Đổi hàng (barter) có chịu thuế không? Ghi sổ và Form 1099-B

Đổi hàng không có tiền mặt thì có chịu thuế không?

Có. Doanh nghiệp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ qua giao dịch đổi hàng phải đưa giá trị thị trường hợp lý (FMV) của chúng vào thu nhập, dù không có đồng tiền nào di chuyển (Topic 420; Publication 334). Quy tắc này giống nhau với chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty, vì tổng thu nhập gồm mọi thu nhập từ bất kỳ nguồn nào. Khi trả dịch vụ bằng dịch vụ khác, FMV của dịch vụ nhận được chính là thu nhập (26 CFR 1.61-2(d)).

Một giao dịch đổi hàng là hai bút toán, không phải một: thu nhập cho thứ bạn nhận, và chi phí hoặc tài sản cho chính thứ đó nếu đó là chi phí kinh doanh. Sổ sách chỉ ghi một bên sẽ làm sai lợi nhuận.

Giao dịch đổi hàng không còn đơn giản khi:

• Có tín dụng giao dịch từ câu lạc bộ hoặc sàn đổi hàng. Tín dụng được tính khi được ghi có, kể cả khi bạn dùng vào năm sau, nên bạn có thể phải nộp thuế trên tín dụng trước khi dùng đồng nào. Sàn đổi hàng báo cáo chúng trên Form 1099-B.
• Form 1099-B không khớp với sổ sách của bạn. IRS cũng nhận một bản, nên chênh lệch sẽ hiện ra ở phía họ.
• Bạn nhận tài sản, cổ phiếu hoặc quyền dùng miễn phí thay cho dịch vụ. Điều này có thể đổi biểu mẫu khai thu nhập, và với cổ phiếu được trao quyền sau này thì có thể đổi cả năm tính thu nhập.
• Các giao dịch kéo dài nhiều năm mà chưa được ghi sổ hoặc khai báo.
• Tờ khai dùng phương pháp dồn tích, hoặc tín dụng bị giới hạn chặt về thời điểm sử dụng. Cả hai có thể làm đổi năm tính thu nhập.

Hãy chuẩn bị thỏa thuận đổi hàng hoặc email ghi giá trị đã thống nhất, hóa đơn hoặc bảng giá cho cùng loại công việc, sao kê câu lạc bộ cùng Form 1099-B tương ứng, báo giá hoặc kết quả định giá cho tài sản hay cổ phiếu, và ngày mỗi khoản tín dụng được ghi có hoặc mỗi công việc được làm xong.

Nếu các giao dịch kéo dài nhiều năm mà chưa được khai, Form 1099-B không khớp, hoặc bạn nhận cổ phiếu hay tài sản, thì giá trị, năm tính và biểu mẫu đều có thể làm thay đổi kết quả. Phần cuối trang cho biết nên bắt đầu từ đâu.

Tôi dùng giá trị nào cho một giao dịch đổi hàng?

Hãy định giá giao dịch đổi hàng theo FMV của thứ bạn nhận. Với việc đổi dịch vụ, giá trị mà hai bên đã thống nhất từ trước được chấp nhận là FMV, trừ khi có bằng chứng ngược lại (Publication 525). Quy định cũng suy đoán rằng mức giá đã thỏa thuận là FMV khi không có bằng chứng ngược lại (26 CFR 1.61-2(d)).

Mỗi bên tính thu nhập theo thứ mình nhận. Nếu hai bên định giá công việc khác nhau, số thu nhập của họ sẽ khác nhau. Thỏa thuận bằng văn bản lập trước khi bắt đầu làm việc thường là cách chứng minh giá trị đã được thống nhất từ trước.

Thu nhập từ đổi hàng thuộc về năm nào?

Thu nhập từ đổi hàng thuộc về năm bạn nhận. Theo phương pháp tiền mặt, bạn tính vào thu nhập tài sản và dịch vụ mà bạn thực sự nhận hoặc được xem là đã nhận (constructive receipt) trong năm, theo FMV (Publication 538; Topic 420).

