DBA oder LLC: Was Sie brauchen und was sich bei den Steuern ändert

DBA oder LLC: Was ändert sich bei den Steuern?

Ein DBA („Doing Business As“, eingetragener Handelsname) ist ein Name, den Sie registrieren lassen. Eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist eine Einheit, die Sie nach dem Recht eines Bundesstaates gründen. Bei einem Eigentümer ändert keines von beiden die US-Bundeseinkommensteuer, solange keine Wahl getroffen wird: Der Gewinn kommt in beiden Fällen in Schedule C und Schedule SE des Eigentümers (IRS: Einzelunternehmen; IRS: LLCs mit einem Mitglied). Unterschiede gibt es bei der Haftung, bei den Kosten im Bundesstaat und bei den Steuerwahlen, die nur eine Einheit treffen kann.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn eine zweite Person den Gewinn teilt, wenn Sie Personal einstellen, wenn ein Kunde, Vermieter oder eine Lizenz eine Einheit verlangt, wenn eine S-Wahl im Raum steht oder wenn Ihr Bundesstaat jeder LLC jedes Jahr eine Abgabe berechnet, egal was sie verdient. Sammeln Sie alle Namen, unter denen Sie auftreten, wem das Unternehmen gehört und wer am Gewinn beteiligt ist, die Bundesstaaten und Landkreise, in denen Sie arbeiten, Verträge oder Banken, die eine Einheit verlangen, Ihre Einstellungspläne und die Steuererklärung des Vorjahres.

Was ist ein DBA, und was leistet er nicht?

Ein DBA ist ein eingetragener Handelsname. Die Bundesstaaten nennen ihn Assumed Name (Texas, New York), Fictitious Name (Florida) oder Fictitious Business Name (Kalifornien). Die Eintragung zeigt der Öffentlichkeit, wer hinter dem Namen steht; ein neues Unternehmen entsteht dadurch nicht (Florida Division of Corporations).

Ein DBA leistet Folgendes nicht:

• Er schafft keine Einheit und begrenzt die Haftung nicht. Nach den Hinweisen des New York Department of State haftet ein Einzelunternehmer persönlich für alle Schulden des Unternehmens, und General Partners haften gemeinsam und einzeln für die Verpflichtungen der Personengesellschaft, während die Haftung eines LLC-Mitglieds beschränkt ist (New York Department of State).
• Er ändert Ihre Steuern nicht. Die Einkünfte bleiben die des Eigentümers und stehen in dessen Steuererklärung.
• Er gibt Ihnen keine Rechte am Namen. Florida sagt, die Eintragung verschafft kein Eigentum am Namen und hindert andere nicht daran, ihn eintragen zu lassen; Texas sagt, eine Eintragung gilt nicht als Benutzung des Namens für den Vorrang (Texas Business and Commerce Code, section 71.157). Rechte am Namen sind eine Frage des Markenrechts.

Einen DBA brauchen Sie in der Regel nur, wenn Sie unter einem anderen Namen als Ihrem rechtlichen Namen auftreten. Florida und New York sagen beide, dass für den eigenen rechtlichen Namen einer Einzelperson keine Eintragung nötig ist, und Florida sagt dasselbe für den rechtlichen Namen einer Einheit (Florida Division of Corporations; New York Department of State). Eine fehlende Pflichteintragung hat Folgen: In Texas kann ein Unternehmen aus einem Vertrag, den es unter einem nicht eingetragenen Assumed Name geschlossen hat, erst klagen, wenn es sich eintragen lässt (Texas Business and Commerce Code section 71.201), und in Florida ist die unterlassene Eintragung ein Vergehen (Misdemeanor) (Florida Division of Corporations).

Gibt ein DBA eine eigene Steuererklärung ab oder braucht er eine eigene EIN?

Nein. Ein DBA ist kein Steuerpflichtiger und gibt deshalb keine Steuererklärung ab. Ein Einzelunternehmer meldet das Unternehmen in Schedule C, mit dem DBA in Zeile C („Business name“), und zahlt die Selbstständigensteuer in Schedule SE: 15,3 % auf 92,35 % des Nettogewinns (Schedule C; IRS: Selbstständigensteuer). Jedes eigene Unternehmen erhält eine eigene Schedule C, egal unter welchen Namen es auftritt (Anleitung zu Schedule C).

Ein Einzelunternehmer braucht in der Regel nur eine EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen), egal wie viele Unternehmen oder Handelsnamen er hat; der DBA kommt in Form SS-4 Zeile 2 („Trade name of business“) (Anleitung zu SS-4). Eine Namensänderung braucht keine neue EIN; die Gründung einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft schon (IRS: Brauchen Sie eine neue EIN?). Viele Einzelunternehmer brauchen gar keine EIN: Die Anleitung zu Schedule C verlangt eine nur bei einem qualifizierten Altersvorsorgeplan oder für Bundeserklärungen zu Beschäftigung, Verbrauchsteuern und bestimmten anderen Steuern.

