DBA o LLC en EE. UU.: cuál necesita y qué cambia en impuestos

DBA o LLC: ¿qué cambia en sus impuestos?

Un DBA («doing business as», es decir, «operando bajo el nombre de») es un nombre que usted registra; una LLC es una entidad comercial que usted constituye según la ley estatal. Con un solo propietario, ninguno de los dos cambia por defecto el impuesto federal sobre la renta: la ganancia va al Schedule C y al Schedule SE del propietario en ambos casos (IRS: empresas individuales; IRS: LLC de un solo miembro). Lo que difiere es la responsabilidad, el costo estatal y las elecciones fiscales que solo una entidad puede hacer.

Un caso deja de ser sencillo cuando una segunda persona comparte la ganancia, cuando usted contrata empleados, cuando un cliente, un arrendador o una licencia exige una entidad, cuando se considera la elección de corporación S, o cuando su estado cobra a la LLC cada año sin importar lo que gane. Reúna todos los nombres con los que opera, quién es dueño del negocio y comparte su ganancia, el estado y los condados donde trabaja, cualquier contrato o banco que pida una entidad, sus planes de contratación y la declaración del año pasado.

¿Qué es un DBA y qué no hace?

Un DBA es un nombre comercial registrado. Los estados lo llaman nombre asumido (Texas, Nueva York), nombre ficticio (Florida) o nombre comercial ficticio (California). El trámite informa al público quién está detrás del nombre; no crea ningún negocio nuevo (Florida Division of Corporations).

Un DBA no:

• Crea una entidad ni limita la responsabilidad. La guía de Nueva York indica que un propietario único responde personalmente de todas las deudas del negocio y que los socios colectivos responden de forma conjunta e individual de las obligaciones de la sociedad, mientras que la responsabilidad de un miembro de una LLC es limitada (New York Department of State).
• Cambia sus impuestos. El ingreso sigue siendo del propietario y va en su declaración.
• Le da derechos sobre el nombre. Florida indica que el registro no otorga la propiedad del nombre y no impide que otros lo registren; Texas indica que un registro no cuenta como uso del nombre para fines de prioridad (Texas Business and Commerce Code, sección 71.157). Los derechos sobre un nombre son un tema de marca registrada.

Por lo general, solo necesita un DBA para operar con un nombre distinto de su nombre legal. Florida y Nueva York indican que no hace falta registro para el propio nombre legal de una persona, y Florida dice lo mismo para el nombre legal de una entidad (Florida Division of Corporations; New York Department of State). Omitir un registro obligatorio tiene un costo: en Texas, un negocio no puede demandar por un contrato celebrado bajo un nombre asumido no registrado hasta que lo registre (Texas Business and Commerce Code, sección 71.201), y en Florida no registrarlo es un delito menor (misdemeanor) (Florida Division of Corporations).

¿Un DBA presenta su propia declaración de impuestos o necesita su propio EIN?

No. Un DBA no es un contribuyente, así que no presenta declaración. Un propietario único declara el negocio en el Schedule C, con el DBA en la línea C, «Business name», y paga el impuesto por trabajo independiente en el Schedule SE: 15.3% sobre 92.35% de la ganancia neta (Schedule C; IRS: impuesto por trabajo independiente). Cada negocio distinto lleva su propio Schedule C, sin importar los nombres que use (instrucciones del Schedule C).

Un propietario único por lo general necesita un solo EIN, sin importar cuántos negocios o nombres comerciales maneje; el DBA se anota en la línea 2 del Form SS-4, «Trade name of business» (instrucciones del SS-4). Cambiar el nombre del negocio no requiere un EIN nuevo; constituir una corporación o formar una sociedad de personas sí lo requiere (IRS: ¿necesita un nuevo EIN?). Muchos propietarios únicos no necesitan ningún EIN: las instrucciones del Schedule C lo piden solo si hay un plan de jubilación calificado o para declaraciones federales de empleo, impuestos especiales y otras.

¿Qué cambia una LLC en comparación con un DBA?

Una LLC es una entidad aparte creada por una ley estatal. El IRS trata a una LLC de un solo miembro como parte de la declaración de su propietario, y a una LLC con dos o más miembros como una sociedad de personas en el Form 1065, salvo que la LLC elija tributar como corporación (IRS: LLC de un solo miembro). La elección de tributar como corporación S o C se explica en Cómo tributan las LLC.

Una LLC de un solo miembro que se ignora para el impuesto sobre la renta sigue siendo una entidad aparte para los impuestos de nómina y ciertos impuestos especiales. Si tiene empleados, declara la nómina con su propio nombre y EIN, no con los del propietario (IRS: LLC de un solo miembro).

La LLC cambia más a nivel estatal que ante el IRS:

• Constitución y trámites anuales. Un cargo de constitución y, en la mayoría de los estados, un informe o impuesto anual o bienal.
• Impuestos estatales que un DBA nunca activa. El impuesto de franquicia de Texas alcanza a las LLC, incluidas las de un solo miembro, pero no a las empresas individuales (Texas Comptroller). California cobra a toda LLC organizada o que haga negocios allí un impuesto anual de $800 (California Franchise Tax Board).
• Responsabilidad. La ley estatal limita la responsabilidad personal de un miembro (New York Department of State). Hasta dónde llega esa protección es una pregunta para un abogado.

