Nhân viên ghi sổ tại chỗ hay từ xa: vị trí, ngành có quan trọng?

Nhân viên ghi sổ tại địa phương hay từ xa: vị trí có làm thay đổi công việc không?

Vị trí của nhân viên ghi sổ hiếm khi thay đổi việc ghi sổ. IRS đặt trách nhiệm lên hồ sơ, không phải địa chỉ của nhân viên ghi sổ: hồ sơ phải thể hiện rõ thu nhập và chi phí và sẵn sàng cho IRS kiểm tra, và trừ một vài trường hợp, luật không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào (Publication 583). Điều làm thay đổi công việc là những gì sổ sách của bạn phải bao quát:

• Tiểu bang: nơi bạn bán hàng, thuê người (nhân viên ghi sổ là nhân viên cũng được tính) hoặc hoạt động.
• Nền tảng: sàn thương mại và ứng dụng thanh toán trả tiền cho bạn sau khi trừ phí.
• Ngành: lập hóa đơn theo công trình, hàng tồn kho và các quy tắc hồ sơ đặc biệt khác.
• Quyền truy cập: ai có thể mở tệp kế toán.
• Lịch sử: các tháng hoặc năm bị chậm, hoặc một thông báo đã đến.

Danh sách ngắn và thông thường thì chọn cách nào cũng được; danh sách dài thì nên chọn người đã xử lý sẵn các mục đó. Trường hợp không còn thông thường khi không ứng viên nào bạn đang cân nhắc đáp ứng được một trong các mục đó, ứng viên từ xa yêu cầu quyền đăng nhập mà bạn không chắc, sổ sách bị chậm nhiều tháng hoặc đã có thông báo, hoặc có công ty hoặc hai quốc gia liên quan. Hãy giải quyết các điều này với chuyên gia trước khi ký: các tiểu bang và nền tảng cần bao quát, ai sở hữu tệp và tài khoản đăng nhập quản trị, và việc bàn giao hay tháng thử việc sẽ diễn ra thế nào.

Chuẩn bị trước khi nói chuyện với bất kỳ ai: các tiểu bang bạn bán hàng và thuê nhân viên, các nền tảng và bên xử lý thanh toán bạn dùng, phần mềm kế toán của bạn và ai giữ tài khoản đăng nhập quản trị, các tờ khai năm ngoái, và sao kê ngân hàng và thẻ.

Nhân viên ghi sổ của tôi có cần giấy phép hoặc ở tiểu bang của tôi không?

Ghi sổ nhìn chung không cần giấy phép, nên không có nguồn liên bang nào yêu cầu nhân viên ghi sổ sống ở tiểu bang của bạn; điều quan trọng là người đó có biết các loại thuế của tiểu bang bạn vận hành thế nào hay không (phần tiếp theo). Occupational Outlook Handbook của liên bang không nêu giấy phép nào cho nhân viên ghi sổ, kế toán và kiểm toán, và cho biết chứng chỉ thường không bắt buộc (BLS). Tài liệu đó mô tả nghề nghiệp trên toàn quốc và không thể xác nhận quy định của từng tiểu bang, nên hãy hỏi mọi ứng viên tiểu bang của bạn yêu cầu gì ở họ, nếu có.

Chứng chỉ quan trọng khi ai đó thay mặt bạn làm việc với IRS: enrolled agent, CPA và luật sư có quyền đại diện không giới hạn, còn người chuẩn bị tờ khai không có một trong các chứng chỉ đó có quyền đại diện bạn hạn chế hoặc không có (chứng chỉ của IRS). Quy định liên bang tính CPA đủ điều kiện ở bất kỳ tiểu bang, vùng lãnh thổ hay thuộc địa nào, nên CPA có thể hành nghề trước IRS dù tiểu bang nào cấp giấy phép (Circular 230, sections 10.2 và 10.3). Giấy phép của tiểu bang và cơ quan thuế tiểu bang là chuyện riêng: hãy hỏi người đó có làm việc được với các cơ quan của tiểu bang bạn không. Về ai được chuẩn bị tờ khai của bạn và cách kiểm tra chứng chỉ của một người, xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Ghi sổ có phụ thuộc vào tiểu bang không: thuế bán hàng, bảng lương và thuế thu nhập tiểu bang?