• Dịch vụ: vào lúc doanh nghiệp kia làm việc cho bạn. Thành viên dùng dịch vụ của câu lạc bộ trước khi cung cấp dịch vụ nào vẫn có thu nhập vào lúc nhận dịch vụ (Publication 334, Example 5).
• Tín dụng câu lạc bộ: vào lúc được ghi có vào tài khoản của bạn, kể cả khi bạn dùng ở năm sau (Publication 525, Example 22). Thu nhập được tính khi tín dụng được ghi có hoặc cho bạn sử dụng mà không bị hạn chế đáng kể (26 CFR 1.451-2); các giới hạn bất thường về cách dùng tín dụng có thể làm đổi thời điểm.
• Cổ phiếu hoặc tài sản bạn không chuyển nhượng được và có thể phải trả lại cho đến khi được trao quyền: thường là năm tài sản trở nên chuyển nhượng được hoặc rủi ro mất quyền chấm dứt, theo giá trị lúc đó (Publication 525, Restricted Property; 26 U.S.C. 83). Người đã làm việc có thể chọn tính thu nhập vào lúc chuyển giao, theo giá trị ngày chuyển giao. Người đó ký và nộp Form 15620 hoặc một văn bản trong vòng 30 ngày sau ngày chuyển giao, và đưa một bản cho công ty. Khi việc chuyển giao đã xảy ra thì thời hạn đã bắt đầu chạy, nên hãy xin tư vấn ngay.
• Tờ khai dùng phương pháp dồn tích: thu nhập được tính theo lúc phát sinh, không phải lúc nhận (Publication 538). Chỉ riêng sổ sách dồn tích không quyết định phương pháp của tờ khai; hãy đối chiếu mọi chênh lệch. Xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Thu nhập có thể rơi vào một năm trước năm có khoản khấu trừ. Theo phương pháp tiền mặt, chi phí thường được khấu trừ trong năm chi trả, nên tín dụng được ghi có vào tháng 12 và dùng mua hàng được khấu trừ vào tháng 1 sẽ tạo ra thu nhập ở một năm và chi phí tương ứng ở năm sau.

Tôi ghi giao dịch đổi hàng vào sổ sách thế nào?

Hãy ghi thu nhập và chi phí hoặc tài sản tương ứng với cùng một số tiền, không có bút toán ngân hàng; ngày ghi theo phương pháp kế toán của bạn (xem phần về năm tính thuế). Đổi dịch vụ và tín dụng câu lạc bộ được ghi theo hai cách khác nhau.

Đổi dịch vụ giữa hai doanh nghiệp. Hãy lập một hóa đơn cho dịch vụ bạn cung cấp và một hóa đơn phải trả cho dịch vụ bạn nhận, mỗi cái theo giá trị đã thống nhất, rồi bù trừ hai bên để không bên nào còn dư nợ. Không có dòng ngân hàng nào, nên đừng tạo ra một khoản tiền gửi không có thật.

Doanh nghiệp kia ghi bút toán đối ứng. Trong ví dụ của chính IRS, người thợ sơn sơn nhà cho một kế toán viên phải đưa FMV của dịch vụ kế toán vào thu nhập, còn kế toán viên đưa FMV của dịch vụ sơn vào thu nhập (Publication 525, Example 21).

Tín dụng câu lạc bộ đổi hàng.

Ba lỗi hay gặp:

• Chỉ ghi chi phí. Khoản khấu trừ được khai nhưng thu nhập bị thiếu.
• Lợi ích cá nhân. Nếu dịch vụ bạn nhận mang tính cá nhân, chẳng hạn sơn nhà của bạn, thu nhập vẫn được tính, còn chi phí cá nhân không được khấu trừ.
• Dùng hàng tồn kho để đổi. Hàng của bạn đem đi đổi được coi là một lần bán theo giá trị bạn nhận, và giá vốn của chúng rời khỏi sổ sách như giá vốn hàng bán. Xem giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Về tên tài khoản, xem hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C; về bước rà soát cuối năm để bắt các giao dịch đổi hàng chưa ghi, xem danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm và lưu hồ sơ cho người tự kinh doanh.

Tôi ghi hàng hóa hoặc tài sản nhận được để đổi lấy dịch vụ thế nào?

Hãy ghi thu nhập theo FMV của tài sản vào ngày bạn nhận, và ghi tài sản theo cùng số tiền đó. Giá trị bạn đưa vào thu nhập trở thành giá gốc tính thuế (basis), và mức giá đã thỏa thuận từ trước được chấp nhận là FMV nếu không có bằng chứng ngược lại (Publication 551).

Đem tài sản ra đổi (ví dụ thiết bị của chính bạn) có thể tạo ra lãi hoặc lỗ trên tài sản đó, vì bạn được coi là đã bán nó theo giá trị bạn nhận (26 U.S.C. 1001). Việc đổi bất động sản kinh doanh hoặc đầu tư lấy bất động sản cùng loại có thể hoãn khoản lãi hoặc lỗ này (26 U.S.C. 1031); đổi thiết bị hoặc tài sản cá nhân khác thì không được. Hãy xin tư vấn trước khi chốt một giao dịch đổi bất động sản.

