Công ty Canada cho người không cư trú ở Trung Quốc: thiết lập và thuế

Người không cư trú sống ở Trung Quốc có thể sở hữu công ty Canada không?

Có. Người sáng lập sống ở Trung Quốc đại lục có thể sở hữu toàn bộ cổ phần của một công ty Canada; quy định về nơi cư trú áp dụng cho giám đốc, không áp dụng cho cổ đông. Một người có thể là cổ đông, giám đốc và cán bộ điều hành duy nhất khi đáp ứng quy định về giám đốc (Corporations Canada).

Việc sống ở Trung Quốc làm thay đổi phần còn lại:

Ba lựa chọn đầu tiên khó đảo ngược: luật dùng để thành lập công ty (quyết định quy định về giám đốc), nơi hội đồng giám đốc thực sự ra quyết định (quyết định nơi cư trú của công ty), và cách đưa tiền vào (quyết định cách lấy tiền ra). Hãy chốt chúng trước khi nộp điều lệ hoặc chuyển khoản lần đầu.

Người sáng lập không phải công dân Canada và cũng không phải thường trú nhân Canada thường được xem là "non-Canadian" (người không thuộc Canada) theo Investment Canada Act. Vì vậy, khi thành lập một doanh nghiệp mới tại Canada, bạn cần nộp thông báo (notification) trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động hoặc trong vòng 30 ngày sau khi thực hiện; việc doanh nghiệp bắt đầu hoạt động được tính là đã thực hiện khoản đầu tư (Investment Canada Act, sections 11 và 12). Mọi khoản đầu tư như vậy cũng có thể bị rà soát vì lý do an ninh quốc gia (section 25.1); khả năng này nhiều hay ít tùy vào loại hình doanh nghiệp.

Cần chuẩn bị: hộ chiếu của người sáng lập, địa chỉ nhà ở Trung Quốc và mã số thuế Trung Quốc (ghi trên chứng từ NR4), tỉnh bang dự kiến và văn phòng đăng ký tại địa phương, ai sẽ là giám đốc, kế hoạch ngắn về nơi có khách hàng, nhân viên và nơi ra quyết định, cùng số tiền và nguồn vốn ban đầu. Người sáng lập cư trú ở Hồng Kông hoặc Macau nên xác nhận riêng hiệp định nào, nếu có, được áp dụng.

Ai có thể làm giám đốc nếu tôi sống ở Trung Quốc?

Tùy thuộc vào luật dùng để thành lập công ty. Công ty liên bang cần ít nhất 25% số giám đốc là người Canada cư trú, và ít nhất một người khi hội đồng có dưới bốn thành viên (CBCA, section 105). Ontario đã bãi bỏ quy định giám đốc cư trú (Ontario Business Corporations Act, section 118), và cơ quan đăng ký của British Columbia cho biết luật của họ không có yêu cầu về nơi cư trú của giám đốc (BC Corporate Registry).

Vì vậy người sáng lập ở Trung Quốc có thể là giám đốc duy nhất của công ty Ontario hoặc BC, nhưng không thể của công ty liên bang. Người Canada cư trú được thêm vào chỉ để đáp ứng quy định liên bang trở thành giám đốc thực sự với nghĩa vụ thực sự, kể cả trách nhiệm cá nhân đối với khoản thuế công ty không khấu trừ (bên dưới); vị trí này không mang lại cổ phần cho người đó. Địa chỉ văn phòng, nghĩa vụ của giám đốc và các bước nộp hồ sơ có trong thành lập công ty tại Canada từ nước ngoài và thành lập công ty khi là người mới đến hoặc không cư trú.

Công ty có phải là CCPC nếu chủ sở hữu duy nhất sống ở Trung Quốc không?