Phương pháp ghi sổ giống nhau ở mọi nơi; các loại thuế mà sổ sách phải theo dõi thì do từng tiểu bang quy định. Mỗi tiểu bang công bố quy tắc riêng, và IRS có liên kết đến trang thuế của mọi tiểu bang (liên kết tiểu bang của IRS).

Mỗi tiểu bang cũng đặt ngưỡng người bán riêng, và những gì được tính vào ngưỡng có thể khác nhau, nên nhân viên ghi sổ theo dõi phép thử của một tiểu bang có thể bỏ sót phép thử của tiểu bang khác. Ngưỡng không áp dụng cho người bán có hiện diện thực tế ở tiểu bang đó, như hàng tồn kho hoặc nhân viên (California; Texas). Về các ngưỡng, xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng; về cách thiết lập, xem theo dõi doanh thu theo tiểu bang. Công việc mà mỗi tiểu bang yêu cầu có thể mở rộng phạm vi công việc của nhân viên ghi sổ và giá báo.

Vị trí của chính nhân viên ghi sổ quan trọng trong một trường hợp: nhân viên nhìn chung thuộc luật bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang nơi công việc được thực hiện, và các tiểu bang kiểm tra nghiêm ai là nhân viên thay vì nhà thầu, nên một nhân viên ghi sổ là nhân viên ở tiểu bang khác có thể thêm tiểu bang đó vào các tài khoản tiền lương của bạn (Bộ Lao động).

Nhân viên ghi sổ của tôi có cần kinh nghiệm trong ngành của tôi không, hay chỉ cần giỏi chung là đủ?

Kinh nghiệm trong ngành chỉ quan trọng khi ngành đó ghi doanh thu hoặc chi phí theo cách đặc biệt. IRS công bố hướng dẫn kiểm tra theo ngành vì các ngành có phương pháp kế toán và vấn đề riêng. Các hướng dẫn này đào tạo nhân viên kiểm tra và không phải là luật, nhưng chủ doanh nghiệp và người chuẩn bị thuế có thể đọc.

Danh sách hướng dẫn kiểm tra còn có ngành giải trí, dầu khí, cơ sở giữ trẻ và luật sư. Nhiều doanh nghiệp khác không có hướng dẫn riêng; với những doanh nghiệp đó, một nhân viên ghi sổ tổng quát có thể là đủ. Cách kiểm tra giống nhau với mọi ngành: yêu cầu ứng viên trình bày một giao dịch điển hình của bạn sẽ được ghi thế nào. Với người bán online, điều khác biệt là các nền tảng, trình bày ở phần tiếp theo. Với lập hóa đơn theo công trình, xem tính giá thành công trình xây dựng; với bán hàng thu tiền mặt, xem hồ sơ doanh thu tiền mặt.

Nhân viên ghi sổ của tôi có cần biết phần mềm kế toán và các nền tảng của tôi không?

Các nền tảng trả tiền cho bạn có thể quan trọng ngang với thương hiệu phần mềm kế toán, miễn là IRS đọc được tệp. Nền tảng báo cáo khác với cách họ trả tiền: Form 1099-K cho thấy số tiền gộp, không tính phí, hoàn tiền hay phí vận chuyển (hướng dẫn của IRS). Vì vậy một khoản thanh toán từ nền tảng (payout) gửi vào hiếm khi bằng số trên biểu mẫu, và nếu bạn nhận thanh toán trên nhiều nền tảng, bạn có thể nhận nhiều hơn một biểu mẫu (IRS). Hãy yêu cầu nhân viên ghi sổ đối chiếu một khoản payout, nghĩa là khớp nó từ doanh thu gộp qua phí và tiền hoàn đến khoản tiền gửi; xem đối chiếu doanh thu và payout.

