعة العمل المستمر، راجع مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وتستخدم الدولار الأمريكي.

بائعة عبر الإنترنت على ثلاثة أسواق إلكترونية

بائعة في Ohio تبيع على ثلاثة أسواق إلكترونية وتشحن إلى 12 ولاية. يسجّل مسؤول مسك دفاترها المحلي كل إيداع مبيعاتٍ. يُظهر أحد الأسواق مبيعات بمبلغ 10,000 دولار أمريكي في الشهر، ورسومًا بمبلغ 1,200 دولار أمريكي، ومبالغ مستردة بمبلغ 300 دولار أمريكي، وإيداعًا بمبلغ 8,500 دولار أمريكي. وعند القيد بحسب الإيداع، ينقص إجمالي المبيعات 1,500 دولار أمريكي، ولا تظهر الرسوم ولا المبالغ المستردة بنودًا مستقلة، بينما يبلّغ النموذج ⁦1099-K⁩، إن أرسله السوق، عن المبلغ الإجمالي. فتقارن بينه وبين مسؤول مسك دفاتر عن بُعد يعمل مع البائعين عبر الإنترنت، وتطلب من كل منهما مطابقة دفعات شهر واحد من إجمالي المبيعات حتى الإيداع وإظهار المبيعات بحسب الولاية.

شركة ترميم في شيكاغو

تفوتر شركة ترميم مشروعًا بمبلغ 60,000 دولار أمريكي في ثلاث فواتير إنجاز بمبلغ 20,000 دولار أمريكي لكل منها، ويحتجز العميل 2,000 دولار أمريكي من كل فاتورة مبالغَ محتجزة. ومسؤول مسك الدفاتر الذي يسجّل الإيداعات فقط يُظهر استلام 54,000 دولار أمريكي ولا يملك سجلًا للمبلغ المحتجز البالغ 6,000 دولار أمريكي، فلا يرى المالك ما هو مستحق على كل مشروع. فيطلب المالك شهرًا تجريبيًا يُظهر، مشروعًا بمشروع، ما فُوتر وما استُلم وما احتُجز وما أُنفق. فإذا لم يستطع مسؤول مسك دفاتر عام إنتاج هذا العرض، فابحث عن شخص أمسك دفاتر البناء.

نشاط في فلوريدا مع مسؤول مسك دفاتر عن بُعد

يستعين نشاط لإصلاح المنازل في فلوريدا بمسؤول مسك دفاتر يبعد عنه منطقتين زمنيتين. ويتفقان على مكالمة أسبوعية مدتها 30 دقيقة، ووصول مصرفي للقراءة فقط، ومستخدم باسم مسؤول مسك الدفاتر في ملف محاسبة أنشأه المالك ويديره، ومهمة أولى تعيد إنجاز شهر ماضٍ يستطيع المالك مطابقته بكشف المصرف. وفي نهاية الشهر يقارن المالك الأرصدة الختامية بكشوف المصرف قبل أن يوافق على الاستمرار.

الأمر مختلف في حالتك؟

• لا أحد ممن تفكر فيهم يغطي منصتك أو مجالك أو ولاياتك، أو يطلب مرشح عن بُعد بيانات دخول لست متأكدًا منها: حدّد الولايات والمنصات التي يجب أن تغطيها الدفاتر، ومن يملك الملف وحساب المسؤول، وكيف سيجري التسليم أو الشهر التجريبي قبل أن توقّع؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة بأشهر، أو أرقامك لا تطابق كشوفك: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• تستبدل مسؤول مسك الدفاتر في منتصف السنة: راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر.
• تبيع عبر الأسواق الإلكترونية أو متجرك الخاص: راجع نطاق مسؤول مسك دفاتر التجارة الإلكترونية وتكلفته.
• تبيع في عدة ولايات وقد تكون تجاوزت حدًا: راجع تتبع المبيعات بحسب الولاية وأين يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات.
• تدير شركة S: راجع مسك دفاتر شركة S.
• تعمل في الولايات المتحدة وكندا: راجع دفاتر شركة كندية وشركتها الأمريكية.
• مسؤول مسك الدفاتر الذي تفكر فيه يقيم خارج الولايات المتحدة: راجع توظيف مسؤول مسك دفاتر في الخارج.
• وصل إشعار، أو أدى خطأ من مسؤول مسك الدفاتر إلى غرامات: راجع من يدفع الغرامات واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.