Para la comparación completa, vea LLC o empresa individual.

¿Dónde se registra un DBA: en el estado o en el condado?

Depende del estado y de quién sea el dueño del negocio. Algunos estados reciben todos los DBA en una sola oficina estatal; otros envían a los propietarios únicos y a las sociedades colectivas al secretario del condado (county clerk), y a las entidades al secretario de estado (Secretary of State).

Fuentes: Florida Division of Corporations; Texas Business and Commerce Code, secciones 71.054 y 71.103, e instrucciones del Form 503; New York Business Express y Department of State; California Secretary of State. Otros estados difieren: antes de presentar, consulte la oficina estatal de registro de negocios y, si es propietario único o socio, al secretario de su condado.

Florida agrega un paso: el nombre debe publicarse al menos una vez en un periódico del condado donde está su lugar principal de negocios, y usted certifica que lo hizo al firmar. California también exige publicación: en el condado de Los Ángeles, por ejemplo, la declaración presentada debe salir en un periódico una vez por semana durante cuatro semanas seguidas, a partir de los 30 días siguientes a la presentación (Los Angeles County Registrar-Recorder/County Clerk). Un registro de Florida dura cinco años y vence el 31 de diciembre del último año; un certificado de Texas dura hasta diez años.

¿Puede abrir una cuenta bancaria del negocio y recibir pagos con un DBA?

Por lo general sí, una vez que el nombre está registrado. La Division of Corporations de Florida indica que la mayoría de los bancos exigen prueba del registro para abrir una cuenta, y Nueva York indica que puede necesitar copias certificadas del certificado para sus bancos (Florida Division of Corporations; New York Business Express). El dinero sigue siendo suyo, porque un DBA no es un propietario aparte.

La cuenta de una LLC está a nombre de la propia LLC. Una LLC de un solo propietario que no necesita un EIN para efectos fiscales aun así puede obtenerlo si su banco lo exige (IRS: LLC de un solo miembro); vea EIN para una LLC de un solo miembro. Para saber qué piden los bancos y cuándo abrir la cuenta, vea Cuenta bancaria del negocio para una LLC o un propietario único.

¿Una LLC también puede tener un DBA?

Sí. Una LLC que opera con un nombre distinto de su nombre legal exacto presenta su propio DBA: un nombre ficticio en Florida, el Form 503 en Texas, un Certificate of Assumed Name ante el Department of State de Nueva York. La LLC conserva el mismo EIN y la misma declaración; el nombre comercial se anota en la línea 2 del Form SS-4 y en la línea 2 del Form W-9 (instrucciones del SS-4; Form W-9).

Un DBA que usted registró como persona por lo general no pasa a una LLC que constituya después; la LLC presenta el suyo, como exige Texas (Texas Business and Commerce Code, sección 71.103). En Florida, usted presenta una cancelación dentro de los 30 días siguientes a dejar de usar el nombre, y la LLC puede volver a registrarlo en el mismo trámite (Florida Statutes, sección 865.09(4)). Para el traspaso completo, incluido qué hacer con el registro anterior, vea De propietario único a LLC. Para una segunda marca dentro de una empresa que ya es suya, vea Cómo manejar más de un negocio.

Pagos y Forms 1099 con el nombre del DBA: ¿de quién es el ingreso?

El ingreso pertenece a quien está detrás del nombre: usted como propietario único, o la LLC. Los pagadores declaran con el nombre y el número de su Form W-9, y la línea 1 debe ser el nombre que figura en la declaración de impuestos que reporta el ingreso (Form W-9).

El IRS indica que el W-9 de una LLC ignorada muestra el SSN o el EIN del propietario, no el EIN de la LLC (IRS: LLC de un solo miembro). El número debe coincidir con el nombre de la línea 1; si no coincide, el pagador podría tener que retener 24% de cada pago (retención adicional). Un Form 1099 que muestre el DBA o el nombre de la LLC sigue siendo ingreso en la declaración del contribuyente de la línea 1.

¿Cuánto cuesta abrir y mantener un DBA o una LLC?

Un DBA suele costar un cargo estatal o del condado pequeño y una renovación periódica. Una LLC cuesta un cargo de constitución y, en la mayoría de los estados, un trámite anual o bienal, y en algunos estados un impuesto anual (Cargos e informes anuales de las LLC por estado). El IRS emite el EIN sin costo (instrucciones del SS-4).

Fuentes: Florida, cargos y cargos de las LLC; Texas, Form 503, Form 205 e informe sin impuesto a pagar; Nueva York, Business Express, Certificate of Assumed Name y tarifas.

California es el caso costoso para una LLC: su impuesto anual de $800 vence cada año sin importar lo que gane la LLC, y se suma un cargo de LLC desde $900 cuando el ingreso total llega a $250,000 (California Franchise Tax Board). La regla de publicación de Nueva York está en Requisito de publicación para una LLC, y el cargo de constitución de cada estado está en Costo de una LLC por estado.