Was ändert eine LLC im Vergleich zu einem DBA?

Eine LLC ist eine eigene Einheit, die durch ein Gesetz des Bundesstaates entsteht. Der IRS besteuert eine LLC mit einem Mitglied als Teil der Steuererklärung ihres Eigentümers und eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern als Personengesellschaft in Form 1065, es sei denn, die LLC wählt die Besteuerung als Kapitalgesellschaft (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Die Wahl der Besteuerung als S Corporation oder C Corporation behandelt Wie LLCs besteuert werden.

Eine LLC mit einem Mitglied, die bei der Einkommensteuer als „Disregarded Entity“ gilt, bleibt für die Lohnsteuer und bestimmte Verbrauchsteuern trotzdem eine eigene Einheit. Mit Angestellten meldet sie die Lohnsteuer unter ihrem eigenen Namen und ihrer eigenen EIN, nicht unter denen des Eigentümers (IRS: LLCs mit einem Mitglied).

Die LLC ändert mehr auf Ebene des Bundesstaates als beim IRS:

• Gründung und jährliche Eintragungen. Eine Gründungsgebühr, danach in den meisten Bundesstaaten ein jährlicher oder zweijährlicher Bericht oder eine Steuer.
• Steuern des Bundesstaates, die ein DBA nie auslöst. Die Franchise Tax in Texas gilt für LLCs, auch für LLCs mit einem Mitglied, aber nicht für Einzelunternehmen (Texas Comptroller). Kalifornien erhebt von jeder LLC, die dort gegründet ist oder Geschäfte betreibt, eine jährliche Steuer von $800 (California Franchise Tax Board).
• Haftung. Das Recht des Bundesstaates begrenzt die persönliche Haftung eines Mitglieds (New York Department of State). Wie weit dieser Schutz reicht, klärt ein Rechtsanwalt.

Den ausführlichen Vergleich finden Sie unter LLC oder Einzelunternehmen.

Wo wird ein DBA eingetragen: beim Bundesstaat oder beim Landkreis?

Das hängt vom Bundesstaat ab und davon, wem das Unternehmen gehört. Manche Bundesstaaten nehmen jeden DBA an einer zentralen Stelle entgegen; andere verweisen Einzelunternehmer und General Partnerships an den County Clerk (Landkreisverwaltung) und Einheiten an den Secretary of State (Registerbehörde des Bundesstaates).

Quellen: Florida Division of Corporations; Texas Business and Commerce Code, sections 71.054 und 71.103, und Anleitung zu Form 503; New York Business Express und Department of State; California Secretary of State. Andere Bundesstaaten regeln das anders: Prüfen Sie vor der Eintragung die Registerstelle Ihres Bundesstaates und, für Einzelunternehmer und Personengesellschaften, den County Clerk Ihres Landkreises.

Florida verlangt einen zusätzlichen Schritt: Der Name muss mindestens einmal in einer Zeitung im Landkreis Ihres Hauptgeschäftssitzes bekannt gemacht werden, und Sie bestätigen das bei der Unterschrift. Auch Kalifornien verlangt eine Veröffentlichung: Im Los Angeles County zum Beispiel muss die eingereichte Erklärung vier Wochen in Folge einmal pro Woche in einer Zeitung erscheinen, beginnend innerhalb von 30 Tagen nach der Eintragung (Los Angeles County Registrar-Recorder/County Clerk). Eine Eintragung in Florida gilt fünf Jahre und läuft am 31. Dezember des letzten Jahres ab; ein Zertifikat in Texas gilt bis zu zehn Jahre.

Kann ich unter einem DBA ein Geschäftskonto eröffnen und Zahlungen annehmen?

In der Regel ja, sobald der Name eingetragen ist. Die Division of Corporations in Florida sagt, die meisten Banken verlangen für die Kontoeröffnung den Eintragungsnachweis, und New York sagt, dass Sie für Ihre Banken eventuell beglaubigte Kopien des Zertifikats brauchen (Florida Division of Corporations; New York Business Express). Das Geld gehört weiterhin Ihnen, denn ein DBA ist kein eigener Eigentümer.

Das Konto einer LLC läuft auf den eigenen Namen der LLC. Eine LLC mit einem Eigentümer, die steuerlich keine EIN braucht, kann trotzdem eine erhalten, wenn die Bank das verlangt (IRS: LLCs mit einem Mitglied); siehe EIN für eine LLC mit einem Mitglied. Was Banken verlangen und wann Sie das Konto eröffnen sollten, steht unter Geschäftskonto für eine LLC oder ein Einzelunternehmen.

Kann auch eine LLC einen DBA haben?

