DBA hay LLC: bạn cần loại nào và thuế thay đổi ra sao

DBA và LLC: thuế của bạn thay đổi ra sao?

DBA ("doing business as") là tên bạn đăng ký; LLC là pháp nhân kinh doanh bạn lập theo luật tiểu bang. Với một chủ sở hữu, không loại nào thay đổi thuế thu nhập liên bang theo mặc định: lợi nhuận được khai trên Schedule C và Schedule SE của chủ sở hữu trong cả hai trường hợp (IRS: doanh nghiệp một chủ; IRS: LLC một thành viên). Điểm khác biệt là trách nhiệm, chi phí cấp tiểu bang và các bầu chọn thuế mà chỉ pháp nhân mới thực hiện được.

Trường hợp không còn đơn giản khi có người thứ hai chia lợi nhuận, khi bạn thuê nhân viên, khi khách hàng, chủ nhà hoặc giấy phép đòi hỏi pháp nhân, khi đang cân nhắc bầu chọn S corporation, hoặc khi tiểu bang tính phí LLC hằng năm bất kể thu nhập. Hãy chuẩn bị mọi tên bạn dùng để kinh doanh, ai sở hữu doanh nghiệp và chia lợi nhuận, các tiểu bang và quận nơi bạn làm việc, mọi hợp đồng hoặc ngân hàng yêu cầu pháp nhân, kế hoạch thuê nhân viên và tờ khai năm ngoái.

DBA là gì, và nó không làm được gì?

DBA là tên thương mại đã đăng ký. Các tiểu bang gọi là tên giả định (assumed name, tại Texas và New York), tên giả định (fictitious name, tại Florida) hoặc tên doanh nghiệp giả định (fictitious business name, tại California). Hồ sơ này cho công chúng biết ai đứng sau tên đó; nó không tạo ra doanh nghiệp mới (Florida Division of Corporations).

DBA không:

• Tạo ra pháp nhân hoặc giới hạn trách nhiệm. Hướng dẫn của New York nêu rằng chủ doanh nghiệp một chủ chịu trách nhiệm cá nhân về mọi khoản nợ của doanh nghiệp và thành viên hợp danh chung chịu trách nhiệm liên đới và cá nhân về nghĩa vụ của hợp danh, trong khi trách nhiệm của thành viên LLC bị giới hạn (New York Department of State).
• Thay đổi thuế của bạn. Thu nhập vẫn là của chủ sở hữu, trên tờ khai của chủ sở hữu.
• Cho bạn quyền đối với tên. Florida nêu rằng việc đăng ký không trao quyền sở hữu tên và không ngăn người khác đăng ký tên đó; Texas nêu rằng hồ sơ đăng ký không được tính là việc sử dụng tên để có quyền ưu tiên (Texas Business and Commerce Code, section 71.157). Quyền đối với tên là vấn đề nhãn hiệu.

Nhìn chung, bạn chỉ cần DBA để kinh doanh dưới tên khác tên pháp lý của mình. Florida và New York đều nêu rằng không cần đăng ký đối với tên pháp lý của chính cá nhân, và Florida nêu tương tự với tên pháp lý của pháp nhân (Florida Division of Corporations; New York Department of State). Bỏ qua hồ sơ bắt buộc có cái giá của nó: tại Texas, doanh nghiệp không thể kiện về hợp đồng ký dưới tên giả định chưa đăng ký cho đến khi đăng ký (Texas Business and Commerce Code section 71.201), và tại Florida, không đăng ký là một tội nhẹ (misdemeanor) (Florida Division of Corporations).

DBA có nộp tờ khai thuế riêng hay cần EIN riêng không?

Không. DBA không phải là người nộp thuế, nên không nộp tờ khai. Chủ doanh nghiệp một chủ khai doanh nghiệp trên Schedule C, ghi DBA ở dòng C, "Business name", và nộp thuế tự kinh doanh trên Schedule SE: 15,3% trên 92,35% lợi nhuận ròng (Schedule C; IRS: thuế tự kinh doanh). Mỗi doanh nghiệp riêng biệt có Schedule C riêng, dù dùng tên nào (hướng dẫn Schedule C).

Chủ doanh nghiệp một chủ nhìn chung chỉ cần một EIN, dù điều hành bao nhiêu doanh nghiệp hay tên thương mại; DBA được ghi ở Form SS-4 dòng 2, "Trade name of business" (hướng dẫn SS-4). Đổi tên doanh nghiệp không cần EIN mới; thành lập công ty hoặc lập hợp danh thì cần (IRS: Bạn có cần EIN mới không?). Nhiều chủ doanh nghiệp một chủ không cần EIN: hướng dẫn Schedule C chỉ yêu cầu khi có kế hoạch hưu trí đủ điều kiện hoặc cho các tờ khai liên bang về lao động, thuế tiêu thụ đặc biệt và một số loại khác.