Tín dụng câu lạc bộ đổi hàng và Form 1099-B: khi nào được tính?

Sàn đổi hàng (barter exchange), chẳng hạn một câu lạc bộ đổi hàng, là tổ chức mà các thành viên ký hợp đồng với nhau hoặc với tổ chức để đổi tài sản hay dịch vụ (26 CFR 1.6045-1(a)). Tín dụng của sàn được tính là thu nhập khi được ghi có vào tài khoản của bạn, không phải khi bạn tiêu chúng.

Ví dụ trong chính quy định là một câu lạc bộ ghi các giao dịch thành tín dụng và ghi nợ trên sổ của mình và thu hoa hồng trên mỗi giao dịch. Câu lạc bộ sắp xếp việc đổi giữa các thành viên cũng được coi là sàn đổi hàng, kể cả khi không dùng tín dụng (26 CFR 1.6045-1(e)). Việc đổi dịch vụ tương tự một cách không thương mại, chẳng hạn nhóm trông trẻ giúp nhau trong khu phố, không phải là sàn đổi hàng.

Không có Form 1099-B không có nghĩa là không có thu nhập. Hãy so từng Form 1099-B với sổ sách của bạn. Nếu tờ khai sai, hãy yêu cầu sàn gửi bản sửa. Nếu tờ khai đúng mà sổ sách của bạn thiếu thu nhập, hãy bổ sung.

Tôi đổi trực tiếp với một doanh nghiệp khác: có bên nào phải gửi biểu mẫu không?

Giao dịch giữa hai doanh nghiệp không qua sàn đổi hàng thì không có Form 1099-B (Topic 420). Nếu một sàn hoặc câu lạc bộ sắp xếp việc đổi hoặc trả cho một bên bằng tín dụng, đó là giao dịch qua sàn và sàn sẽ báo cáo (26 CFR 1.6045-1(e)). Việc đổi dịch vụ giữa hai doanh nghiệp vẫn có thể cần mỗi bên gửi một Form 1099-NEC.

Hướng dẫn Form 1099-NEC hiện hành liệt kê việc đổi dịch vụ giữa những người trong quá trình kinh doanh của họ. Mỗi bên báo cáo FMV của dịch vụ do mình thực hiện, thường khi đã trả từ $2.000 trở lên trong năm cho một cá nhân, hợp danh hoặc di sản ($600 cho các khoản thanh toán đến hết năm 2025). Nếu một bên trả bằng hàng hóa hoặc tài sản khác, bên trả báo cáo FMV của tài sản tại thời điểm trả (26 CFR 1.6041-1(g)). Các tờ khai cho khoản thanh toán trong năm 2026 đến hạn vào ngày 1 tháng 2 năm 2027. Ai phải nhận tờ khai và các khoản trả cho công ty được giải thích trong nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế.

Bên trả cho thứ không liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình thì không phải nộp. Ví dụ của IRS: một luật sư lo vụ ly hôn của người thợ sơn để đổi lấy việc sơn văn phòng của luật sư thì báo cáo phần công việc pháp lý, nhưng người thợ sơn không báo cáo phần sơn.

Topic 420 và Publication 334 vẫn nêu Form 1099-MISC cho trường hợp này. Hướng dẫn hiện hành xếp việc đổi dịch vụ vào Form 1099-NEC, nên hãy làm theo hướng dẫn đó. Với các biểu mẫu bạn phải gửi mà chưa gửi, xem biểu mẫu nhà thầu và nhân viên nộp trễ.

Thu nhập từ đổi hàng khai ở đâu trên tờ khai của tôi, và có phải đóng thuế tự kinh doanh không?

Thu nhập từ đổi hàng được khai ở nơi cùng khoản thu nhập đó sẽ được khai nếu bạn nhận tiền mặt. Bảng này áp dụng cho giá trị dịch vụ hoặc hàng hóa của doanh nghiệp bạn.

Có, đối với thu nhập kinh doanh của chủ doanh nghiệp một chủ và phần thu nhập của thành viên hợp danh, nhưng không áp dụng cho tiền thuê bất động sản thông thường hay khoản lãi thông thường từ thiết bị kinh doanh (26 U.S.C. 1402(a)). Thuế tự kinh doanh thường áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400. Thuế suất là 15,3%, áp vào 92,35% của lợi nhuận ròng; phần An sinh Xã hội dừng ở mức thu nhập tối đa hằng năm (Topic 554). Đổi hàng làm tăng lợi nhuận ròng bằng phần thu nhập trừ chi phí kinh doanh tương ứng, nên khi một dịch vụ kinh doanh được trả bằng lợi ích cá nhân thì lợi nhuận ròng tăng đủ toàn bộ số đó.