Về phần mềm, IRS cho biết có thể đọc tệp từ các chương trình hầu hết doanh nghiệp dùng và yêu cầu bạn hỏi nhân viên kiểm tra trước khi nộp bất kỳ tệp điện tử nào (câu hỏi thường gặp của IRS). Hồ sơ trên máy tính phải khớp với sổ sách và tờ khai của bạn và có tài liệu mô tả (Publication 583). Phép thử thực tế là phần mềm mà nhân viên ghi sổ dùng hằng ngày và kế toán viên của bạn mở được; xem chọn phần mềm kế toán.

Ai nên sở hữu tệp kế toán và tài khoản đăng nhập quản trị?

Giữ cả hai ở chủ doanh nghiệp là phù hợp với những gì IRS yêu cầu. IRS buộc người nộp thuế chịu trách nhiệm giữ đủ sổ sách và hồ sơ, và trong hầu hết các cuộc kiểm tra một doanh nghiệp giữ sổ sách bằng phần mềm kế toán, IRS yêu cầu tệp sao lưu cùng tên người dùng và mật khẩu của quản trị viên (câu hỏi thường gặp của IRS). Tệp tạo lại cho IRS không đáp ứng yêu cầu đó, vì nó không phải bản sao của sổ sách và hồ sơ thật. Chủ doanh nghiệp giữ tài khoản đăng nhập quản trị có thể giao một bản sao lưu, dùng mật khẩu tạm thời mà IRS gợi ý cho mục đích này, mà không chia sẻ mật khẩu lâu dài.

Chủ doanh nghiệp thường tạo tệp dưới tên doanh nghiệp, giữ vai trò quản trị viên và cấp cho nhân viên ghi sổ một người dùng có tên. Circular 230 yêu cầu người hành nghề (gồm CPA, enrolled agent và luật sư) phải nhanh chóng trả lại, khi được yêu cầu, hồ sơ của khách hàng cần để thực hiện nghĩa vụ thuế liên bang, và tranh chấp về phí nhìn chung không phải lý do được miễn; nhưng tờ khai, schedule hoặc tài liệu khác mà người hành nghề đã chuẩn bị không phải hồ sơ của khách hàng khi bị giữ vì chưa trả phí cho chính tài liệu đó (Circular 230, section 10.28). Các nghĩa vụ tương tự áp dụng cho bất kỳ ai được trả tiền để chuẩn bị toàn bộ hoặc phần đáng kể của một tài liệu nộp cho IRS (section 10.8). Nhân viên ghi sổ không chuẩn bị gì cho IRS, hoặc CPA chỉ được thuê để ghi sổ, có thể nằm ngoài quy tắc này, nên hãy ghi bằng văn bản việc sở hữu và trả lại hồ sơ, và giữ tệp dưới tên doanh nghiệp. Về cách thiết lập, xem cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ mà không mất quyền kiểm soát.

Làm thế nào để chia sẻ tài liệu và quyền truy cập ngân hàng với nhân viên ghi sổ từ xa một cách an toàn?

Hãy cấp cho mỗi người một tài khoản đăng nhập riêng và gỡ quyền truy cập khi công việc kết thúc. Publication 4557 là hướng dẫn bảo mật dữ liệu của IRS cho chuyên gia thuế; các bước cơ bản của nó là thước đo hợp lý cho bất kỳ ai làm từ xa và xem hồ sơ của bạn (Publication 4557):

• Xác thực nhiều lớp cho bất kỳ ai truy cập thông tin khách hàng.
• Mã hóa các tệp và email nhạy cảm.
• Chỉ cho những người cần thiết được truy cập.

Hướng dẫn đó cũng nêu rằng người chuẩn bị tờ khai thuế phải lập và thực hiện kế hoạch bảo mật bằng văn bản theo FTC Safeguards Rule. Nếu người đó cũng chuẩn bị tờ khai thuế, hãy hỏi họ có kế hoạch đó không; với nhân viên ghi sổ không chuẩn bị tờ khai, hãy hỏi họ làm theo các bước bảo mật nào thay thế. Về quyền truy cập ngân hàng cho phép nhân viên ghi sổ xem hoạt động mà không chuyển tiền được, xem cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ.