Thường là không. Công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) không được bị một hay nhiều người không cư trú kiểm soát, trực tiếp hay gián tiếp (CRA: Loại hình công ty). Người sáng lập cư trú ở Trung Quốc nắm số phiếu bầu kiểm soát công ty, nên:

• Không có khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ. Thu nhập kinh doanh kiếm được tại một tỉnh bang bị tính thuế theo thuế suất chung liên bang 15% thay vì 9%, cộng thuế suất chung của tỉnh bang đó, chẳng hạn 11,5% ở Ontario hoặc 12% ở British Columbia (CRA: Thuế suất công ty). Thu nhập được coi là kiếm được tại một tỉnh bang thông qua cơ sở thường trú (permanent establishment) ở đó, chẳng hạn một văn phòng. Thu nhập phân bổ cho cơ sở thường trú ngoài Canada, mà nơi làm việc của người sáng lập ở Trung Quốc có thể tạo ra, không chịu thuế cấp tỉnh bang nhưng chịu thuế suất liên bang cao hơn, vì khoản giảm trừ liên bang chỉ áp dụng cho thu nhập kiếm được tại một tỉnh bang (Income Tax Act, section 124(1); Income Tax Regulations, section 400).
• Nộp thuế sớm hơn. Số dư đến hạn 2 tháng sau ngày kết thúc năm, không phải 3 tháng như một số CCPC được hưởng (CRA: Hướng dẫn T2).

Thêm một giám đốc là người Canada không thay đổi điều này. Quyền kiểm soát ở đây bao gồm kiểm soát thực tế, và mọi cổ phần do người không cư trú sở hữu được cộng lại với nhau (Income Tax Act, section 125(7); section 256(5.1)). Tình trạng này chỉ thay đổi nếu người không cư trú không còn kiểm soát công ty bằng số phiếu bầu hay trên thực tế, chẳng hạn khi vợ/chồng sống tại Canada nắm số phiếu kiểm soát và thực sự điều hành công ty. Hãy kiểm tra trước khi phát hành cổ phần; phép kiểm tra đầy đủ có trong tình trạng CCPC của công ty mới.

Công ty cư trú về thuế ở đâu nếu tôi điều hành từ Trung Quốc?

Ít nhất là tại Canada. Công ty thành lập tại Canada được coi là cư trú tại Canada trong suốt mỗi năm (Income Tax Act, section 250(4)). CRA cũng nêu quy tắc thông luật: công ty cư trú ở nơi việc quản lý và kiểm soát trung tâm được thực hiện, thường là nơi hội đồng giám đốc họp (CRA: Tình trạng cư trú của công ty). Nếu người sáng lập đưa ra các quyết định thực sự từ Trung Quốc, Trung Quốc cũng có thể coi công ty là người cư trú của mình.

Hiệp định Canada–Trung Quốc không có quy tắc phân định cố định cho công ty cư trú ở cả hai nước: theo Điều 4(3), hai cơ quan thuế cố gắng giải quyết bằng thỏa thuận chung (hiệp định Canada–Trung Quốc). Nếu hiệp định quy định công ty chỉ cư trú ở nước kia, Canada coi công ty là không cư trú (section 250(5)), điều này có chi phí thuế riêng; xem tình trạng cư trú của công ty sau khi chủ sở hữu ra nước ngoài.

Đây là vùng chưa rõ ràng và phụ thuộc vào dữ kiện. Hãy quyết định nơi hội đồng giám đốc họp và nơi ra quyết định trước khi bắt đầu kinh doanh, lưu biên bản chứng minh điều đó, và nhờ tư vấn nếu phần lớn quyết định sẽ được đưa ra tại Trung Quốc.

Canada khấu trừ bao nhiêu thuế trên cổ tức chi cho tôi ở Trung Quốc?