Tiền thuê nhận bằng tài sản hoặc dịch vụ là thu nhập cho thuê: Schedule E, Form 8825 đối với hợp danh hoặc S corporation, hoặc Form 1120 line 6 (Publication 527; Hướng dẫn Form 1065). Khoản lãi khi đổi thiết bị đi là lãi trên tài sản, không phải tổng doanh thu.

LLC một thành viên chưa chọn đánh thuế như công ty thì khai như chủ doanh nghiệp một chủ, còn LLC nhiều thành viên là hợp danh (Topic 554). Thu nhập của chính công ty không phải thu nhập tự kinh doanh, và thu nhập của S corporation chuyển sang cổ đông mà không chịu thuế tự kinh doanh (Hướng dẫn Form 1120-S).

Tôi có phải nộp thuế tạm tính trên thu nhập từ đổi hàng không?

Thuế tạm tính có thể đến hạn trên thu nhập từ đổi hàng. Đây là thu nhập chịu thuế, nên nó được tính vào thuế tạm tính như thu nhập bằng tiền mặt (Topic 420). Điều kiện và hạn nộp cho chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh nằm trong các khoản nộp thuế tạm tính hằng quý; công ty theo quy tắc riêng (Hướng dẫn Form 1120).

Hãy tính trước dòng tiền: tín dụng tạo ra thu nhập chịu thuế trong năm được ghi có, trong khi bạn không nhận đồng nào để nộp thuế.

Khấu trừ dự phòng hoặc thuế bán hàng tiểu bang có áp dụng cho giao dịch đổi hàng không?

Thu nhập từ đổi hàng thường không bị khấu trừ thuế thu nhập thông thường. Sàn đổi hàng phải khấu trừ dự phòng 24% nếu bạn không cung cấp mã số định danh người nộp thuế (TIN) hoặc IRS thông báo cho sàn rằng TIN bạn đưa là sai (Publication 525).

Bạn xác nhận TIN trên Form W-9 hoặc biểu mẫu tương tự khi tham gia; nếu không có, việc khấu trừ có thể bắt đầu ngay. Sàn chỉ khấu trừ trong phạm vi số tiền mặt họ trả hoặc gửi và số tín dụng đã chuyển thành tiền mặt, và báo cáo thuế đã khấu trừ trên Form 1099-B. Giao dịch trực tiếp không có sàn để khấu trừ, nhưng bên trả phải gửi Form 1099-NEC cho việc đổi dịch vụ cũng phải khấu trừ dự phòng 24% khi bên kia không đưa TIN hoặc IRS báo TIN sai, vì vậy hãy lấy Form W-9 trước. Bên trả không thu và nộp khoản thuế đó có thể phải chịu trách nhiệm về số tiền chưa thu (Hướng dẫn chung cho các tờ khai thông tin; 26 CFR 31.3406(h)-2). Khi không có tiền mặt để khấu trừ, các quy tắc về khoản thanh toán bằng tài sản có thể áp dụng, nên hãy xin tư vấn trước khi đổi hàng với người không chịu đưa TIN.

Thuế bán hàng tiểu bang do từng tiểu bang quy định, quy tắc liên bang không quyết định. Một số tiểu bang coi việc đổi hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế là một lần bán theo giá trị nhận được. Hãy kiểm tra tiểu bang của bạn trước khi đem hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế ra đổi; xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Nếu tôi chưa từng khai các giao dịch đổi hàng trước đây thì sao?

Mỗi giao dịch là thu nhập của năm nhận, dù có ai gửi biểu mẫu hay không. Các giao dịch bị bỏ sót khỏi tờ khai đã nộp là thu nhập mà tờ khai đó chưa tính. Giao dịch qua câu lạc bộ có thể đã nằm trong hồ sơ của IRS: IRS nhận một bản của mỗi Form 1099-B được nộp (Publication 525).