Nếu nhân viên ghi sổ cũng chạy bảng lương, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi khoản nộp và tờ khai liên bang, và người có trách nhiệm nộp thuế đã khấu trừ mà cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân (IRS; Publication 15). IRS cho biết người sử dụng lao động nên đăng ký hệ thống nộp thuế liên bang của IRS bằng PIN của chính mình để kiểm tra các khoản nộp. Về ai trả khi nhân viên ghi sổ sai sót, xem ai trả tiền phạt.

Nên trả nhân viên ghi sổ theo giờ hay theo tháng, và có phụ thuộc vào nơi chúng tôi ở không?

Mô hình tính phí theo phạm vi công việc, không theo vị trí của nhân viên ghi sổ. Không nguồn chính thức nào quy định phí ghi sổ, nên đây là các phép thử, không phải quy tắc:

Hãy hỏi điều gì quyết định giá báo: số giao dịch, số tài khoản, nền tảng, tiểu bang, bảng lương và các tháng cần bắt kịp. Hãy hỏi gói đó gồm gì, như đối chiếu, doanh thu theo tiểu bang và hỗ trợ cuối năm, và công việc ngoài phạm vi được tính phí thế nào. Về mức giá và sự hợp lý, xem chi phí nhân viên ghi sổ mỗi tháng.

CPA tại địa phương hay nhân viên ghi sổ từ xa: ai phù hợp với việc nào?

Hãy chọn theo công việc, không theo địa chỉ. Khi có thể nhận được thông báo hoặc cuộc kiểm tra, hãy nhờ CPA, enrolled agent hoặc luật sư, ở địa phương hay từ xa đều được, vì các chứng chỉ đó có quyền đại diện bạn không giới hạn (chứng chỉ của IRS); với sổ sách hằng ngày, hãy chọn người đã xử lý sẵn các nền tảng và ngành của bạn. Các mức nghiêng này là nhận định, không phải quy tắc chính thức:

Về việc chọn giữa gói ghi sổ và công ty CPA, xem dịch vụ ghi sổ online hay công ty CPA.

Làm thế nào để thử mức độ phù hợp bằng một tháng thử việc hoặc kết sổ mẫu?

Hãy giao cho mỗi ứng viên cùng một tháng trong quá khứ và so sánh sổ sách họ hoàn thành với các con số bạn đã biết.

1. Chọn một tháng trong quá khứ mà bạn có thể kiểm tra số dư ngân hàng và các khoản payout từ nền tảng.
2. Hãy hỏi mỗi ứng viên trước cách họ bảo vệ dữ liệu của bạn (xem ở trên). Sau đó giao cho mỗi người cùng tháng đó với thời hạn: xóa số tài khoản, tên khách hàng và mã số thuế nếu có thể, và dùng quyền truy cập chỉ đọc khi không thể.
3. So sánh kết quả: số dư ngân hàng và thẻ cuối kỳ khớp với sao kê, mỗi khoản payout khớp từ doanh thu gộp đến phí, tiền hoàn và khoản tiền gửi, doanh thu theo tiểu bang cộng lại bằng tổng, và các khoản nợ lương khớp với những gì đã khai.
4. Yêu cầu mỗi ứng viên liệt kê những gì họ không phân loại được và những gì họ đã giả định.
5. Với tháng thử việc có trả tiền, hãy cố định phạm vi và ngày kết thúc, và tự giữ tài khoản đăng nhập quản trị.