Công ty Canada khấu trừ thuế người không cư trú (thuế Part XIII) bằng 25% mỗi khoản cổ tức chi hoặc ghi có cho người không cư trú (Income Tax Act, section 212(2)). Hiệp định Canada–Trung Quốc giới hạn khoản thuế đó khi người nhận là chủ sở hữu thực hưởng (beneficial owner), tức người giữ khoản cổ tức chứ không phải giữ hộ người khác (Điều 10(2)):

Trước khi chi theo thuế suất hiệp định, hãy lấy Form NR301 hoặc thông tin tương đương từ người sáng lập và lưu trong hồ sơ (CRA: T4061). Ghi có cổ tức vào tài khoản khoản vay của người sáng lập được tính là đã chi trả. Nếu đã khấu trừ 25% vì thiếu bằng chứng, người sáng lập có thể xin lại phần vượt trên Form NR7-R trong vòng 2 năm sau khi kết thúc năm mà khoản thuế được nộp (section 227(6)).

Công ty không khấu trừ phải tự chịu khoản thuế đó (section 215(6)) và có thể bị phạt 10% số tiền không khấu trừ (section 227(8)). Các giám đốc vào thời điểm đó, kể cả người sáng lập là giám đốc duy nhất, cùng chịu trách nhiệm cá nhân với công ty về thuế người không cư trú và thuế lương công ty không khấu trừ hoặc không nộp, kèm tiền lãi và tiền phạt, khi CRA không thu được từ công ty, trừ khi họ đã thận trọng hợp lý để ngăn sai sót; CRA có 2 năm sau khi một người thôi làm giám đốc để bắt đầu truy thu (section 227.1). Điều tương tự áp dụng cho GST/HST chưa nộp (Excise Tax Act, mục 323). Hạn nộp có trong bảng hồ sơ bên dưới; biểu mẫu theo hiệp định và chi tiết chứng từ có trong chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada.

Công ty có thể trả tôi tiền lương, thù lao giám đốc hoặc phí quản lý ở Trung Quốc không?

Có, nếu là công việc thực sự, và nơi làm việc quyết định thuế Canada. Hãy lưu hồ sơ có ghi ngày về nơi làm việc mỗi ngày.

Hiệp định không loại bỏ thuế Canada trên tiền công cho công việc làm tại Canada: Điều 16 cho phép Canada đánh thuế thù lao giám đốc và tiền lương của quản lý cấp cao từ công ty Canada, và ngoại lệ lưu trú ngắn của Điều 15(2) đòi hỏi người sử dụng lao động không cư trú tại Canada, mà công ty Canada thì không như vậy. Với dịch vụ độc lập của một cá nhân, Điều 14 thường để thu nhập chỉ chịu thuế ở Trung Quốc trừ khi người sáng lập có cơ sở cố định tại Canada hoặc lưu trú hơn 183 ngày trong năm dương lịch (hiệp định Canada–Trung Quốc). Phí quản lý thuộc Điều 14 hay Điều 16 là một đánh giá chuyên môn; hãy nhờ xem xét trước lần chi trả đầu tiên. Canada Pension Plan, Employment Insurance và quyền làm việc tại Canada mỗi thứ theo quy tắc riêng.

Tiền lương cho công việc thực sự được công ty khấu trừ trong phạm vi hợp lý (section 67); cổ tức được chi từ lợi nhuận đã bị tính thuế. Cách kết hợp nào tốn ít hơn còn phụ thuộc vào thuế của Trung Quốc; so sánh chung có trong tiền lương hay cổ tức.

Tiền từ Trung Quốc nên đưa vào dưới dạng cổ phần hay khoản vay của cổ đông?

Cách nào cũng được; nhãn gọi quyết định cách lấy tiền ra. Công ty có thể phát hành cổ phần cho một phần số tiền và ghi phần còn lại là khoản vay từ người sáng lập.

Chiều ngược lại có thể tốn thuế: khoản vay từ công ty cho người sáng lập, hoặc chi phí cá nhân của người sáng lập do công ty trả, có thể bị coi là cổ tức chi cho người không cư trú, kèm khấu trừ thuế và chứng từ NR4 (section 214(3)(a)). Các ngoại lệ và khoản hoàn thuế có trong khoản vay của cổ đông cho chủ sở hữu không cư trú.