¿Necesita una LLC si ya tiene un DBA?

No siempre. Un DBA puede bastar para un solo propietario con poco riesgo que quiere operar con una marca o probar un nombre. Conviene considerar una entidad, y pedir asesoría antes de registrar, cuando se da una de estas situaciones:

Una elección fiscal es difícil de deshacer. Después de que una LLC cambia su clasificación por elección, por lo general no puede volver a cambiarla por elección durante 60 meses (instrucciones del Form 8832), y cuando termina una elección de corporación S, una nueva debe esperar hasta el quinto año fiscal posterior al año en que surtió efecto la terminación, salvo que el IRS dé su consentimiento (26 U.S.C. 1362(g)). Dejar la tributación de corporación por la de sociedad de personas o de entidad ignorada se grava como si la corporación se liquidara (26 CFR 301.7701-3(g)). Por eso la entidad y su régimen fiscal suelen definirse juntos, antes de la primera nómina o del primer contrato grande.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una peluquera canina que opera como «Happy Paws»

Año 1. Una peluquera canina en Florida publica el nombre, registra «Happy Paws» como nombre ficticio por $50 y abre una cuenta bancaria con el registro. Una ganancia neta de $40,000 va en el Schedule C de la peluquera, con «Happy Paws» en la línea C. El impuesto por trabajo independiente en el Schedule SE es de unos $5,652 ($40,000 × 92.35% × 15.3%). Los clientes reciben un W-9 con el nombre de la peluquera en la línea 1, «Happy Paws» en la línea 2 y el SSN de la peluquera.

Año 2. La peluquera constituye «Happy Paws Grooming LLC» por $125 y, dentro de los 30 días siguientes al traspaso del negocio, cancela el registro personal de «Happy Paws» y vuelve a registrar el nombre para la LLC en el mismo trámite de $50. Con un solo propietario y sin elección, la misma ganancia de $40,000 sigue yendo en el Schedule C de la peluquera, con el mismo impuesto por trabajo independiente. El W-9 ahora muestra a la peluquera en la línea 1 y a la LLC en la línea 2.

Año 3. La LLC presenta su primer informe anual por $138.75. El impuesto federal no ha cambiado; la LLC sumó trámites estatales y el límite de responsabilidad que la ley estatal da a sus miembros.

Dos amigos que operan como «Fix-It Bros»

Dos amigos en Texas se reparten la ganancia de trabajos de reparación bajo el nombre «Fix-It Bros» y presentan un certificado de nombre asumido ante el county clerk de su condado. El nombre no cambia nada en los impuestos: dos personas que comparten ganancia son una sociedad de personas. La sociedad obtiene su propio EIN, presenta el Form 1065 y entrega a cada amigo un Schedule K-1 con una participación de $30,000, que cada uno declara en su propia declaración. Constituir una LLC más adelante no cambiaría los años ya presentados.

¿Su caso es distinto?

• Alguien más ya comparte la ganancia bajo su nombre comercial: los años anteriores quizá ya requieran el Form 1065 y los Schedules K-1, con o sin LLC, y el IRS cobra una multa por socio por cada mes de atraso de la declaración, hasta 12 meses (26 U.S.C. 6698). Vea Socios de negocios sin una LLC y obtenga ayuda con la declaración de impuestos de su negocio para la declaración de la sociedad de personas; la ayuda para constituir su empresa aplica si después constituye una LLC.
• Maneja el negocio con su cónyuge: un negocio que pertenece solo a cónyuges puede evitar la declaración de sociedad de personas, como empresa conjunta calificada (qualified joint venture) si no es una LLC (instrucciones del Schedule C), o en un estado de bienes gananciales (community property) si son dueños de la LLC como bienes gananciales (IRS: LLC de un solo miembro). Vea LLC de cónyuges y de familia.
• El propietario no es ciudadano ni residente de EE. UU.: una LLC de un solo propietario extranjero necesita su propio EIN y presenta el Form 5472 con un Form 1120 pro forma por cada año con transacciones declarables, sin importar dónde viva el propietario; omitirlo cuesta $25,000 (instrucciones del Form 5472; instrucciones del SS-4). Un ciudadano de EE. UU. que vive en el extranjero no tiene la obligación del Form 5472 por la LLC. Vea Declaración de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera; un residente de Canadá puede empezar con Negocio en EE. UU. para un residente de Canadá.
• Está pasando un negocio con DBA a una LLC nueva: vea De propietario único a LLC.
• Está agregando una marca a una empresa que ya es suya: vea Cómo manejar más de un negocio.
• Está contratando, firmando un contrato que exige una entidad o evaluando una elección de corporación S: compare LLC o empresa individual y ¿Conviene elegir tributar como corporación S?, y luego obtenga ayuda para constituir su empresa para armar la entidad y su régimen fiscal en el orden correcto.
• Quiere los cargos de cada estado: vea Costo de una LLC por estado.