Ja. Eine LLC, die unter einem anderen Namen als ihrem genauen rechtlichen Namen auftritt, trägt ihren eigenen DBA ein: einen Fictitious Name in Florida, Form 503 in Texas, ein Certificate of Assumed Name beim New York Department of State. Die LLC behält dieselbe EIN und dieselbe Steuererklärung; der Handelsname kommt in Form SS-4 Zeile 2 und in Form W-9 Zeile 2 (Anleitung zu SS-4; Form W-9).

Ein DBA, den Sie als Einzelperson eingetragen haben, geht in der Regel nicht auf eine LLC über, die Sie später gründen; die LLC trägt ihren eigenen ein, wie Texas es verlangt (Texas Business and Commerce Code, section 71.103). In Florida melden Sie die Löschung innerhalb von 30 Tagen, nachdem Sie den Namen nicht mehr nutzen, und die LLC kann ihn in derselben Eintragung neu registrieren (Florida Statutes section 865.09(4)). Den ganzen Wechsel, einschließlich des Umgangs mit der alten Eintragung, beschreibt Vom Einzelunternehmen zur LLC. Für eine zweite Marke in einem Unternehmen, das Ihnen schon gehört, siehe Mehr als ein Unternehmen führen.

Zahlungen und 1099 unter dem DBA-Namen: Wessen Einkünfte sind das?

Die Einkünfte gehören dem, der hinter dem Namen steht: Ihnen als Einzelunternehmer oder der LLC. Zahler melden unter dem Namen und der Nummer auf Ihrer Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer), und Zeile 1 sollte der Name aus der Steuererklärung sein, in der die Einkünfte gemeldet werden (Form W-9).

Der IRS sagt, dass auf der W-9 einer „Disregarded“-LLC die SSN oder EIN des Eigentümers steht, nicht die EIN der LLC (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Die Nummer muss zum Namen in Zeile 1 passen; sonst muss der Zahler unter Umständen 24 % jeder Zahlung einbehalten (Backup Withholding, Ersatzquellensteuer). Eine Form 1099, die den DBA oder den Namen der LLC zeigt, ist trotzdem Einkommen in der Steuererklärung des Steuerpflichtigen aus Zeile 1.

Was kostet ein DBA oder eine LLC in der Gründung und im laufenden Betrieb?

Ein DBA kostet meist eine kleine Gebühr beim Bundesstaat oder Landkreis und eine regelmäßige Verlängerung. Eine LLC kostet eine Gründungsgebühr, dazu in den meisten Bundesstaaten eine jährliche oder zweijährliche Eintragung und in manchen eine jährliche Steuer (Jahresgebühren und Berichte der LLC nach Bundesstaat). Der IRS vergibt eine EIN kostenlos (Anleitung zu SS-4).

Quellen: Florida Gebühren und LLC-Gebühren; Texas Form 503, Form 205 und Meldung ohne Steuerschuld; New York Business Express, Certificate of Assumed Name und Gebührenordnung.

Kalifornien ist der teure Fall für eine LLC: Die jährliche Steuer von $800 fällt jedes Jahr an, egal was die LLC verdient, und ab Gesamteinkünften von $250.000 kommt eine LLC-Gebühr ab $900 hinzu (California Franchise Tax Board). Die Veröffentlichungspflicht in New York behandelt Veröffentlichungspflicht für eine LLC, und die Gründungsgebühr jedes Bundesstaates steht unter LLC-Kosten nach Bundesstaat.

Brauchen Sie eine LLC, wenn Sie einen DBA haben?

Nicht immer. Ein DBA kann für einen Eigentümer mit geringem Risiko reichen, der unter einer Marke auftreten oder einen Namen testen will. Eine Einheit und Beratung vor der Eintragung sind bedenkenswert, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

Eine Steuerwahl lässt sich schwer rückgängig machen. Hat eine LLC ihre Einordnung durch Wahl geändert, kann sie diese in der Regel 60 Monate lang nicht erneut durch Wahl ändern (Anleitung zu Form 8832); und nachdem eine S-Wahl endet, muss eine neue bis zum fünften Steuerjahr nach dem Jahr warten, in dem die Beendigung wirksam wurde, es sei denn, der IRS stimmt zu (26 U.S.C. 1362(g)). Der Wechsel von der Besteuerung als Kapitalgesellschaft zur Besteuerung als Personengesellschaft oder als Disregarded Entity wird besteuert, als wäre die Kapitalgesellschaft liquidiert worden (26 CFR 301.7701-3(g)). Deshalb werden die Einheit und ihr Steuerstatus meist gemeinsam festgelegt, vor der ersten Lohnabrechnung oder dem ersten großen Vertrag.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Hundefriseurin mit dem Namen „Happy Paws“

Jahr 1. Eine Hundefriseurin in Florida macht den Namen bekannt, lässt „Happy Paws“ für $50 als Fictitious Name eintragen und eröffnet mit dem Eintragungsnachweis ein Bankkonto. Der Nettogewinn von $40.000 kommt in ihre Schedule C, mit „Happy Paws“ in Zeile C. Die Selbstständigensteuer in Schedule SE beträgt etwa $5.652 ($40.000 × 92,35 % × 15,3 %). Kunden erhalten eine W-9 mit dem Namen der Hundefriseurin in Zeile 1, „Happy Paws“ in Zeile 2 und ihrer SSN.