Ngân hàng Canada báo cáo cho FINTRAC mỗi khoản chuyển tiền quốc tế đến từ $10.000 trở lên (FINTRAC), nên hãy giữ bằng chứng về nguồn tiền. Ghi sổ mọi khoản chuyển từ Trung Quốc vào ngày tiền đến, khớp với hồ sơ chuyển khoản và nghị quyết. Khoản tiền gửi không ghi nhãn có thể bị ghi là doanh thu và sau đó bị tính thuế như thu nhập. Nếu các giao dịch phải khai báo với người sáng lập và những người không cư trú khác không giao dịch độc lập (chẳng hạn công ty của người sáng lập ở Trung Quốc) vượt tổng cộng $1.000.000 trong một năm, công ty còn nộp Form T106 (CRA: Hướng dẫn T2, Chương 2). Cách ghi sổ có trong tài khoản khoản vay của cổ đông.

Chuyển tiền ra khỏi Trung Quốc thuộc quy định đầu tư ra nước ngoài (ODI) và ngoại hối (SAFE) của Trung Quốc; bước nào áp dụng cho người sáng lập là cá nhân là vấn đề phía Trung Quốc, nên hãy nhờ tư vấn phía Trung Quốc trước lần chuyển khoản đầu tiên.

Công ty nộp hồ sơ gì tại Canada mỗi năm?

Mọi công ty nộp tờ khai T2 cho mỗi năm thuế, kể cả khi không có thuế phải nộp, trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm (CRA: Hướng dẫn T2). Phần còn lại tùy vào những gì công ty chi trả và bán.

Nên mở tài khoản CRA nào trước có trong sau khi thành lập công ty; lệ phí nhà nước có trong chi phí thành lập công ty tại Canada.

Tôi có phải tự nộp tờ khai thuế Canada không?

Thường là không đối với cổ tức. Khi thuế Part XIII đúng được khấu trừ, đó là thuế Canada cuối cùng của người không cư trú trên thu nhập đó, và CRA cho biết không cần nộp tờ khai để khai khoản này trừ khi chọn theo các quy tắc cụ thể (CRA: Người không cư trú tại Canada).

Tiền lương cho những ngày làm việc tại Canada thì khác: người không cư trú có thể phải nộp tờ khai Canada cho thu nhập từ việc làm kiếm được tại Canada, dù đã bị khấu trừ thuế; hạn nộp là 30 tháng 4 của năm kế tiếp (CRA: Người không cư trú tại Canada). Cách Trung Quốc tính thuế trên cổ tức, tiền lương của người sáng lập từ Canada hay lợi nhuận của công ty là vấn đề phía Trung Quốc, cần được tư vấn riêng.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada; không tính các điều chỉnh và khoản tín thuế khác.

Người sáng lập ở Thượng Hải, công ty Ontario

Người sáng lập ở Thượng Hải sở hữu toàn bộ cổ phần của một công ty Ontario, là giám đốc duy nhất, và thuê một quản lý ở Toronto. Công ty kiếm được C$100.000 thu nhập kinh doanh, hoàn toàn qua văn phòng ở Toronto. Công ty không phải CCPC, nên trả thuế liên bang 15% (C$15.000) và thuế Ontario 11,5% (C$11.500): tổng cộng C$26.500. Một CCPC có cùng thu nhập sẽ trả thuế liên bang 9% cộng thuế suất doanh nghiệp nhỏ của Ontario (3,2%, giảm còn 2,2% từ ngày 1 tháng 7), tức C$12.200 hoặc ít hơn, nên việc bị người không cư trú kiểm soát tốn hơn C$14.000 ở đây.