1. Hãy lập danh sách mọi giao dịch theo năm từ thỏa thuận, email, hóa đơn và sao kê câu lạc bộ. Yêu cầu sàn gửi bản sao các sao kê cũ.
2. Định giá từng giao dịch: giá trị đã thống nhất cho dịch vụ, giá trị sàn gán cho tín dụng, và báo giá hoặc kết quả định giá cho tài sản.
3. Ghi cả hai bên vào sổ sách của năm có giao dịch.
4. So với tờ khai từng năm: thu nhập đã được khai chưa, và chi phí tương ứng đã được khai chưa.
5. Nếu một năm có chênh lệch, thu nhập bị bỏ sót trong các tờ khai trước giải thích có nên điều chỉnh hay không, điều chỉnh thế nào, cùng tiền lãi và tiền phạt.

Nếu các năm đó chưa có sổ sách, hãy dựng lại sổ trước; xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Giao dịch đổi hàng không có bút toán ngân hàng, nên chỉ dựng lại từ sao kê ngân hàng sẽ bỏ sót nó.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Hai doanh nghiệp đổi dịch vụ cho nhau

Một kế toán viên chuẩn bị tờ khai doanh nghiệp cho một thợ sơn, trị giá $2.000. Người thợ sơn sơn văn phòng của kế toán viên với giá đã thỏa thuận là $2.000. Mỗi bên ghi $2.000 thu nhập. Mỗi bên cũng ghi $2.000 cho dịch vụ đã nhận, là chi phí nếu đó là chi phí kinh doanh được khấu trừ, nên thu nhập và chi phí từ giao dịch này bù trừ nhau. Nếu không bên nào là công ty và đạt ngưỡng của Form 1099-NEC, mỗi bên có thể phải gửi Form 1099-NEC cho bên kia. Nếu người thợ sơn sơn nhà của kế toán viên thay vì văn phòng, kế toán viên vẫn phải khai $2.000 thu nhập nhưng không được khấu trừ khoản sơn nhà.

Tín dụng câu lạc bộ đổi hàng kéo qua hai năm

Một thành viên dùng phương pháp tiền mặt được câu lạc bộ ghi có $5.000 tín dụng vào tháng 12 của Năm 1 cho công việc anh đã làm, dùng được ngay. Anh khai $5.000 thu nhập trong Năm 1, và câu lạc bộ gửi Form 1099-B chậm nhất vào ngày 15 tháng 2 của Năm 2. Trong Năm 2, anh dùng tín dụng để in ấn cho doanh nghiệp. Đó là khoản chi phí $5.000 của Năm 2, không phải thu nhập mới. Năm 1 có thu nhập mà không có chi phí tương ứng, nên anh có thể phải nộp thuế và thuế tự kinh doanh trên $5.000 dù chưa nhận tiền mặt.

Chuyên gia tư vấn được trả bằng cổ phần công ty

Một chuyên gia tư vấn nhận cổ phần đã được trao quyền đầy đủ, trị giá $10.000 vào ngày cô nhận, cho công việc làm cho một khách hàng. Cô ghi $10.000 thu nhập theo giá trị đó trong năm nhận, và $10.000 là giá gốc tính thuế của cô trong số cổ phần. Lần bán sau này là một khoản lãi hoặc lỗ riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các giao dịch kéo dài nhiều năm mà chưa được ghi sổ hoặc khai báo: giá trị và năm của từng giao dịch, tờ khai chứa chúng, và cả sổ sách đều có thể phải làm lại. Hãy bắt đầu với thu nhập bị bỏ sót trong các tờ khai trước và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sàn đổi hàng gửi Form 1099-B không khớp với sổ sách của bạn: hãy so với hồ sơ của bạn và yêu cầu sàn gửi bản sửa nếu tờ khai sai. Nếu Form 1099-NEC hoặc 1099-K cũng báo cáo cùng giao dịch, xem cùng một thu nhập trên hai biểu mẫu thuế. Nếu bạn không giải thích được chênh lệch, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn nhận cổ phiếu, thiết bị hoặc tài sản khác: giá trị, năm tính, biểu mẫu và giá gốc tính thuế của bạn trong tài sản đều tùy theo hoàn cảnh, và một bút toán sai có thể kéo sang các năm sau. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để thiết lập bút toán.
• Bạn đổi hàng với doanh nghiệp ngoài Hoa Kỳ: thu nhập vẫn được tính tại Hoa Kỳ, và thuế của nước kia cũng có thể áp dụng. Hãy bắt đầu với hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn dùng sổ sách dồn tích: năm tính thu nhập có thể khác; xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
• Bạn phải gửi Form 1099-NEC cho việc đổi dịch vụ mà chưa gửi: xem biểu mẫu nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
• Bạn đem hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế ra đổi: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.