Jahr 2. Die Hundefriseurin gründet „Happy Paws Grooming LLC“ für $125, löscht dann innerhalb von 30 Tagen nach dem Umzug des Geschäfts die persönliche Eintragung von „Happy Paws“ und lässt den Namen in derselben Eintragung für $50 für die LLC neu registrieren. Mit einem Eigentümer und ohne Wahl kommt derselbe Gewinn von $40.000 weiterhin in ihre Schedule C, mit derselben Selbstständigensteuer. Auf der W-9 steht nun die Hundefriseurin in Zeile 1 und die LLC in Zeile 2.

Jahr 3. Die LLC reicht ihren ersten Jahresbericht für $138,75 ein. Bei der Bundessteuer hat sich nichts geändert; die LLC hat Eintragungen im Bundesstaat und die Haftungsbegrenzung hinzugewonnen, die das Recht des Bundesstaates ihren Mitgliedern gibt.

Zwei Freunde mit dem Namen „Fix-It Bros“

Zwei Freunde in Texas teilen den Gewinn aus Reparaturaufträgen unter dem Namen „Fix-It Bros“ und reichen beim County Clerk ein Assumed Name Certificate ein. Der Name ändert nichts an der Steuer: Zwei Personen, die einen Gewinn teilen, sind eine Personengesellschaft. Die Personengesellschaft erhält eine eigene EIN, gibt Form 1065 ab und stellt jedem Freund eine Schedule K-1 (Gewinnanteilsmitteilung) über einen Anteil von $30.000 aus, den jeder in seiner eigenen Steuererklärung meldet. Eine LLC später zu gründen, würde an den bereits abgegebenen Jahren nichts ändern.

Anders bei Ihnen?

• Jemand anderes teilt schon den Gewinn unter Ihrem Handelsnamen: Für frühere Jahre können Form 1065 und Schedules K-1 schon nötig gewesen sein, mit oder ohne LLC, und der IRS berechnet pro Gesellschafter und Monat der Verspätung einen Strafzuschlag, für bis zu 12 Monate (26 U.S.C. 6698). Siehe Geschäftspartner ohne LLC und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmenssteuererklärung für die Erklärung der Personengesellschaft; Hilfe bei der Unternehmensgründung gilt, wenn Sie danach eine LLC gründen.
• Sie führen das Unternehmen mit Ihrem Ehepartner: Ein Unternehmen, das nur Ehepartnern gehört, kann eine Erklärung als Personengesellschaft vermeiden, als Qualified Joint Venture, wenn es keine LLC ist (Anleitung zu Schedule C), oder in einem Bundesstaat mit Gütergemeinschaft (Community Property), wenn ihnen die LLC als Gemeinschaftsgut gehört (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Siehe LLCs für Ehepartner und Familie.
• Der Eigentümer ist kein US-Staatsbürger und nicht in den USA ansässig: Eine LLC mit einem ausländischen Eigentümer braucht eine eigene EIN und gibt für jedes Jahr mit meldepflichtigen Vorgängen Form 5472 mit einer Pro-forma-Form 1120 ab, egal wo der Eigentümer lebt; das Versäumnis kostet $25.000 (Anleitung zu Form 5472; Anleitung zu SS-4). Ein US-Staatsbürger, der im Ausland lebt, hat für die LLC keine Pflicht zu Form 5472. Siehe Meldepflichten einer ausländischen LLC mit einem Mitglied; wer in Kanada ansässig ist, beginnt am besten mit US-Unternehmen für in Kanada Ansässige.
• Sie überführen ein DBA-Geschäft in eine neue LLC: siehe Vom Einzelunternehmen zur LLC.
• Sie fügen einem Unternehmen, das Ihnen schon gehört, eine Marke hinzu: siehe Mehr als ein Unternehmen führen.
• Sie stellen Personal ein, unterschreiben einen Vertrag, der eine Einheit verlangt, oder erwägen eine S-Wahl: Vergleichen Sie LLC oder Einzelunternehmen und Sollten Sie die Besteuerung als S Corporation wählen? und holen Sie sich dann Hilfe bei der Unternehmensgründung, um die Einheit und ihren Steuerstatus in der richtigen Reihenfolge einzurichten.
• Sie wollen die Gebühren jedes Bundesstaates: siehe LLC-Kosten nach Bundesstaat.