Sau đó công ty chi cho người sáng lập khoản cổ tức C$40.000. Khi có NR301 đã ký trong hồ sơ, công ty khấu trừ 15% (C$6.000), gửi C$34.000 đến Thượng Hải, nộp C$6.000 trước ngày 15 của tháng sau và phát hành chứng từ NR4. Nếu không có NR301, công ty khấu trừ 25% (C$10.000), và người sáng lập có thể xin lại C$4.000 phần vượt trên Form NR7-R. Người sáng lập đặt chiến lược từ Thượng Hải, nên Trung Quốc cũng có thể coi công ty là người cư trú của mình; con số C$26.500 chỉ là thuế Canada, và vấn đề cư trú cần được xem xét trước tờ khai T2 đầu tiên.

Người sáng lập ở Thâm Quyến cấp vốn ban đầu

Người sáng lập ở Thâm Quyến chuyển khoản C$50.000. Công ty phát hành 100 cổ phần với giá C$100 và ghi C$49.900 là khoản vay không lãi của cổ đông; với vốn cổ phần ít như vậy, tiền lãi trên khoản vay sẽ vướng giới hạn nợ trên vốn. Hai năm sau công ty hoàn trả C$20.000 của khoản vay: không khấu trừ và không có NR4, vì tiền gốc không phải cổ tức cũng không phải tiền lãi. Nếu toàn bộ C$50.000 được đưa vào cổ phần, lấy lại sẽ cần giảm vốn hoặc mua lại cổ phần, không phải một lần hoàn trả đơn giản.

Ba tháng làm việc tại Vancouver

Cùng người sáng lập đó được trả lương C$10.000 mỗi tháng và dành ba tháng làm việc tại Vancouver. C$30.000 cho những tháng đó đi qua bảng lương Canada với thuế được khấu trừ và có chứng từ T4. C$90.000 cho chín tháng làm việc tại Trung Quốc không bị khấu trừ thuế Canada nhưng vẫn ghi trên chứng từ T4. Người sáng lập có thể phải nộp tờ khai Canada cho người không cư trú đối với C$30.000, và kiểm tra trước rằng chuyến đi cho phép làm việc tại Canada.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn chưa thành lập công ty: hãy làm theo thành lập công ty tại Canada từ nước ngoài, và mang thông tin của người sáng lập, tỉnh bang, giám đốc và kế hoạch cấp vốn đến hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước khi nộp điều lệ.
• Bạn sắp chi cổ tức đầu tiên, hoặc đã chi mà không khấu trừ hay không có NR301: hãy nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới với hồ sơ cổ tức và bằng chứng cư trú của người sáng lập.
• Các quyết định của hội đồng giám đốc sẽ được đưa ra tại Trung Quốc, hoặc tờ khai T2 đầu tiên sắp đến hạn: hãy mang biên bản và sổ sách đến hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Vợ/chồng hoặc người thân sống tại Canada sẽ sở hữu cổ phần: hãy kiểm tra quyền kiểm soát với hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước khi phát hành cổ phần.
• Tiền đã chuyển mà không có nghị quyết cổ phần, hồ sơ khoản vay hay khấu trừ thuế: hãy mang hồ sơ chuyển khoản và sao kê ngân hàng đến hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước tờ khai T2 đầu tiên.
• Bạn từng sống ở Canada rồi chuyển sang Trung Quốc: xem chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada.
• Một công ty ở Trung Quốc sẽ sở hữu công ty Canada: xem công ty con tại Canada của một công ty nước ngoài.
• Bạn dự định chuyển đến Canada hoặc đang chờ thường trú: xem thành lập công ty khi là người mới đến hoặc không cư trú.
• Bạn đang cân nhắc công ty Hoa Kỳ thay thế: xem công ty Hoa Kỳ cho người sáng lập cư trú tại Trung Quốc.
• Công ty chưa bao giờ nộp hồ sơ: xem công ty do người không cư trú sở hữu chưa bao giờ nộp hồ sơ.