LLC thay đổi gì so với DBA?

LLC là pháp nhân riêng được tạo ra theo luật tiểu bang. IRS đánh thuế LLC một thành viên như một phần của tờ khai chủ sở hữu và LLC có hai thành viên trở lên như hợp danh trên Form 1065, trừ khi LLC bầu chọn đánh thuế như công ty (IRS: LLC một thành viên). Việc bầu chọn đánh thuế S corporation hoặc C corporation được nêu trong cách LLC bị đánh thuế.

LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế thu nhập vẫn là pháp nhân riêng đối với thuế lao động và một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt. Khi có nhân viên, LLC khai báo tiền lương dưới tên và EIN của chính mình, không phải của chủ sở hữu (IRS: LLC một thành viên).

LLC thay đổi nhiều hơn ở cấp tiểu bang so với ở IRS:

• Thành lập và hồ sơ hằng năm. Lệ phí thành lập, sau đó ở hầu hết tiểu bang là báo cáo hoặc thuế hằng năm hay hai năm một lần.
• Thuế tiểu bang mà DBA không bao giờ kích hoạt. Thuế đặc quyền kinh doanh Texas áp dụng cho LLC, kể cả LLC một thành viên, nhưng không áp dụng cho doanh nghiệp một chủ (Texas Comptroller). California tính thuế hằng năm $800 cho mọi LLC được thành lập hoặc kinh doanh tại đó (California Franchise Tax Board).
• Trách nhiệm. Luật tiểu bang giới hạn trách nhiệm cá nhân của thành viên (New York Department of State). Mức bảo vệ đó đến đâu là câu hỏi dành cho luật sư.

Để xem so sánh đầy đủ, xem LLC hay doanh nghiệp một chủ.

Đăng ký DBA ở đâu: tiểu bang hay quận?

Tùy tiểu bang và tùy ai sở hữu doanh nghiệp. Một số tiểu bang nhận mọi DBA tại một văn phòng cấp tiểu bang; số khác chuyển chủ doanh nghiệp một chủ và hợp danh chung đến county clerk và pháp nhân đến secretary of state.

Nguồn: Florida Division of Corporations; Texas Business and Commerce Code, sections 71.054 và 71.103, và hướng dẫn Form 503; New York Business Express và Department of State; California Secretary of State. Các tiểu bang khác khác nhau: hãy kiểm tra cơ quan đăng ký kinh doanh của tiểu bang bạn và, với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh, county clerk của bạn trước khi nộp.

Florida thêm một bước: tên phải được đăng ít nhất một lần trên một tờ báo tại quận có địa điểm kinh doanh chính của bạn, và bạn xác nhận đã làm như vậy khi ký. California cũng yêu cầu đăng báo: ví dụ tại Los Angeles County, bản khai đã nộp phải đăng trên báo mỗi tuần một lần trong bốn tuần liên tiếp, bắt đầu trong vòng 30 ngày kể từ khi nộp (Los Angeles County Registrar-Recorder/County Clerk). Đăng ký tại Florida có hiệu lực năm năm và hết hạn vào ngày 31 tháng 12 của năm cuối; chứng nhận tại Texas có hiệu lực tối đa mười năm.

Bạn có thể mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và nhận thanh toán dưới tên DBA không?

Thường là được, khi tên đã được đăng ký. Division of Corporations của Florida cho biết hầu hết ngân hàng yêu cầu bằng chứng đăng ký để mở tài khoản, và New York cho biết bạn có thể cần các bản sao có chứng thực của chứng nhận cho ngân hàng (Florida Division of Corporations; New York Business Express). Tiền vẫn là của bạn, vì DBA không phải là chủ sở hữu riêng.

Tài khoản của LLC đứng tên chính LLC. LLC một chủ sở hữu không cần EIN cho thuế vẫn có thể xin EIN nếu ngân hàng yêu cầu (IRS: LLC một thành viên); xem EIN cho LLC một thành viên. Về những gì ngân hàng yêu cầu và khi nào mở tài khoản, xem tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cho LLC hoặc doanh nghiệp một chủ.

LLC cũng có thể có DBA không?