Về các câu hỏi nên hỏi và dấu hiệu đáng ngại, xem câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ. Để kiểm tra công việc đang diễn ra, xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Người bán online trên ba sàn thương mại

Một người bán ở Ohio bán trên ba sàn thương mại và giao hàng đến 12 tiểu bang. Nhân viên ghi sổ tại địa phương của cô ghi mỗi khoản tiền gửi vào là doanh thu. Một sàn cho thấy doanh thu US$10.000 trong một tháng, US$1.200 phí, US$300 tiền hoàn và khoản tiền gửi US$8.500. Ghi theo tiền gửi, doanh thu gộp thiếu US$1.500, phí và tiền hoàn không xuất hiện thành dòng riêng, trong khi Form 1099-K, nếu sàn gửi, khai số tiền gộp. Cô so sánh với một nhân viên ghi sổ từ xa chuyên làm việc với người bán online và yêu cầu mỗi người khớp khoản payout của một tháng từ doanh thu gộp đến khoản tiền gửi và cho thấy doanh thu theo tiểu bang.

Công ty cải tạo nhà ở Chicago

Một công ty cải tạo nhà lập hóa đơn một công trình US$60.000 thành ba đợt hóa đơn theo tiến độ, mỗi đợt US$20.000, và khách hàng giữ lại US$2.000 của mỗi đợt làm tiền giữ lại bảo đảm (retainage). Nhân viên ghi sổ chỉ ghi các khoản tiền gửi cho thấy đã nhận US$54.000 và không có hồ sơ về US$6.000 bị giữ lại, nên chủ doanh nghiệp không thấy được còn nợ bao nhiêu trên từng công trình. Chủ doanh nghiệp yêu cầu một tháng thử việc cho thấy, theo từng công trình, số đã lập hóa đơn, đã nhận, đã bị giữ lại và đã chi. Nếu nhân viên ghi sổ tổng quát không tạo ra được bản trình bày đó, hãy tìm người đã ghi sổ ngành xây dựng.

Doanh nghiệp ở Florida với nhân viên ghi sổ từ xa

Một doanh nghiệp sửa chữa nhà ở Florida thuê nhân viên ghi sổ ở cách hai múi giờ. Họ thống nhất cuộc gọi 30 phút mỗi tuần, quyền truy cập ngân hàng chỉ đọc, một người dùng có tên cho nhân viên ghi sổ trong tệp kế toán do chủ doanh nghiệp tạo và quản trị, và nhiệm vụ đầu tiên là làm lại một tháng trong quá khứ mà chủ doanh nghiệp có thể đối chiếu với sao kê ngân hàng. Cuối tháng, chủ doanh nghiệp so sánh số dư cuối kỳ với sao kê ngân hàng trước khi đồng ý tiếp tục.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Không ứng viên nào bạn đang cân nhắc bao quát nền tảng, ngành hoặc tiểu bang của bạn, hoặc ứng viên từ xa muốn quyền đăng nhập mà bạn không chắc: hãy xác định sổ sách phải bao quát tiểu bang và nền tảng nào, ai sở hữu tệp và tài khoản đăng nhập quản trị, và việc bàn giao hay tháng thử việc sẽ diễn ra thế nào trước khi ký; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn bị chậm nhiều tháng, hoặc các con số không khớp với sao kê: xem bắt kịp sổ sách quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang thay nhân viên ghi sổ giữa năm: xem thay nhân viên ghi sổ.
• Bạn bán trên sàn thương mại hoặc cửa hàng riêng: xem phạm vi và chi phí nhân viên ghi sổ thương mại điện tử.
• Bạn bán ở nhiều tiểu bang và có thể đã vượt ngưỡng: xem theo dõi doanh thu theo tiểu bang và khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn điều hành một S corporation: xem ghi sổ cho S corporation.
• Bạn hoạt động ở Hoa Kỳ và Canada: xem sổ sách cho công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của nó.
• Nhân viên ghi sổ bạn đang cân nhắc ở ngoài Hoa Kỳ: xem thuê nhân viên ghi sổ ở nước ngoài.
• Đã nhận được thông báo, hoặc sai sót của nhân viên ghi sổ dẫn đến tiền phạt: xem ai trả tiền phạt và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.