Có. LLC kinh doanh dưới tên khác với tên pháp lý chính xác sẽ nộp DBA riêng của mình: tên giả định tại Florida, Form 503 tại Texas, Certificate of Assumed Name với New York Department of State. LLC giữ cùng EIN và cùng tờ khai; tên thương mại được ghi ở Form SS-4 dòng 2 và Form W-9 dòng 2 (hướng dẫn SS-4; Form W-9).

DBA bạn đã đăng ký với tư cách cá nhân nhìn chung không chuyển sang LLC bạn lập sau này; LLC nộp DBA riêng, như Texas yêu cầu (Texas Business and Commerce Code, section 71.103). Tại Florida, bạn nộp đơn hủy trong vòng 30 ngày kể từ khi ngừng dùng tên, và LLC có thể đăng ký lại tên đó trong cùng hồ sơ (Florida Statutes section 865.09(4)). Về toàn bộ việc chuyển đổi, kể cả cách xử lý hồ sơ cũ, xem từ doanh nghiệp một chủ sang LLC. Về thương hiệu thứ hai bên trong công ty bạn đã sở hữu, xem điều hành nhiều hơn một doanh nghiệp.

Thanh toán và Form 1099 theo tên DBA: thu nhập là của ai?

Thu nhập thuộc về người đứng sau tên: bạn với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ, hoặc LLC. Bên trả tiền khai báo theo tên và số trên Form W-9 của bạn, và dòng 1 nên là tên trên tờ khai thuế thu nhập khai khoản thu nhập đó (Form W-9).

IRS cho biết W-9 của LLC bị bỏ qua về thuế ghi SSN hoặc EIN của chủ sở hữu, không phải EIN của LLC (IRS: LLC một thành viên). Số phải khớp với tên ở dòng 1; nếu không, bên trả tiền có thể phải khấu trừ 24% mỗi khoản thanh toán (khấu trừ dự phòng). Form 1099 ghi tên DBA hoặc tên LLC vẫn là thu nhập trên tờ khai của người nộp thuế ở dòng 1.

DBA hay LLC tốn bao nhiêu để thiết lập và duy trì?

DBA thường tốn một khoản lệ phí nhỏ của tiểu bang hoặc quận và gia hạn định kỳ. LLC tốn lệ phí thành lập cộng, ở hầu hết tiểu bang, hồ sơ hằng năm hoặc hai năm một lần, và ở một số tiểu bang là thuế hằng năm (lệ phí và báo cáo hằng năm của LLC theo tiểu bang). IRS cấp EIN miễn phí (hướng dẫn SS-4).

Nguồn: Florida lệ phí và lệ phí LLC; Texas Form 503, Form 205 và báo cáo không có thuế phải nộp; New York Business Express, Certificate of Assumed Name và biểu phí.

California là trường hợp tốn kém đối với LLC: thuế hằng năm $800 đến hạn mỗi năm bất kể LLC kiếm được bao nhiêu, và một khoản phí LLC bắt đầu từ $900 được cộng thêm khi tổng thu nhập đạt $250.000 (California Franchise Tax Board). Quy tắc đăng báo của New York nằm trong yêu cầu đăng báo của LLC, và lệ phí thành lập của mọi tiểu bang nằm trong chi phí LLC theo tiểu bang.

Bạn có cần LLC nếu đã có DBA không?

Không phải lúc nào cũng cần. DBA có thể đủ cho một chủ sở hữu ít rủi ro muốn kinh doanh dưới một thương hiệu hoặc thử một cái tên. Nên cân nhắc lập pháp nhân, và xin tư vấn trước khi nộp hồ sơ, khi có một trong các tình huống sau:

Bầu chọn thuế rất khó đảo ngược. Sau khi LLC thay đổi cách phân loại bằng bầu chọn, nhìn chung không thể thay đổi bằng bầu chọn lần nữa trong 60 tháng (hướng dẫn Form 8832), và sau khi bầu chọn S chấm dứt, bầu chọn mới phải chờ đến năm thuế thứ năm sau năm chấm dứt có hiệu lực, trừ khi IRS đồng ý (26 U.S.C. 1362(g)). Rời khỏi cách đánh thuế như công ty để chuyển sang hợp danh hoặc pháp nhân bị bỏ qua về thuế bị đánh thuế như thể công ty thanh lý (26 CFR 301.7701-3(g)). Đó là lý do pháp nhân và tình trạng thuế của nó thường được quyết định cùng nhau, trước kỳ lương đầu tiên hoặc hợp đồng lớn đầu tiên.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một người chăm sóc chó kinh doanh dưới tên "Happy Paws"

Năm 1. Một người chăm sóc chó tại Florida đăng báo tên, đăng ký "Happy Paws" là tên giả định với giá $50 và mở tài khoản ngân hàng bằng bằng chứng đăng ký. Lợi nhuận ròng $40.000 được khai trên Schedule C của người này, với "Happy Paws" ở dòng C. Thuế tự kinh doanh trên Schedule SE khoảng $5.652 ($40.000 × 92,35% × 15,3%). Khách hàng nhận W-9 với tên người chăm sóc chó ở dòng 1, "Happy Paws" ở dòng 2 và SSN của người này.

Năm 2. Người chăm sóc chó lập "Happy Paws Grooming LLC" với giá $125, rồi, trong vòng 30 ngày kể từ khi chuyển doanh nghiệp, hủy đăng ký cá nhân của "Happy Paws" và đăng ký lại tên đó cho LLC trong cùng một hồ sơ $50. Với một chủ sở hữu và không bầu chọn, cùng khoản lợi nhuận $40.000 vẫn được khai trên Schedule C của người này, với cùng khoản thuế tự kinh doanh. W-9 bây giờ ghi người chăm sóc chó ở dòng 1 và LLC ở dòng 2.

Năm 3. LLC nộp báo cáo hằng năm đầu tiên với giá $138,75. Thuế liên bang không đổi; LLC thêm các hồ sơ tiểu bang và giới hạn trách nhiệm mà luật tiểu bang dành cho các thành viên.

Hai người bạn kinh doanh dưới tên "Fix-It Bros"

Hai người bạn tại Texas chia lợi nhuận từ các công việc sửa chữa dưới tên "Fix-It Bros" và nộp chứng nhận tên giả định cho county clerk. Cái tên không thay đổi gì về thuế: hai người chia lợi nhuận là hợp danh. Hợp danh xin EIN riêng, nộp Form 1065 và gửi cho mỗi người bạn một Schedule K-1 cho thấy phần $30.000, mà mỗi người khai trên tờ khai của mình. Lập LLC sau này sẽ không thay đổi các năm đã nộp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Có người khác đã chia lợi nhuận dưới tên thương mại của bạn: các năm trước có thể đã cần Form 1065 và Schedule K-1, có LLC hay không, và IRS tính tiền phạt cho mỗi thành viên hợp danh cho mỗi tháng tờ khai nộp trễ, tối đa 12 tháng (26 U.S.C. 6698). Xem đối tác kinh doanh không có LLC và nhận hỗ trợ tờ khai thuế doanh nghiệp cho tờ khai hợp danh; hỗ trợ thành lập doanh nghiệp áp dụng nếu sau đó bạn lập LLC.
• Bạn điều hành doanh nghiệp cùng vợ/chồng: doanh nghiệp chỉ do vợ chồng sở hữu có thể tránh tờ khai hợp danh, như qualified joint venture nếu không phải là LLC (hướng dẫn Schedule C), hoặc ở tiểu bang theo chế độ tài sản chung của vợ chồng nếu họ sở hữu LLC như tài sản chung (IRS: LLC một thành viên). Xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Chủ sở hữu không phải công dân hay cư dân Hoa Kỳ: LLC một chủ sở hữu do người nước ngoài sở hữu cần EIN riêng và nộp Form 5472 kèm Form 1120 pro forma cho mọi năm có giao dịch phải báo cáo, bất kể chủ sở hữu sống ở đâu; bỏ lỡ sẽ bị phạt $25.000 (hướng dẫn Form 5472; hướng dẫn SS-4). Công dân Hoa Kỳ sống ở nước ngoài không có nghĩa vụ Form 5472 cho LLC. Xem nộp tờ khai cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu; người cư trú Canada có thể bắt đầu với doanh nghiệp Hoa Kỳ cho người cư trú Canada.
• Bạn đang chuyển doanh nghiệp DBA vào LLC mới: xem từ doanh nghiệp một chủ sang LLC.
• Bạn đang thêm một thương hiệu vào công ty bạn đã sở hữu: xem điều hành nhiều hơn một doanh nghiệp.
• Bạn đang thuê nhân viên, ký hợp đồng đòi hỏi pháp nhân, hoặc cân nhắc bầu chọn S: so sánh LLC hay doanh nghiệp một chủ và có nên bầu chọn S corporation không?, sau đó nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp để thiết lập pháp nhân và tình trạng thuế đúng thứ tự.
• Bạn muốn biết lệ phí của mọi tiểu bang: xem chi phí LLC theo tiểu bang.